Archiviate e conservate in formato PDF: riducete al minimo il rischio ottemperando alla normativa - Nuance
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Document Imaging Solutions White paper Nuance Power PDF Archiviate e conservate in formato PDF: riducete al minimo il rischio ottemperando alla normativa. Ottimizzate i processi di archiviazione usando il formato PDF/A Indipendentemente dal settore in cui operano o dalla loro dimensione, le imprese stanno cercando procedure nuove e migliori per archiviare in modo produttivo e conveniente i documenti più importanti. Nuance® Power PDF è il complemento perfetto a qualsiasi criterio di conservazione dei dati aziendali, con opzioni di configurazione flessibili, l’eventuale integrazione con sistemi di gestione dei documenti di prim'ordine e la comprovata modalità di creazione di file PDF/A.
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Nuance Power PDF
Sommario
Introduzione 3
Difficoltà per le imprese 4
–– Riduzione del rischio legale e finanziario 4
–– Aumento del costo di amministrazione e/o di gestione di grandi volumi di informazioni 5
–– Accesso globale/remoto 6
–– Gli utenti chiedono efficienza 8
PDF/A: uno standard valido per l’archiviazione digitale 9
–– Caratteristiche principali del PDF/A 9
–– Il PDF/A comprende diversi livelli di funzionalità e conformità 10
Vantaggi per le aziende 11
–– Rapido accesso alle informazioni 11
–– Riduzione dello spazio di archiviazione occupato grazie alla compressione dei file PDF/A 11
–– Uno standard garantito oggi e in futuro 12
Nuance Power PDF: la soluzione PDF/A per creare documenti archiviati 12
–– Creazione semplificata dei documenti PDF/A per soddisfare i requisiti di conformità 12
–– Conversione di documenti mediante OCR per ricerche e recuperi precisi 12
–– Risparmiate tempo grazie alla verifica integrata della conformità del PDF/A 13
–– Proteggete i documenti per impedirne la modifica 13
–– Riduzione dello spazio di archiviazione occupato e dei relativi costi 13
–– Archiviazione semplice e flessibile della posta elettronica Microsoft Outlook e Lotus Notes 14
–– Supporto integrato di sistemi di gestione dei documenti 14
Conclusione 15
Esempi pratici 16
–– Conversione di documenti in PDF/A mediante il driver di stampa Nuance PDF 16
–– Creazione di documenti PDF/A da applicazioni di Microsoft Office 17
–– Conversione di file PDF esistenti in PDF/A 19
–– Verifica della conformità del file PDF/A 20
–– Creazione di documenti PDF/A in batch 22
–– Conversione della posta elettronica Microsoft Outlook in PDF/A 253
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Nuance Power PDF
Introduzione
In tutto il mondo le aziende private e gli enti pubblici hanno archiviato i propri
dati e documenti importanti per anni per ridurre il rischio legale e finanziario.
Nell'attuale mondo digitale, dove grandi quantità di dati vengono create e
conservate per un uso futuro, le aziende devono affrontare l’aumento di
richieste di conservazione degli archivi per lunghi periodi, in parte dovuto
ad obblighi legislativi che esercitano un’enorme pressione ad archiviare
un crescente numero di informazioni. Inoltre numerose imprese devono
affrontare le complessità della digitalizzazione di archivi più datati per
convertire il contenuto cartaceo in formati digitali.
Nel nostro mondo interconnesso, i dipendenti sono più mobili e devono
collaborare su scala globale: devono accedere alle informazioni da qualsiasi
ubicazione in qualsiasi momento. I metodi di archiviazione più vecchi e
tradizionali complicano l’ottemperanza a questo requisito poiché possono
basarsi sull’archiviazione di versioni cartacee di documenti o sulla
conversione manuale in formato digitale del contenuto cartaceo. Inoltre, nella
maggior parte di aziende private ed enti pubblici, i documenti, i moduli e altre
informazioni archiviate vengono create da diverse applicazioni di origine,
dando luogo a possibili complicazioni future.
Il PDF (Portable Document Format) è diventato uno standard universalmente
accettato per la creazione di documenti, moduli e ulteriori dati che devono
essere conservati nel loro contesto e formato originale. L’Organizzazione
internazionale per la standardizzazione (ISO), che gestisce le norme accettate
a livello globale, ha definito il formato PDF/A (un sottoinsieme della specifica
PDF) per l'archiviazione dei documenti. Questo formato prevede requisiti
molto rigorosi, che sono ideali per conservare documenti e moduli a lungo
termine. Offre numerosi vantaggi alle aziende, incluse la semplicità della
ricerca, la compressione e la longevità (poiché lo standard è gestito dall’ISO).
Da quando è stato lanciato, è stato ampiamente adottato dal pubblico e dal
privato.
Sebbene sul mercato esistano numerosi strumenti di creazione e di modifica
dei file PDF, Nuance® Power PDF offre una soluzione di qualità superiore
alle strutture che si prefiggono di archiviare economicamente documenti e
moduli in PDF. Power PDF è sufficientemente potente da supportare i requisiti
aziendali. È di facile uso, dispone di opzioni di configurazione flessibili e si
integra con rinomati sistemi di gestione dei documenti. Power PDF consente
di creare file PDF/A da documenti cartacei digitalizzati, nonché di convertire
i file tradizionali creati con Microsoft Office e gli allegati di posta elettronica
ricevuti in Microsoft Outlook. Di conseguenza si integra alla perfezione in
un’esaustiva politica di conservazione dei dati congiuntamente a un sistema
aziendale di gestione dei documenti.4
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Nuance Power PDF
Difficoltà per le imprese
Riduzione del rischio legale e finanziario
Oggigiorno le imprese affrontano difficoltà crescenti nel gestire le informazioni
che devono conservare. La normativa obbliga molte aziende private ed enti
pubblici a conservare gli archivi per diversi motivi: per proteggere la proprietà
intellettuale, per un mandato normativo o per la protezione legale.
La conformità del settore con i requisiti legali/normativi di
conservazione degli archivi
Su scala internazionale, la regolamentazione statale ha creato un contesto
di conformità impegnativo, con significativi rischi e aspetti negativi per le
imprese che non ottemperano alla normativa. Ad esempio, negli Stati Uniti
sono state approvate numerose leggi federali che hanno profondamente
influito sulle esigenze aziendali di gestire le informazioni in assoluta sicurezza
per lunghi periodi. Oltre ad archivi specifici (ovvero moduli e report),
le aziende private e gli enti pubblici devono archiviare e conservare la
corrispondenza elettronica, spesso richiesta per motivi legali.
