Remote Working Point of View - Deloitte
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Remote Working Point of View Marzo 2020 – Aggiornamento Giugno 2020
L’impatto del COVID-19 nella vita privata e nei contesti aziendali
Il 67% delle persone riscontra delle criticità come la
In questo contesto
In Italia più di 8,2 milioni di persone percezione di isolamento, distrazioni esterne, problemi
di comunicazione e collaborazione virtuale a causa di diventa essenziale
svolgono mansioni che potrebbero essere
una mancata gestione del remote working. A ciò si
eseguite da remoto
aggiungono le barriere tecnologiche: in Italia la banda dotare le persone
larga ultraveloce raggiunge solo 24% della popolazione.
di strumenti di
collaborazione e
accompagnarle
Prima dell’emergenza Covid-19 il 58% nel
Il lavoro gestito in modalità remote working sta avendo
delle grandi imprese, il 12% delle medio-
piccole e il 16% della pubbliche
un forte impatto sul modo di lavorare delle aziende e cambiamento
delle persone soprattutto perché applicato nella quasi
amministrazioni avevano attive policy e
totalità delle giornate lavorative culturale per
procedure di smart working
evitare che il
remote working
rischi di
diminuire
Prima dell’emergenza sanitaria in Italia Dall’introduzione del primo decreto del 23 febbraio scorso
circa 570 mila lavoratori erano abilitati a che rimuove i vincoli amministrativi per l’attivazione dello engagement e
lavorare in modalità smart working, nella smart working, il numero di persone che lavorano da
conseguentemente
maggior parte dei casi con un massimo di 4 remoto è aumentato esponenzialmente: oggi 2 milioni di
giorni al mese a distanza persone nel solo settore privato lavorano da casa la produttività
Sources:
1)© 2020
Politecnico
Deloitte di Milano:S.r.l.
Consulting Osservatorio Smart working. Smart working, Il lavoro agile dalla teoria alla pratica. 2
2) Corriere della Sera. Coronavirus, smart working obbligatorio per tutti ma ad 11 milioni di italiani manca la connessione. Marzo 2020
3) Fondazione Studi Consulenti del Lavoro. Consiglio nazionale dell’Ordine. Emergenza COVID-19: l’impatto su aziende e lavoratori secondo i Consulenti del Lavoro. 31 Marzo 2020
Iniziative per il rilancio "Italia 2020-2022": «Smart Working: osservazione per normarlo
al meglio e codice etico a immediata tutela dei lavoratori»1
Azioni specifiche
«Utilizzare la fase attuale per
un'attenta e profonda osservazione
a. Monitorare e valutare attentamente l'utilizzo attuale dello Smart Working prima
dello Smart Working e delle
di implementare modifiche alla normativa vigente, che dovranno:
dinamiche ad esso connesse per
identificare elementi con cui Puntare alla definizione di una disciplina legislativa dello Smart Working per
migliorare la tutti i settori, le attività e i ruoli (manageriali e apicali inclusi) compatibili, con
normativa vigente (legge n. attenzione alla pari fruibilità per uomini e donne, che lo qualifichi come opzione
81/2017), al fine di renderla praticabile per aziende e lavoratori, in particolare nell’ottica della creazione di
perfettamente aderente al nuovo nuova impresa e/o nuovi posti di lavoro.
contesto che si sta sviluppando, in cui Disciplinare la possibilità di accesso preferenziale allo Smart Working per il
da un lato c'è la necessità di sostegno dei figli nei primi gradi della scuola (fino ai 14 anni).
un'adozione
diffusa per questioni anche di
sicurezza e dall'altro l'obiettivo di dare
b. Promuovere l’adozione di un codice etico dello Smart Working con specifica
a imprese e lavoratori un'opzione
considerazione dei tempi extra lavorativi, con l’obiettivo di:
migliorativa sia della produttività
sia delle condizioni lavorative. (i) massimizzare la flessibilità del lavoro individuale,
(ii) concordare i momenti di lavoro «collettivo» (da tenersi in orari standard,
Al fine di evitare utilizzi impropri dello rispettando la pausa pranzo, i weekend e le regole previste per il lavoro
strumento già nell'immediato si straordinario)
raccomanda di definire e adottare un (iii) adottare sistemi trasparenti di misurazione degli obiettivi e della
codice etico per la PA e di produttività al fine di valutare la performance sui risultati e non sul tempo
promuoverlo nel mondo impiegato (meno misurabile e non rilevante nel lavoro agile)
dell'impresa.»
