MONITORAGGIO AVVIO CICLO DELLA PERFORMANCE 2019 - Sapienza
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MONITORAGGIO AVVIO CICLO DELLA PERFORMANCE 2019
(Approvato dal NVA nella riunione del 18 febbraio 2019)
Premessa
Il Nucleo di Valutazione di Ateneo (NVA) nelle sue funzioni di Organismo
Indipendente di Valutazione di Sapienza Università di Roma, riveste un ruolo
strategico nell’ambito del ciclo di gestione della performance. Anche se non ha il
compito di predisporre i relativi documenti (responsabilità precipua
dell’amministrazione), esso ha una funzione di controllo interno, di monitoraggio e di
garanzia della correttezza dei processi di misurazione e valutazione dell’Ateneo1.
Il monitoraggio dell’avvio del ciclo della performance è un’attività che l’Anvur ha
lasciato alla libera iniziativa degli OIV; nella piena consapevolezza dell’importanza
che un controllo di conformità e di appropriatezza assume all’interno del ciclo di
gestione della performance, e allo scopo di poter segnalare tempestivamente le
eventuali criticità che necessitino di azioni correttive da parte dell’Amministrazione, il
NVA di Sapienza ha elaborato, già nel 2017, una propria griglia di analisi e valutazione
del Piano integrato2.
In questo quadro, il presente documento illustra gli esiti dell’attività di monitoraggio
effettuata sull’avvio del Ciclo della performance dell’Ateneo per l’anno 2019, con
riferimento al Piano Integrato 2017-2019 – Aggiornamento 2019 (di seguito PI 2019)
che ha dato formalmente avvio a tale ciclo3.
1. Istruttoria svolta
L’analisi del PI 2019 è stata effettuata con l’ausilio della griglia di cui all’allegato 1,
nella quale il NVA ha sintetizzato le proprie osservazioni. Il NVA ha anche effettuato
un esame di confronto con il precedente documento di Monitoraggio di avvio ciclo, in
modo da poter cogliere le variazioni intercorse da un anno all’altro nonché di verificare
1
Art. 14, D.Lgs. n. 150/2009 e ssmmii
2
Le “Linee guida per la gestione integrata del Ciclo della performance delle università statali italiane” emanate da
Anvur nel luglio 2015 hanno sancito la decadenza delle scadenze e degli adempimenti extra-normativi stabiliti dalle
delibere CIVIT. Il monitoraggio di I livello sull’avvio del Ciclo della performance da parte degli OIV era previsto e
disciplinato dalle delibere CIVIT n. 6/2013 e n. 23/2013, che proponevano una Scheda standard di monitoraggio per
facilitare e omogeneizzare tale attività. Il NVA ha deciso di mantenere tale momento di monitoraggio, elaborando allo
scopo uno strumento proprio aderente alla specifica realtà dell’Ateneo, al fine di evidenziare i progressi conseguiti
rispetto al passato e di rilevare le criticità.
3 Il Piano Integrato 2017-2019 – aggiornamento 2019 è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione il 29 gennaio
2019 e contestualmente pubblicato sul sito dell’Ateneo e sul Portale della performance del Dipartimento della
Funzione pubblica; è stato inoltre approvato dal Senato Accademico il 12 febbraio 2019.
1
se e come l’Amministrazione abbia tenuto conto delle osservazioni formulate dal
Nucleo.
Il Piano è stato analizzato in base alle dimensioni previste nella griglia:
a) Processo di redazione e rispetto della tempistica
b) Contenuti generali
c) Performance – Obiettivi operativi
d) Performance – Indicatori e target
e) Informazioni per gli stakeholder
Per ciascuna dimensione sono state formulate delle risposte sintetiche che, nel loro
insieme, delineano la valutazione complessiva del PI 2019 (tale valutazione, in termini
di buone pratiche/progressi e criticità, è esposta nel successivo par. 2), cui si
aggiungono le considerazioni conclusive del NVA.
2. Valutazione
Il 2019 è l’ultimo anno di attuazione del Piano Integrato di Ateneo 2017-2019: in
questo quadro, il Nucleo ha particolarmente apprezzato che il processo di
redazione abbia opportunamente tenuto conto di quanto già conseguito negli anni
precedenti, dando evidenza di quali obiettivi siano stati già raggiunti nel biennio già
trascorso; l’inserimento di nuovi obiettivi getta inoltre le basi per la pianificazione
operativa del prossimo triennio. Questo è stato possibile grazie all’iter consolidato che
contempla momenti di condivisione con la dirigenza e con tutti i soggetti coinvolti nella
pianificazione operativa dell’Ateneo.
