Il modo in cui operiamo - a b Il nostro Codice di condotta ed etica professionale - UBS

ab

Il modo in cui
operiamo
Il nostro Codice di condotta ed etica professionale

Il nostro Codice di condotta ed
etica professionale

Nel presente Codice, il         Attenendoci ad esso, promuoveremo
                                una cultura etica in cui è naturale
­Consiglio di amministrazio­    adottare un comportamento responsa­
 ne e il Direttorio del         bile. Proteggeremo la nostra reputazio­
 ­Gruppo hanno definito i       ne che è il nostro bene più prezioso.
                                Così facendo, saremo in grado di creare
  principi e le procedure che   un valore duraturo a vantaggio dei
  definiscono la nostra deon­   nostri azionisti. Il Codice stabilisce gli
  tologia e il nostro modo      standard che ci aiutano a realizzare
                                tutto questo.
  di operare nel mondo
  degli affari.                 Il Codice si basa su tre principi. L’orien­
                                tamento al cliente, che significa
                                coltivare relazioni in grado di creare
                                valore a lungo termine, concentrandosi
                                sui rendimenti degli investimenti
                                come pure anticipando e gestendo i
                                conflitti d’interesse. L’eccellenza in
                                tutto, dai prodotti e servizi alla collabo­
                                razione intragruppo, per dare il
                                meglio di quanto UBS ha da offrire.
                                Infine, risultati sostenibili, lavorando
                                con costanza per rafforzare la nostra
                                reputazione di società estremamente
                                solida e generare rendimenti consistenti
                                per gli azionisti.

                                È fondamentale che tutti noi ci attenia­
                                mo a questi principi. In altre parole,
                                se svolgiamo il nostro lavoro nel modo
                                giusto saremo un’impresa migliore e di
                                maggiore successo.

2

Il Codice si applica a tutti in              Chiaramente, il Codice non può
qualsiasi situazione                         descrivere ogni situazione. Nel caso in
Il Codice disciplina i nostri rapporti con   cui vi doveste trovare ad affrontare
stakeholder, clienti, controparti,           situazioni inattese, applicare questi
azionisti, autorità di regolamentazione      standard etici nelle vostre valutazioni e
e partner d’affari, oltre che i nostri       chiedete consiglio o aiuto.
rapporti reciproci. Il Codice è la base di
tutte le nostre policy, linee guida e        Vi ringraziamo per il vostro sostegno.
procedure.

L’ignoranza del Codice non è
una scusa
Nel corso delle attività formative           Axel A. Weber
interne, tutti vengono a conoscenza dei      Presidente del Consiglio
requisiti posti dal Codice e imparano        di amministrazione
ad applicarlo. In ogni caso vi consiglia­
mo vivamente di leggere direttamente
il Codice e di farlo vostro. La mancata
conoscenza del Codice non può
essere addotta a giustificazione di
eventuali violazioni.                        Sergio P. Ermotti
                                             Group Chief Executive Officer
I nostri organi di amministrazione
sostengono totalmente il
Codice e l’intera banca deve fare
altrettanto
Il Consiglio di amministrazione e il
Direttorio del Gruppo hanno espresso il
loro consenso incondizionato al Codice.
Ciascuno di noi deve fare in modo che
le nostre attività e decisioni quotidiane
siano in sintonia con i requisiti qui
stabiliti. Soprattutto, dobbiamo
anteporre gli interessi di UBS, dei suoi
clienti e dei suoi azionisti ai nostri
interessi personali.

