Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic

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Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
Codice di condotta globale

          Eccellenza con integrità.
Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
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Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
Indice
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         I. Concetti essenziali del Codice di condotta globale.......................... 6
           A. L’importanza dei nostri valori............................................................. 6
           B. Ambito di applicazione del Codice di condotta globale................... 7
           C. Applicazione del Codice di condotta globale................................... 7
            D. Guida alle situazioni discutibili........................................................... 7
            E. Guidare con l’esempio....................................................................... 8
            F. Obbligo di segnalare potenziali violazioni......................................... 8
            G. Divieto di ritorsioni............................................................................. 8
            H. Rispetto del Codice di condotta globale........................................... 8
         II. Impegno per l’integrità.................................................................... 9
            A. Mantenere un ambiente di lavoro rispettoso..................................... 9
               1. Un luogo di lavoro privo di molestie.............................................. 9
               2. Impegno per le pari opportunità.................................................. 10
               3. Comportamento responsabile sul luogo di lavoro ...................... 10
               4. Antiviolenza.................................................................................. 11
            B. Diritti umani..................................................................................... 11
            C. Ambiente, salute, sicurezza e sostenibilità...................................... 11
         III. Prassi commerciali oneste ed etiche............................................. 12
            A. Concorrenza leale e antitrust........................................................... 12
            B. Anticorruzione.................................................................................. 12
            C. Ospitalità aziendale – Regali, intrattenimento e viaggi................... 13
            D. Conflitti di interessi.......................................................................... 13
            E. Donazioni in beneficenza e contributi politici.................................. 14
         IV. Integrità finanziaria....................................................................... 14
            A. Rendicontazione finanziaria accurata............................................... 14
            B. Mantenere documentazione aziendale adeguata............................ 15

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         V. Collaborazione con i partner di Dematic........................................ 15
           A. Interazioni e informazioni sui clienti................................................. 15
           B. Distributori, fornitori e altri partner.................................................. 16
           C. Affari governativi.............................................................................. 16
         VI. Conformità alla normativa sul commercio globale........................ 17
           A. Importazioni ed esportazioni........................................................... 17
           B. Sanzioni commerciali ed embarghi.................................................. 17
           C. Boicottaggi economici..................................................................... 18
         VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti...................... 18
           A. Informazioni riservate....................................................................... 18
           B. Proteggere i nostri beni................................................................... 19
           C. Verifiche e indagini.......................................................................... 19
           D. Proprietà intellettuale...................................................................... 19
           E. Computer e sistemi di comunicazione............................................. 20
           F. Interazioni con i media, gli investitori e il pubblico......................... 21
           G. Uso dei Social Media....................................................................... 21
           H. Informazioni privilegiate.................................................................. 21
           I. Privacy.............................................................................................. 22
         VIII. Risorse Dematic.......................................................................... 22
           A. Segnalazione di problemi................................................................ 22
           B. Sistema di segnalazione helpline Expolink ...................................... 23
Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
I. Concetti essenziali del Codice di condotta globale

                                                        I.         Concetti essenziali del Codice di condotta globale

                                                             R. L’importanza dei nostri valori                                                   ?

                                                                                                                                                 D. In che modo il Codice di
                                                             Il successo di Dematic inizia con i valori e comportamenti essenziali
                                                             della nostra organizzazione, come l’integrità, la meritocrazia, il coraggio,
                                                             l’innovazione e l’impegno. I nostri standard di condotta professionale                    condotta si applica al mio
                                                             costituiscono importanti principi guida per i dipendenti e rappresentano il               comportamento a Dematic?
                                                             modo in cui creiamo la solida base di fiducia e di successo che si rispecchia

                                                                                                                                                 R. Dovete pensare al Codice di condotta
                                                             nei nostri rapporti con i clienti, i fornitori, gli azionisti e tra di noi. Tutti
                                                             rappresentiamo Dematic in ogni nostra azione e siamo responsabili di agire
                                                             nel rispetto dell’etica e della legge. Con l’impegno a mantenere i nostri valori         globale come a una guida che si
                                                             e condividere le idee, porteremo avanti in modo responsabile le attività di              applica a tutti i potenziali dilemmi
                                                             Dematic. Il nostro Codice di condotta globale si basa sui valori di Dematic e            etici e a tutte le situazioni lavorative.
                                                             siamo noi a dimostrare come si applicano alle nostre decisioni quotidiane.

                                                             B. Ambito di applicazione del Codice di condotta globale
                                                             Il Codice di condotta si applica al Gruppo Dematic e a tutte le nostre
                                                             consociate e affiliate. Ogni volta che si fa riferimento a “Dematic” o
                                                             l’“Azienda” in questo Codice di condotta, si intendono incluse tutte queste
                                                             entità. Il nostro Codice di condotta si applica a tutti gli amministratori,
                                                             dirigenti, dipendenti, agenti e collaboratori esterni di Dematic, collettivamente
                                                             indicati come “dipendenti”. Inoltre, ci aspettiamo che i nostri fornitori,
                                                             distributori, clienti e altri partner commerciali agiscano eticamente e in
                                                             maniera coerente con il Codice di condotta globale. Ovunque facciamo affari,
                                                             ognuno di noi è responsabile di seguire il Codice di condotta globale, così
                                                             come tutte le leggi e i regolamenti applicabili e altre politiche aziendali.
Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
I. Concetti essenziali del Codice di condotta globale
                                            C. Applicazione del Codice di condotta globale
                                            Il nostro Codice di condotta globale deve essere usato come risorsa quando
                                            sorgono questioni legali o etiche sul lavoro. Non è un regolamento completo,
                                            ma una dichiarazione di come ci impegniamo a condurre i nostri affari.
Principi essenziali di etica per            Ogni membro della comunità Dematic deve esercitare la propria capacità
i manager…                                  di giudizio in questioni che coinvolgono l’etica professionale e l’integrità ed
                                            è tenuto a evitare comportamenti che possano essere discutibili sul piano
 iate ricettivi e aperti a dubbi e
S                                           etico o costituire una violazione delle nostre politiche. Se vi trovate in una
preoccupazioni sollevati dai dipendenti     situazione difficile e non siete sicuri di come procedere, chiedetevi se il vostro
                                            comportamento è coerente con la legge, con il Codice di condotta e con altre
Se un dipendente solleva questioni etiche
                                            politiche aziendali.
o segnala una potenziale violazione del
Codice di condotta globale, di altre
politiche Dematic o delle leggi, è vostra   D. Guida alle situazioni discutibili
responsabilità come manager sottoporre la   A Dematic, siamo orgogliosi del nostro ambiente a porte aperte e tutti
questione a una delle seguenti risorse:     i dipendenti sono incoraggiati a segnalare dubbi e chiedere consiglio.
  •   ufficio Risorse Umane                 In molti casi, il vostro manager di linea può essere la risorsa migliore per
                                            rispondere alle domande o risolvere dubbi. Se non vi trovate a vostro agio
  •   team di Compliance
                                            a segnalare un problema al vostro manager di linea, contattate un altro
  •   ufficio legale                        manager di Dematic, un responsabile dell’ufficio Risorse Umane o un membro
  •   Comitato Etico esecutivo              del team della Compliance o dell’ufficio legale aziendale. Potete anche
  •   sistema di segnalazione helpline      inviare una segnalazione attraverso l’apposito sistema esterno indipendente
      Expolink                              utilizzato da Dematic, il sistema di segnalazione helpline Expolink, sia
                                            attraverso il servizio online di segnalazione sia chiamando le apposite helpline
                                            telefoniche disponibili in tutti i Paesi in cui operiamo. Il Comitato etico
                                            esecutivo di Dematic, composto dai vertici dirigenziali delle varie funzioni,
                                            mantiene la supervisione della gestione e dell’integrità delle indagini per
                                            tutte le segnalazioni inviate tramite Expolink. Informazioni su Expolink sono
                                            disponibili in fondo al Codice di condotta globale (si veda la Sezione VIII.B).

