Programma ERASMUS+ Attività Decentrate - Guida sintetica alla compilazione del Mobility Tool - Erasmus plus
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Programma ERASMUS+
Attività Decentrate
Guida sintetica alla compilazione del Mobility Tool
Mtool a.a. 2014/2015
La presente guida, raccoglie le modalità di utilizzo del MTool considerando anche le
esigenze ed i quesiti che l’Agenzia Nazionale ha ricevuto
1
Sommario
Programma ERASMUS+............................................................................................................................................ 1
Elementi dei progetti .............................................................................................................................................................. 3
ACCESSO AL MOBILITY TOOL+ ................................................................................................................................................ 3
Effettuare la Login............................................................................................................................................................... 4
Schermata iniziale Beneficiari ............................................................................................................................................. 6
Visualizzazione dettagli progetto........................................................................................................................................ 7
INSERIMENTO MANUALE DEI DATI......................................................................................................................................... 8
ORGANIZZAZIONI ............................................................................................................................................................... 8
Inserire le Organizzazioni ................................................................................................................................................ 8
Modificare dettagli di un’organizzazione ..................................................................................................................... 10
Eliminare un’organizzazione ......................................................................................................................................... 11
CONTATTI .......................................................................................................................................................................... 13
I contatti dell’organizzazione ........................................................................................................................................ 13
Visualizzare la lista contatti .......................................................................................................................................... 13
Creare un nuovo contatto............................................................................................................................................. 13
Modificare un contatto ................................................................................................................................................. 16
Eliminare un contatto ................................................................................................................................................... 17
Abilitare/disabilitare l’accesso a MT+ ad altri utenti .................................................................................................... 17
MOBILITA’ ......................................................................................................................................................................... 18
Visualizzare la lista delle mobilità ................................................................................................................................. 18
Aggiungere una mobilità............................................................................................................................................... 19
Modificare i dettagli di una mobilità ............................................................................................................................ 29
Eliminare una mobilità .................................................................................................................................................. 29
REPORTS............................................................................................................................................................................ 31
IMPORT EXPORT DEI DATI .................................................................................................................................................... 32
Importante: Informazioni Preliminari ............................................................................................................................... 32
Data file template – file structure..................................................................................................................................... 33
Salvataggio del file template ............................................................................................................................................ 36
FAQ ....................................................................................................................................................................................... 37
2
Elementi dei progetti
ACCESSO AL MOBILITY TOOL+
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
3
Effettuare la Login
Username: inserire username o indirizzo e-mail
Password: inserire password indicata in fase di registrazione a MT+
(N.B.: ricordarsi di registrare le credenziali in ECAS)
4
Schermata iniziale Beneficiari
5
Schermata iniziale Beneficiari
Menù cambio della lingua e lista delle
lingue disponibili
Progetti presenti:
Programma Lifelong Learning (LLP)
Programma Erasmus+
Assicuratevi di selezionare
correttamente il Progetto su cui si
intende lavorare.
Per visualizzare i dettagli relativi al proprio progetto, cliccare su “Grant Agreement No” o su “National ID” riferiti al
programma cui si intende lavorare.
6
Visualizzazione dettagli progetto
L’area 1 menu principale con 7 elementi:
– Home and Project List: rimanda alla pagina principale della piattaforma su cui è visibile la lista dei progetti
– Organisations: visualizza lista delle organizzazioni coinvolte nel Progetto, Beneficiario, l’organizzazione di invio
l’organizzazione ospitante, altre organizzazioni
– Contacts: visualizza la lista dei contatti di ogni organizzazione
– Mobilities: visualizza la lista delle mobilità con i dettagli dei partecipanti
– Budget: visualizza la sintesi del Budget del Progetto
– Reports: fornisce gli strumenti per il Rapporto finale da presentare all’Agenzia Nazionale
L’area 2 fornisce informazioni su Programma, Call, Round, alcuni dettagli chiave del Progetto, Agenzia Nazionale
che finanzia il Progetto e Organizzazione beneficiaria.
L’area 3 fornisce informazioni su creazione del Progetto in MT+, data ultima modifica, utente (o sistema) che ha
effettuato ultima modifica.
