Presentazione della proposta per la partecipazione ad un bando comunitario - Napoli, 12 Febbraio 2014 - eurostaff

Presentazione della
                       proposta per la
                       partecipazione ad un
                       bando comunitario

Napoli, 12 Febbraio 2014             Vittoria Mastromauro

Presentazione della proposta

Generale - Requisiti minimi di
partecipazione
 3 entità legali indipendenti tra loro da 3 diversi
  Stati Membri o Paesi Associati (eccezione: ERC
  e Marie Curie Actions)
 Condizioni aggiuntive possono essere stabilite
  dal Piano di Lavoro (i.e. numero di partecipanti,
  paese di provenienza, tipologia di partecipante)
Leggere sempre attentamente il bando per i
  requisiti di partecipazione!!

La proposta
La presentazione della proposta progettuale
avviene esclusivamente on-line (no carta!!)
tramite il portale ECAS, una piattaforma online
che offre una serie di servizi specifici per
facilitare l’interazione dei partecipanti del PQ con
la CE. Esso ospita una gamma completa di
servizi, per facilitare e monitorare la gestione di
proposte e progetti durante tutto il loro ciclo di
vita.
Il portale è in continuo divenire e vengono
aggiunti nuovi servizi e funzionalità.

Il Participant portal
In passato i partecipanti al Programma Quadro
dovevano fornire alla Commissione le proprie
informazioni legali e finanziarie ogni volta che
presentavano una proposta progettuale o
negoziavano un contratto.
Per eliminare questo spreco di tempo e inutili
ripetizioni di informazioni, è stato creato l’URF
(Unique Registration Facility).

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html
                                                            6

Registrazione nel portale
 URF: Unique Registration Facility
 PIC: Participant Identification Code
 LEAR: Legal Entity Appointed
   Representative

Sul portale vengono pubblicati i bandi e la
 relativa documentazione:

 Programma    di lavoro (Work Programme)
 Guide per i proponenti (Guide for
  Applicants)

Tutti questi documenti vanno letti molto
 attentamente prima di presentare la
 proposta.

Esempio
call fiche
(Bando)

La modulistica on-line
Parte A:
Dati amministrativi degli enti partecipanti

Parte B:
Progetto scientifico vero e proprio

Come strutturare la proposta
   Definire obiettivi chiari
   Definire i risultati
   Definire chi fa cosa ( ruolo e responsabilità di
    ciascun partner)
   Pianificare le attività (come e quando: Gantt)
   Allocare risorse alle diverse attività (budget)

Obiettivi
   Indicare chiaramente gli obiettivi specifici che
    saranno sviluppati nell’arco temporale del
    progetto (Es: provare un concetto, creare nuova
    conoscenza, sistema pilota etc.).
   Gli obiettivi devono essere ben definiti, valutabili,
    verificabili, raggiungibili, fattibili e conseguiti
    entro una certa data

Troppi obiettivi sono controproducenti!

Ciò che si richiede agli scienziati è un
aiuto nel risolvere le problematiche
europee identificate nelle politiche
dell’Unione Europea.
Evitare di dare l’impressione che si stia
presentando un progetto per ottenere un
finanziamento!!

Risultati
 Definire risultati intermedi che porteranno
  al conseguimento del risultato principale
 Usare i risultati intermedi per monitorare
  l’avanzamento del progetto
 Risultati possono essere sia materiali
  (prototipo, pubblicazioni, report) sia
  immateriali (nuova conoscenza)

Il progetto deve prevedere i cosiddetti
   “deliverables”, cioè risultati tangibili.
Alcuni esempi:
Pubblicazioni: riviste scientifiche, materiale
   didattico, newsletter
Media: sito web, video
Rapporti: procedure, manuali, linee guida
Incontri: seminari, convegni,conferenze,
   workshop

Partenariato
I partner sono fondamentali per la buona
   riuscita del progetto.
Il partenariato deve essere costruito in linea
   con gli obiettivi del progetto. Deve essere
   equilibrato, complementare, eccellente e
   seriamente impegnato.
Squadra integrata e bilanciata: no
   sovrapposizioni o duplicazioni!

