Modulo 4 - GESTIONE DELLA - RENDICONTAZIONE NEI PROGETTI EUROPEI Eurosportello - Unioncamere del Veneto 17 novembre 2014
←
→
Trascrizione del contenuto della pagina
Se il tuo browser non visualizza correttamente la pagina, ti preghiamo di leggere il contenuto della pagina quaggiù
Modulo 4 - GESTIONE DELLA
RENDICONTAZIONE NEI
PROGETTI EUROPEI
Eurosportello - Unioncamere del Veneto
17 novembre 2014
European Commission
European
EnterpriseCommission
and Industry
Enterprise and Industry
Argomenti trattati
1. La rendicontazione finanziaria di un progetto
2. Il budget del progetto
3. Ammissibilità delle spese
4. Voci di spesa (BL)
5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
6. Flussi finanziari
7. Certificazione delle spese e audit
8. Come gestire l’attività di rendicontazione
European Commission
Enterprise and Industry
1. LA RENDICONTAZIONE
FINANZIARIA DI UN PROGETTO
European Commission
Enterprise and Industry
1. La rendicontazione finanziaria
Una definizione
• La rendicontazione è un’attività riassuntiva dei vari
aspetti di un progetto
• Comprende tutti gli elementi per la lettura incrociata
delle attività svolte e spese sostenute per il
raggiungimento degli obiettivi del progetto
• Evidenzia lo “stile” di gestione e gli scostamenti
rispetto all’idea progettuale/risultati attesi dal progetto
European Commission
Enterprise and Industry
1. La rendicontazione finanziaria
COSTRUZIONE IMPLEMENTAZIONE
DEL BUDGET ATTIVITÀ
Project Manager
Progettista
Financial Manager
RENDICONTAZIONE
FINANZIARIA
European Commission
Enterprise and Industry
1. La rendicontazione finanziaria
Fattori di successo
L’attività di rendicontazione richiede una stretta
collaborazione tra Project Manager e Financial Manager
(la rendicontazione include sia la narrazione delle attività
svolte, che il dettaglio delle relative spese sostenute).
Il dialogo tra queste due figure professionali dovrebbe essere
costante, non solo all’approssimarsi delle scadenze di
rendicontazione, ma anche nella fasi di:
• monitoraggio delle attività;
• assunzione degli impegni di spesa
PM e FM dovrebbero sempre lavorare in stretta sinergia.
European Commission
Enterprise and Industry
1. La rendicontazione finanziaria
Coerenza tra attività e risorse impiegate
La rendicontazione deve essere coerente con le attività e le
risorse previste nella scheda progettuale e nel budget (voci di
spesa) per il raggiungimento dei risultati attesi
OBIETTIVO GENERALE
Logical
OBIETTIVI SPECIFICI
Framework
Project RISORSE Financial
Manager ATTIVITÀ BUDGET Manager
European Commission
Enterprise and Industry
1. La rendicontazione finanziaria
Rispetto delle regole ammissibilità
e delle corrette procedure
• Non solo coerenza della spesa rispetto alle attività e
a quanto previsto a budget
• Rispetto delle regole di ammissibilità della spesa
• Rispetto di principi di trasparenza e libera
concorrenza nelle procedure di gara / affidamento
incarichi
European Commission
Enterprise and Industry
1. La rendicontazione finanziaria
Attenzione alle diverse regole di
rendicontazione
Diversi programmi di cooperazione
Specifiche regole per costruire il budget e manuali di
rendicontazione finanziaria
European Commission
Enterprise and Industry
Argomenti trattati
1. La rendicontazione finanziaria di un progetto
2. Il budget del progetto
3. Ammissibilità delle spese
4. Voci di spesa (BL)
5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
6. Flussi finanziari
7. Certificazione delle spese e audit
8. Come gestire l’attività di rendicontazione
European Commission
Enterprise and Industry2. IL BUDGET DI PROGETTO
European Commission
Enterprise and Industry2. Il budget di progetto
Il budget del progetto: punto di
partenza per la gestione finanziaria
Premessa: Nella stesura del progetto, particolare importanza
riveste l’esigenza di assicurare coerenza tra le singole azioni
previste e l’impegno di risorse economiche. La fattibilità
dell’iniziativa e l’efficacia della sua attuazione dipendono infatti
dalla capacità di sviluppare un budget previsionale realistico ed
adeguato.
Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori,
alcune regole:
1. Rispettare i riferimenti del bando
2. Mostrare le risorse in modo dettagliato
3. Evitare sbilanciamenti su un partner o un paese
4. Proporre costi realistici (attenzione, costi non prezzi!)
European Commission
Enterprise and Industry2. Il budget di progetto
Il budget del progetto: punto di
partenza per la gestione finanziaria
• Qual è l’ammontare del budget approvato per il
progetto?
• Quali sono le tipologie di spesa previste dal progetto?
cfr. Budget Line – WP / Components
• Quali attività devono essere portate avanti?
cfr. GANNT – Work Plan
European Commission
Enterprise and Industry2. Il budget di progetto
Esempio di Budget – Interreg IVC
Preparation
CP1 CP2 CP3 CP4 CP5
activities
Management Communicatio Field depends
and n and on Type of TOTAL
coordination dissemination intervention
(cover sheet), per budget line
please select
EUR %
Staff
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 %
Administration
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 %
Travel and
accommodation 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 %
External expertise and
services (see 4. 3) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 %
Equipment (see 4.4)
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 %
Sub-projects
0,00 0,00 0,00 0,00 %
TOTAL EUR 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 100 %
per CP % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 100 %
European Commission
Enterprise and IndustryPROJECT GANTT CHART
European Commission
Enterprise and Industry2. Il budget di progetto
Gli esempi che seguono sono tratti dai programmi di
cooperazione internazionale, ma i principi si
applicano a (quasi) tutti i programmi ovviamente,
attenzione al bando specifico!
Ricordatevi che le risorse devono corrispondere ad attività
e che dovrete eseguirle se il progetto è approvato
Mantenete coerenza tra attività e costi (evitate somme
forfettarie)
Per es. Quanto costa una vostra ora di lavoro, quante ore
produttive in un anno, etc.
Piano di lavoro chiaro budget chiaro
European Commission
Enterprise and Industry2. Il budget di progetto
INFATTI:
Ecco come pensare mentre decriviamo le attività, in modo
da legarle subito al budget:
WP 2.5: 2.5 Printing of project publications (brochures, posters,
etc.) and dissemination of promotional material
Description (what):
When:
How long:
Where:
Partner responsible:
Experts involved:
Target group:
Deliverables/Milestones (events and products):
Costs (Risorse umane, costi diretti e costi indiretti)
European Commission
Enterprise and IndustryIl cofinanziamento delle risorse
Il co-finanziamento si gestisce tipicamente attraverso 2 voci
di costo:
Co-finanziamento attraverso lo staff: il costo del lavoro
imputato al progetto che non viene rimborsato dalla
Commissione.
Per esempio:
• Total eligible costs: 100.000 €
• Finanziamento UE: 85% = 85.000 €
• Co-finanziamento partner: 15% = 15.000 €
• Il partner imputa ALMENO 15.000 € in Staff Costs in modo da coprire la
quota di co-finanziamento.
Oppure, se previsto dal bando e se nelle nostre possibilità,
attraverso contributi esterni (es. fondazioni) o finanziamenti
con fondi propri
Co-finanziamento con altri fondi pubblici, fondi comunitari.
European Commission
Enterprise and Industry2. Il budget di progetto
E’ nel vostro interesse calcolare i costi
dettagliatamente e dare quindi un sufficiente livello
di dettaglio anche se non richiesto dalle guidelinee
del programma, ma non troppo per non complicare
la gestione: EQUILIBRIO!
Esempio di budget HORIZON 2020
European Commission
Enterprise and IndustryEuropean Commission Enterprise and Industry
European Commission Enterprise and Industry
RIASSUMENDO:
Il budget dev’essere chiaro
Deve riflettere il piano di lavoro
Esprimete le risorse per partner e per
categoria di costo e di attività
La Commissione rimborsa costi sostenuti:
rendicontazione al dettaglio!!!
European Commission
Enterprise and IndustryArgomenti trattati
1. La rendicontazione finanziaria di un progetto
2. Il budget del progetto
3. Ammissibilità delle spese
4. Voci di spesa (BL)
5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
6. Flussi finanziari
7. Certificazione delle spese e audit
8. Come gestire l’attività di rendicontazione
European Commission
Enterprise and Industry3. AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE
European Commission
Enterprise and Industry3. Ammissibilità delle spese
• norme fondamentali che derivano direttamente dalle disposizioni e dai
principi del Trattato CE:
European Commission
Enterprise and Industry3. Ammissibilità delle spese
Le principali fonti delle regole di
ammissibilità (I)
• Regolamenti CE
• Regolamento generale: (CE) n.1083/2006 art. 56
• Regolamento FESR: (CE) n.1080/2006 art. 7
• Regolamento di implementazione: (CE) n.1828/2006
artt. dal 48 al 53
• Regole nazionali
• Regole di programma
European Commission
Enterprise and Industry3. Ammissibilità delle spese
Le principali fonti delle regole di
ammissibilità (II)
• Unico Set di regole per HORIZON 2020
A copertura di tutti i programmi di ricerca/iniziative di
finanziamento (CIP, EIT, Artemis, Eurostars, ecc.)
