SERVIZI DI STAMPA GESTITA - Brother
←
→
Trascrizione del contenuto della pagina
Se il tuo browser non visualizza correttamente la pagina, ti preghiamo di leggere il contenuto della pagina quaggiù
SERVIZI DI STAMPA
GESTITA
È l’ora dell’efficienza
Un’efficace strategia di digitalizzazione passa
anche dal ridisegno dei flussi documentali,
che nei servizi di stampa gestita possono trovare
il miglior alleato per eliminare punti di inefficienza
e abbattere costi fuori controllo.
1
BENVENUTI NELL’ERA NUOVI CONFINI
DELL’ECONOMIA TRA CARTA
DIGITALE E DIGITALE
La trasformazione digitale delle imprese investe modelli operativi e
catene del valore, impattando non solo il governo dei processi, ma
anche le modalità d’ingaggio dei consumatori. A renderlo possibile
sono Internet of Things, Cloud, Smart Devices, Big Data e Analitiche
avanzate, tecnologie in grado di offrire alle aziende importanti
vantaggi competitivi grazie alla capacità di gestire in tempo reale una
mole crescente di contenuti informativi, che alimentano modellazioni
addirittura predittive. Contribuiscono a questo patrimonio di dati tutti
i flussi documentali delle organizzazioni, che nel proprio percorso
di trasformazione digitale sono chiamate a riformulare anche i
tradizionali cicli cartacei, integrandoli all’interno dei nuovi processi.
Si tratta, in sostanza, di ridefinire i confini tra carta e digitale,
tenendo presente che un’efficace strategia di digitalizzazione non
significa semplicemente dematerializzare i documenti, ma inserire le
informazioni in un flusso capace di prevederne la migliore forma di
output in ogni fase di elaborazione.
Da questo punto di vista, i servizi di stampa gestita rappresentano
un aiuto fondamentale, garantendo alle aziende non solo una visione
olistica dei loro processi cartacei e digitali, ma anche soluzioni
in grado di ottimizzare l’efficienza dei loro flussi documentali,
migliorando il modo in cui le informazioni vengono gestite. Il loro
approccio consolidato è, inoltre, capace di ridurre i costi e i rischi
tradizionalmente associati a un’infrastruttura di stampa non gestita,
consentendo alle organizzazioni di cogliere tutti i benefici associati al
Oggi il mondo parla la lingua del digitale. Un esperanto tecnologico che Secondo il recente rapporto ‘Digitalizing Europe’, elaborato da nuovo modello ‘as-a-service’.
sta rivoluzionando abitudini e stili di vita, trasformando radicalmente Boston Consulting, da qui al 2020 il Prodotto interno lordo dei
lo scenario in cui viviamo. Telemedicina, auto senza pilota, fabbriche Paesi che si voteranno all’economia digitale è destinato a compiere
intelligenti e smart city sono solo alcuni esempi di come la tecnologia un balzo in avanti addirittura pari al 40%, mentre il Digital Single
stia velocemente permeando tutto ciò che ci circonda, restituendoci Market promosso dalla UE aiuterà ad aggiungere ulteriori 415
un mondo sempre più connesso e collaborativo, alimentato dalla miliardi di euro all’anno all’intero Pil europeo. Cifre da capogiro, che
diffusione crescente di dispositivi mobili, sensori, reti di ultima per concretizzarsi obbligano tutte le imprese ad abbracciare una
generazione e soluzioni in cloud capaci di elaborare quantità incredibili profonda trasformazione digitale e organizzativa, perché oggi la
di dati. Si tratta di un fenomeno in piena evoluzione, che spinge tutti i tecnologia non può più essere considerata un semplice strumento
settori dell’economia a una metamorfosi profonda, incalzando anche di supporto all’operatività quotidiana, ma il differenziale in grado di
la più piccola organizzazione a riformulare i suoi processi in chiave imprimere importanti accelerazioni di business grazie all’abilitazione
digitale per non perdere opportunità di sviluppo senza precedenti. di processi radicalmente nuovi.
