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Case-Study » La Federazione internazionale delle società di Croce Rossa e Mezzaluna Rossa rafforza la sua “Speak Up Culture” attraverso l'implementazione di EQS Integrity Line « Nel 2020 la Federazione internazionale delle società di Croce Rossa e Mezzaluna Rossa (Interna- tional Federation of Red Cross and Red Crescent Societies o IFRC) ha lanciato un nuovo sistema di segnalazione in collaborazione con EQS Group. Il seguente case-study spiega perché IFRC ha deciso di introdurre una soluzione di whistleblowing in cloud, come questa è stata implementata e quali benefici sta portando all’organizzazione.
La Federazione internazionale delle società di Croce Rossa e Mezzaluna Rossa
(IFRC) da sempre lotta per proteggere la vita e la salute umana, garantire il rispetto
di tutte le persone e alleviare le sofferenze umane. Proprio per perseguire questi
ambiziosi obiettivi, IFRC ha scelto di dare priorità allo sviluppo di una cultura interna
basata sulla segnalazione proattiva di atti illeciti (Speak Up Culture).
Al fine di aumentare la fiducia all’interno dell’organizzazione e incoraggiare una
cultura organizzativa basata su etica e trasparenza, IFRC ha deciso di introdurre un
sistema di segnalazione digitale, optando per la piattaforma di whistleblowing in
cloud EQS Integrity Line di EQS Group.
2
Creare una cultura aziendale
basata su trasparenza e
integrità
IFRC è la più grande rete umanitaria del mondo, raggiunge 150 milioni di persone
in 192 Società Nazionali attraverso il lavoro di 13,7 milioni di volontari. Nel 2020,
con il lancio del programma di ambiziosi obiettivi delle Società Nazionali, dal nome
“Strategy 2030”, IFRC ha rafforzato il suo impegno ad affrontare le principali sfide
umanitarie e di sviluppo, senza discriminazioni di nazionalità, razza, religione,
classe sociale o credo politico.
Per raggiungere gli obiettivi previsti nella “Strategy 2030”, IFRC ha avviato il
progetto chiamato “RC² Integrity”, un’iniziativa che mira a identificare e reagire
in modo tempestivo alle segnalazioni in materia di violazione dei principi e dei
diritti umani. Non solo, il “RC² Integrity” è volto a promuovere una cultura organiz-
zativa basata sulla trasparenza e sulla condivisione dei sospetti di illeciti anche
tra i dipendenti e i volontari che collaborano con le organizzazioni. Per realizzare
questo, IFRC si è impegnata a creare una cultura organizzativa etica che pone la
responsabilità personale e istituzionale al centro del proprio lavoro. Un passo
importante di questo percorso è stata l‘introduzione di un sistema di segnalazione
digitale.
Gli sforzi di IFRC per implementare nuovi e moderni standard di compliance
attraverso il progetto “RC² Integrity” sono stati riconosciuti, il progetto è infatti
stato nominato per l‘ECEC Award durante la seconda edizione della “European
Compliance and Ethics Conference 2021” (ECEC), che ha avuto luogo il 6 e 7 ottobre
2021 a Monaco di Baviera e in diretta streaming in tutto il mondo.
3
Modernizzazione del programma
di compliance e dei processi
decisionali all'interno di IFRC
Prima di sviluppare il progetto “Strategy 2030”, i tool e i processi di segnalazione
di IFRC non erano più stati aggiornati dal 2010 e necessitavano, quindi, di una
revisione a tutto tondo. In passato, infatti, la maggior parte delle indagini aperte a
seguito di segnalazioni veniva gestita tramite Word o Excel, ed era quindi passibile
di errori e approssimazioni. Con il cambio di passo, l’organizzazione ha deciso di
cambiare approccio, investendo su soluzioni moderne volte a prevenire, rilevare e
gestire i rischi.
