Linea guida per il Regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express - Marzo 2021 Nippon Express Co., Ltd. Divisione Promozione RSI - Franco Vago

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Linea guida per il Regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express - Marzo 2021 Nippon Express Co., Ltd. Divisione Promozione RSI - Franco Vago
Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

   Linea guida per il Regolamento anticorruzione
            del Gruppo Nippon Express

                                         Marzo 2021
           Nippon Express Co., Ltd. Divisione Promozione RSI

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Linea guida per il Regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express - Marzo 2021 Nippon Express Co., Ltd. Divisione Promozione RSI - Franco Vago
Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

Introduzione

Nell'accelerare ulteriormente l’espansione futura delle proprie attività
all'estero, il Gruppo Nippon Express riconosce la fondamentale importanza di
garantire una concorrenza leale nelle transazioni internazionali e di creare un
sistema per conformarsi alle leggi internazionali. Inoltre, alla luce della
tendenza globale verso una regolamentazione più stringente contro gli atti di
corruzione, nel febbraio 2021 è stata istituito il Regolamento anticorruzione
del Gruppo Nippon Express, al fine di creare un quadro anticorruzione in
grado di adempiere alla legge statunitense sulle pratiche anticorruzione
all’estero (Foreign Corrupt Practices Act) e alla Legge anticorruzione del
Regno Unito.

Marzo 2021
Nippon Express Co., Ltd.
Responsabile della promozione RSI

Finalità della presente linea guida

La linea guida indica i criteri della politica di un sistema che dovrebbe essere
preparato a prevenire atti di corruzione in conformità con le norme
anticorruzione del Gruppo Nippon Express. Contiene anche casi tipici e
standard decisionali al fine di evitare che i dipendenti siano coinvolti in atti di
corruzione nelle loro attività lavorative.
Chiediamo che ogni società del Gruppo Nippon Express soggetta al
Regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express prepari il piano
adeguato sulla base della presente linea guida.

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Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

Indice

         1. Finalità di utilizzo della linea guida                                                      4
         2. Definizioni dei termini impiegati                                                           4
         A) Dipendenti pubblici (Riferimento: articolo 4-1 del Regolamento                              4
         B) Standard per la determinazione dei profitti aziendali illeciti (riferimento: Articolo 4-4
         del Regolamento)                                                                                5
         3. Leggi e normative di importanza mondiale in materia di corruzione (leggi importanti         con potenziale
         applicazione extraterritoriale)                                                                 5
         4. Garantire un corretto rapporto commerciale                                                   7
         A) Atti che rischiano di venire interpretati come corruzione                                    7
         B) Intrattenimento e regali                                                                     7
         C) Rapporti d’affari inappropriati e casi tipici riconosciuti                                   8
         D) Ripiego di emergenza                                                                        8
         5. Esternalizzazione                                                                           8
         A) Note sull’uso di cautela in caso di esternalizzazione                                       8
         B) Esternalizzazione che comporta rischi                                                       9
         C) Misure di prevenzione dei rischi                                                            9
         6. Creazione e archiviazione di registri o record                                              9
         A) Elementi che sono validi come record                                                        9
         7. Sistema di conformità legale                                                                9
         A) Esempi di articoli contrattuali anticorruzione e articoli sulla revision                    9
         8. Istruzione e formazione                                                                     10
         A) Istruzione e formazione                                                                     10
         Allegato 1: Indice di percezione della corruzione                                              11

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Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

        1. Finalità di utilizzo della linea guida
        La presente linea guida è stata creata per i dipendenti di ciascuna società del Gruppo Nippon Express
    allo scopo di accrescere la loro consapevolezza e comprensione della prevenzione della corruzione. Con
    il termine "Dipendente" qui si includono tutti i direttori e i dipendenti, nonché i dipendenti delle società di
    personale.
        Questa linea guida fornisce solo le argomentazioni sui punti basilari e non intende essere esaustiva.
    Se un dipendente di una società del Gruppo Nippon Express ritiene di avere una conoscenza insufficiente
    in materia di prevenzione della corruzione, o è confuso riguardo a una decisione che deve prendere per
    prevenire la corruzione nello svolgimento quotidiano del proprio lavoro, deve fare riferimento a questa
    linea guida. Non prendere la decisione da solo e gestisci le questioni consultando sempre il tuo superiore
    o le divisioni appropriate.