Quando si considerano le informazioni generate nella normale attività
quotidiana, compresa la posta elettronica aziendale, si nota come molte di
esse sono a rischio. Se è soggetta a audit, un’impresa può essere obbligata
a pagare sanzioni elevate qualora non sia in grado di produrre le informazioni
necessarie quando richiesto o a spendere migliaia di euro per cercare le
versioni fisiche (cartacee) in un mare di schedari. Di seguono vengono
riportati alcuni esempi normativi/legislativi.
––L’HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) del 1996 è
stata approvata per proteggere le informazioni sanitarie dei pazienti e, in
definitiva, ha influito commercialmente sulla modalità di conservazione e
gestione delle informazioni sanitarie dei pazienti da parte delle aziende
interessate.
––La FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) ha stabilito una serie
di requisiti di conservazione dei documenti che impone il modo in cui
le entità aderenti gestiscono e conservano in assoluta sicurezza diversi
tipi di informazioni (ad esempio documenti aziendali, registri d’ufficio e
informazioni su dipendenti e clienti) per lunghi periodi.1
––L’FDA (Food and Drug Administration) statunitense ha definito molti requisiti
di conformità per i produttori di alimenti e farmaci. Un esempio è la legge
sul bioterrorismo (Public Health Security and Bioterrorism Preparedness
and Response Act o Bioterrorism Act) del 2002 che impone ai numerosi
soggetti diversi che servono il settore degli alimenti e bevande settore in
varie modalità di conservare e gestire i documenti riguardanti l’origine, la
destinazione e il confezionamento di alcuni componenti “alimentari”.2
1 Record Retention Guidelines; http://www.
regulatorycompliance.com/newsletter/2012/
jan-2012/RecordRetention.html, 2012
2 Fact Sheet on Establishment and
Maintenance of Records Under the
Bioterrorism Preparedness and
Response Act of 2002 http://www.
fda.gov/Food/GuidanceRegulation/
GuidanceDocumentsRegulatoryInformation/
ucm061476.htm, novembre 20055
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Nuance Power PDF
Anche se questi sono solo alcuni esempi, esistono numerosi altri casi in cui
diverse agenzie federali statunitensi hanno definito obblighi di conservazione
dei documenti a lungo termine che hanno creato grosse difficoltà alle aziende
private e agli enti pubblici per archiviare e conservare crescenti quantità di
informazioni.
In Europa esistono numerose direttive a livello nazionale che prescrivono
requisiti di conservazione dei documenti in contesti diversi, come i
documenti aziendali generici (nel Regno Unito la Companies Act del 2006, in
Germania l’art. 257 del codice di commercio), i dati medici e sulla sicurezza
(in Francia la raccomandazione n°2005-002 del CNIL); i dati su risorse
umane, dipendenti e pensioni (nel Regno Unito la Data Protection Act del
1998 e l’art. 5 della Limitation Act del 1980) e i dati ambientali (nell’Unione
europea l’articolo 49 del Regolamento (CE) 1272/2008 e l’articolo 36 del
Regolamento 1907/2006/CE [REACH]). Si tratta solo di alcuni esempi,
poiché ogni paese europeo ha formulato un lungo elenco di requisiti di
conservazione dei documenti per ognuno dei contesti summenzionati.
Questi regolamenti definiscono anche le disposizioni per convertire i
documenti cartacei o fisici in registrazioni elettroniche o digitali. Allo scopo
di conservare in modo più efficiente i documenti e i dati importanti, molte
imprese hanno adottato un processo di digitalizzazione e archiviazione
elettroniche di documenti datati; inoltre, quando creano nuovi documenti,
viene immediatamente generata e archiviata la rispettiva versione digitale. Lo
scopo principale della conservazione dei documenti è la produzione di prove
qualora richieste in futuro dalle autorità giudiziarie. Per avere un elevato valore
probatorio, i documenti elettronici devono essere in un formato inalterabile ma
facilmente leggibile e accessibile. Nella nostra economia globale dovrebbe
essere ragionevole consentire a tutte le persone autorizzate di recuperare i
documenti archiviati e accedervi facilmente, indipendentemente da dove si
trovino.
Aumento del costo di amministrazione e/o
di gestione di grandi volumi di informazioni
Come accennato, il volume di informazioni importanti che devono essere
archiviate per soddisfare i requisiti di conservazione dei documenti e di
osservanza della normativa aumenta notevolmente ogni anno. Molte aziende
private ed enti pubblici conservano gli archivi per il periodo imposto per
legge. Tradizionalmente le versioni finali di documenti e moduli erano cartacee
e i sistemi di gestione per coadiuvare il processo di archiviazione erano basati
su carta. I documenti venivano archiviati in schedari o convertiti in microfiche
o microfilm.
Attualmente gran parte del cartaceo è stato sostituito da supporti elettronici,
siano essi documenti o moduli, come metodo comune per comunicare le
informazioni. Questi documenti, moduli e altri supporti interattivi vengono
creati da numerose applicazioni, ognuna con un formato proprio. Quando
moduli, fatture e altri documenti elettronici assumono la forma finale, gli
utenti devono confidare nella loro inalterabilità e sicurezza, un aspetto di grande
complessità per le imprese, che si prefiggono di conservare questi documenti
per un’archiviazione a lungo termine, obbligando gli addetti alla gestione di
queste informazioni a svolgere dispendiose attività amministrative.6
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Nuance Power PDF
Molte aziende private ed enti pubblici non hanno predisposto un protocollo
per preparare le informazioni da archiviare per la conservazione a lungo
termine. Non è così raro vedere reparti diversi di una stessa impresa seguire
procedure diverse, che possono essere specifiche o formali. Spesso le
informazioni non sono conservate in un’ubicazione centrale sicura e possono
arrivare sul computer desktop o portatile di un utente. Quando tale utente
lascia l’azienda o il dispositivo risulta compromesso, allora i documenti
vengono persi o, peggio ancora, possono diventare di dominio pubblico, pur
contenendo informazioni riservate, causando un danno irreparabile. Oltre a
risolvere i problemi di sicurezza, l’archiviazione deve rendere le informazioni
ricercabili. Quando ricevono la richiesta di produrre un documento o una
pratica, le imprese devono essere in grado di reperire velocemente tutte le
informazioni relative: se un documento non è ricercabile, questa operazione
risulta quasi impossibile, soprattutto per le grandi società.
