Azienda Sanitaria Firenze - L'esperienza dell'ASL 10 di Firenze: il progetto OLA
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Azienda Sanitaria Firenze
L’esperienza dell’ASL 10 di Firenze: il progetto OLA
Azienda Sanitaria FirenzeSnellire la sanità pubblica
Quello che accade oggi si può riassumere in pochi punti:
- Le prestazioni erogate nei confronti dei cittadini
crescono al ritmo del 5% medio annuo a seguito di
vari fattori:
invecchiamento della popolazione
progresso scientifico e tecnologico
- I costi di produzione, salvo rare eccezioni, subiscono
aumenti intorno al 2-3% medio annuo
- Il finanziamento per la sanità pubblica cresce ad un
ritmo inferiore (nella nostra regione mediamente
con tassi intorno all’1,5% annuo).
Azienda Sanitaria Firenze“Sebbene i sistemi sanitari abbiano fatto progressi
significativi negli ultimi anni molti problemi
rimangono da risolvere:
• deficit economici
• eventi avversi evitabili
• limiti di offerta
• liste d’attesa
D. Jones e A.Mitchell “Lean thinking for the NHS” 2006
Azienda Sanitaria FirenzeLe Aziende Sanitarie si trovano così a fronteggiare una
sfida significativa: ricercare una soluzione che possa
simultaneamente
- migliorare la qualità,
- tenere alto il morale dei dipendenti,
- riorganizzare le attività, allocare al meglio le risorse,
aumentare la produttività,
- tenere il bilancio in ordine.
Azienda Sanitaria FirenzeL’Azienda in pochi numeri
800.000 Cittadini residenti
850.000 Cittadini assistiti
6.500 Dipendenti
1.350 Medici convenzionati
6 Ospedali
1.100 Posti letto
190 Strutture territoriali
14 Case di cura private accreditate
1.400 Posti letto nelle case di cura private
80 Strutture residenziali per anziani e disabili (pubbliche e private)
3.450 Posti letto nelle strutture residenziali
1.350.000.000 Risorse economiche gestite annualmente
Azienda Sanitaria FirenzeCosa succede in un giorno qualsiasi nel territorio della nostra Azienda ?
2.700 persone telefonano al 118 752 persone assistite a domicilio
278 altri interventi del 118 438 trasporti in ambulanza
712 pazienti al pronto soccorso 160 pazienti operati
4.500 pazienti sono in ospedale 427 ricoverati in ospedale
11.000 visite specialistiche 2.400 telefonate al CUP
25.000 ricette per farmaci staccate 650.000 prenotazioni di prestazioni
2.000 persone ai SERT attive
1200 persone fanno un prelievo 590 bambini nei consultori
1.082 persone fanno riabilitazione
Azienda Sanitaria Firenze……..lunghe attese al DEA
… ricoveri programmati rinviati
……ricoveri in appoggio
…….. rinvio di interventi chirurgici e
procedure
… allungamento improprio delle
degenze
……………………………..
