Pianificare con scenari ipotetici - Preparati al futuro VERSO LA PIANIFICAZIONE MODERNA - Workday
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E-book VERSO LA PIANIFICAZIONE MODERNA Pianificare con scenari ipotetici Preparati al futuro
75%
68%
L'importanza della visione
68%
67%
d'insieme
58%
51% Come molte altre cose nella vista, la pianificazione di scenari
50% è più efficace se può contare su una panoramica a 360°. Partiamo
40%
dall'attuale contesto del business. Se il costante mutamento delle
39%
31%
condizioni è diventato la norma, pianificare e monitorare i risultati
con costanza è diventato una necessità.
In un mondo in continua trasformazione esiste un solo strumento più potente
dell'agilità aziendale: la lungimiranza costante. Chi è capace di calcolare qual
è il risultato migliore, peggiore e più probabile in un contesto turbolento otterrà
un vantaggio competitivo non indifferente.
La pianificazione di scenari non prevede il futuro, ma permette di analizzare diverse
possibilità per potersi preparare al meglio: una vera e propria rivoluzione copernicana
del business.
Le aziende stanno cambiando il loro approccio alle attività di pianificazione, budget
e previsione. Sono passate dalla pianificazione tradizionale, un processo chiuso, statico
e sporadico che offre una fotografia limitata e retrospettiva della performance prevista
in rapporto a quella reale, alla pianificazione moderna, che consente invece un'attività
costante, aperta e proiettata verso il futuro.
La nuova pianificazione ridefinisce di continuo le priorità strategiche in base al mutare
delle circostanze.
Pianificare con scenari ipotetici | 2“
La pianificazione moderna è caratterizzata da tre elementi principali: si estende
all'intera azienda, è costante ed è cloud.
Le moderne piattaforme di pianificazione facilitano
Oggi i dirigenti aziendali devono essere pianificatori costanti. I loro avveniristici team
l'applicazione delle best practice, perché riducono
FP&A guidano l'impresa puntando su visione d'insieme, agility e risultati migliori
o eliminano del tutto le gravose attività di raccolta
in termini di pianificazione, servendosi di tecniche, tecnologie e processi nuovi.
La pianificazione di scenari è uno strumento fondamentale per loro.
e convalida manuale dei dati. In questo modo
si libera tempo per attività più strategiche, come
Il presente e-book illustra la pianificazione di scenari e la sua efficacia, descrivendo la simulazione e l'analisi di scenari ipotetici.
le best practice per applicarla e i vantaggi che apporta all'azienda.
Analizzando e preparandosi per gli scenari
Pronti? Via! futuri, le aziende possono essere molto più agili,
proattive e vincenti.
Doug Henschen
Vice President e Principal Analyst, Constellation Research
"Modern Planning Platforms Drive Business Agility
and Better Outcomes"; gennaio 2021.
Pianificare con scenari ipotetici | 3Il successo della pianificazione di scenari
Com'è cambiato il rapporto tra pianificazione e operatività aziendale? Elementi come Oggi il quadro è molto diverso. Il mix di forte competitività, quantità enormi di dati
decisioni da prendere tempestivamente e imprevisti rappresentano una costante della e decisioni da prendere ogni giorno in tempo reale ha reso inadeguata la pianificazione
vita aziendale. Ma se diamo uno sguardo al passato possiamo vedere come si è evoluta a scenario singolo.
la pianificazione degli scenari.
L'agility è balzata in cima alle priorità aziendali. Nel mare dei cambiamenti repentini
Fino agli anni 2000, i team puntavano tutto sul "Piano A". Le tecnologie erano poche occorre calcolare la rotta in anticipo (ed eventualmente correggerla): è così che
e di conseguenza si ricorreva a proiezioni fisse, prodotte all'inizio dell'anno finanziario, si è aperta l'era della pianificazione degli scenari.
che dominavano piani e orientavano l'azienda.
I team FP&A riconoscevano l'incertezza, ma non avevano modo di correggerla,
per via delle lacune in termini di insight e risorse.
E poi la pressione della concorrenza era inferiore a oggi e non richiedeva di valutare
numerosi e articolati scenari futuri.
