Portale ScuolaMia Guida all'utilizzo del Portale
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Portale ScuolaMia
Guida all’utilizzo del Portale
“Il Portale ScuolaMia” – Guida all’utilizzo del Portale
Progetto “Servizi Scuola-Famiglia via web”
VERSIONE 4.1 DEL 30 MARZO 2012
“Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale
V 4.1 30/03/2012
INDICE
IL PORTALE “SCUOLAMIA” ......................................................................................... 3
INTRODUZIONE............................................................................................................. 3
COS’È E A CHI È RIVOLTO ................................................................................................. 3
REQUISITI MINIMI PER L’UTILIZZAZIONE DEL PORTALE ................................................................ 3
MODALITÀ DI ACCESSO AL PORTALE SCUOLAMIA ...................................................................... 4
CHI SONO GLI UTENTI “FAMIGLIA”? ..................................................................................... 5
Quali sono i prerequisiti dell’utente “Famiglia” per aderire al Portale? ......................................... 6
CHI SONO GLI UTENTI “SCUOLA”?....................................................................................... 7
Quali sono i prerequisiti dell’utente “Scuola” per aderire al Portale ed attivare i servizi? .................... 7
CHI SONO GLI UTENTI “DOCENTI”?...................................................................................... 8
STRUTTURA DEL PORTALE SCUOLAMIA ................................................................................ 10
Modalità di interfaccia ............................................................................................... 10
Struttura dei “Messaggi” per l’utente .............................................................................. 16
Struttura Funzionale del Portale ................................................................................... 17
La documentazione a supporto degli utenti del Portale ........................................................ 18
Il “Cerca Scuola” ..................................................................................................... 20
DESCRIZIONE DEI SERVIZI ONLINE .................................................................................... 24
Adesione della Scuola ............................................................................................... 24
Registrazione della Famiglia ........................................................................................ 25
Servizio “Comunicazioni” ............................................................................................ 27
Servizio “Prenotazione colloqui” .................................................................................... 29
Servizio “Certificati scolastici” ...................................................................................... 30
Servizio “Pagelle” ..................................................................................................... 32
Servizio “Rendimento Scolastico” .................................................................................. 34
Servizio “Pagamenti”................................................................................................. 35
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“Il Portale ScuolaMia”- Guida all’utilizzo del Portale
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IL PORTALE “SCUOLAMIA”
Introduzione
Questa guida è stata essenzialmente realizzata per fornire un supporto a chi si appresta ad utilizzare le
funzionalità offerte dal Portale ScuolaMia.
Cos’è e a chi è rivolto
Il progetto “Servizi scuola-famiglia via web” rientra nell’ambito delle iniziative condivise tra il Ministero
dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca e il Dipartimento per la Digitalizzazione della
Pubblica Amministrazione e l’Innovazione Tecnologica.
Obiettivo del progetto è quello di mettere a disposizione strumenti e servizi online volti a favorire la
comunicazione tra Scuola e Genitori, semplificare le relazioni amministrative tra famiglie e le istituzioni
scolastiche, facilitare la partecipazione delle famiglie alla vita scolastica dei propri figli attraverso la
realizzazione di un insieme di servizi innovativi, tra i quali la pagella digitale, le comunicazioni relative alla
vita scolastica degli studenti e ai risultati degli apprendimenti, l’agenda di ricevimento dei docenti, la notifica
alle famiglie in tempo reale delle presenze/assenze degli studenti e le comunicazioni scolastiche, erogati in
modalità multicanale (tra cui web, e-mail e messaggistica sms).
Lo strumento che permette di concretizzare tali obiettivi è il “Portale ScuolaMia”, un contenitore
all’interno del quale saranno disponibili i servizi “online” che via via saranno implementati.
Il Portale si presenta in modo molto semplice ed efficace sia nello stile grafico che facilita l’individuazione e
la consultazione delle informazioni all’interno delle pagine presentate, sia nella simbologia (logo e icone) e
nel linguaggio finalizzati a privilegiare l’approccio immediato e trasparente delle famiglie e del personale
della scuola e dell’Amministrazione.
Da quest’anno potranno registrarsi, analogamente agli altri utenti “famiglia”, anche gli studenti che abbiano
compiuto la maggiore età. Anche per loro, quindi, sarà possibile accedere ai servizi offerti dalla propria
scuola attraverso il Portale ScuolaMia, e-mail o SMS.
Requisiti minimi per l’utilizzazione del Portale
Browser compatibili
Il Portale ScuolaMia è stato progettato per rispettare i più recenti standard internazionali in termini di
usabilità, accessibilità e compatibilità con i browser. Sono stati effettuati test con i seguenti browser:
Internet Explorer 6.0 o superiori
Mozilla Firefox 1.0 o successivi.
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Formati dei documenti presenti sul Portale
Il Portale ScuolaMia rende disponibili alle famiglie registrate documenti di testo in formato PDF (Portable
Document Format di Adobe).
Tali documenti sono visualizzabili con il programma Acrobat Reader (clicca qui per scaricare l’ultima
versione) o qualunque altro visualizzatore di file PDF.
