Senza numeri è solo la tua opinione - Food and Beverage Control System - FOODCOSTCONTROL.IT
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Food and Beverage Control System
Senza numeri è solo
la tua opinione
Il “controllo” è il pilastro centrale su
cui poggia un’azienda ed è
riconducibile ad un unico obiettivo, il
potere!
Il potere di rilevare ed influenzare, in
tempo reale, tutti i numeri del tuo
ristorante, far crescere il tuo
“business” e difenderti dalle “crisi”.
Senza la matematica, non c’è niente
che tu possa fare. Tutto intorno a te è
matematica. Tutto intorno a te è
numero.
(Shakuntala Devi)
Titolo originale: Food & Beverage Control System. Senza numeri è solo la tua opinione
Copyright: MadOut Srl – Vincenzo Liccardi – 1a edizione settembre 2020
Tutti i diritti riservati.
L’opera, comprese tutte le sue parti, è tutelata dalla legge sui diritti di autore
Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo libro può essere riprodotta tramite alcun procedimento
meccanico, fotografico o elettronico, o sotto forma di registrazione fotografica; ne può essere immagazzinata in
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corretto per brevi citazioni in articoli e riviste, senza previa autorizzazione scritta dell’autore.
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INDICE
La Road Map. 4
Profit and Loss Statement;
cos’è e perché può migliorare il tuo business. 5
Traccia la rotta e vai verso il porto che desideri 8
Predisponiti per lo strumento di controllo 11
Issa le vele, prendi il controllo e naviga
verso la giusta direzione 14
3
01.
La Road Map
In periodi come quelli che stiamo vivendo, dove le
circostanze del momento ci mettono a dura prova, per
ognuno di noi, per chi vive di turismo e ristorazione,
emergono una caterva di dubbi legate al futuro della nostra
azienda.
La ristorazione è un’impresa complessa e chi fa il ristoratore
non può esimersi dal fare “anche” l’imprenditore.
Il nostro mestiere, parafrasando la Nannini, è “bello e
impossibile”. I pericoli di crisi sono all’ordine del giorno.
Ciò che stiamo vivendo in questo periodo è qualcosa di
inconcepibile: nessuno avrebbe potuto prevedere una crisi
come questa.
Anche per questo è arrivato il momento di acquisire lucidità
per prendere le giuste decisioni. Lucidità che solo la costante
vigilanza sui numeri prodotti in azienda può darci.
In ogni caso, Governare i numeri, resta l’unico metodo per
sconfiggere qualsiasi indecisione.
La maggior parte dei ristoratori sottovaluta il potere del
controllo analitico dei processi e dei risultati prodotti.
Se ne occupano occasionalmente o solo in situazioni di
emergenza; difronte a vere difficoltà. Ma non ne fanno quasi
mai una sana abitudine di gestione.
Oggi più che mai, il Controllo di Gestione, assume un ruolo
fondamentale. Grazie al Food and Beverage control system
di FOODCOST IN CLOUD, unito alla guida dei nostri
Restaurant Coach®, imparerai a governare tutti i numeri
della tua azienda, individuare i punti critici, dove necessario
intervenire.
4
02.
“Profit and Loss” Statement; cos’è e
perché può migliorare il tuo business.
Condurre un ristorante basandosi esclusivamente sulla
riduzione dei costi equivale a non gestirlo affatto.
Un’azienda va gestita con lo scopo di farla crescere e
prosperare, tanto da poter affrontare qualsiasi momento di
crisi.
Per gestire un ristorante in modo sano è necessario effettuare
una costante analisi dei costi e dei ricavi, tenendo traccia dei
flussi che generano il profitto.
Una gestione proficua dell’azienda, passa esclusivamente
dal P&L, Profit and Loss Statement, cioè il conto “profitti
e perdite”.
Saper leggere i numeri riportati in questo conto, ti consente
di governare ed evolvere della tua azienda di ristorazione.
Senza aspettare di analizzare il bilancio, che come già sai è
composto da Conto Economico, Stato Patrimoniale, nota
integrativa e rendiconto finanziario che solitamente il
consulente ti propone i risultati a fine anno. Cioè quando i
giochi sono ormai fatti.