                                                                                      3

Sommario

Leggi, norme e regolamenti        6

Comportamento etico e
responsabile                      8

Diffusione, uso e archiviazione
delle informazioni                9

Creare la giusta cultura          11

Società e ambiente                13

Violazioni del Codice             14

Adesione al Codice                15

                                   5

Leggi, norme e regolamenti

Ottemperanza alle leggi                       Equità nelle relazioni d’affari,
Ottemperiamo alle leggi, alle norme e         concorrenza leale e condotta
ai regolamenti del luogo in cui viviamo,      corretta sul mercato
lavoriamo e conduciamo gli affari,            Riusciamo a superare i nostri concor­
come pure ai nostri propri documenti          renti conducendo gli affari con lealtà e
di governance.                                onestà, senza ricorrere a manovre sleali
                                              o disoneste.
Collaboriamo con gli organi di regola­
mentazione, adottando un atteggia­            Non diamo interpretazioni forzate o
mento di apertura e trasparenza.              distorte dei fatti e non tentiamo di
                                              occultare i fatti o la verità. E neppure
Attività transfrontaliere                     utilizziamo informazioni che non
Quando il nostro lavoro si estende oltre      dovrebbero essere nelle nostre mani
i confini, aderiamo a tutte le leggi, alle    per ottenere un vantaggio indebito
norme e ai regolamenti applicabili, sia       sulla concorrenza.
del nostro paese di domicilio che
dell’altro paese.                             Siamo corretti, onesti e in buona fede
                                              con chiunque incontriamo durante il
Ogni volta che attuiamo vendite e             lavoro: clienti, partner d’affari, concor­
acquisti, effettuiamo visite o trattiamo      renti, fornitori, il pubblico e i colleghi.
con clienti provenienti da un altro
paese, è nostro compito capire quali          Operiamo nell’interesse di una concor­
siano le regole, leggi o policy applicabili   renza leale ed efficace e rispettiamo
e conformarci ad esse.                        tutte le leggi, le norme e i regolamenti
                                              intesi a creare parità di condizioni per
                                              tutti, ivi comprese le leggi in materia di
                                              antitrust e concorrenza.

6

Lotta contro la criminalità                   Questioni fiscali
È nostro dovere preservare l’integrità        Seguiamo tutte le leggi, regole,
del sistema finanziario e della nostra        regolamenti e trattati in materia fiscale
organizzazione.                               che sono applicabili a noi, in tutto il
                                              mondo, non solo seguendoli alla lettera
Facciamo quanto è in nostro potere per        ma anche nello spirito con cui vengono
lottare contro il riciclaggio di denaro, la   emanati.
corruzione e il finanziamento del
terrorismo, anche imponendo delle             Comunichiamo e versiamo tutte le
sanzioni a livello globale in sintonia con    imposte dovute. Comunichiamo come
la nostra policy.                             richiesto le informazioni relative alla
                                              nostra posizione fiscale personale e
Riciclaggio di denaro                         quella dei nostri clienti e dei nostri
Abbiamo messo a punto sistemi                 collaboratori.
rigorosi che consentono di riconoscere,
segnalare e bloccare qualsiasi operazio­      Non aiuteremo i nostri clienti o
ne sospetta di riciclaggio di denaro.         qualsiasi altro soggetto ad eludere le
                                              tasse o ad occultare i propri averi al
Corruzione                                    fisco, né tanto meno interverremo in
Adottiamo un approccio di tolleranza          operazioni in cui sappiamo che le
zero nei confronti della corruzione in        dichiarazioni fiscali sono basate su
qualsiasi forma, ivi inclusi i cosiddetti     presupposti non realistici o nascondono
«pagamenti di agevolazione». Durante          fatti rilevanti.
lo svolgimento della nostra attività, non
offriamo e non accettiamo doni                Non stipuleremo contratti neppure con
inopportuni o pagamenti.                      terzi che forniscono servizi per noi o
                                              per nostro conto, se tali atti contribui­
Attività criminosa                            scono ad evadere gli obblighi fiscali.
Effettuiamo operazioni di dovuta
diligenza («due diligence») e rimaniamo
sempre vigili al fine di individuare
qualsiasi attività sospetta e comunicarla
immediatamente al senior manage­
ment. Aderiamo inoltre a rigorose
regole di conoscenza dei nostri clienti
(«know your customer», KYC).

                                                                                        7

Comportamento etico e
responsabile

Valori ed etica                              Conflitti di interesse
In tutto ciò che facciamo, non ci            Anteponiamo l’interesse dei nostri
accontentiamo di ottemperare a leggi,        clienti al nostro, e l’interesse di UBS al
norme e regolamenti. Facciamo ciò            nostro interesse personale. Non
che è giusto. Non ci limitiamo a             permettiamo in alcuna occasione che
chiederci se le nostre azioni sono lecite,   gli interessi di UBS o i nostri interessi
ma valutiamo se sono in sintonia con i       personali influiscano sulla consulenza
nostri tre comportamenti: Integrità,         offerta ai clienti o sugli accordi presi
Collaborazione e Sfida costruttiva.          con loro.

Relazioni con la clientela                   Abbiamo istituito sistemi in grado di
Assistiamo i nostri clienti con una          identificare e gestire i potenziali
prospettiva di lungo termine, e ci           conflitti di interesse. Appena identifi­
assicuriamo la loro lealtà guadagnan­        chiamo un conflitto di interesse,
doci la loro fiducia.                        allertiamo immediatamente il nostro
                                             responsabile di linea oppure Legal
Ci adoperiamo per intuire i bisogni dei      o ancora Compliance & Operational
clienti prima ancora che vengano             Risk Control.
espressi. Ci impegniamo oltre misura
per offrire un servizio d’eccellenza.
Ci assicuriamo che i nostri prodotti e
servizi siano adatti alle esigenze
dei nostri clienti e che non vengano
venduti in modo dannoso ai loro
interessi. E ci rapportiamo con loro
senza differenze, con la medesima
cortesia e uguale rispetto, a prescinde­
re dall’entità del loro patrimonio.