Fonti:
1)© 2020
Iniziative per
Deloitte il rilancio
Consulting S.r.l."Italia 2020-2022" 3
Il remote working richiede alle aziende di affrontare sfide nuove, attraverso il
ripensamento delle modalità di lavoro
Per remote working si intende la completa Modalità di lavoro
Dato l’attuale contesto di
gestione delle attività lavorative a distanza e profonda trasformazione,
la modalità di lavoro Lavorare insieme dallo Lavorare insieme da remoto
si differenzia dallo smart working, che prevede stesso luogo
invece un’alternanza di lavoro in remoto con la fondata su • Gli strumenti digitali
Le persone lavorano insieme consentono alle persone di
collaborazione •
Gruppi collaborativi
presenza presso l’ufficio. dallo stesso luogo collaborare indipendentemente
simultanea a distanza, dal luogo
• Il lavoro non è totalmente
è diventata un “new way digitalizzato • Lo spazio lavorativo è
Il remote working non consiste nella of working” ottimizzato per audio, video e
lavoro sincronizzato e
Livello di interdipendenza
trasposizione in digitale del lavoro in presenza, imprescindibile per far supportato da un’affidabile
ma richiede un completo ripensamento delle fronte alle inaspettate connessione internet
esigenze. • Il tempo dedicato alla
modalità di lavoro, al fine di poter affrontare collaborazione è predefinito e
la collaborazione è simultanea
efficacemente le sue principali sfide.
La gestione efficace del
remote working è Lavorare individualmente Lavorare individualmente
Le principali sfide del remote working
dallo stesso luogo da remoto
Senso di isolamento e Gestione del team a distanza
un’occasione di
Il lavoro dipende strettamente
distanza apprendimento, che • • Gli strumenti digitali utilizzati
Singoli lavoratori
dagli strumenti che si trovano permettono di lavorare da
consente alle in un specifico luogo postazioni diverse
organizzazioni di • Il lavoro non è digitalizzato • La connessione internet è
identificare gli elementi di limitata e non continua
valore di queste nuove • La collaborazione avviene in
Difficoltà di accesso alle Governo di tempi e attività modalità di lavoro da modo non simultaneo
informazioni
capitalizzare nel lungo
termine, per promuovere
un modo di lavorare
Postazione lavorativa fissa Postazione lavorativa flessibile
sempre più «smart».
Grado di Mobilità
© 2020 Deloitte Consulting S.r.l. 4
I pillar alla base dell’adozione di nuove modalità di lavoro per garantire la continuità
durante l’emergenza e l’evoluzione del business nel medio termine
Adottare o Creare cultura digitale Promuovere l’utilizzo Adattare i processi HR Misurare il
estendere il lavoro in abilitante ai nuovi degli strumenti di con modalità digitali cambiamento per il
modalità remote modi di lavoro e a collaborazione digitale per garantirne la continuo
working un’esperienza positiva e la loro efficacia continuità miglioramento
Utilizzare gli strumenti e Favorire la Individuare gli strumenti Garantire la continuità di Misurare il valore delle
le metodologie a collaborazione, il necessari a garantire la processi chiave per la iniziative introdotte,
disposizione per knowledge sharing e la collaborazione, gestione e lo sviluppo l’efficacia delle nuove
trasformare le modalità di comunicazione delle condivisione e delle risorse umane (e.g. modalità di lavoro e
lavoro tradizionali in persone, accompagnandole comunicazione delle formazione, recruiting, l’engagement delle
digitali e dotarsi di nuove nell’adozione efficace di persone a distanza e performance persone, come occasione di
policy che garantiscano la nuove modalità di lavoro promuovere l’utilizzo di management,..) attraverso apprendimento per
continuità del business e e creando un ambiente tutte le loro funzionalità, un loro adattamento in consolidare le proprie
capacità digitali e
l’adesione alle normative in lavorativo che promuova attraverso interventi che ottica digitale che
favorire il passaggio a un
materia di remote working l’ingaggio e il senso di ne massimizzino consenta il raggiungimento
vero e proprio smart
«vicinanza» e l’efficacia degli obiettivi
working
«appartenenza»
Step propedeutico a Pillar chiave per consentire l’adozione efficace delle nuove modalità di lavoro e la loro
introduzione remote working evoluzione in smart working nel medio-lungo termine
© 2020 Deloitte Consulting S.r.l. 5
Adottare e consolidare modalità di lavoro di remote working
Specifico della normativa italiana
Come attivare il Remote Working durante l’emergenza e consolidare modalità di lavoro «Smart» a tendere?
