I NOSTRI PRINCIPI Codice di condotta di Electrocomponents
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I NOSTRI PRINCIPI Codice di condotta di Electrocomponents
PRESENTAZIONE
La nostra azienda sta attraversando un periodo entusiasmante e ai dirigenti dell'azienda, che saranno lieti di aiutarvi. Consultate la
nutro forti aspettative in merito al lavoro che stiamo svolgendo per nostra guida sul servizio Speak Up alla fine del Codice, che spiega
creare un'organizzazione incentrata sulle prestazioni che sia la prima come potete segnalare eventuali problematiche in via confidenziale
scelta per i nostri clienti, fornitori, azionisti e colleghi. Ognuno di noi tramite un ente terzo indipendente.
è coinvolto in questa iniziativa e desidero spiegare in che modo il
presente Codice di condotta vi si inserisca. Vi ringraziamo per il sostegno che darete al presente Codice di
condotta e a tutto ciò che esso rappresenta.
Il nostro Codice di condotta definisce gli elevati standard etici a
cui il nostro comportamento si deve attenere. L'inosservanza di
tali principi rappresenta una minaccia per i nostri risultati e sottrae
tempo, attenzione e potenziali risorse economiche alle attività
principali dell'azienda. Inoltre, potrebbe danneggiare la nostra
reputazione e compromettere la fiducia che dipendenti, azionisti e
clienti ripongono in noi. Lindsley Ruth
Ogni dipendente è tenuto a leggere e rispettare il presente Codice
di condotta. Se avete bisogno di ulteriori informazioni, potete
consultare le policy del nostro gruppo, il vostro line manager, il VP
del Group Compliance o il Company Secretary. I manager sono
responsabili anche della conformità al Codice del loro team, per
cui sono chiamati a distribuirlo ai singoli membri e a rispettarne i
requisiti in modo esemplare.
Nessun documento sarà mai in grado di prevedere e trattare tutte
le situazioni possibili; i nostri standard etici si basano sul rispetto
dell'intenzionalità e del contenuto del Codice di condotta. Di base, si
è tenuti a evitare qualsiasi azione che sia illegale o non etica, violi una
policy del gruppo, sia causa di un onere o una perdita finanziari non
autorizzati o che potrebbe danneggiare la reputazione dell'azienda
nel mondo.
I principi sanciti nel presente Codice sono parte della nostra cultura.
Se vi vedete impossibilitati a rispettarli, sappiate che potete parlarne
“ NESSUN DOCUMENTO SARÀ MAI IN GRADO DI
PREVEDERE E TRATTARE TUTTE LE SITUAZIONI POSSIBILI
Di base, si è tenuti a evitare qualsiasi azione che:
sia causa di possa
violi una un onere o danneggiare
sia illegale
policy del una perdita la reputazione
o non etica
gruppo finanziari non dell'azienda nel
autorizzati mondo
”
2 ELECTROCOMPONENTS PLC - CODICE DI CONDOTTA
RESPONSABILITÀ
CHI DEVE RISPETTARE IL DOVE SI POSSONO REPERIRE
CODICE DI CONDOTTA? ULTERIORI INFORMAZIONI?
Tutti: ogni dipendente, ogni manager, ogni funzionario aziendale Nelle pagine di Group Professional Services della intranet di
del Gruppo Electrocomponents, incluse le nostre joint venture. Electrocomponents sono disponibili copie elettroniche del presente
Codice di condotta (in varie lingue) nonché copie degli altri
Il rispetto del Codice di condotta è una delle condizioni del documenti sulle policy a cui si fa qui riferimento.
contratto di assunzione. La violazione del Codice di condotta
può comportare azioni disciplinari contro il trasgressore. In caso di domande riguardanti i contenuti del
presente Codice di condotta o se desiderate trovare un'altra delle
Ci impegniamo inoltre a stringere relazioni con partner nostre policy, potete richiedere ulteriori informazioni al VP del Group
che svolgano la loro attività seguendo principi analoghi Compliance.
a quelli stabiliti nel presente Codice di condotta.
QUAL È IL RUOLO DEL
LINE MANAGER?
"Tutti i dipendenti, i manager
Il presente Codice di condotta prevede responsabilità
e i funzionari di tutte le
aggiuntive per i line manager:
aziende appartenente a
• Questo ruolo rappresenta un modello da seguire
per il rispetto del Codice di condotta. Electrocomponents Group,
• Il Codice di condotta deve essere comunicato al team di cui si è incluse le joint venture,
responsabili, facendo in modo che i requisiti vengano compresi.
devono rispettare il Codice
"
• I dipendenti devono essere incoraggiati a
esprimersi in caso di problemi.
