LAVORARE PER OBIETTIVI CON I PROCESSI - Step 2
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FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti LAVORARE PER OBIETTIVI CON I PROCESSI Step 2
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti INDICE ARGOMENTI • I principi della gestione per processi • Il miglioramento delle prestazioni del processo • Il benchmarking sulle prestazioni del processo 2
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Gestione per processi: 9 principi chiave 1. Diffondere la “cultura di processo” 2. Attivare catene interne di clienti e fornitori 3. Individuare il process owner 4. Ricomporre le attività frammentate 5. Introdurre la delega decisionale 6. Decentrare i processi di supporto e la gestione delle informazioni 7. Realizzare un’organizzazione snella 8. Bilanciare l’utilizzo della logiche pull e push, trovando opportuni punti di snodo 9. Usare le tecnologie ICT per ridisegnare i processi, migliorare il coordinamento e accelerare la risoluzione dei problemi 3
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti 2. Attivare catene interne di clienti-fornitori • Significa: – Considerare funzioni e reparti a valle come veri e propri clienti, trasformando gli obiettivi del cliente finale in obiettivi per i clienti dei processi intermedi (deployment) • Implica: – Definizione di indicatori di interfaccia – Rapidità e flessibilità di risposta – Imparare a lavorare per il cliente, non per la funzione – Estendere la logica a monte e a valle (partnership con clienti e fornitori) Azienda Fornitore Funzioni Cliente ? ? ? ? ? ? Richiesta Output 4
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Attivare catene interne clienti-fornitori: Tecniche di Supporto • Il deployment degli obiettivi e l’attivazione delle catene clienti-fornitori richiede di: – Definire indicatori di interfaccia (Q, T, C) simulando transazioni interne (e.g. transfer price) – Utilizzare tecniche avanzate specifiche (QFD, analisi cross-impact, analisi di scenari) in team interfunzionali • Uno degli obiettivi dell’attivazione di catene clienti-fornitori è l’aumento della rapidità di risposta. A questo fine è necessario: – Standardizzare fasi, input e capacità a monte – Minimizzare le interdipendenze tra processi dovute a condivisione di risorse – Usare comunicazioni rapide e automatizzate – Dimensionare un minimo di extracapacità produttiva 5
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti 3. Individuare il “process owner” Significa identificare un “proprietario del processo” che se ne faccia carico e che ne presidi l’efficacia e l’efficienza complessiva • Presidia gli obiettivi globali e la continuità operativa del processo Funzione • E’ responsabile di fronte al cliente • Promuove il miglioramento continuo Capo funzionale • P.O. è diverso dal Capo (mediazione) • Ha competenze prevalentemente relazionali e di leadership (mediazione, Processo convinzione, incentivazione, motivazione) • Ambito di responsabilità maggiore di Process owner quello di autorità • Rottura del dogma dell’ unicità di comando • Non è un ruolo di collegamento (ad es. manager integratore) • E’ scelto solitamente nella funzione più coinvolta 6
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Esempi di process ownership Process Owner Processi Requisiti e Caratteristiche Project manager • Sviluppo di nuovi • Leadership, capacità di motivare e prodotti/servizi orientare il team • Innovazioni • Capacità di anticipare i problemi e organizzative risolvere i conflitti • Pianificazione del progetto • Gestione dei trade-off tra tempi, costi, qualità e rischio Gestore di • Gestione dell’ordine • Capacità di relazione/ negoziazione commessa cliente con le funzioni tecniche • Produzione e • Capacità di interfaccia con il cliente assemblaggio • Capacità di pianificazione • Gestione degli appuntamenti Case manager • Servizio al cliente • Empowerment dei ruoli e job • Assistenza tecnica enlargement • Gestione dei reclami • Accesso alle informazioni dell’intera organizzazione • Capacità di relazione e orientamento al problem solving 7
