GUIDA AL SOFTWARE DELLE RIUNIONI DI DIREZIONE E DEI CDA - DIVIO
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Guida al Software delle Riunioni di Direzione e dei CdA In che modo i dirigenti e i portali per le riunioni esecutive e dei consigli di amministrazione possono ottimizzare i costi di riunione, la produttività e la sicurezza nella tua organizzazione? “Così dovrebbero essere tutte le riunioni: strutturate, veloci ed efficaci.” Rolf Watter, Partner Bär & Karrer AG, Presidente e membro di più consigli di amministrazione, a proposito di Sherpany
Sommario
3 Riunioni, ieri e oggi
4 Quali problemi hanno portato alla creazione di portali per le
riunioni di direzione e del consiglio di amministrazione?
10 In che modo oggi strumenti obsoleti influenzano le riunioni di
direzione e del consiglio di amministrazione
14 Come il software di Sherpany ottimizza le riunioni
21 Qual è il prossimo passo per la tua organizzazione?
22 Risorse e riferimenti
www.sherpany.com 2
Riunioni, ieri e oggi
Negli ultimi 50 anni, è aumentata sia la durata che la frequenza delle riunioni.
Negli anni '60, i dirigenti e i membri del consiglio di amministrazione erano
impegnati per meno di 10 ore alla settimana in riunioni, mentre oggi i vertici
aziendali trascorrono fino a 23 ore alla settimana in riunione1.
1960 Oggi
10
ore settimanali
23
ore settimanali
+130%
Tempo impiegato in riunioni da dirigenti e membri del consiglio di amministrazione.
Immagina solo quanto tempo perdi quando stai pianificando, componendo e
pubblicando ordini del giorno o aggiornando membri del consiglio e dirigenti.
Il suddetto aumento del 130% delle riunioni ha richiesto un nuovo strumento
organizzativo che consenta di recuperare efficacemente il tempo perso.
La carta non è più all’altezza, il software in locale non è in grado di rispondere
alle esigenze di connettività e lo sviluppo di un ambiente server dedicato solo
per le riunioni non è economicamente conveniente e avrà sempre funzionalità
mancanti a causa della continua necessità di aggiornamenti.
Ecco come sono nati i portali per le riunioni di direzione e del consiglio di
amministrazione.
L'aumento del numero di riunioni e la necessità di fornire materiali per le stesse
a tutti i partecipanti, indipendentemente dal luogo o dal fuso orario, è ciò che
rende i portali per le direzioni e per i consigli di amministrazione uno strumento
di gestione delle riunioni così importante.
Il moderno portale per le direzioni e per i consigli di amministrazione è uno
strumento di collaborazione SaaS (Software as a Service) che consente:
A dirigenti e membri del consiglio di amministrazione di esaminare i materiali
per le riunioni e creare annotazioni personali sui documenti aziendali e non
aziendali, controllare la programmazione delle riunioni passate e future e altro ancora.
Alle segreterie di direzione di organizzare e pubblicare riunioni, inviare inviti
ai partecipanti, apportare modifiche agli ordini del giorno e caricare documenti
aziendali per i partecipanti, dando loro la possibilità di essere di supporto ai
processi interni di qualsiasi area aziendale con un portale per le direzioni e per i
consigli di amministrazione sicuro.
www.sherpany.com 3
Quali problemi hanno portato alla
creazione di portali per le riunioni
di direzioni e del consiglio di
amministrazione?
Se ti stai ponendo alcune delle seguenti domande, potresti riuscire ad ottenere
rapidamente la risposta. Tuttavia, se hai bisogno di saperne di più o se devi
mettere insieme tutti questi dati, la tua organizzazione potrebbe aver bisogno di
un portale per le riunioni di direzione e dei consigli di amministrazione.
Domande che si devono porre i membri del consiglio di amministrazione e i
dirigenti:
• Quando è il mio prossimo consiglio di amministrazione?
• Quando è la mia prossima riunione di direzione?
• Qual è l'agenda della riunione?
• Posso rivedere l'ordine del giorno prima della riunione?
• Chi organizza la riunione e dove si tiene?
• Quali documenti aziendali e non aziendali devo rivedere?
• Come posso essere certo di avere sempre a disposizione gli ultimi
aggiornamenti?
• C'è un modo per assicurarmi di non lasciare i miei documenti in giro?
• Dove posso leggere i verbali e gli ordini del giorno delle riunioni precedenti?
• Posso accedere alle informazioni chiave prima della riunione?
• Cosa devo fare per consultare gli ordini del giorno dell'anno precedente?
• Cosa succede se desidero accedere a tali dati da un dispositivo mobile o da
un iPad?
• Quali sono i KPI?
Domande che si devono porre gli organizzatori delle riunioni:
• Come posso informare i partecipanti alla riunione in merito alle modifiche
dell'ultimo minuto?
• Come posso modificare o aggiornare le informazioni prima, durante o dopo
la riunione?