Modalità di accesso al Portale ScuolaMia
Si può accedere al Portale ScuolaMia digitando direttamente sul browser l’indirizzo
http://scuolamia.istruzione.it La Home Page del Portale è caratterizzata da tre Sezioni così suddivise:
una sezione pubblica accessibile a tutti gli utenti internet dove sono disponibili:
la “Guida all’utilizzo del Portale”
il “Cerca Scuola”, una funzione di utilità che permette agli utenti interessati di verificare quali
sono le scuole che hanno aderito al progetto e quali servizi online hanno attivato
una sezione “Famiglie” riservata alle una sezione “Scuole” riservata agli utenti
famiglie e agli alunni maggiorenni. abilitati delle istituzioni scolastiche.
La struttura della Home page del Portale è stata quindi progettata per rispondere essenzialmente a tre
tipologie di utenti:
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Utente “Famiglia” (tipologia che comprende anche gli alunni maggiorenni)
Utente “Scuola”
Utente “Docente”
Note.
Il Portale non consente l’accesso contemporaneo di due o più utenti che utilizzano le stesse credenziali di
accesso (Username e Password).
Se ciò si verifica il sistema segnalerà all’utente il doppio accesso prospettando il messaggio “Utente già
collegato”.
In questo caso ci sono due possibilità:
continuare l’accesso facendo clic sul tasto “Effettua il login”. In questo caso il collegamento al
Portale dell’altra persona sarà disattivato
annullare l’accesso facendo clic su “Annulla l’operazione”. In questo caso il collegamento
dell’altra persona rimarrà attivo.
Chi sono gli utenti “Famiglia”?
Per utente famiglia si intende il genitore (il padre, la madre), il tutore legale dell’alunno, l’alunno stesso che
abbia raggiunto la maggiore età.
Per accedere al Portale ScuolaMia ed usufruire dei servizi online l’utente Famiglia deve effettuare una
procedura di registrazione grazie alla quale ottiene le credenziali di accesso (una “Username” assegnata in
automatico dal sistema; la “Password” personale viene scelta dal genitore stesso) necessarie per accedere al
Portale e quindi ai servizi online che la scuola mette a disposizione delle famiglie.
L’adesione al Servizio “Portale ScuolaMia” è facoltativa, quindi l’utilizzo è riservato alle famiglie che
decidono di aderire.
La procedura di registrazione è disponibile nella sezione dedicata alla Famiglie facendo clic su “Registrati
ora”.
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Se, invece, l’utente Famiglia ha già effettuato la registrazione e dispone delle credenziali di accesso
(Username e Password) può accedere al Portale facendo clic su “Accedi”.
Per ulteriori informazioni e istruzioni relative all’utilizzo delle funzionalità del Portale dedicate alle famiglie si
rimanda alla consultazione della guida operativa disponibile all’interno della sezione “Famiglie”.
Quali sono i prerequisiti dell’utente “Famiglia” per aderire al Portale?
verificare che la propria scuola (nel caso l’utente sia un alunno maggiorenne) o la scuola del
proprio figlio abbia aderito al Portale. Questa verifica può essere effettuata, ancora prima di eseguire
la procedura di registrazione al Portale, tramite la funzionalità “Cerca Scuola” presente sulla Home
Page del Portale (vedi figura). Se la scuola del proprio figlio non ha aderito al Portale, l’utente
“Famiglia” non potrà accedere ai servizi online
disporre di una casella di posta elettronica personale dove poter ricevere la propria
Username e le altre comunicazioni provenienti dalla scuola.
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Chi sono gli utenti “Scuola”?
Tutte le Istituzioni Scolastiche statali di ogni ordine e grado possono aderire all’iniziativa.
Le scuole che desiderano aderire al progetto devono seguire una specifica procedura di accreditamento da
effettuare accedendo direttamente alla sezione riservata alle “Scuole”.
Per accedere a tale sezione le scuole dovranno utilizzare le stesse credenziali fornite per accedere al Portale
SIDI.
L’adesione al Servizio “Portale ScuolaMia” è facoltativa, quindi l’utilizzo è riservato alle famiglie e alle
scuole che decidono di aderire.
Per ulteriori informazioni e istruzioni all’uso delle funzionalità del Portale dedicate alle scuole si rimanda alla
consultazione della guida operativa disponibile all’interno della sezione “Scuole”.
Quali sono i prerequisiti dell’utente “Scuola” per aderire al Portale ed attivare i servizi?
I dati necessari all’erogazione dei servizi saranno attinti dai sistemi di gestione della segreteria scolastica, o
da applicazioni complementari, e confluiranno nel portale centralizzato secondo modalità automatiche già
sperimentate in occasione di altre iniziative.
Sulla base di standard pubblici di interoperabilità tra sistema centrale e sistemi informativi delle scuole, i
diversi fornitori dei pacchetti locali utilizzati dalle segreterie scolastiche metteranno a disposizione delle
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scuole gli aggiornamenti software che permetteranno di garantire alle scuole stesse la possibilità di erogare i
servizi previsti dal progetto.
