PROGETTO "MIGLIORAMENTO DELLE PERFORMANCE DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE" INCONTRI TERRITORIALI - Percorso CAF Education La scuola sotto la lente ...
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PROGETTO “MIGLIORAMENTO DELLE PERFORMANCE
DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE”
INCONTRI TERRITORIALI
Percorso CAF Education
La scuola sotto la lente del modello CAF
CAF Movie: traduzione
La pubblica amministrazione quotidianamente prossimo gradualmente raggiungerà i 2000
viene valutata da diverse tipologie di portatori utenti sparsi in oltre 30 paesi. Con il suo
d’interesse: cittadini, clienti, politici e questi caratteristico approccio olistico, il CAF
si aspettano massima efficienza e qualità. prende in esame sia i fattori abilitanti che
L’amministrazione pubblica sempre più permettono all’organizzazione di funzionare
spesso viene giudicata secondo i parametri sia i risultati che l’organizzazione ottiene e la
delle organizzazioni private. Se questo aspetto relazione che intercorre tra essi. I suoi utenti
è facilmente comprensibile, è però di possono usufruire del supporto dei
fondamentale importanza tenere nella giusta corrispondenti nazionali CAF e dal Centro
considerazione l’essenza della pubblica Risorse CAF che risiede a Maastricht presso
amministrazione - è diretta da politici eletti l’EIPA.
ed è finanziata dai contribuenti; realizza le
politiche pubbliche e difende gli interessi
pubblici. Valutare e migliorare la pubblica Da quando è stato lanciato nel 2000 il
amministrazione è un’operazione modello CAF si è arricchito grazie
fondamentale per tenersi al passo con il all’esperienza di molti paesi che lo hanno
mondo odierno in continuo e veloce adottato. Nel 2006 l’Austria ha pubblicato ben
cambiamento. Questa è la ragione per la quale 29 casi di buone pratiche provenienti da 15
nel 2000 i Ministri Europei in carica insieme paesi. Per questo video abbiamo scelto 7 casi
ai loro Direttori Generali hanno lanciato il emblematici che serviranno ad illustrare
Common Assessment Framework. meglio cosa sia il processo di miglioramento
continuo. La loro storia è la vostra storia, la
storia di tutte le amministrazioni pubbliche in
“Migliorare costantemente: Caf uno Europa e nel resto del mondo.
strumento integrato per il miglioramento”
Germania – Ufficio di Hessian per la
Un servizio pubblico non può funzionare gestione del Territorio e della
come nel 19° o nel 20° secolo, ma necessita di Geoinformazione
strumenti adeguati che devono essere integrati
a tutti i livelli dell’amministrazione. Con il L’Ufficio di Hessian per la gestione del
Caf questo è possibile Territorio e della Geoinformazione ha iniziato
ad usare il modello CAF nel 2003.
“A quell’epoca avevamo alcuni problemi da
Il numero degli utenti del modello CAF risolvere. Dopo aver riorganizzato
aumenta ogni giorno e in un futuro molto l’amministrazione emersero diversi nuovi
elementi. Avevamo però tralasciato un aspetto Belgio – Ministero della Comunità
importante, e cioè verificare se la nostra Fiamminga – Dipartimento dei Servizi per
organizzazione avesse raggiunto risultati le Politiche Generali di Governo
positivi e se il personale e i responsabili
coinvolti fossero d’accordo con l’analisi L’intero Ministero è stato di recente
condotta. Non avevamo verificato questo. completamente riorganizzato.