La grande quantità di informazioni generate e destinate all'archiviazione
ha indotto le società informatiche ad assumersi la proprietà del processo
di archiviazione, contribuendo agli aspetti tecnici, come rendere gli archivi
più facilmente ricercabili e conservarli in un’ubicazione centrale protetta
che consenta inoltre l’accesso agli utenti autorizzati. Le aziende private e
gli enti pubblici devono non solo gestire la continua crescita della quantità
di informazioni da archiviare per ragioni normative, ma anche soddisfare
l’esigenza di conservare la corrispondenza elettronica aziendale e i relativi
allegati.
Secondo un sondaggio condotto nel 2015, ogni giorno nel mondo venivano
inviati e/o ricevuti oltre 112 miliardi di e-mail aziendali. Scomponendo questo
dato, un dipendente aziendale medio invia/riceve oltre 122 messaggi al
giorno. Si prevede che fino al 2019 questi valori aumentino del 3% all’anno.3
Un’impresa con numerose migliaia di utenti deve pertanto gestire grandi
quantità di messaggi/allegati e, di conseguenza, trovare modi economici per
proteggere e archiviare a lungo termine queste comunicazioni. L’archiviazione
della posta elettronica è resa più complessa dalla miriade di formati di file
degli allegati e dalla conservazione delle associazioni tra allegati e messaggi
originali. Com’è possibile non solo archiviarli in un singolo file elettronico, ma
anche assicurare la leggibilità back-end quando necessario? Si tratta di una
sfida importante per le imprese che devono conservare la corrispondenza
elettronica per riferimento futuro.
Accesso globale/remoto
Attualmente molte imprese, se non la maggior parte di esse, operano su scala
internazionale: hanno filiali a livello sia regionale che mondiale. Praticamente
ovunque vengono create e richieste informazioni e utenti di località diverse
desiderano accedervi indipendentemente dal fatto di lavorare in un ufficio
remoto, a domicilio o in viaggio. Molte imprese hanno difficoltà a soddisfare
queste esigenze perché usano processi tradizionali (antiquati) inefficienti per
gestire gli archivi e/o i documenti archiviati provengono da applicazioni di
origine diverse, ognuna con un formato proprio.
3 “Email Statistics Report, 2015-2019”, The
Radicati Group Inc., Palo Alto, CA, marzo
20157
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Nuance Power PDF
Molte imprese usano ancora metodi antiquati per archiviare le
informazioni
Le informazioni archiviate e la tecnologia usata per agevolare il processo di
archiviazione possono divergere a seconda del paese e del settore. Possono
esservi situazioni in cui alcuni uffici siano rimasti al cartaceo, altri convertano
in microfilm i documenti archiviati e altri non dispongano di alcun sistema.
– Scomodità della ricerca negli schedari
Per le imprese che usano ancora la carta, il sistema a schedari è il modo
più frequente per archiviare documenti con lo scopo di recuperarli in un
secondo momento. Spesso i piccoli uffici hanno un locale dedicato alla
conservazione delle informazioni archiviate o a volte archiviano i documenti
in un luogo distinto. Anche se queste soluzioni possono proteggere le
informazioni importanti, è evidente che il recupero di un dato in un secondo
momento non è né semplice né pratico. Quando serve un documento,
recuperarlo può essere difficile e richiedere molto tempo. Se questa
procedura è già di per sé complessa per una piccola impresa, per le
società multinazionali o le autorità statali il reperimento delle informazioni
necessarie e il loro accesso risultano quanto meno impegnativi: ai loro
dipendenti non resta che sperare di trovare il documento cartaceo nella
forma originale.
– Microfilm o microfiche: poco pratici per le ricerche e non portatili
Alcune imprese o enti hanno convertito i propri archivi cartacei in supporti
quali microfilm o microfiche che, pur avendo una forma finale più duratura
e meno ingombrante, non facilitano la ricerca e spesso gli utenti devono
consultare più pellicole per trovare le informazioni interessate.
Questi supporti di archiviazione hanno l’ulteriore svantaggio della scarsa
portabilità. Per visualizzare e leggere i microfilm e le microfiche occorre un
dispositivo speciale. Anche se un’impresa o un ente può investire in alcuni
dispositivi di lettura, la mancanza di portabilità costituisce un ostacolo
importante quando un utente remoto deve reperire delle informazioni
archiviate. L’utente deve ricevere la pellicola e trovare una postazione
provvista di lettore oppure viaggiare nel luogo in cui si trovano sia la
pellicola che il lettore.
– TIFF (Tagged Image File Format): un’opzione migliore ma non
facilmente ricercabile
Nel 1982 la Aldus Corporation ha creato il TIFF (Tagged Image File Format)
come formato di file standard per salvare le immagini digitalizzate. Si è
trattato di un tentativo per digitalizzare più facilmente, in una forma di
archiviazione comune, documenti e/o moduli creati in applicazioni diverse.
L’obiettivo era semplificare l’apertura e la visualizzazione future del file di
archivio che, essendo elettronico, poteva essere inviato/recuperato su reti:
in questo modo la sua portabilità non costituiva più un problema.
Complicazioni causate dalla compresenza di più formati
Sia le aziende private che gli enti pubblici devono archiviare e conservare
a lungo termine documenti e moduli. Per creare i contenuti reparti o gruppi
diversi si avvalgono di applicazioni diverse. Molte persone usano le comuni
applicazioni di presentazione e aumento della produttività, come Microsoft
Office. Tuttavia deve essere archiviata anche la posta elettronica, che
presenta una difficoltà peculiare, poiché per ogni sistema viene adoperato
un formato specifico.8
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Nuance Power PDF
I tecnici realizzano progetti ed elenchi di materiali a partire da sistemi
CAD, ognuno dei quali è basato su un formato di output proprio. Se a
un dipendente serve un file archiviato (per motivi legali o per recuperare
un file perso), deve usare l'applicazione di origine per aprirlo. Lo scopo
dell’archiviazione di un elemento è consentirne l’accesso, l’apertura e la
visualizzazione futuri. Un utente può essere sicuro che l’applicazione tecnica
con cui si creano disegni o che l’attuale applicazione di posta elettronica
saranno ancora in uso fra 10 o 15 anni quando sarà necessario accedere
all’archivio? Probabilmente no.
Anche se fosse possibile aprire il documento, può confidare che non sia stato
modificato dopo l’archiviazione? In molti casi, queste applicazioni creano
versioni di archiviazione dell’output in cui il testo non è ricercabile o che
non contengono metadati per trovare parole chiave. Tutti questi problemi
potenziali rendono estremamente difficile la gestione, semplice ed efficiente,
del processo di archiviazione.
Un altro punto da prendere in considerazione è che i documenti archiviati non
sempre vengono aperti e visualizzati dagli autori, ma da utenti di un gruppo
funzionale diverso o esterni alla società che conduce l’audit. In molti casi
questa situazione si traduce nell’aumento dei costi di licenza per procurarsi il
software originale che verrà usato solo alcune volte, qualora sia disponibile in
futuro.