7
INSERIMENTO MANUALE DEI DATI
Dopo l’accesso con le proprie credenziali, è possibile iniziare l’inserimento dei dati nelle varie sezioni.
– ORGANIZZAZIONI
– CONTATTI
– MOBILITA’
– BUDGET
– REPORTS
ORGANIZZAZIONI
Inserire le Organizzazioni
La 1a fase è l’inserimento delle organizzazioni Partner:
Ossia, gli istituti o imprese ospitanti all’estero ed in caso di consorzi anche i partner del consorzio stesso
L’aggiornamento delle Organizzazioni è un’operazione OBBLIGATORIA, diversamente non sarà possibile selezionarle
nella sezione MOBILITY
Dal menu Organisations dell’area 1 cliccare su “create new Organisation” e compilare con le informazioni relative al/agli
organizzazione/i ricevente/i (singoli Istituti, Coordinatore di Consorzio e partner dello stesso).
NB: Obbligatoria la compilazione del campo PIC delle organizzazioni riceventi;
Per reperire i codici PIC delle Organizzazioni fare riferimento al sito della Commissione linkato di seguito:
http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/erasmus-charter-for-higher-education-2014-2020
8
Dal menu Organisations (Area1) Selezionare:
Inserire PIC dell’organizzazione e premere il pulsante check PIC,
i dati saranno automaticamente importati dal portale URF
Nel caso in cui l’organizzazione che si desidera aggiungere non
abbia il PIC (esclusivamente IMPRESE), è necessario spuntare
"Non-PIC Organisation" nella schermata. In questo caso tutti i
campi segnalati con asterisco rosso devono essere compilati o
Campo ERASMUS CODE è collegato a
ECHE (Erasmus Charter for Higher
Education), cliccando su icona lista è
possibile ricerca nel db degli HEIs che
hanno ricevuto ECHE vedi pag.26
Al termine della compilazione cliccare il tasto SAVE
9
Questo errore evidenziato al comando “check PIC” indica che
l’organizzazione è già inserita nel progetto con un diverso con un
“Organisation ID”.
In questo caso ritornare alla sezione Organisations, verificare l’elenco delle Organisations ed utilizzare lo stesso codice
“Organisation ID”come riportato nel sistema.
N.B: il campo “Organisation ID” proposto automaticamente dal sistema (es.: 000098-ORG-00003) può essere modificato
al momento della creazione dell’organizzazione stessa. Se lo riterrete opportunopotrete inserire ad esempio con il
codice ERASMUS così ome suggerito dai Data Dictionary.
Modificare dettagli di un’organizzazione
Selezionare il tasto Organisations dal menu a tendina e scegliere "List Organisations".
10L’inserimento di un Organizzazione può avvenire anche attraverso l’importazione del file csv relativo alle
mobilità, per questa operazione fare riferimento alla guida MT+ sez. 6.6. Import and export of mobility .data.
Cliccare sull’icona matita corrispondente all’organizzazione che si intende modificare
Verranno visualizzati i dettagli dell’organizzazione. Cliccare "Edit" in alto sullo schermo per modificare l’organizzazione;
modificare i dati e cliccare sul pulsante “Save”.
E’ possibile modificare solo pochi campi del profilo organizzazione. La maggior parte di essi sono pre-compilati, poiché
inseriti dall’organizzazione stessa nel Portale dei Partecipanti al momento dell’acquisizione del PIC.
Eventuale modifica dei dati delle organizzazioni deve essere fatta nel Portale dei Partecipanti (URF). Successivamente
è possibile procedere con l’aggiornamento delle informazioni in MT+ cliccando il pulsante "Check PIC".
I dati riguardanti l’organizzazione beneficiaria non devono essere modificati da quest’ultima, bensì solo dall’Agenzia
Nazionale; là dove si dovessero rendere necessarie delle modifiche dei dati dell’organizzazione beneficiaria, contattare
l’Agenzia Nazionale. Una volta che i dati sono stati cambiati dalla Agenzia Nazionale, verificare tali cambiamenti nel
Progetto nel Mobility Tool+
Eliminare un’organizzazione
Dal menu selezionare "List Organisations", spuntare la casella di selezione accanto all’organizzazione che si vuole
rimuovere;
Cliccare sull’icona Elimina” e l’organizzazione selezionata sarà eliminata.