di condotta
ELECTROCOMPONENTS PLC - CODICE DI CONDOTTA 3
IL NOSTRO IMPEGNO DI MATERIA
DI AMBIENTE, SALUTE E SICUREZZA
Politica
Ci impegniamo a non nuocere alle persone e a salvaguardare
l'ambiente. Ricorriamo aTarget Zero come strumento per tenere Tutte le aziende del Gruppo devono:
fede a questo impegno, con l'obiettivo di ridurre a zero gli • Adottare un approccio sistematico alla gestione di EH&S
incidenti e l'impatto nocivo sull'ambiente delle nostre attività. e sostenibilità, appositamente concepito per garantire
Lavoriamo per garantire la sicurezza dei nostri dipendenti la conformità a tutte le leggi applicabili e conseguire
e fornitori concentrandoci sulla conformità e affrontando le un miglioramento continuo delle prestazioni
situazioni che possono sfociare in comportamenti non sicuri. • Definire obiettivi e misure per il miglioramento, analizzare
Nell'intento di conseguire questi obiettivi e raggiungere e pubblicare le prestazioni in materia di EH&S
l'eccellenza in materia di ambiente, salute e sicurezza (EH&S), • Richiedere ai fornitori di gestire EH&S e
ci concentreremo su persone, processi e tecnologie. sostenibilità in linea con questa policy
• Richiedere a tutte le joint venture sotto il loro controllo
Dedizione costante operativo di applicare questa policy e utilizzare la loro
influenza per promuoverla nelle altre joint venture
Il documento Commitment and Policy del Gruppo in materia
• Collaborare efficacemente con i concittadini
di salute, sicurezza, ambiente e sostenibilità si applica a
e le comunità interessate.
tutto il Gruppo ed è stato concepito per non nuocere alle
• Includere le prestazioni in materia di EH&S e sostenibilità nella
persone e salvaguardare l'ambiente. Il documento descrive
il nostro modo di operare e spiega come coinvolgiamo valutazione del loro staff, prevedendo appositi riconoscimenti
le comunità del luoghi in cui si trovano le nostre sedi.
Riflette inoltre un approccio integrato di tutto il Gruppo Tutti i fornitori, le aziende e le joint venture sotto il controllo
in materia di salute, sicurezza, ambiente e sostenibilità. operativo del Gruppo dovranno pertanto adottare un
Tutte le aziende del Gruppo, i fornitori e le joint venture approccio sistematico alla gestione di EH&S, volto a
sotto il nostro controllo operativo devono gestire EH&S garantire il rispetto delle leggi applicabili e a realizzare
e sostenibilità in linea con detto documento. miglioramenti continui delle prestazioni, promuovendo al
contempo una cultura in cui tutti i dipendenti del Gruppo
e i suoi fornitori condividono il medesimo impegno.
All'interno del Gruppo tutti si devono impegnare a:
• Proteggere e non nuocere alle persone Il quadro di regole per EH&S e sostenibilità del Gruppo supporta
• Salvaguardare l'ambiente l'implementazione efficiente ed efficace del nostro impegno e
• Rispettare tutte le leggi e le normative in materia di EH&S della nostra policy per EH&S e sostenibilità in tutto il Gruppo. In
• Utilizzare l'energia e le altre risorse in modo efficiente questo modo intendiamo gestire l'impatto delle nostre attività
per la fornitura dei nostri prodotti e servizi sulla società e sull'ambiente. Ciascuna azienda del Gruppo
• Rispettare i nostri concittadini e contribuire dovrà definire i propri obiettivi di miglioramento in materia di
alla vita delle comunità in cui operiamo EH&S e misurare, verificare e rendere pubbliche le prestazioni.
• Pubblicare le nostre prestazioni in materia di EH&S
• Promuovere le best practice nei settori in cui operiamo Responsabilità
• Gestire EH&S e sostenibilità in linea con
le altre attività aziendali critiche; e I dipendenti del Gruppo sono tenuti a
• Promuovere una cultura in cui tutti i dipendenti • Rispettare tutte le leggi applicabili e tutti
del Gruppo condividono questo impegno. i nostri standard e procedure
• Intervenire in presenza di situazioni o
La nostra policy è stata progettata per comportamenti non sicuri o non conformi
tenere fede a questo impegno. • Rispettare le regole applicabili
• Assicurarsi che le proprie attività lavorative siano
conformi alla policy per EH&S e sostenibilità
• Segnalare gli incidenti, i potenziali incidenti, i near miss
e le condizioni poco sicure non appena vengono a
conoscenza di tali aspetti, agendo di conseguenza
Sicurezza dei prodotti e conformità
È di fondamentale importanza che tutti i prodotti da noi
forniti siano sicuri durante il trasporto e l'utilizzo da parte
del cliente. Per i prodotti classificati come pericolosi o
potenzialmente pericolosi siamo tenuti a rispettare tutte le
pertinenti normative nazionali e internazionali in materia di
trasporto e imballaggio. Per i prodotti pericolosi forniamo
anche una scheda tecnica di sicurezza contenente istruzioni
su come utilizzarli in condizioni di sicurezza. Tutti i prodotti
devono essere conformi alle leggi applicabili del paese in cui
vengono venduti e agli obblighi contrattuali che abbiamo
concordato con i nostri fornitori. Questa prassi ci consente
di adempiere ai nostri obblighi legali e preserva la nostra
reputazione come fornitori di prodotti di alta qualità.
