Business intelligence: una guida per la media impresa - MIGLIORATE L'EFFICIENZA E L'EFFICACIA DELLA VOSTRA IMPRESA AL DI LÀ DELLE SUE DIMENSIONI

 
White Paper SAP
                                       Business intelligence

Business Intelligence:
Una guida per la media impresa
MIGLIORATE L'EFFICIENZA E L'EFFICACIA DELLA
VOSTRA IMPRESA AL DI LÀ DELLE SUE DIMENSIONI
INDICE

^4   Executive Summary                     10    Vantantaggi della Business
                                                 Intelligence
^5   Quando e perché la vostra
     azienda potrebbe aver bisogno         ^11   Possibilità di l'implementazione
     di una soluzione di Business                della BI
     Intelligence?                         11    Trasformare i collaboratori
                                                 aziendali in consumatori
^6   Cos'è la Business Intelligence?             di BI autosufficienti
 6   In che modo la Business               11    Facilitare l'analisi con il data
     Intelligence supporta oggi                  warehouse
     la media impresa?
                                           ^12   Caratteristiche essenziali
^7   I componenti della BI                       dei prodotti di BI
 7   Molto più di semplici Query
 7   Funzioni di reportistica a tutti      ^13   Caratteristiche essenziali
     i livelli aziendali                         dei fornitori di BI
 7   Analisi avanzate e facili da usare
 8   Tecniche di visualizzazione           ^14   Conclusioni
 9   Distribuzione e controllo
 9   Usare la BI con soluzioni di data
     warehouse e con i sistemi operativi

Michael A. Schiff
Michael A. Schiff, il fondatore e l'analista principale di MAS Strategies, può
vantare un'esperienza trentennale nel settore IT, dove ha dato dimostrazione
di capacità di analisi e di intelligence di mercato, particolarmente importanti
in settori come i servizi di data warehouse e di supporto decisionale avanzato.
Schiff ha conseguito la laurea e il Master of Science in Management Studies
presso la MIT Sloan School of Management di Cambridge, specializzandosi
in ricerche operative e in sistemi informatici.
Executive Summary
Decidere in modo più consapevole
a ogni livello aziendale

La vostra azienda ha puntato su snellimento delle opera­zioni,
acquisizione di clienti, incremento dei ricavi e della redditività
e controllo della concorrenza. E per quanto abbiate ottenuto
ottimi risultati sotto il profilo dell'efficienza operativa (anche
imparando rapidamente da errori com­piuti in passato), state
pensando che dovreste comunque occuparvi maggiormente
di analizzare l'attività in corso e pianificare il futuro. In parti­
colar modo, ciò che non vor­reste vedere più sono i vostri
dipendenti costantemente impegnati a risolvere i soliti pro­
blemi operativi o a far fronte alle emergenze, sottraendo tem­po
ed energia preziosi al complesso del lavoro aziendale.
È dunque fondamentale poter determi­              Siete ben consapevoli del fatto che          Ricordate ancora la prima sede della
nare con maggior precisione quelle                la vostra azienda non può disporre           vostra azienda: il garage del suo fonda­
aree su cui concentrare i vostri sforzi,          delle risorse di un'impresa classificata     to­re. Bene, ora che avete fatto il salto
è inoltre necessario monitorare le attività       fra le Fortune 500, ma sapete anche          di qualità dal garage agli uffici veri e pro­
in modo da identificare e risolvere poten­        che ogni vostro dipendente e collabo­        pri, non sarebbe ora di sostituire i fogli
ziali problemi e al tempo stesso ricono­          ratore ha una dedizione assoluta verso       di calcolo con strumenti più potenti per
scere e sfruttare nuove opportunità               il suo lavoro e verso i propri clienti. Se   le vostre analisi?
nonostante la crisi economica globale.            la vostra azienda è ancora relativamen­te
Tutto ciò garantendo che le metriche              piccola, non significa che non possie­da     Questo white paper SAP vorrebbe per
del reparto e dei singoli dipendenti              un elevato potenziale di crescita.           l'appunto dimostrarvi come poter utiliz­
siano in sintonia con gli obiettivi stra­         Avete già sentito parlare di “Business       zare la Business Intelligence per miglio­
tegici globali.                                   Intelligence” e sapete che le grandi         rare nettamente efficienza ed efficacia
                                                  aziende - e forse anche i vostri diretti     della vostra azienda.
                                                  concorrenti - se ne stanno servendo
                                                  per ottenere un vantaggio competitivo
                                                  sulle altre imprese del vostro settore.
                                                  E, invece, il vostro principale strumento
                                                  di analisi è ancora il foglio di calcolo.

4   White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa
Quando e perché la vostra azienda potrebbe aver
bisogno di una soluzione di Business Intelligence?
LA BUSINESS INTELLIGENCE PUÒ AIUTARE LA VOSTRA AZIENDA?