8

Diffusione, uso e archiviazione
delle informazioni

Comunicazione e condivisione                   Informazioni privilegiate
delle informazioni                             Non utilizziamo mai le informazioni
Nel diffondere o comunicare informa­           privilegiate (informazioni importanti
zioni al pubblico o alle autorità regola­      che non sono di dominio pubblico) con
mentari, in particolare quando si tratta       finalità diverse da quelle per cui tali
di informazioni finanziarie, compiamo          informazioni ci sono state date.
ogni sforzo affinché tali informazioni
siano per quanto possibile accurate,           Dopo avere compiuto ogni sforzo per
aggiornate e comprensibili (e conformi         appurare se un’informazione è privile­
ai requisiti legali o normativi o alle         giata o meno, la comunichiamo ad altri
«best practice»).                              esclusivamente nella misura del
                                               necessario. Tale principio di divulgazio­
Manteniamo una struttura di controllo          ne si applica sia ai collaboratori di
interna che è disegnata per sostenere          UBS che a persone terze, come previsto
la preparazione e una presentazione            dalle nostre procedure interne e dalle
chiara dei risultati consolidati in            leggi, dalle norme e dai regolamenti in
linea con i principi contabili internazio­     materia.
nali (IFRS) privi di dichiarazioni inesatte.

I nostri revisori esterni indipendenti, in
seguito al loro lavoro di verifica ed
ispezione, esprimono un‘opinione sui
controlli interni applicati sia sulle
relazioni finanziarie che sui bilanci. La
nostra funzione di controllo spesso
aiuta i revisori esterni ad adempiere ai
loro compiti e responsabilità. Inoltre
valuta la conformità della nostra
strategia e l‘efficacia della governance,
della gestione del rischio e dei processi
di controllo.

                                                                                      9

Confidenzialità dei dati
della clientela
I nostri clienti confidano che custodia­
mo in modo sicuro le informazioni
da loro comunicate e che le utilizziamo
solo per le finalità convenute.

Adottiamo i massimi standard di
sicurezza delle informazioni per
garantire la riservatezza dei dati forniti
dai clienti e per tutelare i loro diritti
legittimi in materia di privacy. Appli­
chiamo procedure e standard rigorosi
per la sicurezza dei dati, al fine di
impedire che questi siano manomessi,
visualizzati o utilizzati dalle persone
sbagliate oppure siano rubati, persi o
distrutti.

Non comunichiamo i dati personali dei
clienti a nessuno, eccetto nei casi in cui
siamo espressamente autorizzati a farlo
o dove siamo tenuti ai sensi di legge a
divulgarli alle autorità competenti.
Anche all’interno di UBS, rendiamo
note le informazioni fornite dai clienti
soltanto ai colleghi che realmente
necessitano di conoscerle per curare gli
interessi dei clienti.

10

Creare la giusta cultura

Diversità e pari opportunità                Performance e professionalità
Siamo certi che la presenza di persone      La nostra professionalità, integrità e
provenienti da vari ambienti, con           ricerca dell’eccellenza sono gli ingre­
mentalità e opinioni diverse, renda più     dienti con cui creiamo valore per clienti
forte la nostra organizzazione. Insieme     e azionisti. Il nostro sistema di retribu­
ad esse affluiscono idee, esperienze e      zione è quindi concepito in modo da
modi di vedere nuovi e arricchenti.         premiare la creazione di valore sul
                                            lungo periodo mantenendo l’equilibrio
Non importa la situazione di partenza       tra la performance e un’assunzione di
personale, poiché tutti in UBS hanno le     rischi prudente con una particolare
medesime possibilità di avanzamento         attenzione all’applicazione di solide
senza differenze basate su appartenen­      pratiche di gestione dei rischi.
za etnica, genere, nazionalità, età,
­abilità, orientamento sessuale o           Sappiamo che la nostra organizzazione
 religione. Ci adoperiamo per creare una    non può essere più forte delle persone
 cultura in cui tutti si sentano accolti,   che la compongono. Questa consa­
 rispettati e parte importante del nostro   pevolezza ci spinge a creare un
 team, indipendentemente dal settore        ambiente di lavoro in cui il talento può
 di UBS in cui operano.                     esprimersi e manifestarsi in tutto il
                                            suo potenziale.
Non tolleriamo alcun tipo di discrimina­
zione, intimidazione o vessazione.
E ci incoraggiamo reciprocamente a
denunciare simili fatti e a segnalarli
tramite canali espliciti, senza timore di
ritorsioni.