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Differenze tra i process owner Process Owner Process Owner Operativo Responsabile delle prestazioni di Responsabile delle prestazioni del tutti i singoli attraversamenti singolo attraversamento Valuta le prestazioni e propone Valuta le prestazioni e propone migliorie STRUTTURALI al processo migliorie al singolo progetto (continuous improvement) (attraversamento) Deve saper entrare nel merito del Ha competenze prevalentemente processo per migliorarlo relazionali e di leadership (analisi, mediazione, motivazione) Responsabile di fronte al cliente e Responsabile di fronte al cliente e al alla direzione delle prestazioni del process owner delle prestazioni del processo singolo progetto (attraversamento) Normalmente appartiene alla Normalmente appartiene alla funzione funzione maggiormente coinvolta, maggiormente coinvolta, con ruoli con ruoli manageriali elevati operativi 8
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti 4. Ricomporre le attività frammentate L’obiettivo non è solo di aumentare le capacità di integrazione dei processi, ma anche di ridurre la necessità di integrazione ricomponendo attività frammentate tramite: – Integrazione orizzontale - Job enlargement – Integrazione verticale - Job enrichment – Lavoro in gruppo e team interfunzionali Funzioni Capo Capo Capo funzionale funzionale funzionale Processo Team interfunzionale Process owner 9
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Il teamwork come dimensione emergente • Team operativi •Gruppi di produzione (working team) manifatturiera •Call center •Team di servizio • Team interfunzionali •Gruppi di progettazione (cross discipline) •Gruppi di ricerca • Team di apprendimento •Gruppi di innovazione (task force) 10
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti 5. Introdurre la delega decisionale • L’integrazione dei processi richiede che il singolo o il gruppo di lavoro diventino partecipi degli obiettivi del processo • La delega decisionale favorisce la rapida risoluzione dei problemi a livello locale (meno ricorso alla gerarchia) • Delega decisionale: – Responsabilità sulle prestazioni del processo – Delega sostanziale oltre che formale (autonomia, leve decisionali) – Necessità di formazione – Delega + aumento delle competenze = empowerment del personale 11
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti L’empowerment Gruppi di lavoro EMPOWERMENT autonomi Team Responsabilità su interfunzionali processi e decisioni Gruppi di Autonomia strategiche miglioramento decisionale Circoli di qualità Partecipazione alle decisioni Delega di Suggerimenti potere e autorità Job redesign/ Contributi di idee Enrichment e informazioni Assenza di autonomia decisionale Competenze richieste al personale 12
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti 6. Decentrare i processi di supporto e la gestione delle informazioni Necessità di affrontare tre ‘malattie della crescita’: – Centralizzazione dei processi di supporto (straniamento, autoreferenzialità) – Burocratizzazione (alibi delle procedure standard) – Inaccessibilità dell’informazione (status) Soluzioni: – Informazione elaborata e gestita il più possibile da chi opera nei processi primari (e.g. case management) – Scorporare le attività critiche e rimetterle nei processi primari (e.g. gestione operativa degli acquisti) – Responsabilizzare gli staff di supporto (indicatori di interfaccia, incentivi sul servizio) – Outsourcing dei processi di supporto 13
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti 7. Realizzare un organizzazione “snella” (lean/flat) Staff ◼ Meno manager ◼ Meno gerarchia Staff Staff ◼ Ampiezza dello “span of control” ◼ Meno staff ◼ Meno controllo più supporto e L’organizzazione tradizionale piramidale indirizzo ◼ Flussi informativi orizzontali ◼ … i rischi del “troppo snello”: Staff ◼ Mancanza di risorse per sostenere il cambiamento ◼ Perdita di competenze ◼ Organizzazione snella senza empowerment “collassa” L’organizzazione piatta e snella 14
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti 8. Bilanciare l’utilizzo delle logiche “pull” e “push” • Logica pull: attivare un processo La scelta tra pull e push dipende da: aziendale solo quando un cliente richiede • Grado di conoscenza della effettivamente l’output del processo, e non domanda (gamma/livello di prima personalizzazione dei • Logica push: far partire un processo prodotti, numero di clienti) aziendale in anticipo “prevedendo” la • Rapporto tra tempo di domanda e “spingendo” le attività da consegna richiesto dal mercato e lead time del monte a valle processo • ESEMPI: Occorre determinare punto di snodo tra pull e push e spostare il più • Processo produttivo: da produzione a possibile a valle del punto di snodo stock a produzione o assemblaggio su le attività che determinano la ordine differenziazione dei prodotti • Processo di servizio:produzione di moduli 15
