Regolamento Formazione - (Reg. n. 58/2018) - Policlinico San Matteo
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Regolamento Formazione (Reg. n. 58/2018) Adottato con deliberazione n. 4/C.d.A./0078 del 5 dicembre 2018 abrogando il Reg 28/2011 Istituto di Ricerca e Cura a Carattere Scientifico di diritto pubblico C.F. 00303490189 - P. IVA 00580590180 V.le Golgi, 19 - 27100 PAVIA Tel. 0382 5011 RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 1/25
SOMMARIO Indice Art. 1 - Beneficiari della formazione Art. 2 - Tipologie Formative Art. 3 - Budget per la formazione interna ed esterna Art. 4 - Organizzazione, livelli di responsabilità ed integrazione dei ruoli Art. 5 - Attività docenti/relatori Art. 6 - Ore formative per personale dipendente Art. 7 - Modalità di partecipazione all’evento formativo Art. 8 - Modalità di organizzazione di eventi formativi esterni Art. 9 - Richiesta di Patrocinio Art. 10 - Accreditamento ECM eventi formativi esterni Art. 11 – Rimborso spese per la partecipazione ad eventi formativi esterni Art. 12 - Situazioni particolari Art. 13 - Utilizzo delle Aule della Fondazione Art. 14 - My Aliseo formazione (DIMISSIONARIO) Art. 15 - Disposizioni finali Art. 16 – Entrata in vigore RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 2/25
PREMESSA Ai sensi del D.Lgs. 30 dicembre 1992, n° 502 e s.m.i., “la formazione continua comprende l'aggiornamento professionale e la formazione permanente”. La formazione negli adulti è un processo finalizzato all’acquisizione, promozione, diffusione ed aggiornamento del sapere e delle competenze essendo finalizzata a tre ordini di fattori: le condizioni di successo dell’organizzazione, i contenuti di adeguatezza delle professionalità, le opportunità di crescita dei professionisti. La Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo, d’ora innanzi più brevemente “Fondazione”, considera la formazione continua quale risorsa fondamentale per il sistema di governo e leva strategica delle politiche del personale idonee a produrre cambiamenti organizzativi in linea con le politiche sanitarie. La Fondazione intende dedicare particolare attenzione alla formazione tenendo in considerazione la dimensione organizzativa del fabbisogno formativo, destinando energie e risorse adeguate, considerandola un investimento essenziale per la crescita non solo delle competenze tecniche e gestionali individuali, ma altresì dell’intera organizzazione sanitaria nel suo complesso che risponde all’obiettivo di migliorare ed offrire ai cittadini servizi sanitari efficaci ed appropriati. La Struttura Formazione e Sviluppo, che opera in connessione con i Dipartimenti, effettua il governo delle attività formative interne ed esterne rivolte ai propri dipendenti ospedalieri e universitari convenzionati. La Fondazione è Provider Regionale ECM-CPD. La Struttura Formazione e Sviluppo è in staff alla Direzione Strategica e alla Direzione Scientifica. La Direzione Strategica deve garantire le risorse umane e tecnologiche adeguate per attuare quanto sopra espresso, anche attraverso la rete dei referenti presenti nelle articolazioni aziendali. Il Responsabile Struttura Formazione e Sviluppo, sentita la Direzione Strategica e la Direzione Scientifica, si riserva di non procedere all’accreditamento ECM-CPD in mancanza di risorse adeguate a gestire il processo. Le competenze che deve possedere il personale che lavora presso la Struttura Formazione e Sviluppo sono definite nel documento della Politica della Qualità aggiornato annualmente dal Responsabile Struttura Formazione e Sviluppo. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 3/25
SCOPO Scopo del presente regolamento è il rispetto dei principi e delle norme nazionali e regionali fondamentali in materia di formazione. La formazione professionale è obbligatoria (art. 3, commi 5, e 5 bis, D.L. n. 138/2011, convertito in L. n.148/2011, modificato ed integrato dalla L. n. 214/2011 e dal D.L. 13.9.2012, n. 158) ed è responsabilità del professionista. Il professionista ha il diritto/dovere di acquisire crediti ECM su tematiche coerenti con il proprio lavoro. La formazione richiede investimento, impegno e responsabilità da parte di ciascun soggetto dell’Organizzazione coinvolto nel processo. La Fondazione intende favorire: a) una formazione utile che, nel rispetto dei criteri generali e del rapporto costo- beneficio, tenendo conto delle priorità connesse agli obiettivi aziendali, sviluppi le risorse umane promuovendo le competenze, in coerenza con le linee strategiche, la programmazione aziendale ed i livelli del sapere che contribuiscono alla promozione della salute; b) una formazione consapevole di dimensioni non solo tecnico specialistiche, ma anche relazionali, gestionali e manageriali, attivate attraverso diverse tipologie formative e metodologie didattiche, orientate alla valorizzazione dei ruoli e dell’esperienza ed al contesto specifico del lavoro e del ruolo; c) una formazione che sostenga le fasi della pianificazione strategica, accompagni la trasmissione di valori di riferimento e norme comportamentali; d) una formazione efficace ed efficiente perseguendo l’obiettivo del miglioramento continuo, adottando le soluzioni strutturali, tecnologiche, organizzative e procedurali più idonee, compatibilmente con le risorse messe a disposizione. e) una adeguata e costante divulgazione delle conoscenze scientifiche sviluppate e promosse nel proprio ambito. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 4/25
INDICE DELLE ABBREVIAZIONI CSF Comitato Scientifico della Formazione DD Direttore di Dipartimento DG Direttore Generale DS Direttore Scientifico ECM Educazione Continua in Medicina ECM-CPD Continuous Professional Development (Regione Lombardia) FAD Formazione A Distanza FR Formazione Residenziale FSC Formazione Sul Campo IO Istruzioni Operative PFA Piano Formativo Aziendale PP Procedure di Processo RAD Responsabile Area Dipartimentale RDF Referente Dipartimentale della Formazione RS Responsabile Scientifico RSFS Responsabile Struttura Formazione e Sviluppo SFS Struttura Formazione e Sviluppo UC Ufficio Congressi della Direzione Scientifica RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 5/25
