Seminario di approfondimento dedicato alle iniziative Erasmus Without Paper (EWP) ed European Student Card (ESC) 14 gennaio 2021 Cristina Varvello ...

Seminario di approfondimento dedicato alle
iniziative Erasmus Without Paper (EWP) ed European
                 Student Card (ESC)

                 14 gennaio 2021

                   Cristina Varvello
             cristina.varvello@unito.it

          Università degli Studi di Torino

ESIGENZA SPECIFICA
    SISTEMA ESSE3 –RILEVATA PER L’ADEGUAMENTO
                    STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZAAI SISTEMI EWP
                                                   E DEBOLEZZA )

    Gruppo Atenei coordinati da Università di Padova
Università degli studi di Torino, Università degli studi di Trento,
   Università del Salento, Università degli Studi di Verona,
Università degli Studi Milano-Bicocca, Università degli Studi di
Sassari, Università degli Studi di Napoli Parthenope, Università
          di Camerino, Università degli Studi di Pavia

       Utilizziamo Esse3 (provider CINECA) a vari livelli
         per la gestione della mobilità internazionale

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

                     Punti di forza

gestione mobilità internazionale integrata alla carriera
dello studente (funzionale in particolare per il
riconoscimento della mobilità outgoing) + collegamento
con ANS;

consente la connessione a EWP network per scambiare
dati con le Istituzioni partner (non più documenti);

SISTEMA ESSE3 – STATOSISTEMA ESSE
                        DELL’ARTE   3 DI FORZA E DEBOLEZZA)
                                  (PUNTI

       Come entrare nel Network EWP con CINECA?
1. Inviare ticket per chiedere integrazione con EWP;
2. L’Ateneo viene inserito nel registry di sviluppo (ambiente di test) di
EWP (https://dev-registry.erasmuswithoutpaper.eu/coverage) e può
cominciare una fase di test;
3. Dopo la fase di test, l'Ateneo potrà essere inserito (reso visibile) nel
registry ufficiale di EWP, entrando a far parte del network
(https://registry.erasmuswithoutpaper.eu/coverage).

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

       ESSE3                                      INTERSCAMBIO DATI
  (ambito mobilità         Connessione                CON PARTNER
   internazionale)           con EWP                (EWP NETWORK)

Learning Agreement                              Approvazione digitale
       online                                   Learning Agreement

 Gestione accordi                         Negoziazione e stipula digitale IIAs

Bandi e graduatorie                         Nomination studenti outgoing
  mobilità int.le
 Application form e
                                         Transcript of records + date periodo
Transcript of records
                                             mobilità incoming students
 incoming students

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

         Learning Agreement Esse3 per studenti outgoing
   Modulo web già in uso da alcuni Atenei del nostro gruppo
   LA approvato digitalmente da studente e Università di origine
   Integrato al piano carriera dello studente (funzionale al riconoscimento)

                           Connessione con EWP
                             (in fase di rilascio)

 Approvazione digitale Università ospitante
 Collegamento all’offerta didattica dell’Ateneo ospitante (per ora
  aggiornamento manuale del course catalogue dell’Università di destinazione
  solo da parte dello studente da web)

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

    Learning Agreement Esse3 per studenti incoming

 modulo web da sviluppare, separato da modulo per studenti outgoing
 in attesa del rilascio delle specifiche tecniche EWP previste per
febbraio/marzo per essere operativi entro giugno 2021

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

                  Gestione degli accordi IIA in Esse3
                   (Inter Institutional Agreements)
 Modulo web già in uso da alcuni Atenei del gruppo;
 Connessione con Bandi e graduatorie di mobilità internazionale.

                              Connessione con EWP

  Aggiornamento dati anagrafici Ateneo, requisiti linguistici, …….
  Negoziazione e stipula digitale con Università partner entro 2021 (call 2022);
  Da gennaio 2021: avvio fase di test.

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

        AGGIORNAMENTO DATI ANAGRAFICI ATENEO PARTNER

    Quando il                             Anagrafica Ateneo
    sistema è
integrato a EWP                             (descrizione, indirizzo,
   si possono                               codice PIC);
 importare dati
  degli Atenei                            Struttura didattica;
     partner                              Contatti;
 all’interno del
proprio sistema.                          Offerta didattica.