La struttura del PI 2019 è coerente con le indicazioni delle Linee Guida Anvur, e la
tempistica dettata dalla normativa è stata rispettata con l’approvazione e la
pubblicazione del PI 2019 nei tempi previsti (entro il 31 gennaio).
Per quanto riguarda i contenuti generali, si confermano le valutazioni positive degli
anni precedenti: gli obiettivi operativi sono coerenti con quelli strategici e con tutti i
documenti programmatici di Ateneo (programmazione economico finanziaria, PTPC
etc.) nonché con le politiche per l’assicurazione della qualità e per le pari opportunità
e il benessere organizzativo.
Il NVA ravvisa in particolare nel Piano 2019 l’adeguata presenza di riferimenti espliciti
alle misure di contrasto della corruzione e di recepimento delle disposizioni di legge
in materia di comunicazione e trasparenza (a titolo esemplificativo, si segnalano
alcuni obiettivi specifici come il 5.24 bis. Aggiornare la mappatura dei processi
amministrativi della Sapienza ai fini del miglioramento della performance e della
2rilevazione del rischio di corruzione, l’obiettivo 5.33. Migliorare la performance
amministrativa attraverso le misure di prevenzione della corruzione e di trasparenza
nella salvaguardia della privacy).
I previsti momenti di monitoraggio, ivi compreso il monitoraggio intermedio al 30
giugno, permetteranno di attuare eventuali interventi correttivi sulla pianificazione
operativa, così come avvenuto efficacemente lo scorso anno.
Il PI 2019 inoltre illustra compiutamente le modalità di valutazione del Direttore
Generale, del personale dirigente e non, in conformità al nuovo Sistema di
Misurazione e Valutazione della Performance (SMVP)4 al quale si fa rinvio in
diversi passaggi del Piano. Con riferimento al SMVP, il NVA apprezza che
l’Amministrazione abbia elaborato e approvato il documento, che attendeva di essere
aggiornato da tempo (attività che il Nucleo aveva più volte sollecitato), dando avvio al
lavoro di revisione periodico del SVMP previsto dal D. Lgs. 74/2017 che consentirà di
recepire eventuali modifiche ed integrazioni già dal prossimo anno, se necessarie, e
anche di inserire metodologie innovative.
Per quanto riguarda gli obiettivi operativi in dettaglio, il NVA rileva che risultano
essere specifici e misurabili in termini concreti e chiari, tali da supportare un
significativo miglioramento della qualità dei servizi erogati e degli interventi previsti,
riferibili ad un arco temporale determinato e correlati alla quantità e alla qualità delle
risorse disponibili.
Il Nucleo rileva tuttavia che il Piano non contiene ancora gli obiettivi per le Strutture,
anche se tale mancanza è giustificata all’interno del Piano (par. 2.3) 5 ed è stato
previsto un inserimento degli stessi nella programmazione operativa di Ateneo entro
il primo trimestre del 2019. Il NVA vigilerà su tale inserimento.
Per quanto riguarda l’Amministrazione Centrale, si nota che il numero degli obiettivi
assegnati (9) al Direttore Generale è lo stesso del 2018, tuttavia alcuni obiettivi sono
stati riformulati con particolare attenzione alla Terza Missione, alla parità di genere
ed al raccordo con i Centri di Spesa, cogliendo in tal modo sia le raccomandazioni
espresse dal Nucleo nell’ultima relazione annuale, sia le indicazioni contenute nelle
recenti linee guida Anvur6.
Il Nucleo valuta positivamente la diminuzione del numero complessivo degli obiettivi
per le Aree dirigenziali, anche grazie all’impegno costante dell’Ateneo che ha
4
Il Sistema di misurazione e valutazione della performance di Sapienza - anno 2018 (approvato dal SA e dal CdA
rispettivamente l’11 e il 18/12/2018 (delibere n. 378/18 e 466/18) pubblicato sul sito istituzionale si applica al ciclo della
performance 2019.
5
L’intenzione è quella di assegnare alle Strutture un obiettivo che sia la prosecuzione di quanto previsto per il 2018, che
riguardava l’elaborazione di Piani strategici di Facoltà e di Dipartimento; sarà tuttavia necessario attendere la conclusione del
lavoro di analisi degli stessi assegnato a un appositamente costituito Gruppo di Lavoro.
