Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
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Codice di condotta globale
Eccellenza con integrità.
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Indice
Indice
I. Concetti essenziali del Codice di condotta globale.......................... 6
A. L’importanza dei nostri valori............................................................. 6
B. Ambito di applicazione del Codice di condotta globale................... 7
C. Applicazione del Codice di condotta globale................................... 7
D. Guida alle situazioni discutibili........................................................... 7
E. Guidare con l’esempio....................................................................... 8
F. Obbligo di segnalare potenziali violazioni......................................... 8
G. Divieto di ritorsioni............................................................................. 8
H. Rispetto del Codice di condotta globale........................................... 8
II. Impegno per l’integrità.................................................................... 9
A. Mantenere un ambiente di lavoro rispettoso..................................... 9
1. Un luogo di lavoro privo di molestie.............................................. 9
2. Impegno per le pari opportunità.................................................. 10
3. Comportamento responsabile sul luogo di lavoro ...................... 10
4. Antiviolenza.................................................................................. 11
B. Diritti umani..................................................................................... 11
C. Ambiente, salute, sicurezza e sostenibilità...................................... 11
III. Prassi commerciali oneste ed etiche............................................. 12
A. Concorrenza leale e antitrust........................................................... 12
B. Anticorruzione.................................................................................. 12
C. Ospitalità aziendale – Regali, intrattenimento e viaggi................... 13
D. Conflitti di interessi.......................................................................... 13
E. Donazioni in beneficenza e contributi politici.................................. 14
IV. Integrità finanziaria....................................................................... 14
A. Rendicontazione finanziaria accurata............................................... 14
B. Mantenere documentazione aziendale adeguata............................ 15
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Indice
V. Collaborazione con i partner di Dematic........................................ 15
A. Interazioni e informazioni sui clienti................................................. 15
B. Distributori, fornitori e altri partner.................................................. 16
C. Affari governativi.............................................................................. 16
VI. Conformità alla normativa sul commercio globale........................ 17
A. Importazioni ed esportazioni........................................................... 17
B. Sanzioni commerciali ed embarghi.................................................. 17
C. Boicottaggi economici..................................................................... 18
VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti...................... 18
A. Informazioni riservate....................................................................... 18
B. Proteggere i nostri beni................................................................... 19
C. Verifiche e indagini.......................................................................... 19
D. Proprietà intellettuale...................................................................... 19
E. Computer e sistemi di comunicazione............................................. 20
F. Interazioni con i media, gli investitori e il pubblico......................... 21
G. Uso dei Social Media....................................................................... 21
H. Informazioni privilegiate.................................................................. 21
I. Privacy.............................................................................................. 22
VIII. Risorse Dematic.......................................................................... 22
A. Segnalazione di problemi................................................................ 22
B. Sistema di segnalazione helpline Expolink ...................................... 23
I. Concetti essenziali del Codice di condotta globale
I. Concetti essenziali del Codice di condotta globale
R. L’importanza dei nostri valori ?
D. In che modo il Codice di
Il successo di Dematic inizia con i valori e comportamenti essenziali
della nostra organizzazione, come l’integrità, la meritocrazia, il coraggio,
l’innovazione e l’impegno. I nostri standard di condotta professionale condotta si applica al mio
costituiscono importanti principi guida per i dipendenti e rappresentano il comportamento a Dematic?
modo in cui creiamo la solida base di fiducia e di successo che si rispecchia
R. Dovete pensare al Codice di condotta
nei nostri rapporti con i clienti, i fornitori, gli azionisti e tra di noi. Tutti
rappresentiamo Dematic in ogni nostra azione e siamo responsabili di agire
nel rispetto dell’etica e della legge. Con l’impegno a mantenere i nostri valori globale come a una guida che si
e condividere le idee, porteremo avanti in modo responsabile le attività di applica a tutti i potenziali dilemmi
Dematic. Il nostro Codice di condotta globale si basa sui valori di Dematic e etici e a tutte le situazioni lavorative.
siamo noi a dimostrare come si applicano alle nostre decisioni quotidiane.
B. Ambito di applicazione del Codice di condotta globale
Il Codice di condotta si applica al Gruppo Dematic e a tutte le nostre
consociate e affiliate. Ogni volta che si fa riferimento a “Dematic” o
l’“Azienda” in questo Codice di condotta, si intendono incluse tutte queste
entità. Il nostro Codice di condotta si applica a tutti gli amministratori,
dirigenti, dipendenti, agenti e collaboratori esterni di Dematic, collettivamente
indicati come “dipendenti”. Inoltre, ci aspettiamo che i nostri fornitori,
distributori, clienti e altri partner commerciali agiscano eticamente e in
maniera coerente con il Codice di condotta globale. Ovunque facciamo affari,
ognuno di noi è responsabile di seguire il Codice di condotta globale, così
come tutte le leggi e i regolamenti applicabili e altre politiche aziendali.
I. Concetti essenziali del Codice di condotta globale
C. Applicazione del Codice di condotta globale
Il nostro Codice di condotta globale deve essere usato come risorsa quando
sorgono questioni legali o etiche sul lavoro. Non è un regolamento completo,
ma una dichiarazione di come ci impegniamo a condurre i nostri affari.
Principi essenziali di etica per Ogni membro della comunità Dematic deve esercitare la propria capacità
i manager… di giudizio in questioni che coinvolgono l’etica professionale e l’integrità ed
è tenuto a evitare comportamenti che possano essere discutibili sul piano
iate ricettivi e aperti a dubbi e
S etico o costituire una violazione delle nostre politiche. Se vi trovate in una
preoccupazioni sollevati dai dipendenti situazione difficile e non siete sicuri di come procedere, chiedetevi se il vostro
comportamento è coerente con la legge, con il Codice di condotta e con altre
Se un dipendente solleva questioni etiche
politiche aziendali.
o segnala una potenziale violazione del
Codice di condotta globale, di altre
politiche Dematic o delle leggi, è vostra D. Guida alle situazioni discutibili
responsabilità come manager sottoporre la A Dematic, siamo orgogliosi del nostro ambiente a porte aperte e tutti
questione a una delle seguenti risorse: i dipendenti sono incoraggiati a segnalare dubbi e chiedere consiglio.
• ufficio Risorse Umane In molti casi, il vostro manager di linea può essere la risorsa migliore per
rispondere alle domande o risolvere dubbi. Se non vi trovate a vostro agio
• team di Compliance
a segnalare un problema al vostro manager di linea, contattate un altro
• ufficio legale manager di Dematic, un responsabile dell’ufficio Risorse Umane o un membro
• Comitato Etico esecutivo del team della Compliance o dell’ufficio legale aziendale. Potete anche
• sistema di segnalazione helpline inviare una segnalazione attraverso l’apposito sistema esterno indipendente
Expolink utilizzato da Dematic, il sistema di segnalazione helpline Expolink, sia
attraverso il servizio online di segnalazione sia chiamando le apposite helpline
telefoniche disponibili in tutti i Paesi in cui operiamo. Il Comitato etico
esecutivo di Dematic, composto dai vertici dirigenziali delle varie funzioni,
mantiene la supervisione della gestione e dell’integrità delle indagini per
tutte le segnalazioni inviate tramite Expolink. Informazioni su Expolink sono
disponibili in fondo al Codice di condotta globale (si veda la Sezione VIII.B).