Pianificare con scenari ipotetici | 4COVID-19: il grande acceleratore
Un'azienda stabile è un'azienda sana. E gli sconvolgimenti dell'ultimo anno hanno Frequenza delle previsioni nel 2019, 2020 e 2021
dimostrato che le aziende più sane sono in grado di costruire autonomamente (% di aziende che hanno risposto alla frequenza di previsione)
la propria stabilità. Mentre l'incertezza dominava ogni ambito della vita sociale,
2019
le imprese hanno reagito cambiando le loro prassi di pianificazione.
Giornaliera Settimanale Mensile 57%
Prima della pandemia, le aziende che generavano previsioni su base giornaliera,
settimanale o mensile erano solo il 57%. A partire dal 2020, il dato è balzato all'80%. 2020, stima 2021
Gli insight forniti dai dati (o la loro carenza) sono diventati una preoccupazione centrale.
Giornaliera Settimanale Mensile 80%
Nella fase centrale della pandemia, le aziende ormai menzionavano l'incertezza delle
informazioni come la minaccia numero uno al loro successo.
1970-1979 1980-1989 1990-1999 2000-2009 2010-2019 2020/post COVID-19
Ambiente • Da stabile a turbolento • Crisi finanziaria • Globalizzazione • Crisi finanziaria • Crescita lenta • COVID-19, "il grande
• Focus sul mercato • Concorrenza • Bolla tecnologica • Terrorismo • Incertezza geopolitica acceleratore"
interno internazionale • Cambiamenti inauditi • Profonda consapevolezza
del contesto di incertezza
Tecnologia • Mainframe • Personal computer • Excel • Accelerazione digitale • Software FP&A ?
• Carta • VisiCalc/Lotus • PowerPoint • Analytics
• Enterprise Resource • Internet
Planning
Fonti informative • Giornale • Internet • Esplosione dei contenuti • Accessibilità illimitata • Accessibilità illimitata
• Biblioteca informativi su internet e immediata e immediata
Processo FP&A • Budget • Rolling forecast • KPI • Previsioni aziendali • Analytics ?
• Analisi degli scostamenti su richiesta • Orientamento aziendale
• PM: dashboard
Focus finanziario • Interno • Le aziende all'avanguardia • Contesto esterno ?
• Modello di costo tengono conto anche del da considerare
contesto esterno
Evoluzione della • Reazionaria • Pianificazione proattiva • Le aziende all'avanguar- • Ridotto ricorso alla • Ridotto ricorso alla • Emergenza COVID-19
pianificazione • Trainata dalle crisi contro gli imprevisti dia adottano l'analisi pianificazione completa pianificazione di scenari • Incorporazione della
di scenari • Analisi di sensibilità: formale degli scenari di scenari pianificazione di scenari
cosa succede se il in tutte le pianificazioni
fatturato cala del 10%? e proiezioni aziendali
Association for Financial Professionals, Guida di AFP alla pianificazione di scenari, 2020 Pianificare con scenari ipotetici | 5Il maggiore ricorso alle previsioni offre numerosi vantaggi. Il rovescio della medaglia Qual è il fattore con l'impatto maggiore sulla tua azienda?
è però dato dalla propagazione di ipotesi non verificate legate ai modelli esistenti. (risultati dell'indagine su FP&A e COVID-19)
L'incertezza delle informazioni ha creato una nuova situazione, denominata "VUCA"
Information uncertainty 75%
dall'Association for Financial Planners:
Collections and contacts 68%
Volatility (mutevolezza): che cosa succede? La situazione muta rapidamente
Lack of new customers/business development 68%
e inaspettatamente, e le regole del passato hanno un ruolo minore nel prevedere il futuro.
Diminishing demand from existing customers 67%
Uncertainty (incertezza): che cosa succederà? Se non si è sicuri del presente e di come Logistics/vendor challenges 58%
muoversi, si fanno previsioni più numerose o meno affidabili.
Liquidity/acess to capital 51%
Complexity (complessità): perché succede questo? I problemi si confondono, non c'è Financial markets (FX, interest rates) 50%
un rapporto evidente di causa-effetto. Si riduce la nostra capacità di modellare il risultato
Labour availability 40%
sulla base delle variabili note.
Material and goods shortage 39%
Ambiguity (ambiguità): che cosa significa questo? I rapporti causa-effetto sono poco
Other 31%
chiari, con la conseguenza di rendere difficile l'interpretazione e l'estrapolazione.
