CODIFICA DI PROCESSO per la digitalizzazione degli archivi e la costituzione della Banca Dati Unica Digitale delle pratiche edilizie
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Area Gestione del Territorio
CODIFICA DI PROCESSO
per la digitalizzazione degli archivi e la
costituzione della Banca Dati Unica Digitale delle
pratiche edilizie
PREMESSA: GLOSSARIO
Pratica: si intende la sommatoria dei documenti e degli elaborati tecnici contenuti in ogni singola
richiesta, segnalazione o comunicazione collegata ad una trasformazione edilizia attivata a istanza
di parte per ottenerne l'abilitazione all'esecuzione.
Fabbricato: si intende la costruzione coperta, isolata da vie o spazi vuoti oppure separata da altre
costruzioni mediante muri maestri, che si eleva senza soluzione di continuità dalle fondamenta al
tetto che dispone di uno o più liberi accessi dall'esterno.
Indice Unico: si intende la sommatoria dei registri contenenti gli elenchi relativi alle pratiche
edilizie detenute dai singoli Comuni e dall'Unione su qualsiasi supporto o formato.
Banca Dati Unica Digitale: si intende la banca dati su supporto informatico, contenente i dati,
verificati, corretti ed integrati, delle pratiche edilizie definiti nell’ALL. 5 alla presente Codifica.
Archivio Digitale: si intende l’insieme delle pratiche pervenute in modalità digitale, complete della
documentazione presentata e di quella prodotta nell’ambito dell’istruttoria del procedimento fino
alla sua conclusione.
Normalizzazione: trasferimento alla Banca Dati Unica Digitale dei dati, verificati, corretti ed
integrati, delle pratiche edilizie definiti nell’ALL. 5 alla presente Codifica.
Faldone: si intende il raccoglitore che costituisce l'elemento fisico per la raccolta delle pratiche
ART. 1. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA'
L’attività descritta nel presente documento consiste nella digitalizzazione, a norma del Codice
dell’Amministrazione Digitale - CAD – approvato con D.lgs. 07/03/2005, n. 82 e successivi decreti
attuativi, degli archivi indicati nell'ALL. 1 delle pratiche edilizie dei Comuni facenti parte dell’Unione
dei Comuni Terre e Fiumi (di seguito indicata semplicemente come Unione) e della stessa Unione,
secondo lo schema e le fasi indicati negli ALL. 2 e 3.
L’attività comprende:
• presa in carico dei lotti costituenti gli archivi cartacei di edilizia dei Comuni, da consegnare
presso la sede dell’attività, individuata in via del Lavoro n.2 a Tresigallo, secondo il crono
programma concordato. Per ogni consegna dovrà essere compilato il registro di carico e
scarico secondo il modello contenuto nell'ALL. 4;
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• acquisizione digitale delle pratiche edilizie mediante processo di scansione ottica della
documentazione amministrativa e degli elaborati componenti la pratica, secondo la
classificazione dell’ALL. 6;
• redazione dei metadati relativi alle pratiche oggetto di digitalizzazione, secondo le
modalità previste nel successivo art. 10 e nell'ALL. 5, per il collegamento della banca dati al
programma gestionale delle pratiche edilizie dell’Unione e del Sistema Informativo
Territoriale;
• collegamento della pratica al Sistema Informativo Territoriale attraverso
l'individuazione del fabbricato secondo il sistema dei controlli previsti nell'ALL. 7;
• trasferimento nel sistema di archiviazione dei file ottenuti dal processo di
digitalizzazione;
• certificazione del processo di acquisizione digitale ai sensi del DPCM 13 novembre
2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli
articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice
dell'Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.” (Gazzetta Ufficiale
Serie Generale n.8 del 12/01/2015), attestando la corrispondenza della forma e del
contenuto dell'originale analogico alla copia informatica così ottenuta, ai sensi degli artt. 4,
6 e 10 del medesimo decreto.
ART 2. STAFF DI PROGETTO
L’attività sarà svolta da personale dell’Area Gestione del Territorio, individuato dal Dirigente,
eventualmente coadiuvato da collaboratori esterni incaricati, in forza di appositi specifici
provvedimenti.