E. Guidare con l’esempio
I nostri dirigenti e manager hanno responsabilità in più sia verso Dematic
sia verso gli altri dipendenti dell’Azienda. Una parte importante della
responsabilità di un leader è di esemplificare i valori aziendali e dare
dimostrazione dei massimi standard di integrità. I leader devono comunicare
la serietà delle aspettative della nostra azienda in termini di condotta etica e il
loro sostegno personale per quelle aspettative, chiedendo a tutti di assumersi
la responsabilità di esercitare una solida capacità di giudizio in ambito etico.
I manager di linea devono guidare in modo responsabile i propri dipendenti,
assicurandosi che conoscano e seguano le leggi e i regolamenti applicabili.
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I. Concetti essenziali del Codice di condotta
globale
F. Obbligo di segnalare potenziali violazioni
Siamo tutti responsabili di segnalare all’Azienda i potenziali illeciti. Ogni
dipendente che sia a conoscenza di una violazione o abbia il sospetto che ci Non compiremo ritorsioni né
sia stata una violazione del Codice di condotta globale, di altre politiche di permetteremo ritorsioni contro
Dematic o della legge, deve segnalarlo. La mancata segnalazione di illeciti i dipendenti che agiscono in
è di per sé una violazione del Codice di condotta globale e può dare luogo buona fede per:
a provvedimenti disciplinari, fino al licenziamento, conformemente alle leggi
applicabili e ai contratti collettivi. Tenetelo presente: a Dematic, apprezziamo
• segnalare una presunta violazione dei
il coraggio, perché crediamo che agire con coraggio possa cambiare le cose
in meglio. La Società darà pieno sostegno ai dipendenti che segnalano nostri valori, del Codice di condotta
onestamente e in buona fede i potenziali illeciti. globale, delle politiche aziendali o
delle leggi
• porre una domanda sulla conformità
G. Divieto di ritorsioni normativa o cercare consigli su una
Ci impegniamo a proteggere i diritti degli individui che segnalano in buona particolare prassi, decisione o azione
fede un problema. Dematic non tollererà ritorsioni contro un dipendente commerciale
che segnala in buona fede una violazione, effettiva o presunta, o coopera in
un’indagine. Come nel caso di mancata segnalazione di illeciti, la ritorsione • c ollaborare a un’indagine su una
è di per sé una violazione del Codice di condotta globale e può dar potenziale violazione
luogo ad azioni disciplinari, fino al licenziamento. Se sapete o sospettate
che si sia verificata o si stia verificando una ritorsione, dovete segnalarlo
immediatamente. Risorse principali di Dematic
Per inviare una segnalazione o fare una
H. Rispetto del Codice di condotta globale domanda, contattate una delle seguenti
risorse aziendali:
Di tanto in tanto, potrebbe esservi chiesto di fornire la conferma scritta
che avete letto e compreso il Codice di condotta globale di Dematic, che • il vostro supervisore o qualsiasi altro
rispettate i suoi standard e non siete personalmente a conoscenza di eventuali membro della direzione
violazioni del Codice da parte di altri. Questa conferma è il vostro impegno a • un responsabile dell’ufficio Risorse
rispettare il Codice e le nostre aspettative e a segnalare prontamente dubbi e Umane
problemi.
• il team di Conformità
Svolgeremo indagini approfondite su ogni presunta violazione, comprese • il Direttore affari legali e societari o un
quelle segnalate tramite la nostra helpline di Expolink. Siete tenuti a altro membro dell’ufficio legale
collaborare e fornire informazioni complete, accurate e veritiere in relazione • il Comitato etico esecutivo di Dematic
a qualsiasi indagine, conformemente alle leggi applicabili. Ci rendiamo • un membro del team di Internal Audit
conto che ci possono essere momenti in cui i dipendenti preferiscono
• la nostra helpline di Expolink:
inviare segnalazioni in via riservata, e in tal caso cercheremo di mantenere la LISTEN
UP!
riservatezza delle segnalazioni per quanto possibile secondo le circostanze,
HELPLINE
condividendo le informazioni pertinenti solo con chi ha esigenza di venirne sistema di segnalazione
a conoscenza. In certe situazioni, tuttavia, l’Azienda potrebbe non essere in helpline Expolink
grado di mantenere la riservatezza; in tal caso, informerà tempestivamente il kiongroup@expolink.co.uk
dipendente che ha inviato la segnalazione.
Da fuori degli Stati Uniti:
i numeri verdi specifici per ogni Paese,
elencati nella sezione Risorse Dematic
in fondo al Codice di condotta globale
(Sezione VIII.B).
II. Impegno per l’integrità
Scenario di esempio: WHAT
IF? II. Impegno per l’integrità
Una sera, durante un evento sociale,
Simon, il rappresentante di un cliente, R. Mantenere un ambiente di lavoro rispettoso
è apparso ubriaco e ha fatto commenti
impropri di natura sessuale a Sara, 1. Un luogo di lavoro privo di molestie
una project manager di Dematic. Sara La nostra cultura è basata sulla dignità e sul rispetto. Siamo tutti
dà per scontato che l’Azienda non responsabili di assicurare che il personale e l’ambiente di lavoro
potrà farci nulla perché Simon non sia privo di comportamenti impropri. Dematic vieta qualsiasi
è un dipendente di Dematic e il suo comportamento molesto, come:
comportamento si è verificato dopo
l’orario di lavoro in una situazione • molestie sessuali
sociale. • molestie per via elettronica (ad esempio, tramite posta
elettronica o Internet)
• bullismo
D. L’Azienda può aiutare • abuso verbale
Sara?
Le molestie includono qualsiasi condotta che crea un ambiente di lavoro
intimidatorio, ostile od offensivo sulla base di certe caratteristiche
R. Sì. Il comportamento di Simon personali. Siete responsabili di segnalare i comportamenti impropri
che coinvolgono un dipendente o anche una persona non collegata a
potrebbe qualificarsi come una
Dematic, come ad esempio un cliente o fornitore. È vietata la ritorsione
molestia e le molestie sono
per aver sporto denuncia o per aver collaborato alle indagini su
sempre proibite a Dematic,
denunce di discriminazioni o molestie. Segnalate il comportamento
indipendentemente dal fatto illecito al vostro supervisore o un altro membro della vostra catena di
che si verifichino presso i gestione, all’ufficio Risorse Umane, o chiamando la helpline di Expolink.
nostri uffici o in in altri luoghi Per ulteriori informazioni, consultare la Politica sulle molestie o la vostra
fuori sede. Il fatto che Simon politica locale.
sia un rappresentante cliente
non cambia le aspettative di
Dematic che Sara sia trattata con
rispetto. Sara dovrebbe riferire
la questione al suo supervisore o
un’altra risorsa aziendale per fare
in modo che del comportamento
del rappresentante si occupi il
personale appropriato.
