AD ALTO RENDIMENTO - Laura Silvia Bardi

AD ALTO
RENDIMENTO

INTRODUZIONE

Tic tac tic tac… ricordate quando eravate piccoli e la nonna metteva il timer per     2

sapere quando provare la cottura della torta? Sembrava che il tempo di attesa si
dilatasse e 25 minuti diventavano lunghissimi! Ecco, la stessa impressione ce
l’abbiamo quando usiamo la Tecnica del Pomodoro per gestire le nostre attività
lavorative ad alta concentrazione: il tempo si allunga.

In questo ebook scopriremo le basi della Tecnica del Pomodoro, come funziona
il suo ritmo di alternanza di 25 minuti di lavoro e 5 di pausa, come fa ad essere
efficace e quali sono le condizioni che lo rendono utile. Gli studi dicono che si
può aumentare il rendimento del proprio lavoro o studio fino al 300%. Imparando
nel frattempo modi di gestire le interruzioni, il multitasking e i seccatori…

Se poi lavorate da casa, beh la torta potete sfornarla durante i 5 minuti di pausa!

Cosa leggerete in questo ebook:

   1. Da dove arriva la tecnica del Pomodoro e il suo ideatore Francesco Cirillo

   2. Come funziona la tecnica

   3. Come gestire le interruzioni e le distrazioni interne ed esterne

   4. Come stimare il nostro lavoro in “pomodori”

   5. Come abituarsi al nuovo ritmo

                                  laurasilviabardi.it

Nel panorama del Time Management ci sono moltissime tecniche e sono più o
meno utilizzate e più o meno note. La Tecnica del Pomodoro è una di queste,
spesso nota per sentito dire o passaparola e non sempre utilizzata nel modo più
efficace.
Funziona molto bene, in particolare, per i lavori che                                 3

richiedono maggiore attenzione e concentrazione.
Il buon Francesco Cirillo è l’ideatore di questa
tecnica. La storia racconta che Francesco Cirillo, di
origini italiane ed emigrato negli Stati Uniti, ha
cominciato a frequentare l’Università e dopo, dopo i
primi esami, ha capito che c’era qualcosa che non
andava nel suo metodo: stava perdendo moltissimo
tempo e non riusciva più a dare gli esami alle
scadenze. Così ha pensato bene di mettersi alla
prova. Credo che capiti a molti di noi, mentre studiamo, di avere dei momenti in
cui si fa molta fatica a mantenere la concentrazione. Ecco, Cirillo si è trovato
proprio in questa condizione, gli sembrava di stare delle ore su un argomento e
di non combinare poi un gran che, così ha tentato un esperimento per capire
quanto tempo riusciva a rimanere concentrato su un'unica cosa, senza
distrazioni. Così ha preso un pomodoro da cucina - avete presente quei timer
della nonna che squillano quando la torta è pronta, all'epoca eravamo negli anni
‘80, quindi i timer del cellulare non esistevano - e si è detto: “Vediamo se riesco
a stare concentrato sullo studio per almeno 10 minuti di fila”. Beh, come potete
immaginare, il primo tentativo non è andato proprio benissimo… Da lì, ha
cominciato a pensare che poteva essere una buona idea quella di misurare il
tempo in cui le persone avevano la possibilità di restare concentrati, in maniera
continuativa e duratura, per poi trovare una tecnica che potesse aiutare tutti
coloro che, come lui, avevano bisogno di iniziare e finire un lavoro o uno studio
in maniera rapida e continuativa. Così, tentativo dopo tentativo, ha formulato la
Tecnica del Pomodoro e ha deciso poi di scrivere un libro – che vi consiglio
caldamente di acquistare e studiare- per divulgare il metodo che aveva messo a
punto.

