ACQUISIZIONE ORDINI ELETTRONICI NSO

ACQUISIZIONE ORDINI
   ELETTRONICI NSO

ACQUISIZIONE ORDINI ELETTRONICI NSO

ACQUISIZIONE ORDINI ELETTRONICI                       Ultimo aggiornamento: 05/03/2020

NSO

Indice degli argomenti

Introduzione
1.    Prerequisiti per ricezione ordini elettronici
semplici NSO
2.    Acquisizione ordini ricevuti da Digital Hub
3.    Gestione Ordini
4.    Estrazione ordini e generazione documenti

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ACQUISIZIONE ORDINI ELETTRONICI NSO

Introduzione
Il presente documento è rivolto a tutti coloro che a partire dal 01 febbraio 2020 ricevono dalla Pubblica Amministrazione attraverso
il Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO) ordini di acquisto di beni in formato elettronico.
Il sistema NSO è una piattaforma digitale (simile al Sistema di Interscambio SdI adottato per la fatturazione elettronica) che mette
in relazione elettronica gli enti pubblici, i fornitori e gli intermediari; in particolare si occupa di gestire e convalidare la trasmissione
telematica degli ordini d’acquisto della PA (in una prima fase solo quelli del Servizio Sanitario Nazionale); è amministrato
dal Dipartimento della Ragioneria di Stato del Ministero dell’economia e delle finanze, collegato con la Banca Dati Nazionale dei
Contratti Pubblici e con il Sistema di interscambio (SDI).
Gli ordini elettronici gestiti, si possono riepilogare in tre tipologie differenti:
•        Ordine semplice, emesso dal cliente (azienda pubblica del SSN) al fornitore. In questo scenario, eventuali interazioni tra
         cliente e fornitore devono avvenire al di fuori della piattaforma NSO.
•        Ordine completo, emesso dal cliente al fornitore che, a sua volta, può inviare una risposta di accettazione, rifiuto o
         modifica dell’ordine inviato dall’amministrazione pubblica. Il cliente, se lo ritiene necessario, può inviare un ordine di
         riscontro.
•        Ordine pre-concordato, emesso, previa autorizzazione del cliente, dal fornitore all’amministrazione pubblica. Il cliente, in
         maniera opzionale, può inviare al fornitore un ordine di riscontro.
Dal 03/02/2020 il Digital Hub Zucchetti permette la ricezione degli ordini semplici, consentendone la visualizzazione e la stampa,
così da procedere con l’inserimento dell’ordine nel gestionale.
A partire dalla versione 6.4.2, Gestionale 1, grazie all’integrazione con il Digital Hub, consente di recuperare, scaricare e mostrare
in un’apposita griglia gli ordini ricevuti dagli enti del SSN. Ogni ordine ricevuto può essere visualizzato mediante apposito foglio
di stile, quindi inserito manualmente nella scelta “Gestione Ordini Clienti” oppure associato all’ordine già inserito in precedenza.

1. Prerequisiti per ricezione ordini elettronici semplici NSO
Al fine di poter effettuare l’operazione di ricezione e acquisizione di ordini semplici NSO occorre:
     •    Installare la versione 6.4.2 di Gestionale 1 o successiva;
     •    Aver attivo sul Digital Hub il servizio della Fatturazione Elettronica Passiva; infatti, senza dover effettuare ulteriori
          attivazioni, la ricezione degli ordini da parte delle aziende cedenti è subordinata alla presenza del flag di abilitazione alla
          ricezione delle fatture passive (commercialmente gli ordini ricevuti saranno conteggiati ai fini dei consumi come le fatture
          elettroniche di acquisto);
     •    Comunicare alle Pubbliche Amministrazioni il valore completo NSO0:Y6EM4H47 quale "Codice identificativo del canale"
          al fine di poter ricevere gli ordini elettronici sul Digital Hub (il codice “SUBM70N” rimane invece valido, esclusivamente,
          per la ricezione delle fatture elettroniche).