La situazione di
emergenza ha 1. Osservare e ottemperare alle 2. Definire policy e procedure a 3. Adottare gli strumenti
portato a una
normative in materia supporto tecnologici necessari
semplificazione
delle modalità di
adozione dello Smart
Adesione semplificata allo smart working Redazione di una prima procedura con Dotazione ai dipendenti di strumenti
Durante l’emergenza
Working, per
consentire il lavoro da ai sensi del DPCM dell’8/03/2020 le «regole» che i dipendenti devono tecnologici necessari a gestire il lavoro
remoto anche a quelle seguire durante il periodo di a distanza, nel rispetto delle policy di
aziende prive di emergenza per il lavoro in smart sicurezza aziendale e GDPR
Comunicazione ai dipendenti
procedure consolidate working
1 delle condizioni di fruizione
in atto, posticipando Set up hardware, software e tool di
dello smart working collaborazione digitale
l’adeguamento
normativo. Invio dell’informativa sulla
Attivazione di alert di sicurezza e
2 salute e sicurezza nel lavoro
strumenti a supporto della
Da un lato è agile (INAIL)
cybersecurity
necessario attivarsi
con rapidità per
garantire la Adeguamento alla normativa prevista Consolidamento dello smart working, Monitoraggio delle modalità di utilizzo
continuità del
Dopo l’emergenza
dalla legge n. 81/2017 da utilizzare come modalità di lavoro degli strumenti implementati e
business durante alternata alla presenza in ufficio: valutazione di possibili opportunità di
l’emergenza, ma è 1 Accordo Azienda-Dipendente evoluzione o introduzione di nuovi
anche opportuno Individuazione dei dipendenti da tool
definire un piano Comunicazione al Ministero del coinvolgere
2
d’azione volto al Lavoro
consolidamento Definizione di una procedura e policy
3 Comunicazione all’INAIL
dello Smart Working
nel medio/lungo Disegno di un piano di comunicazione
termine. 4 Informativa sulla sicurezza
dedicato
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Transitare verso una cultura di collaborazione digitale
Come transitare verso una cultura di collaborazione digitale?
La cultura
organizzativa è
1. Definire gli obiettivi 2. Ascoltare e 3. Avvicinare le 4. Aiutare le persone a
rappresentata
dall’insieme di e linee guida alla base raccogliere i bisogni persone e abilitare un transitare verso il
norme, formali e della nuova cultura delle persone linguaggio comune nuovo modo di
tacite, e digitale lavorare
comportamenti Come avvicinare le
Quali sono le sfide che il All’interno del persone? Quale linguaggio Come supportare le
attesi che guidano
business sta affrontando cambiamento in atto, cosa comune è necessario persone nella transizione
l’individuo all’interno
del suo lavoro e ora e come devono può agevolare il lavoro adottare per prendersi al nuovo modo di lavorare,
nelle relazioni con i cambiare i meccanismi delle persone? cura delle persone? prestando attenzione al
colleghi. sottostanti? loro benessere e
motivazione?
