Una Direzione del Personale allargata per essere più flessibili ed efficienti
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SPECIALE
Una Direzione del Personale allargata
per essere più flessibili ed efficienti
Carolina Parma
Ottimizzazione dei costi e delle risorse interne. Valorizzazione delle
attività core. Maggiore flessibilità e velocità d’azione. Sono i vantaggi
dell’esternalizzazione di alcune attività legate alla gestione delle risorse
umane. Una scelta che sempre più aziende fanno. E per tenere il passo
le società di consulenza stanno cambiando pelle.
Piace perché porta a una maggiore efficienza dei processi, taglia i costi, aiuta a essere più fles-
sibili e a gestire al meglio le trasformazioni aziendali: l’outsourcing di servizi HR negli ultimi
anni si è diffuso a macchia d’olio sul tessuto industriale made in Italy. A confermarlo anche
Linda Gilli, Presidente e Amministratore Delegato di Inaz, azienda specializzata in sof-
tware e servizi per amministrare, gestire e organizzare le risorse umane: “Il mercato si può
ritenere maturo e consapevole”, sintetizza. “È raro trovare un’azienda di dimensioni medio-
grandi che esternalizzi per la prima volta; di solito i clienti hanno già esperienza in questo
campo e sanno ciò che vogliono”. Ma l’outsourcing si è fatto strada anche nelle aziende di pic-
cole dimensioni, quelle per intenderci con meno di 50 addetti. Del resto le innovazioni legate
Linda Gilli, Presidente e all’evoluzione normativa e di prassi che hanno caratterizzato gli ultimi anni, hanno accresciuto
Amministratore Delegato l’esigenza delle organizzazioni di affidare a partner esterni alcune attività in ambito HR, “per
di Inaz non rischiare di perdere di vista le novità che possono impattare, e anche pesantemente, sull’a-
zienda”, chiarisce Alessandro Rota Porta, titolare dello studio Rota Porta che da quasi
60 anni si occupa di consulenza del lavoro. “Poter contare su un’assistenza qualificata, con alle
spalle esperienze diversificate può portare all’azienda prospettive che difficilmente, da sola,
potrebbe cogliere”.
Fuori le attività hard
A essere esternalizzate sono soprattutto le attività che potremmo definire hard, come la gestione
delle buste paga, le presenze, le comunicazioni amministrative agli enti. Vengono invece mantenuti
internamente i servizi soft, quelli più strategici come la valutazione delle performance, lo sviluppo
delle carriere e dei talenti. Anche se le piccole medie imprese tendono ad affidare esternamente
Alessandro Rota Porta, pure le attività legate alla ricerca e selezione di nuovo personale, la formazione, la comunicazio-
titolare dello studio Rota
Porta
52 PERSONE&CONOSCENZE N.117
ne interna e la valutazione delle performance. destinare le risorse interne ad attività opera-
Aree che, per le realtà più grandi, continua- tive a maggior valore aggiunto e strategiche
no, invece, a essere strategiche, come riporta per la crescita dell’impresa. Inoltre il ricor-
anche Giuseppe Spadaro, da aprile 2016 so all’outsourcing offre alle società garanzie
Head of Human Resources di Hewlett sulla business continuity e la flessibilità nella
Packard CDS Italy: “Personalmente riten- reazione a situazioni di cambiamento del bu-
go che funzioni quali relazioni industriali, HR siness tipo fusioni, acquisizioni, dismissioni,
management, organization and development, ampliamenti internazionali, come testimonia
la progettazione della formazione e parte del Sara Razzicchia, Director, Human Re-
processo selettivo siano strategiche e vadano sources Sanofi Pasteur MSD: “Per rispon- Giuseppe Spadaro,
mantenute all’interno delle organizzazioni, al dere a un’evoluzione del modello organizzati- Head of Human
fine di garantire piena continuità nelle strate- vo e del modo di fare business, quattro anni fa Resources di Hewlett
Packard CDS Italy
gie manageriali”. Poi aggiunge: “Solo così la abbiamo deciso di dare in outsourcing alcune
Direzione Risorse Umane può garantire un funzioni non solo legate alla Direzione HR e
ruolo strategico e di qualità all’interno dell’a- nello specifico la gestione payroll, la conta-
zienda nell’ottica di business partner efficace”. bilità clienti e fornitori, l’IT services, l’help
Sulle differenze di atteggiamento delle azien- desk, i servizi generali e la gestione del centra-
de a seconda della loro dimensione concor- lino”, spiega la manager. “Il nostro processo
da anche Gilli: “Le piccole e medie imprese di outsourcing si è di fatto inserito in un più
hanno risorse limitate che devono necessaria- ampio disegno strategico avviato a fine 2012
mente concentrare sul loro core business, per dalla casa madre, che ha dato impulso a un
questo preferiscono affidare in outsourcing un grande progetto di cambiamento organizza-
pacchetto completo di attività che non posso- tivo e culturale”.