N.B. Non è possibile rimuovere la propria organizzazione beneficiaria dalla lista. Anche le organizzazioni di invio e
ospitante che sono già coinvolte nelle mobilità inserite nel Progetto non possono essere eliminate.
1112
CONTATTI
I contatti dell’organizzazione
Benché le persone che prendono parte al progetto possano essere diverse, solo la persona di contatto e il
Rappresentante Legale dell’organizzazione beneficiaria sono autorizzate di default ad accedere al Mobility
Tool+.
Questi ultimi possono eventualmente autorizzare l’accesso alle informazioni contenute in MT+ ad altre persone di
contatto della propria organizzazione, tenendo presente i nuovi contatti autorizzati potranno inserire o modificare
informazioni del progetto.
Visualizzare la lista contatti
Cliccare il menu "Contacts" (Area 1) e selezionare List Contact
Si aprirà la tabella che mostra l’elenco dei contatti presenti con: cognome, nome, dipartimento, posizione, telefono,
email della persona di contatto, PIC e denominazione legale dell’organizzazione.
Alcuni check box evidenziano se l’organizzazione è beneficiaria o meno, se il contatto è il Rappresentante Legale
dell’organizzazione, se il contatto è quello di preferenza dell’organizzazione, e se il contatto ha accesso al progetto.
Creare un nuovo contatto
Da menu Contacts selezionare “Create a new Contact”, sarà visualizzata una nuova schermata per la persona di
contatto. Tutti i campi segnalati con l’asterisco rosso * devono essere compilati.
13Selezionare l’organizzazione relativa al contatto che si intende inserire dal
menu a tendina. Se l’organizzazione scelta dal menu a tendina
"Organisation" è l’organizzazione beneficiaria (Beneficiary) in fondo alla
schermata viene visualizzata l’opzione - "Access to Project" che consente di
abilitare il nuovo contatto di accedere e gestire i dettagli del Progetto in
MT+.
Necessario almeno un contatto di preferenza per ogni organizzazione.
La prima persona di contatto è automaticamente selezionata come
quella di preferenza. La persona o le persone di contatto
dell’organizzazione beneficiaria ricevono le notifiche dal sistema, per
aggiornamenti sul progetto
Selezionando "Same as Organisation" il campo “address” (indirizzo) si
compilerà in automatico con i dettagli dell’organizzazione. I dettagli
dell’indirizzo possono essere modificati dopo essere stati compilati in
automatico con i dettagli dell’indirizzo dell’organizzazione.
14Terminare compilazione e cliccare “Save”
15Modificare un contatto
Selezionare "List Contacts " dal menu a tendina, Cliccare
sull’icona a forma di matita situata accanto ai
dettagli della persona che si intende modificare e
cliccare edit , modificare i dati e cliccare il pulsante
"Save" in fondo alla pagina per salvare i dettagli.
Sezione denominata "History Information" che mostra chi ha creato il contatto e
quando. Questa sezione mostra inoltre quale utente ha effettuato l’ultima modifica
e quando.
16Eliminare un contatto
Da “List Contact” spuntare la casella accanto alla persona di contatto che si desidera rimuovere. Cliccare l’icona "Delete"
La persona di contatto sarà rimossa.
N.B. Non è possibile rimuovere il proprio contatto personale.
Abilitare/disabilitare l’accesso a MT+ ad altri utenti
Solo la/le persona/e di contatto delle organizzazioni beneficiarie possono avere accesso ai Progetti nel Mobility
Tool+, salvo diverse ulteriori modifiche.
Menu “Contacts” →”List Contact”→ “Contact Details”
Spuntare la casella “Access to Project” per abilitare l’accesso al contatto e viceversa.
17Salvare le modifiche.
Un messaggio sarà inviato dal sistema, all’utente abilitato/disabilitato.
