COMUNE DI PALMANOVA-Regione Friuli Venezia Giulia
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COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
REGISTRO DELLE ATTIVITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI AI SENSI DELL’ARTICOLO
30, COMMA 1 DEL REGOLAMENTO EUROPEO N. 679 /2016
RIFERIMENTO NORMATIVO:
“Articolo 30”
Comma 1)
Ogni titolare del trattamento e, ove applicabile, il suo rappresentante tengono un registro delle
attività di trattamento svolte sotto la propria responsabilità. Tale registro contiene tutte le seguenti
informazioni:
a) Il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del contitolare del
trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione
dei dati;
b) Le finalità del trattamento;
c) Una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie dei dati personali;
d) Le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i
destinatari di paesi terzi ed organizzazioni internazionali;
e) Ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione
internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione
internazionale e, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell’articolo 49, la
documentazione delle garanzie adeguate;
f) Ove possibile, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie d dati;
g) Ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di
cui all’articolo 32, paragrafo.
Comma 2)
Ogni responsabile del trattamento e, ove applicabile, il suo rappresentante tengono un registro di
tutte le categorie di attività relative al trattamento svolte per conto di un titolare del trattamento,
contenente:
a) Il nome e i dati di contatto del responsabile o dei responsabili del trattamento, di ogni titolare
del trattamento per conto del quale agisce il responsabile del trattamento, del rappresentante
del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento e, ove applicabile, del
responsabile della protezione dei dati;
b) Le categorie dei trattamenti effettuati per conto di ogni titolare del trattamento,
c) Ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o unì organizzazione
internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione
internazionale, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell’articolo 49, la
documentazione delle garanzie adeguate;
d) Ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di
cui all’articolo 32, paragrafo 1.
Comma 3)
I registri di cui ai paragrafi 1 e 2 sono tenuti in forma scritta, anche in formato elettronico.
Comma 4)
Su richiesta, il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento e, ove applicabile, il
rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento mettono il registro
a disposizione dell’autorità di controllo.
Comma 5)
Gli obblighi di cui ai paragrafi 1 e 2 non si applicano alle imprese e organizzazioni con meno di
250 dipendenti, a meno che il trattamento che esse effettuano non possa presentare un rischio per
i diritti e le libertà dell’interessato, il trattamento non sia occasionale o includa il trattamento di
pag. 1COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
categorie particolari di dati di cui all’articolo 9, paragrafo 1, o i dati personali relativi a condanne
penali e a reati di cui all’articolo 10.
Validità-revisione periodica
Il presente documento è redatto in forma cartacea e digitale.
Le informazioni sono valide sino a successive modifiche e integrazioni.
Ogni modifica del documento deve essere con celerità portata a conoscenza dei dipendenti.
Il registro deve comunque tenere conto dei livelli di rischio cui sono soggetti i dati personali
trattati a fini istituzionali da parte dell’Ente.
Contenuto del Registro
Il registro individua:
1. La natura del trattamento
2. Le categorie di interessati
3. I soggetti coinvolti nel trattamento
4. Le persone autorizzate al trattamento
5. I luoghi ove si svolge il trattamento
6. Le banche dati utilizzate nel trattamento
7. Le misure tecniche ed organizzative adottate per la protezione dei dati personali
DEFINIZIONI
Si riportano in estrema sintesi alcune necessarie definizioni per la comprensione e l’applicazione
del regolamento europeo.
Dato personale: ‘’qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o
identificabile (); si considera identificabile la persona fisica che può essere
identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo
come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo
online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica,
psichica, economica, culturale o sociale’’.
Dati personali: qualsiasi informazione che riguardi persone fisiche identificate o che possono
essere identificate anche attraverso altre informazioni, ad esempio, attraverso un numero o
un codice identificativo.
Categorie particolari di dati (ex dati sensibili): dati personali il cui trattamento per loro natura,
richiede particolari cautele: sono dati particolari quelli che possono rivelare l’origine razziale
ed etnica, le convinzioni religiose o di altra natura, le opinioni politiche, l’adesione a partiti,
sindacati o associazioni, lo stato di salute o la vita sessuale delle persone.
Dati genetici: i dati personali relativi alle caratteristiche genetiche ereditarie o acquisiste di
una persona fisica che forniscono informazioni univoche sulla fisiologia o sulla salute di detta
persona fisica, e che risultano in particolare dall’analisi di un campione biologico della
persona fisica in questione.
Dati biometrici: i dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle
caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne
consentono o confermano l’identificazione univoca, quale l’immagine facciale o i dati
dattiloscopici.
pag. 2COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
Dati relativi alla salute: i dati personali attinenti alla salute fisica o mentale di una persona
fisica, compresa la prestazione di servizi di assistenza sanitaria, che rivelano informazioni
relative al suo stato di salute.
