Total Economic Impact di Microsoft Office 365 - Clienti Enterprise Direttore del progetto: Jonathan Lipsitz Giugno 2011
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Studio Total Economic Impact™ di Forrester preparato per Microsoft Total Economic Impact di Microsoft Office 365 Clienti Enterprise Direttore del progetto: Jonathan Lipsitz Giugno 2011
Forrester Consulting
Total Economic Impact di Microsoft Office 365 – Clienti Enterprise
SOMMARIO
Sintesi del documento ....................................................................................................................................................... 3
Fattori che influiscono su vantaggi e costi................................................................................................................. 8
Divulgazione .................................................................................................................................................................. 8
Struttura e metodologia dello studio TEI ....................................................................................................................... 9
Analisi................................................................................................................................................................................10
Punti salienti delle interviste .....................................................................................................................................10
Costi ..............................................................................................................................................................................13
Vantaggi .......................................................................................................................................................................19
Flessibilità.....................................................................................................................................................................31
Rischio ..........................................................................................................................................................................32
Riepilogo finanziario .......................................................................................................................................................36
Microsoft Office 365: Panoramica.................................................................................................................................38
Appendice A: Descrizione dell'organizzazione composita ........................................................................................41
Appendice B: Panoramica di Total Economic Impact™ .............................................................................................42
Appendice C: Glossario...................................................................................................................................................43
Appendice D: Considerazione dello studio nel contesto di altri studi TEI pubblicati recentemente..................44
Appendice E: Note conclusive........................................................................................................................................48
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affermarsi con successo all'interno delle loro organizzazioni. I servizi di consulenza Forrester, che vanno da brevi sessioni strategiche
a studi personalizzati, mettono il lettore in collegamento diretto con gli analisti di ricerca che applicano la loro esperienza alle
problematiche aziendali più specifiche. Per ulteriori informazioni, visitare il sito www.forrester.com/consulting.
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Sintesi del documento
Le società stanno riconoscendo e realizzando gradualmente il valore dello spostamento dell'elaborazione
dati dai loro uffici al cloud. Le società che un tempo producevano le loro capacità locali di elaborazione dati
si stanno trasformando in progettisti e strateghi per i loro requisiti di calcolo in continua espansione,
nonché in consumatori delle applicazioni e della potenza di elaborazione offerti da produttori di terze parti,
che contribuiscono alla competitività delle società. I motivi sono semplici. Innanzitutto, per avere rilevanza
e giustificare i loro costi, i professionisti IT non possono limitarsi alla manutenzione di hardware e software,
ma devono impegnarsi per promuovere la crescita di fatturato e utili. Pertanto, se un provider di servizi cloud
è in grado di fornire un'alternativa business-ready in modo più sicuro ed efficiente e a un prezzo competitivo,
le organizzazioni IT devono valutare attentamente tale alternativa e ridistribuire il personale IT su progetti più
business-critical. In secondo luogo, con una forza lavoro che diventa sempre più remota, mobile e dipendente
da più dispositivi, il cloud è l'architettura ideale per fornire servizi a dipendenti su qualsiasi dispositivo, in
qualsiasi momento e ovunque si trovino per mantenerli produttivi e in grado di collaborare. Contrariamente
alle soluzioni locali tradizionali, i servizi cloud offrono point of presence (POP), scalabilità e attenzione ai
dispositivi mobili, elementi necessari in un mondo che ha fatto della flessibilità geografica la sua principale
caratteristica. Per entrambi i motivi, le organizzazioni IT che puntano alla crescita aziendale dovrebbero
chiedersi innanzitutto cosa possa essere eseguito nel cloud e quindi cercare le ragioni per cui mantenere
in locale un determinato carico di lavoro.
Nel dicembre 2010, Microsoft ha commissionato a Forrester Consulting uno studio sul Total Economic
Impact e sull'utile sugli investimenti (ROI) potenziale che le società potrebbero realizzare distribuendo Office
365, un insieme di distribuzioni cloud di Exchange Online (con Forefront Online Protection for Exchange),
Lync Online, SharePoint Online e Office Professional Plus. Lo scopo dello studio consiste nel fornire alle
grandi imprese (per definizione di Microsoft devono contare almeno 250 utenti) una struttura per valutare
il potenziale impatto finanziario di Office 365 su tali organizzazioni. Lo studio non include tutti i potenziali
vantaggi associati a ogni singolo prodotto, ma descrive in linea generale i vantaggi che è possibile trarre
dall'intera suite e dalla transizione alla soluzione cloud di Microsoft. I lettori facciano riferimento ai singoli
e dettagliati studi Total Economic Impact™ (TEI) per Office 2010, SharePoint 2010, Exchange 2010 e Lync
2010 disponibili visitando il sito www.microsoft.com/bpio. Nell'Appendice D è contenuta una sintesi di
tali studi TEI.
Office 365 ha generato un utile sugli investimenti pari al 315% con tempi di
recupero di quattro mesi per una grande impresa # composita. Oltre ad avere un
costo totale di proprietà inferiore, Office 365 riduce sostanzialmente i tempi di
implementazione rispetto a una soluzione locale analoga.
Lo studio riguarda 10 organizzazioni (vedere pagina 9 per le relative descrizioni) che si sono impegnate
a trasferire nel cloud tutta o parte della loro potenza di elaborazione nell'ambito della collaborazione e delle
comunicazioni. Alcune hanno già acquisito esperienza con Microsoft Business Productivity Online Suite
(BPOS) e stanno ora effettuando l'aggiornamento a Office 365. Nessuno dei leader IT coinvolti in questo
studio descriverebbe se stesso come esperto di cloud computing, tuttavia questi clienti si aspettano di ottenere
considerevoli vantaggi dalla decisione di trasferire la loro potenza di elaborazione oltre le pareti dei loro uffici.
Registreranno una riduzione dei costi in categorie specifiche descritte nel dettaglio in questo studio: hardware,
software, manodopera IT, minor numero di trasferte e maggiore produttività degli amministratori IT e degli
utenti finali.
#
Forrester ha creato un'organizzazione composita che riflette le caratteristiche dei dieci clienti intervistati. I risultati finanziari sono
da riferirsi alla grande impresa composita.