• Posso informare i membri del consiglio di amministrazione o i dirigenti sugli
aggiornamenti dei documenti relativi alle riunioni?
• Quanto posso risparmiare sull’utilizzo della carta?
• Quanto tempo perde ogni persona coinvolta per la riprogrammazione, la
revisione e la stampa dei documenti?
• Posso ripristinare una versione precedente di un documento?
• Come posso essere sicuro di essere sempre conforme alle normative?
• C'è un modo per garantire che tutti abbiano ricevuto i documenti necessari
per la riunione?
www.sherpany.com 4Domande che ci si deve porre per quanto riguarda la sicurezza:
• Chi regola l'accesso alle informazioni sulla riunione e come?
• Quanto sono al sicuro i dati?
• Posso limitare l'accesso a riunioni e/o alla documentazione a
determinati partecipanti?
• Quanto siamo conformi agli standard di sicurezza e quali utilizziamo?
• Quanto sono protetti i nostri incontri dal punto di vista della sicurezza
informatica?
• Chi ci assicura che i rischi per la sicurezza siano ben valutati e
prevenuti?
• Chi fornisce ulteriore supporto in materia di sicurezza se sono necessari
ulteriori chiarimenti?
Il motivo per cui sono stati creati i portali per le riunioni dei consigli di
amministrazione è stato quello di rispondere alle esigenze di cui sopra e di
risolvere i problemi che derivano dalle seguenti questioni:
I membri del consiglio di amministrazione e i dirigenti
devono essere in grado di accedere alle informazioni,
in ogni momento e in modo sicuro
Se i partecipanti non hanno a portata di mano le informazioni di cui hanno
bisogno o se queste sono memorizzate su carta o su un disco rigido, avranno
di certo difficoltà a utilizzarle. Inoltre, i partecipanti devono impedire che dati
sensibili o riservati siano esposti agli hacker e ad altre parti non autorizzate.
Quanto sopra diventa estremamente urgente, specialmente se si considera che i
membri del consiglio di amministrazione e i dirigenti tendono a essere spesso in
movimento.
Uno studio in corso, lanciato da HBR nel 2006 e pubblicato quest'anno2,
rivela che circa la metà (47%) del lavoro di un amministratore delegato è stata
effettuata presso la sede della società. Il resto dell'attività è stato svolto nel
corso di visite ad altre sedi aziendali, incontri con circoscrizioni esterne, in
viaggio e a casa.
La possibilità di rivedere e accedere in modo sicuro alle informazioni riguardanti
una riunione imminente o ad archivi che includono dati di precedenti riunioni
sono un fattore cruciale per il successo di una riunione di direzione e del CdA.
Inoltre, le informazioni devono essere accessibili indipendentemente dal fuso
orario, dalla località o dal dispositivo.
www.sherpany.com 5Lavoro di CEO
47%
Svolto presso la sede della società
Svolto altrove
I membri del consiglio di amministrazione e i dirigenti
hanno bisogno di un modo più semplice per lasciare
annotazioni
I dirigenti e i membri del consiglio di amministrazione devono poter inserire
annotazioni personali sulla documentazione aziendale e non aziendale, in
qualsiasi momento e, come citato sopra, anche in viaggio.
Ciò comprende spesso ambienti offline come aeroplani, treni in corsa e luoghi
senza Wi-Fi.
Il tempo dei membri del consiglio di amministrazione e dei dirigenti è prezioso
e può essere utilizzato in modo più produttivo con la possibilità di lasciare
annotazioni, esaminare report e controllare le agende senza dover essere online,
riuscendo a prepararsi per le riunioni in qualsiasi momento.
Questo non può essere fatto in modo sicuro o efficace con la carta e nemmeno
con i sistemi desktop.
Le riunioni e il paradosso del tempo perso in gruppo
Vuoi rendere efficaci i tuoi incontri e li organizzi per migliorare la produttività
della tua azienda nel suo complesso. Le riunioni devono essere efficaci, ma nella
maggior parte delle aziende partecipare alle riunioni crea un gap di efficienza: si
trascorre più tempo in riunione per risolvere un problema in gruppo ed è sempre
meno il tempo che si riesce a dedicare alle proprie attività personali.
Questo problema accende i riflettori su qualcosa che sta probabilmente
accadendo proprio in questo momento nella tua organizzazione. La vastità dei
compiti associati alle riunioni del consiglio di amministrazione, o di qualsiasi
riunione di direzione, e il tempo sprecato nella preparazione e partecipazione a
questi incontri provocano una diminuzione della produttività dell’organizzazione.
I portali per le direzioni e per i consigli di amministrazione sono stati creati
per ottimizzare i processi delle riunioni e riguadagnare efficienza attraverso la
tecnologia. Te ne accorgerai soprattutto quando si tratterà di:
www.sherpany.com 6• Definire e gestire gli ordini del giorno.
• Organizzare tutti i documenti nel posto giusto.