2 3
MANAGED PRINT SERVICE,
MENO COSTI STOP ALLE
PIÙ VALORE INEFFICIENZE
La spinta alla digitalizzazione delle imprese non cancella le loro L’impatto delle inefficienze di processo non è visibile solo sul conto
necessità di stampa. In alcune attività di business le produzioni economico aziendale, ma anche sulla produttività dei singoli, spesso
cartacee continuano a rivestire, infatti, una certa importanza, obbligati a sospendere il proprio lavoro per interruzioni di servizio
spronando le aziende a cercare soluzioni sempre più affidabili, in di macchine che non sono state correttamente manutenute od
grado di aumentare la produttività degli utenti e contemporaneamente opportunamente calibrate sulle loro necessità. Anche i dipartimenti It
abbattere i costi associati alle infrastrutture di printing. Una voce di sono impattati da queste inefficienze: alcuni analisti hanno addirittura
spesa capace di assorbire fino al 3% del fatturato. calcolato che in molte organizzazioni il 50% delle chiamate all’help
desk riguarda criticità legate alle stampanti. Problemi spesso
I servizi di stampa gestita sono nati proprio per soddisfare queste meccanici, che richiedono un immediato intervento on site da parte
esigenze, garantendo non solo un maggiore controllo su periferiche di personale tecnico che potrebbe, invece, concentrarsi su attività
e materiali di consumo, ma anche un migliore governo del ciclo di più strategiche per lo sviluppo del business aziendale.
vita dei documenti, eliminando i classici confini tra carta e digitale.
Benefici riconosciuti dallo stesso mercato, attento a destinare sempre I servizi di stampa gestita riescono a sollevare i dipartimenti IT da
più investimenti a quest’ambito. E non solo a livello mondiale, ma questo carico di lavoro, prevenendo buona parte dei fermi macchina
anche locale. Secondo ASSO.IT, l’Associazione italiana dei produttori attraverso un monitoraggio costante dei dispositivi e al loro periodico
di sistemi di stampa e di gestione documentale, nel nostro Paese il aggiornamento alle tecnologie più avanzate. Non solo. I managed
giro d’affari dei managed print services ha registrato dal 2014 ad oggi Print Services sono anche in grado di garantire ai documenti un
un incremento medio annuo addirittura pari al 10%, raggiungendo un maggiore livello di protezione. I dispositivi di stampa costituiscono,
valore complessivo ormai prossimo ai 600 milioni di euro. infatti, pericolose porte di accesso alle reti aziendali, spesso
A spingere gli investimenti in questa direzione, la promessa di una
sfruttate dai cybercriminali per sferrare attacchi malevoli e rubare
consistente riduzione dei costi associati ai processi documentali e
informazioni. La capacità di integrare questi sistemi all’interno di una
di stampa, soprattutto attraverso l’eliminazione delle inefficienze:
strategia di security multidimensionale consente ai servizi di stampa
un’operazione capace di generare risparmi al di sopra del 25%,
gestita di prevenire queste violazioni, riducendo i rischi associati
con punte fino al 40%. Si tratta di inefficienze di varia natura, come
all’infrastruttura, alle tecnologie e ai comportamenti degli utenti grazie
l’utilizzo di parchi macchine squilibrati rispetto agli effettivi bisogni
anche a interventi più tempestivi.
degli utenti, l’uso incontrollato del colore, il completo inutilizzo del
semplice fronte-retro, il dilagare di flotte multivendor, la difficile
In aggiunta, i Managed Print Services aiutano le aziende a limitare il
gestione delle scorte di consumabili, la scarsa integrazione dei flussi
proprio impatto ambientale. La profilazione d’utilizzo dei dispositivi
documentali e molto altro ancora. Una moltitudine di punti deboli che
in base alle effettive esigenze degli utenti riduce, infatti, gli sprechi in
i servizi di stampa gestita sono in grado di eliminare, offrendo un
modo significativo, mentre il monitoraggio costante dell’infrastruttura
servizio ‘all inclusive’ dai costi certi e prevedibili.
di stampa permette di ottimizzare le prestazioni dei sistemi,
garantendone un corretto ciclo di vita. Le organizzazioni possono,
così, diminuire i consumi e raggiungere più velocemente i propri
obiettivi di sostenibilità e responsabilità sociale.