Il Dirigente individuerà, all’interno dello staff di progetto, il Responsabile del Procedimento, con il
compito di sovraintendere e coordinare le attività previste dal presente documento.
ART. 3 INDICE UNICO E BANCA DATI UNICA DELLE PRATICHE EDILIZIE
Le informazioni utili per la ricerca delle pratiche negli archivi cartacei sono contenute con modalità
diverse su supporti differenti (data base, fogli di lavoro, documenti di testo, copie cartacee degli
elenchi, ecc.). Detto insieme di informazioni costituisce l’Indice Unico delle pratiche edilizie.
Tale indice rappresenta il principale elemento di riferimento per la ricerca delle pratiche e per la
costruzione della Banca Dati Unica Digitale, costituita dall'Indice Unico progressivamente corretto
e integrato dai dati verificati direttamente dalle pratiche edilizie, sia cartacee che digitali.
L’attività consiste nella realizzazione della banca dati informatica di tutte le pratiche edilizie,
presentate prima ai Comuni e successivamente all’Unione, sia in modalità cartacea che in modalità
digitale, mediante la “normalizzazione”, ossia la verifica, la correzione ed il completamento dei dati
presenti nell’Indice Unico secondo quanto definito nell’ALL. 5 al presente documento, realizzata
attraverso il controllo diretto delle pratiche stesse.
Sede Unione: Via Roma, 28 – 44034 Copparo (FE) – PEC: unioneterrefiumi@pec.unioneterrefiumi.fe.it Pagina 2
C.F. / P. IVA 01801760388Area Gestione del Territorio Alle pratiche edilizie generate in detta Banca Dati sono agganciati i file dei documenti scansionati o delle copie dei documenti digitali originali, secondo quanto definito al successivo art. 10 della presente Codifica. Le pratiche edilizie inserite nella Banca Dati sono, inoltre, geo-localizzate nel Sistema Informativo Territoriale, attraverso un’attività di incrocio dei dati secondo il sistema dei controlli e le procedure di verifica previsti nell'ALL. 7, anche ai fini dell’implementazione di detto sistema con i dati relativi alle trasformazioni edilizie realizzate sul territorio. ART. 4. RESPONSABILITA’ IN MERITO AI BENI SOGGETTI A TUTELA Per quanto attiene alle eventuali pratiche edilizie ed urbanistiche di tipo storico, rientranti pertanto nella tutela disciplinata dal Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio…” si richiamano i principi e le limitazioni dettati nel Codice ed afferenti ai detti beni tutelati, sulla circolazione in ambito nazionale e internazionale. Ai fini del trasporto dei beni oggetto del presente documento, si richiamano le responsabilità di ordine penale correlate all’eventuale perdita, danneggiamento o distruzione dei beni assoggettati a tutela per ragioni storiche. ART. 5. STATO DI CONSERVAZIONE E PRECAUZIONI DA ATTUARE – SISTEMI DI ARCHIVIAZIONE FISICA ESISTENTE Gli operatori, nel processo di digitalizzazione mediante l’utilizzo dei diversi tipi di strumenti messi a disposizione, faranno sì che in nessun modo venga peggiorato lo stato di conservazione dei documenti consegnati dai Comuni. I faldoni, in ragione delle specificità delle singole tipologie e del periodo di archiviazione potranno contenere, in varia misura, documenti che presentano tutte le forme di archiviazione in uso: fogli sciolti, fogli con graffette, relazioni rilegate con spirale, con bacchetta, a caldo, a pressione, ecc., tavole di rilievo e di progetto ripiegate. Qualora sia necessario provvedere alla rimozione temporanea di punti metallici e altre tipologie di rilegatura dei fogli, per poter digitalizzare correttamente il contenuto, al termine dell’operazione gli stessi verranno rilegati come in precedenza. Non si riterrà in capo dell’Unione alcuna responsabilità in merito ai documenti già deteriorati o danneggiati al momento del prelievo delle pratiche dagli archivi comunali, che saranno segnalati al momento della compilazione del registro di carico e scarico nella