      2. Definizioni dei termini impiegati

     (Riferimento: Regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express ["Regolamento"] articolo 4,
    Definizioni)

      A) Dipendenti pubblici (Riferimento: articolo 4-1 del Regolamento)
        Determina se la persona è un dipendente pubblico facendo riferimento a "Tipi di dipendenti pubblici
    giapponesi" e tabelle simili di seguito riportate.
      Tipi di dipendenti pubblici giapponesi

      Tipo                   Categoria di impiego           Esempio
      Dipendente             Funzionario speciale             Primo ministro, Ministri di Stato, giudici,
      pubblico                                                 personale giudiziario, membro della Dieta,
      nazionale                                                Personale del Ministero della difesa, Personale
                                                               della Dieta, ecc.
                             Funzionario ordinario            Personale / personale dell'impresa governativa ai
                                                               sensi della legge sulla remunerazione che lavora
                                                               presso un regolare ministero
                                                              Pubblico ministero
                                                              Personale          delle       agenzie    impegnate
                                                               nell'esecuzione amministrativa
      Dipendente             Funzionario speciale             Governatori, sindaci, membri del Congresso, ecc.
      pubblico locale        Dipendente ordinario             Dipendenti di azienda, ecc.
                                                                Dipendente             di     azienda   municipale
                                                                     (acquedotto, fognature, ecc.)
                                                                Manodopera qualificata
                                                                Manodopera semplice
                                                              Personale ai sensi della legge sulla
                                                               remunerazione
                                                                Funzioni amministrative generali (impiegati
                                                                     degli uffici prefettizi e comunali)
                                                                Insegnanti
                                                                Polizia, vigili del fuoco

       Sebbene le figure seguenti non siano dipendenti pubblici, sono trattate allo stesso modo dei dipendenti
       pubblici.

      Tipo                   Quadro generale                Esempio
      Dirigente di una       Esempi      di    società        La Banca del Giappone, la Banca per lo sviluppo
      società                governative giapponesi            del Giappone, Società Finanziaria del Giappone,
      governativa                                              ecc.
      giapponese o non       Esempi     di    società         Tennessee Valley Authority, National Railroad
      giapponese o di        governative degli Stati           Passenger Corporation (Amtrak), ecc.
      una società            Uniti
      affiliata al governo   Esempi     di    società          France Télécom, ecc.

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Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

                                governative francesi
         Dirigente trattato     Società con investimenti di       Esempi in Giappone: NTT, Japan Post, East
         come un                capitale da parte del              Nippon Expressway Company Limited, Japan
         funzionario            governo                            Tobacco, ecc.
         pubblico per           Altre organizzazioni              Istituti di ricerca nazionali / pubblici, ospedali
         legge (ritenuti                                           (ospedali nazionali / municipali, ecc.), scuole
         funzionari                                                (università nazionali).
         pubblici)                                                Istituzioni amministrative indipendenti, enti
                                                                   pubblici (enti pubblici di sviluppo del territorio,
                                                                   ecc.), alcune associazioni.
                                                                  Fondo pensione nazionale o di federazione,
                                                                   fondo pensione per benefici ai dipendenti, ecc.
         Persona coinvolta      Esempi di organizzazioni          Nazioni Unite, UNICEF, ILO, WTO, ecc.
         negli affari           internazionali                    Le organizzazioni internazionali composte da
         pubblici di                                               organizzazioni private non contano. Gli esempi
         un'organizzazione                                         includono il Comitato Olimpico Internazionale
         internazionale                                            (CIO).
         Figura coinvolta in    Si applica quando l'attività      "Attività sotto la giurisdizione di un'entità pubblica
         un'attività sotto la   è incaricata da un ente            nazionale / locale" si riferisce ad attività quali
         giurisdizione di un    pubblico di condurre affari        ispezioni, esami, certificazioni, test, registrazione,
         ente pubblico          pubblici                           ecc.
         locale o nazionale                                       I dipendenti di società di costruzioni sotto
         giapponese o non                                          contratto con un'impresa pubblica non contano in
         giapponese, o                                             quanto non sono soggetti alla giurisdizione di un
         un'organizzazione                                         ente pubblico nazionale / locale. Questi
         internazionale, e                                         dipendenti sono incaricati di svolgere il lavoro
         sotto contratto                                           solo dall'ente pubblico nazionale / locale.
         con tali
         organizzazioni