Gli utenti chiedono efficienza
Indipendentemente dal settore in cui operano le imprese, i loro utenti devono
periodicamente accedere, leggerle e conservare i documenti archiviati.
Questi utenti lavorano in reparti come l’archivio, gli uffici acquisti, legale o
di progettazione. Per essere efficienti, devono poter trovare rapidamente il
documento cercato, visualizzarlo facilmente e sperare che il formato originale
non sia stato modificato.
Per la conservazione di moduli, documenti e di tutti gli allegati aziendali,
le loro versioni finali devono essere convertite correttamente. Occorre
mantenere la struttura e la formattazione originali, per conservarne i contenuti
e lo scopo, per cui documenti con tabelle, dati, grafici e altri elementi devono
conservare tutti gli attributi originali. Molti documenti sono riservati e il loro
accesso dovrebbe essere limitato agli utenti che dispongono di autorizzazioni
e credenziali adeguate.
Le imprese, che rispettano la normativa o seguono le procedure consigliate,
devono archiviare documenti diversi che possono essere stati creati in
più formati. Come misura proattiva per consentire l’accertamento durante
un’istruttoria, le imprese archiviano i documenti e la posta elettronica. Nel
caso di un accertamento legale, una società deve poter fornire una prova
della corretta gestione dei propri archivi, ovvero aver definito una procedura
per dimostrare che i documenti originali sono stati conservati correttamente
(che può includere il ricorso alle firme digitali) e che l’accesso è protetto
e consentito solo al personale autorizzato. Le imprese in grado di farlo, si
troveranno in una posizione legale migliore grazie a tutti i documenti e i
messaggi e-mail prodotti per il procedimento giudiziario.9
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Nuance Power PDF
Indipendentemente dalla natura dei loro documenti (file Microsoft Office,
disegni tecnici e posta elettronica), devono conservare il contesto originale,
compresi tutti gli allegati, i grafici, le tabelle e i colori. Inoltre, se i documenti
archiviati sono ricercabili mediante parole chiave, siano esse testo o metadati,
chi vi accede e li usa può essere molto più efficiente.
Per il reparto informatico, quando occorre gestire e manutenere un sistema
di archiviazione aziendale, uno dei problemi principali è lo spazio. È possibile
archiviare quasi tutte le informazioni aziendali per usarle eventualmente in
futuro. La creazione di un archivio elettronico complica enormemente i costi
di archiviazione delle imprese o degli enti impegnati in questo processo. Il
reparto informatico può ridurre i costi usando un formato di archivio che
supporta la compressione; se il processo di archiviazione comprime i file
automaticamente all’atto della conversione nel formato di archivio, riduce
sensibilmente i tempi e la fatica agli utenti.
PDF/A: uno standard valido per
l’archiviazione digitale
Il PDF/A è stato inizialmente approvato come formato di archiviazione dei
documenti elettronici nel 2005 dall’ISO (Organizzazione internazionale per la
standardizzazione). Nel corso degli anni, lo standard PDF/A si è ampiamente
diffuso nel mondo, diventando il formato preferito di archiviazione elettronica.
In particolare il settore pubblico lo richiede in molti casi come modo preferito
per inviare/ricevere la corrispondenza ufficiale.
Caratteristiche principali del PDF/A
Il formato PDF/A e i visualizzatori di PDF che lo supportano hanno
caratteristiche esclusive che rendono ideale questo formato, di cui segue una
panoramica delle funzioni principali:
––Un file PDF/A include tutti gli elementi del documento che sono necessari
per riprodurre e stampare con precisione il documento fedele all'originale
(ad esempio caratteri, immagini ecc.).
––I file PDF/A possono essere visualizzati e stampati da applicazioni per
PDF gratuite, e in nessun caso richiedono l’applicazione usata per creare
il documento originale. Inoltre, il documento viene visualizzato in modo
identico indipendentemente dal sistema operativo usato (ad es. Windows,
Linux e Mac OS).
––I documenti PDF/A possono essere firmati e certificati digitalmente,
garantendo la sicurezza mediante la protezione dell’integrità del documento
e assicurandone l’autenticità.
––Il formato supporta la ricercabilità dei documenti, che rendono efficienti e
precise le procedure di recupero dei documenti.
––Consente l’inclusione di metadati, ad esempio autore, titolo e parole chiave,
che possono essere usati per ricerche speciali o classificazione automatica
di documenti.10
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Nuance Power PDF
––Questo formato separa il testo e il contenuto grafico dei file PDF e supporta
i formati di compressione che in genere riducono i file a dimensioni
infinitamente inferiori rispetto alle versioni con immagini.
––Esclude tutti i tipi di contenuto che probabilmente non potranno essere
riprodotti con precisione nel documento tra molti anni a causa dei
mutamenti tecnologici (ad es. contenuto multimediale, JavaScript ecc.).
Il PDF/A comprende diversi livelli di funzionalità
e conformità
Con la diffusa accettazione dello standard PDF/A, l’ISO lo ha espanso per
aggiungere opzioni di archiviazione dei file PDF. Segue una breve panoramica
dei diversi livelli di PDF/A e delle funzionalità fornite.4
PDF/A-1 (basato su PDF 1.4)
Tutte le risorse (immagini, grafica e caratteri tipografici) devono essere
incorporate nel documento PDF/A stesso. Un file PDF/A richiede che i
dati cromatici precisi e indipendenti dalla piattaforma usino profili ICC e XMP
per i metadati del documento. Gli elementi trasparenti, alcuni moduli di
compressione (LZW, JPEG2000), i livelli di PDF e alcune azioni e JavaScript
sono vietati. Un file PDF/A non può essere protetto mediante password.
PDF/A-1 supporta esplicitamente le firme digitali incorporate e l’uso di
collegamenti ipertestuali. Inoltre, per conservare l’integrità dei documenti e
del contesto, nessun contenuto attivo è supportato in un file PDF/A.
PDF/A-2 (basato su PDF 1.7)
È stato pubblicato nel 2011 come “ISO 19005-2”. Il PDF/A-2 è basato sulla
versione PDF 1.7 e utilizza le sue nuove funzioni, pertanto consente l’uso della
compressione JPEG2000, degli elementi trasparenti e dei livelli PDF. PDF/A-2
consente inoltre agli utenti di incorporare caratteri OpenType e supporta le
firme digitali compatibili con PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures).
Un’innovazione particolarmente importante è la funzione “contenitore”, che
consente di incorporare i file PDF/A in un documento PDF/A-2.