Ruolo del coordinatore
Tutti i beneficiari formano il consorzio e il coordinatore:
    rappresenta i beneficiari verso la Commissione
    agisce da intermediario per ogni comunicazione tra i
     beneficiari e la Commissione
Il Coordinatore del progetto (scelto dai partecipanti ed è
     identificato nel “grant agreement”) è UNICO e deve
     svolgere alcune specifiche mansioni (tasks) senza
     alcuna possibilità di subappaltarle, di darle in
     outsourcing o di assegnarle ad altri beneficiari

Compiti del Coordinatore
   Amministra il contributo della Comunità rispetto alla
    sua allocazione tra i beneficiari e le attività in accordo
    con il GA e le decisioni del consorzio, quindi riceve e
    distribuisce il contributo comunitario;
   Tiene la contabilità in modo che sia possibile
    determinare in ogni momento quale parte del contributo
    è stato pagato a ogni beneficiario per gli scopi del
    progetto;
   quando richiesto dal GA o dalla Commissione, informa
    la Commissione della distribuzione e delle date di
    trasferimento del contributo comunitario;
   Controlla i reports per verificare la coerenza col
    progetto prima di trasmetterli alla Commissione;
   Monitora il rispetto degli obblighi assunti da parte dei
    partecipanti.

Il Management
   Per Management nel VII PQ si intende esclusivamente quello
    amministrativo, l’attività di coordinamento scientifico (i.e.
    management scientifico) fa parte dell’attività di ricerca (RTD).
   I 5 compiti sopra esposti fanno parte del Management e non
    possono essere subappaltati.

Coordinamento scientifico
 Posto che il coordinatore è colui che svolge i 5 task
  precedentemente menzionati, altri task di coordinamento scientifico
  del progetto - che non sono quei 5 - possono essere affidati a un
  altro beneficiario, ma tale beneficiario, anche se identificato come
  coordinatore scientifico, non è il coordinatore del progetto per la CE.

Cosa fa il partner
 Fornisce al coordinatore tutte le
  informazioni richieste
 Svolge diligentemente la parte di attività
  prevista dal progetto
 Partecipa attivamente ai meeting

Pianificare le attività
Tutte le attività del progetto vanno
 pianificate accuratamente.
Utilizzare diagrammi di flusso (Pert
 diagramm), Gantt etc.
Suddividere le attività in pacchetti di lavoro.
 2 sono obbligatori (Management e
 Dissemination)

I pacchetti di lavoro
Consistono in una descrizione precisa delle
 attività da svolgere. Il loro numero dipende
 dal tipo e dalla complessità del progetto.
Sono suddivisi in attività (task). Ad ogni
 attività corrisponde generalmente un
 “deliverable”.

Il diagramma di Gantt è
   molto utile in quanto
   costituisce una
   rappresentazione
   temporale delle attività
   (pacchetti di lavoro e
   tasks).
Definisce il lavoro da
   svolgere in un
   determinato arco
   temporale
E’ utile per il controllo
   dell’avanzamento lavori
Mette in evidenza eventi o
   date importanti

Allocazione delle risorse
Corrispondenza tra le attività da svolgere ed
   il budget richiesto.
Ogni voce di budget (personale, viaggi e
   soggiorni, materiale di consumo,
   attrezzature etc.) deve essere
   accuratamente dettagliata.
Il budget è una previsione di spesa e deve
   essere precisa e reale

II – La valutazione delle proposte

Controllo di ammissibilità
Criterio minimo di enti indipendenti (come
  indicato nel bando)
Completezza della proposta (parte A e B)
Altri criteri: es. finanziamento massimo
  richiedibile etc.