Ecco alcune tipiche situazioni aziendali       • Tecnologia BI difficile da usare.               • Incapacità nel distinguere i differenti
in cui l'uso di soluzioni di Business            Il direttore vendite della vostra azien­          problemi e assegnare a ognuno il giu­
Intelligence (BI) porterebbe a grandi            da utilizzava strumenti di analisi in             sto grado di priorità. Sebbene alla fine
vantaggi:                                        un'altra società e ora insiste che                sia importante risolvere tutti i problemi,
                                                 vengano utilizzati anche dalla vostra             sarebbe importante poter indi­vidua­re
• Versioni discordanti dei fatti, cioè           azienda. I vostri dipendenti, tuttavia,           quali fra questi richiedono immediata
  dei dati. Le riunioni interdipartimentali      si sono arresi dinanzi alle difficoltà            attenzione. Molto spesso capita di
  pos­sono spesso trasformarsi in                in­contrate nei tentativi di utilizzare           accorgersi che un determinato pro­get­­
  dispute perdendo tempo prezioso                ques­ti strumenti (di cui l'azienda ha            to è in ritardo sui tempi o che alcu­ni
  discutendo animosamente su quale               già acquistato le licenze d'uso) e ora            reparti hanno superato il budget stan­
  foglio di calcolo indichi i dati più           fanno affidamento esclusivamente sui              ziato quando è ormai troppo tardi.
  corretti.                                      fogli di calcolo.
                                                                                                 • Nessun allineamento fra operazioni
• Incapacità di eseguire un'analisi appro­     • Nessuna politica di archiviazione                 e obiettivi strategici. Nonostante l'azien­
  fondita. La vostra azienda sa quale            e conservazione dei dati. Il reparto              da abbia definito i suoi obiettivi stra­
  dei suoi outlet vanta il maggior volume        vendite sta effettuando un controllo              te­gici, non si è certi che questi siano
  di vendite, ma non sa quali prodotti           dei conti e per ogni singolo cliente              in linea con le operazioni quotidiane.
  sono più venduti nelle singole stagioni.       vorrebbe raffrontare le vendite dell’an­          Più di un direttore ha confessato che
                                                 no corrente con quelle di un anno fa.             sebbene sappia come ottimizzare il
• Incapacità di localizzare informazioni         Il foglio di calcolo con i dati dell'anno         lavoro del proprio reparto, vorrebbe
  importanti. Un dipendente dell’area            in corso è a disposizione del reparto             capire meglio in che modo il suo im­­
  contabilità vi informa del fatto che           vendite, ma la persona che sino allo              peg­­no possa supportare gli obiettivi
  sulla rete Intranet aziendale è stato          scorso anno gestiva questi fogli di cal­          generali dell'azienda.
  inserito un importante documento               colo attualmente non lavora più presso
  sulla crescita annuale di ogni vostro          al vostra azienda e nessuno degli altri         • Incapacità di mantenersi conformi ai
  singolo cliente. Il problema è che             vostri dipendenti ha idea di dove pos­            requisiti sulla reportistica. La vostra
  nessuno all’interno dell’azienda rie­          sano trovarsi adesso quei fogli.                  azienda è ancora relativamente giova­
  sce a trovarlo e visualizzarlo.                                                                  ne, ma spera ugualmente di essere
                                               • Flessibilità operativa limitata a causa           quotata in futuro, o per lo meno di
• Reportistica facile da usare. Il vostro        di tecnologie BI insufficienti o assenti.         di­mos­trarsi conforme per gli eventuali
  reparto contabilità crea le fatture dei        La vostra azienda è cresciuta al punto            scenari di business futuri. Il vostro
  clienti usando un normale programma            da vedere la propria base clienti espan­          ruolo di direttore IT vi spinge ad adot­
  di scrittura. I clienti si lamentano spes­     dersi a centinaia di unità. Benché tutti          tare ora le misure del caso per garan­
  so di aver ricevuto due volte la fattura       i clienti siano ugualmente importanti             tire audit trail affidabili in modo che i
  di uno stesso prodotto o spedizione.           per l'azienda, potrebbe essere utile              CEO e CFO possano contare su dati
                                                 conoscere quali sono ogni mese i primi            di business sicuri.
                                                 10 per volume di vendita in modo da
                                                 seguirli più da vicino e offrirgli incentivi.

                                                                     White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa   5
COS'È LA BUSINESS INTELLIGENCE?
PERCHÈ LA MEDIA IMPRESA HA BISOGNO
DI BUSINESS INTELLIGENCE?

In che modo la Business Intel­
ligence supporta oggi la media
impresa?                                              La Business Intelligence consente alle aziende
                                                      di convertire i dati in informazioni utili e significative
La Business Intelligence (BI) consente
alle aziende di comprendere, analizzare               e di distribuire tali informazioni a coloro che ne hanno
e fare previsioni sulle dinamiche del mer­            bisogno, quando ne hanno bisogno, mettendoli
cato e del loro ambiente aziendale. La
Business Intelligence permette di con­                in grado di prendere decisioni tempestive e sulla
vertire i dati in informazioni utili e signi­         base di maggiori informazioni.
ficative e di distribuire tali informazioni
a coloro che ne hanno bisogno, quando
ne hanno bisogno, mettendoli in grado
di prendere decisioni tempestive. Inoltre         Le soluzioni BI vengono di norma                • Monitorare gli ordini dei clienti e le date
la Business Intelligence consente alle            utilizzate dalle medie imprese per:               di spedizione richieste rispetto allo
aziende di combinare i dati provenienti           • Determinare il livello di stock di              stock delle merci finite e adattare il
da un'ampia varietà di fonti e di poter             un prodotto o articolo                          ciclo produttivo e la logistica della
così disporre di una visione a tutto cam­         • Identificare i prodotti più venduti e veri­     supply chain per ridurre i costi di
po sempre integrata e aggiornata.                   ficare se ciò è valido nella stessa misu­       magazzino
                                                    ra per tutti i canali di distribuzione        • Integrare dati operativi, contenuti in
Ciò ha particolare rilevanza per le medie         • Identificare i clienti che hanno ridotto        fogli di calcolo e storici per eseguire
imprese che, sebbene non dispongano                 gli acquisti in modo da offrirgli incen­        analisi – evitando la "confusione dei
delle vaste risorse tipiche delle grandi            tivi speciali per rinnovare la loro fedeltà     fogli di calcolo" – garantendo coerenza
aziende, sono di solito in grado di imple­­       • Implementare dashboard e scorecard              e una versione dei fatti unica
mentare con maggiore rapidità le deci­              in modo che dirigenti e supervisori           • Fornire agli utenti aziendali la possibi­
sioni di business. Per questo genere di             siano in grado di riconoscere rapida­           lità di eseguire le loro analisi ad hoc
impresa la BI rappresenta la soluzione              mente le eccezioni operative.                   senza dover impiegare per questo
vincente: il reparto IT sarà in grado di          • Creare e monitorare le prestazioni              le sempre limitate risorse IT
soddisfare con maggiore efficienza le               e adottare azioni correttive nei casi         • Allineare e misurare le attività gior­
richieste specifiche degli utenti azien­            in cui ci sia il rischio che i risultati        naliere rispetto agli obiettivi stra­
dali che, a loro volta, potranno bene­              non vengano raggiunti                           tegici e individuare rapidamente
ficiare di una maggiore autonomia.                • Confrontare il ricambio del personale           le discrepanze
Tramite un’ottimizzazione della tecnologia          a livello dipartimentale per individuare
informatica la BI consente di miglio­rare           possibili problemi di compatibilità
in modo significativo sia la produzione           • Confrontare le vendite dell'anno alla
che l’analisi, due elementi fondamentali            data attuale con quelle dello scorso
della realtà aziendale.                             anno alla stessa data e fare una pre­
                                                    visione su ciò che potranno essere
                                                    le vendite nell'intero anno