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II. Impegno per l’integrità
2. Impegno per le pari opportunità
Teniamo molto ad avere una forza lavoro diversificata composta da
D. Quali sono le “altre decisioni
dipendenti che portano una grande varietà di competenze, esperienze
relative alle assunzioni”?
e prospettive, e teniamo molto ai principi di pari opportunità di
impiego, inclusione e rispetto. Il nostro impegno per la diversità è una
parte importante di ciò che significa essere un dipendente Dematic e
R. Esempi di altre decisioni
siete tenuti a rispettare tutte le leggi sul lavoro applicabili.
relative alle assunzioni
includono:
La Società offre pari opportunità di impiego a tutti i dipendenti e
candidati e non commetterà discriminazioni illegittime sulla base di • reclutamento • collocamento
qualsiasi stato protetto, come ad esempio: • avanzamento • retribuzione
• benefit • licenziamento
• razza • cittadinanza
• colore • stato di reduce Quanti di noi sono coinvolti nel
• religione • orientamento sessuale processo decisionale riguardo a una
• sesso • stato civile di queste attività devono basare le
proprie valutazioni esclusivamente
• età • gravidanza sui requisiti dell’attività lavorativa. La
• origine nazionale • altre caratteristiche discriminazione è una violazione del
• disabilità protette dalla legge Codice di condotta globale, delle
politiche di Dematic e delle leggi
ed è severamente vietato.
La parità di trattamento è importante non solo nel processo di
assunzione, ma anche in relazione ad altre decisioni di lavoro, come
WHAT
la formazione, le assegnazioni di progetti e le promozioni. Leggete IF?
la Politica sulle pari opportunità di impiego o la vostra politica locale
applicabile per ulteriori informazioni su questo argomento. Scenario di esempio:
3. Comportamento responsabile sul luogo di lavoro D. Se sono a una cena
Un comportamento responsabile sul luogo di lavoro include essere aziendale, posso
cortesi e professionali nel rappresentare Dematic in tutti gli aspetti del consumare alcol?
nostro lavoro. La vostra sicurezza e quella dei dipendenti e la sicurezza
delle nostre operazioni sono della massima importanza per Dematic.
Non vi è consentito possedere, utilizzare, distribuire o essere sotto R. Sì. Di per sé, il consumo di alcolici
l’influenza di droghe illegali nelle sedi aziendali o durante il lavoro, a una cena aziendale in genere
incluso presso le sedi dei clienti. Allo stesso modo, l’abuso di sostanze non costituisce una violazione
sul luogo di lavoro, compreso l’uso improprio di farmaci da prescrizione, della politica aziendale. L’Azienda
è una violazione del Codice di condotta globale. Anche il possesso consente un consumo ragionevole
o l’uso di alcol durante il lavoro o nelle sedi aziendali è vietato, e responsabile di alcolici a pranzi,
salvo approvazione da parte dell’Azienda e se utilizzato in modo cene, eventi o incontri di lavoro
responsabile. Per ulteriori informazioni su questo argomento, si veda la in cui sia consentito l’alcol. Detto
Politica per un luogo di lavoro senza droghe o la vostra politica locale. questo, un consumo eccessivo di
alcolici e ogni altro comportamento
inappropriato durante una cena o
un evento possono violare la politica
aziendale e devono essere segnalati.
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II. Impegno per l’integrità
4. Antiviolenza
Abbiamo una politica di tolleranza zero nei confronti della violenza sul
Consiglio per essere sicuri: posto di lavoro. È vietato ogni atto che possa far sentire minacciato
o in pericolo un altro individuo. Tali atti includono aggressioni verbali,
Dovete sempre farvi avanti e segnalare minacce o qualsiasi espressione di ostilità, di intimidazione o di
un problema, se… aggressione. È vietato anche il possesso di armi sul luogo di lavoro.
La nostra politica di tolleranza zero per la violenza sul luogo di lavoro
• siete invitati a fare un’attività che
si applica al comportamento nelle sedi aziendali e al comportamento
considerate pericolosa
dei nostri dipendenti impegnati in attività per Dematic in qualsiasi
• siete invitati a fare un lavoro che ritenete parte del mondo, anche al di fuori delle nostre sedi. Dovete denunciare
di non essere adeguatamente qualificati e segnalare i comportamenti minacciosi o potenziali violenze subite alla
a svolgere e che potrebbe fare del male a vostra dirigenza locale. Consultate la Politica sulla violenza sul luogo
voi o ad altri di lavoro o la vostra politica locale per ulteriori informazioni su questo
argomento.
• v edete qualcuno che si comporta in un
modo che considerate pericoloso o che
può essere in violazione delle politiche B. Diritti umani
aziendali, o un’attività che la persona non Siamo impegnati a sostenere i diritti umani fondamentali e crediamo che tutti
è adeguatamente qualificata a svolgere debbano essere trattati con dignità, correttezza e rispetto. Offriamo condizioni
• sospettate che un’apparecchiatura non di lavoro eque e rispettiamo i diritti umani. Dematic non usa né tollera l’uso
funzioni correttamente e possa essere di lavoro in condizioni di schiavitù, lavoro forzato o lavoro minorile e non è
coinvolta nel traffico di esseri umani né associata a persone coinvolte in tali
pericolosa
attività. I nostri dipendenti, partner commerciali e fornitori sono tenuti ad
• osservate o venite a conoscenza di una aderire ai più alti standard di integrità e rispettino le leggi alla lettera. La
condizione di pericolo o di un potenziale nostra Società tratta solo con fornitori e collaboratori esterni che dimostrano
pericolo per voi stessi o gli altri un serio impegno per la salute e la sicurezza dei lavoratori e che operano nel
rispetto delle leggi sui diritti umani. Dematic denuncia qualsiasi trattamento
degradante di individui o condizioni di lavoro non sicure e si impegna a fare
in modo che i propri prodotti siano privi di minerali
provenienti da regioni in conflitto.
C. Ambiente, salute, sicurezza e sostenibilità
Dematic si assume la responsabilità per la salvaguardia
della salute e della sicurezza dei nostri dipendenti e
collaboratori esterni, dei visitatori presso le nostre sedi,
dei clienti e delle comunità in cui svolgiamo le nostre
attività. Prendiamo sul serio le nostre responsabilità
di fornire prodotti, servizi, competenze e supporto
continuo che siano sicuri da usare e che aiutino a
proteggere l’ambiente in cui vengono utilizzati. Le
nostre politiche e procedure di salute e sicurezza sono
progettate per aiutarvi a lavorare in sicurezza, sia presso
le nostre strutture sia presso i clienti, o mentre siete in
viaggio per Dematic. La sicurezza è responsabilità di
tutti noi. Dovete seguire tutte le politiche di sicurezza, qualsiasi sia la vostra
posizione in Dematic.