                                            E. Guidare con l’esempio
                                            I nostri dirigenti e manager hanno responsabilità in più sia verso Dematic
                                            sia verso gli altri dipendenti dell’Azienda. Una parte importante della
                                            responsabilità di un leader è di esemplificare i valori aziendali e dare
                                            dimostrazione dei massimi standard di integrità. I leader devono comunicare
                                            la serietà delle aspettative della nostra azienda in termini di condotta etica e il
                                            loro sostegno personale per quelle aspettative, chiedendo a tutti di assumersi
                                            la responsabilità di esercitare una solida capacità di giudizio in ambito etico.
                                            I manager di linea devono guidare in modo responsabile i propri dipendenti,
                                            assicurandosi che conoscano e seguano le leggi e i regolamenti applicabili.

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Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
I. Concetti essenziali del Codice di condotta
                                      globale

                                                F. Obbligo di segnalare potenziali violazioni
                                                Siamo tutti responsabili di segnalare all’Azienda i potenziali illeciti. Ogni
                                                dipendente che sia a conoscenza di una violazione o abbia il sospetto che ci       Non compiremo ritorsioni né
                                                sia stata una violazione del Codice di condotta globale, di altre politiche di     permetteremo ritorsioni contro
                                                Dematic o della legge, deve segnalarlo. La mancata segnalazione di illeciti        i dipendenti che agiscono in
                                                è di per sé una violazione del Codice di condotta globale e può dare luogo         buona fede per:
                                                a provvedimenti disciplinari, fino al licenziamento, conformemente alle leggi
                                                applicabili e ai contratti collettivi. Tenetelo presente: a Dematic, apprezziamo
                                                                                                                                     • segnalare una presunta violazione dei
                                                il coraggio, perché crediamo che agire con coraggio possa cambiare le cose
                                                in meglio. La Società darà pieno sostegno ai dipendenti che segnalano                  nostri valori, del Codice di condotta
                                                onestamente e in buona fede i potenziali illeciti.                                     globale, delle politiche aziendali o
                                                                                                                                       delle leggi
                                                                                                                                     • porre una domanda sulla conformità
                                                G. Divieto di ritorsioni                                                               normativa o cercare consigli su una
                                                Ci impegniamo a proteggere i diritti degli individui che segnalano in buona            particolare prassi, decisione o azione
                                                fede un problema. Dematic non tollererà ritorsioni contro un dipendente                commerciale
                                                che segnala in buona fede una violazione, effettiva o presunta, o coopera in
                                                un’indagine. Come nel caso di mancata segnalazione di illeciti, la ritorsione        • c ollaborare a un’indagine su una
                                                è di per sé una violazione del Codice di condotta globale e può dar                     potenziale violazione
                                                luogo ad azioni disciplinari, fino al licenziamento. Se sapete o sospettate
                                                che si sia verificata o si stia verificando una ritorsione, dovete segnalarlo
                                                immediatamente.                                                                    Risorse principali di Dematic
                                                                                                                                   Per inviare una segnalazione o fare una
                                                H. Rispetto del Codice di condotta globale                                         domanda, contattate una delle seguenti
                                                                                                                                   risorse aziendali:
                                                Di tanto in tanto, potrebbe esservi chiesto di fornire la conferma scritta
                                                che avete letto e compreso il Codice di condotta globale di Dematic, che             • il vostro supervisore o qualsiasi altro
                                                rispettate i suoi standard e non siete personalmente a conoscenza di eventuali         membro della direzione
                                                violazioni del Codice da parte di altri. Questa conferma è il vostro impegno a       • un responsabile dell’ufficio Risorse
                                                rispettare il Codice e le nostre aspettative e a segnalare prontamente dubbi e         Umane
                                                problemi.
                                                                                                                                     • il team di Conformità
                                                Svolgeremo indagini approfondite su ogni presunta violazione, comprese               • il Direttore affari legali e societari o un
                                                quelle segnalate tramite la nostra helpline di Expolink. Siete tenuti a                altro membro dell’ufficio legale
                                                collaborare e fornire informazioni complete, accurate e veritiere in relazione       • il Comitato etico esecutivo di Dematic
                                                a qualsiasi indagine, conformemente alle leggi applicabili. Ci rendiamo              • un membro del team di Internal Audit
                                                conto che ci possono essere momenti in cui i dipendenti preferiscono
                                                                                                                                     • la nostra helpline di Expolink:
                                                inviare segnalazioni in via riservata, e in tal caso cercheremo di mantenere la                                               LISTEN
                                                                                                                                                                               UP!
                                                riservatezza delle segnalazioni per quanto possibile secondo le circostanze,
                                                                                                                                                                               HELPLINE

                                                condividendo le informazioni pertinenti solo con chi ha esigenza di venirne        sistema di segnalazione
                                                a conoscenza. In certe situazioni, tuttavia, l’Azienda potrebbe non essere in      helpline Expolink
                                                grado di mantenere la riservatezza; in tal caso, informerà tempestivamente il      kiongroup@expolink.co.uk
                                                dipendente che ha inviato la segnalazione.
                                                                                                                                   Da fuori degli Stati Uniti:
                                                                                                                                   i numeri verdi specifici per ogni Paese,
                                                                                                                                   elencati nella sezione Risorse Dematic
                                                                                                                                   in fondo al Codice di condotta globale
                                                                                                                                   (Sezione VIII.B).
Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
II. Impegno per l’integrità
Scenario di esempio:             WHAT
                                  IF?       II.   Impegno per l’integrità
Una sera, durante un evento sociale,
Simon, il rappresentante di un cliente,       R. Mantenere un ambiente di lavoro rispettoso
è apparso ubriaco e ha fatto commenti
impropri di natura sessuale a Sara,               1. Un luogo di lavoro privo di molestie
una project manager di Dematic. Sara              La nostra cultura è basata sulla dignità e sul rispetto. Siamo tutti
dà per scontato che l’Azienda non                 responsabili di assicurare che il personale e l’ambiente di lavoro
potrà farci nulla perché Simon non                sia privo di comportamenti impropri. Dematic vieta qualsiasi
è un dipendente di Dematic e il suo               comportamento molesto, come:
comportamento si è verificato dopo
l’orario di lavoro in una situazione                 •   molestie sessuali
sociale.                                             •   molestie per via elettronica (ad esempio, tramite posta
                                                         elettronica o Internet)
                                                     •   bullismo
D. L’Azienda può aiutare                            •   abuso verbale
      Sara?
                                                  Le molestie includono qualsiasi condotta che crea un ambiente di lavoro
                                                  intimidatorio, ostile od offensivo sulla base di certe caratteristiche
R. Sì. Il comportamento di Simon                 personali. Siete responsabili di segnalare i comportamenti impropri
                                                  che coinvolgono un dipendente o anche una persona non collegata a
      potrebbe qualificarsi come una
                                                  Dematic, come ad esempio un cliente o fornitore. È vietata la ritorsione
      molestia e le molestie sono
                                                  per aver sporto denuncia o per aver collaborato alle indagini su
      sempre proibite a Dematic,
                                                  denunce di discriminazioni o molestie. Segnalate il comportamento
      indipendentemente dal fatto                 illecito al vostro supervisore o un altro membro della vostra catena di
      che si verifichino presso i                 gestione, all’ufficio Risorse Umane, o chiamando la helpline di Expolink.
      nostri uffici o in in altri luoghi          Per ulteriori informazioni, consultare la Politica sulle molestie o la vostra
      fuori sede. Il fatto che Simon              politica locale.
      sia un rappresentante cliente
      non cambia le aspettative di
      Dematic che Sara sia trattata con
      rispetto. Sara dovrebbe riferire
      la questione al suo supervisore o
      un’altra risorsa aziendale per fare
      in modo che del comportamento
      del rappresentante si occupi il
      personale appropriato.