Un prerequisito per le scuole aderenti al progetto è che i sistemi gestionali scolastici (SISSI o altri prodotti di
mercato) siano direttamente connessi in rete pubblica (SPC o Internet) e quindi costantemente collegati ai
sistemi centrali del MIUR; solo in questa maniera sarà possibile implementare tecnologie di comunicazione
che trasferiranno – automaticamente ed al verificarsi di un determinato evento – le informazioni locali verso i
sistemi centrali del MIUR.
Vengono di seguito elencati i requisiti necessari per poter procedere con l’accreditamento delle scuole al
Portale ScuolaMia e con l’attivazione dei servizi online:
1. Per poter procedere con l’accreditamento, la scuola deve trasmettere al Sistema Centrale
l’Anagrafe degli Alunni frequentanti l’anno scolastico in corso ed effettuare la Sincronizzazione
dei dati anagrafici e di frequenza dell’alunno dall’Anagrafe Nazionale verso il pacchetto software
utilizzato, seguendo le istruzioni del fornitore dello stesso; le Istituzioni Scolastiche che
utilizzano il pacchetto SISSI troveranno le istruzioni nel paragrafo 3 del manuale operativo SISSI
. Versione 2012/1.
2. Per poter attivare il servizio online di “Gestione dei colloqui con i docenti” la scuola deve definire
e trasmettere al Sistema Centrale l’Orario di Ricevimento dei Docenti (propedeutiche alla
definizione di tale orario sono: la predisposizione di un’Anagrafica del Docente, l’Associazione
Professore-Materia-Classe, l’Orario delle Lezioni, la comunicazione delle festività e delle chiusure
previste. Tali operazioni potranno essere effettuate attraverso funzionalità messe a disposizione
dai pacchetti locali di segreteria).
Chi sono gli utenti “Docenti”?
L’accesso dei docenti al Portale ScuolaMia al momento è limitato alla sola funzionalità di “Registrazione e
Pubblicazione delle valutazioni”. Tale funzioanlità è stata realizzata nell’ambito del servizio
“Rendimento Scolastico” che le scuole accreditate al Portale ScuolaMia possono decidere di offrire alle
Famiglie.
I docenti potranno accedere al Portale dalla homepage, cliccando su “Accedi”, nella sezione a loro
dedicata, come evidenziato nella seguente immagine.
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La maschera successiva permetterà di impostare le proprie credenziali.
Il docente dovrà digitare come “Utenza” e “Password” quelle utilizzate per l’applicazione Polis.
Con il login verranno attivati le seguenti operazioni:
1. Verifica della presenza dell'utente su Polis (tramite l’utenza)
2. Verifica della password inserita
3. Verifica che l'utente abbia le credenziali attive su Polis.
In caso di esito positivo delle verifiche, il sistema provvederà a creare un utenza, con le stesse credenziali,
per il Portale ScuolaMia (limitatamente alla sezione dedicata ai docenti).
Nel caso in cui non siano stati verificati positivamente i punti 1 e 2, verrà prospettato il messaggio
“Utenza o password errata”.
Nel caso in cui non siano stato verificato positivamente il punto 3, verrà prospettato il messaggio “Le
credenziali impostate non sono attive. Verifica tramite l’applicazione Polis”.
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I docenti saranno abilitati ad accedere all’applicazione di Registrazione delle valutazioni
solo se:
Sono in possesso di credenziali Polis. Solo con tali credenziali avranno la possibilità
di accedere al Portale ScuolaMia nell’area a loro riservata
La scuola in cui prestano servizio ha aderito al Portale ScuolaMia e, dopo aver
comunicato al sistema i dati relativi al docente (in particolare, calendari delle lezioni
per ciascun docente), ha attivato il servizio di “Rendimento Scolastico”.
Struttura del Portale ScuolaMia
Modalità di interfaccia
Le sezioni riservate agli utenti abilitati sono caratterizzate da una struttura e da elementi costanti di
navigazione progettati per agevolare l’orientamento dell’utente.
La presenza costante del “banner” di benvenuto permette all’utente di accedere in ogni momento ai
documenti di interesse generale messi a disposizione.
Il menu di sinistra, personalizzato per tipologia di utenza, permette di accedere alle funzionalità del Portale.
Il contenuto della parte centrale cambia, invece, in base alle scelte operative effettuate dall’utente.
Possiamo parlare quindi di un “contenitore fisso” che include:
la barra in alto con il messaggio di “Benvenuto”
il tasto “Home”
il tasto “Logout”
la “Guida all’utilizzo del Portale”
le “Guida operativa per l’utilizzo delle funzionalità”
il menu delle funzioni
l’Anno Scolastico
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...e di un “contenuto variabile” che si riferisce
alla singole pagine associate alle funzioni del menu di sinistra
Note.
In questa presentazione saranno illustrate le caratteristiche della struttura del Portale o del “contenitore
fisso” mentre l’utilizzo delle pagine che abbiamo precedentemente definito “variabili” sono descritte nelle
guide operative specifiche delle sezioni “famiglie” e “scuole”.
