Protezione dei documenti di Microsoft Offi ce 2007 per utenti e aziende

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Protezione dei documenti di Microsoft Office 2007
per utenti e aziende
Quando si trattano documentazioni riservate o quando si desidera che solo certe persone
siano in grado di accedere a un certo documento, interviene il problema di come porre delle
limitazione all’apertura o alle modifiche permesse ad un file. Microsoft Office 2007, integra due
sistemi per raggiungere lo scopo, tramite una password di modifica e di apertura o tramite un
sofisticato sistema di Rights Management basato su certificati. In questo articolo esamineremo
come utilizzare entrambe le soluzioni.

Ad ognuno il suo metodo
La protezione di un documento con una parola chiave, come vedremo, è molto semplice, è sufficiente
impostare una password per l’apertura e una per la modifica, in questo modo possiamo distribuire
il documento fornendo solo le password appropriate per accedervi in lettura o in scrittura. Questa
funzione è possibile con tutte le edizioni di Office 2007, me esiste un sistema disponibile solo nelle
versioni Professional, Ultimate e Enterprise, che consente di abbinare un certificato ai documenti.
Questo sistema consente di legare il documento solo a certi utenti autorizzati e di impostare diversi
privilegi di accesso, infatti il certificato, una volta creato, sarà inglobato nel documento e viaggerà
insieme ad esso. Di seguito esamineremo entrambe le soluzioni, partendo dalla più semplice.

Protezione dei documenti con password
Come dicevamo proteggere documenti con una password è un’operazione molto semplice da eseguire
e consente a tutti di proteggere i propri documenti riservati da occhi indiscreti. Per prima cosa aprite il
menu Office, visibile in figura 1, e selezionate Salva con nome.

Figura 1: il menu Office, Salva con nome

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Nella finestra Salva con nome, selezionare dal menu Strumenti, posto nella parte bassa della finestra,
l’opzione Opzioni generali..., visibile in figura 2, per proteggere il documento inserite le due password
richieste una per l’apertura, nella casella di testo Password di lettura e una per la scrittura, nella
casella di testo Password di scrittura, naturalmente utilizzate password diverse altrimenti Office 2007
vi mostrerà un messaggio di errore per avvisarvi.

Figura 2: la finestra Opzioni generali

Una volta impostate le password, fate clic sul pulsante OK, Office 2007 vi chiederà di confermare
entrambe le password, per controllare che non abbiate inserito una password errata e per controllare
che le password di lettura e di scrittura siano differenti. Dopo questa verifica potete salvare il file
facendo clic sul pulsante Salva, d’ora in avanti per aprire il documento sarà necessario inserire le
password.

Figura 3: le finestre per la conferma delle password di lettura e scrittura

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Protezione dei documenti con Windows Rights Management
Le versioni Professional, Ultimate ed Enterprse di Office 2007, come dicevamo, offrono un sistema
più avanzato di protezione, basato su dei certificati gestiti da Windows Rights Management,
installabile su Windows Server 2003 come componente aggiuntivo. Questo servizio, dedicato alle
aziende grandi e piccole, consente di certificare e di limitare l’utilizzo dei documenti di Office 2007.
Per maggiori informazioni su Windows Rights Management consultate la pagina:

http://www.microsoft.com/italy/server/windowsserver2003/technologies/rightsmgmt/default.mspx

Sebbene sia necessario un server per gestire i certificati, Microsoft offre gratuitamente per un tempo
limitato, la possibilità di usare questo servizio utilizzando un account Windows Live ID. Al momento
non è stato precisato per quanto tempo sarà disponibile questo servizio, tuttavia Microsoft garantisce
che avviserà gli utenti che usano il servizio e che per i tre mesi successivi alla disattivazione, i
documenti saranno ancora certificati. Vediamo insieme come utilizzare questa possibilità.

Creare il certificato
La procedura di certificazione di un documento è simile in tutti i programmi della suite, per fare un
esempio utilizzeremo Word 2007. Per prima cosa fate clic sulla scheda Revisione, nella parte destra
degli strumenti, aprite il menu Proteggi documento e selezionate Accesso limitato.