Dematic è impegnata a rispettare tutte le leggi ambientali applicabili. I
dipendenti la cui attività incide sulla conformità ambientale devono avere
un’ottima conoscenza dei permessi, delle leggi e dei regolamenti che si
applicano al loro lavoro. Per maggiori informazioni, consultate la nostra
Politica globale in materia di ambiente, salute, sicurezza e sostenibilità.
| 11III. Prassi commerciali oneste ed etiche
Alcuni esempi di attività
anticoncorrenziali vietate includono:
• Mettersi d’accordo con i concorrenti per
fissare prezzi di acquisto o di vendita,
fissare alcune condizioni in una proposta,
BUSINESS ETHICS limitare la produzione, oppure ancora
allocarsi o dividersi clienti, fornitori o mercati
• Applicare prezzi irragionevolmente alti che
sfruttano i clienti
• Applicare prezzi irrealisticamente bassi,
che possono essere utilizzati per eliminare
la concorrenza dal mercato
Anche gli accordi tra le imprese a diversi livelli
della catena di approvvigionamento, in genere
con i distributori e i fornitori, possono dar
luogo a questioni di concorrenza se non sono
III. Prassi commerciali oneste ed etiche contrattualmente definiti in modo adeguato.
Ad esempio, richiedere ai nostri distributori di
R. Concorrenza leale e antitrust rifiutare di vendere beni a determinati clienti (ad
Siamo obbligati a rispettare le regole sulla concorrenza leale e le normative esempio quelli che risiedono al di fuori di un
antitrust. Dematic conquista i clienti grazie ai suoi prodotti e servizi eccezionali. determinato territorio) può essere considerato
Non dobbiamo adottare comportamenti anticoncorrenziali che sono considerati un abuso di mercato e una violazione delle
abusivi, soprattutto nei Paesi in cui abbiamo una forte presenza in quel mercato. norme antitrust.
Molti Paesi hanno emanato leggi antitrust che vietano attività e pratiche
anticoncorrenziali che interferiscono con la concorrenza leale. Dovete rispettare
le leggi sulla concorrenza di ogni Paese in cui operiamo. La mancata osservanza D. Come faccio a sapere se
di queste leggi può comportare sanzioni ingenti sia per Dematic sia per l’ospitalità che sto fornendo al
i dipendenti che hanno violato la legge.
cliente è appropriata?
Poiché le regole in materia di concorrenza leale e antitrust sono complicate,
i dipendenti non devono esitare a contattare una delle risorse Dematic (Sezione
I.I) se hanno domande o dubbi. Fate riferimento anche alla Politica in materia di R. Per prima cosa, assicuratevi di controllare la
concorrenza leale e antitrust di Dematic e alla sezione Informazioni riservate del Guida per l’approvazione preventiva nella
Codice di condotta globale (Sezione VII.A) per maggiori informazioni. Politica anticorruzione per la categoria di
ospitalità, l’importo, e le eventuali procedure
B. Anticorruzione di segnalazione richieste. Poi, esaminate
attentamente se quello che state offrendo
Tangenti, vantaggi indebiti e tentativi di corruzione in qualsiasi forma a favore
(che può essere qualsiasi cosa di valore) è
di chiunque e in qualsiasi Paese sono, tra l’altro, violazioni del Codice di
condotta globale, della Politica anticorruzione, del Foreign Corrupt Practices destinato a influenzare o indurre un’azione, o
Act (“FCPA”) degli Stati Uniti e del Bribery Act del Regno Unito. Dematic assicurarsi un vantaggio indebito. Se sì, non
vieta la corruzione o l’offerta di vantaggi indebiti, sia a parti commerciali che offritelo. Se non siete sicuri se sia il caso di
a funzionari pubblici. Nelle interazioni con i clienti o con terzi o nel fornire fornire quella forma di ospitalità, contattate il
ospitalità per affari, è necessario avere familiarità con i limiti di spesa di team di Conformità.
Dematic e con gli eventuali requisiti delle leggi locali. Se qualcuno avanza una
richiesta per avere un vantaggio personale, non acconsentite e fate in modo
di segnalarlo immediatamente. Per maggiori informazioni e indicazioni sulla
politica anticorruzione e sui limiti di spesa per l’ospitalità aziendale, si veda la
Sezione III.C di seguito e la Politica anticorruzione.
12 |III. Prassi commerciali oneste ed etiche
I potenziali conflitti di interessi C. Ospitalità per affari – Regali, intrattenimento e viaggi
includono: Non possiamo accettare o fornire ospitalità aziendale se crea o dà
• Lavorare per, o ricevere un l’impressione di creare un obbligo per il destinatario. Dobbiamo valutare
corrispettivo da, un cliente, fornitore o attentamente se sia opportuno dare o accettare regali, pasti, intrattenimento,
concorrente di Dematic viaggi, o altri benefici. Non è consentito chiedere regali o ospitalità di valore
• Ingaggiare come fornitore un’impresa eccessivo da rivenditori, fornitori o altri partner commerciali per voi o per
di proprietà o gestita da un parente Dematic. Le uniche eccezioni consentite sono offrire o accettare articoli
• Avere un interesse finanziario promozionali di modico valore, pasti occasionali o altri omaggi non monetari
personale in un’operazione aziendale di modico valore, se il loro valore è in linea con la Politica anticorruzione
• Accettare un dono da un committente di Dematic. I dipendenti devono anche prestare molta attenzione quando
o collaboratore esterno in violazione offrono ospitalità a un cliente per eventi di marketing, soprattutto se tali
della politica aziendale eventi prevedono anche pasti, viaggi, o altre forme di intrattenimento.
• Mancare al lavoro a causa di un
secondo lavoro Le norme in materia di ospitalità aziendale sono più severe quando è
coinvolto un funzionario pubblico o governativo. Possiamo solo fornire
WHAT
ospitalità aziendale che sia conforme alle politiche di Dematic e a tutte
IF? le leggi pertinenti, inclusi l’FCPA e il Bribery Act del Regno Unito. Prima
Scenario di esempio: di dare o ricevere regali o altre forme di ospitalità aziendale, assicuratevi
di aver riesaminato la Guida per l’approvazione preventiva nella Politica
Karina, un responsabile tecnico, ha anticorruzioneper i dettagli sui limiti specifici.
accettato un lavoro di consulenza fuori
dell’orario di lavoro presso uno dei fornitori
minori dell’Azienda in cambio di una quota D. Conflitti di interessi
di partecipazione nell’impresa. Karina
sta valutando di assumere suo cugino, Siamo tenuti a evitare situazioni che possano dar luogo a un conflitto di
Ricardo, nel suo team in azienda per a interessi, o anche solo darne l’impressione, inclusa qualsiasi circostanza
vere più tempo per concentrarsi sulla che possa mettere in dubbio che stiamo agendo nel migliore interesse
sua consulenza. dell’Azienda. Dovete essere trasparenti e segnalare ogni conflitto effettivo
o potenziale all’ufficio Risorse Umane, per dare a Dematic la possibilità di
D. Le azioni di Karina e le
risolvere tale conflitto. Ad esempio, prima di intraprendere attività collaterali
o accettare posizioni come amministratori o dirigenti di un’organizzazione
opzioni che sta valutando esterna a Dematic, i dipendenti sono tenuti a chiedere l’approvazione del
danno luogo a un conflitto loro manager e dell’ufficio Risorse umane.
di interessi?