6
http://www.anvur.it/wp-content/uploads/2019/01/Linee-Guida-per-la-gestione-integrata-del-ciclo-della-performance-e-del-
bilancio.pdf
3permesso di raggiungere molti obiettivi inizialmente stabiliti già nel corso del biennio
passato. Si ricorda infatti che nel 2017 erano stati assegnati 69 obiettivi, poi
incrementati fino ai 77 del 2018; per il 2019 invece sono stati assegnati 65 obiettivi di
cui tuttavia ben 9 sono di nuova definizione7.
Per quanto riguarda gli indicatori e i target associati agli obiettivi, il Nucleo osserva
un miglioramento complessivo nel corso del triennio testimoniato dalla definizione di
indicatori sempre più adeguati all’obiettivo cui si riferiscono e il ricorso a un costante
aggiornamento degli stessi.
Nel loro insieme i target risultano essere realistici, quantificabili e misurabili, con un
sufficiente livello di sfidabilità.
Per quanto riguarda l’attenzione alle informazioni per gli stakeholders, il Nucleo
apprezza il fatto che sia possibile risalire alle fonti utilizzate e ai documenti citati
tramite l’inserimento di note e link.
3. Conclusioni
Con riferimento a quanto raccomandato nelle recenti linee guida Anvur, il Nucleo
ravvisa uno sforzo continuativo dell’Ateneo per ancorare il piano integrato a tutto
l’insieme dei documenti di pianificazione strategica ed operativa, nell’ottica di
pervenire ad un’integrazione effettiva che inserisca in un sistema compiuto le scelte
fondamentali di politica dell’ateneo, esplicitate nei diversi documenti di
programmazione.
Il Nucleo raccomanda in particolare all’Ateneo di continuare ad approfondire il livello
di coerenza delle performance operative con le politiche di bilancio e contabilità,
attraverso l’utilizzo sempre più consapevole degli strumenti informatici a supporto dei
sistemi di controllo di gestione e di contabilità analitica che forniscono un valido
supporto alle scelte operative più efficaci ed efficienti, anche in termini di consumo di
risorse per il funzionamento, e che consentono una seria valutazione dei risultati
raggiunti.
Il NVA, dunque, sottolinea l’importanza di ragionare in una prospettiva “evolutiva”,
che non si limiti a rispettare una tempistica che coordini i diversi momenti
programmatori, ma che racchiuda in sé la capacità di saldarli al momento della
rendicontazione.
7
Gli obiettivi di nuova definizione sono: 1.12; 1.13; 2.6; 2.10; 5.1 bis; 5.23 bis; 5.24 bis; 5.27 bis; 5.33.
4Per quanto sopra esposto e con l’ausilio della griglia di valutazione predisposta in
allegato, il Nucleo ritiene che il Piano Integrato 2019 sia stato elaborato in linea con
gli indirizzi espressi nel Piano strategico 2016-2021, con la programmazione
economico-finanziaria di Ateneo, con le politiche di assicurazione della qualità, con le
misure di contrasto della corruzione, per la trasparenza e con le metodologie
prescritte nel SMVP.
Quest’ultimo aggiornamento del Piano Integrato 2017-19 rinsalda i punti di forza
precedentemente apprezzati: la chiarezza e la fruibilità del documento, la presenza
di obiettivi orientati al miglioramento complessivo e un’adeguata qualità degli
indicatori e dei target associati agli obiettivi operativi. Gli obiettivi via via riformulati e
gli annessi indicatori rimodulati indicano la volontà dell’Ateneo di lavorare sulla
flessibilità, nonostante la complessità di una organizzazione molto grande al fine di
fornire una pronta risposta a fronte di un contesto di riferimento estremamente
variabile.
Si ravvisa un miglioramento costante che evidenzia anche l’attenzione posta
dall’Amministrazione nel recepire i suggerimenti del Nucleo e le indicazioni dell’Anvur.
Il NVA ritiene pertanto che il ciclo della performance per il 2019 sia stato avviato
in modo corretto e coerente con il quadro di riferimento delineatosi a livello interno
ed esterno, e che ci siano le giuste premesse per concludere positivamente il triennio
di riferimento di questo Piano.