4 ELECTROCOMPONENTS PLC - CODICE DI CONDOTTA
LE NOSTRE PERSONE
Rispetto Molestie
Diamo importanza all'impegno profuso dai nostri Non saranno tollerati atti di mobbing o molestie sul lavoro
dipendenti. Ci impegniamo a rispettarne i diritti e a trattare da parte di singoli o gruppi. Abbiamo la responsabilità
ognuno di essi con dignità e considerazione. Le nostre di creare e mantenere un ambiente di lavoro in cui
policy in materia di occupazione sono mirate ad attrarre, non si verifichino casi di molestie. I dipendenti devono
trattenere, motivare e formare il nostro personale e a impegnarsi a trattare gli altri così come desiderano essere
rispettarne i diritti. Ci impegniamo a offrire opportunità di trattati in prima persona, cioè come adulti professionisti,
formazione e crescita personale e professionale, affinché rispettosi della diversità della nostra forza lavoro.
i dipendenti acquisiscano le competenze necessarie a
svolgere i ruoli loro assegnati e perché possano crescere La nostra policy vieta discriminazioni e molestie,
professionalmente e lavorare con soddisfazione. mira a prevenirle e mette a disposizione dei nostri
dipendenti una procedura di segnalazione efficace.
Ci impegniamo a non consentire alcuna forma di schiavitù o
traffico di esseri umani in nessuna parte della nostra azienda. Ci Se siete a conoscenza di molestie sul posto di lavoro,
impegniamo a non ricorrere al lavoro minorile (conformemente segnalatele al vostro line manager, alle Risorse
alla Convenzione sull'età minima) né al lavoro forzato. umane o utilizzando il servizio Speak Up.
Riconosciamo la libertà di associazione permettendo ai nostri
dipendenti di costituire ed entrare a far parte di organizzazioni Tutela della privacy
di loro scelta senza la nostra autorizzazione, e riconosciamo la
Sappiamo che i nostri dipendenti e i candidati
contrattazione collettiva laddove è prevista dalle leggi locali.
interessati a lavorare presso di noi ci affidano i loro
dati personali come parte del nostro rapporto di
Diversità e inclusione lavoro. Ci impegniamo a rispettare la privacy dei nostri
La nostra azienda mira ad acquisire le competenze necessarie colleghi e la riservatezza dei loro dati personali.
per realizzare la propria strategia. Ciò significa che vogliamo
assumere gli individui migliori, trattenere i talenti, incrementare Conserviamo e utilizziamo soltanto i dati personali che
l'innovazione e stimolare la diversità di opinioni e prospettive sono necessari per gestire la loro posizione di dipendenti
diverse. Accogliendo la diversità saremo in grado di soddisfare e per l'attività aziendale, o che sono richiesti per legge.
ancora meglio le esigenze dei nostri clienti, dei nostri fornitori,
dei nostri dipendenti e dei nostri azionisti. Utilizziamo diversi sistemi di dati per la gestione e la
sicurezza dei dati personali dei nostri dipendenti. Alcuni
Gli obiettivi della nostra policy per la diversità e l'integrazione sono: di questi sistemi sono forniti da terze parti accuratamente
• Attrarre, far crescere e trattenere una forza lavoro diversificata. selezionate. Nell'ambito dei processi gestione dei dipendenti
• Stimolare una cultura in cui tutti possano dare il meglio di sé e in a livello di Gruppo, le informazioni sui nostri dipendenti
cui punti di vista, opinioni e talenti siano rispettati. possono essere trasmesse ad altre aziende del Gruppo.
In ogni caso adottiamo misure contrattuali e pratiche di
salvaguardia affinché la conservazione e il trattamento
Ci impegniamo a garantire che i dipendenti attuali e futuri vengano
delle informazioni siano sempre protetti e proporzionati.
trattati equamente e con rispetto, in un ambiente in cui non ci sia
spazio per alcuna forma di discriminazione.
I dettagli relativi al tipo di informazioni in nostro possesso
Ci impegniamo affinché: sui nostri dipendenti, sul trattamento di tali dati personali
• Tutte le policy, le prassi e le procedure connesse al personale, e i controlli che abbiamo messo in atto per salvaguardarli,
inclusi assunzione, promozione, incentivazione, condizioni di sono enunciati nella nostra policy sui dati dei dipendenti
lavoro e gestione delle prestazioni, vengano applicate in modo e in altre policy e informative relative alla protezione dei
imparziale, equo e obiettivo. dati. Tutte le nostre policy impongono ai dipendenti di
• Tutti i dipendenti abbiano pari opportunità e abbiano la rispettare la privacy dei colleghi e di seguire le linee guida
possibilità di crescere e realizzare appieno le loro potenzialità. su come trattare le informazioni a cui hanno accesso. È
• Il rispetto deve essere un diritto e, a tale scopo, instaureremo un responsabilità di ogni dipendente considerare sempre
clima di fiducia basato su onestà e trasparenza. attentamente le implicazioni di qualsiasi attività che
coinvolga le informazioni personali dei propri colleghi.