4 5
LE QUATTRO VULNERABILITÀ TUTTI I BENEFICI
DEI SISTEMI DI STAMPA DELL’OFFERTA BROTHER
MENO COSTI PIÙ PRODUTTIVITÀ
Grazie al software di print management SecurePro, l’offerta Mps di ll programma Mps di Brother accelera la produttività aziendale,
Brother offre alle aziende un maggiore controllo sui costi, riducendo ottimizzando i processi operativi legati ai flussi documentali. La
gli sprechi con quote massime di stampa attribuite in funzione del semplificazione delle operazioni di stampa degli utenti è garantita in
ruolo degli utenti e l’introduzione di alcune funzionalità specifiche particolare da un software di print management in grado di attivare
STAMPE ABBANDONATE DATI REGISTRATI SU HARD DISK (come quella di Pull Printing, che consente di produrre le stampe solo e monitorare le attività di printing lanciate da tutti gli endpoint, inclusi
Informazioni confidenziali o sensibili possono essere prelevate dai In tutti i dispositivi multifunzione dotati di disco fisso i documenti in presenza di chi le ritira). La distribuzione correttamente bilanciata quelli mobili come smartphone e tablet.
dispositivi di stampa, inavvertitamente o intenzionalmente, da persone vengono sempre elaborati prima di essere stampati, scansiti, dei dispositivi in base alle effettive esigenze degli utenti contribuisce,
non autorizzate. fotocopiati o inviati via fax. Questo passaggio rappresenta un rischio inoltre, a ridurre i costi normalmente associati ai sistemi centralizzati,
per i possibili attacchi al dispositivo sia quando è ancora in uso sia che per soddisfare tutte le necessità sono spesso sovradimensionati
durante la gestione del suo fine vita, quando i dati archiviati possono rispetto alle attività svolte dai diversi reparti.
essere facilmente recuperati.
PIÙ SICUREZZA PIÙ SOSTENIBILITÀ AMBIENTALE
Brother assicura il controllo delle stampe in uscita mediante la Nell’offerta Mps di Brother sono incluse stampanti a tecnologia
soluzione integrata Secure Function Lock (Blocco selettivo di ibrida, caratterizzate da un processo di stampa a freddo dai consumi
sicurezza delle funzionalità), che permette di assegnare ad ogni utente energetici pari a soli 130W, ben al di sotto dei 920W normalmente
funzioni di stampa differenziate, attivabili attraverso un’autenticazione richiesti dai sistemi laser. L’abbattimento dei consumi è ulteriormente
ACCESSO NON AUTORIZZATO ALLE PERIFERICHE RISCHI DI NETWORK SECURITY con schede di identificazione Nfc o Pin. Per prevenire i rischi associati amplificato dalla tecnologia Deep sleep, autoattivata in modalità di
Se le impostazioni delle stampanti e dei multifunzione non sono protette, Normalmente le stampe inviate a un dispositivo multifunzione non sono a violazioni di documenti memorizzati sugli hard disk interni alle riposo. Per quanto riguarda il rispetto dell’ambiente, gli ultimi modelli
i lavori in esecuzione sono suscettibili di modifiche e reindirizzamenti, protette sui print server. Questo significa che la coda di stampa può periferiche, buona parte dei dispositivi Brother non necessita, poi, HL vantano, infine, emissioni di CO2 con valori inferiori fino al 90%
mentre i documenti salvati possono essere addirittura aperti e copiati. essere copiata in qualsiasi momento, ma soprattutto che un utente di dischi fissi per l’esecuzione delle operazioni di stampa, mentre rispetto a prodotti concorrenti. Tutti i sistemi inclusi nell’offerta Mps di
Accidentalmente i dispositivi possono, invece, essere completamente esterno può facilmente accedere a informazioni riservate o infettare il per impedire fughe di informazioni le macchine laser di fascia alta Brother, infine, sono abilitati al Pull printing, riducendo così al minimo
resettati, perdendo dati e configurazioni. La loro violazione permette, dispositivo con un malware. Anche le porte di rete aperte costituiscono sono tutte dotate delle funzionalità di sicurezza TLS/SSL. Alcune gli sprechi di carta dovuti a stampe abbandonate.