Dati giudiziari: dati personali relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di
sicurezza, che rivelano l’esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad
iscrizione nel casellario giudiziario (quali, ad es., i provvedimenti penali di condanna
definitivi, la liberazione condizionale, il divieto od obbligo di soggiorno, le misure alternative
alla detenzione).
Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di
processi automatizzati e applicate a dati personali o insieme di dati personali, come la
raccolta, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione
mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto
o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Trattamento transfrontaliero: trattamento di dati personali che ha luogo nell’ambito delle
attività di stabilimenti in più di uno Stato membro di un titolare del trattamento o responsabile
del trattamento nell’Unione ove il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento
siano stabiliti in più di uno Stato membro. Oppure trattamento dei dati personali che ha luogo
nell’ambito delle attività di un unico stabilimento di un titolare del trattamento o del
responsabile del trattamento nell’Unione, ma che incide o probabilmente incide in modo
sostanziale su interessati in più di uno Stato membro.
Titolare del trattamento: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro
organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del
trattamento di dati personali; quando le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati
dal diritto dell’Unione o degli Stati Membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici
applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell’Unione o degli Stati
membri.
Responsabile del trattamento: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o
altro organismo che tratta dati personali, che si tratti o meno di terzi.
Destinatario è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, ogni altro organismo che
riceve dati personali. Tuttavia, le autorità pubbliche che possono ricevere comunicazioni di
dati personali nell’ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell’Unione o
degli stati membri non sono considerate destinatari; il trattamento di tali dati da parte di dette
autorità pubbliche è conforme alle norme applicabili in materi a di protezione dei dati secondo
le finalità del trattamento.
Terzo: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non
sia l’interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone
autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del
responsabile;
Data breach (violazione dei dati personali): la violazione di sicurezza che comporta
accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non
autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.
Garante per la protezione dei dati personali: Autorità Pubblica Nazionale indipendente
costituita ai sensi dell’articolo 51 del regolamento.
pag. 3COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
REGISTRO ATTIVITA’ DI TRATTAMENTO (art.30,c.1,GPRD)
ENTE TITOLARE DEL TRATTAMENTO
COMUNE DI PALMANOVA
SEDE
TELEFONO
NOME ENTE CITTA’ DI PALMANOVA
INDIRIZZO PIAZZA GRANDE N.1
N. TELEFONO 0432-922111
PEC comune.palmanova@certgov.fvg.it
PEC
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)
RESPONSABILE Marseu Paolo
INDIRIZZO Via Musoni 12, Cividale del Friuli
N. TELEFONO 0432/730606 – fax 0432/704908
MAIL marseu.paolo@gmail.com
PEC pamarseu@legalmail.it
REGISTRO TENUTO DALL’ENTE
DATA DI CREAZIONE 2018
ULTIMO AGGIORNAMENTO Aggiornamento 14 ottobre 2019
Aggiornamento 14 dicembre 2020
N° DI SCHEDE COMPILATE
PROSSIMA REVISIONE Gennaio 2021
pag. 4COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
Bochin Carlo
Bragagnini Walter
Bredariol Anna Maria
Brugnola Serena
Bulfone Maria
Cao Massimiliano
Concina Elisa (dipendente del Comune di Cervignano e dislocata presso il Comune di Palmanova)
Corazzo Annita
Dai Prè Paola
Defraia Nicoletta
Del Frate Gabriella
Del Negro Raffaella
Della Rovere Manuela
Di Matteo Giovanni
Dilena Giorgio
Fazio Roberto
Ferro Sonia
Germano Andrea
Gori Marica
Graziano Maria Antonietta
La Contana Saveria
Lorenzon Michela
Luisa Nadia
Martini Lara
Marussi Marina (dipendente del Comune di Cervignano e dislocata presso il Comune di Palmanova)
Menon Cristina
MONTAGNANI Andrea (dipendente UTI AGRO AQUILEIESE dislocato presso il Comune di
Palmanova)
Nicoletti Michela
Scapinello Ilaria
Sergio Luca
Visintini Franca
Zoratti Stefano
RESPONSABILI TRATTAMENTO DATI ESTERNI ALL’ENTE
INSIEL spa
ASS competente
Banca tesoreria
pag. 5COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
TRATTAMENTO
NUMERO 1
RESPONSABILE Dott.ssa Marica Gori
Ufficio Segreteria – ufficio Demografico
FINALITA’
Gestione informatizzata dei provvedimenti del Comune (delibere di Giunta e Consiglio Comunale,
determine dei Titolari di Posizione Organizzativa, Decreti del Sindaco). Procedimento per la
registrazione dei contratti del Comune. Gestione coperture assicurative dell’Ente. Stipula contratti
di locazione e concessione in uso immobili. Affidamento incarichi legali. Protocollo, Gestione
demografica della popolazione residente, gestione dei cittadini residenti Aire, gestione dati
elettorali. Emissione carte d’identità, movimenti della popolazione, statistica, dichiarazioni
sostitutive di notorietà, cambi residenza, rilascio certificazione anagrafica, gestione elettorale
attiva e passiva, gestione albi scrutatori, rilascio tessere elettorali.