Figura 4: il menu Proteggi documento

Una procedura guidata ci aiuta a configurare l’account necessario per proteggere il documento, la
prima finestra, avvisa che si tratta di un account di valutazione, selezionare il radio bottone Si e fare
clic sul pulsante Successivo. La finestra successiva chiede se si ha a disposizione un profilo .NET
Passport, se lo possedete selezionate Ho un profilo .NET Passport, altrimenti su Non ho un profilo
.NET Passport. Fate quindi clic sul pulsante Avanti.
La terza schermata della procedura guidata chiede di inserire i dati del vostro profilo, inserite l’indirizzo
di posta elettronica usato per registrare il profilo .NET Passport e la password, fate quindi clic su
Accedi.

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Nella quarta finestra vi verrà chiesta conferma dell’indirizzo di posta elettronica usato nel profilo,
inserirtelo nella casella di testo e fate clic su Avanti.
La quinta finestra, visibile in figura 5, consente di selezionare il tipo di certificato, Standard o
Temporaneo, la finestra stessa spiega quali siano le differenze tra i due, selezionate ad esempio
Standard e fate clic su Avanti. Nella schermata successiva fare clic sul pulsante Fine per concludere la
procedura di registrazione del certificato.

Figura 5: scelta del tipo di certificato
Protezione del documento
Una volta che avete ottenuto il certificato, descritto nel passaggio precedente, verrete mandati alla
procedura per la selezione delle persone a cui invierete il documento e i privilegi che avranno. È bene
ricordare che la procedura sopra descritta non sarà più necessario eseguirla, d’ora in avanti quando
vorrete proteggere un documento partirete da qui.
Se state proseguendo dopo la creazione del certificato verrete automaticamente mandati alla finestra
Autorizzazioni, altrimenti potrete accedervi per documenti successivi selezionando la scheda
Revisione e selezionando dal menu Proteggi documento, l’opzione Accesso limitato.

Figura 6: la finestra Autorizzazioni

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La finestra Autorizzazioni, consente di inserire velocemente le persone che possono solo leggere il
documento e quelle che possono modificarlo, usando le caselle di testo rispettive. Se ritenete che
questo sia sufficiente, fate clic sul pulsante OK, ma tramite il pulsante Altre opzioni..., è possibile
accedere ad altre funzionalità, visibili in figura 7.

Figura 7: la finestra Altre opzioni di Autorizzazioni

In questa finestra sono visibili gli account che avete inserito nella finestra precedente, e vedere per
ogni utente i privilegi che possiede. Facendo clic su Aggiungi potete aggiungere altri utenti, per
settare o modificare i privilegi di un utente basta fare clic sul livello di sicurezza che possiede l’utente e
modificarlo selezionando quello che si desidera dal menu che appare.
Una opzione molto utile è la possibilità di dare una data di scadenza al documento, selezionando la
casella Data di scadenza per il documento e selezionando la data dal menu sottostante.
Altre opzioni sono disponibili: Stampa contenuto, Consenti agli utenti con accesso in lettura di
copiare il contenuto e Accesso al contenuto a livello di programmazione. Fate quindi clic sul
pulsante OK per completare l’operazione. Il documento è ora protetto e verrà visualizzato un messaggio
nella finestra di Word 2007, visibile in figura 8.
Ora no dovrete fare altro che inviare il documento alle persone che avete autorizzato, usando la posta
elettronica o un server sulla rete locale.

Figura 8: Word 2007 avvisa del tipo di accesso a disposizione dell’utente

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Apertura di un documento con certificato
Quando ricevete un documento protetto e provate ad aprirlo, vi apparirà un messaggio visibile in
figura 9, che vi avvisa che il documento è protetto, se è la prima volta che aprite un documento con
certificato, vi verrà chiesto prima di creare l’utente per accedervi seguite la procedura guidata del tutto
identica a quella che abbiamo visto prima per la registrazione del certificato.

Figura 9: Office avvisa che il documento è protetto e che si collegherà al server per verificare le credenziali
Una volta che le credenziali sono state verificate, il documento si aprirà mostrando le vostre
autorizzazioni nella parte alta della finestra del documento. Se è stata impostata una data di scadenza
verrà visualizzato il tempo residuo.

Figura 10: Word 2007 mostra che l’accesso è limitato e la data di scadenza del documento

Facendo clic sul pulsante Visualizza autorizzazioni... si accede alla finestra visibile in figura 11, dove
sono elencate voce per voce le possibilità accordate all’utente.

Figura 11: la finestra Autorizzazioni personali

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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come sia possibile proteggere i documenti di Microsoft Office 2007, sia
con una password che ne limiti l’apertura, sia con un avanzato sistema di rights management.
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