Azienda Sanitaria FirenzeModelli di assistenza immodificati da almeno 25 anni Azienda Sanitaria Firenze
• Tribù professionali e abbondanza di compartimentazioni stagne • Layout con monoliti che impediscono un flusso scorrevole del lavoro Azienda Sanitaria Firenze
“Ogni sistema è perfettamente disegnato per raggiungere i risultati che ottiene” Azienda Sanitaria Firenze
Che soluzione? Serviva una strategia con la quale arrivare ad una migliore allocazione delle risorse a disposizione in modo da generare maggior valore da distribuire ai cittadini. Ma per fare tutto questo occorreva un metodo…. Azienda Sanitaria Firenze
La nostra storia in materia di lean thinking • 2004: Introduzione al Lean Thinking e Kaizen con consulenti esterni (due settimane Kaizen in due dei presidi ospedalieri aziendali) • 2005: Formazione al Lean Thinking dello staff della struttura Qualità Aziendale • 2006: Identificazione di alcune attività ospedaliere che potevano beneficiare di una rilettura dell’intero percorso • 2007: riorganizzazione aziendale. Avvio programma OLA (Organizzazione Lean dell’Assistenza) Azienda Sanitaria Firenze
Azienda Sanitaria Firenze
3 principi guida
Organizzazione semplice
Processi centrati sull’utente
Valorizzazione delle competenze
Azienda Sanitaria FirenzeChe soluzione? La strategia individuata comporta l’abbandono dei vecchi modelli organizzativi per funzione che spezzettavano i processi operativi e gestionali interni rendendo difficoltosa l’integrazione orizzontale e restringendo la visione degli obiettivi aziendali ai professionisti coinvolti (obbligati a lavorare solo sulla propria piccola fetta di attività). Azienda Sanitaria Firenze
Ragionare in termini di catena del valore Azienda Sanitaria Firenze
Struttura organizzativa secondo i flussi del valore
Dipartimenti
Emergenza Chirurgico Medico Materno Terapie Oncologico Diagnostica Laboratori
Infantile Intensive Immagini
Ospedali
Linea
Linea ricoveri
ricoveri chirurgici
chirurgici –– programmati/urgenza
programmati/urgenza
Linea
Linea ricoveri
ricoveri medici
medici –– programmati/urgenza
programmati/urgenza
Linea
Linea outpatients
outpatients
Percorso
Percorso nascita
nascita
Linea
Linea low
low care
care
Azienda Sanitaria FirenzeLa metodologia utilizzata: gli eventi kaizen
Kaizen Gennaio 2007 avvio costruzione prototipo chirurgia
Kaizen Aprile – giugno 2007 roll out linee chirurgiche
Maggio – settembre 2007 prototipo high care medica e intensive care
Kaizen
Settembre – dicembre 2007 roll out high care medica
Kaizen
Kaizen Ottobre – dicembre 2007 prototipo outpatients
Kaizen Gennaio 2008 roll out outpatients
Azienda Sanitaria FirenzeGli eventi “prototipo” sono stati sviluppati
come settimane di lavoro full immersion
All’occorrenza, sono
La tecnica del
state reperite le
brainstorming è stata
informazioni necessarie
impiegata diffusamente
al gruppo di lavoro
Azienda Sanitaria FirenzeEventi kaizen negli ospedali Eventi kaizen full immersion dal lunedì al venerdì, nei singoli ospedali, con la partecipazione di tutte le professionalità coinvolte nella linea Azienda Sanitaria Firenze
La metodologia utilizzata: gli eventi kaizen
Programma settimana di miglioramento
Fase informativa
• Incontro informativo, la settimana precedente la settimana di
miglioramento, a tutto il personale da parte del Responsabile/i delle
strutture coinvolte
Fase operativa
• Analisi situazione di partenza
• Definizione dei percorsi
• Individuazione criticità 1 settimana
• Verifica dei dati
• Ipotesi di soluzioni
• Implementazione interventi 6 settimane
Fase di verifica
• Raccolta e analisi dei dati 1 settimana
• Comunicazioni risultati
Azienda Sanitaria FirenzeAzienda Sanitaria Firenze
Azienda Sanitaria Firenze
500- Azienda Sanitaria Firenze
OLA dal 2006 al 2008
Disegno
dell’ospedale lean
Modello di linea Modello di cellula
Azienda Sanitaria FirenzeModello di linea
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Azienda Sanitaria Firenze“Linea” • Disegnate per un alto volume di pazienti • L’elemento comune non è il problema clinico ma bisogni assistenziali soddisfatti da una stessa linea di attività • Hanno chiari obiettivi di performance Azienda Sanitaria Firenze