Criteri di valutazione
 Sono indicati nel programma di lavoro
 (annex 2) con i relativi pesi
 Nella redazione della proposta bisogna
 sempre avere bene in mente i criteri di
 valutazione
 Ogni criterio di valutazione deve essere
 soddisfatto

Il peer review
 Tutti i progetti presentati alla Commissione
 Europea vengono valutati tramite peer-review,
 cioè “valutazione tra pari”. Questa procedura di
 selezione dei progetti di ricerca viene effettuata
 attraverso una valutazione esperta eseguita da
 specialisti del settore che hanno il compito di
 verificare l'idoneità al finanziamento delle
 proposte progettuali.

Valutazione delle proposte
La Commissione Europea:
 nomina    esperti indipendenti che la assistano
  nelle valutazioni delle proposte;
 adotta le regole che disciplinano le procedure di
  valutazione,     selezione    e    aggiudicazione
  corrispondenti;
 Capacità ed esperienza costituiscono i
 requisiti fondamentali

Valutazione delle proposte
     Procedura di valutazione in due fasi
Solo le proposte che superano la prima fase,
fondata sulla valutazione in base ad un numero
limitato di criteri, possono accedere alla
seconda fase

Procedura di presentazione in due fasi
solo i richiedenti le cui proposte superano la
valutazione della prima fase sono invitati a
presentare proposte complete nella seconda
fase
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Gli esperti
Vengono selezionati mediante inviti a
  candidarsi
Concordano i termini e le condizioni
  attraverso una “lettera di nomina”
Firmano una dichiarazione di confidenzialità
  e di esclusione da eventuali conflitti di
  interesse
 Lavorano in remoto  consensus meeting

Consensus meeting
   Si tiene a Bruxelles
   È costruito sulla base di valutazioni individuali di
    tutti i valutatori
   Comporta una discussione che viene moderata
    da un rappresentante della Commissione
   Un esperto sarà il rapporteur
   E’ necessario un accordo su ciascun punteggio
    o commento attribuito ad ogni criterio

La negoziazione

La negoziazione
La   Commissione contatta il capofila e
 inizia la negoziazione che può durare
 diversi mesi
Quando si trova un accordo, si sottoscrive
 il Grant Agreement, ossia lo schema-tipo
 di contratto principale adottato dall’Unione
 Europea per il 7° Programma Quadro

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La negoziazione
Se il progetto viene ritenuto finanziabile, la
Commissione invia al Coordinatore l’invito alla
negoziazione.
 2 aspetti della negoziazione, 2 Project Officers:
 Tecnica o Scientifica
 Finanziaria e Legale

La negoziazione
 L’invito alla negoziazione contiene, tra le altre
 cose, il link al sistema NEF (“Negotiation
 Forms”) lo strumento elettronico per la
 compilazione dei GPF, i Grant Agreement
 Preparation Forms
 Coordinatore e Partner devono compilare le
 informazioni richieste
 Il Coordinatore invia a CE versione elettronica
 (NEF) per la prima scadenza
 Coordinatore invia a CE versione finale
 elettronica (NEF) e Form A2.5 cartaceo con
 firme in originale (di Coordinatore e Partner)

La stipula del contratto Grant
agreement
Il “grant agreement” entra in vigore
una volta sottoscritto dal coordinatore
e dalla Commissione e si applica a
tutti i partecipanti che vi aderiscono
tramite il Form A (Accession to
beneficiaries)

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Accordi consortili tra i partner
Gli enti partecipanti devono concludere un
accordo o Consortium Agreement (CA).
È un accordo privato concluso tra i
beneficiari
Obbligatorio nel 7°PQ a meno non sia
diversamente indicato negli inviti a
presentare proposte
Compatibile con il Grant Agreement che
prevale in caso di contraddizioni

Il Consortium Agreement
  Il Grant Agreement non regola ogni aspetto e prevede la
  possibilità di includere ulteriori specifiche tramite il
  Consortium Agreement, che deve essere fatto su misura
  per il progetto

Il CA riguarda tra l’altro:
 L’organizzazione interna del partenariato/consorzio;
 La ripartizione del contributo comunitario;
 Le regole sulla diffusione, valorizzazione e diritti di
    accesso,
 La composizione di controversie interne, inclusi i casi di
    abusi di potere;
 I patti tra i partecipanti in materia di responsabilità,
    indennizzo e riservatezza
 La     gestione dei Diritti di Proprietà Intellettuale
    (fondamentale!)

