FLEXIBLE BENEFITS IL MANUALE OPERATIVO DELLA PIATTAFORMA WEB - Mywelfare-delonghi
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FLEXIBLE BENEFITS IL MANUALE OPERATIVO DELLA PIATTAFORMA WEB © 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.
Indice
INDICE
Tempistiche Servizi a
del Piano rimborso
Welfare Servizi ad
Cosa offre un Home 10.1 Beneficiari
accesso diretto
piano Flexible 4.1 Tempistiche Page Benefit non in 10.2 Spese rimborsabili
Benefits? del Piano Welfare On Top tempo reale 10.3 Procedura
02 04 06 08 10
01 03 05 07 09
Che cos’è Tipologie Procedure Servizi ad Servizi a
un piano Flex? di servizi di Login accesso diretto versamento:
5.1 Procedure di Login 7.1 Benefit in tempo Previdenza
5.2 Accettazione Privacy reale
5.3 Aggiornamento 7.2 Amilon
Dati personali
5.4 Gestione familiari
5.5 Finestra PDR
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1. Che cos’è un piano Flex?
Servizi
a rimborso
Servizi ad
Tramite la piattaforma online è accesso diretto
possibile accedere ad un’ampia
gamma di Beni e Servizi messi a Servizi
disposizione dei dipendenti a versamento
nell’ambito del Piano di Welfare
Aziendale e personalizzare il
pacchetto di Benefits, secondo le
proprie esigenze
EDUCAZIONE ASSISTENZA MOBILITÀ
Per effettuare le tue scelte
avrai a disposizione una
Piattaforma Web
accessibile h24 da pc,
tablet e smartphone RICREAZIONE SHOPPING PREVIDENZA
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2. Cosa offre un Piano Flexible Benefits?
Servizi
a rimborso
Rimborsi Rimborsi Mobilità: ▪ Educazione
Assistenza: Abbonamenti
trasporto ▪ Assistenza
Badanti
Rette RSA pubblico locale,
regionale e
▪ Mobilità
Operatori socio-
sanitari. nazionale
Rimborsi Educazione:
Tasse/rette scolastiche
Libri di testo
Centri estivi/ricreativi
Mensa/trasporto/gite
Servizi
Baby-sitting ad accesso diretto
▪ Shopping
▪ Ricreazione
EDUCAZIONE ASSISTENZA MOBILITÀ
Servizi
a versamento
▪ Previdenza
Ricreazione: RICREAZIONE SHOPPING PREVIDENZA
Biglietti del cinema
Cofanetti esperienziali
Biglietti Parchi Previdenza:
divertimento (limite per budget
Shopping:
Viaggi ON TOP è di €
(limite € 258)
Abbonamenti palestre 5.164,57)
Benzina
Versamenti aggiuntivi
Alimentari
al fondo di previdenza
Abbigliamento
complementare
Elettronica
3. Tipologie di servizi
I servizi offerti dal piano Welfare si distinguono in:
▪ Educazione
▪ Assistenza
▸Sostieni la spesa ▸Carica sul Portale i ▸Ricevi il rimborso ▪ Mobilità
Servizi presso la struttura di tua documenti giustificativi in busta paga
a rimborso preferenza richiesti
▸Scegli il servizio tra quelli ▸Ricevi il voucher in tempo ▸Fruisci della ▪ Shopping
Servizi
disponibili sul Portale reale o secondo i tempi prestazione ▪ Ricreazione
ad accesso diretto indicati per ogni servizio
Servizi ▸Indica sul Portale l’importo ▸Ottieni il versamento del
che desideri destinare alla contributo da parte ▪ Previdenza
a versamento Previdenza dell’azienda
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4. Tempistiche del Piano Welfare
30
20
NOVEMBRE
NOVEMBRE
Chiusura piattaforma
CONVERTI IL TUO PREMIO
DI RISULTATO
30 15 Termine ultimo per caricare le
richieste di rimborso. Ti
Termine ultimo per accedere
al portale. Ti consigliamo di
GIUGNO effettuare l’acquisto con
Accedi alla Piattaforma Flexible consigliamo di caricare la tua
Benefits ed effettua la tua scelta di
MAGGIO pratica di rimborso con
congruo anticipo
Apertura congruo anticipo per ogni
Conversione del PDR Chiusura piattaforma eventuale necessità
finestra PDR
Durante questo arco temporale
potrai navigare nel portale e
scoprire i servizi dedicati a te
18
MAGGIO
Apertura finestra PDR
SPENDI L’IMPORTO
DA TE CONVERTITO PER SCEGLIERE
IL TUO PACCHETTO DI BENI E SERVIZI
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5. Procedure di Login
1 Per accedere al Portale, utilizza le credenziali di accesso che hai ricevuto al tuo indirizzo di posta
elettronica dall’indirizzo it_info_flex@willis.com e collegati all’indirizzo My Welfare
Se è la prima volta che accedi al portale, dovrai
modificare la PASSWORD, inserendo la password
temporanea e la nuova password (la password deve
essere di almeno 8 caratteri, contenere una maiuscola,
un carattere numerico e un carattere speciale come ad
esempio ! @)
Attenzione
▸Se utilizzi il copia e incolla, consigliamo di copiare la password