Apprezziamo l’impegno dei nostri dipendenti e ci aspettiamo che dedichiate
R. conflitto
i vostri sforzi migliori al vostro lavoro per l’Azienda. Conformemente alle
Sì, la lealtà di Karina all’Azienda è in leggi locali, Dematic vieta a tutti i dipendenti attuali di lavorare per altre
con altri interessi, o sembra organizzazioni in modi che interferiscono con la loro capacità di lavorare
esserlo, in questa situazione, perché: per Dematic. Ciò include, a titolo esemplificativo e non esaustivo, lavorare
• Sta facendo consulenza per un per un’azienda che sia in concorrenza, direttamente o indirettamente, con
fornitore Dematic o con una delle sue consociate. Inoltre, eventuali interessi o posizioni
• Ha una quota di partecipazione lavorative ricoperte per un’azienda concorrente dai familiari più stretti di un
nel fornitore nostro dipendente devono essere dichiarati e comunicati per iscritto all’ufficio
• Sta pensando di assumere e Risorse Umane. Assicuratevi di aver presentato all’ufficio Risorse Umane un
tenere alle sue dipendenze un Modulo di certificazione sui conflitti di interessi accurato e completo, o altri
suo parente moduli di dichiarazione secondo i requisiti locali.
Ai sensi delle politiche di Dematic,
Karina deve dichiarare ognuno di
questi potenziali conflitti di interessi
all’ufficio Risorse Umane prima di
intraprendere qualsiasi altra azione.
Per maggiori informazioni, consultate
il vostro Modulo di certificazione
sui conflitti di interessi, la Politica
sull’assunzione di parenti e rapporti
gerarchici, o la vostra politica locale
pertinente.
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IV. Integrità finanziaria
E. Donazioni in beneficenza e contributi politici
Dematic sostiene lo sviluppo sociale e comunitario in tutto il mondo. Potete
contribuire a questi impegni autorizzati, o contribuire di persona per proprio
conto ad altre organizzazioni. I dipendenti non possono utilizzare le risorse D. Lavoro nel reparto finanziario.
aziendali per sostenere personalmente enti di beneficenza o altre istituzioni C’è qualcosa in particolare che
senza scopo di lucro senza l’approvazione dell’Azienda. Non potete dare devo sapere?
o impegnarvi a dare contributi politici per conto di Dematic. Per maggiori
informazioni sulle donazioni in beneficenza considerate accettabili e sul
nostro processo di approvazione, consultate la Politica anticorruzione. R. finanziario
Sì, i dipendenti del reparto
hanno maggiori
responsabilità in materia di integrità
finanziaria. I professionisti finanziari
e gli altri dipendenti responsabili di
ogni aspetto dei controlli contabili
interni dell’Azienda e dei sistemi di
rendicontazione finanziaria e fiscale
sono obbligati a mantenere elevati
standard etici di integrità e onestà.
Dovete anche essere scrupolosi
nel preparare e rivedere bilanci e
resoconti finanziari che non siano
falsi o fuorvianti, e presentare
informazioni complete, corrette,
accurate e tempestive nei resoconti
finanziari dell’Azienda e in altre
comunicazioni pubbliche. Se non
siete sicuri di come gestire una
IV. Integrità finanziaria questione fiscale, di contabilità o
di revisione contabile, chiedete
R. Rendicontazione finanziaria accurata consigli al team di Compliance o
I resoconti finanziari e i libri contabili di Dematic devono rispecchiare in all’ufficio legale.
modo accurato tutte le operazioni societarie, per garantire prassi commerciali
legali ed etiche e prevenire attività fraudolente. Dematic mantiene controlli
e procedure di divulgazione per garantire una divulgazione completa,
corretta, accurata e tempestiva delle informazioni richieste. Tutte le ricevute
e pagamenti di fondi aziendali devono essere autorizzati dalla dirigenza e
adeguatamente documentati, e la nostra documentazione deve indicare la
natura e lo scopo delle nostre operazioni societarie.
Siete tenuti a collaborare in modo trasparente e onesto con i revisori interni
ed esterni dell’Azienda e non potete rifiutarvi di fornire loro le informazioni
richieste. Reclami o preoccupazioni per quanto riguarda la contabilità,
i controlli interni di contabilità, la revisione contabile, o questioni fiscali
richiedono particolare attenzione e devono essere segnalati o al vostro
Direttore finanziario regionale, al Controller regionale, al team finanziario
globale, al team di Compliance, o all’ufficio legale.
14 |V. Collaborazione con i partner di Dematic
WHAT B. Mantenere documentazione aziendale adeguata
IF?
Siamo responsabili di garantire che le informazioni che documentiamo,
Scenario di esempio: elaboriamo, e analizziamo siano precise, e documentate in conformità con
i principi giuridici e contabili applicabili. Dobbiamo inoltre garantire che la
D. Mipotremmo
è stato comunicato che
nostra documentazione aziendale corretta sia resa prontamente disponibile a
chi ha esigenza di conoscere tali informazioni, come ad esempio revisori o enti
aver detto a un governativi. I dipendenti sono tenuti a rispettare tutte le leggi, i regolamenti
cliente che, se accetta merci e le politiche aziendali in materia di rendicontazione e documentazione.
con consegna differita, le Noi tutti dobbiamo gestire e proteggere la sicurezza e l’integrità della
terremo in magazzino fino nostra documentazione aziendale, che può essere in varie forme, inclusa
a quando il cliente è pronto la documentazione fisica ed elettronica. Create solo documenti completi,
per la consegna. Mi sembra accurati e veritieri. Siate chiari e professionali nella creazione di qualsiasi
un accordo non autorizzato documento aziendale, inclusa la posta elettronica.
di vendita con consegna
differita e l’ho segnalato al mio Se Dematic viene coinvolta in particolari questioni legali o è oggetto di
manager. Finora, non c’è stata un’indagine, l’ufficio legale può rilasciare un “legal hold”, ossia un avviso
ancora una risposta e la fine di conservazione a fini giudiziari. In tali casi, siamo tenuti a conservare tutti
del mese si avvicina. Che cosa i documenti relativi al procedimento in questione. Seguite sempre le istruzioni di
devo fare? conservazione a fini giudiziari e se avete domande rivolgetevi all’ufficio legale.
R. immediatamente
In primo luogo, segnalare
il problema
al proprio responsabile
finanziario, al Direttore
finanziario regionale o al
Controller aziendale. Se
non vi sentite a vostro agio
nel contattarli, segnalate il
problema a una delle seguenti
risorse:
• il Direttore finanziario del
gruppo
• il Vicepresidente esecutivo
di Risorse Umane
• il Direttore Affari Legali e
Societari
• il team di Compliance
• il direttore di Internal Audit V. Collaborazione con i partner di Dematic
• Sistema di segnalazione
helpline Expolink R. Interazioni e informazioni sui clienti
Abbiamo tutti lavorato con il massimo impegno e dobbiamo continuare a
lavorare con il massimo impegno per sviluppare il marchio e la reputazione di
Dematic. I dipendenti devono trattare i clienti in modo corretto e rispettoso.