• Mantenere informati tutti i partecipanti. Le persone coinvolte conosceranno
sempre l'argomento della riunione, chi lo presenta e chi è responsabile di
quale azione.
Organizzare riunioni, gestire l'ordine del giorno
e riepilogare tutto, richiede molto tempo
Preparare le riunioni, organizzarle e compilare i documenti associati è uno
spreco di tempo. Gli organizzatori e gli amministratori delle riunioni, in previsione
di un meeting devono occuparsi di una serie di attività, tra cui:
Impostazione della documentazione per la riunione: correzione di documenti
aziendali e non aziendali, ad esempio relazioni finanziarie, regolamenti di
conformità, verbali delle riunioni e altro ancora.
Preparare l'ordine del giorno: in primo luogo impostare l'agenda, senza
dimenticare i verbali delle riunioni precedenti, le voci dell'agenda attuale e tutti
i materiali ad essa associati. Inoltre, chi organizza le riunioni si deve occupare
anche della compilazione dei libri verbali e assicurarsi che i documenti siano
allineati per priorità secondo l'ordine del giorno.
Riassumere tutto ciò che riguarda le attività di cui sopra si traduce in tanto
tempo dedicato a una sola riunione.
Se si ha più di una riunione a settimana/mese/anno, si trascorre molto tempo
a svolgere solo le attività citate, ecco perché è necessario standardizzare e
automatizzare il processo per arrivare a organizzare le riunioni più velocemente.
Risparmiare sula carta, soprattutto se si può
digitalizzare tutto
Le modifiche dell'ultimo minuto su carta, influenzano tutta la documentazione
preparata. I libri verbale e gli ordini del giorno vengono rivisitati e rispediti a tutti i
partecipanti alla riunione, con grande spreco di tempo e risorse.
Le modifiche ai documenti, se non condotte in un punto di archiviazione dati
centralizzato, sono sia costose che rischiose; una recente ricerca ha rilevato che
il costo medio di un modulo cartaceo per un'azienda è di $ 4,563 (considerando
le risorse umane richieste per gestione, elaborazione e costi aggiuntivi come
la stampa e la scansione). Inoltre, uno studio dell'Agenzia per la protezione
dell'ambiente (EPA) ha rilevato che un impiegato medio utilizza 10.000 fogli di
carta all'anno4.
Ciò significa che un dipendente amministrativo costa potenzialmente all’azienda
circa $150 all'anno. Una società media di 100 persone dovrebbe affrontare
addebiti pari a $15.000. Si tratta di costi eccessivi.
www.sherpany.com 7Inoltre, per gestire in modo efficace le riunioni, è necessario lavorare in un
ambiente che consenta di inviare a tutti i partecipanti gli aggiornamenti e le
modifiche apportati, in modo sicuro ed estremamente veloce, cosa impossibile
con la carta: anche se si pensasse di spedire tramite corriere gli aggiornamenti
su carta, ci vorrebbero comunque giorni.
L'invio di informazioni e agende tramite canali non
protetti rappresenta un rischio
Gestire e spedire inviti e ordini del giorno ai partecipanti richiede molto tempo
e un ottimo coordinamento. Inoltre, le informazioni inviate, quando viaggiano
attraverso canali non protetti come le e-mail di Google o lettere cartacee,
incorrono in un gran numero di potenziali rischi in termini di integrità, sicurezza e
perdita di dati, come dimostreremo di seguito.
L'accesso sicuro ai dati sensibili è fondamentale per
tutti i partecipanti
Gestire l'accesso alle informazioni sensibili che escono dalle riunioni di direzione
e dai consigli di amministrazione, crea sempre preoccupazioni in termini di
sicurezza.
La governance è molto più difficile quando si utilizza la carta rispetto all’utilizzo
di ambienti digitali, come quelli forniti dai portali per le direzioni e per i consigli di
amministrazione. L’indagine5 sulla governance dei consigli di amministrazione di
Thomson Reuters del 2013 rileva che:
• La supervisione del rischio da parte dei consigli varia in modo
sostanziale e vi è un'ampia gamma di comportamenti. Quasi il 25% degli
intervistati dichiara che i propri CdA non si impegnano attivamente nella
supervisione del rischio. Ciò è in netto contrasto con il 55% dei consigli
di amministrazione che stabiliscono attivamente una cultura del rischio e
impongono a cascata la propria politica alla direzione. Inoltre:
• Oltre la metà degli intervistati ha dichiarato di essersi trovati in una situazione
in cui i membri del consiglio avevano lasciato documenti riservati in aree
pubbliche o avevano sentito parlare di casi in cui materiali sensibili del
consiglio venivano lasciati alla portata di chiunque.
Gli stessi problemi persistono negli ambienti online e in ambienti non moderati:
secondo il sondaggio del 2018 Global State of Information Security® condotto
da PwC6, solo il 39% delle organizzazioni è molto fiducioso che il proprio CdA
gestisca adeguatamente i rischi informatici.