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Francesco Cirillo è partito da una necessità di studio e di conseguenza quella
che ha tracciato è una tecnica che si applica particolarmente bene alle attività
che richiedono concentrazione, ma può anche essere usata per svolgere tutti
quei compiti che spesso ci portano via tempo e voglia e che tendiamo a
procrastinare. Del resto, se stabiliamo una durata definita e limitata per un lavoro,      4

sarà più facile che riusciamo a svolgerlo senza permettergli di occupare tutto il
tempo che abbiamo a disposizione…

Si parte dal principio del multitasking, che di solito è oggetto di due atteggiamenti
opposti. Il primo appartiene a quelli per cui il multitasking è una cosa bellissima
e si vantano dicendo “io riesco a fare tantissime cose tutte insieme…!!” Il secondo
appartiene a chi, invece, pensa l’opposto, ovvero che il multitasking non funzioni
per nulla e che sia fondamentalmente una schifezza. Beh, ci sono degli studi che
dicono che effettivamente il multitasking fa sprecare moltissimo tempo. Perché?
Perché lo avrete visto anche voi, che quando passate da un’attività all'altra o
quando venite interrotti c’è sempre quel momento in cui si dice: “Cos’è che stavo
facendo? Ah sì, stavo facendo questo”. Ecco, quel momento di disorientamento
lì si chiama “switch”. Il tempo di switch, da un’attività ad un'altra, ha un impatto
significativo sulla concentrazione e sul rendimento e ci fa perdere una marea di
tempo. È chiaro che più l'interruzione è breve e meno richiede concentrazione,
meno lo switch è significativo, resta però il fatto che la nostra mente passa da un
pensiero ad un altro in una maniera assolutamente poco efficace.

                                            La tabellina qui di fianco, vi dice che se
                                            avete un progetto dedicate ad esso il
                                            100% del tempo e ovviamente lo spreco
                                            nello switch è zero. Guardate invece
                                            cosa        succede   quando   le   attività
                                            simultanee cominciano a diventare 2, 3,
                                            4, 5...
A 2 attività, il 40% la prima più il 40% della seconda fa l’80% e state sprecando il
20%. A quota 3 lo switch comincia a diventare significativo, perché state

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perdendo la bellezza del 40% del vostro tempo. Se voi allargate questa visione
a un'ora, a mezza giornata, a una giornata di lavoro, cominciate a vedere quanto
sia realmente significativo lo spreco di tempo. Penso che sia esperienza di tutti il
fatto di stare facendo un lavoro, essere concentrati su qualcosa e arriva la
telefonata, arriva il messaggio, arriva l'e-mail, arriva il collega che chiede         5

qualcosa, arriva il capo che dice: “Ah senti, c'era anche quell'altra cosa da fare”.
Penso che tutti quanti viviamo più o meno in questo tipo di realtà ed è questo il
multitasking di cui sto parlando e il tempo di switch che ci frega. Bene, se state
facendo un lavoro e arriva l'e-mail, di solito andate a guardarla, valutate se
effettivamente sia una cosa urgente oppure no, magari lo è e allora rispondete
subito. Una volta che avete risposto, se vi va bene, la cosa finisce lì, altrimenti
parte uno scambio di e-mail. Dopodiché, ricominciate a fare il lavoro che stavate
facendo prima. Naturalmente, usato così, il tempo che sprechiamo è veramente
molto.

Partendo da questo principio, la tecnica del pomodoro cerca di massimizzare il
tempo a nostra disposizione. Di per sé la tecnica è veramente di una semplicità
assoluta.
Il periodo di concentrazione per le persone, spesso è percepito di durata molto
variabile e soggettiva. Nella tecnica del pomodoro questo tempo viene
disciplinato ed il modulo è questo: 25 minuti di lavoro, 5’ di pausa, 25’ di lavoro,
5’ di pausa e via dicendo. Perché 25’? Di solito, si pensa che il livello di
concentrazione continuativo di una persona sia almeno di mezz'ora o 40 minuti,
ma Francesco Cirillo nelle varie prove fatte, ha visto che 25’ sono una buon tempo
medio, trasversale rispetto alle persone ed alle tipologie di attività e facile da
adottare. Vedrete, provando, che nell'esperienza effettivamente 25 minuti sono

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un buon tempo. Quindi, di per sé si tratta di fissare il timer del pomodoro, lavorare
25 minuti, quando squilla fare 5 minuti di pausa, anche questi misurati col
pomodoro, poi squillano i 5’ di pausa e si ricomincia a lavorare per 25’. La base
quindi è estremamente semplice, alla portata di chiunque.
A questo punto direi che possiamo entrare nel dettaglio: 25 minuti di lavoro, 5 di      6

pausa e ogni quattro pomodori vi meritate una pausa un po’ più lunga di circa 20
minuti.