6   White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa
I componenti della BI
UN'AMPIA SCELTA DI STRUMENTI E FUNZIONALITÀ

Molto più di semplici Query                      La reportistica a livello produttivo o azien­     mese di dicembre oppure i prodotti
                                                 dale generalmente prevede la creazione            acquistati dai singoli clienti durante
La gamma di funzionalità della Business          periodica di un numero elevato di report          l'anno precedente. Inoltre, le funziona­
Intelligence è molto ampia, gli strumenti        estremamente dettagliati. Un esempio              lità di analisi avanzate consentono alle
e le funzionalità offerte, che vedono la         potrebbe essere il report destinato al            organizzazioni di definire gerarchie in
tradizionale creazione di report e analisi       direttore delle vendite in cui vengono elen­      modo che, ad esempio, un utente veda
come nucleo centrale. A queste funzio­           cati i volumi di vendita mensili e le relative    per prime le vendite relative alle singole
nalità si aggiungono inoltre controllo della     commissioni in base al commerciale                aree e quindi le vendite nei singoli paesi.
qualità e integrazione dei dati al fine di       e quin­di al cliente, oppure lo stato per         Approfondendo le singole voci, l'utente
consolidare in modo accurato e omoge­neo         singolo prodotto o magazzino. Con molta           può vedere le vendite di ogni negozio
i dati provenienti da più fonti. Dash­board      probabilità la distribuzione dei report           per ogni paese. Ma è possibile vedere
e altre tecniche di visua­lizzazione grafica     è controllata in modo da consentire ai            anche le vendite di ogni prodotto in ogni
consentono agli utenti di compren­dere           singoli direttori delle vendite o della pro­      negozio o le vendite realizzate da ogni
rapidamente i risultati delle analisi, un        duzione di accedere esclusivamente ai             commerciale per ogni prodotto. Queste
componente critico delle funzionalità di BI.     dati dei propri commerciali, prodotti             funzionalità di analisi avanzate consen­
                                                 o magazzini. Questi report possono                tono un facile confronto dei risultati
Gli altri strumenti BI comprendono:              essere inviati per e-mail o visualizzati          relativi a diversi periodi di tempo, in modo
• Una funzione di ricerca per localizzare        con un browser. I report aziendali pos­           che le vendite totali di un prodotto per
  informazioni e report                          sono essere utilizzati anche per gene­            questo mese (o per qualunque periodo)
• Analisi predittiva per individuare             rare rendiconti o fatture di clienti.             possano essere confrontate con quelle
  model­li nascosti e attivare analisi                                                             dello stesso mese dello scorso anno,
  basate su simulazioni                          Analisi avanzate e facili da usare                e l'utente possa inoltre approfondire le
• Scorecard e gestione delle presta­             Grazie alle funzionalità di analisi avan­         voci eseguendo raffronti anno per anno
  zioni per monitorare meglio le met­            zata, gli utenti possono visualizzare             a livello di negozio, cliente o commerciale.
  riche di business e i KPI quali soddis­        i dati in base a diverse classificazioni
  fazione del cliente, redditività, e vendite    o dimensioni (ad esempio, prodotto,               Altre funzionalità avanzate di analisi,
  per singolo dipendente, al fine di             cliente, ubicazione, periodo temporale            ad esempio l'opzione di filtro, possono
  alline­a­re le metriche individuali e dipar­   e commerciale) e scomporre e analiz­              es­sere utilizzate per includere o esclu­
  timentali agli obiettivi strategici            zare in profondità i dati per creare              dere specifici negozi, regioni, prodotti,
  dell'azienda                                   diverse combinazioni, quali le vendite            commerciali o periodi temporali, nonché
                                                 realizzate in ciascuna area durante il            per consentire di visualizzare i primi o gli
Funzioni di reportistica a tutti i livelli
aziendali
Mediante una semplice interrogazione               Star Trac, con sede a Irvine in Cali­for­       lisi e interrogazione ad hoc, dashboard
è possibile accedere al patrimonio di              nia, è un produttore di medie dimen­            interattivi e strumenti di analisi grafiche.
informazioni aziendali per sapere, ad              sioni di attrezzature per fitness di fascia     "L'utilizzo di strumenti di Business
esempio: “Quali erano le vendite to­tali           alta che si rivolge a un mercato globale.       Intelligence veloci e facili da utilizzare ci
del cliente ABC lo scorso dicembre?”               Come molte altre aziende in rapida              consente di risparmiare tempo, aumen­
o “Qual è lo stipendio attuale del dipen­          crescita, i suoi dati erano sparsi in           tare la produttività e raccogliere i dati
dente 157?” o ancora: “Quanto articolo             diversi sistemi, rendendone difficile           significativi per la crescita del business"
123 abbiamo in stock in questo mo­                 l'aggregazione e la riconciliazione             afferma Jeff Kuckenbaker, direttore
men­­­to?” La maggior parte degli strumenti        necessarie per supportare i processi            senior dei sistemi informatici. "Utiliz­
di interrogazione forniscono funzionalità          decisionali e l'allineamento degli obiet­       zeremo SAP BusinessObjects Edge
elementari di reportistica e possono               tivi chiave e dei processi aziendali.           per distribuire le informazioni all'interno
essere utilizzati anche per generare, ad           Star Trac aveva bisogno di una suite            dell'azienda e migliorare così la com­
esempio, semplici report sulle ferie matu­         di prodotti che offrisse funzionalità di        prensione e l'esecuzione delle strate­
rate da ciascun dipendente, ordinate               reportistica fless bili, funzionalità di ana­   gie di crescita".
e calcolate in base ai reparti.