TRATTAMENTI
Uso, raccolta, estrazione, conservazione, registrazione
NATURA DEI DATI TRATTATI
Dati personali, razziali, etnici, orientamento sessuale, dati giudiziari, appartenenza politica
NATURA DEL TRATTAMENTO
Trattamento cartaceo e informatico
SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO
Interessati
pag. 6COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia Cittadini residenti e non residenti Destinatari Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati) INPS e istituti previdenziali, Enti statali in genere, Enti pubblici regionali e nazionali, Prefettura, Procura della Repubblica, Ambasciate, Consolati, Istat, Servizio sanitario regionale e nazionale INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si CONSENSO AL TRATTAMENTO: no PAESI TERZI: TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO: sino al termine delle funzioni istituzionali dell’Ente NUMERO 2 RESPONSABILE Dott.ssa Martini Lara UFFICIO RAGIONERIA SERVIZIO FINALITA’ Gestione delle risorse finanziarie, gestione entrate e uscite, emissione mandati di pagamento e reversali d’incasso, predisposizione bilanci preventivi, variazioni, consuntivi, gestione fiscale e sostituto d’imposta, gestione economica del personale, gestioni fiscali in qualità di sostituto d’imposta. La maggior parte degli adempimenti di tributi e personale sono svolti dall’UTI Agro Aquileiese, restando a capo del Comune le attività residuali, in quanto funzioni trasferite a decorrere dal 01/01/2017. TRATTAMENTI Raccolta, uso, conservazione, estrazione, modifica, pubblicazione, confronto, predisposizione statistiche, consultazione, registrazione NATURA DEI DATI TRATTATI Dati personali, dati sanitari, convinzioni politiche, sindacali, religiose, orientamento sessuale, origine razziale, etnica, dati giudiziari, dati fiscali, dati bancari, dati patrimoniali NATURA DEL TRATTAMENTO Informatico e cartaceo pag. 7
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO Interessati Cittadini italiani, residenti e non residenti, stranieri, cittadini UE, dipendenti pubblici, amministratori pubblici Destinatari Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati) Aziende sanitarie, altre Amministrazioni pubbliche, Sindacati, Procura della Repubblica, Corte dei Conti, Ministeri, Enti previdenziali, Istituti bancari, intermediatori finanziari e tecnologici, Società in house, società che gestiscono i servizi comunali INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si CONSENSO AL TRATTAMENTO: no PAESI TERZI: no TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO: sino al termine dei fini istituzionali dell’Ente NUMERO 3 RESPONSABILE Dott. Giuseppe Manto UFFICIO TRIBUTI FINALITA’ Gestione delle entrate tributarie dell’Ente, verifica e controllo TRATTAMENTI Raccolta, uso, conservazione, estrazione, modifica, pubblicazione, confronto, predisposizione statistiche, consultazione, registrazione NATURA DEI DATI TRATTATI Dati personali, fiscali, giudiziari pag. 8
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia NATURA DEL TRATTAMENTO Cartaceo e informatico SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO Interessati Cittadini non residenti, cittadini UE, cittadini residenti, fornitori, stranieri, Pubblici amministratori; Destinatari Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati) Interessato, Altri enti pubblici, Commissioni tributarie, Ministeri, Regione INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si CONSENSO AL TRATTAMENTO: NO PAESI TERZI: no TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO: sino al compimento dei fini istituzionali dell’Ente NUMERO 4 RESPONSABILE Dott.ssa Marica Gori Ufficio cultura e Turismo FINALITA’ Organizzazione e co-organizazione eventi culturali e turistici. Concessione di contributi alle Associazioni culturali. TRATTAMENTI Raccolta, consultazione, uso, registrazione, conservazione e comunicazione. NATURA DEI DATI TRATTATI Dati personali, dati giudiziari, convinzioni politiche, religiose, filosofiche. NATURA DEL TRATTAMENTO Cartaceo informatico pag. 9
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO Interessati Destinatari Altri Destinatari Cittadini residenti, non residenti, cittadini stranieri, cittadini UE, Forze dell’ordine, Prefettura, altri Enti locali INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si CONSENSO AL TRATTAMENTO: si PAESI TERZI: TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO: sino al termine dei fini istituzionali NUMERO 5 RESPONSABILE Dott.ssa Marica Gori Ufficio Servizi scolastici FINALITA’ Rapporti con le istituzioni scolastiche e stipula delle relative convenzioni. Organizzazione servizi di trasporto scolastico, refezione scolastica, doposcuola con gestione isee. Concessione contributi. TRATTAMENTI Raccolta, conservazione, uso, statistiche, modificazione, registrazione NATURA DEI DATI TRATTATI Dati personali, dati giudiziari, origine razziale/etnica, sanitari, dati convinzioni religiose e/o filosofiche NATURA DEL TRATTAMENTO Cartacea e informatica SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO pag. 10