In linea con il nuovo Regolamento Finanziario dell’UE
(Regulation n.966/2012)
Coerente con le regole degli altri programmi di finanziamento
UE applicabile anche ad EURATOM
European Commission
Enterprise and Industry3. Ammissibilità delle spese
Corretta gestione finanziaria: criteri di
base
Ogni spesa deve:
• avere attinenza con gli obiettivi del progetto
• essere temporalmente funzionale con gli obiettivi
del progetto
• essere temporalmente effettuata nell’arco di tempo
di vita del progetto
• essere congruente con gli obiettivi del progetto
• essere comprovata da documenti probanti
European Commission
Enterprise and Industry3. Ammissibilità delle spese
Principi generali a livello europeo
NON sono ammissibili
L’IVA se recuperabile*
Gli interessi
Ammende, penali, spese per controversie legali
European Commission
Enterprise and Industry3. Ammissibilità delle spese
*ATTENZIONE! per i Progetti di Ricerca fare
riferimento all’art. 72 D.P.R. 633/1972
L’art. 72 della legge i.v.a. consente a chi partecipa ad
un progetto di ricerca con le istituzioni comunitarie di
acquistare beni e servizi o importare beni, in regime
di “non imponibilità”.
La non imponibilità comporta che la Struttura
dell’Università, che partecipa al programma di
finanziamento, potrà acquistare o importare, senza
pagare (in parte o in tutto) l’i.v.a.
European Commission
Enterprise and Industry3. Ammissibilità delle spese
Regole di ammissibilità – principi generali a
livello italiano DPR N. 196 DEL 03/10/2008
• Art.2 “non sono ammissibili le spese relative ad un
bene rispetto al quale il beneficiario abbia già fruito,
per le stesse spese, di una misura di sostegno
finanziario nazionale o comunitario.”
principio di non ammissibilità del doppio
finanziamento !
Nel caso che venga provata l’intenzionalità del DF, oltre
che alla revoca del contributo saranno applicate le vigenti
normative in materia di frodi.
European Commission
Enterprise and Industry3. Ammissibilità delle spese
Regole di ammissibilità – principi
specifici a livello di Programma
• Specifici manuali di implementazione,
manuali per la rendicontazione delle spese,
linee guida per il controllo e l’audit finanziario
NOTA BENE:
Normalmente le spese sono ammissibili se
sostenute entro l’area di programma.
European Commission
Enterprise and Industry3. Ammissibilità delle spese
Costi ammissibili – principi generali
• Tenere a mente i criteri di base generali
• Verificare di volta in volta nei manuali
finanziari di ogni singolo programma !
European Commission
Enterprise and IndustryCosti ammissibili
Costi Diretti:
1. Personale
2. Viaggi e sussistenza
3. Materiali e Attrezzature
4. Altri costi (organizzazione eventi,
pubblicazioni)
5. Subappalto
Costi Indiretti:
6. OVERHEADS (differenti percentuali, flat-
rate o real costs)
European Commission
Enterprise and IndustryCosti eleggibili
Costi Indiretti:
7PQ: standard flat-rate (20%), special flat-rate
(60%), simplified method o actual indirect costs;
HORIZON 2020: unico tasso forfettario del 25%
dei costi diretti;
Programmi di cooperazione territoriale: in
generale overhead (7%)
European Commission
Enterprise and IndustryArgomenti trattati
1. La rendicontazione finanziaria di un progetto
2. Il budget del progetto
3. Ammissibilità delle spese
4. Voci di spesa (BL)
5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
6. Flussi finanziari
7. Certificazione delle spese e audit
8. Come gestire l’attività di rendicontazione
European Commission
Enterprise and Industry4. VOCI DI SPESA (BL)
European Commission
Enterprise and IndustryCosti di Personale (1/4)
• Si riferiscono a costi del personale che si dedica al
progetto full time o part time (dedicando una certa
percentuale dell’orario complessivo di lavoro)
• Solo costi di personale direttamente
assunto/impiegato dall’organismo partner
ufficialmente incluso nell’AF del progetto
European Commission
Enterprise and IndustryCosti di Personale (2/4)
• I costi del personale includono il costo aziendale
(lordo + oneri sociali a carico azienda, se obbligatori
per legge)
• Il personale può essere assunto ad hoc (contratto
lavoro a progetto) oppure può trattarsi di personale
pre-esistente (lettera di incarico).