Alcuni contenuti del CA
Questioni tecniche
 Chi deve fare cosa e con quali risorse?
 Che fare in presenza di eventuali problemi tecnici?
 Di chi è la responsabilità di una attività non svolta?

Questioni legate all’uso dei risultati
 Chi è autorizzato a fare cosa e quando?
 Chi è il proprietario di cosa?
 Come proteggere i risultati?
 Come sfruttare i risultati?

Alcuni contenuti del CA
Questioni organizzative
 Come vengono prese le decisioni?
 Come si monitora l’andamento delle attività?
 Come vengono apportati i cambiamenti?

Questioni legali
 durata: inizio, fine, rinnovi ed estensione
 modifiche del partenariato
 quali norme durano oltre la fine del progetto?
 sanzioni
 dispute, arbitrato
 legge applicabile
 movimento di personale, di materiali ….

Aspetti finanziari

Responsabilità finanziaria
   “I ricercatori devono essere consapevoli del fatto
   che sono responsabili nei confronti dei loro
   datori di lavoro, finanziatori o altri organismi
   pubblici o privati collegati e, in misura maggiore
   sul piano etico, nei confronti della società nel
   suo insieme.

   In particolare, i ricercatori finanziati con fondi
   pubblici sono responsabili anche dell’utilizzo
   efficace del denaro dei contribuenti e pertanto
   dovrebbero aderire ai principi di una gestione
   finanziaria solida, trasparente ed efficace e
   cooperare in caso di audit autorizzati sulla loro
   ricerca,    effettuati  dai     loro    datori  di
   lavoro/finanziatori o da comitati etici” Carta
   europea dei ricercatori

HORIZON 2020
NEW! Unico schema di finanziamento per tutti i partecipanti
 2 tipologie di progetti:
  Progetti di Ricerca        Azioni “Close to
     e Sviluppo                  market”
  100% costi diretti     70% costi diretti
  ammissibili +          ammissibili (per enti
  25% costi indiretti    profit)
                         100% costi diretti
                         ammissibili (per enti no-
                         profit)
                         25% costi indiretti

Fondo di garanzia
   FONDO di GARANZIA è stato istituito per
    sostituire il meccanismo di
    RESPONSABILITA’FINANZIARIA COLLETTIVA
   La responsabilità finanziaria di ciascun
    beneficiario è limitata ai propri debiti
   Il 5% del contributo comunitario totale viene
    dedotto al momento del pre-financing
   Interessi finanziari generati dal Fondo utilizzati
    per coprire eventuali perdite della Commissione
    Europea

Alcuni consigli utili

suggerimenti
      Processo progettuale ≠ progetto
   Processo: insieme di tutte le azioni,
   riflessioni, verifiche che conducono da una
   idea alla sua realizzazione, con quella
   singola azione specifica di scrivere un
   progetto
   Il progetto scritto: è solo una parte
   dell’intero processo, ma una parte limitata
   e incompleta, che va costantemente
   aggiornata e verificata
  FONTI: “The art of Grantsmanship”, Jacob Kraicer, Human Frontier Science Programme (HFSP);
   “A guide for proposal writing”, National Science Foundation;
  “Fund Raising. Il manuale per la raccolta di fondi”, Romina Sapignoli;
  “Manuale di programmazione e Progettazione Europea per le Università”, Valter Pagani

suggerimenti

                                   Processo corretto
         Idea >>>> progetto >>>> ricerca del bando giusto >>>>
          compilazione dei documenti relativi al formulario