                                                                                                                         |   9
Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
II. Impegno per l’integrità

                                       2. Impegno per le pari opportunità
                                       Teniamo molto ad avere una forza lavoro diversificata composta da
                                                                                                                    D. Quali sono le “altre decisioni
                                       dipendenti che portano una grande varietà di competenze, esperienze
                                                                                                                         relative alle assunzioni”?
                                       e prospettive, e teniamo molto ai principi di pari opportunità di
                                       impiego, inclusione e rispetto. Il nostro impegno per la diversità è una
                                       parte importante di ciò che significa essere un dipendente Dematic e
                                                                                                                    R. Esempi di altre decisioni
                                       siete tenuti a rispettare tutte le leggi sul lavoro applicabili.
                                                                                                                         relative alle assunzioni
                                                                                                                         includono:
                                       La Società offre pari opportunità di impiego a tutti i dipendenti e
                                       candidati e non commetterà discriminazioni illegittime sulla base di              • reclutamento • collocamento
                                       qualsiasi stato protetto, come ad esempio:                                        • avanzamento •   retribuzione
                                                                                                                         • benefit      • licenziamento
                                          •     razza                                 •    cittadinanza
                                          •     colore                                •    stato di reduce               Quanti di noi sono coinvolti nel
                                          •     religione                             •    orientamento sessuale         processo decisionale riguardo a una
                                          •     sesso                                 •    stato civile                  di queste attività devono basare le
                                                                                                                         proprie valutazioni esclusivamente
                                          •     età                                   •    gravidanza                    sui requisiti dell’attività lavorativa. La
                                          •     origine nazionale                     •	altre caratteristiche           discriminazione è una violazione del
                                          •     disabilità                               protette dalla legge            Codice di condotta globale, delle
                                                                                                                         politiche di Dematic e delle leggi
                                                                                                                         ed è severamente vietato.
                                       La parità di trattamento è importante non solo nel processo di
                                       assunzione, ma anche in relazione ad altre decisioni di lavoro, come
                                                                                                                                                    WHAT
                                       la formazione, le assegnazioni di progetti e le promozioni. Leggete                                           IF?
                                       la Politica sulle pari opportunità di impiego o la vostra politica locale
                                       applicabile per ulteriori informazioni su questo argomento.                   Scenario di esempio:

                                       3. Comportamento responsabile sul luogo di lavoro                             D. Se sono a una cena
                                       Un comportamento responsabile sul luogo di lavoro include essere                     aziendale, posso
                                       cortesi e professionali nel rappresentare Dematic in tutti gli aspetti del           consumare alcol?
                                       nostro lavoro. La vostra sicurezza e quella dei dipendenti e la sicurezza
                                       delle nostre operazioni sono della massima importanza per Dematic.
                                       Non vi è consentito possedere, utilizzare, distribuire o essere sotto         R. Sì.    Di per sé, il consumo di alcolici
                                       l’influenza di droghe illegali nelle sedi aziendali o durante il lavoro,            a una cena aziendale in genere
                                       incluso presso le sedi dei clienti. Allo stesso modo, l’abuso di sostanze           non costituisce una violazione
                                       sul luogo di lavoro, compreso l’uso improprio di farmaci da prescrizione,           della politica aziendale. L’Azienda
                                       è una violazione del Codice di condotta globale. Anche il possesso                  consente un consumo ragionevole
                                       o l’uso di alcol durante il lavoro o nelle sedi aziendali è vietato,                e responsabile di alcolici a pranzi,
                                       salvo approvazione da parte dell’Azienda e se utilizzato in modo                    cene, eventi o incontri di lavoro
                                       responsabile. Per ulteriori informazioni su questo argomento, si veda la            in cui sia consentito l’alcol. Detto
                                       Politica per un luogo di lavoro senza droghe o la vostra politica locale.           questo, un consumo eccessivo di
                                                                                                                           alcolici e ogni altro comportamento
                                                                                                                           inappropriato durante una cena o
                                                                                                                           un evento possono violare la politica
                                                                                                                           aziendale e devono essere segnalati.

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Codice di condotta globale - Eccellenza con integrità - Dematic
II. Impegno per l’integrità
                                                        4. Antiviolenza
                                                        Abbiamo una politica di tolleranza zero nei confronti della violenza sul
Consiglio per essere sicuri:                            posto di lavoro. È vietato ogni atto che possa far sentire minacciato
                                                        o in pericolo un altro individuo. Tali atti includono aggressioni verbali,
Dovete sempre farvi avanti e segnalare                  minacce o qualsiasi espressione di ostilità, di intimidazione o di
un problema, se…                                        aggressione. È vietato anche il possesso di armi sul luogo di lavoro.
                                                        La nostra politica di tolleranza zero per la violenza sul luogo di lavoro
 • siete invitati a fare un’attività che
                                                        si applica al comportamento nelle sedi aziendali e al comportamento
   considerate pericolosa
                                                        dei nostri dipendenti impegnati in attività per Dematic in qualsiasi
 • siete invitati a fare un lavoro che ritenete         parte del mondo, anche al di fuori delle nostre sedi. Dovete denunciare
   di non essere adeguatamente qualificati              e segnalare i comportamenti minacciosi o potenziali violenze subite alla
   a svolgere e che potrebbe fare del male a            vostra dirigenza locale. Consultate la Politica sulla violenza sul luogo
   voi o ad altri                                       di lavoro o la vostra politica locale per ulteriori informazioni su questo
                                                        argomento.
 • v edete qualcuno che si comporta in un
    modo che considerate pericoloso o che
    può essere in violazione delle politiche      B. Diritti umani
    aziendali, o un’attività che la persona non   Siamo impegnati a sostenere i diritti umani fondamentali e crediamo che tutti
    è adeguatamente qualificata a svolgere        debbano essere trattati con dignità, correttezza e rispetto. Offriamo condizioni
 • sospettate che un’apparecchiatura non          di lavoro eque e rispettiamo i diritti umani. Dematic non usa né tollera l’uso
   funzioni correttamente e possa essere          di lavoro in condizioni di schiavitù, lavoro forzato o lavoro minorile e non è
                                                  coinvolta nel traffico di esseri umani né associata a persone coinvolte in tali
   pericolosa
                                                  attività. I nostri dipendenti, partner commerciali e fornitori sono tenuti ad
 • osservate o venite a conoscenza di una         aderire ai più alti standard di integrità e rispettino le leggi alla lettera. La
   condizione di pericolo o di un potenziale      nostra Società tratta solo con fornitori e collaboratori esterni che dimostrano
   pericolo per voi stessi o gli altri            un serio impegno per la salute e la sicurezza dei lavoratori e che operano nel
                                                  rispetto delle leggi sui diritti umani. Dematic denuncia qualsiasi trattamento
                                                  degradante di individui o condizioni di lavoro non sicure e si impegna a fare
                                                  in modo che i propri prodotti siano privi di minerali
                                                  provenienti da regioni in conflitto.

                                                  C. Ambiente, salute, sicurezza e sostenibilità
                                                  Dematic si assume la responsabilità per la salvaguardia
                                                  della salute e della sicurezza dei nostri dipendenti e
                                                  collaboratori esterni, dei visitatori presso le nostre sedi,
                                                  dei clienti e delle comunità in cui svolgiamo le nostre
                                                  attività. Prendiamo sul serio le nostre responsabilità
                                                  di fornire prodotti, servizi, competenze e supporto
                                                  continuo che siano sicuri da usare e che aiutino a
                                                  proteggere l’ambiente in cui vengono utilizzati. Le
                                                  nostre politiche e procedure di salute e sicurezza sono
                                                  progettate per aiutarvi a lavorare in sicurezza, sia presso
                                                  le nostre strutture sia presso i clienti, o mentre siete in
                                                  viaggio per Dematic. La sicurezza è responsabilità di
                                                  tutti noi. Dovete seguire tutte le politiche di sicurezza, qualsiasi sia la vostra
                                                  posizione in Dematic.

                                                  Dematic è impegnata a rispettare tutte le leggi ambientali applicabili. I
                                                  dipendenti la cui attività incide sulla conformità ambientale devono avere
                                                  un’ottima conoscenza dei permessi, delle leggi e dei regolamenti che si
                                                  applicano al loro lavoro. Per maggiori informazioni, consultate la nostra
                                                  Politica globale in materia di ambiente, salute, sicurezza e sostenibilità.