Art. 1 Beneficiari della formazione La formazione è diretta al personale dipendente ospedaliero e universitario convenzionato della Fondazione: - Dirigenza Medica e Veterinaria - Dirigenza Sanitaria, Tecnica, Amministrativa - Personale del Comparto. La formazione è rivolta anche al personale con contratto atipico (solo dopo l’attivazione del nuovo sistema informatico aziendale che deve prevedere la possibilità di tracciare l’attività formativa svolta). Gli eventi formativi sono progettati in accordo con i Piani Sanitari Nazionali e Regionali, con la politica aziendale ed in coerenza con quanto previsto dalla normativa in materia di ECM. I contenuti della formazione sono ricompresi nelle seguenti aree di sviluppo delle competenze: - competenze tecnico-professionali - competenze di processo, relazionali/comunicative - competenze di sistema, organizzativo/gestionali. Gli eventi formativi erogati dalla Fondazione possono prevedere in aula partecipanti esterni provenienti da altri Enti. Art. 2 Tipologie Formative La formazione obbligatoria si configura come un dovere del dipendente, mentre la formazione facoltativa si configura come un interesse individuale. Entrambi gli scopi si possono raggiungere attraverso diverse tipologie di formazione. Formazione interna Comprende tutte le iniziative formative inserite nel PFA (o integrate in esso successivamente) programmate dalla Fondazione in coerenza con le proprie strategie e RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 6/25
rivolte a soddisfare lo sviluppo aziendale ed è legata, soprattutto, a normativa nazionale/regionale. La Formazione interna è gestita principalmente dalla SFS con la collaborazione dell’UC. Formazione esterna È rappresentata dagli eventi formativi non inseriti nel PFA e non gestiti dalla SFS. Comprende eventi organizzati da altri enti pubblici e/o privati che si possono svolgere all’interno della Fondazione o in altre sedi. Sono compresi anche gli eventi formativi che, pur essendo organizzati da uffici interni alla Fondazione, sono accreditati da Provider esterni. Formazione residenziale (FR) Rientrano in questa tipologia i corsi e i convegni. È caratterizzata dalla simultaneità dell’insegnamento e della relativa fruizione. Le tipologie didattiche utilizzabili e le relative modalità organizzative sono diverse a seconda degli obiettivi formativi previsti: lezioni frontali classiche, lavoro a piccoli gruppi, analisi di casi clinici, role play, etc. Formazione residenziale interna: la progettazione avviene coinvolgendo il RS previsto nel gruppo di progetto che collabora alla selezione degli iscritti. La comunicazione dell’avvenuta selezione e convocazione dei partecipanti viene effettuata con gli strumenti messi a disposizione dalla Fondazione. Un evento con meno di 5 partecipanti non può essere accreditato secondo il regolamento regionale. Un evento con meno del 50% dei partecipanti iscritti aventi diritto, o che in fase di validazione non risponde ai requisiti previsti, può essere sospeso da parte del Responsabile della SFS, sentito il RS. In fase di erogazione un evento con meno del 50% dei partecipanti a verbale presenti in aula può essere sospeso da parte del Responsabile della SFS, sentito il RS. Formazione sul campo (FSC) L’obiettivo di questa tipologia formativa è quello di dare spazio alle occasioni formative e di crescita professionale che possono essere realizzate sul “posto di lavoro” e che pertanto esulano da quelle classicamente residenziali, quali corsi, conferenze, seminari, convegni. Per evitare che l’apprendimento “sul campo” sia casuale o puramente organizzativo si deve RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 7/25
costruire un progetto, prima tappa del percorso necessario a trasformare una pratica in evento formativo. A tal fine si indicano alcune caratteristiche che questo tipo di formazione deve possedere per essere accreditata ECM-CPD: - accrescere competenze specifiche nell’ambito del ruolo dell’operatore; - essere un’attività non riconducibile ai normali compiti istituzionali e puramente organizzativa; - dimostrare di apportare cambiamenti alla realtà lavorativa. Formazione sul campo interna: la progettazione avviene coinvolgendo il RS e il Tutor previsto nel gruppo di progetto che è anche responsabile della individuazione dei partecipanti. In fase di erogazione riunioni con meno del 60% dei partecipanti previsti, non sono ritenute valide ai fini dell’accreditamento ECM-CPD e quindi devono essere sospese/rimandate. Formazione a distanza (FAD) Metodologia formativa che consente di partecipare ad un insieme di attività formative strutturate in modo da favorire un apprendimento autonomo e personalizzato, discontinuo nel tempo e nello spazio, svincolato dai limiti imposti dalla presenza fisica e temporale della formazione residenziale, sfruttando anche la rete Internet. La FAD si può conciliare, all’interno dello stesso percorso formativo, con una formazione classica di tipo residenziale o sul campo. Si parla in questo caso di approccio “blended” o “misto” o FAD “integrata”. Formazione a distanza interna: il portale Policlinico San Matteo Education offre corsi di formazione FAD accessibili dalla intranet aziendale e via web. La Fondazione investe in un corso FAD se è rivolto almeno a 200 dipendenti e le tematiche sono trasversali con una validità di contenuto di almeno 12-24 mesi, salvo aggiornamenti in itinere. L’acquisizione dei crediti ECM-CPD può avvenire solo dopo l’avvenuta comunicazione dell’avvio del corso da parte della SFS. Gli amministratori della piattaforma forniscono la cronologia e la durata dei collegamenti fatti da ogni singolo utente. Può essere previsto l’accesso da parte di utenti esterni alla Fondazione, a pagamento. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 8/25