Inoltre in Gestionale 1 occorre procedere:

     •    compilando i Parametri Digital Hub;
     •    creando un nuovo Tipo Ordini Clienti (menu “Base\ Archivi Ordini”)
     •    compilando i Paramenti Emissione fatturazione elettronica (menu “Base\ Archivi Vendite”)

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     1.1 Parametri Digital Hub
     Per ricevere gli ordini elettronici NSO tramite il servizio Digital Hub Zucchetti è necessario inserire in Gestionale 1 i parametri
     per il collegamento al servizio nella scelta “Parametri Digital Hub” (menu “Base \ Menu Utilità”).
     È necessario specificare lo “User name” di accesso, cioè il nome dell’utente di servizio che verrà utilizzato per permettere la
     comunicazione tra Gestionale 1 e Digital Hub, e la relativa Password, che può essere memorizzata al fine di non doverla inserire
     ad ogni comunicazione.
     Nel campo Indirizzi Digital Hub è necessario selezionare uno dei valori proposti dalla procedura che consentono la
     compilazione automatica degli indirizzi ai fini del collegamento con il servizio web e la pagina di accesso all'applicazione web
     Digital Hub (URL servizio, WSDL servizio e Client web). È possibile la scelta tra uno dei valori proposti. In alternativa alla
     selezione manuale è possibile utilizzare il pulsante “Rileva indirizzo Digital Hub” che permette, una volta inseriti i dati relativi
     a “User name di accesso” e “Password”, di rilevare e compilare in automatico il campo “Indirizzi Digital Hub” (es. Indirizzo
     Digital Hub 1-2-3 ecc…) e con esso anche gli indirizzi per i collegamenti con il servizio web e la pagina di accesso all'applicazione
     web Digital Hub (“URL servizio”, “WSDL servizio” e “Client web”).

     Alla conferma, selezionando il pulsante OK, verrà richiesta l’attivazione immediata del servizio; qualora l’attivazione non venga
     eseguita potrà essere effettuata in un secondo momento selezionando il pulsante “Attiva il collegamento a Digital Hub”.
     La procedura di attivazione effettua una connessione a Digital Hub e verifica se l’azienda è attiva, ovvero se è in essere un
     contratto di fornitura del servizio sottoscritto dall’azienda stessa (o dal commercialista nel caso di subfornitura). Al termine
     della verifica viene mostrato l’elenco dei servizi attivi e la data di validità.

     1.2 Tipo Ordini Clienti
     Per l’inserimento di ordini elettronici NSO è necessario creare nella tabella Tipo Ordini (menu “Base\ Archivi Ordini”) nuovi
     tipi di documento e attivare l’opzione “Ordine elettronico (NSO)” dei Dati principali dei tipi di documento creati.

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     Come per i documenti di vendita elettronici (Fatture, Note di credito, ecc…) non è possibile inserire l’opzione su tipi ordini già
     utilizzati per l’inserimento di documenti non elettronici. A questo proposito sono previsti controlli di tipo bloccante.

     1.3 Parametri Emissione Fatturazione Elettronica
     All’interno della scheda “Compilaz. documenti” della scelta “Parametri Emissione Fatturazione Elettronica” (menu “Base\
     Archivi Vendite”) alla sezione “Riferimenti” se attivo il parametro “Riporta riferimenti agli ordini collegati“, è ora possibile
     attivare una nuova opzione “Riporta riferimenti all’ordine NSO per riga” che permetterà di riportare sul file XML della fattura
     elettronica generata nel tag relativo ai dati degli ordini di acquisto i riferimenti alla linea di dettaglio della fattura e il
     riferimento al numero della linea dell’ordine di acquisto. L’opzione non è attiva in modo predefinito

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ACQUISIZIONE ORDINI ELETTRONICI NSO

2. Acquisizione ordini ricevuti da Digital Hub
Entrando nella scelta “Acquisizione ordini ricevuti da Digital Hub” (menu “Ordini \ Ordini Elettronici”), la procedura si collega
automaticamente all’ambiente Digital Hub, scarica gli ordini elettronici NSO ricevuti dai propri clienti che devono essere acquisiti e
quindi registrati in Gestionale 1 e li mostra nella scheda degli Ordini ricevuti “Da acquisire/associare” in stato “Ricevuto”.

In questa scheda, selezionando una fattura nella griglia, è possibile:
•        visualizzare il file XML dell’ordine ricevuto cliccando sul pulsante “Visualizza XML”, che consente di mostrarne il contenuto
         tramite il foglio di stile previsto.

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         Inoltre, da questo visualizzatore premendo il pulsante                        è possibile stampare l’ordine su carta, mentre il

         pulsante         permette di salvare una copia del file XML ricevuto.

         Tramite il pulsante           è possibile prendere visione di eventuali allegati: è possibile che siano presenti eventuali allegati
         sia livello di testata sia a livello di riga.

         A differenza delle fatture elettroniche, in questo formato sono previsti anche allegati con link esterni. Il foglio di stile è
         predisposto per mostrare il link e selezionandolo, il contenuto verrà aperto in una nuova finestra del browser.