Nella fase di pre-screening, sono stati valutati dieci fornitori di sistemi di
segnalazione differenti, prendendo in considerazione i principali player interna-
zionali così come delle soluzioni basate meramente sulla gestione telefonica dei
casi (call center). Dopo un’attenta valutazione, IFRC ha ritenuto EQS Integrity Line
essere la miglior soluzione disponibile per le proprie esigenze.
4Perché IFRC ha optato per
un sistema digitale di
whistleblowing
Prima del passaggio a EQS Integrity Line, IFRC si avvaleva di un servizio di gestione
del whistleblowing in outsourcing. Questa soluzione, tuttavia, non sembrava essere
gradita dai dipendenti, scettici nell’utilizzare un sistema di terzi, e aveva tracciato
negli anni un basso numero di casi. Con l’aumentare delle segnalazioni, l‘organiz-
zazione aveva infine scelto di collegare alla piattaforma altri canali di segnalazione
esterni. La presenza di diversi canali, l’elevato numero di collaboratori di IFRC e il
sempre più copioso volume di segnalazioni, infine, ha rivelato i problemi strutturali
del sistema implementato sino a quel momento. Di conseguenza, si è reso quindi
fondamentale introdurre un nuovo sistema digitale utilizzabile ovunque e in
qualsiasi momento in grado di supportare i collaboratori dei diversi Paesi.
L’utilizzo del sistema
Al momento, IFRC sta utilizzando EQS Integrity Line non solo per captare eventuali
irregolarità, ma anche per agire in senso preventivo nei confronti dei potenziali
rischi. Sotto questo punto di vista, la piattaforma viene utilizzata per formare i
dipendenti in materia di whistleblowing, per diffondere procedure interne così
come per migliorare la cultura dell’organizzazione. La soluzione, inoltre, viene
impiegata anche per iniziative di e-learning ed e-communication su tematiche di
compliance, come la gestione e la comunicazione delle policy aziendali.
55 domande ad
André Caria,
Head of Investigations presso IFRC
1. Come avete comunicato il nuovo sistema di whistleblowing ai dipendenti?
Il sistema permette anche la ricezione di segnalazioni esterne?
Comunicare il nuovo sistema non è stato difficile. Abbiamo fatto affidamento su
una serie di canali di comunicazione tradizionali, cercando di raggiungere tutti
i nostri interlocutori tramite e-mail, webinar, riunioni ad hoc e così via. Il nostro
canale di segnalazione è già attualmente accessibile da soggetti esterni all’orga-
nizzazione. Se era stato facile comunicare la nostra politica di “tolleranza zero” a
tutti i nostri collaboratori, non si può dire sia stato lo stesso per tutte le persone
che quotidianamente supportiamo con i nostri servizi. Basti pensare che, a titolo
esemplificativo, nella sola Turchia abbiamo più di 1,8 milioni di utenti. Per questo
motivo abbiamo scelto di divulgare il sistema anche tramite i canali tradizionali del
passaparola e permettere la raccolta di segnalazioni orali con i nostri operatori.
2. Come hanno reagito i dipendenti all’introduzione del nuovo sistema?
Finora il feedback è stato positivo. In passato c’era sfiducia nella hotline telefonica,
principalmente per quanto riguarda la garanzia di riservatezza circa le informazioni
inviate. Con la nuova soluzione, i dipendenti possono avere la certezza che esiste
una sola piattaforma adibita alle segnalazioni e che garantisce la massima tutela
dei propri dati, così come un canale di comunicazione sicuro e anonimo con i
case-manager. Questo ha rafforzato la fiducia nei confronti della nostra azienda,
in quanto si è finalmente certi che la propria segnalazione venga gestita con
riservatezza e che le informazioni personali inviate vengano archiviate in forma
crittografata. L’accresciuta fiducia nei confronti del sistema è dimostrata dal fatto
che ora riceviamo meno segnalazioni anonime rispetto a prima. Un numero signifi-
cativamente maggiore di dipendenti si sente talmente tutelato da voler fornire il
proprio nome e cognome sin dal primo contatto!