                           Processo non corretto
                Lettura di un bando >>>> idea last minute >>>>
                        compilazione di un formulario
 FONTI: “The art of Grantsmanship”, Jacob Kraicer, Human Frontier Science Programme (HFSP);
  “A guide for proposal writing”, National Science Foundation;
 “Fund Raising. Il manuale per la raccolta di fondi”, Romina Sapignoli;
 “Manuale di programmazione e Progettazione Europea per le Università”, Valter Pagani

suggerimenti

            La differenza tra successo e insuccesso
          spesso non riguarda la qualità della ricerca,
             ma la qualità della “grant application”

                 “Good writing will not save bad ideas,
                  but bad writing can kill good ones”

            A successful grant application
                           =
        a good idea + effective communication
 FONTI: “The art of Grantsmanship”, Jacob Kraicer, Human Frontier Science Programme (HFSP);
  “A guide for proposal writing”, National Science Foundation;
 “Fund Raising. Il manuale per la raccolta di fondi”, Romina Sapignoli;
 “Manuale di programmazione e Progettazione Europea per le Università”, Valter Pagani

Di fronte ad un bando
          su cosa si concentra in genere un ricercatore?
•  Persone/colleghi da coinvolgere nel progetto
(e non su tipologia enti partner necessari per il bando specifico)
• Idea progettuale

(e meno sugli obiettivi specifici del bando a cui rispondere)
• Budget

(quanto assegnare a ciascuno e non regole finanziarie del bando e spese
   effettive necessarie per il progetto)
• Scadenza bando e tempi ristretti

(e non time management, logistica)
• Scarso interesse per modulistica, formalità e adempimenti

(sono strumenti per ottenere il grant e non ostacoli)
• Sottovalutazione dell’importanza della scrittura di alcune parti del
   progetto
(es. risk assessment, management, sfruttamento risultati, gestione del
   partenariato, gender issue, ethical issue, impatto)

Cosa si aspetta la Commissione Europea
da un responsabile progetto
 Molteplicità dei ruoli del
   ricercatore
 Ricerca
 Supervisione
 Mentoring
 Gestione amministrativa

    “La carta europea dei ricercatori tiene conto della
    molteplicità dei ruoli svolti dai ricercatori che sono
    assunti non solo per svolgere attività di ricerca e/o
    effettuare attività di sviluppo, ma intervengono
    anche nella supervisione, nel mentoring, nella
    gestione o nei compiti amministrativi”
                    http://ec.europa.eu/eracareers/pdf/eur_21620_en-it.pdf

Ruolo dei Ricercatori
   “… ruolo poliedrico di lavoratori del sapere,
   dirigenti, coordinatori di progetti, manager,
   supervisori, mentori, consulenti di
   orientamento professionale o comunicatori
   scientifici…”

Carta europea dei ricercatori

http://ec.europa.eu/eracareers/pdf/eur_21620_en-it.pdf

“Practical Guide to EU Funding Opportunities for Research and Innovation”, European Commission;
“Coordinating the research Framework Programme and the Structural Funds to support Research and
Development“, Commissione europea, Consiglio dellUnione europea, Direzione generale della Ricerca,
Segretariato generale del Consiglio;
“Project cycle management”, Manual, European Commission, Directorate-General for Development;
“The funding of university-based research and innovation in Europe”, Conraths, B. and Smidt, H.,

                                                             i
European University Association;

                                                        ti l
“Research strategy development and management at European universities”, Reichert, S., European
University Association;

                                                 e u
growth”, COM(2010)2020;
                                          tu r
“Communication from the Commission. Europe 2020. A strategy for smart, sustainable and inclusive

                                   e t
“Communication from the Commission to the European Parliament, the Council, the European

                                  L
Economic and Social Committee and the Committee of the Regions simplifying the implementation of
the research framework programmes”, COM(2010)187;
“Towards an effective 8th Framework Programme for Research” Prepared by the LERU Community of
European Research Project Managers, LERU (League of European Research Universities). Advice
Paper n. 2. May 2010;
“University rankings: diversity, excellence and the European initiative”, LERU (League of European
Research Universities) June 2010;
“Harvesting talent: strengthening research careers in Europe ”, LERU (League of European Research
Universities). January 2010
“Engaging philanthropy for university research. Fundraising by universities from philanthropic
sources: developing partnerships between universities and private donors”, Commissione europea,
Direzione generale della Ricerca.