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti 9. Usare le ICT per ridisegnare i processi Possibilità di migliorare il coordinamento e accelerare la soluzione dei problemi: – Aiutano a trasformare processi destrutturati in transazioni formalizzate – Supportano la comunicazione verticale e orizzontale tramite architetture a rete e lungo il processo – Migliorano i processi decisionali, introducendo maggiore informazione e maggiore capacità di analisi – Consentono lo sfruttamento di esperienza passata, grazie all’accumulazione di dati e conoscenze – Consentono il trasferimento dei dati su lunghe distanze – Consentono di automatizzare alcune attività – Supportano il lavoro di gruppo (strumenti di groupware) – Favoriscono la comunicazione bidirezionale e l’interattività tramite ricorso a media non solo informatici ma multimediali – Supportano la gestione di progetti, in particolar modo per la pianificazione e controllo di tempi, costi e risorse Attenzione: le ICT non devono guidare la riprogettazione dei processi, ma seguirla e supportarla 16
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Qualche esempio di ICT per processi ICT Processi Vantaggi e opportunità Sistemi di tracking e di Produzione e logistica distribuzione • Controllo continuo dello stato di avanzamento del processo riconoscimento • Localizzazione di singoli prodotti/ ordini nel sistema logistico Database relazionali e Processi di contatto con il cliente (vendita, • Possibilità di introdurre il case management grazie all’accesso assistenza etc..) rapido a tutte le informazioni necessarie senza dover aspettare sistemi informativi integrati che queste siano rese disponibili su scala aziendale Sistemi Enterprise Processi amministrativi e contabili, budgeting, • Riduzione di costi e tempi decisionali Resource Planning (ERP) acquisti, pianificazione della produzione e della • Integrazione dei dati e allineamento in tempo reale distribuzione • Standardizzazione di dati e procedure • Predisposizione all’inter-connessione esterna con terzi • Opportunità di ridisegno dei processi Workflow Processi amministrativi, procedure interne e • Rapidità di trasmissione ed elaborazione iter autorizzativi, processi di contatto con il cliente • Riduzione dei lead time • Possibilità di accesso, modifica, revisione e condivisione di documenti da parte di più persone Electronic Data Trasmissione e gestione degli ordini tra cliente e • Rapidità di trasmissione ed elaborazione Interchange- EDI fornitore • Riduzione dei costi • Possibilità di rifornimenti in piccoli lotti ad alta frequenza 17
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Criteri di utilizzo dell’ ICT • Architetture informatiche distribuite e a rete, e non piramidali • Flussi informativi anche orizzontali, lungo il processo, e non solo verticali • Introduzione di strumenti di supporto al lavoro di gruppo (groupware) • Definizione dei modelli informativi e dei dati con la partecipazione attiva degli utenti che operano nei processi, piuttosto che sotto il controllo esclusivo degli specialisti informatici • Standardizzazione delle metodologie di sviluppo dei sistemi informativi e facile modificabilità dei sistemi stessi • Enfasi sulla flessibilità dei sistemi, sull’apertura e sull’interconnettività con sistemi esterni • Ricorso a media non solo informatici ma multimediali in modo da favorire la comunicazione bidirezionale e l’interattività 18
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Gli interventi sul processo per il miglioramento delle performance (Reijers,Mansar,2004) cliente Ambiente esterno Prodotto/servizio Flusso delle attività Macro Micro Persone e Tecnologie organizzazione organizzazione competenze Principi organizzativi di riferimento CRITICITA’ SOLUZIONI 19