Quello che devi conoscere dettagliatamente è che, il risultato
del “Conto Economico è dato dal controllo di gestione” ed
è l’unico documento che testimonia l’andamento della tua
attività e quindi la ricchezza o l’indigenza della tua azienda.
Il P&L, o lo specchio del conto economico e serve ad
evidenziare il risultato della tua azienda durante l’anno, e
nello specifico:
• Quali ricavi hai generato
• Quali costi hai sostenuto;
• Quale profitto hai ottenuto
5
Nello specifico, alla voce ricavi vengono riportati tutte le
vendite che portano denaro all’azienda.
Nei ricavi puoi trovare la voce di menu (piatti e bevande), il
noleggio sala agli eventi, i servizi extra venduti ai clienti,
ecc.: tutto ciò che genera il corrispettivo economico.
Nei costi, invece, divisi in costi fissi e variabili, puoi trovare
tutte le spese generate dall’esercizio. I costi di produzione,
di struttura e di servizio.
Un ristorante performante, solitamente, gestisce la propria
impresa riducendo al minimo i costi fissi e mantenendo in
attivo i costi variabili in base ai ricavi.
Quando un ristorante riesce a raggiungere ricavi pari ai costi
fissi e variabili ha raggiunto il punto di pareggio. Ovvero il
Break Even Point.
Sottraendo tutti i costi generati, al totale incassi, escludendo
interessi, imposte e ammortamenti, si ottiene il MOL. Il
margine operative lordo.
Il MOL [Margine operativo Lordo], è il reddito prodotto
dallo scambio commerciale, ma prima degli interessi passivi,
delle imposte, delle svalutazioni e degli ammortamenti.
Questo Indicatore è forse, l’indicatore più rilevante nella
gestione di un’attività imprenditoriale.
Consente di comprendere se l’azienda sta guadagnando e
sta producendo ricchezza.
Quante imposte dovrai pagare (ecco perché è bene sapere
tutto molto tempo prima) e quanto varrebbe se decidessi di
venderla.
[In Inglese il MOL è identificato come EBITDA - Earnings Before Interest Taxes Depreciation and Amortization.]
6
“IL MOL TI MOSTRA IN ANTICIPO
LA RICCHEZZA CHE STA PRODUCE
LA TUA AZIENDA”
Con il controllo di gestione, attraverso il P&L, puoi anche
programmare il budget così da avere uno o più obiettivi per
tracciare la rotta.
E COS’È IL BUDGET SE NON UN
BILANCIO PREVISIONALE?
Il budget può essere considerato sia uno strumento di
programmazione che di controllo. È indispensabile che la
qualità dei dati in esso contenuti sia tale che questi si
avvicinino quanto più possibile alla situazione aziendale
reale
Ecco perché per svilupparlo iniziamo dall’analisi dello
storico e per redigerlo si mette in relazione il budget
dell’anno precedente (qualora lo avessi), l’ambizione
dell’azienda, il consuntivo storico e l’andamento del
mercato
Fare il bilancio previsionale è un obbligo se vuoi che la tua
azienda raggiunga il successo sperato!
7
03.
Traccia la rotta e vai verso il porto che
desideri.
Quale migliore metafora per “governare” un ristorante?
Un ristorante è un’azienda a tutti gli effetti governare
un’azienda equivale a governare un transatlantico.
Hai un porto di partenza, da dove cominci, hai una mappa,
il bilancio previsionale, e un porto di arrivo: l’obiettivo di
fatturato.
Allo stesso modo hai una data di partenza e una di arrivo, che
solitamente dura un anno o il tempo della “stagione”, estiva
o invernale che sia.
In questo viaggio può succedere di tutto; si può navigare in
acque molto agitate e solo chi è consapevole delle proprie
capacità, della struttura e della robustezza della propria
nave, può sfruttare il giusto vento. Senza farti sopraffare
dalla paura di avanzare, pioi decidere se cambiare rotta o
rientrare in porto per attendere un bollettino migliore.