Formazione a distanza esterna: il dipendente può usufruire dei corsi FAD messi a disposizione su di un portale web. A conclusione del corso FAD il dipendente trasmette alla SFS l’attestato con i crediti ECM per la sua registrazione sul portale My Aliseo. Art. 3 Budget per la formazione interna La Fondazione, anche in base agli indirizzi regionali, costituisce annualmente un fondo all’interno del proprio bilancio di previsione, per la formazione continua. Il budget viene destinato annualmente per le attività di formazione continua di interesse aziendale (obbligatoria) e per l’acquisto di materiale didattico ivi compresi testi e supporti audio-visivi. Viene gestito dal Responsabile della SFS. Qualora si renda necessaria la realizzazione di iniziative formative di particolare importanza, non comprese nel PFA, ma comunque ritenute strategiche per la Fondazione, il RSFS, sentita la Direzione Strategica, individua i progetti, tra quelli previsti nel PFA, che è possibile rinviare all’anno successivo al fine di recuperare le necessarie risorse. Budget per la formazione esterna Partecipazione ad eventi formativi esterni Una quota del budget viene destinata annualmente ai Dipartimenti per le attività di formazione esterna di interesse dipartimentale. É il Direttore di Dipartimento (DD), responsabile della gestione del fondo dipartimentale, che autorizza la partecipazione del suo personale a iniziative esterne che prevedono un impegno di spesa. Il budget dipartimentale viene monitorato dalla SFS che deve verificarne la disponibilità. Organizzazione di eventi formativi con partecipanti esterni L’organizzazione di un evento formativo inserito nel PFA (o integrato in esso successivamente) che prevede anche partecipanti esterni è gestita dalla U.O.S. Formazione e Sviluppo in collaborazione con l’Ufficio Congressi. La richiesta di organizzazione di un evento formativo rivolto anche a partecipanti esterni ma non inserito nel PFA o integrato in esso deve essere inoltrata all’Ufficio Congressi. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 9/25
Le entrate necessarie alla realizzazione di un evento formativo possono essere reperite secondo le seguenti modalità: 1. Budget annuale PFA (per gli eventi inseriti nel PFA e/o integrati successivamente) 2. Quote di iscrizione per la partecipazione ad eventi formativi con le seguenti tariffe giornaliere, distinte in base alla tipologia di evento formativo: • congresso/corso con lezioni frontali Medici: euro 60,00 Specializzandi/ Infermieri/ Altro Personale Sanitario: euro 40,00 Studenti: euro 30,00 • corso teorico-pratico Medici: euro 100,00 Specializzandi/ Infermieri/ Altro Personale Sanitario: euro 70,00 Studenti: euro 50,00 • corsi che prevedono una certificazione La tariffa viene stabilita dalla U.O.S. Formazione e Sviluppo/Ufficio Congressi in base alla tipologia di corso Sono esclusi dal pagamento di tali quote i dipendenti della Fondazione. In caso di eventi che prevedono collaborazione e sinergia con altri Enti, la U.O.S. Formazione e Sviluppo/Ufficio Congressi, in accordo con la Direzione Strategica può prevedere la partecipazione gratuita dei Dipendenti degli Enti coinvolti nel progetto formativo. Eventuali modifiche alle suddette condizioni devono essere motivate dal Responsabile Scientifico dell’evento e approvate dalla Direzione. Qualora i fondi siano destinati esclusivamente alla copertura di spese indispensabili per la realizzazione dell’evento e non siano sufficienti a tale scopo, l’evento potrà essere annullato. Nel caso in cui, invece, i fondi siano destinati anche alla copertura di spese non indispensabili, queste ultime non potranno essere sostenute. 3. Fondi residui: se al termine dell’evento previsto dal PFA (o integrato successivamente in esso) che prevede l’introito delle sole quote di iscrizione è disponibile un’economia, questa sarà trasferita al budget dell’Ufficio Formazione per spese generali o altre iniziative di formazione. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 10/25
4. Contributi provenienti da ditte che partecipano all’apposito bando di ricerca sponsor, secondo le procedure dettagliate nel relativo Regolamento (v. Reg. n. 53/2017). Qualora i fondi non siano sufficienti alla copertura delle spese indispensabili per la realizzazione dell’evento, quest’ultimo verrà annullato. 5. Erogazioni liberali provenienti da ditte e destinate alla realizzazione del singolo evento o al supporto di attività istituzionali di formazione/divulgazione scientifica promosse dalla Struttura proponente. 6. Contributi richiesti dal proponente alla Direzione Scientifica, da utilizzarsi in via secondaria rispetto ai fondi derivati da sponsorizzazioni, quote d’iscrizione e/o fondi residui provenienti da precedenti eventi formativi. 7. Fondi a disposizione della Struttura proponente ed utilizzabili per attività di formazione. 8. Fondi derivanti dalle sperimentazioni cliniche e destinati all’organizzazione di eventi formativi come dall’art. 11 del Regolamento Aziendale n. 54/2017. 9. Fondi residui: se al termine dell’evento scientifico è disponibile un’economia, il Direttore della Struttura promotrice può richiederne l’utilizzo per attività formative successive (es. organizzazione congressi o partecipazione a congressi esterni) entro 6 mesi dalla data dell’evento, attraverso la compilazione degli appositi moduli. Scaduti i 6 mesi, l’eventuale economia non utilizzata/impegnata resterà a disposizione dell’UC a copertura dei costi diretti/indiretti di altre iniziative di divulgazione scientifica Art. 4 Organizzazione, livelli di responsabilità ed integrazione dei ruoli La programmazione generale dell’aggiornamento del personale comporta il riconoscimento di diversi livelli di responsabilità ed una forte integrazione tra tutti i soggetti coinvolti. Direttore Generale (DG): approva il PFA e l’organizzazione di un evento formativo esterno su indicazione del DS. Direttore Scientifico (DS): valuta l’appropriatezza del contenuto scientifico di un evento formativo esterno organizzato dall’UC e ne richiede parere favorevole al DG. Inoltre valuta la concessione del Patrocinio della Fondazione, per eventi ritenuti di interesse per la stessa, sentito in merito l’Ufficio Comunicazione. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 11/25
