Eventi di comunicazione - Coris

Eventi
di comunicazione

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Dalle sponsorizzazioni
agli eventi

 Sul piano storico, la sponsorizzazione di
  manifestazioni (anni ’70-’80) ha anticipato, nel mondo
  d’impresa, il successivo exploit della comunicazione
  per eventi (anni ’90-’00);

 Per l’impresa, la ricerca di una maggiore autonomia
  nella gestione di eventi (e non solo nella loro
  comunicazione) risponde a specifiche esigenze di:
      1) riduzione dei costi;
      2) massimizzazione dell’efficacia dell’investimento.

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L’evento come strumento
del communication-mix

 Evento di comunicazione =
 manifestazione pubblica organizzata al fine
 di comunicare un messaggio di rilievo ad un
 preciso segmento di pubblico e, dunque, al
 fine di attirare attenzione sul/i soggetto/i
 promotore/i.
   [E. Invernizzi (a cura di), Le relazioni pubbliche. Le
   competenze, le tecniche e i servizi di base – Vol. 1, McGraw-
   Hill, Milano, 2001, p. 409]

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L’evento come strumento
di comunicazione

 Un evento di comunicazione si caratterizza per:

   1) un carattere non routinario e di “festività”;
   2) la partecipazione di un pubblico più o meno
     allargato, interessato ai contenuti presentati in loco;
   3) finalità strumentali per il/i soggetto/i
    promotore/i, volte a:
       attivare una comunicazione mirata a target specifici, più
        o meno specialistici e ampi;
       suscitare visibilità presso il sistema dei media, gli
        opinion leaders e, dunque, verso più ampi settori
        dell’opinione pubblica.

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Il mercato degli eventi in Italia
(milioni di Euro)
                                1300
 1300
                          +8,3%
                                      -11,6%
                        1200
 1200
                                         1150
                1100
                                               -11,3%
 1100
                                                  1020

 1000    960                                            -8,8%
                                                            930

                                                                  -8,5%
  900                                                                847
                                                                                             +4,3%
                                                                           -9%                   819
                                                                                   +2,2%785
  800                                                                        768

  700

  600
        2005   2006    2007    2008     2009     2010    2011      2012     2013      2014     2015

Fonte: Astra per ADC, Undicesimo Monitor sul Mercato degli Eventi in Italia 2015.

Eventi di RP:
principali formati

  Fra i tipi più tradizionali di evento aziendale:
            fiere ed esposizioni
            inaugurazioni ed eventi di lancio
            convegni, congressi, tavole rotonde
            convention
            conferenza stampa
            visite e open day
            road show
            feste e celebrazioni

  Oltre i formati classici: autonoma produzione di eventi
   sportivi, culturali, sociali.
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1. Fiere ed esposizioni

   Eventi collettivi, a cadenza periodica (annuale o ciclica),
    in spazi appositamente attrezzati o all’aperto;
   Diverse formule:
          locali, regionali, nazionali, internazionali
          generiche (”orizzontali”) o specializzate (“verticali”)
          B-to-B, B-to-C, miste

   Obiettivo: vendita e/o esposizione dei beni/servizi di
    diverse organizzazioni e, in misura crescente, relazioni
    istituzionali.

   Principali attori: ente organizzatore, espositori, visitatori
    (generici e professionali), giornalisti e opinion leaders;

   Modalità di comunicazione: interpersonale e in loco
    (ubicazione e design dello stand, personale, materiali
    illustrativi, animazione ed eventi ecc.).

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2. Inaugurazioni
                     ed eventi di lancio

   Eventi che puntano a suscitare visibilità attorno a nuove
    iniziative promosse dall’organizzazione (es.: apertura di una
    nuova sede, punto vendita etc.; lancio di un nuovo
    prodotto/servizio/iniziativa etc.);
   Obiettivo: spettacolarizzare l’avvio di una nuova attività
    aziendale, richiamando l’attenzione di un ampio pubblico e
    una eco adeguata presso i media;
   Principali attori: vertici aziendali, personaggi di spicco
    (autorità, testimonials etc.), dipendenti, famiglie e altri
    invitati/partecipanti, media e opinion leaders;
   Fra le varianti: dimostrazioni alla forza vendita; vernissage
    etc.
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3. Convegni, congressi,
tavole rotonde