infine, agli hacker di scaricare copie di documenti scansiti/inviati via un pericolo, consentendo di violare le stampanti da remoto e farle serie di stampanti, infine, sono in grado di bloccare a distanza
email, rubando facilmente le credenziali degli utenti. diventare un target privilegiato per attacchi Denial-of-Service. Infine, se chiunque acceda al dispositivo tramite la rete, filtrando gli indirizzi IP
i dati inviati ai sistemi di stampa non vengono criptati, è estremamente e sfruttando il controllo protocolli, che consente agli amministratori di
facile rubarli per un hacker. disattivare i protocolli non necessari senza bloccare completamente
l’accesso a tutte le funzioni, come FTP o SMTP.
6 7
BROTHER PAGINE+
CHECK LIST ACCOMPAGNA LE PMI
DEI SERVIZI IRRINUNCIABILI NELL’ERA DELL’AS A SERVICE
Pagine+ è l’offerta Mps ideale soprattutto per le piccole e medie Tra i servizi offerti da Pagine+, Brother include anche un portale Web
imprese. Semplici e flessibili, i servizi di stampa gestita firmati Brother facilmente consultabile dai clienti per monitorare le periferiche e i costi
vengono erogati in ambito output (stampanti e dispositivi multifunzione associati senza dover installare software o hardware specifico nella
laser monocromatici e a colori. Il loro canone comprende le attività rete o sui server. Lo stesso portale consente ai rivenditori, nella parte
d’installazione, la fornitura di consumabili e l’assistenza tecnica, a loro riservata, di creare in pochi clic un’offerta Mps, selezionando i
oltre a un certo numero di pagine stabilito in funzione degli effettivi device e le condizioni contrattuali. Si tratta di una procedura agile e
carichi medi mensili. Le stampe eccedenti questa quota vengono snella che agli operatori di canale consente di entrare nel mercato dei
fatturate a parte, sulla base delle copie realmente prodotte, e pagate servizi di stampa gestita senza alcun investimento iniziale.
semestralmente in modalità posticipata. In sostanza, si paga solo ciò
che effettivamente si produce.
L’estrema flessibilità di Pagine+ garantisce all’offerta la capacità di
rispondere anche alle più specifiche esigenze aziendali, studiate
da partner costantemente affiancati da risorse Brother. L’obiettivo
è garantire il massimo del valore a fronte del minimo impatto
implementativo. In particolare, l’iter d’introduzione dei servizi prevede
tre step principali: una prima analisi approfondita dell’ambiente
di stampa e dei flussi documentali per identificare costi e criticità;
Le offerte Mps non sono tutte uguali. I servizi inclusi nei diversi riordinare automaticamente toner e tamburi, che attraverso rifornimenti l’implementazione dell’infrastruttura gestita, progettata sugli
contratti di somministrazione possono variare in modo anche molto proattivi rende più efficiente la gestione delle scorte. I rapporti di utilizzo effettivi bisogni del cliente; e, infine, una fase di ottimizzazione
significativo, garantendo una precisa aderenza alle esigenze aziendali permettono, invece, l’ottimizzazione dei dispositivi attraverso l’analisi continua, pensata per garantire nel tempo l’aderenza costante del
o limitandosi solo ad adattare offerte di tipo standard. In fase di dei dati raccolti, mentre la disponibilità di portali dedicati a utenti e servizio a necessità aziendali che possono variare, chiedendo una
valutazione è consigliabile, quindi, verificare la presenza di alcuni servizi service provider migliora la customer experience, incrementando i ridistribuzione dei carichi sulle periferiche più corrette.
ormai considerati imprescindibili. livelli di servizio. Infine, la possibilità di gestire da remoto aggiornamenti
software e configurazioni riduce significativamente i tempi di risposta
Il primo di questi è sicuramente la rilevazione automatica dei contatori, dei sistemi, adattandoli più velocemente alle esigenze aziendali.
in grado di garantire una fatturazione molto più precisa e veloce rispetto
alle letture eseguite di persona. Fondamentali sono anche le notifiche
automatizzate degli errori che migliorano notevolmente l’utilizzo dei
dispositivi, prevenendone le interruzioni. Importante, poi, la possibilità di
PULL PRINTING, LA STAMPA È SERVITA
Chiamata anche ‘Follow-me printing’ la funzionalità di Pull Printing permette agli utenti di inviare i documenti a sistemi di stampa condivisi
e da qui stabilire, previa autenticazione, quando e cosa stampare. Questo permette non solo di bloccare tutti gli accessi non autorizzati
ai singoli dispositivi, ma anche di garantire la privacy dei documenti prodotti e di evitare stampe duplicate o errate, facendo risparmiare
quindi su carta e consumabili.