Struttura Formazione e Sviluppo (SFS). Presidia le iniziative formative secondo il ciclo della formazione al fine di salvaguardare i valori che spingono l’Azienda ad investire nella formazione del proprio personale. All’interno dell’organizzazione aziendale, essa dedica risorse e tempi alle attività di consulenza ai Dipartimenti ed alle Strutture della Fondazione: a) a livello strategico, volto ad ottimizzare la programmazione del Dipartimento, all’interno di una più ampia pianificazione aziendale. Si tratta di supportare i Dipartimenti a contribuire alla definizione del PFA, cuore del sistema di governo della formazione, coerente con gli obiettivi della Direzione Strategica e del Dipartimento stesso in linea anche con gli obiettivi di budget, razionale nell’impiego delle risorse economiche, sostenibile rispetto al tempo che gli operatori devono impiegare per aggiornarsi; b) a livello metodologico, finalizzato a ottimizzare il processo di ciascuna azione formativa, in modo da assicurare la maggiore efficacia ed efficienza possibili. Ufficio Congressi (UC): gestisce prioritariamente il processo di erogazione di eventi di divulgazione e diffusione delle conoscenze scientifiche. Collabora con la SFS nella erogazione di eventi formativi inseriti nel PFA o successivamente integrati in esso che prevedono partecipanti esterni alla Fondazione o che rivestano un rilevante interesse strategico per la Direzione, secondo le indicazioni del DG e del DS. Comitato Scientifico della Formazione (CSF). É un organismo strategico nel quale deve essere presente almeno un componente con competenze metodologiche di progettazione della formazione. I membri devono avere competenze rispetto alla pianificazione, monitoraggio e valutazione della formazione nonché avere un ruolo nella gestione delle risorse umane, delle loro competenze e valutazioni dal punto di vista strategico. Presidente del Comitato è il Direttore Sanitario Aziendale e membro di diritto è il RSFS. Referente Dipartimentale della Formazione (RDF). Ricopre il ruolo di trait d’union tra la SFS ed il Dipartimento e, proprio in virtù dell'importanza strategica di questo ruolo, monitora l'impatto e sostiene il processo formativo nella logica dipartimentale. Il RDF è un dirigente con competenze metodologiche ed organizzative in grado di contribuire sia alla progettazione che alla valutazione delle attività formative e deve fungere da “sensore” sia delle criticità risolvibili con la formazione che delle attività valorizzabili con la RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 12/25
formazione all’interno della propria realtà dipartimentale. Svolge quindi un ruolo rilevante nell'ambito del processo di rilevazione e programmazione della formazione e pertanto rappresenta il facilitatore operativo a tutti gli effetti nel processo di formazione. Il RDF lavora in sintonia con il RAD. Nell’ambito della valutazione della formazione, i risultati emersi costituiscono elementi di ingresso per l’analisi del fabbisogno dell’anno successivo: progetti che hanno avuto meno del 50% di partecipazione (rapporto tra personale inserito nel progetto e personale che acquisisce i crediti ECM-CPD) oppure progetti per i quali non si siano raggiunti gli obiettivi (raggiungibili) prefissati, non possono più essere riproposti per l’anno successivo, in un rapporto costo/benefici. Referenti Aziendali Formazione (RAF) I Referenti Aziendali Formazione (RAF) sono rappresentati da Dirigenti Medici e Sanitari non Medici identificati dai Direttori di U.O.C., da n. 1 Referente SITRA (titolare di P.O.), dai RAD, dai Coordinatori o Infermieri identificati per area (Medicina Intensiva, Salute della Donna e del Bambino, Scienze Chirurgiche, Medicina Diagnostica, Scienze Mediche e Malattie Infettive, Trapiantologia e Terapia Rigenerativa, Oncologia, Medicina di Precisione e Terapie Innovative) che, in collaborazione con i Referenti Dipartimentali Formazione (Dirigenti) e con la U.O.S. Formazione e Sviluppo, implementano il Piano Formativo Aziendale. Collaborano con il Responsabile Formazione Residenziale e FSC nello sviluppo e valutazione dei percorsi formativi aziendali nell’ottica dell’integrazione funzionale tra la Dirigenza ed il Personale afferente al Comparto. Responsabile Scientifico (RS). Professionista dipendente con competenza scientifica nella materia oggetto dell’iniziativa formativa, capacità didattico/comunicative ed organizzative desumibili dal curriculum vitae (CV). Garante scientifico e supervisore del progetto formativo, collabora con la SFS e/o con l’UC per la definizione degli obiettivi e per la realizzazione del progetto stesso. Egli è tenuto ad attuare la progettazione analitica dell’iniziativa formativa e valutare l’efficacia dell’intero progetto in collaborazione con i RDF, la SFS e l’UC. Docente/relatore dipendente della Fondazione. Professionista con competenza scientifica nella materia oggetto dell’iniziativa formativa, capacità didattiche oltre che comunicative RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 13/25
desumibili e verificabili dal curriculum vitae (CV). Svolge la sua attività secondo il mandato assegnatogli e mediante l’utilizzo di metodologie didattiche e di strumenti di valutazione coerenti con gli obiettivi formativi. Tutti i dipendenti della Fondazione possono essere coinvolti nell’attività di docenza/autore di testi su proposta del RS dell’evento formativo. Per ogni docente/relatore deve essere indicato almeno un sostituto. È pubblicato un Albo Docenti Interni costantemente aggiornato presso la SFS. La cancellazione dall’Albo è disposta dal Responsabile della SFS, nel caso in cui: - il docente/relatore non si sia presentato per l’espletamento dell’incarico affidatogli senza averne dato preventiva comunicazione; - siano pervenute alla SFS eventuali segnalazioni scritte ed adeguatamente motivate dalle quali risulti che il docente/relatore non abbia diligentemente e puntualmente svolto l’incarico affidatogli; - la valutazione dell’attività espletata si sia rilevata insufficiente (customer); - ci sia rinuncia scritta da parte dell’interessato. Tutor d’aula. Professionista dipendente con capacità didattico/comunicative desumibili e verificabili dal curriculum vitae (CV). L’attività di tutoraggio costituisce una funzione alla quale il dipendente è tenuto in virtù di un conferimento di incarico effettuato dalla SFS sentito il parere del Responsabile/Coordinatore della Struttura dell'incaricato. Il Tutor d’aula può essere retribuito secondo la normativa vigente. È pubblicato l’Albo Tutor d’Aula costantemente aggiornato presso la SFS. L’iscrizione nel registro avviene tramite bando pubblicato su Intranet e selezione da parte di una commissione. Art. 5 Attività Docenti/Relatori Docenti/Relatori dipendenti della Fondazione Non è prevista alcuna retribuzione per i Docenti/Relatori dipendenti della Fondazione tranne per i Docenti di corsi di Emergenza/Urgenza e fatto salvo dove la retribuzione è prevista dalla normativa regionale/nazionale. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 14/25