no essere seguite internamente. Nelle aziende Così già a partire dagli inizi del 2013 l’a-
grandi abbiamo invece una esternalizzazione zienda ha ridisegnato e declinato un piano
più graduale che riguarda i processi a più bas- di riorganizzazione aziendale innovativo ba-
so valore aggiunto. Si mantengono in azienda sato su un chiaro e sistematico riferimento
le attività più strategiche di gestione e analisi al mercato e su una conseguente revisione
dei dati, che consentono al management di della governance interna, delle strutture,
avere sempre il polso della situazione e crea- dei processi, dei sistemi e delle cultura or-
no un legame efficace e duraturo tra azienda ganizzativa. “L’obiettivo finale era quello di
cliente e fornitore”. creare un’organizzazione customer centric, in Sara Razzicchia, Director,
Ma quando un’impresa decide di dare in grado di rispondere sia alla mutata realtà del Human Resources
outsourcing parte delle attività HR? “Il pro- mercato sia alle nuove esigenze organizzati- Sanofi Pasteur MSD
cesso si rende necessario soprattutto in due ve”, puntualizza Razzicchia. Che aggiunge.
situazioni. La prima: quando c’è l’esigenza “All’interno abbiamo tenuto tutti quei ruoli
di avere un supporto just-in-time su dinami- e quelle figure a valore aggiunto e che, an-
che complesse che richiedono un aggiorna- che da un punto di vista della compliance,
mento costante e competenze specifiche, ol- dovevano restare al nostro interno, come la
tre alla necessità di un sistema di networking farmacovigilanza, gli addetti del customer
sui profili giuslavoristici che difficilmente è care per le gare, ma anche gli addetti finance,
rinvenibile all’interno delle divisioni HR”, HR, legal che abbiamo trasformato sempre
incalza Rota Porta. “La seconda: quando più in veri e propri business partner”.
l’impresa si trova a dover fronteggiare par- Una scelta, quella effettuata da Sanofi Pa-
ticolari momenti, per esempio una crisi che steur MSD Italia, ben meditata e in linea
richiede di reperire professionalità e case hi- con il nuovo modello di business. “In un’or-
story che non sono ritrovabili all’interno del ganizzazione focalizzata sul cliente, infatti,
perimetro aziendale”. bisogna avere strutture agili, ricettive e per-
sone estremamente ben formate e motivate
I vantaggi battono gli svantaggi poiché se i dipendenti non sono ingaggiati,
I vantaggi di un ufficio HR senza confini sono i customer non lo saranno a loro volta, con
più di uno. Il più evidente è senza dubbio di conseguenze generalmente non positive per
natura economica perché significa non dover il business”. I risultati ottenuti parlano da
investire su personale destinato a svolgere soli: “Questo processo ci ha portato a im-
attività ripetitive, manuali e non core busi- portanti riconoscimenti sia interni sia ester-
ness. A questo si aggiunge la possibilità di ni, tra cui aver ricevuto il titolo di azienda
PERSONE&CONOSCENZE N.117 53Great place to work Italia, conquistando il prio core business, creando il giusto feeling
primo posto nella classifica delle Pmi di tut- tra fornitore e cliente. È una trasformazione
ti i settori merceologici”, dice Razzicchia. importante nella quale il fornitore deve essere
“Ma quello che ci fa più piacere è il tasso capace di farsi carico dei problemi, ascoltare,
di retention che in questi anni ha sfiorato il essere proattivo”, interviene Gilli. La moder-
100%, il fatto di essere riusciti ad attrarre un na consulenza, dunque, è chiamata a fornire
bel numero di talenti (14% di nuovi assunti) soluzioni in modo dinamico, “interagendo
e il curriculum formativo che abbiamo of- con i processi aziendali e assumendo un ruo-
ferto a tutte le nostre persone sia mettendo lo di partner anziché di fornitore”, completa
Mauro Badalin, loro a disposizione una media di 20 ore di Mauro Badalin, Amministratore Dele-
Amministratore Delegato formazione annue, escluso i training online, gato di Hunext, società di consulenza spe-
di Hunext sia offrendo veri e propri ruoli di sviluppo a cializzata in servizi e soluzioni in ambito HR.