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In base alle società intervistate, Forrester ha rilevato che un'organizzazione composita potrebbe ottenere
vantaggi superiori al valore generato con le funzionalità software locali esistenti. I loro knowledge worker
potranno usufruire degli aggiornamenti e delle nuove funzionalità software non appena saranno disponibili,
non dopo mesi o anni. I costi associati alla transizione a Office 365 sono prevedibili e suddivisibili nel tempo
come costi operativi anziché come costi in conto capitale, che nella contabilità generale compaiono nelle voci
in attivo. Uno dei leader IT intervistati per questo studio ha riassunto così: "Il CIO sta lavorando con il CFO
per allontanare i costi dall'azienda. L'[adozione di Office 365] è uno dei modi che hanno identificato per
conseguire questo obiettivo". Secondo altri, la maggiore mobilità degli information worker è il principale
vantaggio derivante da questa transizione. "Il mondo è diventato il nostro ufficio. Le distanze geografiche
non sono più un ostacolo. Esiste un'opportunità concreta per il lavoro a distanza (remote working) e per
ridurre le trasferte. Office 365 è un dono del cielo". Forrester ha inoltre messo in evidenza le aspettative di
questi leader in termini di disponibilità, ripristino di emergenza, archiviazione, conformità e sicurezza IT.
Dai singoli colloqui tenuti con 10 clienti della versione beta di Office 365 e dall'analisi finanziaria che ne
è derivata, Forrester ha rilevato che un'organizzazione composita basata sulle società intervistate può
attendersi i vantaggi, i costi e l'utile sugli investimenti rettificato in base al rischio riportati nella
Tabella 1. Per una descrizione dell'organizzazione composita, vedere l'Appendice A.
Tabella 1
ROI rettificato in base al rischio su tre anni per l'organizzazione composita i
Tempi di Tasso interno di Vantaggi totali Costi totali Valore attuale VAN per
ROI
recupero rendimento (TIR) (VA) (VA) netto (VAN) utente
315% 4 mesi 452% $5.426.329 ($1.307.074) $4.119.255 $4.119
Fonte: Forrester Research, Inc.
I tempi di distribuzione e recupero della soluzione, calcolati a partire dalla data Go live, si sono rivelati
sostanzialmente più brevi rispetto a quelli che si sarebbero registrati per una soluzione analoga
distribuita in locale.
Vantaggi. L'organizzazione composita ha ottenuto i vantaggi seguenti (i primi dieci sono inclusi
nell'analisi del ROI) che rappresentano quelli ottenuti dalle società intervistate:
o Componenti hardware eliminati. In quanto soluzione cloud, Office 365 elimina in larga misura la
necessità di installare e gestire componenti hardware. Nel corso di tre anni viene eliminata una
spesa pari a $ 217.000 necessaria per l'acquisto o l'hosting di server Exchange, SharePoint e Lync,
oltre che per le risorse di archiviazione. Sono incluse la struttura principale e una funzionalità di
backup limitata.
o Software di terze parti eliminato. Office 365 include molte funzionalità che in una soluzione locale
verrebbero acquistate separatamente da fornitori di terze parti. L'eliminazione di applicazioni
antivirus/antispam (Forefront Online Protection for Exchange è incluso in Exchange Online) e di
agenti di backup per la posta elettronica aggiuntivi comporta un taglio dei costi pari a $ 45.000.
o Risparmi in termini di Web conferencing. Office 365 include Microsoft Lync Online, una
soluzione di Web conferencing completa. Lync sostituirà gradualmente la soluzione di Web
conferencing esistente e in tre anni il risparmio ammonterà a $ 150.000.
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o Risparmi in termini di teleconferenze. Oltre a una soluzione di Web conferencing,
l'organizzazione composita ha adottato una soluzione di teleconferenza tradizionale basata sul
telefono. Questa soluzione verrà utilizzata sempre meno perché un numero maggiore di conferenze
telefoniche interne verranno effettuate tramite la soluzione online Lync. Nel corso di tre anni il
risparmio ammonterà a $ 72.000.
o Licenze EA (Contratto Enterprise) sostituite con la sottoscrizione di Office 365. Le licenze EA
locali complete vengono sostituite con le sottoscrizioni di Office 365 e con Core CAL Bridge per
Office 365 e Software Assurance per Windows. Alcune organizzazioni possono ritenere vantaggioso
il passaggio dalle spese in conto capitale (capex) alle spese operative (opex). In tre anni, vengono
sostituite licenze EA per circa $ 477.000. Questo vantaggio compensa parzialmente i costi associati
alla sottoscrizione e alle licenze Microsoft descritti più avanti in questo studio e viene incluso in
modo che nell'analisi del ROI si tenga conto solo dell'aumento netto dei costi. Ciò non rappresenta
alcun tipo di sconto o riduzione dei costi totali corrisposti a Microsoft.
o Attività di implementazione locale ridotta. Il tempo necessario per implementare Office 365 è
in genere inferiore a quello richiesto per un'installazione locale analoga. Il risparmio nei costi di
implementazione locale ammonta approssimativamente a $ 63.000.
o Impegno ridotto del supporto IT. Con Office 365 non è più necessaria la manutenzione
dell'hardware come descritto in precedenza e l'impegno richiesto per la gestione delle applicazioni
risulta sensibilmente ridotto. Nel modello Office 365, Microsoft mette a disposizione un servizio di
supporto tecnico che contribuisce anch'esso a eliminare parte dell'attività di assistenza di terze parti.
L'organizzazione composita è stata in grado di riassegnare le risorse di supporto IT e assistenza
tecnica, con un risparmio di $ 525.000 in tre anni.
o Spese di viaggio e relative emissioni di CO2 ridotte. La soluzione Lync Online, in combinazione
con altri strumenti di collaborazione e produttività di Office 365, riduce la necessità di riunioni
faccia a faccia con clienti e colleghi. Questa soluzione comporta un risparmio di oltre $ 993.000 e la
riduzione delle emissioni di CO2 prodotte dai viaggi aerei che ne deriva è di 238.000 chilogrammi.
o Aumento di produttività dei knowledge worker. La suite 2010 che include Exchange Online, Lync
Online, SharePoint Online e Office Professional Plus offre a tutti i knowledge worker sostanziali
vantaggi in termini di produttività, in larga misura attribuibili a un sistema di comunicazione e di
condivisione delle conoscenze notevolmente migliorato. Questo vantaggio è simile sia per la
soluzione Office 365 online sia per le versioni locali. L'aumento della produttività realizzato nel
corso di questo studio si attesta su $ 4.380.000.
o Aumento di produttività incrementale dei lavoratori mobili. Oltre all'aumento di produttività
generale descritto in precedenza, Office 365 consente aumenti di produttività incrementali ai
lavoratori mobili che durante le trasferte potranno usufruire di un migliore accesso ai documenti
e alle risorse IT. Tali vantaggi interessano 250 tra consulenti e venditori e in tre anni consentono
di ottenere un aumento di produttività pari a circa $ 956.000.
