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Smart Working Consigli pratici per rendere agile il lavoro
Smart Working
Pubblicazione aprile 2020 - copyright © degg srl - tutti i diritti riservati.
Table Of Contents
CORONAVIRUS: Una mission possible per gli
Smart Worker 2
LO SMART WORKING: De nizione e Tipologie 4
LE 3 REGOLE 6
TOOL 8
ABOUT US 13
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1Smart Working
CORONAVIRUS: Una mission possible
per gli Smart Worker
L’emergenza Corona Virus sta avendo un fortissimo impatto
sul lavoro e sulle aziende del nostro territorio.
Le ordinanze ministeriali e regionali hanno di fatto sospeso
tutte le attività commerciali ad esclusione dei servizi
essenziali, alimentari e farmacie.
Per arginare il contagio le misure preventive sono sempre più
stringenti e crescono le dif coltà per i Datori di Lavoro.
Molte aziende stanno seriamente valutando di sospendere le
attività perché costrette a fare i conti con una drastica
riduzione delle maestranze operative, l’interruzione di molti
servizi e gravi dif coltà nell’organizzazione del lavoro.
Proprio in questa terribile emergenza lo Smart Working
rappresenta un’opportunità per limitare il contagio e, al
contempo, cercare di dare continuità alle attività lavorative
che si possono svolgere anche in remoto.
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2Smart Working
Noi di degg Srl siamo da qualche anno impegnati nella
diffusione di buone pratiche in ambito di trasformazione
digitale delle nostre imprese, con particolare attenzione
alla diffusione dello smart working come strumento
organizzativo ad alto contenuto innovativo.
Questa guida è rivolta a imprenditori e lavoratori di tutte le
aziende italiane che in questi momenti dif cili hanno deciso
di mettere in campo lo smart working per salvaguardare le
attività aziendali
Con l’emergenza coronavirus è in atto
il più grande esperimento di
telelavoro al mondo: un test che – se
darà i suoi frutti – potrebbe cambiare
le sorti del nostro modo di lavorare in
futuro.
— Agenzia Bloomberg
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3Smart Working
LO SMART WORKING: De nizione e
Tipologie
La Nostra De nizione di Smart Working:
approccio innovativo all’organizzazione del lavoro che si
caratterizza per essibilità e autonomia nella scelta degli
spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti, a f ronte di una
maggiore responsabilizzazione sui risultati.
Accesso e Gestione dello Smart Working in politica:
Nell'ambito delle misure adottate dal Governo per il
contenimento e la gestione dell'emergenza epidemiologica
da COVID-19 (coronavirus), il Presidente del Consiglio dei
ministri ha emanato il 1° marzo 2020 un nuovo Decreto che
interviene sulle modalità di accesso allo smart working,
confermate anche dal Decreto del 4 marzo 2020.
Come indicato nel DPCM dell'11 marzo 2020, si raccomanda
venga attuato il massimo utilizzo, da parte delle imprese, di
modalità di lavoro agile per le attività che possono essere
svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.
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4Smart Working
Tipologie
Volendo fare una distinzione, prendendo come base di
riferimento i diversi luoghi di svolgimento della prestazione
lavorativa, possiamo individuare le seguenti tipologie di
smart working:
Domiciliare in tal caso il prestatore d’opera lavora dal proprio domicilio e
comunica con l’azienda utilizzando un PC (ma anche fax e/o
altri strumenti) connesso stabilmente alla rete aziendale,
oppure collegandosi solo per la ricezione e l’invio del lavoro
Centro satellite in questo caso il lavoratore sosta sicamente in una liale
appositamente messa a disposizione dall’azienda.