• I contratti di lavoro o lettere di incarico devono
specificare l’incarico da svolgere e la stima
dell’ammontare dei giorni/ore da dedicare al progetto.
• NB. In caso di personale assunto con contratti a
progetto, verificare che il contratto riporti il nominativo
del progetto nella scheda allegata.
European Commission
Enterprise and IndustryCosti di Personale (3/4)
Se non indicato diversamente (da specifiche regole di
programma o regole nazionali) il costo giornaliero/orario
in genere si calcola nel seguente modo:
European Commission
Enterprise and IndustryCosti di Personale (4/4)
Il personale deve redigere dei Timesheet mensilmente
indicando nel dettaglio le ore dedicate al progetto / le
ore totali lavorate; la descrizione delle attività inerenti il
Progetto.
Il timesheet deve essere firmato dal personale e
controfirmato dal responsabile del progetto.
European Commission
Enterprise and IndustryCosti di viaggio
Spese di viaggio:
•I costi di viaggio si basano sulle spese effettivamente sostenute.
•Si dovranno utilizzare le tariffe più economiche:
•distanze inferiori a 400 km - viaggi in treno
•distanze superiori a 400 km - viaggi aerei
•per gli spostamenti in automobile privata o taxi, l’importo
ammissibile sarà limitato al costo di un biglietto ferroviario di
prima classe (indipendentemente dal numero di persone che
viaggiano in automobile);
•per le automobili noleggiate – costi effettivi
Spese di vitto e alloggio:
•Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che
siano necessarie e ragionevoli, tenuto conto del luogo di
soggiorno e direttamente correlate con l’attuazione del progetto
In generale, non devono superare i massimali delle tabelle
approvate annualmente dalla Commissione (DSA daily standard
allowance);
European Commission
Enterprise and IndustryMateriali e attrezzature
Durevoli
Uso nel progetto (%)
Tasso di deprezzamento (durata/deprezzamento)
• E.g. 2000 EUR su un periodo di deprezzamento
di 4 anni, usato al 50% su un progetto di due
anni
• 2000 * 2/4 * 50% = 500 EUR
Consumabili
Totalmente consumati nel corso del progetto
European Commission
Enterprise and IndustryAltri costi
•Pubblicazioni e disseminazione
Il tipo di pubblicazione, il numero di pagine e il numero di copie
deve essere indicato nei limiti del possibile.
Una copia di tutte le pubblicazioni e materiale divulgativo devono
essere fornite alla Commissione al più tardi al momento della
relazione finale.
•Conferenze e seminari
costi relativi a conferenze e seminari organizzati nell'ambito della
realizzazione del progetto dovrebbe essere incluso in questa rubrica.
Non dovrebbero essere inclusi viaggio e indennità per il personale
del progetto (da inserire sotto voce B). Calcoli dettagliati per i costi
relativi devono essere forniti, ad esempio, per l'affitto della sala, per
il numero di partecipanti e numero di giorni / ore, il costo per
l'interpretazione deve essere calcolato per costo giornata /
interprete al giorno.
European Commission
Enterprise and IndustryConsulenze esterne e servizi (1/2)
• Include incarichi a professionisti/consulenti esterni
per il progetto (lavoratori occasionali, servizi
consulenza, sia persone fisiche che giuridiche)
• Le spese di consulenza devono essere chiaramente
menzionate nell’AF
• Queste spese sono soggette al rispetto delle regole
di evidenza pubblica nel conferimento di incarichi e
appalti a terzi.