Al Docente/Relatore vengono riconosciute le ore effettive di lezione desumibili dal verbale. L’attività formativa non deve pregiudicare lo svolgimento delle proprie attività istituzionali e non deve essere svolta durante turni di guardia o reperibilità, in aspettativa, in maternità, in malattia, in infortunio, in permesso 104/92, o altri permessi retribuiti o non retribuiti. Docenti/Relatori non dipendenti della Fondazione Nei casi in cui la tematica della docenza richieda personale con esperienze professionali e/o con specifiche qualifiche non disponibili all’interno della Fondazione, il ricorso a professionisti esterni può essere proposto dal RS dell’evento formativo, in accordo con la SFS e l’UC e può essere a titolo gratuito o retribuito con rimborso spese e/o compenso. I Relatori esterni possono ricevere un rimborso delle spese di viaggio in auto (equivalente al costo del biglietto del treno in seconda classe), in treno (seconda classe) o un rimborso del biglietto aereo in classe economica. Qualora le condizioni non consentissero un trasferimento in giornata, l’UC si occuperà di individuare l’alloggio più adeguato tra le strutture alberghiere convenzionate con la Fondazione. I Relatori esterni che percepiscono un compenso devono essere iscritti all’albo formatori esterni. La proposta deve sempre essere effettuata durante la fase di rilevazione del fabbisogno formativo ed essere accompagnata dall’identificazione del Docente/Relatore e dal preventivo di budget secondo la determina N. 4/D.G./0900 del 07/08/2018 per permettere la valutazione comparativa con iniziative analoghe. I pagamenti delle docenze, delle spese di viaggio e alloggio dei Relatori, devono essere stati preventivamente concordati in fase di macro progettazione ed, in ogni caso, hanno luogo solo ed esclusivamente in presenza di disponibilità di fondi. Non vengono pagate le co- docenze. Art. 6 Ore formative per personale dipendente Le ore utilizzate per la Formazione interna e/o esterna facoltativa e obbligatoria sono regolamentate dalle seguenti normative: - art. 14 comma 4 CCNL dirigenza 3/11/2005 RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 15/25
- ex art.23 comma 1 05/12/1996; ex art. 33 comma 6 CCNL - art. 36 comma 1 lettera a) CCNL comparto 2016/2018 - art. 54 CCNL comparto 2016/2018 Di seguito tabella riassuntiva: Formazione interna Formazione esterna Formazione esterna con senza rimborso rimborso Possono accedere Possono accedere Possono accedere utilizzando la riserva oraria utilizzando la riserva utilizzando la riserva oraria di 184 ore annuali (4 ore oraria di 184 ore annuali di 184 ore annuali (4 ore settimanali) (4 ore settimanali) + 8 settimanali) + 8 giorni Dipendente con incarico a tempo indeterminato giorni all’anno non all’anno non frazionabili di frazionabili di permessi permessi retribuiti. retribuiti. dirigenza Il Rimborso viene concesso solo dopo il superamento del periodo di prova di 6 mesi dalla data di assunzione. Possono accedere se la Possono accedere se la formazione è relativa formazione è relativa Possono accedere solo all’attività di servizio, all’attività di servizio dopo il superamento del utilizzando gli 8 giorni utilizzando gli 8 giorni periodo di prova di 6 mesi all’anno non frazionabili all’anno non frazionabili di dalla data di assunzione. comparto di permessi retribuiti, solo permessi retribuiti, solo dopo il superamento del dopo il superamento del periodo di prova di 6 periodo di prova di 6 mesi mesi dalla data di dalla data di assunzione. assunzione. Possono accedere alla Possono accedere Possono accedere formazione normata e di utilizzando la riserva utilizzando la riserva oraria sistema espressamente oraria di 184 ore annuali di 184 ore annuali (4 ore Dipendente con incarico a tempo prevista dalla normativa (4 ore settimanali) per le settimanali) per le ore vigente utilizzando la ore maturate in base al maturate in base al periodo riserva oraria di 184 ore periodo lavorativo svolto. lavorativo svolto dopo il annuali (4 ore settimanali) superamento del periodo di dirigenza per le ore maturate in base prova di 6 mesi dalla data di determinato al periodo lavorativo svolto. assunzione. Superato il periodo di 2 mesi dalla data di assunzione possono accedere anche ad altra formazione Possono accedere alla Nel caso di rapporto di Nel caso di rapporto di formazione normata e di lavoro a tempo lavoro a tempo determinato comparto sistema espressamente determinato di durata di durata non inferiore a 6 prevista dalla normativa non inferiore a 6 mesi mesi continuativi possono vigente. Superato il periodo continuativi possono accedere, se la formazione RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 16/25
di 2 mesi dalla data di accedere, se la è relativa all’attività di assunzione possono formazione è relativa servizio, utilizzando gli 8 accedere anche ad altra all’attività di servizio, giorni all’anno non formazione utilizzando gli 8 giorni frazionabili di permessi all’anno non frazionabili retribuiti, solo dopo il di permessi retribuiti, solo superamento dei 2 mesi del dopo il superamento dei periodo di prova 2 mesi del periodo di prova Possono accedere alla Possono accedere Non possono accedere formazione normata e di utilizzando la riserva sistema espressamente oraria di 184 ore annuali prevista dalla normativa (4 ore settimanali) per le vigente, utilizzando la ore maturate in base al riserva oraria di 184 ore periodo. annuali (4 ore settimanali) dirigenza Dipendente con incarico di supplenza per le ore maturate in base al periodo lavorativo svolto. Superato il periodo di 2 mesi dalla data di assunzione possono accedere anche ad altra formazione Possono accedere alla Nel caso di rapporto di Non possono accedere formazione normata e di lavoro a tempo