                                                                                                                                 |   11
III. Prassi commerciali oneste ed etiche

                                                                                                                                     Alcuni esempi di attività
                                                                                                                                     anticoncorrenziali vietate includono:
                                                                                                                                       • Mettersi d’accordo con i concorrenti per
                                                                                                                                         fissare prezzi di acquisto o di vendita,
                                                                                                                                         fissare alcune condizioni in una proposta,
                                                                             BUSINESS ETHICS                                             limitare la produzione, oppure ancora
                                                                                                                                         allocarsi o dividersi clienti, fornitori o mercati
                                                                                                                                       • Applicare prezzi irragionevolmente alti che
                                                                                                                                         sfruttano i clienti
                                                                                                                                       • Applicare prezzi irrealisticamente bassi,
                                                                                                                                         che possono essere utilizzati per eliminare
                                                                                                                                         la concorrenza dal mercato

                                                                                                                                     Anche gli accordi tra le imprese a diversi livelli
                                                                                                                                     della catena di approvvigionamento, in genere
                                                                                                                                     con i distributori e i fornitori, possono dar
                                                                                                                                     luogo a questioni di concorrenza se non sono
                                           III.       Prassi commerciali oneste ed etiche                                            contrattualmente definiti in modo adeguato.
                                                                                                                                     Ad esempio, richiedere ai nostri distributori di
                                             R. Concorrenza leale e antitrust                                                        rifiutare di vendere beni a determinati clienti (ad
                                             Siamo obbligati a rispettare le regole sulla concorrenza leale e le normative           esempio quelli che risiedono al di fuori di un
                                             antitrust. Dematic conquista i clienti grazie ai suoi prodotti e servizi eccezionali.   determinato territorio) può essere considerato
                                             Non dobbiamo adottare comportamenti anticoncorrenziali che sono considerati             un abuso di mercato e una violazione delle
                                             abusivi, soprattutto nei Paesi in cui abbiamo una forte presenza in quel mercato.       norme antitrust.
                                             Molti Paesi hanno emanato leggi antitrust che vietano attività e pratiche
                                             anticoncorrenziali che interferiscono con la concorrenza leale. Dovete rispettare
                                             le leggi sulla concorrenza di ogni Paese in cui operiamo. La mancata osservanza         D. Come faccio a sapere se
                                             di queste leggi può comportare sanzioni ingenti sia per Dematic sia per                        l’ospitalità che sto fornendo al
                                             i dipendenti che hanno violato la legge.
                                                                                                                                            cliente è appropriata?
                                             Poiché le regole in materia di concorrenza leale e antitrust sono complicate,
                                             i dipendenti non devono esitare a contattare una delle risorse Dematic (Sezione
                                             I.I) se hanno domande o dubbi. Fate riferimento anche alla Politica in materia di       R.     Per prima cosa, assicuratevi di controllare la
                                             concorrenza leale e antitrust di Dematic e alla sezione Informazioni riservate del             Guida per l’approvazione preventiva nella
                                             Codice di condotta globale (Sezione VII.A) per maggiori informazioni.                          Politica anticorruzione per la categoria di
                                                                                                                                            ospitalità, l’importo, e le eventuali procedure
                                             B. Anticorruzione                                                                              di segnalazione richieste. Poi, esaminate
                                                                                                                                            attentamente se quello che state offrendo
                                             Tangenti, vantaggi indebiti e tentativi di corruzione in qualsiasi forma a favore
                                                                                                                                            (che può essere qualsiasi cosa di valore) è
                                             di chiunque e in qualsiasi Paese sono, tra l’altro, violazioni del Codice di
                                             condotta globale, della Politica anticorruzione, del Foreign Corrupt Practices                 destinato a influenzare o indurre un’azione, o
                                             Act (“FCPA”) degli Stati Uniti e del Bribery Act del Regno Unito. Dematic                      assicurarsi un vantaggio indebito. Se sì, non
                                             vieta la corruzione o l’offerta di vantaggi indebiti, sia a parti commerciali che              offritelo. Se non siete sicuri se sia il caso di
                                             a funzionari pubblici. Nelle interazioni con i clienti o con terzi o nel fornire               fornire quella forma di ospitalità, contattate il
                                             ospitalità per affari, è necessario avere familiarità con i limiti di spesa di                 team di Conformità.
                                             Dematic e con gli eventuali requisiti delle leggi locali. Se qualcuno avanza una
                                             richiesta per avere un vantaggio personale, non acconsentite e fate in modo
                                             di segnalarlo immediatamente. Per maggiori informazioni e indicazioni sulla
                                             politica anticorruzione e sui limiti di spesa per l’ospitalità aziendale, si veda la
                                             Sezione III.C di seguito e la Politica anticorruzione.

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III. Prassi commerciali oneste ed etiche
I potenziali conflitti di interessi               C. Ospitalità per affari – Regali, intrattenimento e viaggi
includono:                                        Non possiamo accettare o fornire ospitalità aziendale se crea o dà
  • Lavorare per, o ricevere un                   l’impressione di creare un obbligo per il destinatario. Dobbiamo valutare
    corrispettivo da, un cliente, fornitore o     attentamente se sia opportuno dare o accettare regali, pasti, intrattenimento,
    concorrente di Dematic                        viaggi, o altri benefici. Non è consentito chiedere regali o ospitalità di valore
  • Ingaggiare come fornitore un’impresa          eccessivo da rivenditori, fornitori o altri partner commerciali per voi o per
    di proprietà o gestita da un parente          Dematic. Le uniche eccezioni consentite sono offrire o accettare articoli
  • Avere un interesse finanziario                promozionali di modico valore, pasti occasionali o altri omaggi non monetari
    personale in un’operazione aziendale          di modico valore, se il loro valore è in linea con la Politica anticorruzione
  • Accettare un dono da un committente           di Dematic. I dipendenti devono anche prestare molta attenzione quando
    o collaboratore esterno in violazione         offrono ospitalità a un cliente per eventi di marketing, soprattutto se tali
    della politica aziendale                      eventi prevedono anche pasti, viaggi, o altre forme di intrattenimento.
  • Mancare al lavoro a causa di un
    secondo lavoro                                Le norme in materia di ospitalità aziendale sono più severe quando è
                                                  coinvolto un funzionario pubblico o governativo. Possiamo solo fornire
                            WHAT
                                                  ospitalità aziendale che sia conforme alle politiche di Dematic e a tutte
                             IF?                  le leggi pertinenti, inclusi l’FCPA e il Bribery Act del Regno Unito. Prima
Scenario di esempio:                              di dare o ricevere regali o altre forme di ospitalità aziendale, assicuratevi
                                                  di aver riesaminato la Guida per l’approvazione preventiva nella Politica
Karina, un responsabile tecnico, ha               anticorruzioneper i dettagli sui limiti specifici.
accettato un lavoro di consulenza fuori
dell’orario di lavoro presso uno dei fornitori
minori dell’Azienda in cambio di una quota        D. Conflitti di interessi
di partecipazione nell’impresa. Karina
sta valutando di assumere suo cugino,             Siamo tenuti a evitare situazioni che possano dar luogo a un conflitto di
Ricardo, nel suo team in azienda per a            interessi, o anche solo darne l’impressione, inclusa qualsiasi circostanza
vere più tempo per concentrarsi sulla             che possa mettere in dubbio che stiamo agendo nel migliore interesse
sua consulenza.                                   dell’Azienda. Dovete essere trasparenti e segnalare ogni conflitto effettivo
                                                  o potenziale all’ufficio Risorse Umane, per dare a Dematic la possibilità di

D.     Le azioni di Karina e le
                                                  risolvere tale conflitto. Ad esempio, prima di intraprendere attività collaterali
                                                  o accettare posizioni come amministratori o dirigenti di un’organizzazione
       opzioni che sta valutando                  esterna a Dematic, i dipendenti sono tenuti a chiedere l’approvazione del
       danno luogo a un conflitto                 loro manager e dell’ufficio Risorse umane.
       di interessi?
                                                  Apprezziamo l’impegno dei nostri dipendenti e ci aspettiamo che dedichiate