colonna “Note”. ART. 6. ACCESSO AGLI ATTI A PRATICHE IN FASE DI DIGITALIZZAZIONE Durante la fase di digitalizzazione, a seguito di richiesta di accesso agli atti presentate all’Unione, saranno recuperate da parte del personale incaricato le pratiche edilizie ancora custodite presso gli archivi comunali e consegnate allo staff di progetto, di cui al precedente art. 2, per lo svolgimento delle attività previste nel presente documento, anticipando i tempi rispetto a quelli previsti nel crono programma di cui al successivo art. 12, al fine di mettere a disposizione del richiedente i documenti in formato digitale. Sede Unione: Via Roma, 28 – 44034 Copparo (FE) – PEC: unioneterrefiumi@pec.unioneterrefiumi.fe.it Pagina 3 C.F. / P. IVA 01801760388
Area Gestione del Territorio Relativamente alla pratiche presentate, totalmente o parzialmente, in formato digitale, si provvederà ad inviare una copia degli originali dei documenti detenuti dall’Amministrazione, così come individuati nell’ALL. 6 alla presente Codifica per tipologia di pratica edilizia, garantendone la conformità ai sensi degli art. 4, 6 e 10 del DPCM 13/11/2014 (Regole tecniche del codice dell’amministrazione digitale), e s. m. i. In questi casi deve essere garantito il rispetto dei termini procedimentali fissati dalla normativa vigente in materia di accesso agli atti. ART.7. REGISTRAZIONE DELLA MOVIMENTAZIONE DELLE PRATICHE Al momento del prelievo e della ricollocazione delle pratiche degli archivi comunali, dovrà essere predisposto apposito registro di carico-scarico, secondo il modello contenuto nell'ALL. 4. ART. 8. RIORDINO FISICO E LOGICO DEGLI ARCHIVI Durante tutta la fase del lavoro di digitalizzazione dei documenti, verranno ricollocate nella posizione corretta dal punto di vista dell’archiviazione le pratiche fuori posto e saranno individuate e segnalate al Comune di riferimento quelle mancanti, al fine di realizzare un riordino completo degli archivi, sia dal punto di vista cartaceo che dal punto di vista informatico. ART. 9. URGENZE ED ESIBIZIONE DELLA PRATICA FISICA CARTACEA Per quanto attiene le richieste definite urgenti per esigenze dichiarate da parte di Tribunale, Procura della Repubblica, Organi di Vigilanza, Forze dell’Ordine (Carabinieri, Polizia, Guardia di Finanza, Vigili del Fuoco, ecc.) nell’espletamento delle loro funzioni relative ad indagini di Polizia Giudiziaria, sarà garantita la consegna immediata agli stessi della pratica originaria cartacea e/o della pratica digitalizzata, a seconda della richiesta formulata. ART. 10. PRESCRIZIONI TECNICHE Ai fini della conservazione dell’archivio digitale delle pratiche edilizie presso una struttura accreditata presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) per la conservazione a norma di legge dei documenti informatici e delle aggregazioni documentali informatiche, ai sensi dell’art. 44 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (approvato con D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82), i formati e le caratteristiche dei file risultato della digitalizzazione e le copie dei documenti digitali originali dovranno consentire la successiva conservazione a norma di legge secondo gli standard stabiliti dal Manuale di Conservazione dell'Ente individuato. Successivamente al completamento dell’attività di digitalizzazione, l’Unione trasmetterà al Conservatore i documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche caricate nei propri sistemi. Sede Unione: Via Roma, 28 – 44034 Copparo (FE) – PEC: unioneterrefiumi@pec.unioneterrefiumi.fe.it Pagina 4 C.F. / P. IVA 01801760388
Area Gestione del Territorio
Metodologia di digitalizzazione
La digitalizzazione dei documenti avverrà separatamente e produrrà un file distinto per ogni
documento contenuto in ciascuna pratica.
L’elenco dei documenti digitalizzati per ogni singola tipologia di pratica è prestabilito nell'ALL. 6.