Layout generale degenze chirurgiche
Cellula degenza ≤ 5 giorni
blocco di degenza
L. chir. progr.
cellula deg. ≤5gg
Linea chirurgia programmata
cellula degenza >5gg Linea chirurgia in urgenza
blocco di degenza blocco di degenza blocco di degenza blocco di degenza
Cellula degenza > 5 gg Cellula urgenza
Azienda Sanitaria FirenzeModello di cellula
Ogni cosa al suo posto
Ciascun paziente è
Attenzione costante fino l’unico paziente
alla soluzione
Equipe multidisciplinare
Azienda Sanitaria FirenzeLa cellula
Stanze di servizio
Stanze di degenza
La cellula è stata concepita come
una unità di lavoro ben definita e
delimitata
Sostituisce l’organizzazione a
“lotti” con quella a flusso
continuo
Fornisce tutte le risorse
necessarie per aumentare la
rapidità dell’azione
Azienda Sanitaria Firenze Stanza di cellula (luogo di lavoro
multiprofessionale)
Documentazione clinica dei pazienti
presenti nella cellula
Computer e stampante
Telefono e fax
Apparecchi elettromedicali
(Apparecchio per rilevazione parametri
vitali )
Carrelli multifunzionali
Carrello igiene
Carrello per biancheria sporca
Il carrello dell’emergenza sta sulla Linea
Azienda Sanitaria Firenze“Un posto per ogni cosa ed
ogni cosa al suo posto”
Azienda Sanitaria FirenzeApprovvigionamento just in time
Kanban: semplicità e fluidità del sistema
Riduzione: - delle scorte presenti in reparto
- del tempo uomo
- dell’errore
Razionalizzazione degli spazi
Contenimento del numero delle richieste
urgenti
Azienda Sanitaria FirenzeL’organizzazione del lavoro in reparto Da reparti funzionali a team di processo Da compiti singoli ad attività multidimensionali Azienda Sanitaria Firenze
Reparto “classico”
Consegne
Cambio turno
infermieri
Caposala Medico riceve
gestisce le informazioni da
informazioni Caposala
Infermieri turno Azioni che devono essere fatte
notte in presenza del paziente
Visita
Azioni che riguardano il
paziente ma che non ne
richiedono la presenza
Assistenza per
compiti Prescrizioni Azioni che non riguardano il
paziente
Caposala
gestisce le
informazioni
Consegne
Cambio turno
infermieri
Assistenza per
compiti
Consegne
Cambio turno
infermieri
Azienda Sanitaria FirenzeReparto “lean” Azienda Sanitaria Firenze
dal lavoro infermieristico per compiti …
Anna
Paolo
Va in Dialisi
per EGA
ello
car
rell
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carr
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ello
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Azienda Sanitaria Firenze… ad un nuovo modello di assistenza Azienda Sanitaria Firenze
• Il lavoro infermieristico, secondo il modello della presa
in carico si basa:
– sulla pianificazione dell’assistenza
– sull’individuazione di livelli di intensità assistenziale
nell’ambito della stessa linea gestiti tramite algoritmi
decisionali
• Il team (medici + infermieri + OSS + tecnici sanitari)
condivide le clinical pathways
Azienda Sanitaria FirenzeAlgoritmo livello complessità assistenziale H-M-L
SI
1° giorno? H
NO
MEWS Parametri
NO
VAS vitali nello standard H
e stabili?
Pompe infusive
Drenaggi SI
Trasfusioni
Stomie
Preparazione e
Complessità SI
diagnostica H
complicata tecnica?