Se non si controlla chi ha accesso a quale documento, agenda della riunione,
dettagli dei contatti o dati storici delle riunioni, si sta compromettendo la
sicurezza.
www.sherpany.com 8“Questo strumento è molto più di un sistema di gestione
documentale, perché copre l'intero back-end, il modo in
cui vengono condivise le informazioni e, di conseguenza,
consente a tutti di risparmiare tempo. Preparazione
ottimale: è esattamente quello che stiamo cercando.”
— Martin Wartmann, Consigliere generale del gruppo Selecta, a proposito di Sherpany.
www.sherpany.com 9In che modo oggi strumenti obsoleti
influenzano le riunioni di direzione e
del consiglio di amministrazione
Molti dei metodi utilizzati in passato per organizzare, pianificare e
sviluppare agende e informazioni, sono ancora in uso oggi. La "paura" della
digitalizzazione frena le organizzazioni e impedisce loro di progredire in un
ambiente snello e sicuro, e questo non è l'unico inconveniente.
La mancanza di digitalizzazione ha un costo elevato.
All'inizio c'erano gli ordini del giorno e i verbali delle
riunioni su carta
Sta diventando sempre più evidente per le organizzazioni che il costo effettivo
della gestione delle riunioni utilizzando supporti cartacei supera qualsiasi curva di
apprendimento che potrebbe essere richiesta dalla digitalizzazione delle riunioni
e dei dati associati.
Tuttavia, rapporti, documenti, agende e libri verbale basati su carta sono ancora
onnipresenti in molte sale riunioni.
La carta, come tutti sappiamo, ha molti svantaggi, specialmente quando si
tratta di modificare, condividere commenti e consegnare documenti a dirigenti
e membri del consiglio di amministrazione. I problemi derivanti dalla gestione
della riunione tramite la carta potrebbero interrompere qualsiasi progresso
verso la digitalizzazione che si desideri raggiungere in una data riunione.
Non sei ancora convinto? Porsi le seguenti domande è un modo rapido per
capire il prezzo reale pagato dall’azienda, per l’utilizzo della carta nell’organizzare
riunioni:
• Quante valigette portano in giro mediamente i dirigenti o i membri del
consiglio di amministrazione?
• Possono accedere a tutti i documenti richiesti?
• Come possono rivedere la documentazione risparmiando tempo se la
ricevono su carta?
• Avranno difficoltà a collegare i documenti ai KPI?
• Sono in grado di individuare rapidamente i KPI dell’azienda in tutti i
documenti?
• Come possono collaborare, aggiornare e consegnare i documenti
tempestivamente?
• In che modo i membri del consiglio di amministrazione proteggeranno il
documento?
• Chi rivedrà le loro modifiche e a chi dovranno consegnare le copie?
www.sherpany.com 10• Le segreterie riescono a integrare i cambiamenti dell’ultimo minuto, a
stamparli e condividerli rapidamente?
• Chi è responsabile della consegna delle informazioni e degli inviti alle riunioni?
• È un corriere postale?
• È in grado di proteggere le informazioni e gli inviti?
• Fornisce garanzie?
La carta non è un formato sicuro, ma pur con tutti i problemi di sicurezza
associati che circondano le pratiche basate su di essa, impallidisce rispetto agli
strumenti online gratuiti più popolari.
Gestione di riunioni di direzione e dei CdA tramite
sistemi non sicuri
Le aziende che sono entrate nella fase della digitalizzazione e che godono
dei benefici delle comunicazioni aperte e dei documenti che consentono
la collaborazione, sono sulla strada giusta. Le comunicazioni elettroniche
consentono di snellire il lavoro in modo ineccepibile, ma non senza un costo.
Strumenti non sicuri come la posta elettronica comune o le soluzioni di
archiviazione online sono incredibilmente vulnerabili a una grande varietà di
attacchi informatici. Queste soluzioni non sono progettate per proteggere i dati
aziendali sensibili e pertanto rappresentano un rischio per la sicurezza delle
informazioni archiviate.
Anche i grandi provider come Microsoft, Apple e Dropbox corrono il rischio di
subire notevoli violazioni dei dati con un impatto significativo sui loro clienti7, 8, 9, 10.
Questa vulnerabilità può colpire anche organizzazioni di grandi dimensioni come
nel caso della violazione alla banca UniCredit11 che ha compromesso 400.000
conti bancari.
Il nocciolo della questione è che quando gestisci i tuoi dati su un sistema non
protetto, insieme a te possono accedere ai tuoi dati diverse entità.
1. Le società che forniscono lo spazio di archiviazione e i mezzi di
comunicazione.
2. Tutti coloro che ottengono i dettagli di accesso a questi strumenti, compreso
il personale IT, le segreterie e le persone che su richiesta dei membri
del consiglio di amministrazione e dei dirigenti devono gestire qualcosa
nell'account.