Ogni dipendente deve sempre ricordare che rappresenta Dematic quando
interagisce con i clienti. Anche i nostri clienti sono tenuti ad agire in modo
etico e conforme con il Codice.
| 15V. Collaborazione con i partner di Dematic
In tutte le sedi di Dematic, manteniamo informazioni riservate dei clienti e
proteggiamo tutti i dati e le informazioni a noi comunicati dai nostri clienti.
A tal fine, ricordate queste semplici regole:
• Accedere alle informazioni dei clienti solo se necessario per scopi
lavorativi legittimi
• Non condividere informazioni dei clienti all’esterno dell’Azienda
• Condividere le informazioni dei clienti all’interno dell’Azienda solo con
persone appropriate che hanno l’esigenza di conoscere tali informazioni
nel corso del loro lavoro.
Anche i nostri partner commerciali, inclusi fornitori e rivenditori, sono tenuti
a proteggere le informazioni dei clienti. Se avete domande, contattate
il reparto IT, l’ufficio Compliance o l’ufficio legale, o una delle altre risorse
Dematic prima di procedere con la raccolta, il trasferimento, il trattamento,
la divulgazione o la cancellazione dei dati dei clienti.
B. Distributori, fornitori e altri partner
Scegliamo i nostri distributori e fornitori in base a molti fattori, tra cui le
qualifiche tecniche, l’innovazione, la qualità, i costi, la sostenibilità finanziaria e
la conformità alle normative. Tutti i distributori, fornitori, agenti di vendita e altri
partner commerciali di Dematic devono dare dimostrazione dei più alti principi
etici, in conformità con i principi e i valori contenuti nel Codice di condotta
globale, inclusi quelli relativi alla lotta alla corruzione, alla concorrenza leale e
all’ospitalità aziendale. Dematic sostiene anche partner che offrono opportunità
per le minoranze e le donne. I nostri partner commerciali devono dimostrare il
loro rispetto dei diritti umani, tra le altre cose, aderendo a tutte le normative
in materia di traffico di esseri umani, lavoro forzato e minorile, e minerali
provenienti da zone di conflitto.
Dovete trattare i nostri partner commerciali in modo etico. Nei rapporti con
distributori, fornitori e altri partner, dovete seguire tutte le procedure applicabili
in materia di acquisti e conformità normativa. In alcune situazioni, potrebbe
essere necessario completare procedure di screening per garantire che Dematic
lavori solo con partner commerciali affidabili. Alcuni distributori e fornitori
saranno tenuti a certificare di aver letto e compreso il Codice di condotta
globale di Dematic e si impegneranno a rispettare gli standard in esso definiti.
Per maggiori informazioni sulle procedure di screening per la conformità per
i partner esterni, consultate la Politica anticorruzione.
C. Affari governativi
Nel fare affari con enti governativi federali, statali o locali, dobbiamo garantire
che tutte le dichiarazioni e le dichiarazioni ai funzionari che si occupano degli
appalti pubblici siano accurate e veritiere, inclusi i prezzi e altri dati finanziari.
Se il vostro lavoro comporta affari con enti governativi, dovete fare attenzione
alle norme e ai regolamenti speciali applicabili ai nostri clienti governativi.
Le norme sugli appalti pubblici possono essere molto complesse e possono
implicare praticamente ogni aspetto del processo di acquisto ed esecuzione.
Siete tenuti a rispettare tutti i requisiti in materia di appalti pubblici e seguire
rigorosamente tutti i termini e le condizioni di ogni contratto governativo.
Chiedete consiglio prima di agire quando si tratta di lavorare con i governi
degli Stati Uniti, del Regno Unito, dell’Australia o con altri governi stranieri. Per
maggiori informazioni sulle interazioni con i funzionari pubblici, fare riferimento
alla sezione Anticorruzione, sezione III.B, e alla Politica anticorruzione.
16 |VI. Conformità alla normativa sul commercio globale
VI. Conformità alla normativa sul commercio globale
Siamo tenuti a seguire le leggi sul commercio degli Stati Uniti e di altri Paesi
in cui operiamo. I dipendenti non devono condurre attività commerciali
transfrontaliere senza aver compreso come si applicano le norme pertinenti sugli
scambi commerciali. Le leggi, le norme e i regolamenti per la conformità nel
commercio sono molteplici e complessi e cambiano frequentemente. Se avete
domande sulla conformità alle leggi sul commercio internazionale, contattare il
reparto di Logistica globale, il team di Compliance, o l’ufficio legale prima
di procedere.
R. Importazioni ed esportazioni
Molti Paesi in cui operiamo hanno leggi e regolamenti che limitano i
trasferimenti, le esportazioni e le vendite di prodotti o dati tecnici da un
Paese verso alcuni Paesi e individui soggetti a restrizioni. Se siete coinvolti
in attività di importazione ed esportazione di beni e dati, siete tenuti a
conoscere e comprendere la normativa in materia di esportazioni e le nostre
politiche commerciali. Abbiamo anche il dovere di rispettare le leggi doganali
e le regole di importazione applicabili a prodotti, materiali e tecnologie che
portiamo oltre i confini nazionali. Queste leggi ci impongono, tra l’altro, di
documentare correttamente la classificazione, il valore e il Paese di origine
di tutte le importazioni. La mancata osservanza di queste norme e regolamenti
può esporre Dematic a multe, revoche o blocchi dei permessi di esportazione
o importazione.
B. Sanzioni commerciali ed embarghi
Gli Stati Uniti, l’Unione Europea, le Nazioni Unite e altre autorità governative
vietano le transazioni commerciali con determinate persone o entità che
hanno violato le leggi sulle esportazioni o sono considerate una minaccia
per la sicurezza nazionale. Dobbiamo rispettare le sanzioni commerciali e
gli embarghi imposti da tali autorità o da qualsiasi altra giurisdizione in cui
operiamo. Vari enti governativi gestiscono liste di parti soggette a restrizioni
e a sanzioni economiche. Tali norme limitano una serie di transazioni e attività
commerciali con alcuni individui, entità e Paesi.