Diversamente dalla classica liale aziendale, nata per
soddisfare le esigenze dei clienti che risiedono in una
determinata zona geogra ca, il ‘centro satellite’ nasce per
facilitare il lavoro dei dipendenti di un’area speci ca che a loro
volta possono erogare servizi a diversi clienti (si pensi ad
esempio a un call center)
Mobile è il caso in cui la prestazione si svolge per mezzo di un PC
portatile e di altri strumenti mobili (cellulari, palmari, ecc.) e
spesso riguarda rapporti di lavoro tra professionisti autonomi
e azienda
Telecentri in questo caso il lavoro viene svolto da più persone che si
trovano in luoghi diversi ma collegate tra loro
Remotizzazione in questo caso il lavoro viene svolto da più persone che si
trovano in luoghi diversi ma collegate tra loro.
Sistema diffuso con tale termine si suole indicare la cosiddetta azienda virtuale,
vale a dire un’azienda che di fatto esiste solo in rete
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5Smart Working
LE 3 REGOLE
Ora già lo so che state pensando…Smartworking?
Divano, lm, cibo e …. quando ho voglia lavoro! NO!
Ora stai bene attento e prendi appunti, perché vi regaliamo le 4 regole d’oro
dello Smart Working.
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6Smart Working
1. GESTISCI IL TUO TEMPO
Lavorare da casa non sempre consente di avere la massima concentrazione
rispetto a quello che si deve fare, soprattutto in questo periodo dove magari ci
sono anche gli piccoli che scorrazzano per casa.
La distrazione, in pratica, è dietro l’angolo e la gestione del tempo diventa un
problema: nessuno controlla, si rimanda facilmente quel lavoro “a più tardi” ma
poi ci si rende conto che quel “più tardi” “è troppo tardi”.
2. ORGANIZZA I TUOI SPAZI
Valuta la tipologia di ambienti della vostra casa e scegliere un luogo da destinare
al lavoro. Questo comporta necessariamente un compromesso con chi è in casa
con voi, ma anche con lo stesso spazio a disposizione. Però è importante
individuare un’area dedicata al lavoro, in cui organizzare tutto ciò che vi serve
ogni giorno per lavorare, senza spostarsi continuamente da un posto all’altro.
Inoltre per chi condivide casa con altre persone nella stessa situazione, è di aiuto
mantenere anche un luogo “libero dal lavoro”, così che tutti lo possano
riconoscere come un posto dedicato allo svago, allo stare insieme e al relax.
Ricorda che organizzare bene lo spazio di lavoro, anche nella nostra testa, è
fondamentale.
3. ATTIVA UNA COMUNICAZIONE MULTICANALE
Mantieni costante la comunicazione con le persone.
Per informazioni routinarie, email e instant messaging sono la via di
comunicazione ottimale ma per sessioni di brainstorming o condivisione di
informazioni personali è fondamentale avere un rapporto umano attraverso il
contatto telefonico o la video conference in quanto aumentano la condivisione
dei messaggi chiave e l’approccio personale.
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7Smart Working
TOOL
Ora che conosci le tre regole d’oro dello smart working però non è nita qui.
Non sarà semplice rispettare queste regole, ecco perchè esistono dei tool
che possono aiutarti.
Vediamoli Insieme.
GESTISCI IL TUO TEMPO
Quello che devi fare è Project Management.
In poche parole, il project management è l'arte di gestire uno o più progetti.
Il dizionario Macmillan lo de nisce così: il project management coinvolge la
piani cazione e l'organizzazione del lavoro che comporta un progetto,
compresa la decisione di quanto denaro, tempo e persone saranno
necessari.
Podssibili soluzioni:
ASANA
E’ una piattaforma di Project Management con cui sarai in grado di gestire il
tuo tempo e i tuoi progetti/lavori.
La Piattaforma è suddivisa in:
1. Organizzazione
2. Team
3. Progetti
4. Task
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8Smart Working
Con questa piattaforma dunque potrai organizzare il tuo lavoro e quello del
tuo team per obiettivi e gestire il tuo tempo per per obiettivi e progetti.
TRELLO
E’ una piattaforma di Project Management che lavora su una Kanban Board.