            Standard per la determinazione dei profitti aziendali illeciti (riferimento: Articolo 4-4 del
             Regolamento)
                Quanto segue è comunemente visto come spesa in denaro / capitale allo scopo di trarre
                   "profitti aziendali illeciti".
                Omaggio di regali costosi
                Frequente omaggio di regali, anche se non costosi
                Regalare certificati che possono essere scambiati con denaro
                Assumere preferibilmente il parente o il conoscente di un funzionario pubblico o persona
                   in posizione simile in una società del Gruppo
                Invitare la famiglia di un dipendente pubblico o di una persona in una posizione simile in
                   un luogo di villeggiatura che ha uno scarso rapporto con i prodotti o i servizi dell'azienda
                Utilizzo di attività legate a un funzionario pubblico o persona in una posizione simile come
                   l'agente, il consulente o il consigliere dell'azienda

È necessario prestare cautela quando si effettuano pagamenti a persone in quanto normalmente rientrano in
un tipico atto di corruzione. Tuttavia, quanto segue spesso non conta come corruzione, sebbene ciò dipenda
dalle leggi e dalle pratiche commerciali del paese in cui si trova la società del Gruppo.
                 La fornitura di calendari promozionali e altri articoli promozionali o memorabilia distribuiti
                     normalmente a un vasto pubblico
                 La fornitura di snack e bevande semplici durante le riunioni di lavoro
                 L'utilizzo di un veicolo aziendale per i dipendenti pubblici che visitano una sede aziendale
                     per affari, secondo necessità a seconda della situazione del traffico
                 Omaggio di regali stagionali di basso valore secondo i costumi locali

    3.    Leggi e normative di importanza mondiale in materia di corruzione (leggi importanti con potenziale
         applicazione extraterritoriale)

         (Riferimento: articolo 5-4 del Regolamento, Condizioni da rispettare)

         Legge                  Profilo della regolamentazione

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Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