NO
SI
Allettato/a? M
NO
NO
Orientato/a? M
SI
L
Azienda Sanitaria FirenzeL’infermiere di riferimento • Il personale infermieristico lavora non più per compiti ma per casi (flusso continuo) • Ogni infermiere ha in carico 7-10 pazienti a seconda dei settori. Per ogni settori esiste un case mix assistenziale “pesato” per l’assegnazione di casi ad ogni infermiere Azienda Sanitaria Firenze
Il Medico Tutor L’assegnazione di un numero di letti ad un singolo professionista entra in contrasto con i vincoli organizzativi (lavoro per turni) e diventa un elemento di criticità per la continuità. Di fatto la standardizzazione dei comportamenti e la condivisione delle informazioni fa sì che un piccolo gruppo di persone possa meglio assicurare il valore atteso garantendo all’organizzazione la necessaria flessibilità. Una equipe medica definita ha un gruppo di pazienti direttamente assegnati e i medici si alternano in relazione ai turni (La soluzione adottata assicura la massima continuità essendo sempre presente in turno uno dei medici che seguono direttamente il paziente e favorisce la condivisione e il lavoro in team) Le guardie e i liberi e le ferie vengono programmati in modo che vi sia una continuità diagnostica terapeutica assicurata dall’equipe al loro gruppo di malati. Azienda Sanitaria Firenze
Cartella unica medica ed infermieristica informatizzata Azienda Sanitaria Firenze
Azienda Sanitaria Firenze
Azienda Sanitaria Firenze
casi clinici che
potenzialmente
possono aggravarsi
rapidamente
al punto da diventare
emergenti, o comunque
da recare grave
pregiudizio alla
Azienda Sanitaria Firenze prognosiIl coinvolgimento La riorganizzazione è stata illustrata al personale attraverso Convention (oltre 40 giornate) nelle quali la Direzione aziendale, nel corso di un anno, ha incontrato tutti i dipendenti nelle varie sedi. Il progetto è costantemente monitorato dalle OOSS, coinvolte fin dall’inizio, con le quali sono stati realizzati incontri mensili con la Direzione ed il team di progetto per condividere lo stato di avanzamento. Nel sito intranet aziendale esiste una sezione dedicata al progetto. Azienda Sanitaria Firenze
La formazione • Sono stati realizzati corsi di formazione specifici sul Lean Thinking e sul lavoro in team negli anni 2007, 2008 e 2009 che hanno coinvolto circa 100 persone. • Le settimane kaizen oltre che eventi di facilitazione del cambiamento organizzativo sono un training on job, con le quali si è quindi realizzata la formazione di circa 500 dipendenti. Azienda Sanitaria Firenze
Il rapporto con i cittadini • Il progetto di riorganizzazione è stato presentato alla cittadinanza attraverso le Conferenze dei Servizi e lo stato di avanzamento viene illustrato al Comitato di partecipazione. • Il materiale di progetto è disponibile sul sito Internet dell’azienda. Azienda Sanitaria Firenze
Aumento produttività: 10%
Riduzione dei tempi di degenza:
Fino al 10 % di Fino al 18 % di
riduzione della degenza riduzione della
media per le chirurgie. degenza
preoperatoria.
Azzurro: Osp. San Giovanni di Dio Rosso: Osp. Santa Maria Annunziata
Diminuzione giornate di degenza fuori linea: 85%
Azienda Sanitaria FirenzeAzienda Sanitaria Firenze
2006 2007 2008 2009 2010
definizione delle linee perfezionamento strumenti lean thinking – competenze lean thinking
Project
gruppi di lavoro su temi specifici
design
revisione, standardizzazione
prototipi eventi kaizen
implementazione dei modelli- degenze implementazione dei modelli- sale op.
Linee Chirurgiche
Focus SAPO focus su chirurgia d’urgenza
revisione, standardizzazione
Linea High Care prototipo eventi kaizen implementazione dei modelli
medica Ricoveri medici (Dip. Medico – Dip. Oncologico)
revisione, standardizzazione
Implementazione
Linea Outpatients day service
kaizen revisione, standardizzazione
dei modelli
Follow up kaizen - implementazione
Risorse di sistema
Milestones
B&Q DEA
DEA
DSPO Dip. Processi di dimissione
Modelli di nursing revisione, standardizzazione
Processi di diagnostica per immagini
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