PDF/A-3
Disponibili dall’ottobre 2012, i documenti PDF/A-3 consentono di incorporare
qualsiasi formato di file desiderato, non solo i documenti PDF/A. Ad esempio,
un file PDF/A-3 può contenere il file originale da cui è stato generato (ovvero
Microsoft Office, CAD or XML). L’incorporazione del file di origine nel formato
nativo ne consente l’apertura dall’applicazione effettiva, se disponibile.
Lo standard PDF/A non regola l’adeguatezza di questi file incorporati per
l’archiviazione.
4 Alexandra Oettler, “PDF/A in a Nutshell 2.0”,
http://www.pdfa.org/publication/pdfa-in-a-
nutshell-2-0/, 23 maggio 201311
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Nuance Power PDF
Livelli di conformità del PDF/A
Oltre ai diversi formati PDF/A, esistono due livelli di conformità: A (accessibile)
e B (basico).
––Il livello di conformità A (accessibile) soddisfa tutti i requisiti dello
standard, compresa la struttura logica del documento e il suo corretto
ordine di lettura. Il testo deve essere estraibile e la struttura logica deve
corrispondere all’ordine di lettura naturale. I caratteri usati devono
soddisfare requisiti rigorosi. Questo livello di conformità di PDF/A in genere
viene soddisfatto solo convertendo documenti creati digitalmente. È incluso
l’inserimento di tag.
––Il livello di conformità B (basico) garantisce che il contenuto del documento
possa essere riprodotto in modo inequivocabile. I file di livello B sono
più semplici da creare rispetto a quelli di livello A, ma il livello B non
garantisce al 100% l’estrazione del testo o la sua ricercabilità. Non significa
necessariamente che il contenuto possa essere riutilizzato senza problemi.
In genere i documenti cartacei digitalizzati possono essere convertiti nel
livello di conformità B del PDF/A senza ulteriori operazioni.
––Con il PDF/A-2 è stato introdotto il livello U (Unicode), che amplia il livello di
conformità B per specificare la possibilità di mappare tutto il testo in codici
di carattere dello standard Unicode.
Vantaggi per le aziende
Dal lancio, avvenuto nel 2005, il PDF/A si è ampiamente diffuso e imposto
come formato prescelto per l’archiviazione di documenti elettronici. Come
appreso da aziende private ed enti pubblici, il PDF/A offre numerosi vantaggi
importanti che ne semplificano l’adozione.
Rapido accesso alle informazioni
Considerato il ritmo elevato con cui vengono creati contenuti e informazioni,
la quantità di dati da archiviare è cresciuta esponenzialmente. A complicare
ulteriormente la situazione, i dipendenti e i lavoratori della conoscenza
non possono permettersi il lusso di sprecare tempo a cercare documenti
o informazioni. Il formato PDF/A consente di cercare testo e metadati,
riducendo le operazioni di ricerca da ore a minuti o secondi.
Un sistema di gestione dei contenuti adeguatamente pianificato assicura la
codifica dei documenti con le parole chiave e i metadati adeguati. Nel mondo
commerciale il tempo è denaro e meno tempo si perde per ottenere le
informazioni necessarie, più rapidamente si svolge il lavoro. Ad esempio, le
imprese spesso esternalizzano il processo di accertamento legale; se la
documentazione e la corrispondenza elettronica archiviate sono codificate
correttamente e si dimostrano inalterabili, si riducono sia i tempi che i costi.
Riduzione dello spazio di archiviazione occupato
grazie alla compressione dei file PDF/A
I file PDF possono essere compressi a diversi livelli per ridurre lo spazio di
archiviazione occupato. Il formato PDF/A consente di usare le tecnologie di
compressione per ridurre ai minimi termini le dimensioni dei file. I più diffusi
algoritmi di compressione usati per comprimere le immagini in file PDF/A
sono JPEG e JPEG2000, quest’ultimo consentito solo a partire dal formato
PDF/A-2. Per i documenti digitalizzati è possibile usare la tecnologia PDF-
MRC (Mixed Raster Content) che utilizza diversi metodi di compressione per12
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Nuance Power PDF
il testo e le immagini di un documento, creando file di piccole dimensioni
ma di buona leggibilità. Quando si ricorre a queste tecnologie, lo spazio di
archiviazione viene ottimizzato, in particolare nel caso di enormi quantità
di file/documenti. La riduzione dello spazio di archiviazione si traduce in un
contenimento anche significativo dei costi.
Uno standard garantito oggi e in futuro
Essendo uno standard internazionale ISO 19005, la specifica PDF/A garantisce
che i documenti salvati oggi possano essere aperti ancora per molti anni. Il
PDF è uno standard globale ampiamente usato nei settori pubblici e privati.
Sul mercato esistono numerosi lettori e visualizzatori gratuiti di file PDF; molti
importanti produttori di software, ad esempio Microsoft, hanno incorporato
la funzione di conversione di un documento nativo in file PDF o PDF/A. Con
il sostegno dell’ISO, che continua a impegnarsi per gestire e possibilmente
espandere la specifica PDF/A, la logica alla base dell’archiviazione delle
informazioni nel formato PDF/A è estremamente convincente.
Nuance Power PDF: la soluzione
PDF/A per creare documenti
archiviati
Creazione semplificata dei documenti PDF/A
per soddisfare i requisiti di conformità
Power PDF comprende numerose modalità per creare facilmente documenti
PDF/A. Una di queste è la semplice conversione di un file PDF, mediante
la funzione “Salva con nome”, in PDF/A-1, -2, o -3 nei livelli di conformità
-a, -b e -u. È possibile convertire in PDF/A più file di diversi formati,
contemporaneamente e automaticamente, mediante un processo batch, per
risparmiare tempo.
Un ulteriore modo per creare file PDF/A da file di origine consiste nell’uso del
driver di stampa PDF in Power PDF. Inoltre Power PDF supporta l’inserimento
di tag, che è un requisito per essere PDF/A con livello di conformità -A.
L’integrazione di Power PDF in Microsoft Word consente di creare documenti
PDF/A con livello di conformità -A, con tag, direttamente da Microsoft Word.
I motori di ricerca possono accedere in modo più affidabile a parole e frasi se
a un documento vengono aggiunti tag, semplificando e accelerando così la
ricerca testuale.
Conversione di documenti mediante OCR per
ricerche e recuperi precisi
Quando occorre convertire i documenti cartacei in documenti PDF o PDF/A
formattati, è importante valutare la possibilità di ricerca dei file digitali creati,
che ne semplifica l’efficace recupero. I documenti digitalizzati non sono
automaticamente ricercabili: è necessario eseguire l'OCR per riconoscere il
testo e aggiungere un cosiddetto livello di testo dietro l’immagine digitalizzata.