Non verrà tollerata alcuna forma di discriminazione sulla
base di età, disabilità, stato civile e matrimonio, gravidanza,
razza, etnia, nazionalità, colore, religione o credo, sesso o
"Puntiamo ad assumere
cambiamento di sesso, orientamento sessuale e livello di
istruzione o qualsiasi altro stato previsto dalle leggi o normative
locali vigenti. I casi d'inadempimento delle disposizioni
gli individui migliori"
previste dalla nostra policy per la diversità e l'integrazione
o dalle leggi applicabili verranno trattati con severità e i
trasgressori potrebbero essere soggetti ad azioni disciplinari.
ELECTROCOMPONENTS PLC - CODICE DI CONDOTTA 5
I NOSTRI PARTNER
Doni e ospitalità Se si desidera elargire omaggi od ospitalità per un valore
L'elargizione e l'accettazione di omaggi e ospitalità possono superiore (inclusi gli incentivi di marketing ai nostri clienti) è
essere strumenti legittimi per stringere relazioni commerciali con necessario richiedere l'autorizzazione al proprio team dirigenziale.
i nostri partner.Tuttavia, non devono mai influenzare, né dare Non è consentito elargire omaggi od ospitalità a funzionari
l'impressione d'influenzare, l'imparzialità dei nostri dipendenti o governativi.
partner. Le decisioni devono essere prese con onestà e integrità,
sulla base di fattori come la qualità, il valore e il servizio. Ulteriori indicazioni sono reperibili nelle policy riguardanti la lotta
alla corruzione e le campagne di marketing del Gruppo. Eventuali
È consentito accettare ed elargire omaggi e ospitalità a un partner violazioni di dette policy saranno trattate con la massima severità
aziendale entro i limiti seguenti: e potranno comportare azioni disciplinari.
• un valore di £50 per ogni singolo dono;
• un valore di £250 per ogni atto di ospitalità e Conflitti di interesse
• un valore totale non superiore a £1.000 per anno fiscale. Il vostro ruolo di dipendenti di Electrocomponents implica che
gli interessi dell'azienda vengano sempre per primi. Oltre al
Se vi vengono offerte regalie di valore superiore, siete tenuti proprio lavoro, molti di noi sono impegnati o hanno interessi in
a rifiutarle oppure a ottenere l'autorizzazione del vostro altre organizzazioni. Il conflitto di interesse può verificarsi se le
responsabile e a registrarle nel registro centrale del Gruppo. In attività personali, sociali, finanziarie o politiche di un dipendente
caso di dubbi, è necessario il nullaosta del proprio responsabile. interferiscono o potrebbero interferire con la sua lealtà verso
Non si devono mai accettare somme in denaro. Se, in qualche Electrocomponents.
modo, le offerte di doni od ospitalità sembrino sottintendere
una richiesta di favori, essi non possono essere accettati. Se Il conflitto di interesse va evitato in tutte le sue forme, salvo i casi
non è appropriato declinare un dono in offerta, è possibile esplicitamente autorizzati, verbalizzati e gestiti dal line manager
accettarlo previa approvazione del proprio responsabile e, responsabile.
successivamente, donarlo in beneficenza.
6 ELECTROCOMPONENTS PLC - CODICE DI CONDOTTALeggi antitrust e sulla concorrenza Controlli sugli scambi commerciali
Ci impegniamo a competere con lealtà e impegno ovunque I governi utilizzano i controlli sulle esportazioni e le sanzioni
operiamo. commerciali per mantenere la stabilità, la pace e la sicurezza a
livello internazionale. Nella vendita di merci o nel trasferimento di
Perseguiamo questo obiettivo sempre nel rispetto delle leggi tecnologia, le normative sugli scambi commerciali ci impongono
antitrust e sulla concorrenza vigenti nelle varie aree geografiche. di tenere conto di quanto segue:
Nonostante dette leggi possano variare da mercato a mercato,
perseguono sempre l'obiettivo di impedire accordi volti a ridurre • la destinazione in cui vogliamo effettuare la vendita (è soggetta
la concorrenza leale. a un embargo o ad altre restrizioni?)
• i tipi di prodotti in vendita (possono essere utilizzati per
Dobbiamo sempre rispettare quattro regole fondamentali: applicazioni militari o per la proliferazione delle armi di
• Regola 1: i nostri prezzi devono essere fissati autonomamente. distruzione di massa?)