In un contesto di
lavoro sempre più Interviste virtuali con Workshop digitale per Attivazione e animazione di: Ecosistema di strumenti e
digitale, diventa stakeholder chiave come raccogliere i bisogni delle contenuti che abilitino
necessario rivedere diagnostico per l’analisi delle persone su quattro macro- l’individuo a transitare verso il
le norme e iniziative avviate, le principali temi: nuovo modo di lavorare:
comportamenti criticità riscontrate e l’action
attesi al fine di plan per il futuro, definendo
Collaborazione
promuovere
mindset e
priorità e obiettivi del COMMUNITY
cambiamento
comportamenti Comunicazione
digitali all’interno
dell’organizzazione Knowledge sharing
agevolando Per creare un linguaggio Es. bootcamp, toolkit, webinar,
l’individuo e la sua comune, cristallizzare e pillole formative open-source,
attività al meglio. Gestione vita-lavoro diffondere la conoscenza assignment digitali, ecc.
© 2020 Deloitte Consulting S.r.l. 7Adottare efficacemente strumenti di collaborazione digitale
Come adottare efficacemente strumenti di collaborazione digitale?
Le principali
funzionalità degli
strumenti di 1. Esplorare gli 2. Adottare nuovi 3. Comunicare a tutti 4. Erogare formazione
collaborazione
strumenti digitali strumenti se cosa usare e in quali online (anche in
digitale*:
Sharing e co- presenti e stabilirne la necessario occasioni modalità Train-the-
editing documenti finalità Trainer)
Comunicazione Gli strumenti disponibili Le persone riescono ad
peer-to-peer Quali strumenti sono riescono a soddisfare le utilizzare gli strumenti In che modo le persone
Comunicazione disponibili nell’ecosistema esigenze dell’azienda? correttamente? vengono formate sulle
top-down aziendale? Sono chiare le Quali strumenti disponibili Sanno quali strumenti funzionalità dei vecchi e
Project potenzialità di ogni sul mercato è opportuno usare in ogni occasione? nuovi strumenti?
management strumento? integrare?
Survey/ quiz
Group interaction
Assessment delle piattaforme Avvio di una software selection Definizione delle linee guida di Formazione esperienziale
disponibili in azienda e per l’identificazione dei tool utilizzo degli strumenti digitali sull’utilizzo degli strumenti
identificazione delle esigenze disponibili sul mercato in grado attraverso l’utilizzo di use case attraverso bootcamp di gruppo
da soddisfare in termini di di soddisfare le esigenze e della mappatura degli online articolati in tutorial,
comunicazione, collaborazione, aziendali non soddisfate dai strumenti esercitazioni, quiz di verifica
knowledge sharing attraverso tool già presenti in azienda dell’apprendimento.
online survey, interviste, focus
Formazione su misure di
group
sicurezza da adottare per
proteggere informazioni
confidenziali durante il remote
working.
*I software e tool riportati all’interno di questo POV costituiscono un campione esemplificativo degli strumenti presenti nel mercato e vengono proposti per alcune delle
© 2020 Deloitte Consulting S.r.l. funzionalità che offrono. 8Garantire la continuità dei processi HR attraverso la digitalizzazione
Come adottare efficacemente strumenti di collaborazione digitale?
La digitalizzazione dei
processi HR diventa
una leva importante di 1. Raccogliere le 2. Individuare gli 3. Formare le risorse 4. Comunicare e
supporto alle persone esigenze di strumenti a supporto e umane sui nuovi formare le persone
per garantire digitalizzazione adattare i processi strumenti e processi rispetto alle iniziative
continuità ed
evoluzione del
business. Quali sono gli strumenti Come sviluppare le Come trasferire alle
Quali sono i processi HR necessari per farlo e come competenze abilitanti alla persone il valore dei nuovi
prioritari su cui lavorare e vanno rivisti i processi per gestione dei nuovi processi e strumenti a
Learning quali fasi è possibile garantirne l’efficacia? processi? disposizione nell’esercizio
digitalizzare? delle proprie attività?