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     •    Associare l’ordine elettronico NSO ricevuto ad un ordine cliente nuovo o esistente cliccando sul pulsante “Associa a
          Ordine”; la funzione, infatti, consente di scegliere se creare un nuovo ordine di tipo elettronico ed effettuare
          contestualmente l’associazione al documento selezionato (pulsante “Crea nuovo ordine”), oppure associare il documento
          ad un ordine elettronico precedentemente inserito (pulsante “Associa a ordine esistente”). Con entrambe le modalità
          operative il documento importato passerà allo stato “Acquisito”.

          Cliccando sul pulsante “Crea nuovo ordine”, viene aperta la scelta “Gestione Ordini Clienti” predisposta per l’inserimento
          di un nuovo ordine, con accanto il visualizzatore XML che mostra l’ordine inviato elettronicamente dalla Pubblica
          Amministrazione; salvando l’ordine, questo verrà associato automaticamente al documento elettronico selezionato.
          L’operazione di associazione sarà possibile solo se in fase di creazione di nuovo ordine verrà utilizzato un tipo ordine per
          cui è stata selezionata l’opzione “Ordine elettronico NSO”.

          Nel Corpo (2) è stato aggiunto un nuovo pulsante NSO che permette l’inserimento, per le righe articolo e di spesa, del
          numero di riga di riferimento NSO dell’ordine elettronico ricevuto. Il campo è alfanumerico e ha una lunghezza di 20
          caratteri; la compilazione non è obbligatoria; se inseriti i riferimenti di riga potranno essere riportati all’interno del file XML
          delle fatture di vendita generate. Qualora non venga specificato il riferimento di riga, alla conferma del documento compare
          una segnalazione che avvisa della mancata compilazione e della possibilità di inserire il riferimento di riga automaticamente.
          In questo caso saranno numerate automaticamente le righe articolo e di spesa.

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ACQUISIZIONE ORDINI ELETTRONICI NSO

             Cliccando invece sul pulsante “Associa a ordine esistente”, viene visualizzato l’elenco degli ordini elettronici presenti in
             Gestione Ordini Clienti per l’anno in corso e il precedente, ed è possibile sceglierne uno ed associarlo al documento
             elettronico selezionato nel cruscotto.

    Nota
    All’ ordine elettronico è possibile associare esclusivamente ordini che sono stati inseriti utilizzando dei “Tipi Ordini Clienti” con
    attiva l’opzione “Ordine elettronico NSO”. Trattandosi di un’operazione manuale, si raccomanda di verificare con attenzione i
    dati inseriti.

             Con entrambe le modalità operative, una volta effettuata l’associazione, il documento passerà allo stato “Acquisito” e verrà
             visualizzato nella scheda “Iter completato”.
             La possibilità di associare un ordine è disponibile anche attraverso il tasto destro del mouse.
       •     Impostare un ordine elettronico NSO ricevuto come “non importato” attraverso il pulsante Imposta come “Non
             importato”, disponibile nel menu contestuale che si apre cliccando il tasto destro del mouse, qualora venisse ricevuto un
             ordine che non deve essere registrato, oppure indirizzato ad esempio ad una filiale o ufficio diverso. Gli ordini “Non
             importati” passeranno nella scheda “Iter completato” con lo stato “Non importato”;
       •     Impostare “Presa visione” per contrassegnare un ordine verificato dall’utente, prima di procedere con la gestione dello
             stesso;
       •     Inoltre nella scheda ordini “Da acquisire / associare”, è possibile scaricare il file XML dell’ordine sul pc attraverso il
             pulsante “Scarica ordine”.

Nella scheda “Iter completato” vengono visualizzati tutti gli ordini “Acquisiti” e “Non importati” degli ultimi tre mesi, ma è possibile
modificare l’intervallo temporale modificando i filtri sulle date (Visualizza ordini con data dal… al…) presenti sotto la griglia di
visualizzazione.
Per ogni ordine è ancora possibile visualizzarne l’XML o scaricarlo sul pc rispettivamente attraverso i pulsanti Visualizza XML e
Scarica ordine.
Inoltre, posizionandosi su un ordine della griglia e cliccando con il tasto del mouse, viene visualizzato un menu a tendina con le
seguenti operazioni possibili:

       •     Associa a ordine, che permette di associare ad un documento elettronico in stato “Acquisito” ulteriori ordini, da creare al
             momento o già esistenti, sempre intestati al cliente; anche per i documenti in stato “Non importato” consente di associare
             un nuovo ordine o uno esistente, facendoli così passare direttamente allo stato “Acquisto”.
       •     Visualizza ordini associati, che permette di visualizzare una griglia con l’indicazione degli ordini associati ad un documento
             che si trova in stato “Acquisito”; da questa griglia, cliccando su “Gestisci”, è possibile richiamare e modificare direttamente
             l’ordine selezionato. Cliccando su “Rimuovi associazione” è possibile eliminare l’associazione tra documento e ordine;

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          rimuovendo tutte le associazioni, il documento ritornerà allo stato “Ricevuto” e sarà possibile effettuare nuovamente delle
          associazioni.

     •    Reimposta stato “Ricevuto”, che permette di riportare il documento nella scheda “Da acquisire /associare” con lo stato
          “Ricevuto”, eliminando automaticamente le associazioni presenti con l’ordine, senza però eliminare l’ordine stesso.

Infine, posizionandosi in qualsiasi punto della griglia, cliccando con il tasto destro del mouse è possibile selezionare la funzione
“Accedi a Digital Hub” e raggiungere l’interfaccia web di Digital Hub Zucchetti dove occorre indicare le credenziali di accesso al
portale (sempre ricevute tramite mail dalla Zucchetti S.P.A.).
Nella dashboard che compare selezionare il pulsante Ordini per visualizzare tutti gli ordini elettronici NSO che sono stati recapitati
all’azienda, che potranno comunque essere scaricati e gestiti anche dal gestionale attraverso le modalità appena descritte in questo
paragrafo.

3. Gestione Ordini
Nella Gestione Ordini Clienti è possibile inserire ordini elettronici NSO solo per clienti soggetti a fatturazione elettronica, mentre
gli ordini non elettronici possono continuare ad essere inseriti per soggetti a fatturazione elettronica e non.

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Nel corpo dell’ordine, solo per gli ordini ti tipo elettronico NSO, come già spiegato nel paragrafo precedente, è stato aggiunto sulla
riga il pulsante NSO per permettere l’inserimento del riferimento NSO di riga, mentre in testata dell’ordine, all’interno della scelta
“Ricalcolo ordine” è stata aggiunta la nuova opzione “Ricalcola riferimenti di riga”.
L'operazione può essere utile qualora, dopo aver inserito nel corpo dell'ordine le righe con i vari riferimenti NSO, vengano aggiunte
nuove righe tra quelle già presenti, oppure si effettui uno spostamento delle stesse e si voglia attribuire in automatico il numero di
riga.

Qualora non si proceda con l’associazione all’ordine tramite la scelta ”Acquisizione ordini ricevuti da Digital Hub”, in fase di
conferma dell’ordine sono previsti dei messaggi di controllo che avvisano l’utente della necessità di compilare il campo "Vs.
Ordine"-"del" con il numero e la data dell'ordine elettronico (NSO) ricevuto e sulla fattura elettronica generata aggiungere
l'informazione "Identificativo Acquirente" nel campo "Codice commessa/convenzione" nei "Dati integrativi Rif. Ordini" di testata,
affinché sulla fattura generata possano essere riportati i dati relativi agli identificativi degli ordini elettronici.
L’identificativo di ogni ordine elettronico è dato da 3 elementi: numero ordine + data ordine + buyer ID (identificativo acquirente).
Queste informazioni devono essere riportate nelle fatture elettroniche relative alle operazioni effettuate; secondo quanto disposto
dal D.M. 27 dicembre 2019 è previsto che a decorrere dal 01/02/2021 le fatture che non riportano la tripletta non saranno più
liquidabili da parte della Pubblica Amministrazione.

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 Nota
 Attraverso l’operazione “Associa a Ordine” descritta al paragrafo precedente, i dati relativi agli identificativi degli ordini saranno
 memorizzati e riportati in automatico sui documenti generati.

4. Estrazione ordini e generazione documenti

Non sono stati effettuati interventi di modica nella procedura di evasione degli ordini che potrà essere eseguita tramite le scelte
“Gestione Liste di Prelievo\Generazione Liste di Prelievo” (menu “Ordini\ Ordini Clienti”) oppure direttamente dalla Gestione
Documenti di Vendita.
In fase di Generazione Documenti da Ordini, l’unica novità riguarda l’accorpamento delle righe articolo; in presenza di ordini
elettronici   NSO      non     sarà   possibile   accorpare    le   righe    ordini   in    una    sola    riga   DDT     o    Fattura.

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