Association for Financial Professionals, Guida di AFP alla pianificazione di scenari, 2020
Per quanto i migliori team FP&A svolgano il ruolo di consulenti strategici dell'azienda,
le dinamiche VUCA pongono seri ostacoli. I team devono pertanto disporre di metodi Il COVID-19 potrà non restare con noi per sempre, ma la necessità di essere pronti
per fare chiarezza in mezzo all'incertezza delle informazioni. È importante non solo alle nuove sfide rimarrà. E l'antidoto è rappresentato da una pianificazione rapida
assimilare in fretta le nuove informazioni, ma anche utilizzarle per valutare una di scenari multipli.
molteplicità di esiti futuri.
Pianificare con scenari ipotetici | 6Come funziona la pianificazione di scenari multipli
In un mondo dominato dall'incertezza, affidarsi alle previsioni classiche non porta lontano. Analisi di sensibilità
La pianificazione di scenari ne rappresenta l'evoluzione all'ennesima potenza. I team Alcune aziende cercano di pianificare gli scenari servendosi "dell'analisi di
FP&A la usano per visualizzare e analizzare in dettaglio evenienze diverse, invece sensibilità". Ma si tratta di un'alternativa meno rigorosa e completa. Il modello
di impegnare risorse finanziarie in base a stime o ipotesi non verificate. mostra in che modo variano alcuni elementi sensibili come le entrate nette
e il flusso di cassa in una variabile specifica.
Il Finance incrementa o riduce diversi elementi di performance finanziaria per
poi verificare l'impatto di una serie di dimensioni l'una rispetto all'altra. Una volta La pianificazione di scenari, al contrario, mette in relazione più punti di sensibilità.
individuata la soluzione ottimale in ciascuno scenario, il Finance sceglie l'approccio I responsabili della pianificazione sono pertanto in grado di individuare
più vantaggioso per l'azienda. precocemente il cambiamento interconnesso che ha luogo nel loro ambiente.
Le recessioni economiche rappresentano un buon momento per applicare
la pianificazione di scenari. Le difficoltà finanziarie possono ripercuotersi
su definizione dei prezzi, espansione dell'attività, costi, turnover del personale,
e non solo. Ed è qui che entra in gioco la simulazione. Adeguando la performance in
base ai business driver, puoi modellare l'impatto delle fasi di espansione e contrazione
economica sulla tua operatività, nonché stimare come varia il risultato in base alla tua
risposta alle condizioni iniziali.
“
Possiamo individuare con facilità quali cambiamenti
apportare a team, persone giuridiche e paesi e ricavarne
il quadro completo delle implicazioni per l'azienda
e per la redditività nel suo complesso.
Direttore
Financial Planning & Analysis
Tenable, Inc.
Pianificare con scenari ipotetici | 7“
In che modo la pianificazione di scenari mette il turbo
all'agilità aziendale Con gli sconvolgimenti in atto dovuti al COVID-19,
L'agilità aziendale si può considerare sotto tre aspetti diversi. Ciascuno di essi può ci troviamo in modalità di pianificazione
trarre vantaggio dalla pianificazione mediante scenari, nel modo seguente:
settimanale. La buona notizia è che Workday
1. Visione
Adaptive Planning ci ha consentito di elaborare
Essere preparati a tutto in un contesto incerto richiede una visione a 360 gradi; i team
in un batter d'occhio vari scenari possibili, e questa
FP&A efficaci lo sanno e stanno all'erta tenendo d'occhio potenziali cambiamenti. flessibilità ha fatto un'enorme differenza per noi.
Servendosi dei dati che abbiamo raccolto, il team
La pianificazione di scenari aiuta a integrare il concetto di incertezza. Le aziende più
è intervenuto sul fatturato, ha messo a punto un
preparate alle turbolenze sono quelle che analizzano attivamente e meticolosamente
piano di gestione delle spese e ha ricavato una
ogni eventualità, servendosi della potenza di fuoco di meccanismi consolidati come la
business intelligence, la performance interfunzionale, il monitoraggio della concorrenza prospettiva in tempo reale dell'impatto di queste
e non solo. modifiche sul margine operativo lordo.
Controller
2. Riconoscimento Finance Transformation
Riconoscere gli eventi potenziali consente ai team FP&A di individuare la risposta RATP Dev USA
migliore. È qui che la pianificazione di scenari dà il meglio di sé, perché chi la adotta
è in grado di interpretare ciò che vede e considerare tutte le possibili implicazioni.