Il prezzo di rivendita ai nostri clienti non deve essere • i clienti stessi (sono in vigore restrizioni per la vendita al
concordato con i fornitori. Analogamente, non si deve indicare cliente?)
il prezzo che i nostri clienti devono applicare per rivendere i • l'uso finale previsto (ad esempio, e merci sono destinate a un
prodotti ai loro clienti finali. programma ADM, Armi di Distruzione di Massa?).
• Regola 2: i prezzi non devono essere concordati con i
nostri concorrenti. Non è consentito stipulare accordi con i Diamo grande importanza al rispetto dei controlli sugli scambi
concorrenti, sia direttamente che tramite terzi, al fine di stabilire commerciali. Il mancato rispetto delle normative può avere gravi
i prezzi. ripercussioni, sia per l'organizzazione che per i singoli individui.
• Regola 3: il mercato non deve essere manipolato. Non è Le sanzioni vanno da multe salate alla revoca dei privilegi di
consentita la spartizione dei clienti con i concorrenti né è esportazione e, in casi estremi, fino alla detenzione.
consentito concordare con questi ultimi una limitazione dei
clienti a cui venderemo o a cui presenteremo offerte. Affinché l'azienda sia sempre conforme a queste disposizioni
• Regola 4: le informazioni commercialmente sensibili non siete tenuti a rispettare sempre le nostre policy interne, le linee
devono essere rivelate ai concorrenti. Non è consentito lo guida e le procedure in vigore. Tutti i dipendenti coinvolti nel
scambio con i concorrenti di informazioni sensibili, strategiche lancio, nella vendita e nella distribuzione di un prodotto per
o riservate sui prezzi. Non è inoltre permesso richiedere ai l'esportazione hanno l'obbligo di leggere e rispettare la policy
clienti informazioni sensibili o riservate riguardanti i prezzi dei sugli embarghi del Gruppo.
concorrenti.
Le leggi in materia di concorrenza vengono applicate con rigore
"Fissiamo autonomamente i
dalle autorità ed eventuali violazioni possono comportare pesanti
ammende (fino al 10% del fatturato), responsabilità penale
personale e persino la detenzione. Ulteriori informazioni sono
reperibili nella policy di conformità alla legge sulla concorrenza
del Gruppo. Eventuali violazioni di detta policy saranno prezzi senza stringere accordi
"
trattate con la massima severità e potranno comportare azioni
disciplinari. con i nostri concorrenti
ELECTROCOMPONENTS PLC - CODICE DI CONDOTTA 7INTEGRITÀ
Comportamenti etici nella fornitura e Incapacità di prevenire il favoreggiamento
schiavitù moderna dell'evasione fiscale
Ci impegniamo ad acquistare prodotti e servizi da organizzazioni La strategia fiscale del Gruppo sancisce che il Gruppo non tollera
che rispettano o sono disposte a rispettare i principi etici del alcuna forma di evasione fiscale. Ci impegniamo a garantire il
Gruppo. In particolare, non intendiamo collaborare con le pieno rispetto di tutti gli obblighi di legge e ci impegniamo a
organizzazioni che sfruttano il lavoro minorile o quello forzato, svolgere le nostre attività e a condurre gli affari in modo da non
che discriminano sulla base di sesso, etnia o nazionalità, essere coinvolti o facilitare alcun tipo di evasione fiscale.
religione, orientamento sessuale, stato civile, età o disabilità o
che non riconoscono la libertà di associazione o la contrattazione Concretamente ciò significa che:
collettiva. La nostra policy non tollera alcuna forma di schiavitù • I dipendenti non devono esercitare alcuna forma di evasione,
o traffico di esseri umani e adotteremo le misure necessarie a sia diretta che attraverso terzi (ad esempio, agenti o
evitare schiavitù e traffico di esseri umani in tutti gli anelli delle distributori).
nostre supply chain. • Rispettiamo tutte le leggi e le norme applicabili che vietano
l'evasione fiscale nei mercati in cui operiamo e ci accertiamo
Tutela della privacy che i nostri partner facciano lo stesso.
Come azienda digitale, sappiamo di essere tenuti a trattare le
informazioni personali dei singoli che hanno rapporti con noi in Ulteriori indicazioni sono reperibili nella policy relativa alla
modo equo, proporzionato e trasparente. Rispettiamo la privacy gestione del rischio fiscale del Gruppo. Eventuali violazioni di
dei nostri clienti, detta policy saranno trattate con la massima severità e potranno
fornitori e altre terze parti in tutte le nostre attività. La gestione comportare azioni disciplinari.
dei dati personali (come, ad esempio, nome, cognome, indirizzo
e dati di contatto) in molti Paesi è disciplinata da norme per la Corruzione
salvaguardia e la tutela della privacy. La policy di Electrocomponents in materia di lotta alla
corruzione si applica a tutte le aziende del Gruppo, nonché agli
Le nostre policy a livello di Gruppo, in particolare la policy sui dati amministratori e ai dipendenti, al fine di garantire il rispetto delle
dei contatti commerciali, sanciscono il modo in cui dobbiamo leggi e delle normative anti-corruzione vigenti nei Paesi in cui
trattare i dati personali che ci vengono affidati e ci impongono di operiamo.
conservare una registrazione dei controlli in atto per garantire la Ci impegniamo a svolgere le nostre attività e a condurre gli
conformità. affari in modo da non essere coinvolti o facilitare alcun tipo di
corruzione.