La tua azienda di ristorazione è lo stesso viaggio; dovrai
affrontare i cambiamenti del mercato proprio come cambia
il vento in mare aperto.
Dovrai sovrastimare i tuoi competitors che minano il tuo
posizionamento nel mercato, così come le onde alte trenta
metri in pieno oceano. E risolvere le questioni con fornitori
e team, proprio come la crew da comandare in nave.
“OGNI RISTORATORE MODERNO HA IL
DOVERE DI DECIDERE PER OGNI ANNO
QUALE SARÀ IL RISULTATO DELLA SUA
NAVIGAZIONE, DEL SUO LAVORO, ALLA
FINE DELL’ESERCIZIO.”
8
Quali ricavi e quale fatturato deve raggiungere, quanto utile
l’attività deve generare, quanti coperti fare e quale media di
spesa? Quali giorni stare aperto e quali chiudere, e così via.
In questo nuovo mercato, viste le competenze delle BIG
Company, e dei concorrenti è inaccettabile navigare a vista.
Se non si pianifichi la rotta e decidi la destinazione non puoi
controllare dove stai andando e l’unico risultato certo è che
a fine “percorso” ti trovi dove non vorresti essere.
Così come in mare interroghi la bussola per governare
l’imbarcazione e seguire la rotta, il Controllo di Gestione è
lo strumento che ti consente di monitorare l’andamento della
tua azienda e correggere se necessario.
Il Controllo di Gestione è un processo di estrema
importanza che consente di avere dati aggiornati
sull’andamento reale e fondamentali. Come ad esempio
quanto margine stai generando, quanti costi, quale valore di
magazzino, l’incidenza del Food & Beverage, l’incidenza
del personale ecc.
Puoi rispondere a domande tipo:
Quanto mi costa questo prodotto?
A che prezzo devo metterlo?
Quanto incide il personale nella produzione?
“Con FOODCOST IN CLOUD anticipi ampiamente le
difficoltà che incontrerai nello sviluppo del tuo Restaurant
Business, arriverai ad ottimizzare la produzione e
massimizzare il valore effettivo delle tue attività.
Hai bussola, mappa e vele per raggiungere concretamente e
senza sforzi gli obiettivi economici e finanziari che ti eri
prefissato.”
“IlMOL è un dato più importante dell'utile per gli analisti finanziari perché permette di vedere
chiaramente se l'azienda è in grado di generare ricchezza tramite la gestione operativa, escludendo quindi
le manovre fatte dagli amministratori dell'azienda (ammortamenti e accantonamenti, ma anche la
gestione finanziaria), le quali non sempre forniscono una visione corretta dell'andamento aziendale.
Il MOL è l'autofinanziamento "potenziale" in quanto identifica il flusso che potenzialmente l'impresa
originerebbe dalla gestione corrente se tutti i ricavi fossero stati riscossi e tutti i costi correnti fossero stati
pagati nell'anno” Fonte WIKIPEDIA 9
Il controllo di gestione di FOODCOST IN CLOUD va oltre
la ricetta. Ti propone uno strumento di controllo di gestione
che fornisce ogni risposta alle tue domande e ti consente allo
stesso tempo, di comprendere con estrema precisione, in
quale reparto e su quali costi, mettere le mani e cosa dovrai
modificare in caso di differenze sostanziali.
Pertanto il controllo di gestione diventa lo strumento
indispensabile per condurre la tua attività di ristorazione,
per affrontare qualsiasi tipo di recessione, creare la
differenza dai propri competitors e diventare un punto di
riferimento nel proprio settore.
Oltre a darti una panoramica definita ed influente, ideale al
raggiungimento degli obiettivi di crescita prefissati.
La flessibilità del sistema di controllo utilizzato è di
fondamentale importanza. Ogni azienda di ristorazione ha
una propria identità e per tale motivo deve essere
predisposto il giusto sistema di controllo.
FOODCOST IN CLOUD risponde alle necessità di ognuna
di essa, indipendentemente dalle dimensioni, dal mercato e
dal modello di business adottato.