o Funzionalità migliorate/aggiornate e procedure di aggiornamento semplificate (non
quantificate). Office 365 rende disponibili le ultime funzionalità senza richiedere il completamento
di alcuna procedura di aggiornamento da parte del reparto IT. Gli utenti otterranno ulteriori
vantaggi dalla disponibilità immediata di tali funzionalità.
o Migliore esperienza utente (non quantificata). Office 365 garantisce un'esperienza utente ottimale
grazie all'accesso migliorato per chiunque lavori fuori sede, alle cassette postali di dimensioni
maggiori e a sistemi di collaborazione semplificati.
o Sicurezza IT migliorata (non quantificata). Office 365 è in grado di garantire una maggiore
sicurezza IT perché tutte le correzioni e gli aggiornamenti vengono effettuati da Microsoft non
appena diventano disponibili. Microsoft è inoltre in grado di fornire un sistema di crittografia e
autenticazione migliore rispetto a quello della soluzione locale precedente di una società.
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o Archiviazione e conformità migliorate (non quantificate). Office 365 migliora l'archiviazione
eliminando i file PST locali di Outlook per la posta elettronica e centralizzando l'archiviazione
dei documenti in cartelle SharePoint. Tutto ciò semplifica e velocizza le attività di individuazione
e conformità.
o Disponibilità elevata e ripristino di emergenza migliorato (non quantificati). Office 365 offre
la ridondanza geografica completa dell'archiviazione dati e consente agli utenti di accedere alle
informazioni ovunque si trovino. Microsoft offre inoltre un contratto di servizio di uptime del
99,9% per tutti i componenti di Office 365. È importante tenere in considerazione i costi legati
ai periodi di inattività per un'organizzazione nel valutare l'importanza del miglioramento delle
funzionalità di ripristino di emergenza e disponibilità.
o Soluzioni cloud/locali ibride (non quantificate). Office 365 supporta soluzioni ibride in cui
alcuni componenti e/o utenti sono ospitati in locale e altri nel cloud. La maggiore flessibilità
che ne consegue consente di ridurre i costi in alcune aree senza rinunciare alle funzionalità di
applicazioni altamente personalizzate. Molti dei clienti intervistati ha affermato di voler adottare
una soluzione ibrida, specialmente per SharePoint.
Costi. L'organizzazione composita ha sostenuto i seguenti costi:
o Pianificazione iniziale e distribuzione pilota. Il tempo richiesto dalla pianificazione e dai test su
Office 365 varia in larga misura in base alle dimensioni della società e della migrazione. Due risorse
IT hanno dedicato 2,5 mesi a questa attività per un costo di circa $ 22.000.
o Attività di implementazione/migrazione. Le attività di implementazione e migrazione effettive
dipendono anch'esse dal numero di utenti. Le società intervistate hanno scelto di procedere alla
migrazione degli utenti in modo graduale oppure stabilendo una data precisa per l'operazione.
Tre risorse IT dell'organizzazione composita hanno dedicato due mesi a questa attività per un
costo totale $ 35.000.
o Hardware. Per ottenere SSO e federazione delle identità, occorre disporre di un server Active
Directory Federation Services (ADFS) locale. Per la disponibilità elevata, può essere necessario
averne due. L'organizzazione composita ha installato due server e, con tre anni di hosting interno,
ha speso poco più di $ 21.000.
o Sottoscrizione e licenze Microsoft. Durante il primo anno di migrazione di un utente a Office 365,
la sottoscrizione è coperta dalla licenza EA e dalle licenze server esistenti. A partire dal secondo
anno, viene addebitata una sottoscrizione mensile con le licenze true-up Core CAL Bridge per
Office 365 e Software Assurance per Windows. Per la durata dello studio, l'organizzazione
composita ha speso circa $ 1.013.000 per sottoscrizioni e licenze true-up.
o Formazione. La formazione degli utenti finali per SharePoint, Lync e così via nel cloud è identica
a quella per la soluzione locale. Ciononostante, questi costi sono inclusi nell'analisi finanziaria per
ottenere un costo totale di proprietà preciso per l'aggiornamento alla suite 2010. Inoltre, è
necessaria una formazione limitata per il reparto IT riguardo all'amministrazione di Office 365.
Per queste due categorie, sono stati spesi $ 90.000 in formazione.
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o Amministrazione continua. L'amministrazione di Office 365 è notevolmente meno complessa
rispetto a una soluzione locale analoga. Ciò si riflette nel vantaggio corrispondente indicato sopra.
L'organizzazione composita ha richiesto 1,5 risorse FTE (full-time equivalent) per gestire Office 365
per gli utenti negli Stati Uniti e in due paesi europei. Il costo totale in tre anni è stato di $ 315.000.
o Larghezza di banda aggiuntiva. La necessità di larghezza di banda aggiuntiva può variare
notevolmente in base alla larghezza di banda esistente disponibile, al numero di utenti e alla
quantità di traffico generata. L'organizzazione composita ha speso $ 60.000 in tre anni per
aumentare la larghezza di banda presso la sede centrale e in un altro ufficio di grandi dimensioni.
Figura 1
Flusso di cassa cumulativo rettificato in base al rischio su tre anni per l'organizzazione composita
$5.000.000
$4.119.255
$4.000.000
$3.000.000
$2.439.087
$2.000.000
$1.000.000 $565.892
$0
($258.566)
($1.000.000)
Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3
Costi (VA) Vantaggi (VA) Flusso di cassa cumulativo (VA)
Fonte: Forrester Research, Inc.
Pagina 7Forrester Consulting
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Fattori che influiscono su vantaggi e costi
Nella Tabella 1 vengono illustrati i risultati finanziari rettificati in base al rischio che l'organizzazione
composita può aspettarsi di ottenere. I valori rettificati in base al rischio tengono conto di eventuali potenziali
incertezze o scostamenti presenti nella stima dei costi e dei vantaggi, che generano stime più conservative.
I fattori indicati di seguito possono influire sui risultati finanziari di un'organizzazione:
Numero di utenti. I costi per la sottoscrizione di Office 365 sono calcolati per utente. Inoltre,
un maggior numero di utenti potrebbe richiedere più dati per la migrazione, facendo lievitare di
conseguenza i tempi e i costi di implementazione. Al contrario, maggiore è la base di utenti, maggiori
dovrebbero essere i vantaggi ottenuti. Per i vantaggi legati alla produttività, le organizzazioni più
grandi dovrebbero ottenere profitti molto maggiori che aumenteranno ROI e VAN.