                                                                                   11

Protezione dei nostri assets                  Salute e sicurezza
Proteggiamo gli assets di UBS, a partire      Non facciamo nulla che possa mettere
dalle informazioni sulla nostra attività,     a rischio o danneggiare in alcun modo
progetti e persone, riservate e sensibili,    le persone, sia che si tratti di colleghi
fino alla proprietà intellettuale di nostra   che di clienti, partner, concorrenti,
proprietà, i nostri sistemi e l’attrezzatu­   visitatori o altri.
ra, così come documenti, informazioni
e altri materiali di proprietà di altri che   Manteniamo i nostri luoghi di lavoro
vengono condivisi con noi. Ciò significa      sicuri seguendo le regole in materia di
che questi assets vengono gestiti in          salute e sicurezza. Ciò ci consente
maniera adeguata e utilizzati seguendo        di lavorare in condizioni di sicurezza e
leggi e norme rilevanti facendo in            salute che rispettano la nostra dignità.
modo che non siano smarriti, rubati,
danneggiati o utilizzati in modo
improprio. Conserviamo i dati per
rispondere alle richieste regolamentari
e rispondere ad obblighi legali.

Non utilizzeremo in nessuna occasione
questi assets per attività che non siano
legate a UBS o per nostro vantaggio
personale.

12

Società e ambiente

Integrazione delle performances              Investimento nelle comunità
finanziaria e societaria                     Cerchiamo sempre il modo di contribui­
Integriamo i risultati finanziari con        re al benessere delle comunità
quelli sociali a vantaggio reciproco dei     locali, sostenendo delle attività no-pro­
clienti e della nostra azienda.              fit finanziariamente e in altro modo,
                                             anche tramite il volontariato.
Per questo siamo sempre alla ricerca di
modi migliori in cui conduciamo gli
affari, metodi che siano attenti all’am­
biente e responsabili nei confronti della
società.

Rientra in questo sforzo monitorare,
gestire e ridurre gli impatti negativi
che possiamo avere sull’ambiente e sui
­diritti umani. Significa gestire i rischi
 sociali e ambientali cui sono esposti i
 beni nostri e dei nostri clienti. E
 significa anche cercare delle opportuni­
 tà di investimenti sostenibili per noi e
 per i nostri clienti.

                                                                                   13

Violazioni del Codice

Procedimenti disciplinari
Chiunque infranga le regole (che si
tratti del nostro Codice, delle policy di
UBS o di leggi, norme e regolamenti
esterni) andrà incontro a conseguenze
che vanno dal richiamo e l’avvertimen­
to al licenziamento.

Tali misure sono adottate non solo nei
confronti della persona che ha com­
messo la violazione, ma anche del suo
responsabile di linea e di chiunque
fosse al corrente dell’infrazione ma non
l’abbia segnalata.

Qualora una violazione corrisponda a
un comportamento criminale, non
esiteremo a portarla all’attenzione delle
autorità competenti.

14

Adesione al Codice

A discendere dal Consiglio di ammini­          Speak Up (Segnalazione
strazione, adempiamo ai principi del           Whistle-blowing)
Codice sempre e senza eccezioni.               Segnaliamo prontamente qualsiasi
                                               possibile violazione [del nostro codice]
UBS non accetta alcuna giustificazione         al nostro responsabile di linea o al
o scusa per eventuali violazioni dettate       funzionario locale incaricato delle
da qualsivoglia motivo ñ sia questo il         indagini. Possiamo effettuare tale
profitto, la convenienza, un vantaggio         segnalazione in forma confidenziale o
competitivo o la richiesta di un cliente       anonima, utilizzando le procedure di
o di un’altra persona.                         whistleblowing pubblicate sulla rete
                                               intranet al sito goto/speakup.
Emendamenti al Codice
Il Codice definisce il modo in cui             UBS non tollera alcuna forma di
operiamo. Il Codice è soggetto a               ritorsione contro coloro che hanno
revisioni periodiche, per garantire che        denunciato irregolarità e comporta­
rifletti i nostri principi e le nostre norme   menti illeciti.
e che sia conforme alle leggi. Ogni
modifica viene comunicata a tutti i            UBS si aspetta, inoltre, che i responsa­
collaboratori.                                 bili di linea provvedano a deferire e
                                               segnalare a loro volta le violazioni di
Processo di dichiarazione                      leggi, norme, regolamenti, policy,
Nell’ambito del nostro processo di             standard professionali e principi del
dichiarazione annuale ognuno di noi            Codice.
dichiara di aver letto ed essere a
conoscenza del Codice.                         Domande sul Codice
                                               Qualsiasi domande su qualsiasi parte
                                               del presente Codice o sulle sue implica­
                                               zioni pratiche sono da indirizzare al
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