| 17VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti
C. Boicottaggi economici Le informazioni riservate possono includere:
Per legge, Dematic e le sue controllate non possono cooperare con • dati dei dipendenti o dei clienti
boicottaggi esteri che non siano approvati dal governo degli Stati Uniti. • strategie
Siamo tenuti a segnalare eventuali richieste di cooperare con boicottaggi non
• piani
autorizzati. Tali richieste possono essere mascherate da richieste di offerta,
ordini di acquisto, contratti, lettere di credito, documenti di trasporto o • azioni
altre comunicazioni. Se ricevete una richiesta relativa a un boicottaggio, non • previsioni
rispondete e contattate immediatamente il team di Compliance o l’ufficio legale. • vendite
• profitti
• condizione finanziaria
• nuovi contratti
• operazioni significative
• informazioni sui prezzi
• scoperte e invenzioni
• idee di prodotto
• processi interni
• software
• segreti commerciali
• documentazione tecnica
• disegni di prodotto, specifiche e
documentazione
L’elenco non è esaustivo. Anche informazi-
oni di altro tipo possono essere considerate
riservate o proprietarie. Consultate la Politica
sulla classificazione e gestione dei documenti
VII. Responsabilità
verso i nostri investitori e o la vostra politica locale per maggiori infor-
mazioni. Se avete dubbi, consultate una del-
azionisti le risorse Dematic, incluso il vostro manag-
er, il reparto Marketing e comunicazioni o il
R. Informazioni riservate team di Compliance e l’ufficio legale.
Spesso durante il normale svolgimento delle nostre attività veniamo a
WHAT
conoscenza di informazioni riservate o proprietarie sulla nostra Azienda, su IF?
clienti, potenziali clienti, o su terze parti. Dovete mantenere la riservatezza
su tutte le informazioni che vi vengono comunicate, eccetto quando la
Scenario di esempio:
divulgazione è autorizzata o imposta dalle leggi. Le informazioni riservate o
proprietarie includono informazioni interne di Dematic e tutte le informazioni D. Sono responsabile
non pubbliche fornite da terzi, come ad esempio da distributori e fornitori, dell’acquisto di materiali e un
con l’aspettativa che le informazioni saranno mantenute riservate e utilizzate fornitore continua a chiedermi
esclusivamente per lo scopo commerciale comunicato. i listini prezzi di un fornitore
concorrente. Che cosa devo fare?
Potete divulgare le informazioni riservate solo ad altri dipendenti Dematic che
hanno l’esigenza lavorativa di venirne a conoscenza. Usate discrezione quando
parlate delle attività commerciali di Dematic in aree pubbliche e non usate le
R. Non fornire le informazioni.
Anche se le informazioni riservate
informazioni riservate in modo improprio per trarne un vantaggio personale.
Nelle attività di lavoro che coinvolgono terze parti, Dematic potrebbe firmare non appartengono a Dematic,
un accordo di riservatezza e i dipendenti devono rispettare le condizioni di tali dobbiamo rispettare gli accordi di
accordi. Siamo tutti responsabili di proteggere le informazioni aziendali e di riservatezza e seguire le istruzioni
terze parti anche quando non lavoriamo più per o con Dematic. del Codice in materia di protezione
delle informazioni riservate. Dovete
anche riferire la situazione al team di
Compliance o all’ufficio legale per
garantire che Dematic abbia rapporti
commerciali solo con partner affidabili.
18 |VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti
B. Proteggere i nostri beni
Siamo responsabili di proteggere i beni di Dematic e garantire il loro corretto
I nostri beni aziendali includono: utilizzo. Non possiamo utilizzare i beni aziendali o fornire servizi aziendali per
scopi non autorizzati. È severamente vietato tenere beni o fondi “in nero”.
• posta elettronica State attenti alle frodi o a qualsiasi altra situazione che potrebbe portare alla
• sistemi informatici perdita, all’abuso o al furto dei beni di Dematic. La frode include il furto, l’uso
• documenti personale di una carta di credito aziendale, le spese false o ingannevoli e la
falsificazione di altri documenti finanziari. L’uso improprio dei beni e delle
• attrezzature
risorse aziendali a fini personali o di lucro è severamente proibito.
• strutture
• informazioni sull’azienda
• logo e nome Dematic C. Verifiche e indagini
• materiali e anche forniture Durante il vostro lavoro per Dematic, potrebbe esservi chiesto di partecipare
a una verifica o indagine interna condotta dai nostri revisori interni o esterni,
Segnalate qualsiasi abuso o presunto abuso dall’ufficio Risorse Umane, dal team di Compliance o dall’ufficio legale.
a una delle risorse Dematic. Per maggiori Siete sempre tenuti a offrire la vostra piena cooperazione e comunicare in
informazioni, consultate la Politica di tutela modo onesto. Potreste anche ricevere una richiesta di fornire documenti o
di rispondere a domande di autorità di regolamentazione o di avvocati in
dei beni aziendali o qualsiasi altra politica
relazione a un procedimento legale. Se ricevete una richiesta in tal senso,
locale pertinente.
dovete contattare immediatamente l’ufficio legale per assistenza. Se ricevete
una direttiva di conservazione a fini giuridici (“legal hold”) da parte dell’ufficio
legale, dovete seguire le istruzioni e conservare tutta la documentazione
necessaria nel modo adeguato.
Proprietà intellettuale di altri:
Dematic adotterà i provvedimenti disciplinari adeguati in risposta a ogni
Azioni responsabili segnalazione di illeciti. Non garantire piena cooperazione e onestà nelle
• R
ispettare tutti i marchi, copyright e comunicazioni durante una verifica o un’indagine può portare a provvedimenti
disciplinari fino al licenziamento. Se l’indagine rivela che un dipendente
brevetti di altri
ha scelto una linea di condotta in contrasto con il Codice di condotta di
• Seguire tutte le leggi applicabili in Dematic, con altre politiche aziendali o con la legge, potrà essere oggetto di
materia di uso di materiali protetti da provvedimenti disciplinari appropriati fino al licenziamento e, ove giustificato,
copyright di potenziali azioni legali. Inoltre, Dematic contatterà le autorità competenti e
• In caso di dubbio, verificare con il team i dipendenti coinvolti potranno essere soggetti a multe imposte dal governo o
di Compliance o l’ufficio legale a responsabilità penali o civili.
Azioni inaccettabili
D. Proprietà intellettuale
• Creare copie non autorizzate di Apprezziamo e proteggiamo la nostra proprietà intellettuale (“PI”),
libri, articoli, disegni, software o altri come brevetti, segreti commerciali, diritti d’autore, marchi commerciali
materiali protetti da copyright e informazioni riservate, rispettando al contempo anche i diritti validi di
• Violare brevetti sulla tecnologia di altri proprietà intellettuale di terzi. Le leggi sul copyright proteggono materiali
come software per computer, musica, foto, audio, video, libri, presentazioni
e materiali di formazione. Le leggi sui brevetti tutelano le invenzioni, le leggi
sui marchi proteggono i nomi dei prodotti e dei servizi, e le leggi sui segreti
commerciali proteggono le informazioni proprietarie. I dipendenti non devono
divulgare PI al di fuori dell’Azienda, senza prima ottenere l’approvazione da
un membro dell’ufficio legale. Qualsiasi dipendente che venga a conoscenza
di una infrazione o violazione di diritti di proprietà intellettuale dell’Azienda
dovrà segnalarlo immediatamente. Consultate la Politica sulla classificazione e
gestione dei documenti o la vostra politica locale per maggiori informazioni.