NB. I partner di progetto non possono essere assunti in
qualità di esperti esterni o prestatori di beni e servizi a
pagamento
European Commission
Enterprise and IndustryConsulenze esterne e servizi (2/2)
Regole in materia di evidenza pubblica
Decreto legislativo del 12 aprile 2006, n. 163 in
attuazione delle Direttive 2004/17/CE e
2004/18/CE
La scelta deve essere motivata da criteri tecnici
ed economici
European Commission
Enterprise and IndustryCosti indiretti / OVERHEADS
Percentuale fissa di tutti gli altri costi tranne il
subcontracting, di solito il 7%
Non vanno rendicontati al dettaglio ☺ ! (con poche
eccezioni, vedi Programma IPA Adriatic)
European Commission
Enterprise and IndustrySub-appalto
Non è mai incoraggiato
• Non deve riguardare parti essenziali del lavoro,
cosiddette “core-business” (e.g. R&D)
• Su porzioni limitate di budget (di solito 30%)
• Pagato al 100% dal consorzio ma non
finanziato al 100%
In molti programmi dovrete dimostrare di
scegliere il miglior value for money su
almeno tre offerte
European Commission
Enterprise and IndustryArgomenti trattati
1. La rendicontazione finanziaria di un progetto
2. Il budget del progetto
3. Ammissibilità delle spese
4. Voci di spesa (BL)
5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
6. Flussi finanziari
7. Certificazione delle spese e audit
8. Come gestire l’attività di rendicontazione
European Commission
Enterprise and Industry5. GIUSTIFICATIVI DI SPESA E
DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO
European Commission
Enterprise and IndustryGiustificativi di spesa e
documentazione di supporto
Tutti i giustificativi di spesa e tutta la
documentazione di supporto deve essere
conservata dall’ente in originale.
Di norma, bisogna conservare la
documentazione per almeno 5 anni dalla fine
del progetto, in quanto sono possibili audit di
secondo livello con controlli in loco
European Commission
Enterprise and IndustryCosti di Personale
Giustificativi di spesa includono:
• Elenco del personale
• Procedure di selezione per personale assunto ad hoc
• Curriculum Vitae (per personale co.co.pro.)
• Copia contratto per personale assunto ad hoc con co.co.pro.
• Lettera incarico (firmata sia dal lavoratore che dal responsabile)
• Costo orario/giornaliero (e se necessario metodo di calcolo
usato)
• Cedolini paga con indicazione ore/giornate dedicate al progetto
(timbro)
• F24 con indicazione degli oneri sociali
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
• Timesheet mensili e/o report attività
European Commission
Enterprise and IndustryEsempio di elenco del personale impiegato nel progetto
European Commission
Enterprise and IndustryEsempio di timesheet 7PQ
European Commission
Enterprise and IndustryCosti di amministrazione
Giustificativi in caso di spese generali / di
amministrazione basate su costi diretti:
• Copia della fattura o ricevuta fiscale (intestata al
beneficiario partner di progetto)
• Documentazione a supporto del metodo di calcolo pro
rata, per i costi amministrativi indiretti
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di
pagamento quietanzati
European Commission
Enterprise and IndustryConsulenze esterne e servizi
Giustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara
(nel rispetto norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per il conferimento dell’incarico
• Contratto di consulenza / collaborazione occasionale
/ fornitura servizio
• Fattura o ricevuta fiscale
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di
pagamento quietanzati
• Relazione attività svolte
• Output di progetto realizzati
European Commission
Enterprise and IndustryViaggi e alloggio
Giustificativi di spesa includono:
• Copia della autorizzazione alla missione
• Nota spese della persona che ha effettuato la
missione
• Copia dei giustificativi di spesa (es. biglietti autobus,
treno, carte imbarco aerei, ricevute fiscali bar -
ristorante – fattura albergo)
• Copia cedolino paga (se rimborso avvenuto in busta
paga)
• Fattura o ricevuta fiscale o estratto conto carta
credito per prenotazione aerea / alberghiera
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di
pagamento quietanzati
• Rapporto di missione
European Commission
Enterprise and IndustryIncontri - eventi
Giustificativi di spesa includono:
• Copia dell’invito
• Copia dell’agenda/programma dell’incontro
• Verbale della riunione
• Lista dei partecipanti con elenco firme
• Richiesta di preventivi e/o copia documenti relativi alle
procedure di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)
• Conferma preventivo / contratto di fornitura servizio
• Fattura o ricevuta fiscale
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
European Commission
Enterprise and IndustryCosti di promozione
Giustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel
rispetto norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per la scelta del fornitore
• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio
• Fattura o ricevuta fiscale
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
• Copia del materiale prodotto
European Commission
Enterprise and IndustryAttrezzature
Giustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto
norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per la scelta del fornitore
• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio
• Bolla di consegna o fattura di installazione
• Fattura o ricevuta fiscale
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati
• Copia del registro dei beni capitalizzati
NB. È buona norma apporre etichette sui beni acquistati con i fondi del
progetto per una loro immediata identificazione; le etichette dovrebbero
riportare: logo UE, indicazione FERS, codice progetto, n. di registrazione nel
registro degli inventari.