MOBILITA’
La Mobilità é l’insieme di dati basilari che identificano il partecipante di un Progetto Erasmus+, i suoi dettagli, i paesi di
provenienza e destinazione, la durata, le informazioni finanziarie corrispondenti e altre informazioni aggiuntive.
Nella sezione "Mobilities" di MT+ sarà possibile registrare, in un unico punto, tutte le mobilità finanziate del progetto, sia
inserendo le singole mobilità una dopo l’altra, sia importando i dati (guida MT+ sez. 6.6. Import and export of mobility
data).
Visualizzare la lista delle mobilità
Dal menu “Mobilities” (Area1) selezionare “List Mobilities”
Al primo accesso sarà visualizzata una schermata vuota con l’informazione "no matching records found (non sono stati
trovati dati corrispondenti)".
Se ci sono mobilità nel progetto, saranno invece visualizzati i relativi dettagli:
18Aggiungere una mobilità
Menu “Mobilities” →”List MobiliRes”
Cliccare il pulsante per aggiungere una nuova mobilità.
In base al tipo di attività e dell’azione cui afferisce il progetto, saranno visualizzati campi diversi nella schermata e una
diversa modalità di calcolo e validazione delle informazioni.
I campi obbligatori sono indicati con asterisco rosso *.
La pagina delle mobilità può essere suddivisa idealmente in 3 sezioni
Questa sezione contiene i dettagli della mobilità del partecipante:
• Tipologia di mobilità
• Sede, paese di invio e ospitante.
• Email dei partecipanti,
• Genere,
• Date di nascita,
• Nazionalità,
Sezione Info generali sulla Mobilità
• Settore di istruzione,
• Spunta per i bisogni speciali.
• Comments che può essere utilizzato per fornire ulteriori
informazioni relative alla ubicazione delle organizzazioni di
invio o ospitante.
Questa sezione contiene le info finanziarie sulla mobilità:
• Distance band (fascia chilometrica) tra paese di invio e
ospitante. Sezione Budget
• Data Inizio mobilità
• Data fine mobilità
• Calcolo del contributo
Questa sezione è possibile specificare:
• Organizzazioni partecipanti
• Lingue utilizzate Sezione Attestazione e Lingua
• Attestazioni riconosciute al partecipante
1920
Sezione Informazioni generali sulla mobilità
Alert! PArtecipant ID è un campo non obbligatorio, altresì vi
suggeriamo vivamente la compilazione utilizzando Codice
Fiscale del partecipante ai fini di una identificazione univoca
Spuntare il check-box in caso di partecipante con bisogni
speciali.
21In caso di mobilità SM
Inserire eventuali mobilità SM precedentemente effettuate in LLP o nello stesso ciclo di studio,
espresse in giorni (le mensilità sono considerate da 30 giorni)
22Sezione Budget
Cliccare "Budget". Sarà visualizzata una pagina del Budget.
Nella sezione “Organisational Support” completare gli unici 2 campi compilabili (non in grigio). Una volta effettuata
una modifica, il pulsante "Nothing to change" in alto sulla pagina cambia in "Save".
1 2 3
Nelle 3 colonne evidenziate saranno indicati rispettivamente:
1. Il budget disponibile, approvato dall’Agenzia Nazionale
2. Il budget utilizzato dalle Mobility inserite in MT+
3. La percentuale di budget utilizzata rispetto alla quota approvata.
2324
Distance band (Fascia chilometrica) Attiva esclusivamente per la mobilità ”ST”:
Utilizzare la corretta fascia chilometrica in base a località città di partenza e ospitante (vedi strumento “Distance
calculator” al seguente indirizzo: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm)
Per il corretto calcolo del Budget, devono essere compilati i
campi: tipologia di attività, paese di invio e ospitante, date
di inizio e fine della mobilità e deve essere selezionata la
corretta fascia kilometrica.
Per modificare le informazioni inserite, spuntare il campo "Edit" , i campi
modificabili saranno riattivati.
N.B. Per la Mobilità dello staff, La CE dispone che, all’interno del Mobility Tool e relativamente a viaggio e soggiorno,
sia rendicontato il costo unitario, ossia l'importo secondo la diaria prevista dalle disposizioni nazionali 2014 ed in base
al calcolatore di distanza (comunicazione del 28/5/2015) a prescindere dall’effettivo costo sostenuto.