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia Interessati Cittadini residenti e non, cittadini UE, stranieri, Pubblici amministratori, cittadini minori Destinatari Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati) Istituti scolastici, Enti locali, Pubblica Amministrazione, Procura della Repubblica, Questura INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si CONSENSO AL TRATTAMENTO: no PAESI TERZI: TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO: sino al termine dei fini istituzionali NUMERO 6 RESPONSABILE Arch. Michela Lorenzon AREA Ufficio tecnico SERVIZIO FINALITA’ Pratiche edilizie, permessi edilizi, autorizzazioni, Dia, verifiche su abusi edilizi, lavori pubblici, gestione appalti, manutenzione immobili di proprietà dell’ente, manutenzione viabilità comunale, TRATTAMENTI Raccolta, uso, conservazione, trasmissione, consultazione NATURA DEI DATI TRATTATI Dati personali, giudiziari, etnici, pag. 11
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia NATURA DEL TRATTAMENTO Cartaceo e informatico SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO Interessati Cittadini residenti, non residenti, stranieri, cittadini UE, fornitori Destinatari interessato Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati) Pubblica Amministrazione, altri enti pubblici, Aziende Sanitarie, Anac, Prefettura, Procura della Repubblica INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si CONSENSO AL TRATTAMENTO: no PAESI TERZI: no TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO: sino al termine dei fini istituzionali dell’Ente NUMERO 7 RESPONSABILE Dottor Fazio Roberto Ufficio attività Produttive FINALITA’ Rilascio autorizzazioni commerciali, gestione della Commissione di vigilanza luoghi di pubblico spettacolo, gestione Suap, Autorizzazione unica Ambientale, provvedimenti sanzionatori in materia di commercio e somministrazione di alimenti e bevande, vendite straordinarie, promozionali, liquidazioni per cessata attività, fiere, gestione pratiche di rilascio autorizzazione servizio noleggio auto con conducente, gestione pratiche attività scommesse e giochi leciti TRATTAMENTI Raccolta, uso, conservazione, trasmissione, consultazione, registrazione, modifica NATURA DEI DATI TRATTATI Dati personali, giudiziari, sanitari, pag. 12
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
NATURA DEL TRATTAMENTO
Cartaceo e informatico
SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO
Interessati
Cittadini residenti, non residenti, cittadini UE, stranieri
Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati)
Questura, Prefettura, Procura della Repubblica, Aziende sanitarie, altri enti pubblici, Ministeri, Forze
dell’ordine,
INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si
CONSENSO AL TRATTAMENTO: NO
PAESI TERZI: NO
TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO:
sino al termine dei fini istituzionali dell’Ente
NUMERO 8
RESPONSABILE Dott.ssa Tamico Nonino del Comune di Cervignano del
Friuli
Assistenza sociale
FINALITA’
Attività di sostegno ad anziani, minori, soggetti disagiati, servizi integrazione stranieri, servizi per
la disabilità, attività statistica
TRATTAMENTI
Raccolta, uso, conservazione, trasmissione, modifica, aggiornamento, consultazione
NATURA DEI DATI TRATTATI
Dati personali, sanitari, giudiziari
NATURA DEL TRATTAMENTO
Informatico e cartaceo
pag. 13COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO Interessati Cittadini residenti, cittadini Ue, stranieri Destinatari Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati) Aziende sanitarie, Regione, altri Enti pubblici, Prefettura, Questura, Procura della Repubblica, Forze dell’ordine, cittadino INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si CONSENSO AL TRATTAMENTO: No (Si per minori) PAESI TERZI: SI TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO: sino al termine dei fini istituzionali dell’Ente NUMERO 9 RESPONSABILE Dottor Fazio Roberto Polizia municipale SERVIZIO FINALITA’ Attività generale di sorveglianza, eventuali attività delegate di polizia giudiziaria, attività di prevenzione di illeciti amministrativi e penali, verbalizzazione e gestione sinistri automobilistici, gestione canile e anagrafe cani. Attività di videosorveglianza e relativa attività sanzionatoria. TRATTAMENTI Raccolta, gestione, controllo, uso, registrazione, statistiche, modifica, conservazione, estrazione, verifica NATURA DEI DATI TRATTATI Dati personali, sanitari, dati giudiziari, convinzioni politiche, filosofiche, appartenenza a partiti politici, associazioni sindacali, origini razziali ed etniche NATURA DEL TRATTAMENTO Cartaceo e informatico SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO Interessati cittadini residenti, non residenti, cittadini Ue, stranieri, apolidi, rifugiati pag. 14