Struttura delle licenze esistenti. I costi totali di licenze e sottoscrizioni possono variare in base
ai livelli di licenza esistenti, alla presenza di una licenza EA e/o Software Assurance e alla data di
implementazione della versione precedente, se applicabile. L'organizzazione dispone di una licenza
Professional Desktop EA. Poiché la determinazione di tali costi può essere complessa, invitiamo
il lettore a consultare Microsoft o il relativo partner di canale per comprendere eventuali nuovi costi
di licenza o sottoscrizione nonché i costi di licenza precedenti che si potrebbero eliminare.
Componenti della soluzione Office 365 utilizzati. Un'organizzazione potrebbe decidere di non
implementare tutti i componenti della soluzione Office 365, ovvero Exchange Online con Forefront
Online Protection for Exchange, Office Professional Plus, Lync Online e SharePoint Online, Ciò
ridurrà il costo di sottoscrizione mensile, ma può anche comportare la mancata realizzazione di alcune
categorie di vantaggi discusse nello studio. È opportuno considerare quali eventuali vantaggi non si
otterranno se non viene implementata l'intera suite.
Divulgazione
Il lettore deve essere consapevole di quanto segue:
Lo studio è commissionato da Microsoft e realizzato dal gruppo Forrester Consulting.
Forrester non fa alcuna supposizione in merito al ROI potenziale realizzato da altre organizzazioni.
Forrester consiglia vivamente ai lettori di applicare le proprie stime entro la struttura fornita nel
rapporto per valutare l'adeguatezza di un investimento in Microsoft Office 365.
Microsoft ha esaminato e fornito commenti e suggerimenti a Forrester, ma Forrester mantiene
il controllo editoriale sullo studio e le relative conclusioni e non accetta modifiche allo studio che
ne contraddicano le conclusioni o ne offuschino il significato.
I nomi dei clienti da intervistare sono stati forniti da Microsoft.
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Struttura e metodologia dello studio TEI
Introduzione
Dalle informazioni fornite nelle interviste, Forrester ha creato una struttura Total Economic Impact™ (TEI)
per tali organizzazioni considerando l'implementazione di Microsoft Office 365. L'obiettivo della struttura
è l'identificazione dei costi, dei vantaggi, della flessibilità e dei fattori di rischio che influiscono sulla decisione
di investimento.
Approccio e metodologia
Forrester ha adottato un approccio a più fasi per valutare l'impatto che può avere Microsoft Office 365 su
un'organizzazione (vedere la Figura 2). In particolare:
Sono state realizzate interviste al personale di marketing e vendite Microsoft e agli analisti Forrester
per raccogliere dati relativi a Office 365 e al mercato delle soluzioni di collaborazione e produttività
basate su cloud.
Sono state realizzate interviste a 10 organizzazioni che attualmente utilizzano la versione beta di
Microsoft Office 365 per ottenere dati riguardo ai costi, ai vantaggi e ai rischi.
È stata progettata un'organizzazione composita in base alle caratteristiche delle organizzazioni
intervistate (vedere l'Appendice A).
È stato costruito un modello finanziario rappresentativo delle interviste, tramite la metodologia TEI.
Il modello finanziario è stato compilato con i dati relativi a costi e vantaggi ottenuti dalle interviste,
applicati all'organizzazione composita.
Figura 2
Approccio TEI
Progettare Costruire un
Mettere in atto Intervistare Scrivere un
un'organizzazione modello finanziario
il processo di i clienti caso di studio
composita utilizzando la
due diligence
struttura TEI
Fonte: Forrester Research, Inc.
Forrester ha utilizzato quattro elementi fondamentali della struttura TEI nella creazione del modello per
Microsoft Office 365:
1. Costi.
2. Vantaggi per l'intera organizzazione.
3. Flessibilità.
4. Rischio.
Data la crescente complessità delle imprese riguardo alle analisi del ROI correlato agli investimenti IT, la
metodologia TEI di Forrester ha lo scopo di fornire una visione completa dell'impatto economico totale delle
decisioni di acquisto. Per ulteriori informazioni sulla metodologia TEI, vedere l'Appendice B.
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Analisi
Punti salienti delle interviste
Per questo studio sono state realizzate 10 interviste a rappresentanti delle seguenti società
(clienti Microsoft con sede negli Stati Uniti e in Europa):
1. Società di consulenza internazionale: leader globale nei servizi professionali locali e di consulenza,
tecnologia e outsourcing con oltre 100.000 dipendenti. È una società di livello mondiale che
include servizi IT e servizi Microsoft ospitati; esegue attualmente un'istanza globale di Exchange
2007 con Office Professional 2007 e Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2).
2. Società di servizi comunali: società comunale con 600 dipendenti che intende separare i servizi IT
condivisi da quelli municipali; utilizza attualmente una combinazione di Office Professional 2003,
2007 e 2010 insieme a Exchange 2003. Tutte le soluzioni Microsoft dovranno essere sostituite
nell'ambito della separazione dall'infrastruttura municipale.
3. Università: università privata con 12.000 utenti, inclusi 6.000 studenti. L'università dispone di un
sistema di posta elettronica locale e un sistema di calendario di terze parti che dovranno essere
sostituiti. Sono presenti 300 utenti che utilizzano SharePoint 2007. L'università dispone di licenze
di tipo Education per i prodotti Microsoft.
4. Società di servizi professionali ICT: è una società di servizi ICT con sede in Europa e oltre 12.000
dipendenti; attualmente utilizza una combinazione di Office Professional 2007 e 2010, Exchange
2007, SharePoint 2007 e OCS 2007 R2.
5. Studio di architettura: studio di architettura con 600 dipendenti distribuiti in 13 uffici, otto
dei quali negli Stati Uniti e cinque nel resto del mondo. La società utilizza le versioni 2003 di
Exchange, SharePoint e Office Professional.
6. Banca: questa banca collabora con un partner Microsoft all'implementazione di Office 365.
Ha 1.500 dipendenti e utilizza le versioni 2003 di Exchange e Office Professional.
7. Società multimediale: questa società ha esternalizzato gran parte delle operazioni e
dell'infrastruttura IT a un partner Microsoft. La società ha più di 800 utenti che eseguono
le versioni 2007 di Exchange e Office Professional.