In caso di inserimento errato dei dati relativi al budget (durata, eventuali contributi specifici fuori range) il sistema
segnalerà un errore:
25In questo caso cliccare il tasto “edit” modificare
i dati e cliccare nuovamente il tasto
“Calculate”
26“Interruption” o “zero grant”
In questo campo devono essere indicati i giorni di interruzione della mobilità (vedere programme guide pag. 253) o i
giorni a “zero grant”.
Si raccomanda di inserire specifiche note a dettaglio nel campo note “Mobility Comments”
La casella “Force Majeure” dovrà essere spuntata qualora il periodo di mobilità risulti inferiore al minimo periodo
eleggibile previsto per SM e ST, a seguito di valutazione e successiva autorizzazione da parte dell’Agenzia Nazionale.
Anche in questo caso sarà necessario giustificare adeguatamente nel campo note “Mobility Comments”.
27Sezione Attestazione e lingua
Qui è possibile specificare qualsiasi attestazione che il partecipante ha ricevuto o riceverà dalle organizzazioni coinvolte.
Menu di selezione, dati da lista inserita in
"Organisations"
Selezionare la lingua usata durante la mobilità
Possono essere inserite altre 3 lingue opzionali
Participant Report
Termine di un mobilità:
Una volta creata la mobilità ed al termine della stessa, il sistema invierà una mail automatica all’indirizzo di posta
elettronica del partecipante, con le indicazioni utili per la compilazione del “Participant report” (EU Survey).
(A questo proposito importante prestare molta attenzione alla corretta compilazione dell’indirizzo email del partecipante)
Possiamo avere 3 tipi di Report status nel sistema; lo status del report è visualizzabile nella pagina "Mobilities" →“List
Mobilities”.
Report Status:
• NONE – non è stata ancora inviata la richiesta di report
• REQUESTED – la richiesta per la compilazione del report è stata inviata al partecipante;
• SUBMITTED – il partecipante ha trasmesso il report
Cliccare la matita relativa alla mobility che si intende visualizzare per scaricare eventualmente il pdf del singolo
“Participant report”.
Questo metodo può essere utilizzato per controllare i singoli report dei partecipanti. In alternativa, è possibile
esportare tutti i report dei partecipanti in un file zip contenente una serie di file.
Menu "Mobilities" → “List Mobilities” e cliccare "Export Participant Report".
28Quando il report è nello status "REQUESTED", ovvero, la mobilità è conclusa, il sistema ha inviato la richiesta al
partecipante, ma questi non ha ancora inviato il report, è possibile sollecitarne l’invio, effettuando un nuovo invio
manuale della richiesta.
Dal menu Menu "Mobilities" → “List MobiliRes”, modificare i dettagli della mobilità (vedi paragrafo successivo) e
premere il pulsante "Re-Send" nella sezione "Participant Report",
Quando il periodo di mobilità non è concluso o quando il report del partecipante è già in status "SUBMITTED" non è
disponibile l’opzione “re-send”.
Modificare i dettagli di una mobilità
Menu “Mobilities” →”List MobiliRes” → Cliccare sull’icona a forma di matita situata accanto al dettaglio della
mobilità che si intende modificare e cliccare “edit” , si aprirà la stessa schermata utilizzata per creare una
nuova mobilità. Modificare i dati e cliccare "Save" in fondo alla schermata per salvare le modifiche.
Eliminare una mobilità
Menu “Mobilities” →”List MobiliRes” → spuntare la casella accanto all’icona a forma di matita relativa al dettaglio
della mobilità che si intende eliminare, quindi cliccare il pulsante rosso
Sarà visualizzato un messaggio di richiesta di conferma.
Scegliere OK per eliminare definitivamente.
29NB. Eliminando le mobilità si elimineranno anche i Report dei partecipanti che essi potrebbero aver già inviato.
Se il partecipante ha già sostenuto un test di valutazione linguistica on line, la mobilità non può essere cancellata.