I tempi devono essere tassativi e rispettati. I venticinque sono proprio venticinque
e i cinque devono essere cinque, mi raccomando, funziona se le permettete di
funzionare. Altrimenti tanto valeva non usare il pomodoro…

Altro concetto facilmente travisabile è quello della pausa. La pausa è una pausa,
cioè non vado a rispondere alle e-mail o a parlare con il collega o a finire un altro
pezzo di lavoro, perché sennò siamo di nuovo nel contesto dello switch: stiamo
comunque lavorando e la mente non stacca. La pausa vuol dire “La” pausa,
quindi mi alzo, vado in bagno, vado a prendere il caffè, scambio due parole,
l'importante è che siano proprio 5 minuti. Il nostro cervello ha bisogno di una
ricarica, ma non deve allungare troppo il passo. Questi 5 minuti devono essere 5
perché immaginando un ciclo di un’ora di lavoro quello che succede è che
partiamo dal minuto 1 e abbiamo bisogno di 10 minuti per raggiungere il livello
massimo di concentrazione, dopodiché questa concentrazione rimane a un buon
livello per circa una ventina di minuti e quindi arriviamo ai 40’ di cui parlavamo
prima, poi la concentrazione comincia a calare. Se la nostra pausa è al massimo
di cinque minuti, non perdiamo quel livello di soglia dell'attenzione che abbiamo
guadagnato nei primi dieci minuti, di conseguenza riusciamo a staccare a
sufficienza in quei cinque minuti, ma se diventano di più allora faremo fatica a
ricominciare.
Quindi il ritmo è questo: 25 - 5 - 25 - 5 e ogni quattro pomodori almeno 15-20
minuti di pausa. Mi raccomando le pause brevi sono proprio pause, mentre delle
pause lunghe faremo sì una pausa ma magari possiamo permetterci di rivedere

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la nostra organizzazione o inserire la gestione delle urgenze che vedremo tra
poco.

     • Un Pomodoro dura 25 minuti piu 5 minuti di
       pausa (§2.1).*                                                                  7

     • Ogni 4 Pomodori si fa una pausa di 15-30
       minuti (§2.1.2).
     • Il Pomodoro è indivisibilè. Non èsistono i
       quarti o i mèzzi Pomodori (§2.1).
 * Il simbolo § è il riferimento ai paragrafi del testo originale

Un’altra delle regole importanti da tenere a mente è che il pomodoro è indivisibile,
ovvero non ci sono quarti di pomodoro o decimi di pomodoro o un pomodoro e
mezzo: il pomodoro è 25 minuti più i 5 di pausa. STOP.

E allora cosa succede andando avanti? La casistica si amplia, bisognerà
imparare “quanti pomodori ci metto a fare questo lavoro” e quindi a stimare in
unità di tempo-pomodoro… che cosa succede se finisco prima o se il tempo non
mi basta o se mi chiamano e lascio a metà il lavoro… Bene vediamo qualcuna di
queste situazioni.
Una delle regole fondamentali è che quando il pomodoro è iniziato, deve
squillare.
Questo vuol dire che dobbiamo arrivare alla fine dei 25 minuti e non importa se
siamo a metà dell'attività o se l'attività è già a buon punto prima del termine dei
25 minuti.
Se ho un’interruzione a metà di un pomodoro e questa interruzione è così
importante e così impattante da interrompere definitivamente il pomodoro, questo
pomodoro non è mai esistito. Un pomodoro interrotto è da considerarsi nullo.
Quando ricomincerete quella attività, non comincerà da un quarto di pomodoro,
ma dal minuto zero di quel pomodoro.

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Se, invece, siete fortunati e avete finito prima il vostro lavoro, prima che il
pomodoro squilli, cosa fate? Rivedete il vostro lavoro, affinandolo fino a che il
pomodoro non squilla. Un pomodoro iniziato deve squillare.
Questo vi farà guadagnare naturalmente in qualità del lavoro, ma soprattutto vi
aiuterà a ricalibrare la stima di quanto ci mettete a fare un lavoro, che sia uno,          8

due, tre, quattro pomodori, non ha importanza, ma il fatto di rispettare la
tempistica aiuta la vostra mente a entrare nel meccanismo dei blocchi da 25’ più
5’.