Il “Messaggio di Benvenuto”: In alto a sinistra viene sempre visualizzato il nome dell’utente, sia
“Famiglia” che “Scuola”, che ha effettuato l’accesso al Portale.
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Il tasto “Home” consente di ritornare alla pagina Il tasto “Logout” consente di uscire
considerata come “pagina principale” per la sezione in cui ci dal Portale e di ritornare alla pagina
si trova. Nel caso di utente “Famiglia” riporta alla pagina di accesso (Home Page).
“Pannello di Controllo”, nel caso di utente “Scuola” riporta
alla pagina “Istituti Amministrati”.
Sul lato sinistro della pagina è presente il menu di navigazione con l’elenco delle funzioni disponibili.
Per accedere alla funzione di interesse è sufficiente fare clic su una delle voci prospettate.
Il menu è sempre attivo quindi durante la navigazione l’utente può spostarsi da una funzione all’altra
selezionando la voce desiderata.
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Cliccando su una delle funzioni del menu si accede alla relativa schermata, che comparirà nella parte
principale della pagina.
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Note per l’utente “Famiglia” :
La pagina principale della sezione “Famiglie” è rappresentata dal “Pannello di Controllo”.
Attraverso questa pagina e le funzionalità accessibili al suo interno si ha la possibilità di avere un quadro
completo delle situazioni che riguardano i propri figli anche se frequentano scuole diverse.
Note per l’utente “Scuola”:
La pagina principale della sezione “Scuole”, visualizzata una volta effettuato il Login, è denominata “Istituti
Amministrati”.
Attraverso questa pagina e le funzionalità accessibili al suo interno è possibile avere un quadro completo
sullo stato di accreditamento degli Istituti di competenza.
In particolare, vengono visualizzati gli Istituti:
accreditati (con i servizi attivi e non)
ancora da accreditare
non accreditabili.
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Struttura dei “Messaggi” per l’utente
A fronte di operazioni effettuate dall’utente (sia utente “Scuola” che utente “Famiglia”) il Portale può
prospettare messaggi che si riferiscono, per esempio ad un errore, ad una richiesta di conferma
dell’operazione da effettuare, ad una notifica dell’operazione effettuata e così via.
I messaggi potranno essere visualizzati essenzialmente attraverso due modalità:
1. Nella parte superiore della pagina, evidenziati da una stringa di colore giallo (vedi figura).
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2. In una finestra al centro della pagina. Questo tipo di messaggio compare quando il sistema chiede
un’ulteriore conferma dell’operazione che è stata richiesta dall’utente. In questi casi, l’utente deve
scegliere tra le due opzioni prospettate. Fare clic sul tasto “OK” per confermare e quindi concludere
l’operazione oppure fare clic sul tasto “Annulla” per annullare l’operazione.
Struttura Funzionale del Portale
Dal punto di vista delle Famiglie, la struttura funzionale del Portale può essere sintetizzata in cinque punti.
Il primo punto rappresenta un prerequisito per l’inserimento della richiesta di adesione del proprio figlio:
1. La verifica sull’adesione della propria scuola (nel caso l’utente sia un alunno maggiorenne) o della
scuola del proprio figlio attraverso il “Cerca Scuola”
2. La fase di registrazione al Portale
3. L’accesso al Portale come utente registrato
4. L’inserimento della richiesta di adesione per il proprio figlio o dell’alunno stesso in caso questi sia
maggiorenne
5. L’accesso ai servizi online offerti dalla scuola.
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Dal punto di vista delle Segreterie Scolastiche, la struttura funzionale del Portale può essere sintetizzata
nei seguenti punti:
1. L’accreditamento delle scuole con l’attivazione di almeno un servizio tra quelli disponibili
2. La fase di gestione delle richieste di adesione provenienti dalle famiglie
3. La fase di gestione delle richieste di servizi online provenienti dalle famiglie
4. Il monitoraggio delle attività di erogazione dei servizi online alle famiglie.
La documentazione a supporto degli utenti del Portale
La documentazione informativa riguardante il Progetto e la Guida all’utilizzo del Portale sono disponibili per
la consultazione, oltre che nella sezione pubblica, accessibile a tutti gli utenti Internet, anche all’interno delle
sezioni dedicate alle classi di utenza “Famiglie” e “Scuole”.
All’interno della sezione “Famiglie” sono inoltre disponibili:
La Guida operativa per le Famiglie, ovvero una guida all’utilizzazione delle funzionalità del
Portale dedicate esclusivamente agli utenti famiglia registrati
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In corrispondenza delle pagine di accesso ai servizi è, inoltre, disponibile la Guida ScuolaMia, una
sorta di guida online che permette di approfondire esclusivamente le funzionalità del servizio che
la famiglia si accinge ad utilizzare fornendo informazioni utili ed immediate.