fino al penultimo carattere, aggiungendo l’ultimo manualmente,
in modo tale da evitare di copiare dei caratteri in più che
farebbero risultare errata la password
▸Al primo accesso ti verrà richiesto di confermare i tuoi dati
personali. In caso di errore nella compilazione dei dati personali,
il sistema non ti consentirà di procedere con la navigazione
2
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5.1 Procedure di Login
Qualora non ricordassi la tua password e volessi impostarne una nuova la
procedura da seguire è la seguente:
Accedi al portale all’indirizzo:
1 My Welfare
e clicca su «password dimenticata»
Inserisci la mail di accesso al portale e il tuo codice
2 fiscale. Successivamente riceverai dopo pochi istanti una
password provvisoria da cambiare al primo accesso
Attenzione
▸Nel caso dovessi effettuare 3 tentativi di accesso con
una password non corretta, il sistema bloccherà il tuo
account per motivi di sicurezza. Per richiedere la
riattivazione della tua utenza scrivi all’indirizzo
it_info_flex@willis.com
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5.2 Accettazione Privacy
Passaggio su
accettazione
privacy
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5.3 Aggiornamento dati personali
Ti ricordiamo di
aggiornare
i tuoi dati qualora
subentrassero variazioni
in corso d’anno
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.5.4 Gestione familiari Successivamente dovrai configurare il nucleo familiare (inserendo i dati dei tuoi familiari per le richieste di rimborso): 1 Clicca su «aggiungi» 2 Inserisci i dati richiesti e clicca su «salva i dati» willistowerswatson.com © 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.
6. Home Page
Potrai visualizzare i benefit Nella sezione «Riepilogo» potrai
ad accesso diretto ed visualizzare il budget a
effettuare le tue scelte disposizione ed avere visibilità del
cliccando su: Home o budget flex residuo
Catalogo
Cliccando su «Carrello» potrai
Potrai inserire le richieste di verificare in ogni momento le
rimborso nella sezione scelte da te effettuate e procedere
Rimborsi con l’acquisto del benefit
SCREEN
OPZIO-
NALE Cliccando su «Info Budget»
potrai verificare le
informazioni sulle fonti di
finanziamento del tuo Piano
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.7. Servizi ad accesso diretto
Servizi
ad accesso diretto
Scegli il servizio tra Ricevi il voucher in tempo Fruisci della
quelli disponibili sul reale o secondo i tempi prestazione
Portale indicati per ogni servizio ▪ Shopping
▪ Ricreazione
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.7.1 Servizi ad accesso diretto – Benefit in tempo reale
Quali sono?
Che cosa sono? Soggiorni
pacchetti per
Shopping
Benefit scaricabili in tempo reale, senza pernottamenti in
buoni spesa per
hotel
tempi di attesa acquisti online o
presso i punti vendita
Ricevi in tempo immediato il voucher del
Viaggi
benefit da te ordinato
Cultura e tempo servizio di travel
libero booking
biglietti per cinema,
musei, parchi tematici
Prevenzione
Dove li trovo? prestazioni sanitarie
Relax e benessere e check up
ingressi e soggiorni
Dalla Home clicca nella sezione di termali
interesse (Shopping, Viaggi, Prevenzione, • Cultura e tempo libero
attività ricreative in Italia e
ecc…) o clicca su Catalogo
Sport e fitness all’estero
Poi collegati al sito di ciascun fornitore e abbonamenti in biglietti per parchi tematici
palestra • Viaggi
scegli tra i benefit disponibili sul portale servizio di travel booking
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.7.2 Benefit in tempo reale - Amilon
Shopping
Recati nella sezione «Shopping» e
seleziona il benefit «Amilon – Buoni
Acquisto»
Attenzione Clicca su «Catalogo»
▸Questa tipologia di benefit è soggetta ad
un limite di capienza fiscale, per questa
ragione alcune categorie di dipendenti
potrebbero non visionarla
▸Assicurati di aver sbloccato la finestra dei
popup per poterti collegare alla
piattaforma integrata
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.7.3 Benefit in tempo reale - Amilon
Accetta l’informativa sulla privacy
e clicca su «Play»
Troverai indicato
il limite previsto
nell’area buoni
spesa
Attenzione
▸L’indicazione della
disponibilità di 190
punti è un esempio
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.7.4 Benefit in tempo reale - Amilon