I nostri requisiti minimi sono:
• comunicazione circa l'uso dei dati personali forniti e la
conservazione di una registrazione dell'uso che ne viene fatto;
• possibilità di scelta circa l'uso dei dati personali al di fuori dello "Non verrà tollerata alcuna
forma di corruzione"
scopo per cui sono stati originariamente raccolti;
• possibilità di verificare e contestare l'esattezza e la completezza
delle informazioni raccolte;
• misure per garantire che i dati personali siano accurati e sicuri.
Concretamente ciò significa che:
Ogni dipendente deve prendere in considerazione la privacy dei
• I dipendenti non devono esercitare alcuna forma di corruzione,
dati prima di fare qualsiasi cosa che coinvolga le informazioni
sia diretta che attraverso terzi (ad esempio, agenti o distributori).
personali di un'altra persona. La policy sulla valutazione
In particolare, i dipendenti non devono corrompere alcun
dell'impatto sulla privacy fornisce le informazioni complete su
funzionario pubblico straniero, in nessuna parte del mondo.
come considerare adeguatamente questo aspetto e quando
• Rispettiamo tutte le leggi e le norme applicabili che vietano la
richiedere l'assistenza del Group Legal.
corruzione nei mercati in cui operiamo e ci accertiamo che i
nostri partner facciano lo stesso.
Conformità legale
• Per svolgere le nostre attività non intendiamo effettuare
Siamo tutti tenuti a rispettare le leggi e le norme in vigore pagamenti incentivanti né versare "tangenti" a funzionari
nell'area in cui operiamo. Se è stata adottata una policy che pubblici.
inavvertitamente è in conflitto con le leggi locali, si dovranno • Non intendiamo utilizzare i nostri partner come canali per
rispettare queste ultime e informare il Company Secretary del effettuare pagamenti illeciti.
conflitto.
Ulteriori indicazioni sono reperibili nelle policy riguardanti la lotta
Le aziende attive a livello locale hanno obblighi legali, quali le alla corruzione e le campagne di marketing del Gruppo. Eventuali
imposte, che il team dirigenziale deve rispettare senza eccezioni. violazioni di dette policy saranno trattate con la massima severità
Poiché la nostra azienda opera a livello globale, dobbiamo essere e potranno comportare azioni disciplinari.
consapevoli del fatto che le disposizioni di legge di stati e nazioni
sono diverse e, pertanto, dobbiamo agire con cautela quando
adottiamo decisioni che possono avere effetti in più giurisdizioni.
Dobbiamo fare in modo che il nostro operato sia appropriato in
tutte le giurisdizioni eventualmente coinvolte.
8 ELECTROCOMPONENTS PLC - CODICE DI CONDOTTAProprietà intellettuale e marchio Sistemi informativi e sicurezza delle informazioni
La proprietà intellettuale include marchi, diritti d'autore e brevetti. La nostra azienda si basa sulle informazioni e ogni dipendente
Dobbiamo proteggere le nostre proprietà intellettuali e non violare è tenuto a preservare la sicurezza dei dati; l'azienda si impegna
i diritti di proprietà intellettuale di altri. Se venite a conoscenza di a promuovere attivamente e rafforzare la protezione delle
casi di uso non autorizzato dei nostri marchi o di altre proprietà informazioni. La nostra policy sulla classificazione dei dati richiede
intellettuali da parte di terzi, informatene il Group Legal. di designare tutte le informazioni trattate come (i) pubbliche
(ii) interne (iii) riservate o (iv) strettamente riservate. Le diverse
Il nostro marchio è una delle nostre risorse più importanti e di designazioni richiedono livelli diversi di protezione, pertanto è
valore, e la comunicazione deve essere coerente in tutti i canali necessario assicurarsi di comprendere bene questa policy e il
che utilizziamo affinché sia possibile proteggerlo. Per informazioni modo in cui influenza il lavoro, sia cartaceo che elettronico.
relative all'applicazione del marchio e all'identità visiva, visitate
www.rsbrandguidelines.com.Tutte le modifiche al marchio devono Condividere e lavorare con informazioni riservate (ad esempio di
ottenere l'autorizzazione del BrandTeam. colleghi, clienti o fornitori) o strettamente riservate (ad esempio
pianificazione aziendale sensibile) richiede la predisposizione di
Controllo delle informazioni misure particolari, come ad esempio la crittografia e gli accordi
di non divulgazione formali con terze parti. In caso di dubbi,
Azionisti, analisti finanziari, stampa e altri operatori si affidano presupponete che le informazioni siano riservate. Per ulteriori
a noi per fornire informazioni affidabili circa le attività, la informazioni, è possibile consultare la pagina intranet sulla
performance e le prospettive del Gruppo. I soli soggetti sicurezza delle informazioni.