      Legge sulle                L’FCPA è stato emanato nel 1977 con l'obiettivo di prevenire atti di
      pratiche di                 corruzione a fini commerciali verso i dipendenti pubblici al di fuori degli
      corruzione                  Stati Uniti. L'FCPA si applica non solo alle società statunitensi, ma anche a
      straniere -                 tutte le aziende che conducono affari con legami con gli Stati Uniti, il che
      Foreign Corrupt             significa che può essere applicato alle società del Giappone e di altri
      Practices Act               luoghi in tutto il mondo. Ad esempio, l'FCPA può essere applicato a una
      (FCPA)                      società giapponese anche quando la società compie un atto di corruzione
                                  nei confronti di un dipendente pubblico di un paese non collegato agli Stati
                                  Uniti, ma l'atto di corruzione stesso ha qualche collegamento con gli Stati
                                  Uniti.
                                 L’FCPA è stato emanato negli anni '70, periodo in cui la corruzione era
                                  dilagante. È stato scoperto un atto di corruzione tra la Lockheed
                                  Corporation degli Stati Uniti e funzionari del governo giapponese riguardo
                                  all'adozione di aerei da difesa. Ciò è avvenuto nello stesso periodo dello
                                  scandalo Watergate. È in questo contesto che è stato emanato l’FCPA, per
                                  correggere queste pratiche commerciali illegali.
                                 A tal fine, l’FCPA contiene norme per guidare l'amministrazione politica e
                                  aziendale in modo equo e genuino, senza fare affidamento sulla questioni
                                  quali la corruzione. Inoltre, contiene anche norme sulla corretta contabilità
                                  e controlli interni a suo supporto, poiché si ritiene che le aziende apportino
                                  modifiche illegali ai propri libri contabili quando conducono pratiche illegali.
      Legge                      L’UKBA penalizza le compagnie che operano nel Regno Unito nei casi in
      anticorruzione              cui l'azienda non sia in grado di fermare la corruzione al proprio interno.
      britannica - UK             L’UKBA è una legge relativamente nuova, emanata nel luglio 2010, con
      Bribery Act 2010            solo pochi casi di studio, ma è necessaria cautela poiché il numero
      (UKBA)                      dovrebbe aumentare in futuro.
                                 L’UKBA si applica alle società che operano nel Regno Unito, e anche le
                                  società straniere con filiali nel Regno Unito sono soggette alle misure
                                  dell'UKBA. È richiesta cautela in quanto si applica anche ai negozi locali e
                                  alle filiali aziendali anche se la società non ha una filiale nel Regno Unito.
                                  Analogamente all'FCPA, anche le aziende che operano nel Regno Unito
                                  possono essere soggette alle misure extraterritoriali dell'UKBA se
                                  compiono un atto di corruzione al di fuori del Regno Unito.
                                 Sebbene l'UKBA tratti gli stessi punti dell'FCPA riguardo al divieto di
                                  corruzione, i seguenti punti sono distintivi dell'UKBA:
                                 Mentre l'FCPA si applica solo ai dipendenti pubblici stranieri, l'UKBA si
                                  applica sia ai dipendenti pubblici che alle imprese private.
                                 I "pagamenti di facilitazione" sono esentati dall'FCPA, ma questa
                                  eccezione non esiste per l'UKBA.

                        Rubrica           Le multe per corruzione danneggiano gravemente l’azienda!

               Il caso delle società giapponesi A e B (FCPA)
                  Un funzionario del governo del paese N è stato corrotto con oltre 100 milioni di dollari in una
                   gara di appalto di costruzione nel paese africano N a cui ha partecipato una joint venture che
                   include la società giapponese di costruzione di impianti A e la società commerciale B.
                   L’incidente non ha alcun collegamento diretto con gli Stati Uniti, ma è in violazione dell’FCPA e
                   sotto la giurisdizione della legge statunitense in quanto uno degli investitori nella joint venture
                   che ha vinto la gara per la costruzione è una società statunitense. Il caso è stato risolto con
                   multe alla società A per circa 200 milioni di dollari e alla società B per 5,5 milioni di dollari.

               Il caso della società europea C (FCPA e altri)
                  Nell'arco di circa sette anni, il produttore europeo di aeromobili C ha corrotto continuamente 14
                   paesi in Medio Oriente e Sud America in cambio di acquisti di velivoli e altri prodotti.
                  Il suo metodo di corruzione lo portava a contattare i clienti attraverso la sua rete globale di
                   agenti di vendita, che chiama partner commerciali, aggiungendo un importo aggiuntivo per
                   corrompere i clienti, compresi i funzionari governativi.
                  Il caso si è risolto con sanzioni pecuniarie da parte delle autorità statunitensi e dell'UE per un
                   totale di 3,6 miliardi di euro.