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

MASCHERA ATENEI STRANIERI: anagrafica di un Ateneo partner

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

Confronto i dati di un singolo Ateneo presenti in Esse3 con i dati
              EWP e seleziono i dati da importare

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

      Confronto i dati presenti in Esse3 con i dati EWP
    e seleziono i dati da importare di un singolo Ateneo

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

                 NEGOZIAZIONE ACCORDI
         CASO 1: creazione di un nuovo accordo e
          invio dati (proposta accordo) al partner

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

                  CASO 1: IPOTESI WORKFLOW
                 (eseguiti test senza connessione EWP)

     • Invio dati nuovo accordo con EWP
     • Il partner riceve la proposta di accordo con i dati da noi inseriti
1    • (sistema di notifiche)

     • Eventuale modifica dati e conferma da Ateneo partner
       • Il partner verifica i dati e li conferma (oppure li modifica e poi invia)
2
     • Verifica finale:
       se confermiamo l’accordo  ACCORDO STIPULATO
3      se modifichiamo l’accordo  NUOVA NEGOZIAZIONE

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

   CASO 2: ricevo un accordo proposto o modificato dal partner
                        (sistema notifiche)
 IMPORTA ACCORDI EWP  Ricerca accordi da importare

                                   Se si tratta di una modifica di un accordo
                                   già esistente, per confermare  ASSOCIA E
                                   RIBALTA SU ACCORDO SELEZIONATO

                                   Se si tratta di un nuovo accordo
                                    INSERISCI NUOVO ACCORDO

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

Se confermo                INVIO                ACCORDO
  l’accordo         APPROVAZIONE EWP            STIPULATO

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

                 CASO 2: IPOTESI WORKFLOW
                     (ad oggi nessun test eseguito)

     • Ricevo una notifica di modifica o nuovo accordo inviato da Ateneo
       partner
1    •  IMPORTA ACCORDI EWP  Ricerca accordi da importare

     • Se si tratta di una modifica di un accordo esistente, per confermare
     •  ASSOCIA E RIBALTA SU ACCORDO SELEZIONATO
     • Se si tratta di un nuovo accordo
2    •  INSERISCI NUOVO ACCORDO

     • Verifica finale:
       confermiamo l’accordo  INVIA APPROVAZIONE EWP
                                      (ACCORDO STIPULATO)
3      modifichiamo l’accordo  NUOVA NEGOZIAZIONE

SISTEMA ESSE3 – STATO DELL’ARTE (PUNTI DI FORZA E DEBOLEZZA)

                 Implementazione EWP network:
                           criticità
• Fase corrente molto complessa, sistema EWP in costante sviluppo, situazione
frammentata degli Atenei coinvolti (non siamo ancora allineati!);
• Implementazione EWP network: situazione eterogenea
            L’adesione al network EWP è tuttora in corso, alcuni Atenei sono
attivi solo in ambiente di test (DEV) altri anche in ambiente di produzione (PROD);
            Difficoltà attuale è individuare partner per fase di test: serve
versione compatibile e aggiornata (APIs);
            Occorre eseguire test sulle varie funzionalità (aggiorna dati, invio
nuovo accordo, accettazione proposta partner, eventuale modifica accordo);
• Scarso margine di tempo tra rilascio specifiche tecniche (API) e Timeline EC
(OLA previsto a giugno 2021).
• Difficoltà a reperire le informazioni aggiornate.

SUGGERIMENTI SI RITIENE UTILE DARE A TUTTI GLI HEIS (CHE SI
   TROVANO NELLE STESSE CONDIZIONI DEL GRUPPO RAPPRESENTATO)

                 Processo di digitalizzazione
 Fondamentale coinvolgimento istituzionale e supporto di uffici tecnici ICTs (Es:
   EduGain, European Student Identifier, etc);
 Necessarie risorse dedicate: considerare costi interni (personale) e costi esterni
 Occorre attivarsi fin da subito per timeline  serve un piano a medio-lungo
   termine per la digitalizzazione;
 Opportunità per ripensare ai processi interni in modo nuovo e informatizzare
   processi amministrativo-gestionali

SUGGERIMENTI SI RITIENE UTILE DARE A TUTTI GLI HEIS (CHE SI
   TROVANO NELLE STESSE CONDIZIONI DEL GRUPPO RAPPRESENTATO)

                                   LINK UTILI
 Esse3: Integrazione con EWP network

 Webinar EWP condotto da Cineca (18/11/2020)
 Composizione del network EWP in ambiente di sviluppo (DEV)
  Elenco Atenei che hanno aderito al network in ambiente di sviluppo e relativo
  livello di implementazione pacchetti (APIs);
 Composizione del network EWP in ambiente di produzione (PROD)
  Elenco Atenei che hanno aderito al network in ambiente di produzione e relativo
  livello di implementazione pacchetti (APIs).

Grazie per l’attenzione

  Cristina.varvello@unito.it
Università degli Studi di Torino