La scelta dei documenti è frutto di considerazioni legate al giusto equilibrio tra le esigenze della
rappresentatività del contenuto e della razionalizzazione del tempo e delle risorse economiche.
Rimarrà comunque sempre possibile accedere alla pratica completa per ricerche particolari anche
per la documentazione non scansionata.
In tal caso la richiesta non verrà considerata come visione atti ma come ricerca d'archivio e verrà
assoggettata a specifiche modalità procedurali che verranno definite con apposito provvedimento;
anche in questo caso potranno essere riprodotti i documenti richiesti in modalità digitale, anziché
cartacea, qualora questo non comporti un appesantimento del procedimento o un aggravio per
l’Amministrazione e il richiedente sia d’accordo.
Formato e caratteristiche tecniche dei file
I file generati nel processo di digitalizzazione e quelli generati dalla copia dei documenti digitali
originali dovranno essere prodotti nel formato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti
elettronici, rispettando contestualmente le indicazioni di cui al D.lgs. n. 33/2013 (Trasparenza
Amministrativa).
Si potrà addivenire a soluzioni differenti sul formato, se adeguatamente motivate e che rispondano
alle esigenze di archiviazione e all'evoluzione tecnologica.
La scansione avverrà in b/n (bianco e nero), ad eccezione degli elaborati grafici e fotografici a
colori ritenuti necessari, a 300, 200 o 150 DPI, in modo tale che ci sia un equo contemperamento
fra la dimensione dei file, che non potrà essere troppo pesante dato che deve essere messo a
disposizione in modalità telematica (WEB o PEC), e la necessaria esigenza concreta di perfetta
leggibilità dei contenuti documentali digitalizzati.
Metadati dei file
Il presente paragrafo individua e fissa le caratteristiche dei metadati, mantenendo la continuità
della registrazione del cartaceo rispetto al file generato.
Il Protocollo Generale è in ogni caso la prima e principale chiave di ricerca, che dovrà andare a
completarsi ed integrarsi con gli ulteriori metadati già presenti nella banca dati gestionale interna
dei Comuni e dell’Unione e con i metadati aggiuntivi che saranno inseriti in fase di digitalizzazione,
in osservanza di quanto previsto dal presente documento.
Ogni file generato dalla digitalizzazione dei documenti cartacei dovrà essere denominato
seguendo la seguente sintassi:
codComune_annoPG_numeroPG_cod.tipologia (es. 38007_2015_00123_001.pdf) laddove:
• il codComune è un campo alfanumerico di cinque cifre;
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• l'annoPG è un campo data di quattro cifre;
• il numeroPG è un campo alfanumerico di cinque cifre, completando con degli 0 davanti
qualora fosse più breve;
• il cod.tipologia è un campo numerico di tre cifre, dovrà corrispondere alla tipologia di
documento scansito secondo la codifica contenuta nell'ALL. 6.
In caso non sia presente il numero di Protocollo Generale, deve essere inserito il numero di
Protocollo Tecnico.
Gestione dei file
I file dei documenti digitalizzati e delle copie dei documenti digitali originali sono inseriti nella
Banca Dati Unica Digitale e collegati al fabbricato individuato nel Sistema Informativo Territoriale,
attraverso un’attività sistemica di incrocio di banche dati diverse secondo il sistema dei controlli e
le procedure di verifica previsti nell'ALL. 7.
Certificazione del processo
I processi di acquisizione dovranno assicurare che le copie prodotte abbiano forma e contenuto
identici a quelli dei documenti da cui sono tratte e che siano accessibili e non informaticamente
corrotti, non attraverso il solo raffronto dei documenti, ma anche attraverso la certificazione di
processo, in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della
copia.
L’Unione, ai sensi degli artt. 43 e 71 del C.A.D. approvato con D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e s.m. e
i. e in conformità al DPCM 13 novembre 2014, redigerà una “certificazione di processo” attestando
che nel complessivo processo di scansione degli archivi di cui al presente documento sono state
adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale
analogico alla copia digitale o estratto informatico.