In questo modo il documento diventa completamente ricercabile, ma
richiede che il formato di output sia PDF. Power PDF comprende funzioni13
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Nuance Power PDF
OCR che consentono di digitalizzare i documenti direttamente nei file PDF
o PDF/A ricercabili, nonché di convertire in tali formati gli attuali file TIFF o
PDF di sole immagini. Le funzioni di elaborazione in batch dell'applicazione
semplificano inoltre la conversione automatica di grandi quantità di file TIFF o
PDF in archivi PDF/A ricercabili. Power PDF include una funzionalità di cartella
controllata per automatizzare la conversione o la ricezione di file di immagine in
questi formati.
Risparmiate tempo grazie alla verifica integrata
della conformità del PDF/A
Power PDF dispone di una funzione integrata di verifica che consente di
controllare in modo rapido e flessibile diversi livelli di conformità degli
standard PDF/A. Se i file non sono conformi, il software segnala le posizioni
errate e può correggere i file nelle prime fasi della procedura, riducendo tempi
e costi e assicurando la conformità degli archivi degli utenti.
Proteggete i documenti per impedirne la
modifica
È fondamentale che un documento resti integro per l'intero periodo
di archiviazione. I sistemi di archiviazione possono offrire la sicurezza
necessaria per i documenti memorizzati mediante le funzioni di gestione
dei diritti di accesso, ma nel caso dei file PDF/A la protezione può essere
conseguita apponendo una firma digitale. Anche se ai file PDF/A non è
possibile applicare la protezione mediante password, la firma digitale è
consentita e consigliata. Quando gli utenti firmano un documento usando
il proprio identificativo digitale, il documento viene sigillato e se qualcuno
tenta di manometterlo, la firma viene annullata, a indicare che l’integrità del
documento è stata compromessa. Si può raggiungere un maggior livello di
protezione certificando il documento PDF o PDF/A mediante un identificativo
digitale: gli utenti possono bloccare il contenuto del documento con una firma
di certificazione impedendo qualsiasi modifica del file.
Power PDF consente agli utenti di creare identificativi digitali e di certificare o
firmare digitalmente i documenti PDF o PDF/A prima di archiviarli, nonché di
usare gli identificativi digitali emessi da un’autorità di certificazione per firmare
o certificare. Power PDF permette di verificare la validità dei documenti
firmati per assicurare che siano autentici e non siano stati modificati dopo
l’apposizione delle firme.
Riduzione dello spazio di archiviazione
occupato e dei relativi costi
Grazie Power PDF è possibile ridurre lo spazio di archiviazione occupato
e i relativi costi. Durante la creazione dei file PDF, gli utenti possono
selezionare comandi di conversione predefiniti che specificano le
impostazioni di compressione per le immagini a colori, a gradazioni di grigio e
monocromatiche. L’applicazione dispone di sofisticati strumenti per ottimizzare14
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Nuance Power PDF
le dimensioni dei file PDF esistenti, che si riducono mediante la compressione
risparmiando prezioso spazio di archiviazione. Per ottimizzare le dimensioni dei
documenti digitalizzati, è sufficiente selezionare la tecnologia di compressione
PDF-MRC (Mixed Raster Content) che può generare file di piccolissime
dimensioni assicurando la leggibilità del testo dei documenti PDF/A.
Archiviazione semplice e flessibile della posta
elettronica Microsoft Outlook e Lotus Notes
Come procedure consigliate per proteggersi da potenziali azioni legali future,
molte aziende private ed enti pubblici archiviano la posta elettronica. Power
PDF s’integra direttamente in Microsoft Outlook e Lotus Notes mediante un
“componente aggiuntivo”, semplificando l’archiviazione di messaggi e cartelle
e-mail nel formato PDF/A direttamente dall’applicazione di posta elettronica.
Gli utenti possono scegliere se creare archivi di soli messaggi, di messaggi
con allegati o di cartelle intere. L’integrazione con questi sistemi di posta
elettronica comprende più opzioni per archiviare singoli messaggi o una
cartella intera, consentendo agli utenti di impiegare con grande flessibilità il
metodo più adatto a soddisfare le loro esigenze.
Un primo modo consiste nell’archiviare ogni messaggio in un file PDF distinto;
un secondo nell’unire i messaggi (o una cartella intera) in un unico file PDF;
il terzo nel creare un pacchetto PDF che contiene i singoli messaggi (allegati
inclusi) in un “wrapper” PDF. Oltre ad usare i componenti aggiuntivi in Outlook
e Lotus Notes per archiviare la posta elettronica, è possibile sfruttare le
funzioni di elaborazione in batch di Power PDF, per convertire più messaggi
memorizzati nei formati MSG (Outlook) ed EML (Lotus Notes) in archivi PDF,
pur senza aver installato la relativa applicazione sul computer.
Anche la modalità di archiviazione degli allegati è adattabile: si può
selezionare di allegare i messaggi ai file PDF creati nel formato originale o di
archiviarli separatamente inserendo i rispettivi link nei file PDF. Se vengono
allegati, i file PDF risultanti serviranno da contenitori, ognuno dei quali
includerà la versione PDF del messaggio testuale con gli allegati originali. In
molti casi può essere opportuno archiviare i messaggi e i relativi allegati in
un PDF combinato, dove gli allegati convertiti vengono accodati alla versione
PDF del testo del messaggio, generando un file PDF di più pagine. Questo
semplifica e ottimizza le ricerche testuali sull’intera posta elettronica.
Power PDF comprende diverse opzioni per convertire direttamente in PDF/A
la posta elettronica con gli allegati, ad esempio nel formato PDF/A-3. Power
PDF è in grado di creare archivi compatibili con PDF/A-2 da messaggi e
allegati, convertendoli automaticamente in PDF/A-2 e incorporando gli allegati
convertiti nella versione PDF del messaggio testuale.