                                                                       White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa     7
ultimi 25 (o altro numero) elencati e per         Una Business Intelligence efficace deve        i fattori (quali il reddito, l'istruzione, l'età,
individuare i prodotti, i negozi o i com­         essere un processo interattivo e gli stru­     l'importo dell'ultimo acquisto di un clien­­
merciali con le prestazioni migliori              menti con funzionalità OLAP integrate          te), che influenzano maggiormente la
o peg­giori. La possibilità di approfondire       devono consentire agli utenti aziendali        ricezione più o meno positiva di una
i risultati nelle loro singole dimensioni         di eseguire analisi dinamiche dei dati.        campagna di marketing.
e di visualizzare subito chi ha le migliori       Come molti addetti al settore IT confer­
o peggiori prestazioni, combinata con             meranno, gli utenti che richiedono report      Tecniche di visualizzazione
le funzioni di drill-down, slice-and-dice,        statici generalmente finiscono con il          Un'immagine vale più di mille cifre: le
e filtri, assicura un'analisi potente             richie­dere anche modifiche e informazio­      tecniche grafiche, tra cui i dashboard,
e di facile utilizzo.                             ni aggiuntive; gli strumenti consentono        complementano perfettamente la gamma
I report semplici sono stati concepiti            agli utenti aziendali di formulare interro­    di funzionalità della Business Intelligence.
a suo tempo per offrire una visualizza­           gazioni generiche e quindi analizzare in       Grazie a strumentazioni simili a quelle
zione passiva, mentre i prodotti più avan­        dettaglio e separatamente le informazioni      disponibili nel cruscotto di un'automobile
zati consentono di eseguire analisi               sottostanti.                                   e a icone quali un semaforo rosso per
inter­attive. Molte di queste funzionalità                                                       indicare situazioni di pericolo e giallo
avanzate erano un tempo disponibili solo          Le componenti BI di base, quali le funzio­     per indicare situazioni di allerta, gli utenti
in prodotti OLAP (Online Analytical Pro­          nalità di reportistica e analisi interattiva   possono riconoscere rapidamente le con­
cessing) specialistici che prevedevano            sono utilizzate per visualizzare o analiz­     dizioni eccezionali.
l'uso di database proprietari e l'assistenza      zare la situazione corrente o passata,
di personale tecnico specializzato.               mentre l'analisi predittiva o il data mining   Spesso si dice che se qualcosa non
La funzionalità OLAP è ora spesso incor­          consentono agli utenti di simulare scenari     può essere misurato, non può essere
porata negli strumenti di analisi, per            futuri, una funzione essenziale in un          nemmeno gestito. Scorecard e altri
consentire agli utenti aziendali di ese­          periodo di crisi economica. La tecno­          strumenti di gestione delle prestazioni
guire analisi dinamiche dei dati; si può          logia BI utilizza sofisticate tecniche di      consentono di stabilire parametri azien­
fare per esempio, clic su un numero in un         statistica per individuare le relazioni        dali, aggiornare e monitorare i risultati
report per eseguire il drill down e analiz­       nascoste o meno ovvie. Può essere              e comunicarli alle persone interessate
zare i dettagli di quella voce. Spesso            utilizzata per identificare i fattori che      in modo da identificare sul nascere i pro­
ciò consente di individuare la causa di           influenzano maggiormente le affinità           blemi e intraprendere le azioni correttive
un problema.                                      e i motivi di contrasto con i clienti oppure   del caso. I dashboard sono spesso utiliz­
                                                                                                 zati per visualizzare i parametri presta­
                                                                                                 zionali e consentono di visualizzare nel
Marcus & Millichap Real Estate Invest­            del repar­to Finance di Marcus & Millichap,    dettaglio le informazioni sottostanti
ment Services Inc. è una società                  “L'intermediazione è un gioco che si basa      a partire da immagini grafiche. Altre
specializzata nell'intermediazione per            sulle informazioni, e il tipo e la qualità     tecniche di visualizzazione includono
investimenti in beni immobili, che offre          delle informazioni che vengono fornite         i "dispositivi di scorrimento" che possono
servizi di vendita, finanziamento, ricer­ca       ai propri clienti con­sen­tiranno loro di      essere utilizzati per eseguire analisi what
e consulenza per investimenti nel settore         distribuire con maggiore efficienza i loro     if, mostrando, ad esempio, come i margini
immobiliare. Con I'implemen­tazione del           asset e massi­miz­zare il ritorno econo­       di profitto aumenterebbero proporzional­
software SAP® Business-Objects™ Edge,             mico. Con l'imple­men­tazione di SAP           mente ai ricavi derivanti da manutenzione
la società è stata in grado di distribuire        BusinessObjects Edge, siamo in grado           o in modo inversamente proporzionale
in modo efficiente ai propri agenti le            di aggregare i dati rapidamente e quindi       alle spese di distribuzione.
informazioni aggior­nate sui mercati. Come        di distri­buirli a tutti i nostri agenti
ha dichiarato Marty Louie, vice presidente        e team dirigenziali.”