  • “Un Pomodoro iniziato dèvè squillarè”
  • Un Pomodoro intèrrotto dèfinitivamèntè –
    ovvèro sènza “gèstionè” dèll’intèrruzionè
    (§2.2.2) – è da considèrarsi nullo, mai caricato
    è non puo èssèrè sègnato con la X (§2.1.1);
  • Sè un’attivita viènè tèrminata a Pomodoro
    iniziato, si prosèguè rivèdèndo la stèssa
    attivita fino allo squillo dèl Pomodoro (§2.1.3).

A questo punto di solito, durante la mia attività di formazione, arrivano obiezioni
del tipo “Eh, ma come faccio se mi chiamano?”, “Eh, ma come faccio se arriva il
capo?”, oppure “Eh, ma come faccio se arriva una e-mail importante?” Allora,
rimanendo sempre nel buon senso, la maggior parte delle interruzioni, voi, se
volete, siete in grado di gestirle, ne sono certa. Si tratta “solo” di prendere il toro
per le corna e decidere che durante il pomodoro non vi farete interrompere per
nessun    motivo    (salvo   alluvioni,    terremoti     o   invasioni   di   cavallette,
naturalmente…)
Quando siete “sotto pomodoro” il consiglio fondamentale è disattivate le notifiche,
quelle del cellulare, quelle delle e-mail, tutte…! Sono certa che non succederà
assolutamente niente se per 25 minuti una e-mail aspetta, sempre ammesso che
arrivi al primo minuto del vostro pomodoro, oppure un messaggio o qualunque

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altra comunicazione vi arrivi. Diciamo che questo aspetto, nella tecnica del
pomodoro, è il più difficile, perché siamo molto abituati ad avere tante
conversazioni aperte, tante chat, a rispondere subito alle e-mail, a lasciare che
le telefonate e i colleghi ci interrompano, ad andare sulle conversazioni che siano
via e-mail o telefoniche o via WhatsApp o altro. A volte spesso in multitasking         9

addirittura tra una conversazione e l’altra. Non so se capita a voi, ma una cosa
che vedo abbastanza spesso è questa: cuffie alle orecchie mentre parlo con
qualcuno al telefono e nello stesso tempo sto rispondendo a qualcun’altro via
WhatsApp o sto scrivendo una e-mail o finendo un lavoro. Questo genere di
comportamento quando siete sotto pomodoro lo dovete assolutamente evitare.
Si dice che dovete “proteggere il vostro pomodoro”, che in sostanza vuole dire
proteggere la qualità del vostro lavoro e del vostro tempo. Questo implica
naturalmente che anche chi avete intorno deve sapere che voi, per quei 25
minuti, non ci siete. Fate finta di non essere in ufficio, per esempio, dovete creare
una sorta di complicità con i vostri colleghi, loro sanno che gli darete ascolto, ma
non immediatamente, quindi informateli. Se c'è bisogno di qualche intervento,
che può essere fatto alla fine del lavoro che state svolgendo, ve lo scrivete da
qualche parte e riprogrammate l'interruzione. Rispondete con cose del tipo “Sì
guarda dammi ancora 10 minuti”, “Tra 5 minuti ti richiamo”, fate delle interruzioni
le più rapide possibili. Dopodiché necessariamente - ipotizziamo che vi abbiano
telefonato - la vostra mente rimarrà in qualche modo appesa pensando “Devo
chiamare il mio collega”, “Mi devo ricordare di chiamarlo”. Ecco, i pensieri
ricorrenti fanno parte delle interruzioni chiamate interne, cioè è la nostra mente
che ci interrompe dicendoci delle cose, ricordandocene altre. Anche questo è da
evitare, perché anche queste sono interruzioni. Quindi che fare? Semplicemente
scrivetevelo. Così facendo, autorizzate la vostra mente a scaricarsi sapendo che
quella cosa non verrà dimenticata e siete di nuovo liberi di concentrarvi sul vostro
pomodoro.
Mi raccomando, quando prendete un impegno con un collega o un cliente, poi
dovete mantenerlo, perché diversamente l'equilibrio si spezza e le persone,
anziché imparare ad evitare di interrompervi, continueranno a farlo pensando che
non li richiamerete o non risponderete alle loro e-mail.