più del 50% dei dipendenti e anche progetti “Non si tratta solo di fornire un servizio,
di sviluppo alla quasi totalità di essi”. ma di concorrere a sviluppare le potenzia-
lità dell’azienda, di aiutarla a crescere e a
Largo al co-sourcing cogliere tutte le opportunità di un mondo
Va detto però che non sempre le operazioni economico, normativo e fiscale sempre più
di outsourcng riescono bene. Il loro tallone di complesso”. Quello che gli esperti chiama-
Achille sta nel tipo di rapporto che si instau- no co-sourcing. Ne sa qualcosa Spadaro:
ra tra azienda e società di consulenza, a volte “Durante la mie precedenti esperienze di
poco costruttivo. A sostenerlo anche una del- lavoro, mi è capitato di ricorrere più volte
le analisi svolte da ADP, società specializza- all’outsourcing di attività HR”, racconta il
ta nella fornitura esterna di servizi per la ge- manager. “Per esempio nell’area payroll,
stione del capitale umano, in base alla quale dando in esterno non solo la produzione del
solo il 25% delle organizzazioni è soddisfatto cedolino paga, ma anche la chiusura e la ge-
delle soluzioni implementate, mentre il 40% stione delle presenze mensili per mezzo di
è deluso dall’attuale partner di outsourcing nuove tecnologie e la reportistica ammini-
al punto da considerare la sua sostituzione. strativa HR, ivi compresa parte dell’output
Alla base del malcontento, il più delle vol- concernente i costi labour, sempre con la
te, c’è una scarsa attenzione da parte delle costante supervisione di una figura inter-
aziende nella scelta del fornitore di servizi na nell’HR che svolge un ruolo di link tra
o poca chiarezza nel definire l’ambito del- azienda e partner strategico esterno”. Per
le attività esternalizzate. “Senza una chiara fare questo è stato necessario creare una for-
visione dei target si rischia di disperdere il te partnership con la società esterna e con
valore aggiunto che l’outsourcing può por- i consulenti, “che ci ha permesso di avere
tare”, precisa Porta, “creando addirittura a disposizione la tecnologia necessaria per
duplicazioni dei processi di lavoro”. “Pro- procedere a una digitalizzazione dei proces-
prio per centrare l’obiettivo che si vuole rag- si HR”, precisa Spadaro. “In questo modo
giungere con l’esternalizzazione è necessario abbiamo raggiunto due obiettivi: moderniz-
che l’outsourcer del servizio fornisca una zazione del processo amministrativo e dare
fotografia più completa possibile della pro- maggiore efficienza della Direzione HR
pria realtà, per consentire al professionista secondo gli standard concordati con il ma-
di poter supportare il cliente individuando nagement”, conclude il manager che in HP
opportunità e criticità. Il momento di mag- CDS ha trovato esternalizzato il servizio di
gior delicatezza si riscontra in fase di startup payroll e le attività connesse alla sicurezza
del servizio, ovvero quando è necessario sul lavoro (Rspp), mantenendo all’interno i
comprendere i bisogni del cliente e adottare restanti processi core HR.