8   White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa
La qualità dei dati è particolarmente
                                                                                               importante sia per i sistemi operativi
    Sebbene per molte aziende di piccole e medie dimen­                                        che per i data warehouse. In un ambien­
    sioni i fogli di calcolo costituiscano lo strumento di BI                                  te operativo, l'ultima cosa che si desidera
                                                                                               fare è spedire l'ordine sbagliato all'indi­
    principale, la maggior parte di esse è ora dell'opinione                                   rizzo sbagliato, consegnare 50 chili di
    che si tratti di una soluzione a breve termine che                                         un prodotto anziché 5, fornire a un pazien­
                                                                                               te la medicina sbagliata oppure trasferire
    peraltro crea confusione e genera risultati di analisi                                     fondi a un conto bancario errato. In un
    non uniformi.                                                                              ambiente di data warehouse, nessuno
                                                                                               vuole prendere decisioni basate su dati
                                                                                               incompleti, errati o discordanti. L'utilizzo
                                                                                               di strumenti per la qualità dei dati può
Distribuzione e controllo                     Usare la BI con soluzioni di data                fare in modo che tutto questo non accada.
La Business Intelligence non si limita        warehouse e con i sistemi operativi
all'applicazione di determinati strumenti     L'utilizzo della BI, in ogni caso, non           Utilizzando la Business Intelligence
ma riguarda anche la distribuzione e il       è strettamente limitato agli ambienti            in combinazione con i sistemi operativi
controllo. Le aziende devono essere in        di data warehouse nei quali le istan­            e i data warehouse, un'azienda può
grado di pubblicare report sul Web e farli    tanee di dati provenienti da più sistemi         migliorare le operazioni di routine e con­
pervenire agli utenti mediante il disposi­    vengono consolidate ai fini dell'analisi.        frontare i risultati correnti con i valori
tivo portatile che preferiscono. È anche      Infatti si può utilizzare la BI anche con        storici al fine di identificare le tendenze
vero però che non tutti i dipendenti pos­     i sistemi operativi.                             ed eliminare i problemi prima che
so­no avere accesso a qualsiasi report                                                         diventino seri.
o analisi: l'amministrazione e il controllo   In questi casi, la Business Intelligence
fanno parte dell'ambiente di Business         può essere utilizzata per mostrare valori
Intelligence.                                 correnti, quali livelli di magazzino, saldi
                                              di clienti non pagati, salari o frequenza
L'utilizzo di prodotti di BI di largo con­    degli studenti. Se utilizzata in connes­
sumo non esclude necessariamente              sione al data warehouse, i cui dati rela­
quello dei fogli di calcolo. Al contrario,    tivi a precisi momenti temporali vengono
la Business Intelligence può collegare        di frequente prelevati da diversi sistemi
in modo controllato i fogli di calcolo ai     operativi grazie a tecnologie di integra­
dati più aggiornati e allo stesso tempo       zione e di qualità dei dati, la Business
garantirne una distribuzione e un con­        Intelligence prevede il raffronto dei
trollo appropriati, in modo da eliminare      risultati relativi a diversi periodi di tempo.
situazioni caotiche, ad esempio in occa­      Un uso tipico potrebbe essere il con­
sione di riunioni aziendali, in cui l'accu­   fronto delle vendite realizzate nel trime­
ratezza dei fogli di calcolo non sarà più     st­re corrente con quelle dello stesso
un problema. Anche la capacità di indi­       trimestre nei tre anni precedenti. Alcuni
viduare e ricercare report pertinenti fa      fornitori di sistemi per l'integrazione dei
parte del panorama della Business             dati offrono connettori o kit di integra­
Intelligence: un report di cui nessuno        zione che facilitano l'accesso al software
conosce l'esistenza o l'ubicazione è di       applicativo commerciale.
ben poca utilità.

                                                                   White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa   9
Vantaggi della Business Intelligence
COME RENDERE PIÙ EFFICIENTI E PIÙ
EFFICACI LE ATTIVITÀ AZIENDALI

                                                                                                      più strategiche come l'uso della giusta
                                                                                                      tecnologia per garantire analisi di alto
     Quando si sceglie un prodotto di Business Intelligen­                                            livello agli utenti aziendali. Ciò ha fornito
                                                                                                      agli utenti aziendali tempi di risposta più
     ce, oltre alle specifiche caratteristiche del prodotto                                           rapidi nonché la capacità di approfondi­
     è importante considerare anche altri fattori quali: facilità                                     re le singole voci ed eseguire analisi
                                                                                                      interattive, consentendo al reparto IT
     d'uso, facilità di implementazione e amministrazione,                                            di prestare un servizio più efficace ed
     scalabilità, opzioni di interfaccia e capacità di integra­                                       efficiente all'intera azienda.

     zione nell'ambiente operativo dell'attuale e futura piatta­                                      Sebbene molti manager e supervisori
     forma aziendale.                                                                                 siano orgogliosi delle proprie capacità
                                                                                                      intuitive, la Business Intelligence offre
                                                                                                      gli strumenti per mettere alla prova
                                                                                                      le loro intuizioni e perfino scoprirne di
Prendere decisioni è uno degli aspetti             problemi quando si verificano condizioni           nuove. Consente agli utenti aziendali
più importanti del ruolo del manager.              anomale, come nel caso di un calo delle            di visualiz­zare i risultati partendo da un
Migliorando la qualità generale dei pro­           vendite del 20% rispetto alle previsioni           livello gene­rale e procedendo nei parti­
cessi decisionali non solo si rende più            o di una riduzione dello stock al di sotto         colari in modo da analizzare le informa­
efficace l'attività aziendale in senso             del valore soglia.                                 zioni sottostanti. La Business Intelligence
generale, ma si ottiene anche una mag­                                                                è una delle chiavi fondamentali per
giore efficienza a tutti i livelli aziendali.      Poiché le suite di prodotti di BI compren­         migliorare l'efficienza dei processi
La Business Intelligence migliora le               dono una varietà di opzioni funzionali, le         decisionali.
capa­cità decisionali in seno all'azienda          organizzazioni possono scegliere quelli
e vi aiuta non solo a svolgere le vostre           più idonei all'attività in corso e al livello      Quando si sceglie un forni­
attività ma anche a gestirle con maggio­           di esperienza dei singoli dipendenti –
re efficienza ed efficacia.                        implementando le funzioni che sono subito          tore di Business Intelligen­ce,
                                                   necessarie e aggiungendone altre quando            è importante valutare
La Business Intelligence consente agli             richiesto. Sebbene in passato gli stru­
utenti aziendali di analizzare e compren­          menti di BI fossero utilizzati solo da tec­        diversi fattori, comprese
dere meglio i piani e i risultati della propria    nici specializzati, ora la maggior parte del       la sua esperienza, reputa­
organizzazione. Fornisce una panora­               personale è in grado di utilizzarli profi­
mica su ciò che funziona correttamente             cuamente, contribuendo così a diffonde­            zione e stabilità – oltre alla
e identifica tempestivamente le aree               re l'uso della Business Intelligence a tutti       sua capa­cità di fornire
problematiche consentendo di intrapren­            i livelli dell'organizzazione. Il ruolo dell'IT,
dere le necessarie azioni correttive.              che in passato prevedeva attività quali il         servizi professionali e alla
Può essere utilizzata per individuare              mantenimento di nomi utente e password             qualità e forza delle sue
tanto le opportunità quanto i problemi             o l'aggiornamento dei report, ha cono­
e fornisce un alert rispetto ai potenziali         sciuto un'evoluzione positiva verso attività       partnership.