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia Destinatari Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati) Interessato, Forze dell’ordine, Procura della Repubblica, Prefettura, Questura, Pubblica Amministrazione, Compagnie Assicurative INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si CONSENSO AL TRATTAMENTO: no PAESI TERZI: si TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO: sino al termine dei fini istituzionali dell’Ente NUMERO 10 RESPONSABILE Dottor Fazio Roberto Protezione CIVILE SEDE MAGAZZINO COMUNALE FINALITA’ Gestione mezzi e personale volontario per attività di pronto intervento, esercitazioni, assistenza eventi TRATTAMENTI Raccolta, conservazione, uso, registrazione, consultazione NATURA DEI DATI TRATTATI Dati personali, dati sanitari, origine etnica, razziale NATURA DEL TRATTAMENTO Cartaceo, informatico SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO pag. 15
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia Interessati Cittadini residenti, cittadini residenti UE, stranieri residenti Destinatari Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati) Forze dell’ordine, Regione FVG, Prefettura, Questura INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: si CONSENSO AL TRATTAMENTO: NO PAESI TERZI: TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTO: sino al termine dei fini istituzionali dell’Ente NUMERO 11 RESPONSABILE Dott.ssa Marica Gori BIBLIOTECA COMUNALE FINALITA’ Gestione prestiti, restituzioni libri TRATTAMENTI Raccolta, uso, consultazione e conservazione, statistiche NATURA DEI DATI TRATTATI Dati personali NATURA DEL TRATTAMENTO Cartaceo e informatico SOGGETTI COINVOLTI NEL TRATTAMENTO pag. 16
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
Interessati
Cittadini residenti, cittadini UE, stranieri,
Destinatari
Altri destinatari (soggetti istituzionali / interessati a cui vengono comunicati i dati)
INFORMATIVA AL TRATTAMENTO: SI
CONSENSO AL TRATTAMENTO: NO
PAESI TERZI: NO
TERMINE DI CONSERVAZIONE DEL DATO DALL’INIZIO DEL TRATTAMENTE:
SINO AL TERMINE DEI FINI ISTITUZIONALI DELL’ENTE
ORGANIZZAZIONE DELL’ENTE
MISURE
Il regolamento impone l’adozione di misure ‘’adeguate’’ sulla base della effettiva strutturazione
dell’Ente, per garantire l’effettiva protezione dei dati personali gestiti.
La catalogazione dei trattamenti e delle finalità, l’individuazione degli interessati, dei responsabili è già
una misura che contribuisce ad aumentare la sensibilità degli operatori dell’Ente per la tutela degli
interessi delle persone e dei loro dati personali.
Si rende necessario altresì mappare le misure atte a garantire la protezione degli archivi cartacei, digitali
e similari.
È fondamentale mappare le aree, i locali dove fisicamente vengono raccolti, elaborati, conservati i dati
personali, individuando beni immobili e mobili di supporto.
Bisogna verificare che i locali siano potenzialmente idonei per evitare l’accesso intenzionale e non
autorizzato ai locali e ai supporti che conservano i dati elaborati.
Gli uffici sono di fatto organizzati presso una unica sede.
Le finestre del piano terra non sono dotate di inferriate. L’edificio è dotato di allarme antiintrusione
collegato con gli uffici della forza pubblica. Gli uffici sono dotati anche di armadi con chiusura a chiave.
Sono presenti in sede tre casseforti, per Ragioneria, Segreteria e Servizi demografici.
L’Ufficio di Polizia locale è dotato di armadio blindato dove vengono custoditi dati e documenti sensibili.
Allo stato attuale si può ritenere che la struttura sia sufficientemente protetta.
pag. 17COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
MISURE TECNICHE ADOTTATE
La sicurezza nel trattamento, trasferimento, conservazione dei dati è di fondamentale importanza e deve
tendere alla garanzia della disponibilità, integrità e soprattutto riservatezza delle informazioni personali
ricevute per l’adempimento delle funzioni istituzionale dell’Ente.
A norma di legge e regolamenti vigenti è imposta l’adozione di standard minimi di prevenzione degli
accessi fraudolenti agli archivi e ai sistemi gestiti.
La circolare 2/2017 ha indicato le misure minime da adottare.
Misure sempre più importanti in considerazione dell’aumento costante dei reati informatici,
dell’importanza anche economica dei dati personali dei cittadini.
È sempre più importante ridurre i tempi tra l’evento delittuoso di accesso ai dati e la sua scoperta, al fine
di ridurne la gravità.