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Intervenire sul flusso del processo FLUSSO • Oggetto della valutazione – Workflow delle attività – Logiche e procedure utilizzate nello svolgimento delle attività Principi • Principi organizzativi di riferimento organizzativi di riferimento – Workflow delle attività • Il prodotto scorre ininterrrottamente attraverso le attività che creano valore • Tutte le attività di un processo devono aggiungere valore • Il flusso del processo deve essere il più possibile semplice e lineare • La parallelizzazione o sovrapposizione delle attività può migliorare le prestazioni del processo – Logiche e procedure utilizzate nello svolgimento delle attività • Le attività di controllo devono essere il più possibile razionalizzate e semplificate • Occorre bilanciare le logiche push e pull 20
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Criteri di riprogettazione • Workflow – Eliminazione attività che non aggiungono valore – Integrazione dei flussi con clienti e/o fornitori – Ridefinizione della sequenza di attività (anticipazione o posticipazione) – Parallelizzazione o sovrapposizione di attività – Separazione dei flussi standard di processo dalla gestione delle eccezioni • Logiche e procedure – Le attività del processo devono avvenire in modo continuo – Riduzione o eliminazione delle lavorazioni a lotti – Eliminazione di controlli non necessari – Spostamento dei controlli verso monte (correttezza input/informazioni in ingresso) – Standardizzazione delle attività a monte – Anticipazione o posticipo del punto di snodo tra logica push e logica pull 21
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Riprogettazione Workflow Modificare allocazione di attività tra fornitore e cliente ovvero spostare attività o presso il cliente o presso il fornitore, utilizzando al meglio le differenti competenze e le potenzialità delle singole organizzazioni Esempi: Letture utenze (via call-center, web-cam ecc.) = facilità di relazione e minori addebiti per consumi stimati IKEA (trasporto e montaggio realizzato dal cliente) = minori costi e soluzione più adattabile Montaggio gruppi e sottoassiemi ai fornitori = migliore qualità e tempi di consegna Domande chiave Che cosa aggiunge valore alla relazione con il cliente e il fornitore? Chi è più specializzato? L’attuale interazione pone vincoli di orari, di organizzazioni integrate, di localizzazioni …? 22
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Interventi sull’organizzazione del processo ORGANIZZAZIONE • Oggetto della valutazione – Macro-organizzazione – Micro-organizzazione (ruoli, compiti, responsabilità) • Principi organizzativi di riferimento – Il processo deve essere coordinato e monitorato da un responsabile – Superare la frammentazione del lavoro riaccorpando le attività e migliorando i collegamenti tra i ruoli 23
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Criteri di riprogettazione Organizzazione del processo • Macro-organizzazione – Riduzione del numero di unità organizzative (funzioni, dipartimenti, uffici, ecc.) coinvolte nel processo – Riduzione del middle management – Disegno di unità organizzative orientate al cliente o all’output • Coordinamento – Individuazione di un process owner operativo – Individuazione di un process owner strategico • Micro-organizzazione – Job enlargement e job enrichment – Job rotation – Affidare intere fasi del processo a un gruppo di lavoro in cui le persone ricoprono posizioni specializzate ma in modo più flessibile – Integrazione delle attività di supporto nelle attività primarie 24
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Esempio di intervento sull’organizzazione del processo Intervenire sulle responsabilità dell’organizzazione (delega, coordinamento, gestione attività complesse) ovvero ripensare l’organizzazione per renderla snella nei momenti di decisione e portare dove servono le giuste competenze e solo quelle Esempio: Acquisti Centrale Marketing d’acquisto Team di negoziazione Accordi quadro Sistema informativo in rete Team leader con esperti di settore merceologico provenienti Locale Acquisizione dalle unità di appartenenza Consegna e verifica materiali Controllo performance Esperto 1 Team di negoziazione Struttura n. 1 centrale (per settore mergeologico) Esperto 2 Team leader Struttura Struttura Struttura Struttura decentrata decentrata decentrata decentrata 1 2 3 4 25