1004.
Predisponiti per lo strumento di controllo
Fino ad oggi i ristoratori si sono affidati al commercialista
di turno, spesso di famiglia. La routine è la stessa; si legge
il bilancio di fine anno e dai dati, ormai “vecchi”, prima si
cerca di sistemare le cose non controllate nell’anno in corso
[vedi cassa e magazzino] e poi, per quelli più scaltri,
pianificare il futuro.
È evidente che programmare il futuro, interrogando
esclusivamente i dati “del passato” è la cosa più sbagliata
che un imprenditore possa fare. Ma di fatti l’imprenditore,
quello vero, non utilizza questo tipo di approccio.
SIA CHIARO, OGNI IMPRENDITORE HA
IL DOVERE DI REDIGERE IL BUDGET
PREVISIONALE PER LA PROPRIA
AZIENDA.
L’elemento significativo di un buon Controllo di Gestione
è il budget previsionale.
Redigere il budget, unito al controllo di gestione, è la cosa
migliore che puoi fare. È lo strumento principale per guidare
il TUO Restaurant Business perché ti costringe a fissare dei
punti fermi ed a perseguirli.
Proprio come il capitano della nave traccia la “traiettoria”
per non andare alla deriva e raggiungere il porto di
destinazione, l’azienda deve indicare gli obiettivi da seguire
per non fallire e raggiungere il benessere meritato.
Quindi; stabilisci gli obiettivi da seguire, verifica che questi
siano rispettati e poi, in base al cambiamento del mercato
o periodi di crisi, come quelli che stiamo vivendo, puoi
rettificarli per di raggiungere il fine ultimo.
Il Budget previsionale va stilato per l’anno intero, con
tappe mensili.
11Ogni periodo di riferimento poi dovrà essere suddiviso in tre
indicazioni:
- Previsionale, che racchiude gli obiettivi previsti.
- Consuntivo, indica gli obiettivi raggiunti
- Scostamento, mostra la differenza tra gli obiettivi.
Periodicamente, anche una volta a settimana, è necessario
confrontare lo scostamento, verificando il consuntivo con il
previsionale e come risultato avrai la differenza tra i due
dati. Lo scostamento, appunto.
Purtroppo, quasi nessuno fa questi controlli regolarmente
dando pochissima importanza all’aggiustamento anche
minimo della rotta.
Il budget previsionale è una prospettiva sul futuro e non
un dato certo.
All’inizio di ogni settimana, e se non puoi, al massimo ogni
mese, quella previsione deve essere comparata con la realtà.
Solo così puoi analizzare con criterio logico l’andamento e
correggere o ripianificare il periodo successivo.
Un buon controllo di gestione porta via più o meno 30
minuti alla settimana, tuttavia milioni di imprenditori
continuano indifferenti a navigare a vista.
Ma la verità è che hanno una benda sugli occhi e si dirigono
verso un banco di scogli.
Basterebbe veramente un minimo sforzo per arrivare alla
meta, integri e felici.
12FOODCOST IN CLOUD ti permette di controllare se gli
obiettivi che hai previsto di raggiungere vengono perseguiti.
In tempo reale, ogni giorno, controlli la rotta e se devi
correggere sai perfettamente dove mettere le mani.
Nel predisporre il sistema è fondamentale avere ben definito
il punto di arrivo e, grazie anche all’esperto Restaurant
Coach®, che FOODCOST IN CLOUD ti mette a
disposizione, puoi definire le strategie utili al
raggiungimento degli obiettivi, nei tempi definiti.
Se non sai dove vuoi arrivare e non definisci le strategie,
diventa inutile organizzare un sistema di controllo potente,
come il Food and Beverage Control System di FOODCOST
IN CLOUD, fatto di strumenti efficaci, P&L, di budget,
KPI, e tantissimo altro ancora. Servirebbe a poco e
rischieresti di non avere il risultato atteso.
Ma per fortuna abbiamo pensato anche a questo.