Sono profondamente convinto che il CAF sia “Alcune funzioni sono state aggiunte mentre
stato lo strumento più adatto per guidarci nel altre sono state eliminate. Pertanto, siamo
processo di riorganizzazione attraverso un diventati una nuova organizzazione che si è
monitoraggio costante.” trovata a dover chiarire quali fossero i propri
obiettivi, i propri compiti futuri. Alcuni dei
nostri impiegati hanno chiesto che venisse
Belgio – Ministero della Comunità di loro chiarita l’identità dell’organizzazione
Lingua Francese all’interno dell’amministrazione generale
fiamminga. Il passo logico successivo fu
Mr. Leon Zaks è il Direttore Generale del quello di adottare il modello CAF,
Dipartimento Controllo e Revisione principalmente, per poter lavorare sulla
budgetario e finanziario. Il modello CAF è qualità e, in secondo luogo, per identificare il
stato gradualmente applicato a tutti i servizi nostro ruolo all’interno della amministrazione
del Ministero della comunità di lingua generale fiamminga”.
francese in Belgio perché Mr.Zaks è
fermamente convinto che questo sia il
modello ideale per le pubbliche
amministrazioni.
“Abbiamo capito che è molto importante Repubblica Ceca - Autorità Regionale della
Regione Vysocina
conoscere la cultura del Dipartimento,
comprendere a fondo le sue abitudini e i suoi L’Autorità Regionale di Vysocina è
processi. Una audit esterna della durata di un responsabile di tutte le amministrazioni della
solo mese non è in grado di rilevare tutti gli provincia e iniziato ad usare il modello CAF
aspetti dell’organizzazione; sarebbe una nel 2004.
valutazione superficiale. Le conclusioni delle
audit esterne sono, a mio avviso, “Quando si dirige un grande ufficio
completamente errate e di nessun impatto amministrativo è difficile individuare un’area
significativo.” specifica di criticità. Ho utilizzato il modello
CAF come uno strumento di controllo
personale, come un ulteriore strumento di
controllo dell’ufficio per individuare le aree
di criticità e capire dove fosse necessario
aumentare gli sforzi per realizzare un
miglioramento interno.”
“La Squadra CAF – I dipendenti pubblici
entusiasti”
Italia – Regione Campania – Area per lo Una volta presa la decisione di adottare il
sviluppo delle attività del settore primario modello CAF, il primo passo verso la strada
che conduce all’eccellenza è
L’area per lo sviluppo delle iniziative del l’implementazione del processo di
settore primario è responsabile dei sussidi autovalutazione dell’amministrazione.
all’agricoltura e alla pesca; il coordinatore, Il
Sig. Antonio Faletti, è stato il primo a “C’è sempre qualche diffidenza nei confronti
decidere di implementare il modello CAF delle novità, ma con il CAF capivamo di
nella propria amministrazione nel 2005. avere a disposizione uno strumento che non
avevamo mai avuto prima. Un linguaggio
comune, un termine comune di riferimento,
Portogallo – Lisbona - Istituto per la un codice comune con il quale dirigenti e i
Gestione Finanziaria della Previdenza dipendenti potessero finalmente dialogare e
Sociale comunicare su tutti gli aspetti riguardanti
l’organizzazione.”
L’Istituto portoghese per la Gestione
Finanziaria della Previdenza Sociale è
responsabile del budget per l’assistenza
pubblica equivalente a 23 miliardi di euro. I
suoi uffici sono attivi in 18 regioni e “Autovalutazione : individuare le aree di
gestiscono oltre 5000 miliardi di euro. Ha forza e le aree da migliorare”
utilizzato il CAF per la prima volta nel 2004.
L’autovalutazione condotta a tutti I livelli
“La decisione è stata presa dal Ministero del dell’organizzazione conduce velocemente a
Lavoro a seguito della proposta da parte del risultati concreti, talvolta inaspettati persino
Segretario generale del Ministero del Lavoro. dalla dirigenza.
Lo scopo era quello di raggiungere un
accordo tra tutte le amministrazioni “Ci aspettavamo che la valutazione sul
ministeriali. La decisione è stata presa in funzionamento del servizio sarebbe stato un
quanto tutti eravamo consapevoli che le cose lavoro inutile, che il personale avrebbe reagito
non stavano funzionando bene. Eravamo certi dicendo: ”cosa cambierà, verremo pagati di
più?cosa ci chiederete di fare?”
che le istituzioni potessero lavorare meglio.