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Esempio di intervento sull’organizzazione del processo Riposizionare nel tempo i momenti di decisione anticiparli per ottenere efficienza Esempio: Gestione ordini Ordine Prima Scheduling Lavorazione Consegna Fatturazione Incasso cliente Sì Controllo No Blocca OK fido consegna Dopo Ordine Scheduling Lavorazione Consegna Fatturazione Incasso cliente Sì Controllo OK fido No Blocca l’ordine 26
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Interventi su persone e competenze PERSONE/COMPETENZE • Oggetto della valutazione – Livello di competenza – Saturazione delle risorse • Principi organizzativi di riferimento – Le competenze richieste per lo svolgimento delle attività devono essere coerenti con le competenze degli addetti – Le risorse non devono essere troppo sature per garantire flessibilità e velocità di risposta 27
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Criteri di riprogettazione Risorse e competenze • Risorse – Incrementare il numero di risorse se la capacità produttiva non è sufficiente – Bilanciare il livello di utilizzo delle risorse – Outsourcing di una parte del processo • Competenze – Aumentare/diminuire il livello di specializzazione delle risorse – Incremento delle competenze delle risorse – Training – Multiskilling – Riduzione delle competenze necessarie tramite il ridisegno delle attività e dei supporti (es. sistemi gestione conoscenza) 28
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Risorse e Competenze Attribuire il lavoro all’unità interna o esterna dove la prestazione è migliore ovvero spostare l’attività presso l’unità interna o esterna che ha le migliori competenze e che sa fornire i risultati migliori in termini di qualità, tempi e costi Esempio: Insourcing o outsourcing di attività • Trasferimento delle attività amministrative a società esterna • Trasferimento delle attività di valutazione preventiva dei fornitori a organismi di certificazione del sistema qualità • Affidamento delle attività logistiche interne ad un operatore del settore Domande chiave Qual è la prestazione determinante da soddisfare? Quali rischi e opportunità derivano? Chi è più aggiornato ed ha maggiori capacità di innovazione? 29
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Valutazione degli impatti delle soluzioni di miglioramento sulle performance del processo – Il trade off • Le soluzioni di riprogettazione hanno effetti sulle dimensioni fondamentali delle performance del processo: tempi, costi, qualità, flessibilità • In termini ideali il miglioramento di un processo dovrebbe far diminuire il tempo richiesto per realizzare il flusso di lavoro, dovrebbe far ridurre i costi, dovrebbe migliorare la qualità del prodotto/servizio erogato e dovrebbe migliorare la capacità di reagire alle variazioni del processo (flessibilità) • Ma il miglioramento di una dimensione di performance può farne peggiorare un’altra (es. la ricomposizione dei compiti può migliorare la qualità del servizio erogato ma può avere effetti negativi sui tempi) La consapevolezza dei trade off è fondamentale per operare scelte di ridisegno che salvaguardino la coerenza interna ed esterna delle configurazioni organizzative, tecniche e sociali 30
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Impatto delle soluzioni di miglioramento sulle performance del processo nel Workflow ✓ La parallelizzazione delle attività Qualità migliora sensibilmente i tempi ma può far aumentare i costi: inoltre la gestione del processo diventa più complessa, il che può generare errori e restringere l’adattabilità Tempo Costi ✓ Isolare le eccezioni creando un flusso specifico, vuol dire dover investire nello sviluppo di una competenza specifica da parte degli operatori;.il processo può diventare inoltre più complesso perdendo Parallelizzazione flessibilità Isolare le eccezioni Flessibilità 31
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Impatto delle soluzioni di miglioramento sulle performance del processo nell’ organizzazione ✓ Introdurre il case manager focalizza l’attenzione sulla gestione più che Qualità sull’esecuzione. Obiettivo è di migliorare la qualità del servizio verso l’esterno e la soddisfazione del cliente. Migliora anche la qualità interna in quanto una sola persona è responsabile degli errori. Questa capacità dedicata Tempo ha un costo. Costi ✓ Minimizzare il numero delle unità organizzative, dei gruppi e delle persone coinvolte nel processo riduce il tempo di coordinamento, ma si riduce la capacità di Case manager capitalizzare esperienza (qualità) e di creare routines (costi) Minimizzare il numero delle persone coinvolte Flessibilità 32