All’interno della sezione “Scuole” sono, invece, disponibili i seguenti documenti:
Guida operativa per le Scuole, ovvero una guida all’utilizzazione delle funzionalità del Portale
dedicate esclusivamente agli utenti scuola abilitati
Guida operativa per le Famiglie, ovvero una guida all’utilizzazione delle funzionalità del Portale
dedicate esclusivamente agli utenti famiglia.
Attenzione: Tra i link disponibili è presente anche “Assistenza alle scuole” che consente di accedere ad
una pagina che riporta i riferimenti per contattare il servizio di assistenza tecnica.
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Il “Cerca Scuola”
Per accedere alla funzione è necessario selezionare la voce “Cerca Scuola” presente sulla Home Page.
Verrà prospettata una pagina dove impostare i criteri per ricercare la scuola di interesse.
Dal campo “Scegli la regione” aprire la tendina e selezionare la regione di interesse.
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Fare clic sul tasto “Avanti” per continuare la ricerca.
La nuova schermata richiede la selezione della provincia. Quindi aprire la tendina e, una volta selezionata
dall’elenco prospettato la provincia desiderata, fare clic su “Avanti”.
Sulla nuova pagina prospettata, dopo la regione e la provincia di interesse, è necessario impostare il comune
quindi, dalla tendina presente nel campo “Scegli il comune”, è necessario selezionare il comune di interesse
e fare clic su “Avanti”.
A questo punto è possibile scegliere tra due opzioni di ricerca con l’indicazione dei seguenti campi:
indirizzo della scuola (digitando anche parzialmente l’indirizzo)
e/o
denominazione (digitando anche parzialmente il nome).
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Una volta impostato il campo fare clic su “Conferma” per attivare la ricerca
Se i campi “Cerca per indirizzo” e/o “Cerca per Denominazione” non vengono
inseriti, cliccando sul tasto “Conferma” compariranno tutte le scuole della regione,
provincia e comune che ho indicato in precedenza e che hanno aderito al servizio.
Il sistema prospetterà i risultati della ricerca per l’anno scolastico in corso. Sarà visualizzata la la
denominazione della scuola che risulta accreditata (con indirizzo, recapito telefonico e fax) e quali sono i
servizi online attivati dalla scuola in oggetto.
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Descrizione dei Servizi online
Per quanto riguarda i Servizi online è importante fare alcune precisazioni.
Per le Famiglie, una volta effettuata la registrazione, il punto di riferimento è il Portale ScuolaMia –
sezione Famiglie. Nella sezione saranno disponibili tutte le funzionalità dedicate alle Famiglie e la Guida
operativa a tali funzionalità.
Relativamente alle sezione Scuole, il nuovo Portale sarà utilizzato dagli utenti scuola per tutte quelle
funzioni di gestione tipiche del progetto (adesione, accettazione delle richieste delle Famiglie,
monitoraggio dei servizi erogati, etc.) mentre, per la gestione quotidiana delle informazioni/richieste,
dovranno essere utilizzati i sistemi informativi locali. Le modifiche apportate ai diversi prodotti software
di mercato utilizzati dalle scuole per garantire le funzionalità necessarie all’erogazione dei servizi previsti dal
progetto “Servizi Scuola-Famiglia via web” saranno a carico dei relativi fornitori.
Per approfondimenti sulle funzionalità implementate per la gestione dei servizi online su tali pacchetti si
consiglia di consultare i “manuali operativi” rilasciati dai diversi fornitori.
Per quanto riguarda il software SISSI, distribuito dal MIUR, è disponibile una nuova versione del prodotto
con funzionalità aggiuntive realizzate per:
assicurare l’interoperabilità online con i sistemi centrali MIUR,
la gestione del trasferimento delle informazioni necessarie a garantire l’adesione dell’istituto scolastico al
progetto “Servizi Scuola-Famiglia via web”
la gestione di comunicazioni verso le famiglie
comunicazioni scolastiche riguardanti eventi specifici
assenze/ritardi degli studenti
la gestione dell’orario settimanale delle lezioni
la gestione del calendario di ricevimento dei docenti e degli appuntamenti con le famiglie
la gestione e produzione dei certificati scolastici richiesti dalle famiglie
la gestione e produzione delle pagelle scolastiche.
L’accessibilità ai servizi previsti dal Progetto “Servizi Scuola-Famiglia via web” è consentita previa specifica
adesione al sistema da parte delle scuole e previa registrazione da parte delle famiglie.
Adesione della Scuola
L’adesione da parte delle scuole è facoltativa.
All’atto dell’adesione, le scuole dovranno garantire, per il tramite dei propri sistemi informativi, la fornitura di
tutte le informazioni necessarie alla corretta esecuzione dei servizi di comunicazione oggetto del Portale
scuolamia. L’adesione da parte delle scuole è pertanto consentita, all’avvio del progetto, solo se queste
hanno già inviato i dati dei frequentanti l’anno scolastico corrente in SIDI – Area Alunni.
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E’ importante sottolineare che un prerequisito da parte delle scuole aderenti al progetto è che i sistemi
gestionali scolastici (SISSI o altri prodotti di mercato) siano direttamente connessi in rete pubblica (SPC o
Internet) e quindi costantemente collegati ai sistemi centrali del MIUR; solo in questa maniera sarà possibile
implementare tecnologie di comunicazione che trasferiranno – automaticamente ed al verificarsi di un
determinato evento – le informazioni locali verso i sistemi centrali del MIUR.