10   White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa
APPROCCI PER L'IMPLEMENTAZIONE DELLA BI
UNA PICCOLA AZIENDA PUÒ
MUOVERSI MOLTO IN FRETTA

Avviare un'iniziativa di implementazione         In generale, una volta che un'organizza­         Dopo aver utilizzato la BI per scopi
della BI non deve essere per forza dispen­­      zione scopre i vantaggi della BI, è molto        semplicemente operativi, le aziende
sioso, soprattutto se si sceglie un forni­       probabile che ne diffonda rapidamente            puntano a utilizzarla per analisi più appro­
tore in grado di offrire una suite di pro­       l'utilizzo all'interno di tutta l'azienda.       fondite, confrontando fra loro i dati che
dot­ti che consenta di ampliare facilmente       L'implementazione di strumenti di BI di          fanno riferimento a diversi periodi temporali.
l'uso della BI, implementando gli strumenti      largo consumo non esclude l'utilizzo dei         Questa operazione è facilitata dall'uso
necessari contemporaneamente alla                fogli di calcolo. Al contrario, il reparto IT    di un data warehouse che contiene i dati
crescita del business.                           deve stabilire procedure di distribuzione        storici e rende pertanto possibile questi
                                                 e controllo adeguate e acquisire strumenti       raffronti. Il data warehouse, infatti, contiene
Trasformare gli utenti aziendali                 di BI in grado di interfacciarsi con essi.       di norma dati raccolti da diverse fonti.
in consumatori di BI autosufficienti                                                              Questi dati possono essere caricati grazie
                                                                                                  all'uso di un software per l'integra­zione
Per effettuare il passaggio (dall'uso            Facilitare l'analisi con                         dei dati, mentre è a sua volta il software
in genere poco disciplinato) dei fogli           il data warehouse                                per la qualità dei dati che li rende accurati
di calcolo, è spesso consigliabile iniziare                                                       e uniformi. Molte aziende hanno tentato
con piccoli passi, magari implementando          Gli utenti della BI sono sempre molto            di costruire dei data warehouse nei
uno strumento di BI per attività di query        eterogenei, da coloro che la usano per           quali, per scopi pratici, accumulare tutti
e reportistica all'interno di un solo sistema.   la prima volta ai più esperti. Il reparto IT     i loro dati. L'uso dei software per la qualità
In seguito si può quindi introdurre l'uso        può configurare e applicare politiche per        dei dati serve appunto ad evitare questo
di BI in altri sistemi e utilizzare un numero    definire chi può accedere a determinati          tipo di approccio. Un vecchio adagio dei
maggiore di funzionalità via via che l'orga­     report e chi può creare report personaliz­       reparti IT recita: "spazzatura che entra,
nizzazione acquista padronanza della             zati. I pacchetti software di largo consumo      spazzatura che esce", e vale tanto per i data
tecnologia. Il sistema che presenta il           sono talvolta integrati con gli strumenti        warehouse quanto per i sistemi operativi.
maggior numero di backlog di report              di BI più diffusi, e pertanto la vostra
è un buon punto di partenza. Sebbene             azienda potrebbe avere già avuto la possi­
il reparto IT possa ridurre il backlog uti­      bilità di utilizzarli.
lizzando gli strumenti di BI, l'obiettivo
finale deve essere quello di rendere gli
utenti aziendali autonomi, riducendone             FreshDirect, azienda che opera                 i trend in corso e comprendendo quali
la dipendenza dal reparto IT per l'esecu­          online nella consegna di generi alimen­        conseguenze avevano sul business,
zione delle analisi necessarie.                    tari, ha utilizzato il software SAP®           e riuscendo anche a capire quali prodotti
                                                   BusinessObjects™ Edge per avere mag­           avevano effetti negativi o positivi sulla
Il reparto IT può assistere gli utenti azien­      giori informazioni su reclami e riscon­        fidelizzazione dei clienti. Grazie a tali
dali mediante la funzionalità di "analisi          tri dei clienti, in modo da individuare        informazioni, i dirigenti hanno potuto
guidata" disponibile in alcuni strumenti           i problemi chiave della propria catena         riesaminare i processi dei loro impianti
di BI; tale funzionalità consente di ese­          di valore, comprendere meglio i trend          che avevano evidenziato problemi – sia
guire analisi personalizzate mediante la           aziendali e quindi valutare in che misura      per le operazioni di prelievo che che per
creazione di report basati su parametri            tutto ciò ha conseguenze sull'attività.        la linea di assemblaggio – eliminando
e criteri di filtro selezionati dall'utente.       Con SAP BusinessObjects Edge, i report         i problemi alla fonte. In conseguenza di ciò,
Gli utenti che acquisiscono più espe­              sui riscontri dei clienti sono diventati       FreshDirect ha potuto migliorare la qualità
rien­za possono addirittura generare report        un'autentica miniera d'oro. Utilizzando        del prodotto e delle sue spedizioni, con
personalizzati e aggiungerli alla biblioteca       le informazioni dei report, FreshDirect        forti risparmi sugli sconti accordati
di report dell'azienda. Spetta alle singole        è stata in grado di scavare nei dati dei       ai clienti per compensare ai problemi
aziende scegliere la strategia migliore.           clienti prodotto per prodotto, individuando    di imballaggio o consegna.