R. conflitto
                                                  i vostri sforzi migliori al vostro lavoro per l’Azienda. Conformemente alle
   Sì, la lealtà di Karina all’Azienda è in       leggi locali, Dematic vieta a tutti i dipendenti attuali di lavorare per altre
             con altri interessi, o sembra        organizzazioni in modi che interferiscono con la loro capacità di lavorare
       esserlo, in questa situazione, perché:     per Dematic. Ciò include, a titolo esemplificativo e non esaustivo, lavorare
         • Sta facendo consulenza per un          per un’azienda che sia in concorrenza, direttamente o indirettamente, con
           fornitore                              Dematic o con una delle sue consociate. Inoltre, eventuali interessi o posizioni
         • Ha una quota di partecipazione         lavorative ricoperte per un’azienda concorrente dai familiari più stretti di un
           nel fornitore                          nostro dipendente devono essere dichiarati e comunicati per iscritto all’ufficio
         • Sta pensando di assumere e             Risorse Umane. Assicuratevi di aver presentato all’ufficio Risorse Umane un
           tenere alle sue dipendenze un          Modulo di certificazione sui conflitti di interessi accurato e completo, o altri
           suo parente                            moduli di dichiarazione secondo i requisiti locali.

       Ai sensi delle politiche di Dematic,
       Karina deve dichiarare ognuno di
       questi potenziali conflitti di interessi
       all’ufficio Risorse Umane prima di
       intraprendere qualsiasi altra azione.
       Per maggiori informazioni, consultate
       il vostro Modulo di certificazione
       sui conflitti di interessi, la Politica
       sull’assunzione di parenti e rapporti
       gerarchici, o la vostra politica locale
       pertinente.

                                                                                                                                  |   13
`
IV. Integrità finanziaria

                             E. Donazioni in beneficenza e contributi politici
                             Dematic sostiene lo sviluppo sociale e comunitario in tutto il mondo. Potete
                             contribuire a questi impegni autorizzati, o contribuire di persona per proprio
                             conto ad altre organizzazioni. I dipendenti non possono utilizzare le risorse         D. Lavoro nel reparto finanziario.
                             aziendali per sostenere personalmente enti di beneficenza o altre istituzioni               C’è qualcosa in particolare che
                             senza scopo di lucro senza l’approvazione dell’Azienda. Non potete dare                     devo sapere?
                             o impegnarvi a dare contributi politici per conto di Dematic. Per maggiori
                             informazioni sulle donazioni in beneficenza considerate accettabili e sul
                             nostro processo di approvazione, consultate la Politica anticorruzione.               R. finanziario
                                                                                                                      Sì, i dipendenti del reparto
                                                                                                                                  hanno maggiori
                                                                                                                        responsabilità in materia di integrità
                                                                                                                        finanziaria. I professionisti finanziari
                                                                                                                        e gli altri dipendenti responsabili di
                                                                                                                        ogni aspetto dei controlli contabili
                                                                                                                        interni dell’Azienda e dei sistemi di
                                                                                                                        rendicontazione finanziaria e fiscale
                                                                                                                        sono obbligati a mantenere elevati
                                                                                                                        standard etici di integrità e onestà.
                                                                                                                        Dovete anche essere scrupolosi
                                                                                                                        nel preparare e rivedere bilanci e
                                                                                                                        resoconti finanziari che non siano
                                                                                                                        falsi o fuorvianti, e presentare
                                                                                                                        informazioni complete, corrette,
                                                                                                                        accurate e tempestive nei resoconti
                                                                                                                        finanziari dell’Azienda e in altre
                                                                                                                        comunicazioni pubbliche. Se non
                                                                                                                        siete sicuri di come gestire una
                            IV.       Integrità finanziaria                                                             questione fiscale, di contabilità o
                                                                                                                        di revisione contabile, chiedete
                             R. Rendicontazione finanziaria accurata                                                    consigli al team di Compliance o
                             I resoconti finanziari e i libri contabili di Dematic devono rispecchiare in               all’ufficio legale.
                             modo accurato tutte le operazioni societarie, per garantire prassi commerciali
                             legali ed etiche e prevenire attività fraudolente. Dematic mantiene controlli
                             e procedure di divulgazione per garantire una divulgazione completa,
                             corretta, accurata e tempestiva delle informazioni richieste. Tutte le ricevute
                             e pagamenti di fondi aziendali devono essere autorizzati dalla dirigenza e
                             adeguatamente documentati, e la nostra documentazione deve indicare la
                             natura e lo scopo delle nostre operazioni societarie.

                             Siete tenuti a collaborare in modo trasparente e onesto con i revisori interni
                             ed esterni dell’Azienda e non potete rifiutarvi di fornire loro le informazioni
                             richieste. Reclami o preoccupazioni per quanto riguarda la contabilità,
                             i controlli interni di contabilità, la revisione contabile, o questioni fiscali
                             richiedono particolare attenzione e devono essere segnalati o al vostro
                             Direttore finanziario regionale, al Controller regionale, al team finanziario
                             globale, al team di Compliance, o all’ufficio legale.

                            14    |
V. Collaborazione con i partner di Dematic
                         WHAT              B. Mantenere documentazione aziendale adeguata
                          IF?
                                           Siamo responsabili di garantire che le informazioni che documentiamo,
Scenario di esempio:                       elaboriamo, e analizziamo siano precise, e documentate in conformità con
                                           i principi giuridici e contabili applicabili. Dobbiamo inoltre garantire che la

D. Mipotremmo
       è stato comunicato che
                                           nostra documentazione aziendale corretta sia resa prontamente disponibile a
                                           chi ha esigenza di conoscere tali informazioni, come ad esempio revisori o enti
                aver detto a un            governativi. I dipendenti sono tenuti a rispettare tutte le leggi, i regolamenti
      cliente che, se accetta merci        e le politiche aziendali in materia di rendicontazione e documentazione.
      con consegna differita, le           Noi tutti dobbiamo gestire e proteggere la sicurezza e l’integrità della
      terremo in magazzino fino            nostra documentazione aziendale, che può essere in varie forme, inclusa
      a quando il cliente è pronto         la documentazione fisica ed elettronica. Create solo documenti completi,
      per la consegna. Mi sembra           accurati e veritieri. Siate chiari e professionali nella creazione di qualsiasi
      un accordo non autorizzato           documento aziendale, inclusa la posta elettronica.
      di vendita con consegna
      differita e l’ho segnalato al mio    Se Dematic viene coinvolta in particolari questioni legali o è oggetto di
      manager. Finora, non c’è stata       un’indagine, l’ufficio legale può rilasciare un “legal hold”, ossia un avviso
      ancora una risposta e la fine        di conservazione a fini giudiziari. In tali casi, siamo tenuti a conservare tutti
      del mese si avvicina. Che cosa       i documenti relativi al procedimento in questione. Seguite sempre le istruzioni di
      devo fare?                           conservazione a fini giudiziari e se avete domande rivolgetevi all’ufficio legale.

R. immediatamente
   In primo luogo, segnalare
                    il problema
     al proprio responsabile
     finanziario, al Direttore
     finanziario regionale o al
     Controller aziendale. Se
     non vi sentite a vostro agio
     nel contattarli, segnalate il
     problema a una delle seguenti
     risorse:

     • il Direttore finanziario del
       gruppo
     • il Vicepresidente esecutivo
       di Risorse Umane
     • il Direttore Affari Legali e
       Societari
     • il team di Compliance
     • il direttore di Internal Audit     V.     Collaborazione con i partner di Dematic
     • Sistema di segnalazione
       helpline Expolink                   R. Interazioni e informazioni sui clienti
                                           Abbiamo tutti lavorato con il massimo impegno e dobbiamo continuare a
                                           lavorare con il massimo impegno per sviluppare il marchio e la reputazione di
                                           Dematic. I dipendenti devono trattare i clienti in modo corretto e rispettoso.
                                           Ogni dipendente deve sempre ricordare che rappresenta Dematic quando
                                           interagisce con i clienti. Anche i nostri clienti sono tenuti ad agire in modo
                                           etico e conforme con il Codice.