Nel caso di istituti comprensivi, l’istituto principale esegue l’adesione per ogni singola scuola; l’adesione cioè
può essere selettiva e non necessariamente per tutte le scuole dell’istituto. Ciò consentirà la massima
flessibilità di scelta da parte del Dirigente scolastico sulla base della capacità organizzativa della singola
scuola. Ogni scuola all’atto dell’adesione deve dichiarare, attraverso funzionalità accessibili sul Portale
scuolamia, quali servizi decide di erogare verso le famiglie; in altri termini la scuola seleziona i servizi che
intende erogare tra quelli che il sistema mette a disposizione, potendo in qualunque momento selezionare
nuovi servizi o recedere da quelli sottoscritti.
Particolare importanza hanno i temi della sicurezza e della privacy; in questo contesto particolarmente
delicato è il momento di associazione tra identità del genitore/tutore e quella dello studente rispetto al quale
si richiede l’accesso ai dati scolastici. A tale proposito si è ritenuto opportuno mantenere una responsabilità
diretta della scuola nel confermare la richiesta avanzata dalla Famiglia, previo riconoscimento “a vista”
dell’identità del richiedente. Ogni scuola sarà responsabile della gestione dell’autorizzazione
Famiglia/Studente, nonchè dell’autorizzazione ad accedere ai dati, relativamente all’alunno di competenza.
Registrazione della Famiglia
L’adesione da parte delle famiglie è facoltativa e, da quest’anno, è estesa anche agli alunni maggiorenni.
Con il termine “Famiglia” si intende il riferimento all’utente famiglia registrato al Portale ScuolaMia: genitore,
tuore legale dell’alunno o alunno che abbia raggiunto la amggiore età.
L’adesione della Famiglia può avvenire solo rispetto alle scuole che abbiano comunicato i dati degli alunni
frequentanti al Sistema Centrale del MIUR ed abbiano aderito all’iniziativa attivando almeno uno dei servizi
previsti dal progetto.
L’ambiente di riferimento della Famiglia è il “Portale ScuolaMia”, attraverso il quale il nuovo utente
genitore, tutore o alunno maggiorenne:
potrà accedere alla funzione di accreditamento (o registrazione) in caso di primo accesso; attraverso
tale funzione potrà scegliere la password personale segreta ed ottenere l’assegnazione di una utenza
di sistema indicando il proprio indirizzo e-mail;
una volta completata la registrazione, potrà inserire a sistema, indicando il codice fiscale del proprio
figlio, una richiesta di accesso ai dati del ragazzo (o relativa a se stesso nel caso di alunno
maggiorenne), richiesta che verrà indirizzata per verifica e convalida alla scuola competente;
potrà scegliere il canale di comunicazione preferito – tra quelli disponibili, in particolare sms o e-mail
– per essere avvisato dei vari eventi che coinvolgono lo studente;
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potrà accedere al proprio spazio informativo dove verranno memorizzati tutti i dati riguardanti i
servizi disponibili (come, per esempio, comunicazioni varie, assenze dello studente, pagelle) o
eseguire azioni dispositive (come, per esempio, prenotazione colloqui con i docenti, richiesta dei
certificati scolastici).
Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo di registrazione della famiglia al
Portale ScuolaMia.
Una caratteristica particolare del sistema centralizzato è che la stessa utenza Famiglia può essere utilizzata
per più alunni anche se frequentanti scuole diverse. In altre parole, il genitore potrà utilizzare lo stesso
accesso al sistema per tutti i ragazzi per cui ha diritto ad avanzare richiesta con il vantaggio proprio di una
visione unificata delle informazioni per tutti i propri figli.
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Servizio “Comunicazioni”
Il servizio ha come obiettivo quello di facilitare le famiglie nella fruizione di informazioni istituzionali in
merito alla vita scolastica dei propri figli. Il servizio si basa sui seguenti requisiti di sintesi:
le comunicazioni sono di tipo generico e riguardano tutti gli utenti famiglia che hanno aderito al
progetto o una parte di queste (ad esempio per classe di appartenenza del proprio figlio)
le comunicazioni che riguardano le assenze saranno comunicate in maniera giornaliera o periodica (a
seconda della scelta dell’istituto scolastico)
il testo di ogni singola comunicazione (anche se inviata via e-mail e archiviata via web) è sempre
lungo massimo 160 caratteri ovvero il numero massimo dei caratteri veicolabili con SMS.
il sistema centrale si preoccuperà di smistare le comunicazioni create dalla scuola in maniera
automatica verso gli utenti famiglia che hanno aderito senza ulteriori azioni da parte delle segreterie
scolastiche
tutte le comunicazioni sono archiviate sempre su web e sono sempre visibili attraverso il “Portale
scuolamia” agli utenti famiglia cui sono destinate
per la ricezione delle comunicazioni l’utente famiglia può scegliere un canale aggiuntivo al web: SMS
o, in alternativa, e-mail.