il metodo di lavoro condiviso: se questo ap- La stessa decisione è stata presa in Eurobet
proccio avviene interfacciandosi in maniera come racconta Mariarosaria Carlesimo,
esaustiva si costruiscono basi solide per una Direttore delle Risorse Umane della
proficua collaborazione”. società che fa parte del gruppo Ladbrokes
Per raggiungere una buona qualità del servi- Coral Plc e gestisce più di 850 ricevitorie
zio è fondamentale, quindi, la condivisione sul territorio oltre a un sito web dedicato al
Mariarosaria Carlesimo,
degli obiettivi e della governance fra cliente mercato italiano delle scommesse sportive
Direttore delle Risorse e fornitore. “Esternalizzare i processi vuol online. “Abbiamo deciso di dare in gestione
Umane di Eurobet dire aiutare le aziende a concentrarsi sul pro- esterna tutta l’area del payroll con controllo
54 PERSONE&CONOSCENZE N.117però interno effettuato da due persone. Così Un trend destinato a crescere
abbiamo fatto anche con l’area dei servizi di Quello dell’ottimizzazione dei costi, del re-
sicurezza sul lavoro, tenendo internamente sto, è un trend destinato a guidare questo
solo un team che si occupa di gestire le emer- mercato anche in futuro. “Già oggi la Dire-
genze”, racconta la manager, che precisa: “A zione del Personale che ritengo più efficiente
spingerci in questa direzione è stata anche si sviluppa con poche professionalità interne
una motivazione economica. Le buste paga, il più possibile generaliste in grado di sup-
per esempio, richiedono una struttura tele- portare il business a 360 gradi sulle materie
matica di un certo tipo e aggiornamenti legi- labour. Il ruolo dei consulenti esterni specia-
slativi continui che avrebbero richiesto una lizzati permette di elevare il grado di output
risorsa dedicata in più al nostro interno a cui della funzione del Personale in merito a pro-
se ne sarebbe dovuta affiancare una seconda cessi e innovazioni non sempre disponibili
per seguire le relazioni con le varie istituzio- all’interno del know how aziendale, soprat-
ni ed enti previdenziali. Lavoro, quest’ulti- tutto con l’obiettivo di finalizzare progetti,
mo, che un consulente riesce a fare meglio oggi più necessari al business, di change ma-
con minimizzazione degli errori e maggior nagement in grado di accompagnare i cam-
tutela anche per i dipendenti”. biamenti all’interno delle organizzazioni”,
Attualmente nella Direzione HR di Eurobet conclude Spadaro. Consulenti che verranno
lavorano in totale sei persone che si occupa- pagati a gettone o con fee annuali per non
no prevalentemente di amministrazione e gravare sui costi fissi dell’azienda. E Bada-
gestione del rapporto di lavoro, recruiting, lin aggiunge: “Le parole chiave nelle azien-
formazione e sviluppo. “Fino a quattro anni de contemporanee sono: liberare risorse e
fa avevamo in outsourcing anche il 40% delle focalizzare il risultato. E lo saranno sempre
attività di selezione”, sottolinea Carlesimo, più anche nei prossimi anni. I nostri clienti
“ma poi ho deciso che sarebbe stato più stra- hanno capito che outsourcing, automatismi
tegico gestire questa attività internamente e attività self-service sono soluzioni che ot-
perché, interfacciandosi direttamente con timizzano il lavoro degli uffici del personale
l’organizzazione, la nuova risorsa riesce a e permettono di ridurre i costi crescendo in
capire meglio e da subito le sue esigenze e, efficienza e qualità del servizio”. Il tutto con
nello stesso tempo, il management riesce a il supporto della tecnologia. “La digitalizza-
valutare in maniera più puntuale le soft skill zione e la diffusione dei dispositivi mobili
del candidato in modo da affidargli il ruolo sono elementi che hanno trasformato pro-
più adatto per lui o per lei. Una scelta che ci fondamente il nostro mercato”, afferma Gil-
ha fatto anche ottimizzare gli investimenti, li. “La logica è quella di arrivare sempre più
visto che oggi le risorse che vengono indiriz- vicino al dipendente, che trasmette da solo,
zate ad head hunter o ad agenzie per il lavoro in modo semplice, una serie di informazioni
li destiniamo ad aree più strategiche. Mentre all’azienda che poi le utilizza per organizzare
per la ricerca di nuovo personale ci affidiamo il lavoro e gestire al meglio le risorse. La ten-
anche a social network come LinkedIn che denza è quella di arrivare sempre più vicini
ci consente di raggiungere una gamma più al dato per ottenere performance progressi-
ampia di candidati a costi inferiori”. vamente più elevate”.
PERSONE&CONOSCENZE N.117 55Così nel nome di una Direzione HR efficiente interno personale competente, “altamente
e flessibile in grado di affrontare gli imprevi- specializzato e costantemente aggiornato”,
sti del mercato in tempi sempre più veloci, dice Cassone.
le società cercano fuori dai propri confini le “In questo scenario articolato la consulenza
competenze necessarie a gestire sempre più del lavoro classica non è più adeguata, deve
funzioni, “come sta succedendo con la realiz- compiere un passo in avanti, si deve evolve-
zazione di piani di produttività e/o di welfa- re per essere in grado di soddisfare al meglio
re”, esemplifica Porta. Non solo. le richieste delle aziende clienti”, afferma
“Per esempio abbiamo notato che dal 2011 Vannucchi. “Per quanto mi riguarda devo
Giuseppe Cassone, titolare a oggi le imprese che hanno deciso di ester- dire che aver fatto un’esperienza come li-
dell’omonimo studio di nalizzare la gestione del contenzioso con i bero professionista all’interno di una multi-
consulenza del lavoro dipendenti sono aumentate del 300%”, af- nazionale, ha certamente fatto la differenza.