| 19VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti
Dematic rispetta i diritti di proprietà intellettuale altrui. Non potete sollecitare,
ricevere, usare, o replicare informazioni commerciali segrete non autorizzate o
qualsiasi altra informazione se sapete o ritenete che sia oggetto di un accordo
di non divulgazione o di riservatezza. Ad esempio, tutti i software di terze parti
I sistemi e i dispositivi di
che usiamo nel corso delle attività aziendali devono essere muniti di regolare comunicazione elettronici includono,
licenza, compreso il software gratuito e open-source. Non dovete scaricare, ma non sono limitati a:
distribuire o utilizzare foto, cartoni animati, giochi, articoli, film, musica o altre • smart phone
opere protette da copyright in relazione alle attività aziendali senza una debita • tablet
autorizzazione da parte del proprietario dell’opera. Non date per scontato
• caselle di posta vocale
che il materiale che è disponibile al pubblico su Internet possa essere copiato
e utilizzato liberamente. Una violazione del copyright può esporre non solo • messaggi di testo
l’Azienda, ma anche i singoli dipendenti, a responsabilità civili e penali. • computer (PC e laptop)
• email
• internet
E. Computer e sistemi di comunicazione • messaggistica istantanea (incluso
I computer e i sistemi di comunicazione aziendali, compresi Internet ed e-mail, Microsoft Lync)
sono di norma destinati esclusivamente ad uso aziendale per Dematic. Siamo • qualsiasi altro tipo di comunicazione
tutti responsabili di usare le apparecchiature e i sistemi di Dematic in modo
elettronica
responsabile e di proteggerli da furti e danni. Dovete utilizzare la tecnologia
di Dematic in modo corretto e con buon senso. Non utilizzate i nostri sistemi
o dispositivi di comunicazione elettronici in un modo che è illegale, immorale,
distruttivo, o offensivo per gli altri. Questi obblighi si estendono all’uso fuori
sede di attrezzature aziendali. Non potete accedere a o creare contenuti
molesti, denigratori o inappropriati e dovete prestare attenzione nello scrivere
messaggi di posta elettronica. Per segnalare materiale discutibile o offensivo,
contattate un manager o un responsabile dell’ufficio Risorse Umane.
Dematic mantiene il diritto di accedere, monitorare e studiare i nostri sistemi
elettronici, così come le altre proprietà aziendali, nella misura consentita
dalle leggi locali e dai contratti collettivi. Dematic si riserva inoltre il diritto
di eliminare qualsiasi minaccia alla sicurezza dei sistemi elettronici aziendali.
Per proteggere la sicurezza dei nostri computer e sistemi di comunicazione,
i dipendenti devono seguire la Politica sull’uso accettabile dei sistemi
informatici o la politica locale pertinente. Se siete a conoscenza di minacce
di questo tipo, contattate immediatamente il reparto IT.
20 |VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti
WHAT
IF?
F. Interazioni con i media, gli investitori e il pubblico
Scenario di esempio: Dematic apprezza i suoi rapporti con la comunità degli investitori e con i
Daniel, un dipendente dell’Azienda, media e si impegna a fornire comunicazioni pubbliche e comunicati stampa
viene spesso a conoscenza di completi, corretti e precisi. Eccetto su autorizzazione da parte del reparto
informazioni sensibili su clienti quotati di Marketing globale e comunicazioni, non potete parlare con i media, con
in borsa e sui loro progetti futuri. Viene
gli investitori e con gli analisti per conto della nostra Azienda. Non date
a sapere che a breve sarà avviato
un grande progetto per una grande l’impressione di parlare a nome di Dematic in qualsiasi comunicazione che
azienda quotata alla borsa di New York. possa diventare pubblica, compresi post su forum su Internet, siti di social
Questo progetto non è ancora stato media, blog, chat room o bacheche. Tutte le richieste da parte dei media
annunciato in un comunicato stampa da e degli investitori devono essere indirizzate al reparto di Marketing globale
parte del cliente. e comunicazioni. Per maggiori informazioni, consultate la Politica sulle
comunicazioni esterne di marketing e sulle relazioni con la stampa.
D. La sorella di Daniel G. L’uso dei social media
lavora come consulente
finanziario e Daniel si I social media hanno sempre maggiore importanza nel mercato,
chiede se deve farle consentendoci di apprendere e condividere informazioni con i nostri
stakeholder, oltre che di comunicare con il pubblico su ciò che riguarda
sapere del progetto.
la nostra azienda. Eccetto su autorizzazione dal Marketing globale e
Può farlo? comunicazioni, non potete parlare per o per conto dell’Azienda quando
utilizzate i social media. Noi tutti dobbiamo rispettare la Politica sui social
R. progetto
Assolutamente no. Un
per una società
media. Non dovete condividere informazioni riservate o proprietarie su
Dematic, sui nostri clienti, sui nostri partner commerciali, o sulle vostre
quotata che non è ancora stato attività di lavoro. Solo il personale specificamente autorizzato di Dematic
annunciato pubblicamente può utilizzare i social media, tra le altre cose, per promuovere i prodotti
rappresenta una informazione e i servizi aziendali, condurre ricerche di mercato o cercare candidati
privilegiata rilevante. Se Daniel a posizioni lavorative.
dovesse condividere queste
informazioni con sua sorella, si Una regola generale da ricordare quando si utilizzano i social media è
tratterebbe di una “soffiata”, che di pensare all’effetto delle vostre dichiarazioni. Tenete presente che le
è illegale, contraria alla politica dichiarazioni sui social media sono permanenti e facilmente fraintese,
aziendale e potrebbe portare e possono influenzare la reputazione della nostra Azienda e le nostre
a sanzioni penali e anche al
relazioni con clienti e partner.
carcere. Daniel può riferire a sua
sorella solo le informazioni che
compaiono nei rapporti annuali
pubblicati, nella documentazione H. Informazioni privilegiate
presentata alle autorità di Le informazioni rilevanti “privilegiate” o non pubbliche possono influenzare
regolamentazione e nei comunicati le quotazioni di mercato dei nostri clienti quotati in borsa o altri partner
stampa, dato che quelle commerciali e le decisioni degli investitori nei confronti di Dematic. A volte,
informazioni sono generalmente potrebbe capitarvi di ricevere informazioni riservate aziendali prima che siano
disponibili al pubblico.
rese pubbliche e disponibili agli investitori. Dovete mantenere la massima
riservatezza su tali informazioni e non potete acquistare o vendere titoli in
Altri esempi di informazioni
rilevanti non pubbliche base a informazioni privilegiate rilevanti. Qualsiasi attività di insider trading,
includono: che implica la compravendita di titoli sulla base di informazioni rilevanti non
pubbliche, incluse le “soffiate” ad altre persone che potrebbero prendere
• nuovi piani di prodotto o una decisione di investimento sulla base di queste informazioni, non è solo
sviluppo di nuovi prodotti contraria all’etica, è anche illegale e può portare a multe ingenti e persino
• indagini governative a pene detentive. Consultate l’ufficio legale se non siete sicuri che le
• cambiamenti della dirigenza informazioni a vostra disposizione siano informazioni privilegiate rilevanti.
ai vertici aziendali
• potenziali ricorsi legali
significativi
• possibili fusioni, acquisizioni
o cessioni
• potenziali joint venture
• acquisizione o perdita di
un contratto o un cliente
importante
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