8 9
I CINQUE PASSI
DEI PROGETTI MPS
ANALISI DELLA SITUAZIONE GESTIONE E MONITORAGGIO
DI PARTENZA Il mantenimento dei livelli di servizio
Nella loro fase iniziale i progetti Mps prospettati in fase di progettazione viene
richiedono un’attenta analisi della situazione garantito attraverso una serie di attività di
di partenza. L’obiettivo è mappare con reportistica e monitoraggio, che permettono
precisione l’infrastruttura esistente, un controllo costante dei dispositivi. Oltre alla
le modalità d’utilizzo e i documenti gestione del parco macchine, queste attività
normalmente prodotti per arrivare a includono l’assistenza da remoto, il riordino
garantire un’effettiva ottimizzazione dell’ambiente di stampa e dei automatico dei consumabili e l’elaborazione di relazioni periodiche
flussi documentali. Fondamentale è, quindi, raccogliere tutti i dati con cui i clienti possono acquisire informazioni sui risultati in termini di
relativi al parco macchine e alla loro ubicazione, ai volumi di stampa prestazioni delle macchine, di costi e di interventi di assistenza.
e acquisizione dei dispositivi, ai servizi attivi, ai processi documentali e
alla print policy aziendale. MIGLIORAMENTO CONTINUO
La logica dei servizi di stampa gestita
PROGETTO IMPLEMENTATIVO è soprattutto quella di garantire
Sulla base dei dati raccolti durante la un’ottimizzazione continua degli ambienti
prima fase viene sviluppato il progetto di printing, adattando l’offerta alle nuove
implementativo, tenendo presenti le esigenze che possono nascere all’interno
esigenze aziendali e le inefficienze su cui di un’azienda. Questa fase prevede, quindi,
intervenire. In particolare, in questa fase una consulenza periodica che prenda in
deve essere messo a punto un corretto riesame le soluzioni e i servizi proposti, riformulandoli in funzione di
bilanciamento delle periferiche di stampa, nuove normative, cambiamenti organizzativi e di tutto ciò che può
studiandone la giusta collocazione in funzione delle effettive necessità modificare i flussi documentali di una organizzazione.
degli utenti: si tratta di garantire un’ottimizzazione per zone, in grado
non solo di abbattere il costo di gestione dei dispositivi, ma anche di
spingere al massimo la produttività personale e, quindi, l’efficacia dei
flussi di lavoro.
IMPLEMENTAZIONE DEI SERVIZI
L’implementazione delle nuove soluzioni e
dei nuovi servizi Mps viene normalmente
eseguita minimizzando l’impatto
sull’operatività quotidiana per non causarne
interruzioni. Tra le attività da prevedere in
questa fase è inclusa la pianificazione di
un’attenta comunicazione interna in modo
da spiegare a tutto il personale i vantaggi dei cambiamenti apportati ai
processi documentali e dei nuovi modelli comportamentali. L’ingaggio
dei dipendenti è, infatti, un aspetto fondamentale per riuscire a tagliare
significativamente gli sprechi e ridurre, così, i costi di stampa.
10 11
Brother italia S.p.A.
Segreen Business Park Via San Bovio, 3 - 20090 San Felice, Segrate (MI)
Tel: +39 02 950019.1
www.brother.it
Registro Imprese di Milano - N. Iscriz. 09902170159 - Società del Gruppo Brother Industries Ltd.
Capitale Sociale Euro 3.700.000,00 i.v. - Soci: Brother Holding Ltd e Brother International Europe Ltd.
Per ulteriori approfondimenti:
infosolutions@brother.it - www.brother.it/business-solutions
12
Puoi anche leggere