3. Terze parti o entità malintenzionate che cercano di hackerare o accedere e
sfruttare le informazioni dell’azienda per vari motivi.
www.sherpany.com 11Le comunicazioni non sicure e gli strumenti per l'organizzazione delle
informazioni mettono a rischio i tuoi dati, la tua azienda, i membri del consiglio di
amministrazione e i dipendenti, e potrebbero provocare perdite da cui potrebbe
essere difficile riprendersi.
Anche se stai facendo del tuo meglio per proteggere questi sistemi all'interno
della tua azienda, la quantità di problemi che derivano dal lavorare con sistemi
che non sono sufficientemente sicuri incide sui benefici che l’organizzazione
potrebbe trarre dal loro utilizzo.
La mancanza di organizzazione, sia con strumenti
cartacei che digitali, costa molto alla tua azienda!
Quando hai bisogno di un documento dall'agenda dell'anno scorso, di solito
chiedi a un segretario di aprire un raccoglitore contenente i documenti o di
cercare nella cartella elettronica che contiene questi documenti. È facile cercare
un documento in ogni contenitore, anche se non sai esattamente dove si trova.
Tuttavia, organizzare una riunione e sviluppare correttamente un programma,
quando ci sono molte parti coinvolte, diventa un po’ meno agevole.
L’organizzazione delle riunioni implica uno sforzo di elaborazione continuo
che comporta il recupero e la compilazione di vaste quantità di informazioni:
un'impresa enorme.
Ecco quanto costa alla tua organizzazione cercare e recuperare informazioni:
• Il manager tipico spreca 150 ore all'anno (quasi un mese intero) alla ricerca
di informazioni perse. Per uno che guadagna $50.000 all'anno, questa
perdita equivale a $3,842 all'anno. Forbes ASAP12.
• I dirigenti di solito raccolgono un singolo pezzo di carta dalla loro scrivania
30-40 volte prima di agire su di esso. Forbes ASAP12.
“All'inizio, i nostri membri del consiglio
avevano una forte preferenza per la solu-
zione ibrida di carta più digitale. Tuttavia,
ora usano Boardroom esclusivamente
in modo digitale. L'interfaccia utente
semplice e intuitiva è uno dei punti forti,
come lo sono i risparmi di tempo nel pro-
cesso di amministrazione.”
— Sandra Gut, Assistente del Direttore Generale dell'Organizzazione Sanitaria SWICA,
a proposito di Sherpany.
www.sherpany.com 12Quando gestisci le tue informazioni su carta o quando le gestisci su un sistema che non è stato personalizzato per tali azioni, diverse cose possono andare storte: 1. Magari ora hai qualcuno nella tua organizzazione che sa dove si trova tutto. Ma devi chiederti, cosa succederà l'anno prossimo? O l'anno dopo? In che modo i tuoi nuovi dipendenti e dirigenti sapranno dove trovare ciò che serve? 2. Alcune riunioni richiedono l’elaborazione di grandi quantità di informazioni. Durante la ricerca di questi dati, gli amministratori, gli organizzatori di riunioni, i dirigenti e i membri del consiglio di amministrazione sprecano molto tempo. Anche supponendo che trovino quello che stanno cercando, stanno perdendo molto tempo nel corso del processo. 3. Dopo la riunione, tutti gli aggiornamenti, i risultati e le decisioni devono essere distribuiti alle varie parti della propria organizzazione in modo corretto, devono essere elaborati e si deve dare il via all’implementazione delle decisioni prese in modo efficace. Per funzionare in modo ottimale, è necessario un software a livello di impresa con il quale si possa gestire, tracciare e interconnettere tutto. Per tale software, è necessario disporre di regole, ruoli, governance e conformità. Tutti i tuoi dati e il loro utilizzo devono essere monitorati, consentendoti di risolvere eventuali problemi in tempi relativamente brevi. Se stai gestendo questo processo all'esterno, il tuo rischio aumenta considerevolmente a causa di: • Perdita di informazioni. • Violazione dei dati. • Tempo perso. • Tracciamento degli indicatori KPI in modo inefficace. • Problemi di comunicazione. Questi rischi comprometteranno non solo il tuo impegno a condurre una riunione di direzione o del CdA produttiva ma anche la capacità della tua organizzazione di applicare le decisioni prese durante le riunioni stesse. www.sherpany.com 13
Come il software di Sherpany ottimizza le riunioni Le sfide affrontate dai direttori esecutivi, dai membri del consiglio di amministrazione, dalle segreterie di direzione e dagli amministratori delle riunioni sono notevoli. Il software di gestione delle riunioni di Sherpany offre un'esperienza intuitiva e sicura che consente ai partecipanti di concentrarsi sui risultati e sul processo decisionale. Supporta la preparazione della riunione aumentando la produttività, riducendo i costi, i rischi per la sicurezza IT e facendo risparmiare tempo in ogni riunione organizzata dagli amministratori. Affinché le riunioni abbiano successo, gli organizzatori devono dedicare molto tempo alla creazione e alla compilazione di tutti i materiali richiesti. I direttori esecutivi e i membri del CdA devono avere accesso alla documentazione