Il servizio “Comunicazioni” prevede due tipologie di notifiche:
Notifiche relative ad “eventi scolastici”, ovvero comunicazioni di interesse generale per tutti gli
utenti famiglia oppure destinate a genitori di alunni/alunni maggiorenni di una singola classe. In
questo tipo di notifiche rientrano:
o Avvisi (chiusure scolastiche, scioperi, comunicazioni generiche
o Uscite anticipate (quando riguardano tutta la scuola o una classe)
o Incontri scuola-famiglia (convocazioni presso la scuola, cambiamento calendario colloqui)
o Altri tipi di notifiche riguardanti, ad esempio, chiusure scolastiche, gite d’istruzione,
documentazione da presentare, etc.
In ogni caso, è la scuola che definisce il tipo di comunicazione che vuole inviare agli utenti famiglia e
non il sistema che, invece, mette a disposizione gli strumenti.
Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo che permette la
visualizzazione, da parte delle famiglie, delle comunicazioni generiche inviate dalle scuole.
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V 4.1 30/03/2012
Notifiche relative ad “assenze/ritardi” degli studenti. In questo tipo di notifiche rientrano:
o l’assenza giornaliera
o l’entrata in ritardo (entro la prima ora) o alla seconda ora
o l’uscita anticipata.
Questi eventi sono rilevati dai docenti attraverso i registri di classe. E’ la scuola che decide il tipo di
comunicazione che vuole effettuare, la tempistica e l’organizzazione. Il sistema smista
automaticamente verso i destinatari dei messaggi. La comunicazione deve in ogni caso rispettare la
linea preferita di comunicazione scelta dall’utente famiglia al momento in cui ha aderito al progetto.
Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo che permette la
visualizzazione, da parte degli utenti famiglia, delle comunicazioni per assenze/ritardi inviate dalle
scuole.
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Servizio “Prenotazione colloqui”
Il servizio ha l’obiettivo di semplificare le attività di gestione dei colloqui tra docente e famiglia. Il servizio di
prenotazione colloqui sarà attivabile dalla scuola e messo a disposizione delle famiglie solo al completamento
di alcune attività di trasferimento delle informazioni necessarie dai sistemi locali al sistema centrale. Tali
informazioni riguardano:
l’elenco dei docenti, relative materie per classe e calendario di ricevimento settimanale
l’orario scolastico classe per classe.
Attraverso questo servizio e grazie alla definizione, da parte della scuola, dell’orario settimanale di
ricevimento di ciascun docente, la famiglia potrà visualizzare gli impegni già esistenti per un determinato
docente e prenotare il colloquio per l’intervallo temporale disponibile. Il docente, a sua volta, avrà a
disposizione i dettagli delle prenotazioni effettuate dalle famiglie direttamente sulla propria casella e-mail
istituzionale.
Il servizio prevede sostanzialmente l’implementazione di un sistema di agenda del docente che permette di:
definire il numero dei colloqui previsti in corrispondenza di ciascun incontro
ricevere in anticipo, sulla casella e-mail istituzionale del docente, gli appuntamenti previsti per la
giornata.
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La famiglia potrà:
visualizzare il calendario di ricevimento (per docente e/o per materia)
prenotare il colloquio con i riferimenti di classe/alunno secondo la disponibilità che il sistema
permette di evidenziare on line
annullare o cambiare la prenotazione.
Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo di prenotazione dei colloqui con i
docenti.
Servizio “Certificati scolastici”
Il servizio ha l’obiettivo di permettere alle famiglie di accedere ad una procedura semplificata per la richiesta
e la successiva disponibilità dei certificati scolastici.
Tale servizio consente una vera e propria estensione oraria dell’Ufficio scolastico (che diventa così “virtuale”)
con enorme semplificazione e risparmio di tempo per le famiglie che, in tal modo, non sono obbligate a
recarsi presso la scuola per ottenere un certificato scolastico.
I certificati scolastici prodotti dalle scuole e messi a disposizione delle famiglie attraverso il Portale scuolamia
hanno valore legale a tutti gli effetti.
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Al momento, i certificati richiedibili dalle famiglie attraverso il Portale sono:
Certificato Iscrizione
Certificato di frequenza o Certificato di frequenza con handicap
Certificato di idoneità o esonero all’educazione fisica
Certificato obbligo d’istruzione (per gli alunni fino ai 16 anni di età)
Certificato di nulla osta al trasferimento ad altra scuola.
Le richieste di certificato inoltrate dagli utenti famiglia vengono evidenziate alle scuole attraverso funzioni
disponibili sui pacchetti locali di segreteria che consentiranno di produrre i certificati nel formato PDF – A4
non modificabile. A conferma della produzione, a livello locale, apposite funzioni si preoccuperanno di
trasferire i certificati su sistema centrale, attraverso protocolli di interoperabilità definiti. Il Portale scuolamia
metterà i certificati prodotti a disposizione delle famiglie che ne abbiano fatto richiesta per poterli stampare,
visualizzare o effettuare delle copie.
Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo di richiesta dei certificati online.
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Servizio “Pagelle”
La consegna della Pagella – sia quella di fine trimestre o quadrimestre, che quella di fine anno scolastico –
costituisce uno dei momenti principali di interazione tra l’istituto scolastico e la famiglia dello studente,
rilevandosi molto spesso un momento non solo formale di verifica del rendimento scolastico del ragazzo, e in
cui la famiglia prende consapevolezza dell’andamento formativo del proprio figlio.
L’obiettivo del servizio Pagelle è quello di eliminare la tradizionale produzione “cartacea” delle Pagelle
scolastiche per gli studenti, affiancandola in una prima fase, e sostituendola poi, con una equivalente
documento elettronico di facile consultazione e che deve tendere a facilitare la partecipazione della famiglia
e
l’eventuale momento di verifica con il corpo docente.
I vantaggi del servizio sono evidenti:
riduce i carichi di lavoro degli Istituti scolastici velocizzando il rapporto Scuola-Studente-Famiglia
riduce sia costi diretti (carta, stampa, etc.) che indiretti (distribuzione, raccolta, gestione
amministrativa, costi di conservazione)
non altera i processi interni della Scuola che, in tal modo, vengono fortemente semplificati nella
componente amministrativa (forte incidenza sul personale ATA); la scuola, inoltre, potrà recepire
l’informazione sulla “presa visione” dei documenti pubblicati da parte della famiglia.
Al momento, la pagella online, rispetto alla quale l’istituto scolastico mantiene la piena responsabilità dei
contenuti, non sostituisce la pagella cartacea. La pagella online verrà prodotta in formato PDF – A4 non
modificabile.
Nella figura che segue vengono rappresentate le fasi principali del processo che permette la visualizzazione
delle pagelle da parte delle famiglie.
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Servizio “Rendimento Scolastico”
Questo servizio viene reso disponibile ai docenti e alle famiglie accreditate al Portale ScuolaMia solo dopo
l’avvenuta attivazione da parte della singola scuola che dovrà comunicare i dati per permettere ai docenti di
operare attraverso una specifica applicazione del Portale ScuolaMia riservata, appunto, ai docenti.
L’applicazione, quindi, prevede la possibilità, per i docenti, di registrare le valutazioni ottenute giornalmente
dagli studenti frequentanti un determinato istituto e una determinata classe per la materia insegnata dal
docente stesso.
Solo per gli alunni le cui famiglie sono registrate sul Portale ScuolaMia per l’accesso ai servizi offerti dalle
scuole, la registrazione e la successiva pubblicazione, da parte del docente, della valutazione sarà
comunicata alle famiglie tramite SMS/Email e disponibile per la visualizzazione sul Portale ScuolaMia.
Le famiglie, accedendo al servizio, potranno visualizzare un elenco che riporta, per ciascun alunno, le
seguenti informazioni: materia di valutazione, docente della materia, data della valutazione, tipo prova
(scritta, orale, pratica), testo della valutazione, data pubblicazione ovvero la data nella quale il docente ha
deciso di rendere nota alla famiglia dello studente la valutazione.
La pubblicazione delle valutazioni avviene, oltre che attraverso questa funzionalità, anche attraverso una
notifica via e-mail o SMS in base al canale segnalato come preferito dal genitore in fase di registrazione al
Portale ScuolaMia.
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Servizio “Pagamenti”
Questo servizio viene reso disponibile alle scuole e alle famiglie accreditate al Portale ScuolaMia.
L’attivazione del servizio “Pagamenti”, da parte dell’utente scuola, potrà avvenire al momento stesso
dell’accreditamento di una singola scuola oppure in un secondo momento attraverso la funzionalità di
“Gestione Servizi”.
Una volta attivato il servizio, sarà subito fruibile per il pagamento dei bollettini sul conto MEF 1016, definiti in
sede di impianto del sistema, dagli utenti famiglia che hanno alunni frequentanti le scuole secondarie di
secondo grado. Per rendere, invece, fruibile il servizio a tutti gli utenti famiglia che non hanno figli
frequentanti scuole secondarie di secondo grado, l’utente scuola, per l’Istituto Principale cui si riferisce la
scuola, deve aver definito almeno un conto corrente BPIOL certificato ovvero pubblicato sulla porta dei
pagamenti PDP.
Attivato il servizio le scuole potranno utilizzare le seguenti funzionalità di predisposizione del servizio
“Pagamenti”:
Attivazione del Servizio Pagamenti On-Line;
Censimento Conti BPIOL Scolastici;
Gestione dei Bollettini ;
Rendicontazione dei Bollettini Pagati.
Una volta attivato il servizio da parte della scuola, le famiglie accreditate al Portale, potranno accedere alle
funzionalità per il pagamento dei bollettini postali, quali:
Compilazione dei Bollettini Postali;
Gestione del Carrello con i Bollettini;
Pagamento;
Visualizzazione dei Pagamenti Effettuati;
Richiesta di Supporto.
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