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Il Benchmarking - definizione • Processo sistematico di analisi e comparazione delle informazioni sulle prestazioni delle organizzazioni, funzioni e processi e sulle cause strutturali delle prestazioni, cioè sulle tecnologie e sulle pratiche manageriali e organizzative, con l’obiettivo di stimolare il miglioramento continuo. Prestazioni Prestazioni Economico – Finanziarie Non – Finanziarie 33
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Le tipologie di benchmarking • Benchmarking interno: – Esame delle attività svolte all’interno dell’azienda e analisi dei livelli prestazionali delle diverse unità • Benchmarking competitivo: – Confronto con i concorrenti migliori • Benchmarking settoriale: – Confronto con le migliori aziende del settore • Benchmarking best-in-class: – Confronto con il riferimento di eccellenza in merito ad una determinata prestazione • Benchmarking di prestazione • Benchmarking di processo 34
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Scelta delle organizzazioni di riferimento • Confronto con i leader, indipendentemente dai settori – Vantaggio: individuare modalità “non convenzionali” di operare – Problemi: • Difficile individuare la raggiungibilità • Trade off tra prestazioni (enfatizzato se per ogni prestazione si considera il leader assoluto) • Confronto con organizzazioni appartenenti al proprio settore – Vantaggio: punto di riferimento raggiungibile – Problema: difficilmente emergono spunti per cambiamenti radicali 35
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti I passi del benchmarking 1. Decidere l’oggetto – Selezionare il processo aziendale – Identificare le performance 2. Pianificare il benchmarking – Coinvolgere i responsabili del processo – Formare il gruppo di lavoro – Mappare il processo, cioè descrivere dettagliatamente le fasi del processo, i ruoli e le risorse impiegate, le interconnessioni tra le diverse attività – Scegliere le misure di riferimento – Individuare i dati da raccogliere 3. Identificare i partner – Scegliere quale tipo di benchmarking (interno, competitivo ecc..) – Scegliere i partner (altri processi interni o divisioni, altre aziende) 36
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti I passi del benchmarking 4. Raccogliere le informazioni – Raccogliere i dati interni – Decidere le fonti dei dati esterni – Sviluppare un questionario per la raccolta dei dati – Raccogliere i dati sui partner – Verificare le informazioni, se possibile incrociando le fonti – Effettuare, se possibile, una o più visite presso il partner 5. Analizzare e interpretare i dati – Aggregare, omogeneizzare e depurare i dati – Analizzare gli scostamenti dalle prestazioni dei partner – Studiare le cause degli scostamenti e i legami causa-effetto 6. Capire cosa e come trasferire – Confrontare le soluzioni tecnologiche, le pratiche gestionali e organizzative – Individuare gli elementi trasferibili e adattarli alla propria azienda, valutando l’adeguatezza delle competenze e dei ruoli esistenti nel supportare il cambiamento 37
FACOLTÀ DI GIURISPRUDENZA CORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN DIRITTO ECONOMIA E STRATEGIA D’IMPRESA ECONOMIA E GESTIONE DELLE IMPRESE Anno Accademico 2020/2021 - Carlo Piretti Benchmarking orientato alle prestazioni • Si identifica l’organizzazione cui corrisponde il livello più elevato di una specifica prestazione • La Best Practice diventa: – Punto di riferimento – Obiettivo stimolante – Obiettivo raggiungibile • La Best Practice stimola il miglioramento – Interventi tecnologico-gestionali – Imitazione organizzazione migliore • Problemi: – Possibile incompatibilità tra prestazioni diverse. È necessario: • Individuare eventuali trade-off • Definire la combinazione migliore di prestazioni – Sfasamento temporale tra prestazione e processi 38
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