Come trovare partner
APRE (Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea)
http://www.apre.it/FormaAssist/RicercaPartner.htm

FORMEZ (Centro Servizi, assistenza, studi e formazione per l’ammodernamento delle P.A.)
http://europa.formez.it/cooperazione.html
SMEs GO HEALTH
http://www.smesgohealth.org/common/home.asp
IDEAL - IST
http://www.ideal-ist.net/
CESTEC (Centro per lo sviluppo tecnologico, l’energia e la competitività)
http://www.cestec.it/home
SM - BIOPOWER
http://www.smbiopower.eu/

Attività trasversali: Joint Programming Initiatives (JPIs)
    Joint Programming                                      The following Joint Programming
   rafforzare il valore dei finanziamenti                 Initiatives (JPIs) have been identified to
    nazionali ed europei per la ricerca                    date:
    attraverso azioni di programmazione
    congiunta;                                       1)    Neurodegenerative Diseases/Alzheimer's
   coordinare le attività di ricerca                2)    Agriculture, food security and climate
    nazionali;                                             change
   condividere le risorse finanziarie;              3)    A healthy diet for a healthy life
   sviluppare agende comuni per                     4)    Cultural heritage & global change
    affrontare le grandi sfide della società.        5)    Urban Europe
                                                     6)    CliK'EU
    La partecipazione degli Stati Membri è su base   7)    More years, better lives
    volontaria e diversa a seconda della
                                                     8)    Antimicrobial resistance
    tipologia di Joint Programming Initiatives
    (JPIs). In questo modo si intende far fronte     9)    Water challenges
    alle sfide che non potrebbero essere             10)   Healthy & productive seas and oceans
    affrontate e risolte a livello nazionale, allo
    stesso tempo lasciando liberi gli Stati
    Membri di partecipare solo alle iniziative
    più utili per il proprio paese.
http://ec.europa.eu/research/era/areas/programming/joint_programming_en.htm

Le Direzioni Generali (DGs) della
                     Commissione Europea
Agriculture and Rural Development
                                    Health and Consumers (SANCO)
(AGRI)
                                    Home Affairs (HOME)
Budget (BUDG)
                                    Humanitarian Aid (ECHO)
Climate Action (CLIMA)
                                    Human Resources and Security (HR)
Communication (COMM)
                                    Informatics (DIGIT)
Communications Networks, Content
                                    Internal Market and Services (MARKT)
and Technology (CNECT)
                                    Interpretation (SCIC)
Competition (COMP)
                                    Joint Research Centre (JRC)
Economic and Financial Affairs
                                    Justice (JUST)
(ECFIN)
                                    Maritime Affairs and Fisheries (MARE)
Education and Culture (EAC)
                                    Mobility and Transport (MOVE)
Employment, Social Affairs and
                                    Regional Policy (REGIO)
Inclusion (EMPL)
                                    Research and Innovation (RTD)
Energy (ENER)
                                    Secretariat-General (SG)
Enlargement (ELARG)
                                    Service for Foreign Policy Instruments (FPI)
Enterprise and Industry (ENTR)
                                    Taxation and Customs Union (TAXUD)
Environment (ENV)
                                    Trade (TRADE)
EuropeAid Development &
                                    Translation (DGT)
Cooperation (DEVCO)
Eurostat (ESTAT)

Grazie per l’attenzione!

          Vittoria Mastromauro
          E-mail: vittoria.mastromauro@unimi.it