8. Società logistica di materie prime agricole: questa organizzazione ha 1.500 utenti delle soluzioni
Microsoft su un totale di 4.000 dipendenti. I dipendenti sono distribuiti in decine di paesi in tutto
il mondo. Vengono utilizzate diverse versioni di Exchange, SharePoint e Office Professional. In
alcune sedi, inoltre, vengono utilizzate soluzioni non autorizzate dal gruppo IT centrale che
verranno eliminate nell'ambito dell'implementazione globale di Office 365.
9. Società di ricambi automobilistici: società europea con 5.500 dipendenti, 1.200 dei quali sono
knowledge worker che utilizzeranno Office 365. Gli altri dipendenti lavorano in fabbrica. Sono
presenti 11 sedi in Europa, Nord America e Asia. La società utilizza attualmente Exchange 2000
e Office Professional 2007.
Pagina 10Forrester Consulting
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10. Organizzazione di testing e certificazione di conformità agli standard: la società ha più di 7.000
dipendenti distribuiti in decine di paesi in tutto il mondo. Sta effettuando la migrazione da una
soluzione di posta elettronica concorrente. Attualmente, nelle sedi sono distribuiti Office
Professional 2010, SharePoint 2010 e OCS 2007 R2.
Le 10 interviste hanno rivelato i seguenti punti salienti:
I motivi principali indicati per l'aggiornamento o la migrazione a Office 365 sono stati il desiderio
di ridurre il costo totale di proprietà, semplificare l'amministrazione e fornire più rapidamente le
caratteristiche più nuove. Di seguito vengono forniti alcuni commenti selezionati degli intervistati:
o "Lo stimolo di fondo è stato il desiderio di evitare la gestione di hardware, software o personale
per mantenere la soluzione".
o "Avevamo intenzione di implementare le versioni più aggiornate di SharePoint e Outlook.
Essenzialmente, ci servono più funzionalità e flessibilità".
o "La nostra società è cresciuta molto negli ultimi anni, sia organicamente che attraverso
acquisizioni. Il reparto IT ha cercato di recuperare terreno. Per questo motivo, stiamo cercando
di migliorare l'efficienza nella fornitura di servizi tecnologici alla società".
o "La nostra società è estremamente decentralizzata in diversi paesi. La nostra organizzazione IT
è molto snella. L'utilizzo del cloud ridurrebbe la complessità a livello locale".
o "Il passaggio al cloud è stato deciso per ridurre i costi. Lasciare a Microsoft la gestione della posta
elettronica ci garantisce che tutto funzioni al meglio".
o "Dalla prospettiva dei costi, 365 rappresenta la soluzione più interessante. Soprattutto perché
disponiamo di una licenza EA con Microsoft. Da una prospettiva funzionale, la versione 2010
offre molto più delle versioni precedenti, in particolare Lync".
La riduzione significativa dei costi e dei processi associati ai normali cicli di aggiornamento di tre
o quattro anni è un elemento molto importante.
o "Dovremmo affrontare l'aggiornamento di tutto l'hardware ogni tre o quattro anni. Questo,
unitamente al lavoro associato, risulta molto costoso".
o "Il non dover aggiornare i componenti IT ogni pochi anni è un grande vantaggio per noi".
L'esistenza di licenze EA e Software Assurance ha semplificato la decisione di passare a Office 365.
o "La decisione è stata facile dato che avevamo un contratto Software Assurance già attivo".
o "Office 365 è stato offerto come parte di un aggiornamento EA".
o "Eravamo già passati a BPOS, per cui passare a Office 365 è stato un progresso naturale".
Office 365 include diversi nuovi servizi utili.
o "Sono inclusi software antivirus e antispam, una cosa in meno di cui preoccuparsi".
o "Le caratteristiche di ripristino di emergenza di Office 365 sono eccellenti".
o "I miglioramenti apportati a SharePoint e OCS [Lync] sono molto importanti per i nostri utenti".
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I reparti IT sono entusiasti di avere più tempo da dedicare ad aspetti maggiormente strategici.
o "Vogliamo che il nostro personale IT si dedichi a progetti strategici, non che si occupi soltanto
dell'infrastruttura".
o "I nostri clienti sono alla ricerca di modi che consentano di evitare le attività [IT] di base".
La disponibilità di cassette postali di grandi dimensioni è considerata importante.
o "Una maggiore capacità migliorerà la produttività. I nostri utenti trascorrono molto tempo
a pulire le cartelle Posta in arrivo perché non possono più inviare messaggi".
o "Con cassette postali più grandi il reparto IT avrà più tempo da dedicare ad altre attività, perché
avere più spazio per la posta in arrivo è una delle maggiori richieste degli utenti".
o "Lo spazio delle cassette postali si sta esaurendo e non siamo in grado di fornire cassette postali
più grandi in modo efficace con una soluzione locale".
L'implementazione beta e la migrazione a Office 365 è stata ritenuta piuttosto semplice.
o "La definizione dei criteri di sicurezza per la posta elettronica ha richiesto tempo, ma era
un'attività che avremmo dovuto eseguire in ogni caso".
o "L'impostazione dei server ADFS era un po' confusa, ma la documentazione su questo argomento
è stata migliorata molto".
o "La migrazione dei dati non sembra presentare difficoltà e ci offre la grande opportunità di pulire
i nostri dati".
Le opinioni sui vantaggi delle spese in conto capitale (capex) rispetto alle spese operative (opex)
sono state molto varie, ma per le società che hanno preferito le seconde la distribuzione di Office 365
è molto utile.
o "Le spese operative presentano dei vantaggi perché semplificano la fatturazione ai gruppi interni
di servizi obbligatori e facoltativi".
o "L'importanza di un modello rispetto all'altro varia da un anno all'altro. Attualmente, è più facile
ottenere fondi per le spese operative".
o "Sempre più società cercano di ridurre le spese in conto capitale. Il non dover acquistare hardware
ogni tre anni e assumere consulenti per svolgere alcune attività offre parecchi vantaggi".
o "Una soluzione cloud era interessante dal punto di vista delle spese operative. Considerando
il costo totale di proprietà, questo approccio ci è sembrato ottimale".