Con il tuo TUTOR puoi affrontare tutte le questioni legate
allo sviluppo della tua azienda. È bene quindi che tu sia
preparato a domande tipo:
§ Quali obiettivi ti sei prefissato per il prossimo anno?
§ Quali difficoltà stai affrontando del perseguirli?
§ Quali strategie stai intraprendendo per superare le
difficoltà?
Ogni momento è “GIUSTO” per mettere maini alla gestione
della tua impresa. Ma devo dirti che prima ci metti mani,
prima arrivi dove vuoi arrivare.
La questione è iniziare. Intanto la redazione degli obiettivi
attraverso la struttura del budget.
Tanto che mettendoci le mani, mese per mese o, come
suggerisco di solito, settimana per settimana, tutto il
processo di gestione acquisisce nitidezza. Ti si apre
davanti un mondo nuovo!
06.
13Issa le vele, prendi il controllo e naviga
verso la giusta direzione
Sono certo che sai anche tu che non è più l’epoca dei
balocchi. Il tempo felice dove qualsiasi cosa realizzavi, i
clienti arrivavano a flotte, le vendite erano generose, la
materia prima costava meno, il personale era preparato e
professionale.
Mi sono reso conto di questo cambiamento diversi anni fa,
quando alcuni valori, fondamentali e consolidati, iniziavano
a scomparire, e la popolazione ne accettava la perdita in
silenzio.
Da quel momento, gestire le attività navigando a vista, non
dava più i risultati degli anni precedenti.
Da quel momento, ho dovuto fare diversamente! Mi sono
sempre prodigato per mantenere i numeri sotto controllo, ho
dovuto studiare, testare e correggere.
Da quel momento, ho sempre saputo dove stavano andando
le mie aziende, evitando più di una volta la tempesta!
Indipendentemente dal periodo che stiamo vivendo, le scelte
migliori arrivano sempre dalla giusta considerazione di più
Fattori. Il controllo di gestione, l’analisi dei numeri e delle
performance della tua azienda sono l’unico supporto
all’opinione personale. Si, senza dati alla mano, le TUE, le
MIE, quelle di TUTTI, sono solo opinioni. A volte giuste, ma
solo opinioni.
“Quando hai un problema di cassa, l’opinione personale, ti
porta a tagliare i costi in modo casuale e solitamente il
ristoratore taglia i costi del Food e del Beverage o del
personale di servizio”.
Quello che succede è che si riduce la qualità generale, che
influisce sulla percezione del cliente” e come effetto domino,
dopo un po’, la crisi di cassa peggiora.
14Il sistema di controllo deve fornirti la reale “radiografia”
dell’aziendale, in qualsiasi momento. Determinando i
fattori che stanno permettendo la realizzazione dei
risultati, indipendentemente dalla qualità del risultato
stesso.
Il “Food & Beverage Control System” di FOODCOST in
CLOUD, mettendo in evidenza il problema in qualsiasi
momento dell’interrogazione, ti fornisce l’indicazione per
trovare le strategie e risolvere la difficoltà.
Ti SUPPORTA a prendere la decisione MANAGERIALE
più adatta, senza usare presagi e coinvolgimenti emotivi e
personali, ma razionalmente.
Le micro aziende, i ristoratori, che per la maggior parte dei
casi sono dei tecnici che hanno fatto il passo nel mondo del
Business, tendono a fidarsi del commercialista ed a
controllare l’andamento, i numeri veri, solo una o due volte
l’anno. Sotto dichiarazione dei redditi e del bilancio.
Come per la gestione “operativa” del ristorante, con la
redazione del menu, dei dessert, della carta dei vini, degli
spirits, delle birre ecc, anche i numeri devono avere la loro
attenzione, forse più di tutto il resto.
Definire quali saranno le strategie per sviluppare e scalare
il tuo Restaurant business, associando sempre i numeri, i
confronti con lo storico, gli scostamenti dal budget, le
tendenze periodiche, le incidenze sul fatturato, le differenze
di acquisto e quant’altro puoi sapere per confrontare
l’andamento reale con il previsionale e correggere la
rotta.