                                                                                                                        |   15
V. Collaborazione con i partner di Dematic

                                              In tutte le sedi di Dematic, manteniamo informazioni riservate dei clienti e
                                              proteggiamo tutti i dati e le informazioni a noi comunicati dai nostri clienti.
                                              A tal fine, ricordate queste semplici regole:

                                                  •   Accedere alle informazioni dei clienti solo se necessario per scopi
                                                      lavorativi legittimi
                                                  •   Non condividere informazioni dei clienti all’esterno dell’Azienda
                                                  •   Condividere le informazioni dei clienti all’interno dell’Azienda solo con
                                                      persone appropriate che hanno l’esigenza di conoscere tali informazioni
                                                      nel corso del loro lavoro.

                                              Anche i nostri partner commerciali, inclusi fornitori e rivenditori, sono tenuti
                                              a proteggere le informazioni dei clienti. Se avete domande, contattate
                                              il reparto IT, l’ufficio Compliance o l’ufficio legale, o una delle altre risorse
                                              Dematic prima di procedere con la raccolta, il trasferimento, il trattamento,
                                              la divulgazione o la cancellazione dei dati dei clienti.

                                              B. Distributori, fornitori e altri partner
                                              Scegliamo i nostri distributori e fornitori in base a molti fattori, tra cui le
                                              qualifiche tecniche, l’innovazione, la qualità, i costi, la sostenibilità finanziaria e
                                              la conformità alle normative. Tutti i distributori, fornitori, agenti di vendita e altri
                                              partner commerciali di Dematic devono dare dimostrazione dei più alti principi
                                              etici, in conformità con i principi e i valori contenuti nel Codice di condotta
                                              globale, inclusi quelli relativi alla lotta alla corruzione, alla concorrenza leale e
                                              all’ospitalità aziendale. Dematic sostiene anche partner che offrono opportunità
                                              per le minoranze e le donne. I nostri partner commerciali devono dimostrare il
                                              loro rispetto dei diritti umani, tra le altre cose, aderendo a tutte le normative
                                              in materia di traffico di esseri umani, lavoro forzato e minorile, e minerali
                                              provenienti da zone di conflitto.

                                              Dovete trattare i nostri partner commerciali in modo etico. Nei rapporti con
                                              distributori, fornitori e altri partner, dovete seguire tutte le procedure applicabili
                                              in materia di acquisti e conformità normativa. In alcune situazioni, potrebbe
                                              essere necessario completare procedure di screening per garantire che Dematic
                                              lavori solo con partner commerciali affidabili. Alcuni distributori e fornitori
                                              saranno tenuti a certificare di aver letto e compreso il Codice di condotta
                                              globale di Dematic e si impegneranno a rispettare gli standard in esso definiti.
                                              Per maggiori informazioni sulle procedure di screening per la conformità per
                                              i partner esterni, consultate la Politica anticorruzione.

                                              C. Affari governativi
                                              Nel fare affari con enti governativi federali, statali o locali, dobbiamo garantire
                                              che tutte le dichiarazioni e le dichiarazioni ai funzionari che si occupano degli
                                              appalti pubblici siano accurate e veritiere, inclusi i prezzi e altri dati finanziari.
                                              Se il vostro lavoro comporta affari con enti governativi, dovete fare attenzione
                                              alle norme e ai regolamenti speciali applicabili ai nostri clienti governativi.
                                              Le norme sugli appalti pubblici possono essere molto complesse e possono
                                              implicare praticamente ogni aspetto del processo di acquisto ed esecuzione.
                                              Siete tenuti a rispettare tutti i requisiti in materia di appalti pubblici e seguire
                                              rigorosamente tutti i termini e le condizioni di ogni contratto governativo.
                                              Chiedete consiglio prima di agire quando si tratta di lavorare con i governi
                                              degli Stati Uniti, del Regno Unito, dell’Australia o con altri governi stranieri. Per
                                              maggiori informazioni sulle interazioni con i funzionari pubblici, fare riferimento
                                              alla sezione Anticorruzione, sezione III.B, e alla Politica anticorruzione.

                                             16   |
VI. Conformità alla normativa sul commercio globale
VI.     Conformità alla normativa sul commercio globale
Siamo tenuti a seguire le leggi sul commercio degli Stati Uniti e di altri Paesi
in cui operiamo. I dipendenti non devono condurre attività commerciali
transfrontaliere senza aver compreso come si applicano le norme pertinenti sugli
scambi commerciali. Le leggi, le norme e i regolamenti per la conformità nel
commercio sono molteplici e complessi e cambiano frequentemente. Se avete
domande sulla conformità alle leggi sul commercio internazionale, contattare il
reparto di Logistica globale, il team di Compliance, o l’ufficio legale prima
di procedere.

  R. Importazioni ed esportazioni
  Molti Paesi in cui operiamo hanno leggi e regolamenti che limitano i
  trasferimenti, le esportazioni e le vendite di prodotti o dati tecnici da un
  Paese verso alcuni Paesi e individui soggetti a restrizioni. Se siete coinvolti
  in attività di importazione ed esportazione di beni e dati, siete tenuti a
  conoscere e comprendere la normativa in materia di esportazioni e le nostre
  politiche commerciali. Abbiamo anche il dovere di rispettare le leggi doganali
  e le regole di importazione applicabili a prodotti, materiali e tecnologie che
  portiamo oltre i confini nazionali. Queste leggi ci impongono, tra l’altro, di
  documentare correttamente la classificazione, il valore e il Paese di origine
  di tutte le importazioni. La mancata osservanza di queste norme e regolamenti
  può esporre Dematic a multe, revoche o blocchi dei permessi di esportazione
  o importazione.

  B. Sanzioni commerciali ed embarghi
  Gli Stati Uniti, l’Unione Europea, le Nazioni Unite e altre autorità governative
  vietano le transazioni commerciali con determinate persone o entità che
  hanno violato le leggi sulle esportazioni o sono considerate una minaccia
  per la sicurezza nazionale. Dobbiamo rispettare le sanzioni commerciali e
  gli embarghi imposti da tali autorità o da qualsiasi altra giurisdizione in cui
  operiamo. Vari enti governativi gestiscono liste di parti soggette a restrizioni
  e a sanzioni economiche. Tali norme limitano una serie di transazioni e attività
  commerciali con alcuni individui, entità e Paesi.