sistema espressamente determinato di durata prevista dalla normativa non inferiore a 6 mesi vigente. Superato il periodo continuativi possono di 2 mesi dalla data di accedere, se la assunzione possono formazione è relativa comparto accedere anche ad altra all’attività di servizio, formazione utilizzando gli 8 giorni all’anno non frazionabili di permessi retribuiti, solo dopo il superamento dei 2 mesi del periodo di prova Il personale deve partecipare ad eventi formativi interni durante il proprio orario di servizio, mentre la partecipazione ad eventi formativi esterni deve svolgersi fuori dall’orario di lavoro. L’utilizzo della riserva oraria prevista contrattualmente deve essere fruita per eventi formativi che si svolgono all’interno del normale orario di servizio: 08:00-20:00. I dipendenti, durante la frequenza agli eventi formativi residenziali o di Formazione Sul Campo, non devono essere di guardia o reperibili, in aspettativa, in maternità, in malattia, in infortunio, in permesso L. 104/92, o in altri permessi retribuiti o non retribuiti. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 17/25
Art. 7 Modalità di partecipazione all’evento formativo Azione Formazione interna Formazione esterna Vengono effettuate attraverso il sistema Il Dipendente deve compilare la scheda di informativo aziendale iscrizione fornita dall’UC o dalla segreteria organizzativa esterna e contestualmente deve farne richiesta alla SFS come segue: E’ responsabilità del dipendente informarsi Formazione esterna con rimborso sull’avvenuta accettazione della richiesta. Il dipendente effettua richiesta su apposita modulistica presente sulla intranet della Struttura Formazione almeno 30 giorni prima dell’evento: Modulo formazione esterna Obbligatoria. Iscrizione Formazione esterna senza rimborso Viene effettuata attraverso il sistema informativo aziendale secondo le istruzioni riportate sulla intranet. La richiesta deve essere effettuata almeno 3 giorni prima dell’evento formativo e approvata dal responsabile entro 24 ore dall’evento formativo. E’ responsabilità del dipendente informarsi sull’avvenuta accettazione della richiesta. La selezione degli iscritti viene effettuata dalla Il dipendente tiene i contatti con l’UC o con la Selezione SFS in collaborazione con RS secondo i criteri segreteria organizzativa esterna riguardo definiti in progettazione. l’accettazione della sua iscrizione. Il dipendente iscritto ed accettato ad un evento Il dipendente partecipa secondo le modalità formativo ha l’obbligo della frequenza. previste dall’evento. FR: Il dipendente è considerato in servizio (sotto timbratura). Ai fini del riconoscimento delle ore Di norma non viene autorizzata una di formazione, deve inoltre timbrare con la Formazione esterna qualora nel PFA vi sia un modalità “Partecipante” all’inizio e alla fine analogo evento formativo. dell’evento formativo. Fanno eccezione i seguenti casi: FSC: nei i “Gruppi di Miglioramento” il - il richiedente non ha potuto partecipare dipendente è considerato in servizio e la all’evento inserito nel PFA per mancanza presenza viene rilevata solo attraverso il di posti; registro firme e/o attraverso gli strumenti messi - dietro specifica e motivata relazione da a disposizione dalla Fondazione. Il registro firme parte dei DD o, per le altre Strutture, da deve essere recapitato in originale alla SFS parte delle afferenze previste dal POAS. entro 48 ore lavorative dall’espletamento della riunione. La relazione di ogni riunione di FSC Partecipazione viene redatta su carta intestata della struttura committente e firmata dal RS. Deve essere recapitata in originale entro e non oltre 7 giorni lavorativi dall’espletamento della riunione e comunque prima che venga effettuata la riunione successiva. Nell’addestramento il dipendente deve essere in orario di servizio. In caso l’attività di addestramento venga svolta al di fuori dell’orario di servizio, le ore in eccesso possono essere riconosciute previo accordo con la SFS e Ufficio rilevazione presenze FAD: Il dipendente non può utilizzare le proprie ore formative ma può acquisire crediti ECM- CPD. La mancata partecipazione a progetti di FR e E’ responsabilità del dipendente comunicare FSC a cui il dipendente è iscritto ed accettato alla SFS la mancata partecipazione ad un Mancata deve essere giustificata, per iscritto, entro 48 evento. partecipazione ore dall’inizio dall’evento stesso, solo ed esclusivamente alla SFS (anche attraverso il In caso di mancata partecipazione non suo responsabile) al fine di permettere debitamente giustificata a corsi appaltati RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 18/25
l’inserimento di eventuali partecipanti, motivati all’esterno, il dipendente sarà tenuto a alla partecipazione, rimasti esclusi. La corrispondere la quota d’iscrizione anticipata giustificazione per motivi personali e famigliari dalla Fondazione. Lo stesso dicasi in caso di (ex art.14 Reg. 34/2012 per la Dirigenza medica mancato superamento dei test di e SPTA) può essere presentata entro 7 giorni apprendimento che comporti una mancata dalla mancata partecipazione. certificazione di competenze o titoli acquisiti La mancata partecipazione non debitamente di interesse aziendale. giustificata entro i termini e le modalità previsti Sono escluse dalla giustificazione le assenze comporta, di norma, l’automatico inserimento per malattia o infortunio regolarmente del dipendente nella lista d’attesa, valida per registrate nel sistema informativo aziendale. tutta la durata dell’anno solare in corso. Pertanto, l’accettazione ai successivi Eventi formativi avverrà solo dopo aver esaurito tutte le altre richieste. Per la formazione obbligatoria (normata e di sistema) ne verrà data comunicazione al Dirigente Responsabile e al Datore di Lavoro. Gli attestati con i crediti ECM-CPD vengono Al rientro da un evento formativo il dipendente rilasciati agli aventi diritto secondo quanto ha la responsabilità di: previsto dalla normativa cogente e messi a - Consegnare alla SFS, entro 20 giorni, disposizione sul sistema formativo aziendale del l’attestato di partecipazione (non sono Attestati singolo dipendente. ammesse autocertificazioni). - Consegnare l’attestato con i crediti ECM