Supporto integrato di sistemi di gestione dei
documenti
Power PDF semplifica l’archiviazione dei file PDF in un sistema di gestione dei
documenti (DMS) centralizzato. Ad esempio, Power PDF Advanced prevede
il supporto integrato ai principali DMS, come iManage Work, OpenText
Enterprise Connect, Microsoft SharePoint e Xerox DocuShare.15
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Nuance Power PDF
Al termine dell’integrazione è possibile salvare i documenti PDF o PDF/A
direttamente in una cartella selezionata nel DMS da Power PDF. È inoltre
possibile aggiungere al documento proprietà come autore o oggetto, per
semplificarne il recupero in un secondo momento. Gli utenti possono inoltre
aprire file PDF e non PDF da questi archivi, convertirli nel formato PDF/A e
salvarvi di nuovo. L’aspetto più importante è che, per alcuni DMS, tra cui
eDOCS, iManage Work e SharePoint, Nuance dispone di ulteriori funzioni di
integrazione che permettono agli utenti di creare file PDF da documenti non
PDF archiviati nel DMS o nel PC del dipendente, mediante comandi incorporati
nell’interfaccia utente del DMS. Inoltre possono digitalizzare direttamente nel
DMS mediante il componente aggiuntivo di Power PDF nel DMS.
Conclusione
Di fronte alla sfida rappresentata dalla quantità di informazioni (documenti,
moduli e posta elettronica) da archiviare, aziende private ed enti pubblici
devono in primo luogo essere in grado di gestirle e disporre di un solido
sistema di archiviazione. Inoltre, gli utenti di documenti archiviati si
scontrano con inefficienze quando cercano dati poiché un file di immagini
non consente di eseguire ricerche testuali o, peggio, se devono localizzare
l’originale cartaceo in un’infinità di schedari. Alcune imprese sono passate
all’archiviazione elettronica; molte altre sono in procinto di farlo. Dovendo
fronteggiare le difficoltà frapposte da formati diversi di più applicazioni,
gli utenti non possono confidare nella possibilità di usare in futuro l’archivio
che creano in un’applicazione. Non possono nemmeno essere sicuri che il
documento non sia stato modificato in fase di archiviazione o in qualsiasi
momento tra l’apertura e la restituzione.
Grazie al sostegno di un organismo internazionale, il formato PDF/A è
ampiamente accettato come standard per l’archiviazione elettronica. Il
formato è adatto per la conservazione a lungo termine di documenti e posta
elettronica, poiché evita il rischio di modifica ed è accettato universalmente,
con il supporto di produttori terzi. Di conseguenza i documenti PDF
creati e archiviati oggi possono essere aperti in futuro senza difficoltà. La
maggior parte delle applicazioni aziendali (siano esse strumenti di aumento
della produttività come Microsoft Office o sistemi di posta elettronica, o
programmi tecnici CAD) è in grado di convertire i documenti attivi in file PDF
per l’archiviazione. Oltre a permettere agli utenti di archiviare più contenuto
in meno spazio, contenendo i costi, i file i documenti PDF e PDF/A possono
essere compressi a una dimensione infinitamente inferiore all’originale.
Power PDF dovrebbe essere considerato come un componente fondamentale
di una soluzione di archiviazione PDF/A aziendale. Power PDF non solo
supporta la creazione e l’archiviazione di file PDF/A per soddisfare i requisiti
di archiviazione, ma comprende anche il supporto integrato di sistemi DMS di
prim'ordine nell’ambito di un più ampio programma di gestione dei documenti
nell’impresa. Power PDF consente di convertire facilmente nel formato PDF o
PDF/A documenti digitalizzati, documenti non PDF e posta elettronica. Inoltre
supporta diverse opzioni di compressione dei file, permettendo a utenti e
imprese di ottimizzare i costi di archiviazione.16
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Nuance Power PDF
Esempi pratici
Conversione di documenti in PDF/A mediante il
driver di stampa Nuance PDF
È possibile creare documenti PDF/A da qualsiasi applicazione che disponga
della funzione di stampa mediante la stampante “Nuance PDF”, semplicemente
modificando le impostazioni del driver di stampa “Nuance PDF”.
Aprire un documento non PDF nell'applicazione in cui è stato creato.
Scegliere “Stampa”, quindi selezionare “Nuance PDF” nell'elenco di stampanti
disponibili. Fare clic su “Proprietà stampante”, “Preferenze” o un pulsante o
collegamento simile (a seconda dell’applicazione da usare).
Viene visualizzata la finestra “Proprietà di Nuance PDF”. Scegliere la scheda
“Impostazioni di PDF” e selezionare la versione PDF/A desiderata dal menu
a discesa “Compatibile con” (ad es. “PDF/A-1b”). Poiché il driver di stampa
acquisisce l’aspetto del documento senza accedere alla sua struttura
dettagliata, è in grado di creare file PDF/A che soddisfano solo i livelli di
conformità B e U.17
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Nuance Power PDF
Fare clic su “OK” per tornare alla finestra di stampa. Stampare il documento
in PDF/A e salvarlo nell’ubicazione prescelta. Le impostazioni apportate alla
finestra delle proprietà “Proprietà di Nuance PDF” verranno salvate e potranno
essere usate per questa e altre applicazioni per i processi di stampa PDF.
Creazione di documenti PDF/A da applicazioni
di Microsoft Office
Power PDF comprende l’integrazione con alcune applicazioni di Microsoft
Office, che consentono di creare PDF e documenti PDF/A direttamente
da Word, Excel e PowerPoint. I file PDF vengono generati con il livello di
compatibilità selezionato nel pannello di impostazioni “Proprietà di Nuance
PDF” del driver di stampa “Nuance PDF (si veda l’esempio precedente).
Aprire un documento in Microsoft Word e selezionare la scheda “Nuance
PDF”. Se non è stato impostato Power PDF per creare file PDF/A come
illustrato nell’esempio precedente, fare clic sul pulsante “Impostazioni di
creazione”.
Viene visualizzata la finestra “Impostazioni di Nuance PDF per Word”.
Selezionare la scheda “Impostazioni avanzate” e successivamente il pulsante
omonimo.18
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Nuance Power PDF
Viene visualizzata la finestra “Proprietà di Nuance PDF”. Scegliere la scheda
“Impostazioni di PDF” e selezionare la versione PDF/A desiderata dal menu
a discesa “Compatibile con”. Fare clic su “OK” per tornare alla finestra
precedente.
Per creare file PDF/A compatibili con il livello A da documenti Word, scegliere
la scheda “Tag” nella finestra “Impostazioni Nuance PDF per Word”. Quindi
selezionare la casella di controllo “Crea un documento accessibile quando
PDF/A è selezionato in Impostazioni avanzate” e fare clic su “OK”. Con questa
configurazione Power PDF crea file compatibili con PDF/A-1a (se è stato
scelto “PDF/A-1b” nel pannello “Proprietà di Nuance PDF”) o PDF/A-2a (se è
stata selezionata l'opzione “PDF/A-2b”).19
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Nuance Power PDF
Fare clic sul pulsante “Crea PDF” nella barra multifunzione “Nuance PDF”
per creare un documento PDF/A da Microsoft Word. Quando richiesto,
selezionare un nome e un percorso per il nuovo file PDF e salvarlo.