1) INVENTARIO DEI DISPOSITIVI HARDWARE E SOFTWARE AUTORIZZATI
DESCRIZIONE
ROUTER- CISCO SYSTEM
SERVER- WINDOWS 2008
SERVER
SERVER
COMPUTER – WINDOWS 7 WALTER BRAGAGNINI
PROFESSIONAL
SERVER
COMPUTER – WINDOWS 10 MANUELA DELLA ROVERE
PROFESSIONAL
COMPUTER- WINDOWS 7
COMPUTER- WINDOWS 7 PROF. X64 NADIA LUISA
COMPUTER- WINDOWS 7 GIORGIO DI LENA
COMPUTER- WINDOWS 7
COMPUTER – WINDOWS 7
COMPUTER- WINDOWS 7
PROFESSIONAL
DEVICE
STAMPANTE MULTIFUNZIONE SHARP MX-M266
COMPUTER- WINDOWS 7 PROF. VISINTINI FRANCA
SWITCH HP PRO CURVE 2610-48-PWR
SWITCH HP PRO CURVE 2510-24
SWITCH HP PRO CURVE 2510-24
DEVICE CISCO SYSTEM INC.
DEVICE CISCO SYSTEM INC.
DEVICE CISCO SYSTEM INC.
SWITCH HP PRO CURVE 2510-24
SWITCH HP PRO CURVE 2510-24
DEVICE
pag. 18COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia COMPUTER BIBLIOTECA 1 COMPUTER WINDOWS 7 PROF. SALA LETTURA 5 COMPUTER WINDOWS 7 PROF. GORI MARICA COMPUTER WINDOWS 7 PROF. BOCHIN CARLO COMPUTER WINDOWS 7 PROF. ZORATTI STEFANO COMPUTER WINDOWS 7 PROF. COMPUTER WINDOWS 7 PROF. X64 VIGILANZA POLIZIA 1 CONCILIA DEVICE LANTRONIX COMPUTER WINDOWS 7 PROF. POLIZIA 3 CONCILIA COMPUTER WINDOWS 7 PROF. X64 DEL NEGRO RAFFAELLA COMPUTER WINDOWS 10 PROF. POLIZIA 2 X64 STAMPANTE HP LASERJET 2600 N COMPUTER WINDOWS 7 PROF. SCARPINELLO ILARIA COMPUTER WINDOWS 7 PROF. GERMANO ANDREA COMPUTER WINDOWS 7 PROF. SERGIO LUCA STAMPANTE EPSON COMPUTER WINDOWS 7 PROF. MARTINI LARA COMPUTER WINDOWS 7 PROF. IACUZZI DAVID COMPUTER WINDOWS 7 PROF. BULFONE MARIA COMPUTER WINDOWS 7 PROF. CAO MASSIMILIANO STAMPANTE MULTIFUNZIONE SHARP MX M261614N COMPUTER WINDOWS 7 PROF. FERRO SONIA STAMPANTE MULTIFUNZIONE SHARP MX-2614N COMPUTER WINDOWS 7 PROF. BREDARIOL ANNA COMPUTER WINDOWS 7 PROF. DE FRAIA NICOLETTA COMPUTER WINDOWS 7 PROF. COMPUTER WINDOWS 7 PROF. DEL FRATE GABRIELLA COMPUTER WINDOWS 7 PROF. COMPUTER WINDOWS 7 PROF. PROTOCOLLO COMPUTER WINDOWS PROF. NICOLETTI MICHELA STAMPANTE MULTIFUNZIONE SHARP MX M314N COMPUTER WINDOWS 7 PROF. GRAZIANO MARIA ANTONIETTA STAMPANTE MULTIFUNZIONESHARP MX M31N COMPUTER WINDOWS 7 PROF. LORENZON MICHELA COMPUTER WINDOWS 7 PROF CAMAA SCANNER COMPUTER VmWare DEVICE UBIQUITI COMPUTER WINDOWS 7 PROF. MENON CRISTINA STAMPANTE MULTIFUNZIONE SHARP MX-M314 N. pag. 19
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
DEVICE CISCO SYSTEM
DEVICE CISCO SYSTEM
2) INVENTARIO SOFTWARE AUTORIZZATI
DESCRIZIONE
Programmi INSIEL spa
Programmi Standard Windows Sarà necessario procedere costantemente
all’aggiornamento dei programmi e alla loro sostituzione
al fine di garantire la manutenzione e conseguentemente
la protezione sia dei programmi che dei dati inseriti, dati
personali e non.
3)PROTEZIONE DELLE CONFIGURAZIONI HADWARE E SOFTWARE SU TUTTI I
DISPOSITIVI IN DOTAZIONE
Insiel spa garantisce un sistema antivirus Il contratto/convenzione con Insiel spa va considerato
sulla maggior parte delle procedure allegato del presente registro.
software in dotazione all’Ente
4)AMMINISTRATORE DI SISTEMA
Le funzioni di Amministratore di Sistema
sono state affidate con contratto alla ditta
ASC di Giorgis O. & c. sas di Pasian di
Prato. Il contratto prevede il supporto
sistemistico sul Sistema Informativo
dell’Ente, al rispetto del dgls 196/03 ,
redazione annuale sul protocollo sulla
scurezza; supporto per il servizio Disaster
recovery; controllo periodico sulla
sicurezza, antivirus, Back up, UPS,
adeguamento sistema complessivo alle
pag. 20COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia
mutate disposizioni legislative. Alla
medesima ditta è stata affidata la
manutenzione annuale di tutte le
postazioni dell’Ente.