                                                                6
Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

                 Altri rischi includono ... sospensione della partecipazione a gare per società
                 pubbliche, annullamento / sospensione di transazioni con clienti / istituzioni
                 finanziarie, esclusione / diminuzione del valore delle azioni investite, critiche
                 pubbliche da parte dei media / ONG e molte altre restrizioni finanziarie e rischi
                 per la reputazione.
    4.   Garantire un corretto rapporto commerciale

(Riferimento: articolo 5-5 e articolo 5-6 del Regolamento, Condizioni da rispettare)

    A)   Atti che rischiano di venire interpretati come corruzione

        I seguenti atti possono essere visti come corruzione se condotti oltre i limiti delle consuetudini
        commerciali.
     Tipo                  Profilo
     Sponsorizzazione          Atti di supporto che comportano la cessione di denaro, beni o personale per
                                attività sportive o culturali, eventi artistici, ecc.
                               È necessaria cautela per eventi o attività commerciali in cui vengono dati
                                denaro o beni per un atto di scarsa importanza o che non porterà al
                                marketing dell'attività della società del Gruppo.
     Donazioni in              “Supporto" è il sostegno monetario alle tariffe operative per i gruppi che
     beneficenza                svolgono attività di beneficenza, nonché il supporto attraverso la fornitura di
                                beni o personale.
                               Sebbene non vi siano problemi particolari con le donazioni a gruppi
                                riconosciuti pubblicamente come la Croce Rossa, potrebbero esserci
                                problemi con le donazioni a gruppi di volontari come organizzazioni no-profit
                                o ONG.
                               Anche se il denaro non viene corrisposto come donazione, i pagamenti per
                                cose quali le quote di iscrizione annuali o le quote di abbonamento a riviste
                                sono trattati come donazioni quando il valore dei servizi forniti non
                                corrisponde all'importo versato.
     Finanziamento             Il finanziamento politico è il sostegno monetario a un'organizzazione o
     politico                   individuo che svolge attività politica in un partito politico o in un gruppo
                                similare. Il supporto include anche la fornitura di beni o personale.
                               Simile a donazioni o sponsorizzazioni, ciò può essere interpretato come
                                corruzione a seconda dell'importo e della finalità.
     Promozioni                Le promozioni si riferiscono ad attività finalizzate ad accrescere la
     (materiale)                conoscenza e l'interesse per un prodotto o servizio e a promuoverne
                                l'acquisto.
                               I metodi di promozione includono la pubblicità, incentivi all’acquisto o premi
                                sull'acquisto, eventi e gadget.
                               È necessaria cautela quando si organizzano promozioni come l’acquisto di
                                eventi presso luoghi di villeggiatura e si invitano i clienti a partecipare,
                                offrendo loro beni che possono essere facilmente rivenduti a un prezzo
                                elevato, perché ciò può essere interpretato come corruzione.

    B)   Intrattenimento e regali
           Attenersi alle leggi e ai regolamenti nazionali / regionali in materia di intrattenimento e regali.
            Questo può diventare un problema se il destinatario è un dipendente pubblico (compreso chi è
            considerate come un dipendente pubblici) o se l'intrattenimento / regalo viene ripetuto spesso.
            Avere uno standard fisso per intrattenimento / regali e richiedere che vengano approvati
            preliminarmente è una strategia efficace per evitare i rischi associati ad essi.
              Nota relativa agli importi standard per intrattenimento e regali
              Tenere presente le situazioni di ciascun paese e regione in cui si trova la società del Gruppo
              quando si definiscono gli standard, poiché si presume che l'importo standard sarà diverso per
              ogni paese a seconda del suo standard economico.

             Esempio di standard per l'intrattenimento e i regali che richiedono l'approvazione preliminare:

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Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

            Quando il destinatario è un dipendente pubblico, indipendentemente dall'importo
            Quando l'importo utilizzato per il destinatario supera l'importo per un singolo set di
             intrattenimento / regalo secondo lo standard
   -     Quando l'intrattenimento / regalo viene offerto al destinatario frequentemente (quattro o più volte
         l'anno) anche se l'importo per un singolo intrattenimento / regalo non supera l'importo standard

   C)     Rapporti d’affari inappropriati e casi tipici riconosciuti

          Le azioni seguenti sono viste come casi tipici che descrivono rapporti d'affari inappropriati