al ricevimento dello stesso da parte del provider esterno. Non previsto Formazione esterna con rimborso: - Consegnare alla SFS, entro 30 giorni, la documentazione cartacea inerente le spese sostenute delle quali si richiede il rimborso, esclusivamente in originale e leggibili, senza cancellature o modifiche - Consegnare, entro 30 giorni, il modulo di valutazione della Formazione esterna Rimborso spese obbligatoria preventivate - Nel caso l’autorizzazione alla partecipazione all’evento non venga concessa e il dipendente partecipi comunque, il tempo e il costo di tale aggiornamento saranno completamente a suo carico. - Per i corsi FAD non è previsto alcun rimborso Formazione esterna senza rimborso: Non previsto Tutte le altre attività o iniziative al termine delle quali non è possibile documentarne la partecipazione attraverso apposito attestato di frequenza/partecipazione, non essendo strutturate come attività formative, non possono ritenersi tali e pertanto seguono un altro iter. Le richieste di formazione per eventi sponsorizzati seguono la stessa procedura della formazione esterna senza rimborso. Le richieste di aggiornamento relative a incontri/riunioni scientifiche/gruppi di studio/ afferenti a progetti di ricerca corrente/finalizzata e al Comitato di Bioetica, devono essere inoltrate alla Direzione Scientifica, secondo le loro procedure. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 19/25
Mentre per la partecipazione del personale ad attività di disseminazione e divulgazione dei risultati della ricerca occorre fare riferimento al Reg. n. 52/2017). Art. 8 Modalità di organizzazione di eventi formativi esterni La richiesta di organizzazione di eventi formativi esterni deve essere presentata dal Direttore di Struttura che deve compilare l’apposito modulo presente nella Intranet aziendale, allegando la bozza di programma completa dei temi trattati e dei nomi dei Relatori con relativa affiliazione. Se viene richiesta la pubblicazione dell’avviso di ricerca sponsor è necessario presentare la richiesta 6 mesi prima della data dell’evento. In tutti gli altri casi, il modulo deve essere presentato almeno 4 mesi prima della data dell’evento formativo. Art. 9 Richiesta di Patrocinio Per richiedere la concessione di patrocinio da parte della Fondazione, è necessario compilare l’apposito modulo presente in Intranet, da consegnare presso l’UC. La richiesta sarà quindi inoltrata dall’UC all’Ufficio Comunicazione e, in caso di nulla osta, valutata dal DS. La successiva lettera di concessione patrocinio a firma del DS sarà trasmessa al Direttore di Struttura che dovrà fornire il programma definitivo completo del logo aziendale, preceduto dalla dicitura: “con il patrocinio di”. Art. 10 Accreditamento ECM di eventi formativi esterni La SFS, in collaborazione con l’UC, di comune accordo con Il Responsabile Scientifico, può scegliere il tipo di accreditamento che ritiene più opportuno a seconda della visibilità che intende dare all’evento formativo e dell’interesse che desta l’argomento trattato. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 20/25
L’accreditamento E.C.M. regionale è svolto dalla SFS, in collaborazione con l’UC (per gli eventi di divulgazione/diffusione scientifica), secondo le apposite procedure. L’accreditamento E.C.M. nazionale è svolto dal Provider esterno individuato secondo apposita indagine di mercato da parte dell’UC, fatta salva la copertura dei relativi costi, secondo le modalità di cui all’art. 3. La SFS, in collaborazione con l’UC, sentita la Direzione Strategica e la Direzione Scientifica, si avvale della facoltà di valutare la possibilità di accreditamento dell’evento formativo. Art. 11 Rimborso spese per la partecipazione ad eventi formativi esterni Ai fini del rimborso il dipendente deve partecipare all’evento formativo come rappresentante della Fondazione e in linea con la propria professionalità. Le spese devono essere preventivate ai fini del rimborso. Non è possibile alcuna integrazione successiva alle spese preventivate. Le spese relative all’eventuale acquisto di atti, libri, estratti e fotocopie etc. inerenti all’aggiornamento non verranno rimborsate. Entro un mese dal termine della Formazione esterna il dipendente deve far pervenire alla SFS tutte le ricevute dei pagamenti effettuati in originale. In caso di smarrimento non possono essere sostituiti con autocertificazione. In caso contrario non è possibile procedere al rimborso delle spese e la pratica viene archiviata. Le spese effettuate tramite agenzie devono essere opportunamente dichiarate in modo tale che siano evidenti le diverse voci come da presente regolamento. Formazione manageriale Per i corsi di Formazione Manageriale è facoltà della Direzione Strategica il rimborso di Euro 1039,91 pro capite come da nota di Regione Lombardia 26/10/2010 protocollo n. 2010.0035350, in via prioritaria ai Direttori di Struttura Complessa. Tassa di iscrizione Può essere pagata: - dalla Fondazione con la fattura intestata a: Fondazione IRCCS Policlinico San Matteo - C.F. 00303490189 - P. IVA 00580590180 RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 21/25
La fattura relativa alla tassa di iscrizione deve essere esente IVA ai sensi del combinato disposto della Legge 21/12/1993 n. 537 art. 14, comma 10 e del D.P.R. del 26/10/1972 n. 633, art. 10 p. 20. - dal dipendente con fattura a lui intestata. In questo caso non gli sarà rimborsata la quota relativa all’IVA. Il ricorso all’anticipo è previsto solo ed esclusivamente per la tassa di iscrizione. In caso di impossibilità a partecipare ad un evento per il quale la Fondazione abbia anticipato la quota d’iscrizione, il dipendente potrà chiedere alla Direzione di farsi sostituire da un collega o richiedere il rimborso agli organizzatori. In caso di sostituzione decadono i limiti temporali riguardo la presentazione della domanda, che deve essere comunque presentata prima dell’evento. Qualora la sostituzione non fosse possibile, il partecipante dovrà provvedere a rimborsare la quota anticipata dalla Fondazione. Non viene rimborsata l’iscrizione alle Società Scientifiche. Spese di pernottamento e pasti Nel caso di eventi formativi di durata pari ad un’intera giornata lavorativa, il