Pagina 12Forrester Consulting Total Economic Impact di Microsoft Office 365 – Clienti Enterprise Organizzazione composita In base alle interviste dei 10 clienti esistenti di Microsoft, Forrester ha creato una struttura TEI, una società composita e un'analisi del ROI associata che illustra le aree interessate dal punto di vista finanziario. L'organizzazione composita sintetizzata da Forrester in base a questi risultati rappresenta una società manifatturiera con sede negli Stati Uniti e con alcuni impianti in Europa. La società occupa un totale di 3.500 dipendenti, 1000 dei quali sono knowledge worker per i quali è stata effettuata la migrazione a Office 365. L'organizzazione dispone attualmente di Office Professional ed Exchange 2003 e di una distribuzione limitata di SharePoint 2003. Verrà implementata la suite completa di Office 365 E3, che include Exchange Online, SharePoint Online, Office Professional Plus e Lync Online. Come parte della licenza esistente, l'organizzazione composita dispone di contratti Professional Desktop EA e Software Assurance attivi. Una descrizione più dettagliata dell'organizzazione composita è disponibile nell'Appendice A. Presupposti della struttura Nella Tabella 2 sono indicati i presupposti del modello utilizzati da Forrester in questa analisi. Tabella 2 Presupposti del modello Rif. Metrica Valore A1 Costo annuale sostenuto* per risorsa IT FTE $70.000 A2 Costo annuale sostenuto* per lavoratore mobile $106.250 A3 Costo annuale sostenuto* per knowledge worker (in tutti i ruoli dell'organizzazione) $60.000 A4 Numero di utenti di Office 365 1.000 *Il costo sostenuto include assicurazione, ferie retribuite e altre spese sostenute dall'organizzazione. Fonte: Forrester Research, Inc. Il tasso di sconto utilizzato nei calcoli di VA e VAN è il 12% e l'orizzonte temporale utilizzato per il modello finanziario è di tre anni. Le organizzazioni utilizzano in genere tassi di sconto compresi tra l'8% e il 16% a seconda dell'ambiente corrente. Si raccomanda ai lettori di consultare il reparto finanziario delle proprie società per determinare il tasso di sconto più appropriato da utilizzare nelle proprie organizzazioni. Tutti i calcoli di questo studio sono effettuati in dollari statunitensi anche se alcuni dei clienti intervistati utilizzano l'euro come valuta principale. Alcuni valori in dollari presentati in questo studio sono stati arrotondati al valore intero più vicino in centesimi o dollari. Pertanto, è possibile che alcuni dei risultati dei calcoli nelle tabelle che seguono non corrispondano esattamente a quelli ottenuti dal lettore applicando le formule e i valori presentati. Costi Office 365 segue principalmente un modello di costi SaaS (Software-as-a-Service, software come servizio) con molte categorie di costi sostituite da sottoscrizioni di servizi. Come in qualsiasi progetto IT di grandi dimensioni, sono presenti costi anticipati di pianificazione e implementazione. Alcune categorie di costo presentano un vantaggio corrispondente. Tali vantaggi sono indicati nelle singole aree di costo e descritti in modo dettagliato nella sezione Vantaggi. Molti costi possono variare in base alle dimensioni dell'organizzazione del lettore. Pertanto, si consiglia al lettore di utilizzare il modello come base per determinare il valore TEI per la propria organizzazione. Pagina 13
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Costi per la pianificazione e la distribuzione pilota
I clienti che hanno partecipato a questo studio erano tutti utenti della versione beta di Office 365. L'impegno
necessario per la versione beta viene interpretato come proxy per la pianificazione iniziale e l'attuazione di un
progetto pilota. In linea generale, i clienti hanno ritenuto il processo semplice. Questa fase ha richiesto da un
mese, nel caso di un cliente BPOS che ha effettuato la migrazione, a quattro mesi per un cliente che è migrato
da una soluzione non Microsoft. In tutti i casi, la maggior parte del tempo è stata dedicata alla definizione
della soluzione e alla migrazione delle cassette postali degli utenti. In genere, è stata necessaria una settimana
per l'impostazione dell'infrastruttura ADFS.
L'organizzazione composita ha completato l'operazione unicamente con manodopera interna. Se si utilizzano
consulenti esterni, i costi totali non dovrebbero variare molto, ma la manodopera interna viene sostituita da
quella esterna.
Per l'organizzazione composita, due risorse FTE hanno lavorato per 2,5 mesi a questo progetto. Il costo
mensile totale per una risorsa FTE è di $ 5.833. Due FTE per 2,5 mesi per $ 5.833 equivale a $ 21.875.
Tabella 3
Costi per la pianificazione e la distribuzione pilota
Periodo
Rif. Metrica Calcolo
iniziale
B1 Numero di FTE IT 2
B2 Numero di mesi 2,5
B3 Costo mensile sostenuto A1/12 mesi $5.833
Costi per la pianificazione e la
Bt B1*B2*B3 $21.875
distribuzione pilota
Fonte: Forrester Research, Inc.
Costi del personale per le attività di implementazione/migrazione
La maggior parte delle risorse viene utilizzata per la definizione dei criteri e la migrazione dei dati, cassette postali
e documenti di SharePoint. La durata dell'impegno è direttamente collegata al numero di utenti e/o alla quantità
di dati da migrare. A un'estremità dello spettro, un'organizzazione con più di 100.000 utenti pianificherà un
anno per la migrazione. Per le organizzazioni con 500-2.000 dipendenti si prevede un periodo di uno-due mesi.
Le società hanno adottato una metodologia di implementazione e test tipica, cui ha fatto seguito la migrazione.
Un intervistato ha affermato che "la velocità della migrazione dipende dalla volontà di interrompere le normali
operazioni". L'approccio tipico consisteva nella migrazione di un determinato numero di utenti ogni notte o nel
fine settimana, completando una sede o un gruppo per volta. Dopo la migrazione di tutti gli utenti,
l'infrastruttura locale veniva smantellata.
Anche la formazione viene completata in questo periodo e verrà trattata in una categoria di costo separata più
avanti in questo studio.
Questo impegno può essere completato da personale IT interno che disponga delle competenze richieste.
La maggior parte dei clienti intervistati, infatti, utilizzava risorse interne. Un'alternativa prevede l'utilizzo di
organizzazioni specializzate in servizi IT. Un'organizzazione ha stimato che il carico per i servizi di progettazione
sarebbe compreso tra circa $ 10.000 e $ 20.000, mentre la gestione in outsourcing di una migrazione completa
può richiedere da $ 30.000 a $ 100.000 (o una cifra superiore) a seconda del numero di utenti. L'organizzazione
composita ha utilizzato risorse interne.
Questo impegno totale è inferiore a quello previsto per un'installazione locale. Il vantaggio corrispondente viene
illustrato nella sezione Vantaggi di questo studio.
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Total Economic Impact di Microsoft Office 365 – Clienti Enterprise
Tabella 4
Costi del personale per le attività di implementazione/migrazione
Rif. Metrica Calcolo Periodo iniziale
C1 Numero di FTE IT 3
C2 Numero di mesi 2
C3 Costo mensile sostenuto A1/12 mesi $5.833
Costi del personale per le attività
Ct C1*C2*C3 $35.000
di implementazione/migrazione
Fonte: Forrester Research, Inc.