       Tipo                Esempio di rapporto d’affari inappropriato
       Intrattenimento       Offerta di intrattenimento e regali superiore a quanto accettabile secondo le
       e regali               norme sociali, nel tentativo di ottenere informazioni che potrebbero essere
                              vantaggiose per ottenere l’impegno del beneficiario
                             L’offerta di intrattenimento e regali da parte di un subappaltatore di una
                              società del Gruppo a un funzionario pubblico che detiene i diritti di licenza, al
                              fine di ottenere la licenza per il cliente della società del Gruppo
                                (Esempio specifico)
                                La società del gruppo organizza ripetutamente di tasca propria costosi
                                banchetti con dipendenti pubblici, e usa questi banchetti per ottenere
                                informazioni importanti e riservate sulle gare per poi utilizzare queste
                                informazioni per fare offerte per nuovi incarichi, ecc.
       Corruzione            Pagamento di una commissione di appalto a una terza parte specificata da un
       tramite terze          dipendente pubblico che alla fine restituisce denaro al dipendente pubblico
       parti (venditore,      invece di dare tangenti direttamente al dipendente pubblico.
       ecc.)                 È richiesta cautela in quanto vi sono molti casi in cui viene fornita una
                              "tangente" da un consulente locale "competente" per assicurarsi che il lavoro
                              proceda senza intoppi anche senza istruzioni da parte della società del
                              gruppo.
                                (Esempio specifico)
                                In un incarico in cui venga accettato uno sdoganamento per il Paese A a
                                condizione che l'entità del Paese A autorizzata a effettuare un ordine
                                richieda il ricorso ad un consulente locale, e il pagamento del consulente
                                locale non valga la quantità di lavoro svolto.
       Assunzione di            La corruzione non avviene solo attraverso il denaro, ma include anche
       parenti                  l'assunzione della persona o dei suoi parenti nella società del gruppo.
                                (Esempio specifico)
                                Un dipendente pubblico in buoni rapporti richiede che un dipendente
                                assuma un parente, e il parente viene assunto senza una valutazione delle
                                sue capacità.

   D) Deroga per emergenza
   La deroga per emergenza è un importo minimo che deve essere pagato quando non ci sono altre scelte
   realistiche da fare per evitare danni reali alla vita e al corpo, come in situazioni in cui può scoppiare la
   violenza se non viene effettuato il pagamento.
   Un esempio specifico potrebbe darsi quando un ufficiale di polizia che pattuglia regolarmente, con in
   mano una pistola, si rifiuta di lasciare i locali dell'ufficio mentre richiede esplicitamente o implicitamente il
   pagamento, e questo viene effettuato poiché vi è un pericolo imminente di arresto fisico.

   5. Esternalizzazione

   (Riferimento: articolo 6 del Regolamento, Conferimento di affari)

          A)      Note sull’uso di cautela in caso di esternalizzazione
   L’outsourcing comporta un rischio di corruzione a seconda della parte e dei dettagli del lavoro in
   questione. Ciò è particolarmente vero nel caso in cui si usi un nuovo appaltatore, ed è importante
   controllare che l’appaltatore sia appropriato per non incorrere in rischi. Anche se l'appaltatore non è
   nuovo, i seguenti casi evidenziano situazioni in cui potrebbe essersi verificato un rischio di corruzione. È
   quindi necessario pensare a misure per evitare rischi quando si esternalizza a questi appaltatori.

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Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

     B)   Esternalizzazione che comporta rischi
           Quando il luogo in cui si svolgerà il lavoro, o l'indirizzo dell'appaltatore, si trova in un paese o in
            una regione ad alto rischio di corruzione (fare riferimento all'indice CPI [allegato 1] per vedere se
            la regione è un'area ad alto rischio)
           Esternalizzazione in cui i risultati attesi non sono chiaramente definiti, come nei contratti di
            consulenza
           Esternalizzazione in cui la parte contraente agisce per conto della società del gruppo, ad
            esempio un contratto con un fornitore o un contratto di agente
           Esternalizzazione in cui l'appaltatore paga una terza parte al posto della società del gruppo,
            anche se non è un venditore (casi in cui il calcolo delle spese e altri lavori di retribuzione
            vengono esternalizzati oltre al lavoro regolare)
           Esternalizzazione di valore elevato che si verifica una volta sola
           Esternalizzazione che comporta la corresponsione di pagamenti anticipati o di importi elevati
            prima della scadenza