La Kanban Board è una banale lavagna suddivisa in:
1. To do : Cose da fare, attività da svolgere
2. Doing: attività che si stanno svolgendo
3. Done: lavori niti, conclusi
Con Trello dunque potrai gestire il tuo tempo visualizzando le attività che
stai facendo e che devi ancora fare. Inoltre potrai inserire un lasso temporale
così che la piattaforma ti ricordi i termini temporali del progetto.
ORGANIZZA I TUOI SPAZI
Come abbiamo già detto prima, gli spazi sono molto importati. Ma
attenzione!
Sia gli spazi sici (postazione di lavoro) che quelli virtuali.
Gestire il tuo archivio documentale lavorativo è importantissimo anche per la
tua mente!
Possibili soluzioni:
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9Smart Working
GDRIVE
Inutile perdere tempo, questo è lo step di partenza per ottenere subito
grandi bene ci: Google Drive può fare la differenza perché ti consente di
creare una base di lavoro.
Qui hai ciò che ti serve per riprodurre il tuo uf cio in cloud.
C’è uno spazio di archiviazione che puoi usare per immagazzinare e
condividere le, ma hai a disposizione una suite di strumenti per scrivere,
creare fogli di calcolo, gestire form e questionari. Senza dimenticare le
presentazioni. Se vuoi collaborare e condividere online devi iscriverti a Google
Drive iniziando con un account di posta Gmail. Uno dei vantaggi essenziali:
puoi impostare il lavoro of ine sui documenti che ti servono così hai la
possibilità di intervenire e modi care sempre.
DROPBOX
Avere un account Dropbox è come possedere un hard-disk esterno
consultabile ovunque, su qualsiasi dispositivo. Il servizio cloud based
permette l’hosting, la condivisione e la sincronizzazione di le tramite la rete
Internet.
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10Smart Working
ATTIVA UNA COMUNICAZIONE MULTICANALE
Il confronto e la comunicazione in SmartWorking è fondamentale.
Anche se la natura di tale attività sembra escludere ogni tipo di contatto
umano è proprio lo stesso contatto personale che fa la differenza del
risultato.
Le soluzioni:
WHATSAPP
Chi di voi non ha mai utilizzato la piattaforma di Messaggistica Instantanea
per messaggiare con parenti, amici o anche colleghi?
Tutti.
E’ una piattaforma veloce e appunto istantanea ed è molto utilizzata anche
nello Smart Working.
L’app inoltre ha una versione Business che viene utilizzata da moltissime
aziende con i propri clienti proprio perché semplice da utilizzare e alla portata
di tutti!
SLACK
Slack è il primo software di messaggistica ideato esclusivamente per la
comunicazione aziendale. Utilizzarlo è semplicissimo: dopo essersi iscritti al
sito e aver invitato i propri colleghi via mail, non resta che creare una chat per
ogni team e iniziare a chattare, allo stesso modo in cui si fa su Whatsapp.
Attenzione però l’unica differenza è che con Slack :
non si possono mandare messaggi vocali
puoi speci care la disponibilità di orario
Non ti serve una SIM card per loggarti
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11Smart Working
SKYPE
Tra i più longevi servizi di videoconferenze web, Skype ha appro ttato del
boom di videochat dovuto all’emergenza per aggiornare le proprie
condizioni di utilizzo: da un paio di giorni non serve più scaricare il
programma e creare un account, per partecipare alla conversazione basta
accedere a un link.
HANGHOUTS
Dedicata agli utenti G Suite, Google Hangouts è la piattaforma di web
meeting Google. Le videochat possono essere sincronizzate al Google
Calendar e, per prendervi parte, basta aprire il link presente nell’invito.
È uno strumento per svolgere riunioni video fra più persone collegate da
remoto. Consente di comunicare via chat e videoconferenza, sia in bilaterale
che in gruppo. Hangout Meet è da considerarsi un valido strumento per
sostituire gli incontri e le conversazioni personali.
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12Smart Working
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