Quando effettui la pianificazione di scenari nell'ambito di un processo solido,
metti già in conto la sequenza di eventi che potrebbe condurre a un esito
piuttosto che a un altro.
3. Risposta
Andare a identificare gli eventi potenziali e riconoscerli è uno strumento utile
per i team FP&A. Ma c'è bisogno anche di predisporre un'azione di prevenzione
o mitigazione. La pianificazione di scenari ti aiuta a prevedere una vasta gamma
di esiti possibili e a prepararti per ogni eventualità.
In questo modo puoi accorciare i tempi che ti servono per attuare una risposta.
Pianificare con scenari ipotetici | 8Come e con chi pianificare?
Un team FP&A efficace non si trova da solo alla guida, ma collabora proattivamente Boston Scientific riconfigura il suo processo di pianificazione e definizione
con parti diverse dell'azienda, portandola a migliorare i processi di pianificazione. del budget
Boston Scientific si trovava ostacolata poiché dipendeva dal reparto IT per
Tale imperativo è rafforzato dalla pianificazione mediante scenari. In fondo, ha poco l'aggiornamento dei regolamenti, dei calcoli e delle condizioni aziendali all'interno
senso simulare uno scenario che non rispecchia una realtà riconosciuta dai team di un software on-premise.
funzionali. A livello pratico ciò comporta che il team FP&A si rapporta con un insieme
più vasto di stakeholder. Confrontandosi con i responsabili aziendali operativi, Sfide
il Finance può ottenere punti di vista diversi e individuare così i propri punti ciechi. • Dipendenza dall'IT per la gestione del sistema di budget
• Mancanza di trasparenza in merito alle ipotesi su cui si basava il modello
Per fare un esempio, il reparto vendite ha spesso una visione più granulare dei
di budget
rischi di mercato che non delle previsioni. I responsabili della pianificazione
della domanda potrebbero superare gli altri team quando si tratta di capire • Difficoltà a modificare i sistemi per stare al passo con i cambiamenti operativi
l'impatto di eventi dirompenti sulle filiere produttive. L'HR è spesso il più indicato
Risultati
per conoscere le ripercussioni di uno scenario sul fabbisogno di effettivi.
Quando ha adottato la pianificazione mediante scenari e l'analisi dell'impatto
Pianificare gli scenari con frequenza maggiore contribuisce soprattutto a migliorare aziendale, Boston Scientific ha affidato il controllo su budget e reportistica
i processi decisionali. I team FP&A delle grandi aziende possono elaborare numerosi a chi se ne occupava davvero.
scenari in un unico passaggio, ripetendo la procedura più volte l'anno. Per le PMI
spesso basta elaborare 3-4 scenari nel corso dell'anno, nell'ambito della pianificazione In questo modo l'azienda ha potuto lavorare al massimo della produttività.
annuale o dell'integrazione degli imprevisti nei rolling forecast. Trasferendo i processi di pianificazione al cloud, Boston Scientific è stata in grado di:
• Eliminare il tempo in precedenza dedicato a verificare i calcoli e tracciare
le attività
• Incentivare tra il Finance e i responsabili di altri reparti una maggiore
collaborazione e senso di comproprietà rispetto al budget e alle previsioni
• Realizzare un ROI annuo del 300% rispetto al costo totale di proprietà
del software aziendale on-premise
Pianificare con scenari ipotetici | 9Che cosa conferisce efficacia alla pianificazione di scenari?
La pianificazione di scenari è uno strumento potente per esplorare una gamma di Una modellazione più rapida degli scenari fornisce a Tenable Network
possibili esiti. Ma le aziende che riescono a estrarne il valore maggiore non si limitano insight e spunti operativi
a eseguire una serie di passaggi, bensì adeguano il loro approccio ai principi cardine Tenable è un'azienda in rapida crescita che fornisce sistemi di sicurezza
che cercano di seguire. informatica. Sapeva di dover accedere alle proprie metriche sui dati e analizzarle
più in fretta per poter comprendere i trend fondamentali che andavano a vantaggio
Una pianificazione efficace di scenari deve conformarsi ai criteri seguenti: dei processi decisionali.
Deve esigere una prospettiva aziendale allargata. Non puoi pianificare scenari Sfide
in maniera efficace se conservi una visione limitata al singolo reparto. Per massimizzare
• Trovare nuovi modi per analizzare dati e metriche finanziarie, in modo
i benefici, i pianificatori devono abbandonare la tradizionale mentalità incentrata su
da sostenere la propria crescita globale
contabilità e gestione finanziaria e allargare invece lo sguardo alla totalità dell'azienda.