                                                                             |   17
VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti

                                                              C. Boicottaggi economici                                                            Le informazioni riservate possono includere:
                                                              Per legge, Dematic e le sue controllate non possono cooperare con                     •   dati dei dipendenti o dei clienti
                                                              boicottaggi esteri che non siano approvati dal governo degli Stati Uniti.             •   strategie
                                                              Siamo tenuti a segnalare eventuali richieste di cooperare con boicottaggi non
                                                                                                                                                    •   piani
                                                              autorizzati. Tali richieste possono essere mascherate da richieste di offerta,
                                                              ordini di acquisto, contratti, lettere di credito, documenti di trasporto o           •   azioni
                                                              altre comunicazioni. Se ricevete una richiesta relativa a un boicottaggio, non        •   previsioni
                                                              rispondete e contattate immediatamente il team di Compliance o l’ufficio legale.      •   vendite
                                                                                                                                                    •   profitti
                                                                                                                                                    •   condizione finanziaria
                                                                                                                                                    •   nuovi contratti
                                                                                                                                                    •   operazioni significative
                                                                                                                                                    •   informazioni sui prezzi
                                                                                                                                                    •   scoperte e invenzioni
                                                                                                                                                    •   idee di prodotto
                                                                                                                                                    •   processi interni
                                                                                                                                                    •   software
                                                                                                                                                    •   segreti commerciali
                                                                                                                                                    •   documentazione tecnica
                                                                                                                                                    •   disegni di prodotto, specifiche e
                                                                                                                                                         documentazione
                                                                                                                                                  L’elenco non è esaustivo. Anche informazi-
                                                                                                                                                  oni di altro tipo possono essere considerate
                                                                                                                                                  riservate o proprietarie. Consultate la Politica
                                                                                                                                                  sulla classificazione e gestione dei documenti
                                                             VII.     Responsabilità
                                                                      	             verso i nostri investitori e                                 o la vostra politica locale per maggiori infor-
                                                                                                                                                  mazioni. Se avete dubbi, consultate una del-
                                                                      azionisti                                                                   le risorse Dematic, incluso il vostro manag-
                                                                                                                                                  er, il reparto Marketing e comunicazioni o il
                                                              R. Informazioni riservate                                                           team di Compliance e l’ufficio legale.
                                                              Spesso durante il normale svolgimento delle nostre attività veniamo a
                                                                                                                                                                                WHAT
                                                              conoscenza di informazioni riservate o proprietarie sulla nostra Azienda, su                                       IF?
                                                              clienti, potenziali clienti, o su terze parti. Dovete mantenere la riservatezza
                                                              su tutte le informazioni che vi vengono comunicate, eccetto quando la
                                                                                                                                                    Scenario di esempio:
                                                              divulgazione è autorizzata o imposta dalle leggi. Le informazioni riservate o
                                                              proprietarie includono informazioni interne di Dematic e tutte le informazioni        D. Sono responsabile
                                                              non pubbliche fornite da terzi, come ad esempio da distributori e fornitori,                 dell’acquisto di materiali e un
                                                              con l’aspettativa che le informazioni saranno mantenute riservate e utilizzate               fornitore continua a chiedermi
                                                              esclusivamente per lo scopo commerciale comunicato.                                          i listini prezzi di un fornitore
                                                                                                                                                           concorrente. Che cosa devo fare?
                                                              Potete divulgare le informazioni riservate solo ad altri dipendenti Dematic che
                                                              hanno l’esigenza lavorativa di venirne a conoscenza. Usate discrezione quando
                                                              parlate delle attività commerciali di Dematic in aree pubbliche e non usate le
                                                                                                                                                    R. Non fornire le informazioni.
                                                                                                                                                           Anche se le informazioni riservate
                                                              informazioni riservate in modo improprio per trarne un vantaggio personale.
                                                              Nelle attività di lavoro che coinvolgono terze parti, Dematic potrebbe firmare               non appartengono a Dematic,
                                                              un accordo di riservatezza e i dipendenti devono rispettare le condizioni di tali            dobbiamo rispettare gli accordi di
                                                              accordi. Siamo tutti responsabili di proteggere le informazioni aziendali e di               riservatezza e seguire le istruzioni
                                                              terze parti anche quando non lavoriamo più per o con Dematic.                                del Codice in materia di protezione
                                                                                                                                                           delle informazioni riservate. Dovete
                                                                                                                                                           anche riferire la situazione al team di
                                                                                                                                                           Compliance o all’ufficio legale per
                                                                                                                                                           garantire che Dematic abbia rapporti
                                                                                                                                                           commerciali solo con partner affidabili.

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VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti
                                                  B. Proteggere i nostri beni
                                                  Siamo responsabili di proteggere i beni di Dematic e garantire il loro corretto
I nostri beni aziendali includono:                utilizzo. Non possiamo utilizzare i beni aziendali o fornire servizi aziendali per
                                                  scopi non autorizzati. È severamente vietato tenere beni o fondi “in nero”.
  •   posta elettronica                           State attenti alle frodi o a qualsiasi altra situazione che potrebbe portare alla
  •   sistemi informatici                         perdita, all’abuso o al furto dei beni di Dematic. La frode include il furto, l’uso
  •   documenti                                   personale di una carta di credito aziendale, le spese false o ingannevoli e la
                                                  falsificazione di altri documenti finanziari. L’uso improprio dei beni e delle
  •   attrezzature
                                                  risorse aziendali a fini personali o di lucro è severamente proibito.
  •   strutture
  •   informazioni sull’azienda
  •   logo e nome Dematic                         C. Verifiche e indagini
  •   materiali e anche forniture                 Durante il vostro lavoro per Dematic, potrebbe esservi chiesto di partecipare
                                                  a una verifica o indagine interna condotta dai nostri revisori interni o esterni,
Segnalate qualsiasi abuso o presunto abuso        dall’ufficio Risorse Umane, dal team di Compliance o dall’ufficio legale.
a una delle risorse Dematic. Per maggiori         Siete sempre tenuti a offrire la vostra piena cooperazione e comunicare in
informazioni, consultate la Politica di tutela    modo onesto. Potreste anche ricevere una richiesta di fornire documenti o
                                                  di rispondere a domande di autorità di regolamentazione o di avvocati in
dei beni aziendali o qualsiasi altra politica
                                                  relazione a un procedimento legale. Se ricevete una richiesta in tal senso,
locale pertinente.
                                                  dovete contattare immediatamente l’ufficio legale per assistenza. Se ricevete
                                                  una direttiva di conservazione a fini giuridici (“legal hold”) da parte dell’ufficio
                                                  legale, dovete seguire le istruzioni e conservare tutta la documentazione
                                                  necessaria nel modo adeguato.
Proprietà intellettuale di altri:
                                                  Dematic adotterà i provvedimenti disciplinari adeguati in risposta a ogni
Azioni responsabili                               segnalazione di illeciti. Non garantire piena cooperazione e onestà nelle
  • R
     ispettare tutti i marchi, copyright e       comunicazioni durante una verifica o un’indagine può portare a provvedimenti
                                                  disciplinari fino al licenziamento. Se l’indagine rivela che un dipendente
    brevetti di altri
                                                  ha scelto una linea di condotta in contrasto con il Codice di condotta di
  • Seguire tutte le leggi applicabili in         Dematic, con altre politiche aziendali o con la legge, potrà essere oggetto di
    materia di uso di materiali protetti da       provvedimenti disciplinari appropriati fino al licenziamento e, ove giustificato,
    copyright                                     di potenziali azioni legali. Inoltre, Dematic contatterà le autorità competenti e
  • In caso di dubbio, verificare con il team     i dipendenti coinvolti potranno essere soggetti a multe imposte dal governo o
    di Compliance o l’ufficio legale              a responsabilità penali o civili.

Azioni inaccettabili
                                                  D. Proprietà intellettuale
  • Creare copie non autorizzate di               Apprezziamo e proteggiamo la nostra proprietà intellettuale (“PI”),
     libri, articoli, disegni, software o altri   come brevetti, segreti commerciali, diritti d’autore, marchi commerciali
     materiali protetti da copyright              e informazioni riservate, rispettando al contempo anche i diritti validi di
  • Violare brevetti sulla tecnologia di altri   proprietà intellettuale di terzi. Le leggi sul copyright proteggono materiali
                                                  come software per computer, musica, foto, audio, video, libri, presentazioni
                                                  e materiali di formazione. Le leggi sui brevetti tutelano le invenzioni, le leggi
                                                  sui marchi proteggono i nomi dei prodotti e dei servizi, e le leggi sui segreti
                                                  commerciali proteggono le informazioni proprietarie. I dipendenti non devono
                                                  divulgare PI al di fuori dell’Azienda, senza prima ottenere l’approvazione da
                                                  un membro dell’ufficio legale. Qualsiasi dipendente che venga a conoscenza
                                                  di una infrazione o violazione di diritti di proprietà intellettuale dell’Azienda
                                                  dovrà segnalarlo immediatamente. Consultate la Politica sulla classificazione e
                                                  gestione dei documenti o la vostra politica locale per maggiori informazioni.