pertinente, indipendentemente da dove si trovino o quale sia il fuso orario. Hanno bisogno di accedere ai materiali delle riunioni precedenti, alle decisioni prese e di essere informati tempestivamente delle modifiche dell'ultimo minuto. In questo modo, la preparazione delle riunioni diventa più efficiente dal punto di vista dei contenuti e richiede meno tempo, consentendo di concentrarsi sul processo decisionale e guidare l'azione durante la riunione, per applicare rapidamente le decisioni prese. Le riunioni formali sono, in tal modo, trasformate da perdite di tempo in momenti di creazione di valore e i partecipanti investono meglio il loro tempo. Ecco perché le aziende hanno bisogno di una soluzione digitale che consenta loro di elaborare grandi quantità di informazioni, compilarle, comunicare internamente a tutti i partecipanti il processo di riunione, toccare tutti i punti dell'agenda durante l'incontro, consentire a tutti di lavorare in modo produttivo e fare il tutto in un ambiente altamente sicuro. È qui che brilla il software di gestione delle riunioni di Sherpany Il software di Sherpany ha un impatto sul modo in cui i leader si incontrano e prendono decisioni. Standardizzando e digitalizzando ogni processo, l'organizzazione diventa più produttiva e aggiunge più valore alle loro attività. Sherpany lo fa cogliendo tutto ciò che conta in una riunione, per ogni funzione aziendale, e organizzando tali informazioni in un unico posto. Attraverso l'allineamento tra persone, processi e tecnologia, la nostra soluzione assicura che i dirigenti, i membri del CdA e gli amministratori traggano pieno beneficio da un processo standardizzato, pur avendo sempre le informazioni giuste a portata di mano. www.sherpany.com 14
Inoltre, gli organizzatori delle riunioni, che rappresentano lo staff degli amministratori nella tua azienda, con l’accesso giusto saranno in grado di aggiornare le parti interessate, compilare documenti e facilitare le riunioni nel modo più efficace. Ecco come Sherpany si assicura che le riunioni siano ottimizzate in termini di produttività, efficienza, sicurezza ed economicità: Come Sherpany fa risparmiare tempo a dirigenti e membri del consiglio di amministrazione Sherpany fornisce a dirigenti e membri del CdA l'accesso alla documentazione della riunione, all'ordine del giorno della stessa e molto altro ancora. Non si deve stampare nulla, non si devono portare in giro documenti e gli aggiornamenti arrivano istantaneamente. I membri del consiglio di amministrazione e i dirigenti possono facilmente lasciare le loro annotazioni e lavorare mentre hanno accesso online. Inoltre, possono lavorare offline mentre stanno prendendo un volo o un treno e le loro annotazioni offline verranno caricate sul software Sherpany una volta che si ricollegheranno tramite Wi-Fi e sincronizzeranno i loro account Sherpany. Inoltre, Sherpany si assicura che tutte le informazioni necessarie ai membri e ai dirigenti del consiglio siano disponibili sul software per riunioni di Sherpany. Come Sherpany fa risparmiare tempo alla segreteria aziendale La soluzione per la gestione delle riunioni di Sherpany può far risparmiare alle segreterie di direzione fino al 50% del tempo che dedicano alla creazione degli ordini del giorno13, con l'aiuto di modelli di agenda specifici per settore, adattati alle riunioni trimestrali ordinarie. Il tempo risparmiato può arrivare fino all'80%, se si possono duplicare le riunioni trimestrali degli anni precedenti, adeguandole all'agenda dell'anno in corso. “Sherpany consente una vera partecipazione, ricevo approfondimenti sulle informazioni aziendali più rilevanti e posso persino porre domande direttamente.” — Ingrid Schmid, Segretaria del Consiglio di Amministrazione di EMMI AG, a proposito di Sherpany. www.sherpany.com 15
Razionalizzazione dell'accesso, della ricerca e dello
sviluppo dei documenti
Sherpany è un software di gestione delle riunioni moderno e completamente
conforme, che aiuta a garantire una buona governance della cultura della
riunione all’interno dell’organizzazione.
Oltre a una ricerca sicura di tutti i documenti, il software supporta una
registrazione conforme delle riunioni, ad esempio documenti, verbali, decisioni,
ecc. Fornisce una panoramica storica di tutte le azioni intraprese in ogni riunione
che include:
• Cambiamenti dell'ultimo minuto.
• Aggiornamenti ai documenti.
• Aggiornamenti agli ordini del giorno delle riunioni
• E aggiornamento dei Libri Verbale (possono essere generati e inviati a tutti i
partecipanti alla riunione, in pochi secondi).
Sherpany funziona in diversi ambienti, garantendo accesso a ciascun ruolo in
base alle proprie esigenze per ottimizzare la produttività e il progresso degli
obiettivi di riunione, ciò significa che:
• Dirigenti e membri del consiglio di amministrazione possono accedere
a Sherpany tramite i loro dispositivi mobili come iPad, iPhone e tablet
Windows. Inoltre, se necessario, possono accedere all'app via Internet.