Era, inoltre, evidente che la nostra utenza , i Ci aspettavamo insomma tutta una serie di
nostri clienti, non erano soddisfatti dei servizi luoghi comuni senza significato e, invece, fu
erogati.” davvero una sorpresa per noi capire che il
modello CAF puntava sul servizio e non su organizzazione mettendola a confronto con
aspetti esteriori. Il modello CAF ci ha l’ideale di organizzazione eccellente. E’ stato
permesso di svolgere una riflessione sul estremamente istruttivo per lo staff e i
miglioramento tecnico, sui livelli di dirigenti. Abbiamo approfondito l’argomento
formazione e di comunicazione” nel seminario di due giorni e dal quale sono
emerse 10 aree specifiche oggetto di
miglioramento. Su 4 dei 36 punti oggetto del
“Il primo risultato concreto di questa prima confronto abbiamo raggiunto subito
fase del processo di autovalutazione è stato l’accordo, mentre per gli altri punti abbiamo
renderci conto che non stavamo indagando impiegato più tempo e più energia. Tuttavia,
sufficientemente sulla percezione del servizio dopo alcune revisioni e la messa a punto di
da parte della nostra utenza” alcune definizioni, abbiamo raggiunto il
consenso.”
“Dopo aver svolto l’intero processo di
autovalutazione, abbiamo individuato tre I componenti del team di autovalutazione
principali aree di criticità: una relativa allo hanno svolto un ulteriore compito in questo
stress, una relativa alle strutture dell’edificio processo: i loro suggerimenti di
scolastico e la terza riguardante i nostri valori miglioramento sono stati discussi e messi in
di riferimento, in modo particolare uno ordine di priorità.
considerato centrale per nostra scuola: il “Le azioni di miglioramento suggerite dal
riconoscimento, la valorizzazione”. team di autovalutazione sono state trattate
con la dovuta attenzione. Penso che sia
necessario mantenere una costante attenzione
“Piano d’azione: cosa miglioreremo?” sul processo di miglioramento e penso anche
che l’amministrazione e i dirigenti dovranno
Dopo l’autovalutazione sappiamo cosa
monitorare costantemente se le azioni di
dovremmo migliorare nella nostra
miglioramento che abbiamo individuato e
organizzazione ma come intendiamo
concordato produrranno risultati tangibili
procedere per fare questo? Il Servizio per le
entro il prossimo anno.”
Politiche Generali di Governo della comunità
fiamminga belga ha deciso di organizzare un “Credo che tutto questo potrà funzionare a
seminario di due giorni per ascoltare le patto che vi sia la consapevolezza da parte di
conclusioni del team di autovalutazione e i tutti del carico di lavoro in più che si andrà ad
suggerimenti relativi al piano strategico aggiungere a quello giornaliero. Bisognerà
adottare - operazione questa non facile nella trovare un buon equilibrio per rinnovare
fase di consenso. l’organizzazione mantenendo il servizio
attivo.”
“Hanno svolto un ottimo lavoro, hanno preso
in esame il funzionamento dell’intera
“Stiamo lavorando duramente per I primi risultati dell’utilizzo del modello CAF
migliorare” sono già visibili nella scuola primaria di Hoje
– Taastrip.
Il Servizio per il riconoscimento dei diplomi
in Belgio ha il compito di aiutare gli stranieri “Abbiamo lavorato all’elaborazione di un
nella procedura di riconoscimento dei propri programma molto ampio che coinvolge
diplomi in Belgio. Il Servizio costituito da insegnanti ed educatori, attraverso il quale
uno staff di 25 persone è l’esempio perfetto di essi potranno migliorare le loro competenze e,
come una comunicazione semplice e più concretamente, impareranno ad
comprensibile possa migliorare sia la apprezzarsi reciprocamente e a comunicare in
soddisfazione lavorativa sia la soddisfazione modo efficace sia con i bambini che con i
dell’utenza. genitori.”