Costi hardware
Benché con Office 365 un'organizzazione possa eliminare l'hardware, resta comunque l'esigenza di un server
ADFS per federazione delle identità e SSO. Ciò richiede in genere un server, a cui è possibile aggiungerne un
altro per la disponibilità elevata. I requisiti tecnici non sono elevati, sarà sufficiente la configurazione di un
tipico server medio.
I server possono essere ospitati localmente o presso una struttura di co-locazione. La maggior parte delle
società intervistate ospita i server in loco. L'organizzazione composita ospita i server in loco e alloca
sovraccarichi per alimentazione, spazio, condizionamento e così via. Questi server verrebbero sostituiti
ogni tre o quattro anni, secondo il ciclo di aggiornamento regolare dell'organizzazione.
Il vantaggio corrispondente per i server Exchange, Lync e SharePoint non installati viene illustrato nella
sezione Vantaggi di questo studio.
Tabella 5
Costi hardware
Periodo
Rif. Metrica Calcolo Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale
iniziale
D1 Numero di server ADFS 2
D2 Costo per server $7.000
(D1*D2) [periodo
D3 Manutenzione $1.400 $1.400 $1.400
iniziale]*10%
D4 Costi di hosting in loco D1 [periodo iniziale]*$ 500 $1.000 $1.000 $1.000
Dt Costi hardware (D1*D2)+D3+D4 $14.000 $2.400 $2.400 $2.400 $21.200
Fonte: Forrester Research, Inc.
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Sottoscrizione e licenze Microsoft
Office 365 è un servizio in sottoscrizione il cui prezzo è stabilito per utente per mese. I prezzi di vendita
variano in base a quali componenti della soluzione vengono inclusi. L'organizzazione composita utilizza il
set di soluzioni E3, che include le versioni più recenti di Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online
e Office Professional Plus. Il prezzo di listino è di $ 24 per utente per mese, con la disponibilità di sconti per
volume e durata del contratto. Durante il primo anno di migrazione di un utente a Office 365, tutti i costi di
sottoscrizione sono coperti dall'EA esistente. Negli anni successivi, viene utilizzato il modello di sottoscrizione
e le spese sono accreditate rispetto alle spese dell'EA esistente.
Le licenze EA coprono in genere i componenti aggiuntivi oltre ai prodotti destinati agli utenti di Office 365.
Secondo Microsoft: "I CAL Suite Bridge vengono utilizzati nella transizione da una CAL Suite (locale) a una
combinazione equivalente di prodotti e servizi online. Per questo motivo, i CAL Suite Bridge includono
carichi di lavoro di CAL Suite non presenti in Office 365 o Windows Intune e consentono ai clienti di CAL
Suite esistenti di mantenere la copertura Software Assurance (SA), l'impegno a livello aziendale e gli sconti
sulle piattaforme corrispondenti per i carichi di lavoro che rimangono locali".
Il contratto Software Assurance copre spesso il sistema operativo Windows oltre alle applicazioni che vi vengono
eseguite. Office 365 non include un percorso di aggiornamento per Windows. Pertanto, un'organizzazione può
avere l'esigenza di pagare separatamente una copertura Software Assurance per il sistema operativo Windows
oltre ai costi di Office 365 e CAL Suite Bridge.
Per offrire un confronto esatto, l'organizzazione composita ha deciso di sostenere i costi per le licenze Core
CAL Bridge per Office 365 e Software Assurance per Windows. Ne consegue che ogni licenza per soluzioni
Microsoft di cui disponeva l'organizzazione prima della migrazione è ancora attiva.
L'organizzazione composita continua a sostenere i costi della licenza EA per Professional Desktop e delle
licenze server durante il periodo iniziale, mentre sono in corso pianificazione e migrazione, e l'anno 1. Per
il periodo iniziale, ciò equivale a 4,5 mesi di costi.
I costi EA sostituiti a partire dall'anno 2 sono inclusi nella sezione Vantaggi di questo studio per
riflettere i crediti.
Tabella 6
Sottoscrizione e licenze Microsoft
Periodo
Rif. Metrica Calcolo Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale
iniziale
EA e licenze server
E1* (solo periodo iniziale $89.314 $238.171 $0 $0
e anno 1)
Costi di sottoscrizione
$ 23,25*1.000 utenti
E2* di Office 365 (a partire $279.000 $279.000
[A3]*12 mesi
dall'anno 2)
Core CAL Bridge per
E3* $15.000 $15.000
Office 365
Software Assurance per
E4* $49.000 $49.000
Windows
Sottoscrizione e licenze
Et E1+E2+E3+E4 $89.314 $238.171 $343.000 $343.000 ($1.013.485)
Microsoft
*Questi numeri di riferimento indicano le righe e non vanno confusi con i set di soluzioni Office 365.
Fonte: Forrester Research, Inc.
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Formazione
La formazione degli utenti per Office 365 è uguale a quella della soluzione locale e il livello richiesto dipende
dalla versione da cui migrano gli utenti, ad esempio Office Professional 2003. Ciononostante, i costi per la
formazione degli utenti sono inclusi per offrire al lettore una visione completa del costo totale di proprietà.
Alcune delle società intervistate utilizzavano società di formazione esterne, mentre altre si servivano di risorse
interne a tale scopo. La formazione combinava in genere lezioni in aula e corsi online. Molti utenti
preferirebbero rifiutare la formazione.
L'organizzazione ID richiede una formazione specializzata sull'amministrazione di Office 365. Il numero di
dipendenti che partecipano può variare in base alle dimensioni della società, ma il numero stabilito per una
società delle dimensioni dell'organizzazione composita è di due risorse IT.
Tabella 7
Formazione
Periodo
Rif. Metrica Calcolo Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale
iniziale
F1 Formazione IT $10.000 $0 $0 $0
Formazione degli
F2 $80.000 $0 $0 $0
utenti finali
Ft Formazione F1+F2 $90.000 $0 $0 $0 $90.000
Fonte: Forrester Research, Inc.
Amministrazione continua
L'impegno richiesto per amministrare Office 365 è notevolmente inferiore rispetto a una soluzione locale
analoga. Il livello di impegno varia in base al numero di utenti. Le società più piccole intervistate hanno
pianificato almeno una risorsa FTE, indipendentemente dalle dimensioni. Un'organizzazione con 10.000
utenti ha pianificato tre risorse FTE, una per Exchange e due per SharePoint. Per l'organizzazione composita,
1,5 risorse FTE è un valore in linea con quanto pianificato dalle società di dimensioni analoghe. Queste risorse
copriranno sia le operazioni in Europa sia negli Stati Uniti. La maggior parte dell'impegno è dedicata alla
gestione degli account utente, alla configurazione di Office 365 e alla manutenzione dei server ADFS.