Trasferimento nel sistema di archiviazione
Il riversamento dei dati sarà effettuato direttamente sul server di archiviazione definitiva
individuato. In caso di trasferimento ad altri archivi esterni, questo avverrà in modalità a flusso
costante, giornaliero o settimanale, attraverso un collegamento concordato con il Servizio CED
dell’Unione.
Le pratiche trasferite saranno organizzate in lotti, la cui composizione sarà descritta in un file xml
denominato indice di trasferimento contenente la struttura dei file/cartelle oggetto di trasferimento.
Le singole pratiche di ciascun lotto dovranno essere trasferite in forma completa di tutti documenti.
Il tracciato di questo indice di trasferimento indicherà la data di trasferimento nel formato
AnnoMeseGiorno.xml (ad es. 20160607.xml).
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C.F. / P. IVA 01801760388Area Gestione del Territorio ART. 11. ASSISTENZA DA PARTE DEI COMUNI Lo staff di progetto, al fine di risolvere tutti i casi dubbi (comprensione della pratica e del suo esito, ecc.), potrà chiedere assistenza ai Comuni detentori degli archivi. Tale operazione potrà essere effettuata, in relazione al tipo di problema da risolvere, via e-mail o telefonicamente, qualora possibile, ovvero recandosi presso la sede comunale. A tal fine, i Comuni individuano un referente per il proprio archivio da poter contattare in caso di bisogno. I Comuni si impegnano ad offrire il proprio ausilio allo staff di progetto. ART. 12. CRONOPROGRAMMA L’attività avverrà secondo il crono programma concordato con i Comuni, tenendo conto della tipologia e quantità delle pratiche da digitalizzare, nonché dello stato di conservazione delle stesse, seguendo un ordine di trasferimento dell’archivio comunale ad centro di digitalizzazione in base alle disponibilità logistiche. Ogni trasferimento degli archivi comunali dovrà preventivamente essere comunicato alla Soprintendenza Archivistica. Durante il processo saranno eseguiti dei collaudi parziali relativi agli archivi dei singoli enti e/o delle singole partizioni trasferite secondo le modalità individuate nell'ALL 3. ART.13 MODALITA’ DI DIGITALIZZAZIONE L’attività di digitalizzazione avviene con due distinte modalità: 1. Digitalizzazione richieste visione atti La fase prevede la digitalizzazione dei soli fascicoli cartacei e la copia dei fascicoli digitali oggetto di richiesta di visione atti, normalmente propedeutica alla presentazione di ogni nuova pratica. Le pratiche cartacee saranno prelevate dagli archivi cartacei in base al registro di carico-scarico, trasferite a Tresigallo per la digitalizzazione e ricollocate nell'archivio nella medesima posizione, previa apposizione di un contrassegno identificante la digitalizzazione della pratica stessa. Per quanto riguarda le pratiche digitali presenti nel gestionale delle pratiche edilizie utilizzato dall’Ente, si provvederà allo scarico della documentazione prevista dall’ALL. 6 alla presente Codifica, alla generazione di una copia conforme all’originale degli stessi, in formato adatto alla conservazione nel lungo periodo. L’avvio ufficiale della gestione in modalità digitale delle richieste di visione atti delle pratiche edilizie è avvenuto il 01/06/2017. Da tale data, tutte le richieste vengono trasmesse telematicamente alla PEC dell’Unione e gestite in modalità digitale, secondo quanto previsto nell’ALL. 3. Detto avvio è stato anticipato da una un periodo di sperimentazione, di circa un mese, nel quale sono state digitalizzate le pratiche edilizie relative ad alcune richieste di visione atti in modalità cartacea, selezionate a campione, previa comunicazione al richiedente. Sede Unione: Via Roma, 28 – 44034 Copparo (FE) – PEC: unioneterrefiumi@pec.unioneterrefiumi.fe.it Pagina 7 C.F. / P. IVA 01801760388
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2. Digitalizzazione completa degli archivi
La fase prevede la digitalizzazione massiva delle pratiche, previo trasferimento di tutto o parte
dell'archivio cartaceo di un singolo Ente facente parte dell'Unione attraverso la seguente modalità:
• prelievo e trasporto dei faldoni dagli archivi comunali, anche in tempi successivi, previa
registrazione di carico-scarico. In caso di prelievo parziale, lo stesso inizierà dai faldoni più
recenti;
• la successione dei prelievi dai vari archivi terrà conto delle esigenze dei Comuni in termini
di disponibilità di tempo per il trasporto e di spazio da riutilizzare. La successione potrà
comunque essere modificata per tener conto del mutare delle esigenze;
• al termine del processo di digitalizzazione gli archivi saranno riconsegnati ai Comuni per la
collocazione nell'archivio di deposito definitivo;
• tale collocazione, qualora diversa da quella di prelievo, sarà preventivamente comunicata
alla Soprintendenza Archivistica.