• Le segreterie e gli amministratori aziendali possono accedere a Sherpany
tramite un ambiente web che consente loro di organizzare le riunioni ed
eseguire tutte le attività richieste.
• I partecipanti ad una determinata riunione hanno accesso a documenti
aziendali e non aziendali. Hanno un invito personale alla riunione e accedono
all'agenda, che consente loro di prepararsi per quella riunione specifica.
Ciò consente molto di più della semplice revisione della documentazione:
dirigenti e membri del consiglio di amministrazione possono prepararsi a fondo
per l'incontro, aggiungendo le loro annotazioni personali in privato sul sistema
(solo loro vi hanno accesso), organizzandosi adeguatamente e in anticipo per gli
incontri.
Tutti i documenti dell'azienda sono disponibili sull'app sicura di Sherpany,
organizzati e ricercabili in base alla data, alla data della riunione, al nome della
riunione, al proprietario del documento, alle modifiche, ai partecipanti alla
riunione, alla versione del documento e molto altro.
www.sherpany.com 16Si può accedere facilmente a più riunioni
Direttori esecutivi e membri del consiglio di amministrazione possono risparmiare
tempo accedendo al software con un unico login, molto utile quando hanno più
mandati. Inoltre, possono visualizzare in modo sicuro e in tempo reale tutte le
loro riunioni, ordini del giorno e documenti.
Questo focalizza i partecipanti sugli argomenti a disposizione e consente loro di
prepararsi, rivedendo gli ordini del giorno e i verbali delle riunioni precedenti o
modificando le loro annotazioni.
Un alto livello di sicurezza e riservatezza dei dati per
tutte le esigenze della tua azienda
Sherpany è un software di gestione delle riunioni estremamente sicuro.
L'accesso all'app è limitato e vengono applicati metodi di autenticazione
avanzati per garantire che gli accessi siano protetti. Ci sono due modi in cui gli
utenti possono accedere all'app:
• Autenticazione a 2 fattori con nome utente, password e token SMS, che
vengono inviati ogni volta che gli utenti accedono.
• Oppure autenticazione a 2 fattori con nome utente, password e SoundProof.
Questa innovativa tecnologia di autenticazione basata sul suono può essere
utilizzata come un modo più sicuro e allo stesso tempo più conveniente per
accedere alla soluzione Sherpany.
Inoltre Sherpany garantisce qualità e sicurezza alla protezione dei dati e della
privacy essendo conforme a:
• Certificati ISO 27001 e ISAE 3000.
• Piena conformità con il Regolamento Svizzero sulla Protezione dei Dati
(Swiss Data Protection Regulation) e con il Regolamento Europeo sulla
Protezione dei Dati (GDPR).
L'accesso al software di gestione delle riunioni di Sherpany è in linea con gli
standard di e-banking, tramite un browser su desktop o tramite un'app su
dispositivi mobili. Richiede un processo di autenticazione a 2 fattori e si basa su
una crittografia avanzata (AES 256, SSL-TLS 256).
Inoltre, gli organizzatori della riunione possono definire diversi livelli di sicurezza
del documento e diversi ruoli utente. I documenti non possono andare persi
perché non c'è bisogno di stampare, il che garantisce che non ci sia esposizione
di dati sensibili a parti non autorizzate.
www.sherpany.com 17www.sherpany.com 18
Sherpany è il modo più economico per gestire riunioni
dirigenziali e del consiglio di amministrazione
Il nostro software di gestione delle riunioni è una soluzione digitale end-to-end.
La nostra soluzione fa in modo che:
• Direttori esecutivi e membri del consiglio di amministrazione possano
risparmiare tempo, prendendo decisioni rapidamente, in un ambiente
digitalizzato che consente di rivedere i documenti aggiornati in un ambiente
sicuro.
• Le segreterie di direzione e gli amministratori delle riunioni possono
risparmiare tempo digitalizzando tutto il materiale della riunione, senza dover
stampare nulla o produrre aiuti visivi non digitalizzati, in modo da pianificare
riunioni e distribuire gli aggiornamenti rapidamente.
Digitalizzare le riunioni è economicamente conveniente in funzione del
tempo che si risparmia, come si può vedere nel calcolo di seguito. I membri del
consiglio di amministrazione e i dirigenti possono lavorare ovunque e in qualsiasi
momento della giornata e le segreterie non hanno bisogno di ristampare e
compilare manualmente gli incontri: è tutto su Sherpany.
Sherpany è un software per la gestione delle riunioni pluripremiato e una
soluzione SaaS di elevata sicurezza. La piattaforma è nata come startup in
rapida crescita in Svizzera e si è sviluppata nel tempo arrivando ad essere una
società di medie dimensioni con una forte presenza europea.