• Integrare dati provenienti da una pluralità di sistemi per potenziare
Non si tratta solo conciliare i diversi punti di vista interni. I team devono tener conto pianificazione e previsione
anche del contesto esterno, compresi tutti gli eventi con potenziali ripercussioni che
• Migliorare la modellizzazione finanziaria per potenziare i processi decisionali
possono esser generati dal mercato, dalla concorrenza o dai clienti.
dei dirigenti
Deve essere multidisciplinare. Occorre incoraggiare i processi decisionali collaborativi.
Risultati
Quando si mettono a punto i possibili scenari, il senior management deve non solo
I team FP&A hanno optato per un modello flessibile e integrato basato su driver,
venire coinvolto, ma anche occuparsi personalmente di mettere a punto interventi
in modo da elaborare in fretta scenari ipotetici. Di conseguenza, l'accuratezza
e risposte necessarie.
delle previsioni relative a scenari diversi è migliorata. È stato possibile:
Deve seguire un modello di proiezioni solido. Non è economico replicare il processo
• Integrare dati corretti provenienti da varie fonti in un modello robusto
annuale di definizione del budget per ciascuno scenario da elaborare. È meglio
di operatività aziendale
individuare le ipotesi fondamentali alla base dello scenario e la pianificazione basata
sui driver. In altre parole, devi identificare gli elementi più variabili e importanti • Elaborare con facilità scenari e analisi ipotetiche per individuare i risultati
e dedicarci l'80% dell'attenzione. stimati di decisioni a breve e lungo termine
• Mettere a punto in fretta previsioni accurate che migliorino i processi decisionali
Deve andare oltre il Finance. Gli strumenti di budgeting sono in genere incentrati
in materia di piano effettivi, investimenti nel marketing e vendite
sull'aspetto finanziario, nella forma ad esempio dei mastri. E soprattutto non
incorporano le ipotesi fondamentali che portano cambiamenti a livello contabile.
Affrontare questa criticità porta a galla tali ipotesi fondamentali. Fatto questo,
è opportuno monitorarle per tutto il corso dell'anno. È solo allora, infatti, che puoi
sapere verso quale scenario ti stai dirigendo e apportare le modifiche del caso.
Inserire le ipotesi nelle dashboard ti aiuterà a monitorare i KPI che riflettono. Pianificare con scenari ipotetici | 10“
Aprirsi all'imprevedibile per ottenere
un vantaggio competitivo Possiamo individuare con facilità quali
Operiamo in un ambiente ultra-competitivo, dove le aziende hanno meno cambiamenti apportare a team, persone giuridiche
tempo e devono prendere le decisioni giuste in fretta. È per questo che
e paesi e ricavarne il quadro completo delle
abbandonare la pianificazione statica tradizionale a favore del nuovo modello va
implicazioni per l'azienda e per la redditività
a incrementare il tuo vantaggio competitivo. Grazie alla pianificazione costante,
i responsabili decisionali possono guadagnare tempo prezioso portando alla nel suo complesso.
luce le conseguenze di una serie di decisioni e aumentando il numero di percorsi Director of Financial Planning and Analysis
a disposizione dell'impresa. Tenable Software
Abbiamo toccato con mano le potenzialità pressoché illimitate della pianificazione
di scenari. Le imprese che la adottano non solo ottengono uno strumento potente
per esplorare il futuro, ma incrementano anche l'agilità grazie alla condivisione
organica di informazioni e di idee tra i diversi settori.
È ora di ottenere un vantaggio competitivo senza sforzo.
Guarda come costruire dashboard interattive, elaborare numerosi scenari simulati
e tanto altro. Scopri come Workday Adaptive Planning ti sostiene nella
pianificazione mediante scenari. Guarda la demo ora.
Pianificare con scenari ipotetici | 11Workday Italy S.r.l | Milano | Italia | Telefono: + 39 02 947 57421 | workday.com/it © 2021. Workday, Inc. Tutti i diritti riservati. Workday e il logo Workday sono marchi registrati di Workday, Inc. Tutti gli altri marchi e nomi di prodotto sono marchi o marchi registrati dei rispettivi titolari. 20211116-scenario-planning-2b-ebook-ITIT
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