La soluzione adottata appare di fatto sufficiente. È
opportuno mantenerla.
Opportuno verificare la relazione annuale per eventuali
suggerimenti formulati per adeguare il sistema. Il
contratto deve essere considerato allegato del presente
Registro.
Il Comune ha incaricato una ditta esterna
per la sistemazione, riordino dell’archivio
ed eliminazione della documentazione
che non è ritenuta più necessaria. La ditta
incaricata è la Evolve srl di Conegliano.
4)DIFESA DI SISTEMA
Amministratore di sistema esterno che
garantisce sicurezza.
7) SALVATAGGIO ARCHIVI
Salvataggio degli archivi viene effettuato
con regolarità e costanza.
pag. 21COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia pag. 22
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia Allegato n. 1 Verbale del 4 settembre 2019 Il giorno 4 settembre in Palmanova si sono incontrati Paolo Marseu e la dottoressa Marica Gori, vice segretaria del Comune di Palmanova al fine di esaminare la situazione delle attività svolte al fine del rispetto del regolamento per la protezione dei dati e programmare le attività future ancora necessarie. Viene presentata la bozza di registro del trattamento dei dati. Si conviene che, essendo un documento non statico, necessità di modifiche, aggiornamenti, implementazioni. Verrà inviata agli uffici una bozza in copia. In particolare sarà necessario che le singole unità operative verifichino se sia necessario togliere o aggiungere attività, dati trattati, pratiche operative, altre informazioni utili o necessarie. Si conviene la necessità di programmare per il mese di settembre / ottobre la formazione del personale dipendente. In merito ci saranno incontri con i responsabili delle posizioni organizzative. Il responsabile della protezione dei dati chiede di poter incontrare il referente che segue i sistemi hardware e software del Comune, quanto prima. Sarà necessario con urgenza verificare quali sistemi di video sorveglianza siano attivi e le modalità di utilizzo, con particolare attenzione ai dati raccolti, al loro utilizzo, alle misure di sicurezza e quanto di rilevanza per il rispetto della normativa vigente. Palmanova, 4 settembre 2019 Paolo Marseu Marica Gori pag. 23
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia Verbale riunione 23 dicembre Palmanova Il 23 dicembre in Palmanova si è svolta una riunione per verificare gli adempimenti in materia di trattamento dei dati personali da parte degli uffici e per individuare eventuali aggiornamenti da apportare al Registro trattamenti dei dati. Alla riunione partecipa il sottoscritto verbalizzante, nella qualità di Responsabile della protezione dei dati e la dottoressa Marica Gori. In merito alla struttura organizzativa dell’Ente (come sopra individuata e descritta) si dovrebbe aggiungere anche gli “uffici di staff”, che si occupano di attività di supporto alle attività istituzionali e di comunicazione (attività del Sindaco, del Consiglio Comunale e della Giunta). Tale attività viene svolta dai dipendenti Massimiliano Cao e signora Nadia Luisa. Si conviene nel non apportare tale integrazione al registro in quanto è in fase di valutazione una diversa strutturazione degli uffici. Al momento manca nella struttura la figura del segretario comunale, sostituita dalla dottoressa Marica Gori che funge da vice segretaria. La dottoressa Gori sottopone all’attenzione alcuni refusi e alcune imprecisioni del Registro che dovranno essere rimosse. Si approfondisce l’analisi delle dotazioni “fisiche” degli uffici atte a ridurre il rischio di intrusione non desiderata, intrusione dolosa anche da parte di estranei agli uffici, valutandone l’efficienza ed efficacia al fine di rispettare la normativa e salvaguardare la sicurezza del trattamento e della conservazione dei dati personali. Palmanova, 23 dicembre 2019 pag. 24
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia Palmanova , verbale del giorno 27 novembre 2020 Alle ore 10.00 si svolge un incontro con la responsabile incaricata dottoressa Serena Brugnola . Si concorda che è necessario aggiornare l’organigramma al fine di identificare incaricati e responsabili dei trattamenti, per provvedere alla cancellazione di nominativi non più presenti e per procedere all’inserimento di nominativi nuovi in Amministrazione. È opportuno inserire tra i nominativi che trattano i dati anche le figure “politiche” dell’Amministrazione, ovvero Sindaco, Assessori, Consiglieri e Consiglieri comunali che comunque abbiano accesso ai/o trattino dati personali gestiti dal Comune. Il responsabile del trattamento dei dati chiede quali siano state le procedure adottate dall’Amministrazione a fronte dell’epidemia Covid 19 e che possano avere riflessi sul