dipendente può chiedere il rimborso delle spese sostenute per il pernottamento e per i pasti, fino ad un massimo di € 190,00 omnicomprensivo. La cifra massima rimborsabile per un pasto è pari a € 30,00. Ai fini del rimborso, il dipendente è tenuto a farsi rilasciare fattura o ricevuta fiscale a lui intestata con la descrizione dei servizi usufruiti. Il dipendente è tenuto a presentare la documentazione di spesa riferita alla fruizione di “camera singola” o “camera doppia ad uso singolo”. Eventuali fruizioni di “camere doppie” possono essere rimborsate fino al costo della “camere singola” o “camera doppia ad uso singolo” che deve essere indicato con apposita dichiarazione dallo stesso albergatore su specifica richiesta del dipendente. Le spese di pernottamento e pasti non devono mai essere fatturate alla Fondazione ma devono essere pagate direttamente dal dipendente che richiederà il rimborso entro i limiti previsti. Non vengono accettati/rimborsati scontrini fiscali generici: sono unicamente rimborsati quelli che indicano la ragione sociale, codice fiscale e partita IVA, data e dettaglio della consumazione. Gli extra quali bar (compresi alcolici e super alcolici), telefono, lavanderia etc. non rientrano tra le spese rimborsabili. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 22/25
Spese di viaggio. Non vengono tenute in considerazione le spese di viaggio se indicate cumulativamente con altre prestazioni. Per raggiungere il luogo di svolgimento dell’evento formativo il dipendente ha l’obbligo di seguire il percorso più breve. La scelta del mezzo di trasporto deve rispondere a criteri di efficienza e di economicità. Il dipendente dovrà usare prioritariamente i mezzi di trasporto pubblici. Qualora il luogo di svolgimento dell’evento coincida con quello di residenza e/o domicilio del dipendente, non è accettata alcuna richiesta di rimborso relativa a spese di viaggio. Il dipendente potrà servirsi dei seguenti mezzi: - Treni Il rimborso delle spese sostenute per i viaggi in ferrovia pari al costo del biglietto in classe economica. - Altri mezzi di linea (bus, metropolitana, traghetti, taxi, ecc.) Vengono rimborsate tutte le corse effettuate a presentazione dei biglietti debitamente obliterati. - Aereo Viene rimborsato il solo biglietto in classe “economica”. - Automezzo privato É consentito da parte del dipendente, che ne faccia richiesta, l’utilizzo del mezzo privato, ed è subordinato alla sussistenza di valida copertura assicurativa. A tal fine il soggetto dovrà compilare in tutte le sue parti il modulo di richiesta, ove attesta: il modello e il numero di targa dell’autovettura utilizzata; di essere in possesso di patente di guida valida a tutti gli effetti; gli estremi della polizza assicurativa RC auto del mezzo utilizzato; che il veicolo utilizzato è perfettamente in regola con le norme previste dal Codice della strada; di sollevare l'Amministrazione da ogni responsabilità per eventuali danni a persone e a cose. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 23/25
Al dipendente, a cui è stato autorizzato il rimborso delle spese di viaggio, sarà corrisposto un indennizzo pari alla somma che avrebbe speso ove fosse ricorso ai trasporti pubblici. Art. 12 Situazioni particolari DIPENDENTI IN PART TIME L’accesso alla Formazione interna del personale con contratto a part-time è regolamentato in modo che le ore di formazione coincidano con l’orario di lavoro. Il Responsabile adatterà l’orario di lavoro in modo che questo coincida con l’orario di formazione tenuta in debito conto la salvaguardia delle necessità clinico assistenziali. DIPENDENTI DIMISSIONARI E PENSIONANDI I dipendenti che hanno presentato il preavviso di dimissione o che verranno posti in quiescenza entro l’anno solare, sono esclusi dalla possibilità di partecipare a FR e FSC interna nell’ultimo anno. Ogni tipologia di rimborso spesa per la formazione esterna presuppone che il dipendente sia in servizio al momento di fruizione dell’iniziativa formativa. Il corso dovrà concludersi in costanza di rapporto. UDITORI Alla Formazione interna possono accedere, in qualità di uditori, gli iscritti alle scuole di specializzazione in numero e con modalità di volta in volta concordate con l’U.O.S. Formazione e l’Ufficio Congressi. Agli uditori viene rilasciato l’attestato di partecipazione all’evento. Art. 13 Utilizzo delle Aule della Fondazione V. Regolamento n. 56/2017 RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 24/25
Art.14 My Aliseo formazione (DIMISSIONARIO) My Aliseo è lo strumento che, in ogni momento e in autonomia, consente al personale dipendente di visualizzare e stampare le informazioni relative al cartellino mensile di presenza/assenza in servizio, al cedolino stipendiale, al modello CUD e di inoltrare le richieste di diversi giustificativi d'assenza eliminando il modulo di richiesta cartaceo. In My Aliseo alcune sezioni sono dedicate alla Formazione e gestite, in termini di abilitazione e autorizzazione agli accessi, dalla SFS. Gli attestati relativi alla Formazione interna (FR, FSC, FAD) dei dipendenti ospedalieri ed universitari convenzionati sono direttamente reperibili in My Aliseo e pertanto non vengono distribuiti in formato cartaceo. Nel Curriculum Formativo possono essere registrati solo gli attestati relativi alla Formazione esterna per cui è stata effettuata regolare richiesta alla SFS oppure quelli con i crediti ECM. Non è possibile la registrazione di altre attività. Il Curriculum Formativo è stampabile in .pdf ed è un documento ufficiale da allegare al CV professionale e da inserire nel fascicolo personale del dipendente. Il Regolamento verrà adeguato successivamente all’attivazione del nuovo sistema informatico. Art. 15 Disposizioni finali Ogni disposizione interna in contrasto con il presente regolamento si intende automaticamente abrogata. Per tutto quanto non espressamente disciplinato dal presente regolamento si rimanda alla normativa vigente in materia. Art. 16 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore il primo giorno successivo all’adozione della deliberazione del regolamento stesso. RA C.d.A 25 Regolamento Formazione Rev. 0 del 05/12/2018 25/25
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