Conversione di file PDF esistenti in PDF/A
Power PDF Advanced include funzionalità per convertire file PDF convenzionali
in versioni PDF/A. Pur funzionando per molti file PDF, ve ne possono essere
numerosi altri che non è possibile convertire in PDF/A a causa della mancanza
di componenti o caratteristiche necessarie per creare una versione PDF/A.
Ad esempio, se il testo non è incorporato adeguatamente, in genere non
è possibile eseguire la correzione automatica. In questi casi si consiglia
di tornare al file di origine ed effettuare le correzioni con l’applicazione di
creazione oppure di stampare un PDF/A direttamente da lì.
Per convertire un file PDF in PDF/A, aprirlo in Power PDF. Scegliere “File” ed
“Esporta,” quindi “Formato PDF” e “PDF/A”.
Fare clic sul pulsante “Impostazioni” nella finestra “Salva con nome” aperta.
Selezionare la versione PDF/A desiderata (ad es. “PDF/A-1b”) quindi fare clic
su “OK”.20
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Nuance Power PDF
Selezionare una cartella di destinazione per il nuovo file e salvarlo. Se la
conversione è andata a buon fine, il file PDF/A viene aperto in Power PDF.
Viene eseguita automaticamente la verifica della conformità del file PDF/A
mostrando i relativi risultati.
Verifica della conformità del file PDF/A
Power PDF Advanced comprende una versatile funzione di “Verifica della
conformità” in grado di analizzare i file PDF e verificare la conformità dei
PDF/A con tutti gli standard PDF/A attualmente disponibili. Comprende anche
sofisticate funzioni per correggere gli errori di conformità e può essere usato
per controllare la conformità dei file PDF/A ricevuti da colleghi o partner.
L’esempio seguente descrive la procedura per controllare la conformità PDF/A
di un file PDF e risolvere tutti i problemi.
Aprire in Power PDF il file PDF in questione. Scrivere “Conformità” nel
campo di ricerca “Trova strumento” nell'angolo superiore destro. Fare clic su
“Conformità” quando viene visualizzato nell'elenco degli strumenti trovati.21
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Viene visualizzato il pannello “Conformità”. Fare clic sulla freccia di fianco
all’icona della rotellina per vedere l'elenco dei livelli PDF/A. Scegliere il
livello di cui si desidera controllare la conformità. Ad esempio selezionare
“PDF/A-1b”.
Fare clic sull’icona con il segno di spunta di fianco all’icona con la rotellina per
avviare il controllo della conformità. I risultati appaiono nel pannello. In questo
esempio, la verifica ha trovato alcuni problemi raggruppandoli sotto la voce
“Altri problemi”. Le voci classificate come “Altri problemi” possono essere
risolti automaticamente con questo strumento. Le voci classificate come
“Errori critici” richiedono la correzione manuale del documento, che potrebbe
comportare l’uso dell’applicazione di creazione e il file di origine.22
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Fare clic sull’icona con il segno di spunta con penna per correggere
automaticamente i problemi di conformità.
Viene visualizzata la finestra “Salva con nome” che consente di salvare
il file corretto nell’ubicazione prescelta. Dopo il salvataggio, viene aperto
automaticamente il documento e la “Verifica della conformità” mostra il
messaggio che avvalora la conformità con il livello PDF/A analizzato.
Creazione di documenti PDF/A in batch
Power PDF include funzioni di elaborazione in batch per creare documenti
PDF/A da più file e formati, come Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TIFF e
PDF. È possibile usare l’Assistente di Create (una utility autonoma di Power
PDF) per convertire i file di Microsoft Office in PDF/A o in altre versioni di PDF.
L'esempio seguente dimostra come creare file PDF/A-1b da più documenti di
input.
Avviare l’"Assistente di Create", disponibile nel gruppo di programmi
“Nuance Power PDF” del menu “Start”. Viene visualizzata la finestra
“Assistente di Nuance PDF Create”. Fare clic sul pulsante “Profili”.23
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La finestra “Profili di PDF Create” comprende un elenco dei profili di creazione
predefiniti con le impostazioni preconfigurate, pronti per essere usati per
diverse operazioni di creazione di PDF. Per impostare un nuovo profilo per la
produzione di PDF/A, fare clic sul pulsante “Nuovo”.
Assegnare al profilo un nome descrittivo, ad esempio “PDF/A-1b”, quindi fare
clic su “OK”.
Il nuovo profilo viene aggiunto a quelli attuali. Aprire l’elenco a discesa di
fianco all’etichetta “Compatibile”, quindi selezionare “PDF/A-1b”. Fare clic su
“OK” per salvare il nuovo profilo.24
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Nuance Power PDF
Il nuovo profilo “PDF/A-1b” viene selezionato automaticamente. Assicurarsi
che l’opzione “Crea un PDF per ogni documento di input” sia selezionata
nell'elenco sopra il profilo “PDF/A-1b”. Fare clic sui pulsanti “Aggiungi” e “Apri
file…” per avviare la selezione dei file da convertire. Ripetere l'operazione
finché tutti i file necessari non vengono aggiunti all’“Assistente di Create”. In
alternativa, aprire Esplora risorse e trascinare i file nella tabella della finestra
dell’“Assistente di Create”.
Dopo aver aggiunto tutti i file necessari, i loro nomi vengono elencati nella
tabella. Fare clic sul pulsante con una freccia, nella parte inferiore della
finestra, per avviare le conversioni.25
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Nuance Power PDF
Selezionare l’ubicazione per ogni file PDF. L’“Assistente di Create” mostra
una finestra “Informazioni di stampa” che comprende una vista dello stato
di avanzamento del processo. È possibile nascondere questa finestra
facendo clic sul pulsante “Esegui in bakground”. Al termine, il processo viene
segnalato come “Operazione completata” ed è visibile nell’elenco dei file PDF
generati. Fare doppio clic su uno di loro per aprirlo. Fare clic su "Chiudi" per
chiudere la finestra.
Conversione della posta elettronica Microsoft
Outlook in PDF/A
Power PDF consente di archiviare facilmente la posta elettronica in formato
PDF, convertendo i messaggi selezionati o cartelle intere di e-mail in file PDF
e PDF/A da Microsoft Outlook.
L'esempio seguente spiega come archiviare una cartella con più messaggi di
posta elettronica in un file PDF conforme a PDF/A-3b, mediante i componenti
aggiuntivi di Power PDF.
In Microsoft Outlook selezionare la casella postale che contiene i messaggi
da archiviare.Puoi anche leggere