Infine, nella prospettiva della definizione del Piano Integrato per il prossimo triennio
2020-22, il Nucleo raccomanda di affrontare in tempo utile le problematiche relative
a una pianificazione operativa più snella che renda possibile anche una valutazione
(con metodologie da definirsi nel prossimo SMVP) che tenga conto del contributo di
ciascuna struttura al conseguimento degli obiettivi.
5All. 1 Griglia di valutazione per esame Piano Integrato 2017-2019 – Aggiornamento 2019
Ambiti Aspetti considerati Sì/No Osservazioni
Il Piano Integrato 2017-2019: Aggiornamento 2019 è
Il Piano è stato approvato e pubblicato stato approvato dal CdA il 29/01/2019.
entro il 31 gennaio 2019 (D. Lgs. Sì E’ stato successivamente pubblicato sul sito di Ateneo e
150/2009 e ssmmii)? sul Portale della performance del Dip. della Funzione
pubblica il 30/01/2019.
Sono stati coinvolti tutti i soggetti
L’Aggiornamento 2019 del Piano è stato condiviso con
interessati dalla pianificazione operativa?
tutta la dirigenza per quanto riguarda gli obiettivi
(Quali soggetti hanno partecipato
a) Processo Sì operativi dell’AC; per specifici paragrafi hanno
all’elaborazione del Piano? Il piano è stato
di redazione collaborato le Aree competenti.
condiviso/negoziato con la dirigenza?
del Piano e
Con i vertici delle strutture?)
rispetto della
Il Piano segue le indicazioni dell’ANVUR
tempistica
(Linee Guida per la gestione integrata del Sì
Ciclo della performance)?
È previsto un momento formale di monitoraggio
intermedio, sulla base di una Relazione del DG dello
È prevista una tempistica per il
stato di avanzamento degli obiettivi operativi al 30
monitoraggio in itinere e l’applicazione di Sì
giugno di ogni anno, inviata al NVA. Il monitoraggio
eventuali interventi correttivi?
consente di far emergere l’esigenza di eventuali revisioni
da parte dell’Amministrazione stessa.
Il Piano è coerente con il Piano Strategico
Sì
2016-2021?
Il Piano è coerente le politiche per
Sì
l’Assicurazione della qualità?
E’ coerente con il SVMP valido per il ciclo della
Il Piano è coerente con il Sistema di
performance 2019, approvato dal Consiglio di
Misurazione e Valutazione della Sì
Amministrazione il 18 dicembre 2018 con il parere
Performance?
favorevole del NVA
Il Piano è coerente, anche grazie all’anticipazione del
b) Contenuti Il Piano è coerente con la
Sì processo di negoziazione degli obiettivi tra ottobre e
generali programmazione economico-finanziaria?
novembre
Il Piano illustra le modalità di valutazione
delle prestazioni del Direttore Generale, Nel Piano son illustrate tali modalità, in coerenza con il
Sì
del personale dirigente e del personale SMVP (cap.5 par.5.1)
non dirigenziale?
Il Piano è coerente con le politiche di
prevenzione della corruzione e di Sì
trasparenza?
Il Piano è coerente con le politiche di pari
Sì
opportunità e benessere organizzativo?
6Ambiti Aspetti considerati Sì/No Osservazioni
Gli obiettivi operativi sono coerenti con la
missione istituzionale, con le strategie e
Sì
con le priorità politiche
dell’amministrazione?
La descrizione è presente e pienamente evidenziata
dalla struttura della tabella degli obiettivi operativi, che
È descritto il cascading degli obiettivi? Sì
indica l’obiettivo strategico da cui gli stessi derivano
(Capitolo 2, Tab.4)
Gli obiettivi operativi contribuiscono al Gli obiettivi operativi sono definiti allo scopo di
Sì
conseguimento degli obiettivi strategici? contribuire al conseguimento degli obiettivi strategici
La descrizione è presente; per ogni obiettivo operativo
È descritto il cascading delle
Sì sono indicate le Aree e gli Uffici responsabili (Capitolo 2
responsabilità?
Tab.4)
Gli obiettivi risultano essere tutti temporizzati; quando
Gli obiettivi hanno un preciso riferimento
Sì non diversamente indicato, sono tutti da conseguirsi
temporale?
entro il 31 dicembre 2019.
Gli obiettivi del DG sono oggetto di un paragrafo
Sono indicati gli obiettivi del Direttore
Sì dedicato (cap. 2, par. 2.1) e di nuovo riportati nell’ambito
Generale?
della tabella 4
Sono stati definiti gli obiettivi operativi
Sì Sono definiti e elencati nell’ambito della tabella 4.
c) delle Aree dirigenziali?