     C)   Misure di prevenzione dei rischi
           Procurarsi preventivi da più aziende quando l'esternalizzazione supera un determinato importo
            (conservare tutti i preventivi)
           Firmare un contratto quando si esternalizza il lavoro, e includere un articolo anticorruzione nel
            contratto
           Quando un contratto non viene firmato, procurarsi un giuramento contro la corruzione dall'altra
            parte
           Utilizzando le prove, controllare se viene pagato un importo eccessivo all'altra parte nel contratto
            con il fornitore, l'agente o il consulente
           Richiedere la creazione di un registro o di un record sui redditi e le spese del fornitore, agente o
            consulente in merito all'esternalizzazione
           Verificare i dati di bilancio e delle procedure o monitorare il fornitore, l'agente o il consulente
            (includere questo nel contratto preventivamente) o richiedere un rapporto regolare che attesti che
            non si presenta corruzione

6.   Creazione e archiviazione di registri o record

(Riferimento: articolo 7 del Regolamento, Preparazione e conservazione di rapporti e record)

     A)   Elementi che sono validi come record
            I record si distinguono in libri contabili e prove che costituiscono la base per l'input. I libri contabili
          devono essere registrati con un livello di dettaglio che possa dimostrare se ogni pagamento sia
          stato appropriato o meno.

          [Libri contabili e prove]

             Tipo                Elemento valido come record
             Libro contabile     ・Deve essere chiaro quanto segue:
                                  Nome o alias delle parti nella transazione
                                  Data della transazione
                                  Dettagli della transazione
                                  Importo della transazione
                                  Metodo di pagamento
             Prove               Fatture, bolle di consegna e altri documenti che possono provare gli articoli
                                   elencati nel libro contabile.

* Il libro contabile e le prove devono essere archiviati secondo un metodo conforme alle leggi di ciascun
 paese, come copie fisiche, dati, ecc.

7. Sistema di conformità legale

     (Riferimento: articolo 8 del Regolamento, Sistema di conformità legale)

     A) Esempi di articoli contrattuali anticorruzione e articoli sulla revisione

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Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