 “Eventi di parola”, con molteplici caratteristiche comuni dal
  punto di vista sia contenutistico che organizzativo;
 Obiettivo: approfondimento di temi tecnico-scientifici
  rilevanti per l’organizzazione promotrice e per i suoi
  stakeholders;
 Principali attori: organizzatori, relatori, moderatore
  (chairperson), partecipanti, giornalisti.
     Congresso: iniziativa ufficiale, in genere a cadenza ciclica, per
      pubblici specifici e omogenei, appartenenti a una stessa
      categoria professionale/sociale;
     Convegno: riunisce pubblici diversi accomunati dall’interesse
      per lo specifico tema trattato (1-2 giorni);
     Tavola rotonda: di più breve durata, prevede il confronto fra
      esperti in presenza di una platea generalmente più ristretta
      (anche in eventi più ampi) o anche in assenza di pubblico;

4. Convention

   Principale evento di comunicazione interna, generalmente a
    cadenza annuale e in più giorni, nel quale l’organizzazione ha la
    possibilità di riunione e coinvolgere con ufficialità la comunità
    aziendale (o gruppi in genere ampi di dipendenti);
   Obiettivi: accrescere informazione, motivazione, senso di
    appartenenza e spirito di gruppo; individuare indirizzi comuni,
    specie in momenti di transizione e cambiamento organizzativo;
   Modalità di comunicazione: diretta top-down, bottom-up e
    orizzontale, mix di contenuti professionali e intrattenimento;
   Principali attori: vertici aziendali, dipendenti, accompagnatori,
    media e opinion leaders, partner, relatori e ospiti di spicco.

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5. Conferenze
                       stampa

   Momenti di incontro con i giornalisti, finalizzati a divulgare
    una notizia rilevante per l’organizzazione e i suoi pubblici;
   Principali formule: news conference, press reception,
    photocall, press briefing/tour, caratterizzate da differenti
    profili organizzativi e di “notiziabilità”;
   Modalità di comunicazione: interventi strutturati e/o
    interazioni con i giornalisti presenti;
   Principali attori: vertici ed esperti aziendali, tecnici,
    giornalisti, agenzie di stampa e fotografiche.

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6. Visite e
                        open day

   Occasioni in cui un’organizzazione consente l’ingresso a
    soggetti esterni, ai quali mostrare dal vivo il proprio
    funzionamento;
   Principali attori: accompagnatori; visitatori generici o
    categorie mirate (es.: clienti potenziali; studenti; giornalisti;
    famiglie dei dipendenti etc.);
      Visite guidate (o factory tour): riservate a invitati/prenotati
       (l’afflusso è prevedibile a priori)
      Open day: ad accesso aperto

   Modalità: pianificazione di itinerari, tempistica, segnaletica ed
    eventuali servizi di supporto (accoglienza, materiali
    informativi, sicurezza, catering etc.).
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7. Road show

   Ciclo di incontri itineranti sul territorio, ispirati a un
    format che si presti a essere replicato (identico o con
    variazioni) nelle diverse sedi ospitanti;
   Obiettivo: presentare in modo diretto , a un vasto pubblico e
    in tempi brevi, un prodotto/servizio o altra iniziativa speciale
    aziendale;
   Modalità di comunicazione: campagna di comunicazione
    locale di supporto;
   Contesto privilegiato: località turistiche; periodo estivo.

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8. Feste e
                          celebrazioni

   Special events volti a generare il coinvolgimento della comunità
    aziendale intorno a una ricorrenza saliente, atta in genere a
    ottenere risonanza presso un pubblico allargato;
   Obiettivo: rigenerare l’appartenenza e le relazioni comunitarie con
    gli stakeholders chiave;
   Principali attori: in genere, tutti i dipendenti e gli stakeholders di
    un’organizzazione; ospiti di spicco e autorità;
   Fra le varianti: «compleanni» e anniversari aziendali
    (riguardanti un’impresa o i suoi protagonisti), che scandiscono la
    storia aziendale attraverso un rituale organizzativo fortemente
    simbolico.
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