Performance Alla data di approvazione del PI 2019 non sono stati
– Obiettivi ancora definiti gli obiettivi delle Strutture; l’Ateneo si è
operativi Sono stati definiti gli obiettivi operativi
No impegnato a procedere all’integrazione del Piano con gli
delle Strutture (Facoltà e Dipartimenti)?
obiettivi per Dipartimenti e Facoltà entro il primo
trimestre 2019.
Gli obiettivi sono chiari, rilevanti e
Sì Gli obiettivi rispondono alle caratteristiche richieste
misurabili?
Il numero degli obiettivi è coerente con la Il numero elevato degli obiettivi è coerente con la
Sì
complessità dell’Ateneo? complessità dell’Ateneo, che conta 13 Aree dirigenziali
Il numero degli obiettivi è cambiato rispetto agli anni
precedenti, sia perché le attività inerenti alcuni obiettivi
sono state concluse, sia perché nuovi obiettivi sono stati
aggiunti in coerenza con le necessità rilevate. Per il 2019
si evidenzia una notevole diminuzione degli obiettivi.
In alcuni casi, anche se il numero rimane uguale,
Ci sono state variazioni nel numero degli
Sì possono esserci state riformulazioni o aggiornamenti
obiettivi rispetto al triennio precedente?
nella definizione degli stessi.
Per quanto riguarda il DG:
Obiettivi 2019 = 9; 2018 =9 ;2017 =8
Per quanto riguarda gli obiettivi dell’Amministrazione
centrale:
2019= 65 ; 2018=77; 2017=69
7Ambiti Aspetti considerati Sì/No Osservazioni
Nel Piano è indicata l’allocazione delle risorse finanziarie
con riferimento ad obiettivi di carattere progettuale e/o
strategico. (Cap.1 Par.1.5); in particolare la tabella n. 2
Gli obiettivi riportano le risorse finanziarie
Sì riporta gli stanziamenti per singolo obiettivo; si segnala
necessarie per il loro conseguimento?
che una parte degli obiettivi presenti nel Piano integrato
viene perseguita con la sola forza lavoro in servizio nelle
unità organizzative incaricate.
Gli obiettivi operativi sono coerenti con gli
obiettivi di trasparenza e di prevenzione Sì Sono tutti coerenti e alcuni specificamente mirati.
della corruzione?
Gli indicatori associati agli obiettivi Si riscontra adeguatezza tra gli obiettivi e i relativi
operativi sono adeguati per l’obiettivo di Sì indicatori, frutto di una evidente condivisione con gli uffici
riferimento? responsabili delle attività di riferimento.
In coerenza con la complessità dell’obiettivo o con il
Il numero degli indicatori è coerente con la
Sì livello di conseguimento dello stesso nel corso del
complessità degli obiettivi?
tempo, è stato definito un numero adeguato di indicatori.
Nella maggioranza dei casi si fa riferimento a basi di dati,
d) La misurazione degli indicatori avviene ma permangono alcuni indicatori misurati attraverso
Sì
Performance sempre attraverso basi di dati? target generici (es. tempi di conclusione di determinate
– Indicatori e attività)
target I valori di riferimento (baseline) rispetto ai quali sono
I target associati agli indicatori sono definiti i target degli obiettivi pluriennali sono usualmente
definiti sulla base di valori storici Sì i risultati conseguiti l’anno precedente (solare o
(baseline)? accademico); non sempre è presente un baseline
(dipende dal tipo di target individuato)
Si riscontra una sufficiente coerenza tra baseline e
E se sì, i target sono coerenti con tali
Sì target, con un buon livello di attenzione affinché gli stessi
valori? Sono sfidanti?
risultino sfidanti.
e) Ogni volta che è citato un documento, sono chiaramente
Informazioni Sono presenti chiari riferimenti ad altri indicate le fonti per eventuali approfondimenti e quando
Sì
per gli documenti utili per approfondimenti? è possibile se ne agevola la fruizione con l’inserimento
stakeholder di link
L’avvio del Ciclo della performance è
Sì
complessivamente adeguato?
Conclusioni
Si evidenziano miglioramenti/peg- Nell’insieme, rispetto al passato si è in presenza di un
Sì
gioramenti rispetto agli anni precedenti? processo di progressivo miglioramento.
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