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A volte in azienda o in open space creo delle sorte di giochi per cui un team inizia
il pomodoro sincronizzando la partenza dei timer (fa molto mission impossibile e
diventa ludico oltre che utile!), oppure facciamo dei cartelli colorati da attaccare
ai monitor dei pc con su scritto “torno alle 12.00!” e il collega è dietro lo schermo
che va giù a lavorare di pomodoro fino alle 12 e tutti lo sanno… trovare i vostri        10

trucchi, fate in modo che il vostro tempo valga almeno tanto quanto quello degli
altri.

 “Protèggèrè il Pomodoro” (§2.2.3). Informarè
 èfficacèmèntè, nègoziarè vèlocèmèntè la
 riprogrammazionè dèll’intèrruzionè, richiamarè
 nèl tèmpo promèsso chi ci ha intèrrotto.

Bene. Una volta sfangate le distrazioni, dovete iniziare a stimare in pomodori.
Che significa? Fate un'ipotesi come “Ma sì, più o meno questo lavoro ci vuole
una mezz'oretta, va bene un pomodoro”, “Questa, invece, è parecchio più lunga,
eh non lo so, forse ci va un'ora o un'ora e mezza...” Quando siete indecisi, state
alti piuttosto che bassi, quindi ad esempio tre pomodori se prevedete un'ora e un
quarto. State larghi, poi imparerete a stimare sempre meglio gli slot di tempo da
25’+5’.
Se avete delle attività macro da 4, 5, 6, 7 pomodori di stima vuol dire che sono
delle attività ad alto livello, sono delle attività rilevanti e di conseguenza dovrete
spezzettarle in task più brevi, in compiti più piccoli e gestibili, in modo tale da
poter dividere la vostra macro-attività in sequenze di 2, 3 pomodori o 4 al
massimo. Questo perché quando entrate nell'ottica dei pomodori, quattro
pomodori sono già la bellezza di 2 ore, più la pausa ovviamente, quindi diventa
un lavoro troppo lungo e troppo continuativo. Il pomodoro stanca da morire
perché ci fa lavorare a flusso continuo. Ci sono persone che sono in grado di
mantenere la loro concentrazione anche decisamente più a lungo di mezz'ora o
quaranta minuti. Dipende dal tipo di attività, oltre che dal tipo di predisposizione

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mentale. È tipico, per esempio, di chi fa programmazione, di chi lavora con i
computer, di chi fa presentazioni o produce software, perché si entra in una sorta
di tunnel, credo che sia un po' un'esperienza comune quando si lavora al
computer, si perde un pochino il concetto del tempo. Per cui ci sono persone che
sono in grado di lavorare o di studiare anche molto a lungo. Il problema qual è?        11

Se voi lavorate 3-4 ore continuativamente, senza alzarvi e magari non ve ne
accorgete neanche, sì ok magari riuscite a produrre tantissimo, ma create un
debito di energia tale per cui poi per il resto del vostro tempo la capacità
produttiva e la concentrazione crollano. Quindi, se siete in questa categoria di
“long players”, cercate di riabituare la vostra mente ad avere dei cicli che sono
più consoni a quella che è la nostra struttura mentale.
Quindi: le macro-attività le suddividete in attività più piccole. Se ci sono attività
più brevi di un pomodoro le aggregate (ad esempio rispondo a una e-mail, chiedo
al collega cosa volesse poco fa…) in modo tale che la vostra copertura sia
comunque un pomodoro di 25 minuti.

Questo è un esempio di tabella di pianificazione. Troverete al termine di questo
ebook una tabella che potete usare per sperimentare e tenere sotto mano le
regole base.