6André Caria
André è entrato a far parte della divisione Internal Audit and Investigations di IFRC
in qualità di Senior Investigator nel giugno 2015 e, nel 2020, è diventato Head of
Investigations. Ha condotto e coordinato più di 100 indagini su irregolarità in Europa,
Africa, America e Asia, alcune delle quali in contesti estremamente complessi.
Oltre ad aver implementato un programma antifrode, ha formato centinaia di
dipendenti di IFRC sulla prevenzione delle frodi, ha guidato e supportato i gestori
dei casi, sviluppando partnership con le principali organizzazioni educative.
Ha iniziato la sua carriera in governance, prevenzione dei rischi, controllo e audit in
Protiviti e ha lavorato anche in Fiat e PwC.
3. Quali erano i requisiti per voi fondamentali durante l’implementazione del
sistema di segnalazione digitale?
Considerando la nostra base internazionale e la nostra rete di volontari, era
fondamentale che il sistema potesse essere accessibile gratuitamente e ovunque.
Avevamo anche la necessità che fosse multicanale e che disponesse quindi di vari
strumenti: dalla chat online fino alla linea telefonica. La nostra organizzazione,
infatti, è in prima linea durante le catastrofi o emergenze sanitarie e abbiamo
bisogno di numeri di telefono specifici che si colleghino alle operazioni di soccorso
in cui siamo coinvolti. Infine, anche la possibilità di poter implementare un sistema
di segnalazione digitale con una soluzione integrata di gestione dei casi era una
cosa che puntavamo ad avere.
74. Quali sono stati gli ostacoli che avete incontrato e cosa avete imparato
durante l’implementazione del processo?
Direi che i requisiti procedurali, definiti nella prima fase, hanno richiesto un tempo
di revisione più elevato del previsto e hanno finito con il ritardare la qualificazione,
la selezione e l'implementazione del sistema di segnalazione digitale e di gestione
dei casi. Un'altra sfida è stata quella di riunire persone che lavoravano in modo
indipendente per elaborare una definizione comune di violazione dell'integrità.
A ciò si è aggiunta la migrazione dei vecchi dati dai sistemi precedenti alla nuova
piattaforma. Ovviamente, il Covid-19 è stato un altro ostacolo poiché il passaggio
è avvenuto nel mezzo della pandemia e abbiamo dovuto collaborare con tutti i
dipendenti che lavoravano da remoto. Ciò che abbiamo imparato durante l’imple-
mentazione del sistema è che avremmo dovuto dedicare più tempo alla sensibiliz-
zazione e alla comunicazione dei vantaggi della nuova soluzione, sia internamente
che esternamente.
5. Qual è il vostro obiettivo principale in questo momento?
Attualmente ci stiamo occupando dell’implementazione del sistema digitale di
whistleblowing EQS Integrity Line in 45-60 Società Nazionali – membri di IFRC –
entro la fine del 2022. In questo modo, garantiamo che tutti i sospetti possano
essere registrati e valutati immediatamente nel sistema. I casi critici dovrebbero
quindi avere la priorità con raccomandazioni chiare per misure tempestive ed
efficaci.
SETTORE: FATTURATO: SOCIETÀ NAZIONALI: ANNO DI FONDAZIONE:
Organizzazione 494,444,000 CHF 192 1919
umanitaria (2021)
8EQS Integrity Line
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S
alle esigenze di aziende e organizzazioni di ogni dimensione;
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C
Direttiva UE sul Whistleblowing);
■ Garanzia dei massimi standard di sicurezza e protezione dei dati certificata;
■ ossibilità di segnalazione anonima e creazione di chat riservata per
P
dialogare con il segnalante;
■ iattaforma disponibile in oltre 70 lingue con funzionalità di traduzione
P
automatica integrata;
■ Efficiente gestione dei casi grazie a dashboard aggiornate in tempo reale;
■ Possibilità di scaricare report a prova di audit interni ed esterni;
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