                                                                      White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa   11
Caratteristiche essenziali
dei prodotti di BI
GUARDARE OLTRE LE FUNZIONI DEL PRODOTTO
E PENSARE AI PROPRI UTENTI

Quando si sceglie un prodotto di                     dati e con la capacità di visualizzare            tramite abbonamento che su richiesta.
Business Intelligence, oltre alle specifiche         i dati come se questi provenissero da             Anche la possibilità di avvisare gli
caratteristiche del prodotto è importante            una singola fonte permette di ottenere            utenti quando si verificano determinati
considerare anche altri fattori quali: facilità      questo risultato.                                 eventi o vengono superati determinati
d'uso, facilità di implementazione                                                                     valori di soglia ha la sua importanza.
e amministrazione, scalabilità, opzioni di         • Integrazione con il software utilizzato,
interfaccia e capacità di integrazione               in particolare con Microsoft Office.            • La capacità di distribuire i report su
all'ambiente operativo dell'attuale e futura         Ciò consente agli utenti di integrare             un'ampia varietà di computer e dispo­
piattaforma aziendale.                               l'uso della BI con quello dei loro abituali       sitivi mobili, con i contenuti formattati
                                                     strumenti, riducendo i requisiti di forma­        in modo adeguato per le funzionalità
Indichiamo di seguito alcune delle principali        zione in seno all'azienda.                        di tali dispositivi
caratteristiche da considerare:
                                                   • Supporto di più sistemi operativi. Avrete       • Potenti funzionalità di ricerca che facili­
• La scelta di una suite di prodotti inte­           sempre più opzioni disponibili in futuro          tano il reperimento delle informazioni
  grata con una gamma di funzioni che                senza limitare l'azienda all'uso di un            e la localizzazione delle analisi e dei
  la vostra azienda può usare quando                 singolo sistema operativo. Ad esempio,            report desiderati
  lo ritiene necessario. La capacità di              l'importanza di Linux sta crescendo
  crescita della vostra azienda non deve             rapidamente ed è consigliabile scegliere        • Una suite di pro­dotti che contiene uno
  superare quella del vostro fornitore               un prodotto BI che lo supporti.                   strato semantico mette gli utenti al
  di BI. Inoltre, utenti diversi richiedono                                                            riparo dalle comples­sità tecniche in
  funzionalità diverse e una suite di pro­         • Facilità di installazione e distribuzione         modo non intrusivo, consentendo
  dotti integrata è in grado di offrirvi la          iniziali, e facilità d'uso per aggiungere         loro di concentrarsi sui problemi aziendali
  flessibilità di implementazione migliore.          nuovi utenti. Ciò non permette solo di            anziché su dettagli tecnici del software.
                                                     aggiungere nuovi utenti in modo facile,           Gli utenti che invece hanno bisogno
• Funzionalità di qualità dei dati per               ma aumenta la produttività del reparto IT.        di conoscere l'origine dei dati e le
  garantire una base dati solida in modo                                                               formule sottostanti, ad esempio il metodo
  che l'azienda possa analizzare dati              • Strumenti amministrativi potenti ma di            di calcolo dei profitti lordi e netti, devono
  sempre accurati, uniformi e completi.              facile utilizzo. Il vostro reparto IT deve        poter accedere prontamente alle
  La disponibilità di dati di alta qualità           poter controllare "chi accede a cosa"             informazioni sulla provenienza dei dati.
  consente di prendere decisioni corrette            e garantire quindi quel livello di sicurezza
  ed elimina i problemi legati alla presenza         e privacy che non è semplicemente
  di versioni discordanti dei fatti.                 possibile se si utilizzano fogli di calcolo.
                                                     I vostri dati rappresentano un bene
• La capacità di accedere e integrare dati           aziendale che i prodotti BI devono proteg­
  provenienti da un'ampia varietà di fonti.          gere e allo stesso tempo rendere
  Sebbene inizialmente molte aziende                 accessibile in modo efficiente agli utenti
  preferiscano eseguire le analisi in                che ne hanno bisogno.
  singoli sistemi, prima o poi si presenterà
  la necessità di analizzare i dati pro­           • La potente funzionalità di catalogazione
  venienti da diverse fonti come se fossero          e distribuzione dei report consente
  un unico insieme. Una suite di prodotti            agli utenti aziendali autorizzati di ricevere
  con una tecnologia di integrazione dei             le proprie analisi sia periodicamente

12   White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa
Caratteristiche essenziali
dei fornitori di BI
Capire bene chi vi fornisce il prodotto