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Come vedete ci sono tre settori:
   1. Attività da realizzare oggi.
   2. Attività urgenti e non pianificate
   3. Magazzino delle attività.
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Allora, diciamo che questa mattina ho deciso di lavorare con il pomodoro - vi
consiglio di evitare di pianificare un'intera giornata in pomodoro, perché è
davvero stancante, il livello di energie che assorbe è molto alto, è meglio
cominciare con poche attività durante la giornata che decidete di pianificare col
pomodoro. Per cui, prendete un pezzo di carta e vi scrivete attività 1, attività 2,
eccetera e di fianco fate dei pallini che simulino i pomodori. Per esempio, l'attività
1 in questa dura un pomodoro e l'attività 2 ne necessita due e così via. Questo,
vi aiuta a focalizzare bene quanto tempo ci metterete a fare queste attività e
quanto state caricando la vostra giornata, perché una volta che l'avete scritto
diventa decisamente più visibile. Inoltre vi aiuta a stabilire delle priorità, mettendo
naturalmente all'inizio le attività che sono più importanti o più urgenti. A mano a
mano che lavorate e finiscono i pomodori li spuntate e cancellate le attività portate
a termine.
Le altre due sezioni della tabella vi aiutano a gestire le interruzioni di cui
parlavamo prima.
Capiterà anche avendo le migliori intenzioni, di essere “sotto pomodoro” e vi
arriva tra capo e collo qualche cosa che necessariamente vi interrompe il lavoro,
perché è urgente e non è pianificata e allora la piazzate lì, alla voce “urgenti e
non pianificate”, possibilmente anche questa stimata. È proprio un'attitudine
mentale quella che vi chiedo di acquisire. Il fatto di legittimare l’imprevisto, vi
permette alla fine della giornata di capire nel complesso com'è andato il vostro
flusso di lavoro con i pomodori, “c'è un motivo se non sono arrivato all'attività 3,
perché l’urgente non pianificata 1 mi ha interrotto e mi ha fatto lavorare per altre
due ore”, ad esempio...
Nel magazzino delle attività ci mettete tutto quello che dovete scaricare dalla
vostra testa. Non è l'interruzione da gestire nell'immediato, ma sono tutte quelle
interruzioni, interne ed esterne, che continuano a girare nella vostra mente.

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Quindi facciamo finta che mentre sto lavorando mi vieni in mente che “Ah, già
stasera devo andare a comprare il latte”, lo scrivete, oppure vi arriva la telefonata
che potete gestire anche tra mezz'ora o oggi pomeriggio, la segnate lì. Tutto
quello che a voi viene in mente da fare e che gli altri portano a voi come
interruzione esterna, come la e-mail, il messaggio, il collega che arriva, scrivete          13

tutto all'interno di questo magazzino delle attività. E’ chiaro che dovete avere il
tempo di gestire il magazzino delle attività, ed è uno dei motivi per cui vi dico di
evitate di pianificare l'intera giornata sui pomodori, perché da qualche parte in
questa giornata dovrete avere un’attività che dice “Guardare il magazzino delle
attività”, in modo tale che non vadano nel dimenticatoio, ma siano gestite con
un ritmo che decidete voi e non nel bel mezzo di un lavoro di concentrazione.

Come vedete, Cirillo, da una base molto semplice, ha creato un sistema articolato
in grado di prevedere le problematiche più comuni e gestire le difficoltà di ogni
giorno. È semplice nel meccanismo, ma tende a risolvere a tutta una serie di
intoppi, quali la nostra capacità di stima, che a mano a mano diventa sempre
migliore, le interruzioni che noi tendiamo magari a gestire nell'immediato anziché
assegnare loro delle priorità, tutte quelle interruzioni e distrazioni della vita di tutti
i giorni.

Il rendimento “sotto pomodoro” arriva anche a un buon 300% di quello normale,
è stato testato e dimostrato in centinaia di differenti ambiti di studio e di lavoro,
quindi è una tecnica molto preziosa che può aiutare chiunque a fare molte più
cose in meno tempo e soprattutto con una qualità migliore e un livello di stress
molto inferiore.
All'inizio ci vuole pazienza perché non siamo abituati a misurarci, a sistemare le
attività all'interno di slot di tempo, a rispettare una cadenza dettata da uno
strumento esterno. Se avete un timer fisico, questo ticchetterà e all'inizio, magari
vi darà un po' fastidio, in realtà piano piano vi accompagnerà e per molti so che
diventa poi rassicurante. Se siete in una situazione in cui non potete usare un
timer fisico, perché magari disturba qualcun altro, sappiate che ci sono delle app

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per il cellulare e per il computer che possono fare la stessa funzione del timer da
cucina.

Si deve creare un'abitudine e i risultati si ottengono, come si suole dire, pomodoro
dopo pomodoro. All'inizio forse dovrete mettere a punto il meccanismo, forse non       14

stimerete con precisione, o non sarete capaci di utilizzare il magazzino delle
attività e le urgenti non pianificate, ma non ha importanza, lasciate scorrere, fate
andare e prendete nota di tutto quello che è cambiato, di quello che non avete
stimato bene, sovrastimato, sottostimato e questo vi permetterà di acquisire la
capacità per riuscire a farlo meglio la prossima volta. Una delle massime nel libro
della tecnica del pomodoro è “il prossimo pomodoro andrà meglio” - state
sereni, rispettate lo schema e fatela andare.