Clicca su «Dettaglio»
Consulta l’elenco di buoni disponibili: per consultare le
modalità di utilizzo e la
scadenza del buono che
intendi acquistare
Oppure clicca
su «Quick Cart»
se vuoi direttamente
procedere con
l’acquisto
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.7.5 Benefit in tempo reale - Amilon
1 Inserisci il taglio del buono che intendi acquistare
Il sistema ti consentirà di acquistare un buono per volta
2 Clicca su «aggiungi»
per proseguire l’acquisto
Clicca su «carrello»
ed infine su «check out» 3
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.7.6 Benefit in tempo reale - Amilon
Recati nella pagina
iniziale e vai nella
Per finalizzare sezione «i tuoi
l’ordine clicca su ordini»
«conferma» in
alternativa su
«annulla»
Attenzione
▸Una volta cliccato su
«conferma» non sarà
più possibile eliminare
l’ordine
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.7.7 Benefit in tempo reale - Amilon
Clicca su «download»
per scaricare il tuo buono
Una volta scaricato il buono dovrai stamparlo oppure utilizzare il codice riportato sul voucher,
segui le istruzioni indicate sul voucher
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.8. Servizi ad accesso diretto – Benefit non in tempo reale
Che cosa sono? Dove li trovo?
Benefit che richiedono un ordine al • Dalla Home entra nella
fornitore e quindi dei tempi di attesa che categoria di tuo interesse e
variano dai 30 ai 60 giorni, dopo i quali clicca il titolo del benefit
riceverai il voucher ordinato all’indirizzo • All’interno troverai una
email con il quale accedi al portale descrizione generale dei
servizi disponibili
I tempi di attesa variano sulla base di
quando effettui la tua scelta, ad esempio:
▪ Se acquisti il 1° del mese: tempi di attesa
60 giorni massimo
▪ Se acquisti l’ultimo del mese: tempi di
attesa 30 giorni massimo e tanti altri…
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.8.1 Servizi ad accesso diretto - Benefit non in tempo reale
Esempi di scelta: potrai scegliere un’opzione
cliccando su «scegli un’opzione»
Una volta stabilito cosa acquistare,
clicca su «aggiungi»
Puoi decidere di intestarlo a un tuo
familiare
Successivamente clicca su carrello
per l’acquisto o clicca su prosegui
per continuare la navigazione
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.8.2 Servizi ad accesso diretto - Benefit non in tempo reale
I prodotti che vedi nel carrello non sono stati ancora ordinati, per procedere
con l’acquisto definitivo dei benefit a carrello è possibile cliccare sul tasto
in corrispondenza del singolo benefit
Attenzione
▸Non è possibile
apportare modifiche ai
Rimborsi richiesti e ai
prodotti già acquistati
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.9. Servizi a versamento: Previdenza
Servizi
a versamento
Accedi all’area Indica l’importo che desideri Ottieni il
Previdenza della destinare al Fondo di Previdenza versamento del
Piattaforma Complementare cui sei iscritto e al contributo da
Flexible Benefits quale l’azienda effettua già parte dell’azienda
versamenti aggiuntivi ▪ Previdenza
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.9.1 Servizi a versamento: Previdenza
Recandoti nella sezione
previdenza del portale
potrai decidere di
versare un contributo
aggiuntivo al Fondo
Pensione ammesso dal
Regolamento Welfare
Inserisci l’importo che desideri destinare in
base al budget welfare che hai a disposizione
e clicca «aggiungi»
È possibile accedere a questo benefit soltanto
se alla data di scelta sei già iscritto al Fondo
Pensionistico Aziendale
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.10. Servizi a rimborso: Educazione – Assistenza – Mobilità - Salute
Servizi
a rimborso
Attenzione
▸È possibile portare a rimborso le
spese sostenute nell’anno
fiscale in corso. Le richieste
di rimborso di spese
sostenute nell’anno 2020 o
precedenti non saranno
pertanto rimborsate
▪ Educazione
Sostieni la spesa Carica sul Portale i Ricevi il rimborso
presso la struttura documenti in busta paga ▪ Assistenza
di tua preferenza giustificativi richiesti
▪ Mobilità
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.10.1 Servizi a rimborso: beneficiari
Figli Figli Se stessi
Coniuge* Coniuge* Figli
Genitori / generi / Genitori / generi / Coniuge*
nuore / suoceri / nuore / suoceri / Genitori / generi /