“Avevamo un opuscolo che illustrava l’intera “Quello che, durante gli ultimi anni, ho potuto
procedura attraverso un linguaggio non osservare come genitore è una migliore
semplice scritto in uno stile molto interazione tra insegnanti e allievi, tra
burocratico. Il CAF ci ha fatto comprendere insegnanti e genitori e tra gli allievi stessi.
che l’opuscolo informativo non incontrava le Adesso siamo più interessati a migliorare il
aspettative dell’utenza. Capimmo che nostro modo di porci in relazione con gli altri
avevamo bisogno di un documento più chiaro, e ai valori che dovrebbero essere alla base
scritto con un linguaggio più semplice, più della vita all’interno della nostra scuola.”
comprensibile La nostra utenza è costituita
per lo più da stranieri che non sempre
comprendono il francese correttamente. Così “Il CAF per me rappresenta una storia
abbiamo cercato la collaborazione di alcuni infinita, come amministrazione noi siamo in
partners, come ad esempio le organizzazioni costante evoluzione. Le conclusioni a cui
che lavorano con gli studenti stranieri o con i siamo giunti al termine del primo ciclo di
rifugiati; in questo modo potevamo capire autovalutazione ci hanno portato a cambiare il
meglio cosa ostacolava la comprensione del nostro atteggiamento nei confronti
nostro opuscolo da parte della nostra utenza”. dell’amministrazione. E’ un processo che io
“L’amministrazione per il riconoscimento dei tengo costantemente monitorato , perché in
diplomi ha fatto molti progressi nel migliorare questo modo posso anche migliorare le mie
il servizio al pubblico. Hanno deciso di competenze. La definisco una spirale del
mettersi in contatto con noi, ci hanno chiesto miglioramento.”
informazioni sulla nostra utenza e
suggerimenti per redigere l’opuscolo
illustrativo. E’ stato uno sforzo molto “L’idea di base è quella di scambiarsi le
positivo.” esperienze, non esiste alcun tipo di
competizione tra le organizzazioni del settore
pubblico. L’obiettivo è quello di apprendere “Qualità per tutti”
reciprocamente. Quando si utilizza la stessa
griglia di valutazione, è possibile individuare i “L’aspetto più importante del modello CAF è
propri punti di forza nello stesso modo e nelle la sua capacità di coinvolgere il personale nel
stesse aree, così come è possibile, una volta processo continuo di miglioramento
identificate le aree da migliorare, scegliere dell’organizzazione – al personale viene
azioni di miglioramento già implementate chiesto di assumersi pienamente le proprie
da altre organizzazioni. In questo modo non si responsabilità. Molto spesso partecipare al
deve inventarle continuamente ogni volta.” processo di autovalutazione secondo il
modello CAF rappresenta per il dipendente
pubblico la prima possibilità, la prima
occasione per esprimere il proprio giudizio
“Qualche volta capita di sentirsi soli quando sulla qualità dell’amministrazione e anche la
si lavora sulla qualità all’interno della propria prima vera possibilità di poter utilizzare le
organizzazione – non tutti i dipendenti proprie capacità, le proprie abilità nel
pubblici, e i dirigenti credono nel valore della processo di miglioramento. In questo modo
Gestione Totale della Qualità. Passa tempo lo stimolo verso il cambiamento non viene più
prima che si integri questo approccio dall’esterno ma dall’interno e ciò fa sì che il
nell’organizzazione. Per questo motivo dipendente pubblico si senta capace e
ritengo sia di fondamentale importanza la importante per la propria amministrazione”.
realizzazione di questa rete sulla qualità.”
“Posso vedere il cambiamento. Tutto il
personale ora è più coinvolto nel proprio
lavoro ed è pronto ad impegnarsi fino in
fondo per portare a termine i propri compiti.”
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