e amministrazione del
personale ferma Giuseppe Cassone, titolare dell’o- E ora, per specializzarmi ancora di più, sto
monimo studio di consulenza del lavoro frequentando un master executive in HR
e amministrazione del personale. “Si strategic management. Ritengo infatti che
tratta per lo più di aziende che hanno tra i 50 questo, per noi consulenti del lavoro, sia un
e i 150 dipendenti. Si va dalla contestazione momento storico molto importante da co-
disciplinare all’applicazione dell’ammen- gliere con la giusta determinazione per non
da fino alla sospensione e al licenziamento. soccombere al mercato”, continua la profes-
Così come è in aumento la richiesta di ridur- sionista. “Ciò implica una formazione con-
re i costi del personale”. tinua e l’inserimento nel proprio organico di
Ma sono in crescita anche le domande per la figure professionali specializzate in grado di
gestione dei dipendenti con welfare azien- fornire un servizio di qualità. Il mondo del-
dale, come evidenzia Stefania Vannuc- le imprese sta cambiando e noi consulenti
chi dello studio Vannucchi e Associati, esterni dobbiamo strutturarci di conseguen-
che da 38 anni opera sul territorio di Prato. za”.
“In questo ultimo periodo le domande di Per cogliere le sfide di una mercato in evolu-
outsourcing di sevizi HR sono diventate zione bruciando i tempi c’è anche chi ha de-
sempre più complesse e richiedono figure ciso di scegliere strade diverse. Un esempio
professionali in grado di garantire un ser- arriva da Ermanno Bini Chiesa, che con
vizio a tutto tondo, piattaforme software altre quattro aziende sparse sul territorio na-
Stefania Vannucchi
per gestire i piani di incentivazione, bonus zionale alla fine del 2014 ha creato Euhrnet,
dello studio Vannucchi aziendali, formazione centrata sul change una rete di imprese di consulenza impegnate
e Associati management e sulla diversity per gestire al a offrire servizi HR alle società nazionali.
meglio il cambiamento e diffondere la cultu- “Una soluzione che ci consente di ampliare
ra della performance”. il bacino di utenza e di fare squadra. Ognu-
no di noi ha un approccio diverso al mercato
Consulenti del lavoro in evoluzione e competenze differenti, questo ci permette
Un trend di mercato che inevitabilmente sta di offrire al cliente un servizio su misura”,
spingendo gli uffici di consulenza a cambia- spiega il Presidente di Euhrnet. “Perché
re pelle e ad avere strutture più complete ed oggi l’azienda vuole competenza e puntua-
efficienti. lità. E per poterla soddisfare è fondamentale
“La consulenza deve farsi più ‘liquida’ per entrare in sintonia con l’ufficio HR, capi-
assecondare le esigenze e le dinamiche dell’a- re fino in fondo come è organizzato, le sue
zienda cliente e sostenerne le scelte inno- problematiche e gli obiettivi che intende
vative”, suggerisce Badalin. “Questo per la raggiungere, in modo da riprogettare al me-
nostra società, per esempio, ha comportato la glio l’organizzazione interna e mettere a sua
moltiplicazione della gamma di servizi offerti disposizione le competenze più adeguate,
–che oggi vanno dalla consulenza legale spe- tecnologie integrate e un unico interlocutore
cializzata allo sviluppo di soluzioni informa- per gestirle”.
tiche ad hoc– attraverso professionalità for- L’idea piace alle aziende tanto che ora Euhr-
temente orientate al cliente. Il cambiamento net punta ad allargarsi. “Stiamo valutando
più rilevante è tuttavia quello relazionale, di potenziarci in alcune aree ed eventual-
perché ora ci facciamo attivamente promotori mente di introdurre altri servizi comple-
Ermanno Bini Chiesa, di soluzioni concrete per i nostri clienti”. mentari, ma è troppo presto per parlarne”,
Presidente di Euhrnet Ma altrettanto importante è avere al proprio chiosa Bini Chiesa.
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