La funzionalità di ricerca consente a organizzatori di riunioni, dirigenti e membri
del CdA di trovare qualunque documento risparmiando complessivamente il
50%13 del tempo dedicato alla preparazione dei lavori per la riunione, soprattutto
quando si tratta di stampare documenti.
Abbiamo calcolato tutte le risorse spese per un incontro con il calcolatore per
riunioni di Harvard Business Review (HBR)14 per mostrarti esattamente quanto
stai risparmiando, digitalizzando i tuoi incontri con Sherpany:
Costo di un incontro = pro rata dello stipendio dei
partecipanti
1 ora di riunione per otto partecipanti con uno stipendio annuale di €120K
+ Tempo di arrivare alla riunione (o costi di viaggio, 10 minuti) + Costo del
materiale per la riunione (carta, penne ecc.) + Ciò che non può essere incluso a
causa di difficoltà valutazione:
(1) costo di non prendere decisioni nella riunione + (2) costo della riunione in
termini di problemi collaterali / opportunità.
Questo calcolo presuppone 50 riunioni all'anno:
www.sherpany.com 19Costo di 50 incontri di direzione in un anno Senza Sherpany
Con Sherpany
60000
€ 54,200
50000 € 46,640
40000
€ 33,600
Costi in euro (€)
30000
€ 25,200
20000
€ 15,840 € 15,000
10000
€ 5,600 € 5,600
€0 €0
0
Costi totali Stipendio dei Software per riunioni Tempo speso in Materiali per le riunioni
partecipanti riunioni
Sherpany fa risparmiare alla tua azienda ca. € 8.000 all'anno!
“Un notevole aumento dell'efficienza nella preparazione e
conduzione delle riunioni.”
— Peter Quadri, membro di più CdA ed ex CEO di IBM Svizzera, a proposito di Sherpany.
www.sherpany.com 20Qual è il prossimo passo per la tua
organizzazione?
Indipendentemente da come la si guardi, la necessità di passare a un
ambiente più digitalizzato e il cambiamento della cultura delle riunioni e
aziendale fanno già parte del presente.
Le aziende si stanno muovendo rapidamente verso la completa digitalizzazione
con l'ausilio di strumenti SaaS (Software as a Service) e gli effetti sulle riunioni
sono innegabili.
I portali per le direzioni e per i consigli di amministrazione stanno rendendo gli
incontri più:
• Economici in termini di costo: riduzione del costo per riunione, minor
tempo perso da parte di dirigenti e membri del consiglio nelle ricerche di
documenti e possibilità di lavorare quando è conveniente per loro.
• Economici in termini di tempo: le segreterie sono più efficienti grazie alla
compilazione e all’aggiornamento delle riunioni in un ambiente digitalizzato in
cui tutti sono immediatamente raggiungibili.
• Sicuri: il rischio di perdita di dati è notevolmente ridotto a causa
dell'ambiente digitalizzato e della mancanza di materiale stampato.
Con Sherpany le riunioni costano meno, i preparativi richiedono meno tempo,
tutto ciò che fai è sicuro ed è più facile prendere le decisioni giuste perché si
può accedere alle informazioni giuste, al momento giusto, ovunque, in qualsiasi
momento.
Inizia a partecipare con piacere alle riunioni aziendali,
adottando una nuova cultura delle riunioni!
Prova Sherpany
“Utile sotto ogni aspetto - la nostra
esperienza con Sherpany Boardroom
è eccellente.”
— Andreas Schmid, Presidente del CdA dell'Aeroporto di Zurigo, Helvetica Capital, e Holding AG,
a proposito di Sherpany.
www.sherpany.com 21Risorse e riferimenti
1 The Science and fiction of meetings, Researcher Gate, 12.2007
2 How CEOs Manage Time, HBR, 07.2018
3 Process-Critical Forms and the Mobile Workforce AIIM.org 04.2012
4 Average U.S. Office Worker Uses 10,000 Sheets of Paper Per Year Mashable 04.2014
5 Thomson Reuters Annual Board Governance Survey Thomson Reuters 02.2013
6 The Global State of Information Security® Survey 2018 by PwC Survey 2018
7 The ultimate security vulnerability data source CVE Details Live Feed 2018
8 What You Need to Know about Ransomware Attacks and Office 365 Spanning 04.2018
9 Why Exchange Online Protection didn’t block this virus and what can I do? TechNet 09.2016
10 How secure are Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive and Apple iCloud cloud storage services?
Alper 05.2016
11 UniCredit Bank’s third party leads to hack on 400,000 clients The Cyber-Security Source
Magazine 07.2017
12 The Cost of Lost Productivity, poor Time Management, Inability to Prioritize, and Procrastination
A Clear Path Quoting Forbes ASAP
13 How can a board portal help you with the annual agenda? Shepany’s Blog 11.2016
14 Estimate the Cost of a Meeting with This Calculator HBR 01.2016
www.sherpany.com 22Puoi anche leggere