30REPORTS
31IMPORT EXPORT DEI DATI
Importante: Informazioni Preliminari
Salvataggio dei dati/Backup
Prima di ogni processo di import dati, vi invitiamo a scaricare e salvare i dati esistenti in un file CSV (un file per
lo staff ed uno per gli studenti);
Importante: mentre non è possibile eliminare dati dal Mobility Tool+ utilizzando la funzione di import, è possibile
duplicare l’informazione esistente; ma se un campo dati per una particolare mobilità (singola riga nel file importato)
dispone già di un valore nella piattaforma e il file importato non contiene dati per uno stesso campo, il risultato del
processo di import sarà di rimuovere i dati esistenti in quel particolare campo della mobilità.
Salvo che tutti i dati non siano corretti nel file importato, il sistema non importerà alcun dato; nel qual caso sarà generato
un file di registro con l’indicazione degli errori
Ogni processo di import genera sempre una risposta da parte del sistema, sia in caso positivo che in caso negativo. Il
risultato dell’import può essere trovato nella lista dei tentativi di import.
32Data file template – file structure
Per l’importazione dei dati nel Mobility Tool+ è necessario che i file da importare abbiano una forma appropriata. Alcuni
campi contengono solamente stringhe di testo, altri date formattate, altri ancora un insieme limitato di possibili
alternative, definite nel data dictionary (vedere file MT+ 2014 call KA103 data dictionary.xlsx).
Per la struttura corretta del file importazione vi suggeriamo di utilizzare il modello “MT Reimport” nel quale:
1. la prima riga i campi di intestazione sono situati;
2. la seconda riga riporta i requisiti del campo;
3. le righe contenenti i dati hanno, invece, inizio dalla terza.
Una singola riga corrisponde ad una sola mobilità: partecipante, dati della mobilità, dati dell’organizzazione, partner,
contributo, ecc., ovvero 1 riga (Record) = 1 schermata di mobilità
Tipi di campi del Record:
Come dettagliato nella seconda riga del modello “MT Reimport” possiamo avere:
• Campi obbligatori (*) che devono necessariamente contenere dei dati; (es: Project ID)
• Campi contenenti un codice (DICT) che devono necessariamente contenere dei dati specifici (vedi data dictionary);
• Campi opzionali di testo libero che possono essere lasciati vuoti.
Si raccomanda di utilizzare il Codice Erasmus (es. I ROMAxx) come ID dell’organizzazione quando il codice Erasmus sia
disponibile, ovvero quando si tratti di Istituti di Istruzione Superiore in possesso della ECHE e quando questa NON sia già
presente nelle organizzazioni con altro codice Organisation ID
Prestare attenzione alla corretta digitazione degli spazi nel codice ERASMUS un diverso nr di “spazi” darà
luogo a diversa interpretazione del codice
I primi 3 caratteri identificano la Country di appartenenza, nel caso sopra (ma ad esempio anche di
Austria) i codice dovrà essere scritto come segue:
I+spazio+spazio+lettere+numeri
A+spazio+spazio+lettere+numeri
Nei casi ad esempio di Olanda, Regno Unito avremo quindi:
NL+spazio+lettere+numeri I--ROMAxx 33
UK+spazio+lettere+numeri
Nel caso di Lussemburgo infine avremo
LUX++lettere+numeriN.B. Separatore decimale e di migliaia
I file CSV di export e di import utilizzano il punto come simbolo per separare la parte intera da quella frazionaria di un
numero. Il formato corretto da utilizzare per un numero che abbia una parte intera ed una frazionaria è il seguente:
1234.56.
IMPORTANTE – Campi Obbligatori “ID” nel file csv
In merito all’importazione massiva dei dati delle mobilità all’interno di MTool+ particolare attenzione deve essere
prestata ai campi ID, ovvero “Sending Organisation ID”, “Receiving Organisation ID”, “Mobility ID”
La “Sending Organisation ID”, ovvero l’Organizzazione Beneficiaria viene creata automaticamente dal sistema
all’apertura del progetto da parte dell’AN.