suocere / suocere / nuore / suoceri /
fratelli / sorelle fratelli / sorelle suocere /
Anche se non Anche se non fratelli / sorelle
conviventi e non conviventi e non Solo se fiscalmente
fiscalmente a carico fiscalmente a carico a carico
EDUCAZIONE ASSISTENZA MOBILITÀ
*Anche per Unioni Civili, L. 76/2016
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.10.2 Servizi a rimborso: spese rimborsabili
EDUCAZIONE ASSISTENZA MOBILITÀ
▪ Rette e iscrizione ad istituti Prestazioni erogate da: Spese sostenute per servizi
scolastici di ogni ordine e grado ▪ Infermieri di trasporto pubblico locale,
▪ Contributi ai test di ammissioni ▪ Operatori socio-sanitari regionale e interregionale
▪ Contributi di laurea ▪ Personale che svolga
▪ Tasse regionali per il diritto allo assistenza domiciliare ▪ Abbonamenti settimanali
studio ▪ Psicologi ▪ Abbonamenti mensili
▪ Contributi volontari o quote di ▪ Cooperative di tipo A ▪ Abbonamenti annuali
partecipazione
▪ Servizi integrativi scolastici Servizi di assistenza resi presso:
▪ Centri ricreativi estivi ed invernali ▪ Ospedali e luoghi di ricovero
▪ Corsi di lingua ▪ RSA, case protette, case di
▪ Spese per il baby sitting riposo
▪ Libri di testo scolastici e ▪ Istituti di riabilitazione, centri
universitari e comunità di accoglienza
▪ Attività sportive incluse nel Piano
di Offerta Formativa
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.10.3 I servizi a rimborso: procedura
Dove si trovano?
Cliccando sulla sezione rimborsi, in particolare sul
tasto nuovo rimborso, puoi inviare le tue richieste
Attenzione
▸Prima di inserire un nuovo
rimborso assicurati di aver
caricato correttamente i tuoi dati
personali e i tuoi familiari nella
sezione dati personali
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.10.4 I servizi a rimborso: procedura
Tutti i campi presenti su questa schermata sono
obbligatori e dovranno essere completati con i dati
presenti sui documenti in vostro possesso
Inserisci l’intestatario
del documento di spesa
Inserisci il beneficiario
della prestazione
Compilati tutti i campi,
cliccare su salva e la pratica
verrà salvata in bozza
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L’invio della richiesta sarà definitivo
cliccando sul tasto richiedi:
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Nella sezione riepilogo visualizzerai i rimborsi richiesti e lo stato della tua pratica:
Pratiche inviate:
▪ Se la tua richiesta si trova in Stato INVIATA, hai trasmesso
correttamente la pratica e il customer care deve processarla
Attenzione
04/05/2020 100 0 100
▸Non è possibile apportare
modifiche ai Rimborsi richiesti
Pratiche giudicate «Rimborsabili» o «Parzialmente rimborsabili»:
▪ Se la tua richiesta si trova in Stato
RIMBORSATA, la pratica sarà rimborsata
per l’intero valore richiesto 04/05/2020 100 100 100
▪ Se la tua richiesta si trova in Stato
PARZIALMENTE RIMBORSATA, la
pratica sarà rimborsata per l’importo 04/05/2020 150,00 100,00 100,00
indicato nella colonna «Importo
rimborsato»
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.10.7 I servizi a rimborso: procedura
Pratiche rifiutate:
▪ Se la tua richiesta si trova in Stato RIFIUTATA, la tua
pratica non è stata ritenuta idonea al rimborso
▪ Se vuoi modificare la richiesta RIFIUTATA puoi utilizzare il
tasto Clona che trovi nella sezione Rimborsi
04/05/2020 70 0 0
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© 2021 Willis Towers Watson. All rights reserved.10.8 I servizi a rimborso: tempistiche di liquidazione
EDUCAZIONE ASSISTENZA MOBILITÀ
Tutte le spese caricate entro il 20 del mese corrente saranno
liquidate entro la fine del mese successivo; ad esempio:
Tutte le pratiche Tutte le pratiche Tutte le pratiche caricate
caricate entro il caricate entro il entro il
20 GIUGNO 20 LUGLIO 20 AGOSTO
verranno rimborsate verranno rimborsate verranno rimborsate
entro il entro il entro il
31 LUGLIO 31 AGOSTO 30 SETTEMBRE
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Chiedi a Flexy, la Consulta la sezione Contatta il
chatbot disponibile Help in Home Page customer care
sulla Piattaforma
it_info_flex@willis.com
numero verde 800 32 26 10
dal lunedì al giovedì
dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:30 alle 17:30
Il venerdì dalle ore 9:00 alle 13:00
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