autorizzati a fornire informazioni su questi temi sono i membri
del Board del Gruppo, il VP del Group Financial Control, il VP del Si consiglia di non utilizzare servizi cloud esterni nel caso in cui
Group Investor Relations & Corporate PR e l'Head del Group esista un servizio equivalente autorizzato (ad esempio, Google
PR. Tutte le richieste riguardanti questi temi devono essere Docs e Google Drive in luogo di Office 365 e SharePoint). Qualora
prontamente inoltrate al VP del Group Investor Relations & fosse necessario l'utilizzo di un servizio cloud esterno, si applicano
Corporate PR ed è vietato fornire informazioni o rispondere in le policy del Gruppo sulla sicurezza delle informazioni (come ad
prima persona. esempio l'utilizzo di password complesse). Servizi cloud esterni e
account di posta elettronica personali non devono essere utilizzati
Social media per memorizzare o condividere dati aziendali. L'approvazione di
Utilizziamo i social media per incrementare la consapevolezza eventuali eccezioni deve essere richiesta tramite l'Information
e il traffico sui nostri siti Web in tutto il mondo. In linea con la Security.
strategia di social marketing, la nostra policy prevede le regole
seguenti: I sistemi informativi non devono essere utilizzati per scopi illegali
o fraudolenti né per accedere o divulgare materiale diffamatorio,
• Soltanto i dipendenti espressamente autorizzati possono offensivo, discriminatorio, pornografico o di qualsiasi altra natura
pubblicare post a nome del Gruppo, dopo aver ricevuto il offensiva. È consentito un uso personale responsabile e limitato a
supporto e le indicazioni del Social Media Team globale. condizione che:
• I dipendenti non sono autorizzati ad aprire account nei social
media a nome del Gruppo né ad utilizzare i marchi del Gruppo • non interferisca con l'esercizio dei vostri doveri o le mansioni
senza l'esplicita autorizzazione dell'Head di Social Media di RS di altri utenti non acquisisca priorità sulle responsabilità
o del VP Marketing di Allied. professionali;
• non generi costi e responsabilità legali per il Gruppo;
• non abbia alcun impatto negativo sul Gruppo;
• sia legale e conforme alle nostre policy sull'utilizzo dei sistemi
informativi.
"Ogni dipendente è È vietato tentare di eludere eventuali controlli per la sicurezza
delle informazioni in forma elettronica, fisica o di altro tipo; il
tenuto a preservare funzionamento efficace di tali controlli viene monitorato. Siete
la sicurezza dei dati"
tenuti a segnalare immediatamente al team di Information Security
eventuali preoccupazioni relative alla sicurezza delle informazioni,
non importa quanto banali, comprese preoccupazioni circa
l'accesso fisico ai locali o ai sistemi, spam/e-mail di phishing e
chiamate telefoniche fraudolente.
ELECTROCOMPONENTS PLC - CODICE DI CONDOTTA 9Integrità finanziaria e frodi Il termine "trading" copre qualsiasi tipo di transazione relativa alle
È di fondamentale importanza che tutti i documenti aziendali (sia azioni della Società, che includono l'acquisto, le vendite, l'esercizio
per uso interno che esterno) siano veritieri, accurati e completi. I di opzioni e l'utilizzo di azioni come garanzia per un prestito.
documenti aziendali non devono essere in alcun modo falsificati, Ciò vale anche per tutti i dipendenti, ovunque risiedano.
contenere inesattezze o essere fuorvianti a seguito di omissioni. Se pensate di avere informazioni privilegiate relative a
Electrocomponents, non dovete diffonderle, ma contattate
Furti e frodi sono inaccettabili. Il termine frode si riferisce immediatamente il Company Secretary o il Deputy Company
all'utilizzo improprio delle risorse aziendali con l'inganno e Secretary.
a scopo di guadagno personale o a discapito del Gruppo. In
particolare, le spese devono sempre essere esplicitamente È responsabilità del dipendente stabilire se l'operazione è
autorizzate dal responsabile e non è consentito autorizzare consentita e quindi assumersi la responsabilità delle conseguenze
operazioni che vadano a proprio vantaggio. di eventuali operazioni di insider trading. Alcuni dipendenti
sono soggetti a regole che impediscono il trading in determinati
Se venite a conoscenza di eventuali inesattezze nei documenti periodi, mentre altri devono ottenere l'autorizzazione del Company
aziendali o di attività fraudolente, comunicatele e segnalatele Secretary prima di poter trattare titoli azionari. Sarà il Company
mediante il servizio Speak Up. Secretary stesso a informarli al riguardo.