Quando si sceglie un fornitore di                  di reagire tempestivamente alle nuove            Web. Il modello SaaS può avere uno
Business Intelligence, è importante valu­          domande del mercato e di mettere                 speciale appeal per le piccole imprese
tare diversi fattori, comprese la sua              a disposizione della vostra azienda la           che desiderano minimizzare i costi di
esperienza, reputazione e stabilità – oltre        tecnologia di cui ha bisogno.                    startup garantendosi la possibilità di
alla sua capacità di fornire servizi pro­                                                           avere il software in-house in un secondo
fessionali e alla qualità è forza delle sue      • Una tradizione di visione e innovazione.         tempo nel quale siano mature migliori
partnership.                                       Un fornitore con una comprovata atti­            condizioni economiche.
                                                   tudine all'innovazione e alla leadership
Indichiamo di seguito alcune delle princi­         di settore non è solo in grado di soddi­       • Una vasta rete di partner, sia di fornitori
pali caratteristiche da considerare:               sfare le esigenze attuali dei suoi clienti,      di software che di consulenti. Un crite­
                                                   ma anche di prevedere quelle che                 rio per misurare il "grado di apertura"
• La preparazione del fornitore e le sue           saranno le loro necessità future.                è il numero di prodotti software di terze
  capacità di formazione. Sebbene nume­                                                             parti con cui è compatibile lo strumento
  rosi fornitori offrano formazione presso       • Reputazione e capacità come fornitore            di BI. Un fornitore che incoraggia attiva­
  la loro sede e in azienda, alcuni hanno          specializzato in prodotti di BI. Man             mente la formazione di partnership
  sviluppato corsi di formazione che pos­          mano che nell'azienda si diffonde l'uti­         difficilmente avrà problemi a integrare
  sono essere eseguiti al computer in              lizzo della Business Intelligence,               la sua tecnologia con i vostri ambienti
  modo autonomo; questi corsi assistono            è probabile che questa venga applicata           software correnti e futuri. I fornitori
  i nuovi utenti nelle fasi iniziali e aiutano     a un numero crescente di sistemi                 con una solida base di partner consu­
  gli utenti esperti ad acquisire rapida­          e database. Anche se il vostro fornitore         lenti renderà più semplice il compito
  mente padronanza delle funzionalità              di database è in grado di offrirvi tecno­        di ottenere consulenze esterne nei casi
  più avanzate del prodotto.                       logia BI proprietaria, che cosa accadrà          in cui la vostra organizzazione avesse
                                                   se la vostra organizzazione decide di            necessità particolari.
• Una reputazione comprovata di suc­               utilizzare un altro database? Ciò che
  cessi e di crescita – sia in termini di          vi occorre è uno specialista del settore       • Un fornitore con un set di prodotti che
  ricavi che di capacità. Una crescita e una       BI che sia in grado di gestire un'ampia          gli garantisce un percorso di crescita
  redditività solide indicano di solito una        varietà di fonti dei dati.                       sicuro. La vostra organizzazione ha
  gestione attenta e una buona accetta­                                                             necessità di una soluzione che fun­
  zione del prodotto. Ciò permette al            • Più opzioni di vendita. Molti fornitori          zioni bene in diversi sistemi operativi
  fornitore di servire meglio i propri clienti     concedono in licenza prodotti che                e in diversi ambienti di data warehouse,
  investendo nel futuro.                           verranno eseguiti sui vostri server              in modo da disporre della massima
                                                   aziendali, mentre altri offrono anche            flessibilità in fase di implementazione.
• Un'attività passata che annovera l'acqui­        servizi "su richiesta" o SaaS
  sizione di tecnologie complementari              (Software as a Service). In questo             • Una reputazione costruita sui successi
  e la loro eccellente integrazione con            secondo caso, il fornitore ospita il             e un'esperienza estensiva con aziende
  le proprie. Un fornitore con queste              software sui propri server e autorizza           di tutte le dimensioni. È molto proba­
  caratteristiche ha maggiori probabilità          i clienti a utilizzarlo tramite un browser       bile che la vostra azienda vada incon­
                                                                                                    tro a una crescita e a un'espansione.
                                                                                                    Può non essere un colosso oggi, ma
Avviare un'iniziativa di implementazione della BI non deve                                          potrebbe diventarlo domani. Scegliete
                                                                                                    un fornitore con il quale crescere di
essere per forza dispensioso, soprattutto se si sceglie un                                          pari passo.
fornitore in grado di offrire una suite di prodotti che con­
                                                                                                  • Una presenza multinazionale. Se pre­
senta di ampliare facilmente l'uso della BI, implementando                                          vedete di arrivare a operare su scala
gli strumenti necessari contemporaneamente alla crescita                                            internazionale, vi occorre un fornitore
                                                                                                    che sia in grado di fare altrettanto.
del business.

                                                                      White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa   13
Conclusioni
Migliorare i risultati aziendali
con la Business Intelligence

  La Business Intelligence consente agli utenti aziendali
  di analizzare e comprendere meglio i piani e i risultati
  della propria organizzazione. Fornisce una panoramica
  su ciò che funziona correttamente e identifica tempe­
  stivamente le aree problematiche consentendo di intra­
  prendere le necessarie azioni correttive. Può essere
  utilizzata per individuare tanto le opportunità quanto i pro­
  blemi e fornisce un avviso rispetto ai potenziali problemi
  quando si verificano condizioni anomale.

Tutti i dipendenti hanno la responsabilità         Sebbene per molte aziende di piccole
di prendere le migliori decisioni possibili        e medie dimensioni i fogli di calcolo costi­
basandosi sui dati a loro disposizione in          tuiscano lo strumento di BI principale,
quel determinato momento. Poter disporre           la maggior parte di esse è ora dell'opi­
di una migliore capacità di analizzare i dati      nione che si tratti di una soluzione
e di convertirli in informazioni utili consente    a breve termine che peraltro crea con­
di prendere decisioni di qualità superiore.        fusione e genera risultati di analisi non
                                                   uniformi. Ciò non significa che l'uso dei
La Business Intelligence offre una gamma           fogli di calcolo debba essere abbando­
di strumenti e soluzioni che supportano            nato, ma deve essere integrato nel set
il raggiungimento di questo obiettivo La           di strumenti di BI dell'azienda, soprat­
BI è infatti la tecnologia che opera die­          tutto se utilizzato unitamente a una suite
tro le quinte, ed è un componente chiave           di prodotti BI commerciali che si integrano
per garantirsi maggiore efficacia nell'as­         ai fogli di calcolo.
sunzione delle decisioni. Poiché consente
di allineare gli sforzi delle persone              Non sarebbe bene che la vostra azienda
e dell'azienda alle strategie aziendali, per­      utilizzasse la Business Intelligence per gesti­
mette di ottenere risultati migliori a tutti       re la sua attività in modo più intelligente?
i livelli dell'organizzazione.

14   White Paper SAP – Business Intelligence: Una guida per la media impresa
50 093 208 itIT (09/04)
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