Virtualizzazione delle aule di
formazione garantendo
l’efficacia di apprendimento
Recruiting
Workshop virtuale con HR Revisione dei processi e Iniziative di formazione Attività di comunicazione e
Digitalizzazione degli step di per l’identificazione di: identificazione degli digitali a supporto della formazione per supportare
selezione e onboarding delle strumenti a supporto della funzione HR: l’adozione dei nuovi processi e
persone
Processi prioritari su cui digitalizzazione, ad esempio: strumenti
focalizzarsi Assignment digitali
Performance
management
Linee guida del
Continuità dei momenti di Webinar
setting degli obiettivi e
cambiamento
confronto tra manager e Obiettivi di evoluzione di Virtual learning
Online interviews and Sessioni di Q&A
risorse
medio termine dei servizi assessment
Leadership HR
Assessment Toolkit
Virtualizzazione delle prove di
Roadmap con le principali Goal setting e
assessment per garantire azioni per la check–in digitale Attività di train-the-trainer
efficacia e experience digitalizzazione
© 2020 Deloitte Consulting S.r.l. 9Utilizzo di metriche e KPI per monitorare l’efficacia delle iniziative
Alcuni esempi di metriche e KPI
misura il coinvolgimento complessivo delle
L’efficacia delle iniziative PARTECIPAZIONE persone verso le iniziative e i relativi obiettivi
progettuali poste in essere
potrà essere misurata
attraverso KPI e metriche
progettate al fine di:
misura la soddisfazione complessiva delle
ENGAGEMENT E
Verificare partecipazione persone in relazione all'impatto delle iniziative sul
EFFICACIA lavoro quotidiano
e soddisfazione delle
persone nei confronti delle
iniziative
Misurare impatti sul
lavoro quotidiano delle ADOZIONE DELLE misura il tasso di adozione complessivo delle
persone PIATTAFORME piattaforme
raccogliere dati rilevanti
per il disegno e
implementazione di future
misura il miglioramento delle attività lavorative
iniziative
PRODUTTIVITA’ in termini di effort e risorse necessarie per
raggiungere i risultati.
© 2020 Deloitte Consulting S.r.l. 10Esempio di Journey | Un giorno di remote working per James
1 ILLUSTRATIVO
James accede a Teams dal suo
telefono all’inizio della sua
giornata di remote working.
Vede il post pubblicato dal 3
Community Manager Dopo il meeting su Teams, vede
relativamente a “Come gestire il una notifica nella Community:
lavoro da remoto efficacemente” e una collega ha appena postato un
decide di seguire un articolo con i risultati di una nuova
suggerimento: scrivi la tua Pubblicazione Scientifica. James la
“Agenda del giorno” per creare ringrazia per la condivisione: un
James è un Key 7
una routine efficiente e positiva post che gli è molto utile per Sono le 6 di sera e la lezione di
Account in svolgere il suo lavoro! yoga sta cominciando: James
un’organizzazione raggiunge i suoi colleghi nell’aula
internazionale 2 virtuale. Alla fine della lezione
che sta adottando Apre Teams dal PC e invia una fanno una foto e la condividono
modalità di chat privata ad un suo sulla Community
lavoro da collaboratore per effettuare il
check-in giornaliero durante
remoto. 5
il quale confrontarsi sugli
Vediamo come obiettivi, le attività da svolgere
Alle 12, l’Agenda del giorno di
può utilizzare i e il supporto richiesto
James gli ricorda che è ora del
diversi tool a Directors and Managers 8
disposizione per meeting e si collega su Zoom
Al termine della giornata
per una video conferenza con
lavorare in tutti i colleghi internazionali,
lavorativa, James
maniera efficace raggiunge i colleghi del
durante la quale vengono
suo team sulla chat di
e collaborare con prese importanti decisioni
Teams per un
i propri colleghi. «Aperitivo digitale»: è
il momento di scambiarsi
4 6 le novità e raccontare le
Alle 11.30, James si collega ad una sessione di Sono le 16, quando il figlio di James prospettive di ciascuno
30 minuti del corso di Fotografia a cui si era chiede al papà aiuto per completare sul lavoro da remoto!
iscritto in autunno e che prosegue virtualmente. alcuni compiti a casa.