Questa fase sarà documentata dal Responsabile del Procedimento al Dirigente con reportistica
periodica, come descritto al successivo art. 13.
Il flusso dei dati risultanti dal processo di digitalizzazione sarà indirizzato nell’archivio digitale
individuato, secondo quanto previsto al precedente art. 10.
Detta fase ha avuto avvio nel mese di Maggio 2017, con la consegna delle pratiche edilizie da
parte del Comune di Tresigallo.
La digitalizzazione viene, inoltre, ad essere differenziata in base alle modalità di presentazione
delle istanze, mutate nel tempo e che così possono essere riassunte:
• Fino al 31/05/2010 pratiche esclusivamente cartacee;
• Dal 01/06/2010 al 31/12/2018 pratiche cartacee e digitali;
• Dal 01/01/2019 pratiche esclusivamente digitali.
Le pratiche presentate fino al 31/12/2018 verranno normalizzate secondo quanto previsto
nell’ALL.5 della presente codifica.
Per le pratiche presentate dopo il 01/01/2019 verrà definita una specifica modalità di
normalizzazione in funzione dell’entrata in vigore della piattaforma Regionale “Accesso Unitario”
che stabilirà criteri uniformi su tutto il territorio regionale di presentazione e codifica delle istanze e
dei relativi elaborati.
Al fine di allineare progressivamente gli archivi delle pratiche edilizie dell’Unione e di implementare
la Banca Dati Unica Digitale con le pratiche edilizie presentate in modalità completamente digitale
dal 01/01/2019, il Servizio Unico Edilizia Imprese (SUEI) comunicherà all’Ufficio Digitalizzazione,
alla conclusione del procedimento istruttorio, le pratiche edilizie presentate.
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ART.14 SERIE ARCHIVISTICHE
L’attività di costruzione della Banca Dati Unica Digitale e dell’Archivio Unico Digitale dovrà avvenire
nel rispetto delle serie archivistiche determinate dalle modifiche istituzionali degli Enti che possono,
al momento, essere così riassunte:
• Fino al 31/05/2010: archivi dei comuni di Copparo, Formignana, Jolanda di Savoia, Ro,
Tresigallo;
• Fino al 31/12/2010: archivio del Comune di Berra;
• Dal 01/06/2010 (01/01/2011) fino al 31/12/2017: archivio Unione per i sei comuni aderenti;
• Dal 01/01/2018 al 31/12/2018: archivio Unione per i cinque comuni aderenti (uscita del
Comune di Jolanda di Savoia);
• Dal 01/01/2019: archivio Unione per tre comuni aderenti (fusioni Tresignana e Riva del Po).
ART. 15 MONITORAGGIO
Il Responsabile del Procedimento provvede a redigere un rapporto periodico al Dirigente sullo
stato di avanzamento dei lavori, segnalando nel contempo eventuali problematiche riscontrate e
suggerendo modifiche alle attività volte a migliorare risultato del processo di digitalizzazione.
Per i controlli istituzionali di competenza, gli operatori dell’Unione, dei Comuni e della
Soprintendenza Archivistica dell’Emilia Romagna, avranno libero accesso in qualsiasi momento
alla sede operativa dell’attività oggetto del presente documento.
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