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Consigli pratici da chi utilizza la tecnica del pomodoro sistematicamente.

   •   Cominciate col facile, cominciate senza riempire tutta la giornata di
       pomodori, ma magari all'inizio prevedete solo una o due attività in una
       giornata.                                                                       15

   • Abituatevi ad avere un pezzo di carta accanto a voi – in questo caso
       analogico è meglio- questo vi permette di ricordarvi di scrivere tutte le
       attività che non vengono gestite, le urgenze, di scrivere tutto quello che vi
       passa per la testa che vi sta interrompendo. Qui al fondo ne avete un
       modellino.
   • Datevi e date delle regole
   • Rendete complici i vostri colleghi. Spiegateglielo. All'inizio, di solito i
       colleghi guardano un po' strano, ma quando capiranno come state
       lavorando, vedrete che il sistema si autoregolerà. Il fatto di avere un
       pomodoro visibile a tutti sulla scrivania aiuterà anche i vostri colleghi ad
       evitare di interrompervi, perché guarderanno il timer e prenderanno nota
       del tempo senza interrompervi neanche più. Si crea un meccanismo
       virtuoso e vi assicuro che nella mia esperienza questo meccanismo
       virtuoso diventa spesso contagioso all'interno dell'ambiente di lavoro e la
       tecnica del pomodoro si diffonde, come anche il rispetto per il tempo e il
       lavoro degli altri.

Bene, riepiloghiamo cosa vi serve per un buon rendimento col pomodoro.

   1. Un timer o un’app Pomodoro, fate voi
   2. Un foglio per stimare in pomodori la vostra to do list di oggi
   3. Un foglio – o anche lo stesso di prima - per segnare le attività urgenti e
       non pianificate e tutte le interruzioni che arrivano
   4. Rispettare lo schema temporale in maniera rigida
   5. Giocarci e scherzarci su con voi stessi e con i colleghi

                                  laurasilviabardi.it

Vi auguro di utilizzare a lungo e con gioia questa tecnica semplice ed efficace.
Se volete leggere il libro di Francesco Cirillo si intitola “La tecnica del pomodoro”
ed è edito da tre60.                                                                    16

                Io sono Laura Silvia Bardi, sono Trainer e Coach professionista
                da molti anni e sono felice di aver trascorso questo tempo con
                voi.
                Se volete saperne di più sulle tecniche di Time Management mi
                trovate su LinkedIn, su Instagram e sul sito laurasilviabardi.it

Namastè.
Laura

                                  laurasilviabardi.it

TECNICA DEL POMODORO – VADEMECUM

• Un Pomodoro dura 25 minuti più 5 minuti di pausa (§2.1).
• Ogni 4 Pomodori si fa una pausa di 15-30 minuti (§2.1.2).
• Il Pomodoro è indivisibile. Non esistono i quarti o i mezzi Pomodori (§2.1).
• “Un Pomodoro iniziato deve squillare”:
• Un Pomodoro interrotto definitivamente – ovvero senza “gestione”                  17
  dell’interruzione (§2.2.2) – è da considerarsi nullo, mai caricato e non può
  essere segnato con la X (§2.1.1);
• Se un’attività viene terminata a Pomodoro iniziato, si prosegue rivedendo la
  stessa attività fino allo squillo del Pomodoro (§2.1.3).
• “Proteggere il Pomodoro” (§2.2.3). Informare efficacemente, negoziare
  velocemente la riprogrammazione dell’interruzione, richiamare nel tempo
  promesso chi ci ha interrotto.
• “Se dura più di 5-7 Pomodori, spezzala” (§2.3, §3.11, §4.2). Attività complesse
  vanno spezzate in più attività.
• “Se dura meno di 1 Pomodoro, aggregala” (§2.3, §4.2). Attività semplici vanno
  aggregate.
• I risultati si ottengono “Pomodoro dopo Pomodoro” (§3.8).
• “Il Prossimo Pomodoro andrà meglio” (§3.9).
          ATTIVITA’ DA REALIZZARE OGGI

          URGENTI E NON PIANIFICATE

          MAGAZZINO DELLE ATTIVITA’

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