I risparmi nell'impegno amministrativo vengono illustrati nella sezione Vantaggi di questo studio.
Tabella 8
Amministrazione continua
Periodo
Rif. Metrica Calcolo Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale
iniziale
1,5 1,5 1,5
G1 Numero di FTE IT
$70.000 $70.000 $70.000
G2 Costo IT annuale sostenuto A1
$105.000 $105.000 $105.000 $315.000
Gt Amministrazione continua G1*G2
Fonte: Forrester Research, Inc.
Pagina 17Forrester Consulting
Total Economic Impact di Microsoft Office 365 – Clienti Enterprise
Larghezza di banda aggiuntiva
Nessuna delle società intervistate aveva ancora deciso la quantità di larghezza di banda aggiuntiva
eventualmente necessaria. Microsoft offre molti strumenti e whitepaper per il calcolo delle esigenze in termini
di larghezza di banda. La larghezza di banda aggiuntiva richiesta dipende dalle dimensioni della pipe già in
uso e dalle previsioni di utilizzo futuro. Una delle società intervistate che è anche una società di consulenza
di Microsoft ha affermato: "Nessun cliente finora ha avuto l'esigenza di aumentare la larghezza di banda per
BPOS [il predecessore di Office 365]. Se una situazione richiede un aggiornamento, si tratta in genere di una
società con una linea T1 che ne deve aggiungere un'altra (probabilmente da $ 500 a $ 700 al mese). Se si tratta
di una società di dimensioni maggiori, è possibile che debba passare da poche linee T1 a una connessione a
fibre ottiche (100 MB). Nella mia città è possibile avere una connessione a 100 MB per $ 700 - $ 1.000 al
mese".
Per l'organizzazione composita, è stato presupposto un costo di $ 20.000 l'anno per la larghezza di banda
aggiuntiva presso la sede centrale ed eventualmente in alcuni degli uffici più grandi. Si consiglia di consultare
Microsoft per il calcolo dei requisiti futuri in termini di larghezza di banda e adottare le misure necessarie.
In caso contrario, si rischia di incorrere in problemi delle prestazioni e in costi imprevisti.
Tabella 9
Larghezza di banda aggiuntiva
Periodo
Rif. Metrica Calcolo Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale
iniziale
Larghezza di banda
H1 $0 $20,000 $20,000 $20,000
aggiuntiva
Larghezza di banda
Ht H1 $0 $20,000 $20,000 $20,000 $60,000
aggiuntiva
Fonte: Forrester Research, Inc.
Costi totali
I costi totali sostenuti dall'organizzazione composita per l'implementazione e la gestione della soluzione
Office 365 sono indicati nella Tabella 10 di seguito.
Tabella 10
Costi totali (non rettificati in base al rischio)
Periodo
Rif. Costi Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale
iniziale
Costi per la pianificazione e la
Bt ($21.875) ($21.875)
distribuzione pilota
Costi del personale per le attività
Ct ($35.000) ($35.000)
di implementazione/migrazione
Dt Costi hardware ($14.000) ($2.400) ($2.400) ($2.400) ($21.200)
Costi di sottoscrizione e licenze
Et ($89.314) ($238.171) ($343.000) ($343.000) ($1.013.485)
Microsoft
Ft Formazione ($90.000) ($90.000)
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Periodo
Rif. Costi Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale
iniziale
Gt Amministrazione continua ($105.000) ($105.000) ($105.000) ($315.000)
Ht Larghezza di banda aggiuntiva ($20.000) ($20.000) ($20.000) ($60.000)
Totale ($250.189) ($365.571) ($470.400) ($470.400) ($1.556.560)
Fonte: Forrester Research, Inc.
Vantaggi
Nella prima parte della sezione Vantaggi sono illustrati i vantaggi quantitativi dell'organizzazione composita
inclusi nell'analisi dell'utile sugli investimenti. Nella seconda parte vengono descritti i vantaggi qualitativi che
sono stati rilevati dai clienti intervistati, ma non sono stati illustrati a fondo nel modello finanziario. I vantaggi
qualitativi sono potenzialmente preziosi quanto quelli quantitativi e devono essere considerati nell'analisi del
ROI totale realizzato con l'implementazione di Office 365.
Hardware eliminato
Con Office 365 si elimina la necessità dei server di Exchange, SharePoint e Lync. Non è inoltre più necessaria
l'implementazione di una grande risorsa di archiviazione, SAN e/o collegamento diretto. Le dimensioni
dell'infrastruttura locale dipendono dal numero di utenti e sedi, dalle dimensioni della cassetta postale e così
via. Inoltre, Microsoft mette a disposizione cassette postali da 25 GB, che per una società sarebbe molto
difficile distribuire a livello locale a un costo ragionevole. Anche la creazione di un'infrastruttura con una
ridondanza geografica completa, come quella offerta da Microsoft, aumenterebbe i costi.
Le società più grandi dell'organizzazione composita possono prevedere vantaggi più consistenti in questa
categoria. Ad esempio, un cliente intervistato con più di 10.000 utenti prevede di eliminare 40 server di
Exchange. È inoltre molto importante considerare che tutti i costi hardware dovrebbero essere sostenuti
ogni tre o quattro anni, in base al regolare ciclo di aggiornamento.
Per l'organizzazione composita, il costo del passaggio da una cassetta postale da 250 MB a una da 1 GB
è incluso. Il conteggio dei server nella tabella seguente è basato sulla creazione di un'infrastruttura a
disponibilità elevata. Sarebbero necessari due server di Exchange collocati in uno degli uffici europei per
gli utenti. Oltre ai 13 server principali, sono stati configurati quattro server in una struttura di ripristino di
emergenza a freddo per garantire servizi essenziali limitati in caso di grave emergenza. Questa soluzione non
è paragonabile al livello di flessibilità del ripristino di emergenza intrinseco in Office 365. Nella sezione
relativa ai vantaggi qualitativi di questo studio viene ulteriormente illustrato il ripristino di emergenza.
La risorsa di archiviazione sarebbe molto probabilmente una combinazione di SAN per SharePoint
e collegamento diretto per Exchange. Per motivi di semplicità, nella tabella è stato utilizzato un unico
prezzo per terabyte.
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