Autorizzazione Viene considerato reato penale anche l'abuso di mercato,
che include:
Tutte le spese e i contratti a nome del Gruppo devono essere
debitamente autorizzati. • operazioni o tentativi di operazioni di investimento sulla base di
informazioni privilegiate;
I dettagli relativi ai livelli di autorizzazione e alle procedure • diffusione di informazioni privilegiate ad altri soggetti che
finanziarie sono riportati nel "Finance Manual". Eventuali quesiti non rientrano nelle normali funzioni del dipendente, del
relativi all'autorizzazione e alla delega dell'autorità devono essere professionista o di altro ruolo;
inviati al partner finanziario specifico o al Company Secretary. • diffusione di informazioni o comportamenti che possano dare
Qualsiasi nuova persona giuridica, azienda o filiale può essere l'idea o indurre a false impressioni riguardanti prezzo, valore,
costituita solo con l'approvazione del Board. La nomina dei erogazione o richiesta di un investimento;
consiglieri legali deve essere approvata dal Company Secretary, • comportamenti che potrebbero distorcere il mercato
dal Group Finance Director o dal CEO (Chief Executive Officer). relativamente a un titolo.
Donazioni politiche In caso di dubbi circa i comportamenti che potrebbero costituire
Non elargiamo donazioni in contanti né in natura a sostegno di abuso di mercato, richiedete la consulenza del Company
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• tali da avere un effetto non trascurabile sul prezzo delle azioni informazioni riservate, dovrete svolgere le opportune indagini
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• utilizzabile da un investitore per basare la sua scelta di confidenzialità. Dovrete inoltre richiedere al destinatario di
investimento. firmare un accordo di non divulgazione. In caso di dubbi,
richiedete la consulenza del Group Legal.
10 ELECTROCOMPONENTS PLC - CODICE DI CONDOTTASPEAK UP
Consulenza
In alcuni casi decidere cosa fare può essere difficile.
Ponetevi le domande seguenti:
• Questa azione è legale?
• Ho ottenuto l'autorizzazione?
• Ho valutato le nostre policy?
• Quali ripercussioni avrà questa decisione sugli altri?
• Come mi sentirei se la decisione venisse resa pubblica?
• Ho la sensazione che l'azione non sia del tutto corretta?
• Mi serve aiuto o consulenza?
Se ne sentite l'esigenza, parlate con il vostro team
dirigenziale. Ponete domande, siate aperti e fate la cosa giusta.
Australia 1800 121 889
Speak Up
Austria 0800 281700
Abbiamo adottato una policy di libera espressione denominata
Speak Up. È possibile che eventuali azioni illegali o improprie Belgio 0800 71025
oppure una violazione del Codice di condotta facciano emergere Canada 1888 268 5816
dubbi e incertezze. Se ritenete che dovremmo essere a Cile12300200412
conoscenza o approfondire questioni specifiche, non esitate a
Cina del Sud (China Telecom) 10800 152 2112
comunicarcele.
In caso di dubbio, segnalate! Cina del Nord (China Netcom) 10800 852 2112
Danimarca 8088 4368
Se siete a conoscenza di casi che vi preoccupano, segnalateli Repubblica di Irlanda 1800 567 014
al vostro responsabile. Se, per una qualsiasi ragione, non vi
Francia 0800 900 240
sentite in grado di segnalare il problema al vostro responsabile,
rivolgetevi al Company Secretary, al VP del Group Compliance o Hong Kong 800 930770
al VP del Group Operational Audit and Risk. Tutte le segnalazioni Italia 800 783776
saranno oggetto di attenzione. Il Gruppo si occuperà di svolgere Giappone 00531 78 0023
le indagini del caso.
Malesia 1800 885 530
In alternativa, potete utilizzare il sistema Speak Up, tramite Paesi Bassi 0800 022 9026
il quale è possibile segnalare eventuali problemi a Expolink, Nuova Zelanda 0800 443 816
un ente terzo indipendente. Le segnalazioni possono essere Norvegia 800 14870
effettuate 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per telefono, posta
elettronica o tramite l'apposito sito Web. I recapiti sono riportati Filippine (chiamate da reti PLDT e SMART) 1800 1441 0948
qui a fianco. Se lo desiderate, le segnalazioni a Expolink Filippine (chiamate da rete GLOBE) 1800 8739 5278
possono essere effettuate in forma anonima. Polonia 00800 441 2392
Singapore 800 4411 140
Il Leadership Team e il Board sono vincolati a questa policy. Se
segnalate un problema reale connesso a questa policy, non Sud Africa 0800 990520
rischiate di perdere il vostro posto di lavoro né di diventare Spagna 900 944401
vittime. Se agite in buona fede, gli errori non avranno Svezia 0200 285415
conseguenze.
Svizzera 0800 563823
Tuttavia, l'abuso volontario di questa policy in merito a un caso Taiwan 0080 104 4202
notoriamente non veritiero può avere Tailandia 001 800 442 078
conseguenze disciplinari. Regno Unito 0800 374199
Stati Uniti 1877 533 5310
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