Il codice che il sistema assegnerà all’organizzazione NON sarà modificabile e sarà così composto: es: 000000-ORG-00001
Di conseguenza in caso di import a mezzo file csv nel campo “Sending Organisation ID”, dovrà essere riportato
esattamente lo stesso codice che troverete associato al Beneficiario, alla pagina “Organisations” del MT+ e non il codice
ERASMUS come suggerito dai Data Dictionary.
Per i campi “Receiving Organisation ID”e “Mobility ID”
In caso di INSERIMENTI MANUALI
Per i 2 campi soprammenzionati il sistema genererà dei codici identificativi univoci automatici e consecutivi.
Per le organizzazioni saranno simili al codice della Sending Organisation e consecutivi es: se sendig org. 000000-ORG-
00001 la successiva organizzazione ricevente inserita avrà codice 000000-ORG-00002 la successiva, 000000-ORG-00003
e così via.
Per le mobilità i codici identificativi univoci e consecutivi saranno ad esempio: 000000-MOB-00001; 000000-MOB-
00002; 000000-MOB-00003 ecc.
Questi ultimi campi sono modificabili, durante la creazione degli stessi.
In caso di IMPORTAZIONE DA FILE (csv)
Organizzazioni
Sarà necessario prestare attenzione alle organizzazioni già presenti (create manualmente nel sistema), poiché sarà
necessario riutilizzare, se esistenti, i medesimi i codici.
Se invece alla mobilità corrisponde una nuova organizzazione non presente nella sezione organisations del MT+, si
raccomanda di inserire il cod. ERASMUS nel campo “Receiving Organisation ID” del file csv (come indicato nei data
dictionary)
ATTENZIONE: se nel file di importazione massiva ad una organizzazione è associato, nello specifico campo, il
corrispondente PIC, è OBBLIGATORIO che per la stessa organizzazione associata ad altre successive
mobilità venga inserito per tutte il relativo PIC.
In caso contrario l’importazione non andrà a buon fine.
Mobilità
34Vale lo stesso principio delle Organizzazioni quindi ATTENZIONE utilizzando lo stesso codice “Mobility ID” andremo a
sovrascrivere le informazioni già presenti nel sistema con le nuove info corrispondenti al medesimo codice.
Lo stesso dicasi per uno stesso Mobility ID ripetuto più volte all’interno del file csv di importazione es:
se alla riga 3 del file csv corrisponde un codice Mobility ID 000000-MOB-00001 al quale sono associati i dati di “Mario
Rossi”, mentre nel sistema MOBILITY TOOL+ lo stesso codice “Mobility ID” identifica la mobilità di “Sara Bianchi”,
all’importazione del file, la mobilità di“Mario Rossi sarà sovrascritta dalla mobilità di Sara Bianchi;
allo stesso modo, se alla riga 3 del file csv corrisponde un codice Mobility ID 000000-MOB-00001 al quale sono associati
i dati di “Mario Rossi”, ed a una riga successiva utilizziamo lo stesso codice “Mobility ID” ma associato a “Sara Bianchi”
anche in questo caso, la mobilità di Mario Rossi sarà sovrascritta dalla mobilità di Sara Bianchi e di conseguenza il
risultato che otterremo nel MT+ è della sola mobilità di Sara Bianchi.
Fate molta attenzione quindi all’utilizzo dei codici “mobility ID” poiché possono essere utilizzati sia per aggiornare i dati
preesistenti nel sistema (poiché lo stesso codice Mobility ID sovrascrive anche nell’ambito dello stesso file) che per
crearne di nuovi (diverso Mobility ID diversa Mobilità) ma attenzione alle cancellazioni accidentali di mobilità dovute
all’utilizzo errato dei codici.
Vedere anche “All.to alla Guida Sintetica”
35Salvataggio del file template
Il file per l’import in MT+ deve essere salvato in formato CSV ed essere codificato in UTF-8
NB Microsoft Excel 2010 non salva i file CSV in UTF–8 automaticamente. Di seguito i passi necessari per salvare
correttamente il file di import.