L’abbiamo detto all’inizio!
Un ristoratore non può esimersi dall’essere anche un
imprenditore. Questo è il momento giusto, non ieri, non
domani. Questo!
15Siamo nell’era 4.0 e il mondo sta correndo nel futuro.
Restare indietro nel passato significa diventare la “storia”,
e la storia non sempre finisce nel migliore dei modi.
La questione è una, il ristoratore si deve avvalere di una
strumentazione che gli consenta di guidare la sua azienda,
senza troppi sforzi, senza rinunciare alla passione della
cucina e del servizio”.
Deve sviluppare l’interesse quotidiano per l’analisi e
verificare quei fattori di controllo che fanno la differenza.
Il controllo in tempo reale delle entrate e delle uscite,
della media coperto, delle differenze di acquisto,
dell’incidenza del Food Cost, dei fornitori, del personale
ecc. Per poi pianificazione e correggere in caso di necessità.
Per questo motivo abbiamo sviluppato la tecnologia Food
and Beverage Control System che trovi in FOODCOST in
CLOUD.
Una piattaforma centrata sull’imprenditore della
ristorazione che, grazie al servizio incluso di assistenza e
tutoraggio dei nostri Restaurant Coach® e alla semplicità
di utilizzo, ti permette di settare velocemente il sistema,
determinare degli obiettivi ambiziosi e avere rapidamente
il controllo della tua azienda.
“Puoi automatizzare la “gestione” a partire dalla
produzione delle ricette, per poi legare le vendite allo
scarico automatico degli ingredienti e del magazzino.
Riportando velocemente il reale consumato all’ipotetico.”
“Puoi controllare i fornitori, generare ordini
automatizzati, identificare le differenze di prezzo degli
acquisti, gestire i pagamenti e più fornitori per ogni
ingrediente. Senza modificare le ricette.”
“Puoi automatizzare l’importazione delle fatture che,
sempre in automatico, carica le voci nel magazzino, senza
16inserire i singoli prodotti manualmente e risparmiando ore
di lavoro”
“Hai il controllo totale della tua azienda, a partire da
costo giornaliero delle presenze e turni del personale.”
“hai tutti i dati analitici sotto controllo, con report,
incidenze, scostamenti e grafici, con riferimenti periodici
multipli di Anni, Mesi, settimane e giorni”
FOODCOST IN CLOUD è il tuo FOOD & BEVERAGE
MANAGER Digitale che ti affianca, insieme al tuo
Restaurant Coach®, 24 al giorno così che potrai avere il
totale controllo della tua azienda, ridurre i costi in eccesso,
recuperare il tempo che perdi con le scartoffie e dedicarti a
quello che ami realmente fare.
Il tutto senza mettere in piedi un costosissimo reparto di
F&B Management e allo stesso tempo, avendone gli stessi
benefici.
Il tuo ristorante è un’azienda e come tale va considerato,
senza mezzi termini.
Il mio amico e mentore durante il Master di Restaurant
Business Administration, ai nostri studenti disse
“If you want to be a cobbler, then open a shop.
If you want to be an entrepreneur, then start a company”
“Se vuoi fare il ciabattino, allora “apri” una bottega, ma se
vuoi fare l'imprenditore, allora “avvia” un’azienda”
Ma qui la differenza non la fa tra il ciabattino e
l’imprenditore! Ma tra “APRI” e “AVVIA”
Se apri una bottega, ti stai comprando un posto di lavoro, se
avvii un’azienda stai creando qualcosa di memorabile!
17Per avviare un’azienda, avere più tempo per te,
amministrare i ricavi e ridurre i costi, tanto da avere un
profitto sostanziale, allora devi avere strumenti avanzati e
supporti che ti consentano di governare e non essere
governato.
Visita il nostro sito www.foodcostincloud.it e richiedi ora la
Consulenza Gratuita con un nostro Restaurant Coach®.
FOODCOST IN CLOUD®
MadOut srl
ROMA
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(+39) 342 032 01 65
(+39) 064 040 39 35
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