European Commission
Enterprise and IndustryArgomenti trattati
1. La rendicontazione finanziaria di un progetto
2. Il budget del progetto
3. Ammissibilità delle spese
4. Voci di spesa (BL)
5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
6. Flussi finanziari
7. Certificazione delle spese e audit
8. Come gestire l’attività di rendicontazione
European Commission
Enterprise and Industry6. FLUSSI FINANZIARI
European Commission
Enterprise and Industry6. Flussi finanziari
“ dal momento in cui
il mio progetto europeo viene
approvato, come e quando
otterrò il relativo finanziamento
europeo
?
European Commission
Enterprise and Industry6. Flussi finanziari
Diverse tipologie di Programmi europei
Gestione centralizzata
Programmi le cui risorse sono erogate e gestite direttamente e centralmente dalla
Commissione europea.
“Direttamente”, in quanto il trasferimento dei fondi viene effettuato senza ulteriori passaggi
dalla CE (o dall’organismo che la rappresenta) ai beneficiari;
“Centralmente”, in quanto le procedure di selezione, assegnazione, controllo e audit sono
gestite dalla CE (o dall’organismo che la rappresenta).
Fonti di finanziamento dirette sono i Programmi comunitari
Gestione decentralizzata
Programmi le cui risorse comunitarie sono gestite dagli Stati membri o Regioni in base ad
una programmazione approvata dalla CE. Queste risorse sono rappresentate
principalmente dai Fondi strutturali e dal Fondo di coesione. I Fondi strutturali non sono
assegnati direttamente a progetti scelti dalla CE, la loro gestione è infatti di competenza
degli Stati e delle Regioni.
European Commission
Enterprise and Industry6. Flussi finanziari
Diverse percentuali di finanziamento
Finanziamento parziale Finanziamento al 100%
(gestione diretta) (gestione indiretta)
Nei Programmi gestiti e monitorati Nei fondi strutturali (cfr. ad es. i
direttamente dalla CE (DG/Agenzia UE Programmi per la Cooperazione
di riferimento) il finanziamento è Territoriale Europea - cosiddetti
tendenzialmente parziale (varia in base INTERREG) dove la CE delega una
al programma specifico tra 50-80%) Autorità di Gestione del Programma
a livello sovranazionale il
Alcune eccezioni sono state introdotte da finanziamento è pari al 100% per
H2020: specifiche azioni (Research and Stati membri UE:
Innovation Action e Coordination and • Quota di finanziamento FESR
Support Action) sono finanziate al 100% (Fondo Europeo di Sviluppo Regionale)
• Quota di finanziamento nazionale
European Commission
Enterprise and Industry6. Flussi finanziari
Diverse modalità di erogazione dei finanziamenti
Anticipo A consuntivo
alcuni Programmi (per lo più altri Programmi (per lo più a
a gestione diretta) prevedono gestione indiretta come i
l’erogazione di un anticipo Programmi di Cooperazione
di norma alla sottoscrizione Territoriale Europea) prevedono
del Grant Agreement; finanziamento a consuntivo in
base agli importi rendicontati e
In seguito all’anticipo, certificati dal Controllo di Primo
possono essere previste più Livello
tranches di pagamento con
precise percentuali.
European Commission
Enterprise and Industry6. Flussi finanziari
Quando riceverò il finanziamento?
Una sintesi ANTICIPO
Gestione Programmi UE 50-80%
centralizzata a finanziam. diretto (raramente 100%)
Commissione Europea
(DG / Agenzia Esecutive
Agenzie nazionali)
FESR
Gestione Fondi
strutturali FSE 100%
decentralizzata CONSUNTIVO
Fondo coesione
Stati membri
Autorità di Gestione sovranazionali
European Commission
Enterprise and Industry6. Flussi finanziari
Anticipo e successive tranche di pagamento
• Anticipo ricevuto dal LP (alla sottoscrizione del Grant
Agreement); trasferimento quota di anticipo ai singoli
PP da parte del LP
• Interim Report (seconda tranche)
• Final Report (saldo)
European Commission
Enterprise and Industry6. Flussi finanziari
Pagamento a consuntivo
• Cadenze periodiche per presentare i rendiconti
(6 mesi in genere)
• Attenzione! necessario anticipo di risorse
finanziarie (capacità finanziaria)
European Commission
Enterprise and IndustryArgomenti trattati
1. La rendicontazione finanziaria di un progetto
2. Il budget del progetto
3. Ammissibilità delle spese
4. Voci di spesa (BL)
5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
6. Flussi finanziari
7. Certificazione delle spese e audit
8. Come gestire l’attività di rendicontazione
European Commission
Enterprise and Industry7. CONVALIDA
CERTIFICAZIONE DELLE SPESE
E AUDIT
European Commission
Enterprise and Industry7. Certificazioni di spesa e audit
Prima di erogare i fondi UE
La CE e le Strutture che gestiscono gli specifici
Programmi effettuano dei controlli sulla
congruità e correttezza delle spese che il
beneficiario ha dichiarato di aver sostenuto...