Dopo aver compilato tutti i campi coi dati necessari dal menu file selezionare “Salva con nome” nominare il file, dal
menu a tendina sottostante selezionare il formato “CSV (delimitato dal separatore di elenco)”; Dal menu a tendina
strumenti, selezionare “Opzioni Web”, si aprirà la finestra di dialogo dove potrete selezionare le opzioni di “codifica”.
Qui dal menu a tendina “Salva il documento corrente come:” selezionare “Unicode (UTF-8)” e cliccare su OK.
36FAQ
1) Se, nell’inserimento dei dati del partner, il sistema mi dice che l’URL non è valido, come posso risolvere?
Quando il mtool da problemi di salvataggio poiché l’URL inserito non è valido, si suggerisce di seguire il seguente
iter:
- Provare a cambiare browser;
- Inserire il PIC e clicchi su Check PIC, a questo punto si popolano i campi.
- Cliccare con il mouse sul campo "Website" poi dopo prema il pulsante TAB.
- Nel campo Website dovrebbe apparire la stringa http://.
Al termine salvare i dati inseriti.
2) In caso di Consorzio, devo inserire anche i Partners dello stesso Consorzio?
Si, per poter selezionare un Partner del Consorzio come Sending Istitution nella maschera della singola mobilità,
bisogna inserirlo tra le Organisations.
3) Non riesco a selezionare un Istituzione come Ricevente, poiché il sistema mi dice che il PIC non è univoco. Come
posso fare?
Assicurarsi di aver inserito correttamente l’Istituzione e soprattutto di averla inserita UNA SOLA VOLTA.
4) In caso di importazioni dei Dati la sezione Organisations si popolerà in automatico?
Si, inserendo nel file csv i dati delle Organizzazioni invianti/riceventi e riempiendo opportunamente tutti i campi
obbligatori, il sistema a seguito dell’import riempirà la sezione con tutte le Organizzazioni così come riportate nel
file importato.
5) Si possono aggiungere nuovi contatti per l’utilizzo del MTool?
Si è possibile inserire nuovi contatti (secondo le modalità indicate dalla guida generale al Mtool versione ITA pag.
27 e segg.). Ricordare che concedendo l’accesso ad altri utenti si consente la possibilità di visionare tutti i dettagli
del progetto per il quale si concede l’accesso.
6) E’ possibile modificare la mail della persona di contatto indicata in candidatura ed acquisita dal MTool?
Si, in questo caso bisognerà inviare una richiesta di modifica a mtool@indire.it con l’indicazione dell’accordo cui
si fa riferimento, della persona di contatto della relativa email specificando il nuovo contatto di posta elettronica
che si vuole vada a sostituire il precedente.
377) E’ possibile modificare il nominativo della persona di contatto?
Si, in questo caso bisognerà inviare una richiesta di modifica a mtool@indire.it con l’indicazione dell’accordo cui
si fa riferimento, della persona di contatto della relativa email specificando il nuovo nominativo che si vuole vada
a sostituire il precedente.
8) E’ cambiato il Rappresentante Legale, devo comunicarlo?
Si, in questo caso bisognerà inviare una mailto: mtool@indire.it con l’indicazione la specifica del nominativo del
nuovo Rappresentante Legale, allegando altresì il decreto di nomina.
9) Non riesco a modificare i dati della mobilità inserita come posso fare?
Entrare nella singola mobilità cliccando sul tastino edit , a quel punto si aprirà la maschera contenente i
dettagli della mobilità, per modificare ricliccare sul tasto edit e procedere con la modifica.
10) Lo studente non ha ricevuto l’invito, ttraverso mail automatica, alla compilazione del Participant Report.
Nonostante il Mtool lo dia come “Requested”, si può rinviare? Chi lo può rinviare?
La richiesta di compilazione (mail automatica) deve essere ri-inviata dall’Istituto Beneficiario (Sending). In caso
di rinvio, si suggerisce di verificare la correttezza dell’indirizzo email e procedere, successivamente, al rinvio (re-
send) della mail automatica.
11) Ho provato ad effettuare un importazione di dati, ma il sistema è andato in time-out. Come fare?
In tali casi, si suggerisce di effettuare più importazioni, attraverso l’import di file più piccoli.
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