Vita professionale Vita personale
© 2020 Deloitte Consulting S.r.l. 11Sintesi delle principali sfide del remote working e delle soluzioni Deloitte
Le principali sfide Soluzioni Deloitte per affrontare le sfide del Remote Working
del remote working
Adozione o estensione del lavoro in modalità remote working
Senso di isolamento e Piano quotidiano di Piano di Adozione di nuovi
distanza Tracciabilità e Definizione della
lavoro a distanza comunicazione per strumenti
monitoraggio delle strategia e dei
per promuovere una sostenere l'adozione tecnologici per Monitoraggio dei
attività di piani operativi
talent experience di nuove politiche e consentire il KPI delle
Smartworking per il rientro
sostenibile e inclusiva procedure lavoro a distanza iniziative
introdotte
+
Creazione di una cultura di collaborazione digitale
Gestione del team a
distanza Laboratorio KPI DASHBOARD
Remote Formazione
digitale per Indagine globale Attivazione e gestione Definizione di
Leadership: gestire (approccio TTT) per
Needs identification raccogliere le sulla sicurezza delle Digital metriche e KPI sulle
la forza lavoro e il aiutare le persone a
esigenze di psicologica Communities seguenti categorie
feedback a distanza transitare al NWOW
collaborazione
+ PARTECIPAZIONE
Difficoltà di accesso alle Introduzione e adozione di strumenti di collaborazione digitale
informazioni
Mappatura degli strumenti Creazione di use case per Formazione esperienziale Programmi Train-the- ENGAGEMENT E
per identificare tutti quelli spiegare alle persone sull'uso degli strumenti trainer per favorire EFFICACIA
disponibili e le loro diverse come sfruttare i diversi digitali tramite bootcamp l'adozione di strumenti
caratteristiche strumenti online digitali
ADOZIONE DELLE
+ PIATTAFORME
Governo di tempi Digitalizzazione dei processi ESEMPLIFICATIVO PER HR
e attività PRODUTTIVITA’
Learning Journey:
Virtual assessment:
definizione e virtualizzazione Performance Management:
Virtual Onboarding video-interviews and
delle sessioni di feedback virtuale
group dynamics
apprendimento
© 2020 Deloitte Consulting S.r.l. 12Gestione del lavoro e del team a distanza: l’esperienza Deloitte
STRATEGIA PER IL RIENTRO INDAGINE SULLA SICUREZZA VIRTUAL ONBOARDING per SESSIONI INTERATTIVE SU
DELLA WORKFORCE per definire la PSICOLOGICA per indagare accogliere, orientare e accompagnare STRUMENTI DIGITALI per
strategia e il piano operativo di rientro preoccupazioni e sfide che le persone l’inserimento dell’individuo accompagnare le persone
delle persone al luogo di lavoro sono chiamate ad affrontare oggi nell’adozione degli strumenti facendo
sperimentare in prima persona tutte le
funzionalità
COMMUNITY per collaborare, SUGGERIMENTI SULLA GESTIONE PERCORSO DI FORMAZIONE
comunicare, scambiare conoscenze e DEL LAVORO DA REMOTO per VIRTUALE E DIGITALE per
lavorare insieme su documenti permettere alle persone di riflettere incrementare le competenze del
condivisi su nuove modalità di gestione del team e tenere le persone aggiornate
lavoro e dei team a distanza
© 2020 Deloitte Consulting S.r.l. 13Contact us
Drew Keith Elisa Gallo
Deloitte Human Capital Deloitte Human Capital
Partner Director
+393492804162 +393453294301
dkeith@deloitte.it egallo@deloitte.it
Gianluca Di Cicco Simona Austoni
Deloitte Human Capital Deloitte Human Capital
Partner Director
+393356211845 +393455947964
gdicicco@deloitte.it saustoni@deloitte.it
Silvana Perfetti Francesco A. Frigenti
Deloitte Human Capital Deloitte Human Capital
Partner Manager
+393351011049 +393421298904
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