      Tipo di articolo    Esempio di articolo
      Articoli per un       In relazione al presente contratto, B (il contraente) non dovrà (1), in violazione
      contratto              della legge, condurre direttamente o indirettamente atti che forniscano,
      anticorruzione         implichino o promettano una tangente (di seguito "atti di corruzione") a
                             dipendenti pubblici nazionali o stranieri (compresi quelli considerati dalla
      (1) Articolo per       legge come dipendenti pubblici), membri di partiti politici, candidati politici o
          un contratto       altre persone alle quali sia vietata per legge la corruzione; (2) B non dovrà
          unilaterale        commettere atti di corruzione che consistano in intrattenimento e doni
                             inappropriati secondo le pratiche commerciali, anche privatamente; (3) B
                             dovrà creare e mantenere un sistema per un'adeguata conformità legale che
                             prevenga atti di corruzione da parte dei propri amministratori, dipendenti,
                             subappaltatori e fornitori, e; (4) quando vi è il sospetto che si sia verificato un
                             atto di corruzione, B fornirà le informazioni necessarie in collaborazione con A
                             (la società del Gruppo) su richiesta di A per confermare che B agisce in
                             conformità con i doveri definiti nel presente articolo. Qualora B violi i doveri
                             definiti in questo articolo, A si riserva il diritto di annullare immediatamente il
                             contratto senza preavviso, nonché di trattenere qualsiasi pagamento a B.
      Articoli per un       In relazione al presente contratto, A (la società del Gruppo) e B (il contraente)
      contratto              non dovranno (1), in violazione della legge, condurre direttamente o
      anticorruzione         indirettamente atti che prevedano, comportino, o promettano una tangente (di
                             seguito "atti di corruzione") a dipendenti pubblici nazionali o stranieri (inclusi
      (2) Articolo per       quelli considerati dalla legge come dipendenti pubblici), membri di partiti politici,
          un contratto       candidati politici o altre persone a cui sia vietata la corruzione per legge; (2) B
          bilaterale         non dovrà commettere atti di corruzione che consistano in intrattenimenti e doni
                             inappropriati secondo le pratiche commerciali, anche privatamente; (3) B dovrà
                             creare e mantenere un sistema che assicuri un'adeguata conformità legale che
                             prevenga atti di corruzione da parte dei propri amministratori, dipendenti,
                             subappaltatori e fornitori, e; (4) quando una delle parti sia sospettata di un atto
                             di corruzione, la parte fornirà le informazioni necessarie in collaborazione con
                             l'altra parte su richiesta di quest’ultima per confermare che la parte sospettata
                             agisce in conformità con i doveri definiti nel presente consenso scritto. Tra le
                             parti del presente contratto, se la parte sospettata ha violato questo consenso
                             scritto, l'altra parte si riserva il diritto di annullare immediatamente il presente
                             contratto senza preavviso, nonché di trattenere qualsiasi pagamento alla parte
                             sospettata.
      Articoli per le       A, o una parte specificata da A, può entrare nelle strutture di B in qualsiasi
      verifiche              momento previo consenso e approvazione di B purché non influisca sulle
                             operazioni di B. A, o una parte specificata da A, può sfogliare e copiare i
                             documenti richiesti e condurre una verifica o un'ispezione sullo stato di
                             avanzamento delle attività affidate a B attraverso mezzi quali colloqui con i
                             direttori e i dipendenti di B. B deve cooperare con A o con la parte specificata
                             da A nella verifica o ispezione, a meno che non vi sia una ragione razionale
                             per non farlo.

* Gli articoli per un contratto unilaterale o un contratto bilaterale sono necessari. Per quanto possibile,
dovrebbero essere inclusi articoli per le verifiche.

    8. Istruzione e formazione

(Riferimento: articolo 9 del Regolamento, Attuazione delle attività educative e di sensibilizzazione pubblica)

    A)   Istruzione e formazione
           Il leader anticorruzione di ogni paese dovrebbe guidare la pianificazione e l'attuazione
            dell'istruzione e della formazione sulla gestione delle leggi e dei regolamenti locali / specifici del
            paese.

La sede centrale di Nippon Express deve preparare regole di formazione come l'e-learning per argomenti
che tutti i dipendenti delle società del Gruppo dovrebbero conoscere. Per quanto riguarda la formazione a
livello di gruppo gestita dalla sede centrale Nippon Express, a ciascuna società del Gruppo viene fornito un
programma di formazione all'inizio dell'anno fiscale. Ciascuna società del Gruppo deve riportare

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Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

regolarmente i risultati dei corsi di formazione indicati dalla sede centrale di Nippon Express, nonché le
richieste di miglioramento, alla sede centrale di Nippon Express.

(Disposizioni supplementari)

Le modifiche e l'abolizione della presente linea guida devono essere approvate dal direttore generale della
divisione di promozione RSI di Nippon Express.

La presente linea guida entrerà in vigore a partire da marzo 2021.

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Linea guida per il regolamento anticorruzione del Gruppo Nippon Express

Allegato 1: Indice di percezione della corruzione (CPI)

Il CPI viene pubblicato ogni anno da Transparency International e confronta il grado di corruzione
riconosciuto per funzionari pubblici e politici di tutto il mondo, classificandoli per paese. Più scuro è il colore,
maggiore è il rischio di corruzione. Il Giappone di solito ottiene circa il 20 ° posto ogni anno.

Fonte: Transparency Japan Corruption Perceptions Index (CPI) CPI 2018

http://www.ti-j.org/2018_CPI_Global_Map.jpg

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