trattamento dei dati. La responsabile provvederà a relazionare. In particolare è opportuno che ci sia l’evidenziazione di eventuali procedure e modalità adottate nel trattamento dei dati relativi ai contagi da Covid, sia per quanto riguarda i cittadini che i dipendenti (attualmente non risulta alcun contagiato ma qualcuno in quarantena fiduciaria perché precedentemente in contatto con soggetti positivi). Si conviene che i dati sanitari debbano essere trattati con molta cura e attenzione. Altrettanto per quanto riguarda procedure e attenzione ai dati relativi a contributi e sovvenzioni elargiti dall’Amministrazione a cittadini bisognosi, con attenzione agli obblighi di trasparenza e rispetto del Regolamento 679/2016. Il responsabile chiede di avere conferma che non ci siano state intrusioni fraudolente nel sistema informatico e/o cartaceo. Chiede inoltre di avere contezza sull’eventuale perdita accidentale di dati nel corso dell’anno 2020. Chiede altresì di verificare modifiche intervenute sulla struttura Hardware e software dell’Ente. Ciò anche in riferimento ai sistemi e alle procedure di conservazione, salvaguardia e salvataggi dei dati. È necessario verificare se sia mutata la struttura dei sistemi di video sorveglianza, sia per quanto riguarda posizionamento, numero delle telecamere e eventuali modifiche del Regolamento in vigore alla data dell’ultimo verbale. Il responsabile provvederà a aggiornare le informative e a verificare la situazione del Sito Comunale, aggiornando se del caso la documentazione tra titolare e responsabili, incaricati. Il responsabile trasmetterà Relazione succinta sugli obblighi derivanti dal Regolamento 679 da trasmettere ai dipendenti interessati. pag. 25
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia Marseu Paolo dottoressa Serena Brugnola Verbale del 15 dicembre 2020 Ricevuta la comunicazione di data 7 dicembre 2020 della dottoressa Serena Brugnola con le informazioni richieste nell’incontro del 27 novembre corrente anno, si riassumono le informazioni ricevute. L’informativa deve essere considerata parte del presente riepilogo e viene allegata al registro. Il responsabile del sistema informatico del Comune conferma che non ci sono state intrusioni fraudolente o perdite di dati. Per lo smartworking in periodo Covid 19 sono stati acquistati PC portatili dotandoli di sim telefoniche destinate. Si raccomanda che l’uso sia strettamente collegato al lavoro istituzionale e che vengano cambiate con rigorosità le password. Essendoci state delle dismissioni di hardware si raccomanda la distruzione dei dischi e/o dei dati contenuti. Si chiede una tabella con l’aggiornamento dei dispositivi hardware e software, sia per le dismissioni che per gli acquisti. Si prende atto che il sistema della videosorveglianza è rimasto inalterato, così come le procedure e il regolamento sin qui adottati. In fase di emergenza Covid 19 l’Ente ha erogato “buoni spesa” per le persone indigenti. Le domande e i dati dei cittadini sono stati raccolti dal servizio di assistenza sociale del Comune, su un modulo prodotto dagli uffici. Le domande non sono state protocollate sul registro generale ma a parte con identificativo separato. I nominativi dei beneficiari non sono stati pubblicati. Si raccomanda molta attenzione nella conservazione di questi dati personali. Si tenga conto anche degli obblighi di trasparenza e, in caso di richiesta di accesso, sia fatta una attenta valutazione della motivazione e dell’interesse del richiedente. L’organigramma viene aggiornato con l’inserimento dell’unica assunzione, non essendoci state nel frattempo altre variazioni. La procedura per le assenze dovute a malattia è la seguente. Il dipendente comunica la malattia al suo responsabile, viene protocollata la comunicazione del medico curante e questa viene trasmessa all’ufficio personale. La ragione della malattia non è conosciuta (la tutela del dato rimane così in carico al medico curante). In caso di assenza per cause Covid 19 l’informazione invece viene data: al fine di provvedere all’espletamento dei protocolli conseguenti (tracciabilità, quarantena, ecc.). Ciò al fine di garantire la salute di tutti. pag. 26
COMUNE DI PALMANOVA- Regione Friuli Venezia Giulia In merito agli amministratori si ritiene che possa essere sufficiente una informativa dispositiva sulle cautele da adottare negli eventuali trattamenti di dati personali per conto dell’Ente. Informativa sul trattamento dei loro dati dovrà essergli consegnata. La documentazione ricevuta viene conservata agli atti. Cividale del Friuli, 15 dicembre 2020 Marseu Paolo Per presa visione Dottoressa Serena Brugnola pag. 27
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