European Commission
Enterprise and Industry7. Certificazioni di spesa e audit
a. APPROVAZIONE (gestione diretta)
b. CERTIFICAZIONE (fondi strutturali)
c. AUDIT (gestione diretta / fondi strutturali)
European Commission
Enterprise and Industry7. Certificazioni di spesa e audit
Distinzione di ruoli nel partenariato
Lead Partner (LP) Project Partner (PP)
Coordina i PP e ha la responsabilità Contribuisce al conseguimento dei
per il buon andamento del progetto e risultati, può avere funzioni di
il conseguimento dei risultati; coordinamento di una parte delle
attività e la responsabilità per
Firma il Grant Agreement con specifici risultati ;
l’Autorità di Gestione del Programma
o con la DG/Agenzia UE di Firma il Partnership Agreement con il
riferimento. LP
Ottiene i fondi UE e li ridistribuisce ai Ottiene i fondi dal LP (tranne per
PP (tranne per quote nazionali nei quote nazionali nei Programmi
Programmi INTERREG) INTERREG)
European Commission
Enterprise and Industry7. Certificazioni di spesa e audit
Progetti a gestione diretta
A seguito anticipo: interim e/o final report
1. Il LP (una volta assemblati i contributi dei vari partner)
predispone la relazione da inviare all’Agenzia
Esecutiva/Struttura di riferimento (è possibile che non
venga richiesta copia dei giustificativi di spesa)
2. Una volta espletata la verifica (possono essere
richieste integrazioni) viene approvato (in via totale o
parziale) la relazione e l’Agenzia eroga il relativo
pagamento al LP
3. Il LP ripartisce i fondi UE ricevuti ai Partner (in base
alla spesa approvata per singolo PP)
European Commission
Enterprise and Industry7. Certificazioni di spesa e audit
Sintesi del sistema di controllo e rendicontazione
in caso di finanziamenti diretti
Audit a campione
DG – EU Agency 444
European Commission
Enterprise and Industry7. Certificazioni di spesa e audit
Progetti a gestione indiretta saldati a
consuntivo: report periodici
1. Cadenze periodiche rendiconti (stabiliti da LP o Programma) (6 mesi);
2. Struttura di Controllo di Primo Livello (soggetto esterno) convalida la
relazione attività e certifica le spese del singolo PP (3 mesi);
3. Relazione del LP: assembla tutte le attività e le spese certificate in un’unica
relazione dettagliata da inviare all’AdG - Autorità di Gestione del
Programma (tempistiche predefinite);
4. L’AdG approva o rettifica gli importi della relazione del LP, in seguito dà il
via libera all’Autorità di Certificazione per l’erogazione al LP dei relativi
fondi FESR (2 mesi);
5. Il PP invia la richiesta di pagamento per la propria parte FESR al LP
European Commission
6. LP/PP invia la richiesta di pagamento per la propria parte FESR al MISE
Enterprise and Industry7. Certificazioni di spesa e audit
Sintesi del sistema di controllo e rendicontazione
in caso di finanziamenti FESR
First Level Control
European Commission
Enterprise and Industry7. Certificazioni di spesa e audit
In sintesi
Il sistema di controllo e di rendicontazione finanziaria
nel caso di finanziamenti al 100% è più complesso e
rigoroso.
Al Controllo di Primo Livello, possono inoltre seguire
Controlli di Secondo Livello molto approfonditi (includono
verifiche in loco e consultazione libri contabili).
I progetti a gestione diretta sono più “semplici” e meno
impegnativi nella gestione finanziaria. Può esserci tuttavia
un Audit più approfondito, di norma “inviato” dalla CE.