                                                                                                                                |   19
VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti

                                                              Dematic rispetta i diritti di proprietà intellettuale altrui. Non potete sollecitare,
                                                              ricevere, usare, o replicare informazioni commerciali segrete non autorizzate o
                                                              qualsiasi altra informazione se sapete o ritenete che sia oggetto di un accordo
                                                              di non divulgazione o di riservatezza. Ad esempio, tutti i software di terze parti
                                                                                                                                                       I sistemi e i dispositivi di
                                                              che usiamo nel corso delle attività aziendali devono essere muniti di regolare           comunicazione elettronici includono,
                                                              licenza, compreso il software gratuito e open-source. Non dovete scaricare,              ma non sono limitati a:
                                                              distribuire o utilizzare foto, cartoni animati, giochi, articoli, film, musica o altre    • smart phone
                                                              opere protette da copyright in relazione alle attività aziendali senza una debita         • tablet
                                                              autorizzazione da parte del proprietario dell’opera. Non date per scontato
                                                                                                                                                        • caselle di posta vocale
                                                              che il materiale che è disponibile al pubblico su Internet possa essere copiato
                                                              e utilizzato liberamente. Una violazione del copyright può esporre non solo               • messaggi di testo
                                                              l’Azienda, ma anche i singoli dipendenti, a responsabilità civili e penali.               • computer (PC e laptop)
                                                                                                                                                        • email
                                                                                                                                                        • internet
                                                              E. Computer e sistemi di comunicazione                                                    • messaggistica istantanea (incluso
                                                              I computer e i sistemi di comunicazione aziendali, compresi Internet ed e-mail,             Microsoft Lync)
                                                              sono di norma destinati esclusivamente ad uso aziendale per Dematic. Siamo                • qualsiasi altro tipo di comunicazione
                                                              tutti responsabili di usare le apparecchiature e i sistemi di Dematic in modo
                                                                                                                                                          elettronica
                                                              responsabile e di proteggerli da furti e danni. Dovete utilizzare la tecnologia
                                                              di Dematic in modo corretto e con buon senso. Non utilizzate i nostri sistemi
                                                              o dispositivi di comunicazione elettronici in un modo che è illegale, immorale,
                                                              distruttivo, o offensivo per gli altri. Questi obblighi si estendono all’uso fuori
                                                              sede di attrezzature aziendali. Non potete accedere a o creare contenuti
                                                              molesti, denigratori o inappropriati e dovete prestare attenzione nello scrivere
                                                              messaggi di posta elettronica. Per segnalare materiale discutibile o offensivo,
                                                              contattate un manager o un responsabile dell’ufficio Risorse Umane.

                                                              Dematic mantiene il diritto di accedere, monitorare e studiare i nostri sistemi
                                                              elettronici, così come le altre proprietà aziendali, nella misura consentita
                                                              dalle leggi locali e dai contratti collettivi. Dematic si riserva inoltre il diritto
                                                              di eliminare qualsiasi minaccia alla sicurezza dei sistemi elettronici aziendali.
                                                              Per proteggere la sicurezza dei nostri computer e sistemi di comunicazione,
                                                              i dipendenti devono seguire la Politica sull’uso accettabile dei sistemi
                                                              informatici o la politica locale pertinente. Se siete a conoscenza di minacce
                                                              di questo tipo, contattate immediatamente il reparto IT.

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VII. Responsabilità verso i nostri investitori e azionisti
                       WHAT
                        IF?
                                             F. Interazioni con i media, gli investitori e il pubblico
Scenario di esempio:                         Dematic apprezza i suoi rapporti con la comunità degli investitori e con i
Daniel, un dipendente dell’Azienda,          media e si impegna a fornire comunicazioni pubbliche e comunicati stampa
viene spesso a conoscenza di                 completi, corretti e precisi. Eccetto su autorizzazione da parte del reparto
informazioni sensibili su clienti quotati    di Marketing globale e comunicazioni, non potete parlare con i media, con
in borsa e sui loro progetti futuri. Viene
                                             gli investitori e con gli analisti per conto della nostra Azienda. Non date
a sapere che a breve sarà avviato
un grande progetto per una grande            l’impressione di parlare a nome di Dematic in qualsiasi comunicazione che
azienda quotata alla borsa di New York.      possa diventare pubblica, compresi post su forum su Internet, siti di social
Questo progetto non è ancora stato           media, blog, chat room o bacheche. Tutte le richieste da parte dei media
annunciato in un comunicato stampa da        e degli investitori devono essere indirizzate al reparto di Marketing globale
parte del cliente.                           e comunicazioni. Per maggiori informazioni, consultate la Politica sulle
                                             comunicazioni esterne di marketing e sulle relazioni con la stampa.

D. La sorella di Daniel                      G. L’uso dei social media
       lavora come consulente
       finanziario e Daniel si               I social media hanno sempre maggiore importanza nel mercato,
       chiede se deve farle                  consentendoci di apprendere e condividere informazioni con i nostri
                                             stakeholder, oltre che di comunicare con il pubblico su ciò che riguarda
       sapere del progetto.
                                             la nostra azienda. Eccetto su autorizzazione dal Marketing globale e
       Può farlo?                            comunicazioni, non potete parlare per o per conto dell’Azienda quando
                                             utilizzate i social media. Noi tutti dobbiamo rispettare la Politica sui social
R. progetto
   Assolutamente no. Un
            per una società
                                             media. Non dovete condividere informazioni riservate o proprietarie su
                                             Dematic, sui nostri clienti, sui nostri partner commerciali, o sulle vostre
       quotata che non è ancora stato        attività di lavoro. Solo il personale specificamente autorizzato di Dematic
       annunciato pubblicamente              può utilizzare i social media, tra le altre cose, per promuovere i prodotti
       rappresenta una informazione          e i servizi aziendali, condurre ricerche di mercato o cercare candidati
       privilegiata rilevante. Se Daniel     a posizioni lavorative.
       dovesse condividere queste
       informazioni con sua sorella, si      Una regola generale da ricordare quando si utilizzano i social media è
       tratterebbe di una “soffiata”, che    di pensare all’effetto delle vostre dichiarazioni. Tenete presente che le
       è illegale, contraria alla politica   dichiarazioni sui social media sono permanenti e facilmente fraintese,
       aziendale e potrebbe portare          e possono influenzare la reputazione della nostra Azienda e le nostre
       a sanzioni penali e anche al
                                             relazioni con clienti e partner.
       carcere. Daniel può riferire a sua
       sorella solo le informazioni che
       compaiono nei rapporti annuali
       pubblicati, nella documentazione      H. Informazioni privilegiate
       presentata alle autorità di           Le informazioni rilevanti “privilegiate” o non pubbliche possono influenzare
       regolamentazione e nei comunicati     le quotazioni di mercato dei nostri clienti quotati in borsa o altri partner
       stampa, dato che quelle               commerciali e le decisioni degli investitori nei confronti di Dematic. A volte,
       informazioni sono generalmente        potrebbe capitarvi di ricevere informazioni riservate aziendali prima che siano
       disponibili al pubblico.
                                             rese pubbliche e disponibili agli investitori. Dovete mantenere la massima
                                             riservatezza su tali informazioni e non potete acquistare o vendere titoli in
       Altri esempi di informazioni
       rilevanti non pubbliche               base a informazioni privilegiate rilevanti. Qualsiasi attività di insider trading,
       includono:                            che implica la compravendita di titoli sulla base di informazioni rilevanti non
                                             pubbliche, incluse le “soffiate” ad altre persone che potrebbero prendere
        • nuovi piani di prodotto o          una decisione di investimento sulla base di queste informazioni, non è solo
          sviluppo di nuovi prodotti         contraria all’etica, è anche illegale e può portare a multe ingenti e persino
        • indagini governative               a pene detentive. Consultate l’ufficio legale se non siete sicuri che le
        • cambiamenti della dirigenza        informazioni a vostra disposizione siano informazioni privilegiate rilevanti.
          ai vertici aziendali
        • potenziali ricorsi legali
          significativi
        • possibili fusioni, acquisizioni
          o cessioni
        • potenziali joint venture
        • acquisizione o perdita di
          un contratto o un cliente
          importante
                                                                                                                           |   21
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