European Commission
Enterprise and IndustryArgomenti trattati
1. La rendicontazione finanziaria di un progetto
2. Il budget del progetto
3. Ammissibilità delle spese
4. Voci di spesa (BL)
5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
6. Flussi finanziari
7. Certificazione delle spese e audit
8. Come gestire l’attività di rendicontazione
European Commission
Enterprise and Industry8. COME GESTIRE L’ATTIVITÀ DI
RENDICONTAZIONE:
ALCUNE INDICAZIONI PRATICHE
European Commission
Enterprise and Industry8. L’attività di rendicontazione
Il ciclo di vita di un progetto
a. Partecipazione a bando UE: predisposizione
Scheda progettuale e Piano Finanziario
b. Firma del Grant Agreement (impegni vincolanti
per il LP e PP) + Partnership Agreement
(condivisione di ruoli e responsabilità)
c. Implementazione e monitoraggio delle attività
d. Rendicontazione
e. Certificazione/Approvazione delle spese
f. Ottenimento dei fondi europei
g. (eventuale Audit o Controllo di secondo livello)
European Commission
Enterprise and Industry8. L’attività di rendicontazione
Aspetti a cui prestare attenzione (1/2)
1. Tracciabilità del finanziamento
• CUP (Codice Unico di Progetto) – Sistema di
Monitoraggio degli Investimenti Pubblici - CIPE
• Contabilità separata e analitica
• Conto corrente dedicato
2. Divieto del doppio del finanziamento (annullamento
spesa spesso viene richiesto per questo motivo)
3. Rispetto delle procedure di evidenza pubblica
(trasparenza) e dei principi di ammissibilità della
spesa
European Commission
Enterprise and Industry8. L’attività di rendicontazione
Aspetti a cui prestare attenzione (1/2)
Previsioni di spesa e disimpegno dei fondi
In alcuni Programmi (Cfr. Cooperazione Territoriale Europea) c’è
il rischio di disimpegno dei fondi se non si rispettano gli impegni
previsti nel progetto e riportati nel Grant Agreement.
4.2 Payment forecast
Please provide in the table below the expected amounts to be paid and reported by semester.
Jan-Jun 2008 Jul-Dec 2008 Jan-Jun 2009 Jul-Dec 2009 Jan-Jun 2010 Jul-Dec 2010 Jan-Jun 2011
EUR 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
% 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 %
Jul-Dec 2011 Jan-Jun 2012 J ul-Dec 2012 Jan-Jun 2013 Jul-Dec 2013 Jan-Jun 2014 J ul-Dec 2014
EUR 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
% 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 %
Total 0,00
Preparation costs to be added in first reporting period
European Commission
Enterprise and Industry8. L’attività di rendicontazione
Alcuni suggerimenti (1/3)
1. Avere a disposizione lo specifico manuale di
rendicontazione del Programma (spesso sono
organizzati incontri di formazione ad hoc)
2. Contatti con LP / Autorità di Gestione Programma /
Project officer per chiarire eventuali dubbi, soprattutto
prima di prendere degli impegni di spesa
3. Avere chiaro il contenuto del proprio budget
(negoziare prima con il LP eventuali variazioni che si
rendono necessarie, nel rispetto del limite fissato dallo
specifico Programma)
European Commission
Enterprise and Industry8. Come gestire la rendicontazione
Alcuni suggerimenti (2/3)
4. Accertarsi di aver rispettato le corrette procedure di
trasparenza ed evidenza pubblica prima di
assumere impegni di spesa
5. Programmare con anticipo attività e relativi impegni
di spesa (cronogramma delle attività
6. Registrare ogni impegno di spesa e aggiornare
periodicamente un file con l’avanzamento di spesa
raggiunto
7. Rispettare le indicazione date dal LP (scadenze
periodiche per presentare il rendiconto)
European Commission
Enterprise and Industry8. Come gestire la rendicontazione
Alcuni suggerimenti (3/3)
8. Curare il costante dialogo tra PM e FM, nonché tra FM e
ufficio amministrazione-contabilità (corretta registrazione
contabile e annullamento spese per evitare doppio
finanziamento)
9. Avere cura nell’assicurare la tracciabilità dei flussi
finanziari (utilizzo del CUP nella documentazione del
progetto – non solo nelle “pezze giustificative” di spesa)
10. Curare l’archiviazione della documentazione – sia in
formato elettronico, che cartaceo (attenzione: taluni
Programmi richiedono anche la tracciabilità della
documentazione – cfr. piste di controllo, etc.)
European Commission
Enterprise and IndustryGRAZIE DELL’ATTENZIONE!
Michela Bergamin, Daniela Nardello
EUROSPORTELLO - UNIONCAMERE DEL VENETO
europa@eurosportelloveneto.it
tel. 041 0999411
European Commission
Enterprise and IndustryPuoi anche leggere
