GOVERNO US E DOD - PROCUREMENT LE REGOLE DA SEGUIRE PER ACCEDERE AL MERCATO US E PER MANTENERE GLI IMPEGNI PRESI CON US GOVERNMENT
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Governo US e DoD – Procurement
Le Regole da Seguire per Accedere al Mercato US e per
Mantenere gli Impegni Presi con US Government
FAR (Federal Acquisition Regulation)
DFAR (Defense Federal Acquisition Regulation)
Ambasciata d’Italia a Washington 4-5 Novembre 2013
CFO
US DCAA/DCMA Relations
Giuseppe Riccio
giuseppe.riccio@alenia.it
Tel: +39 3666713283
Indice
• Introduzione
• L’organizzazione del Governo e del Department of Defence USA
per valutare le Aziende, i Programmi ed i Contratti
• I Contratti e la CWBS (Contractual Work Breakdown Structure)
• FAR (Federal Acquisition Regulation) and DFAR (Defense
Federal Acquisition Regulation) e CAS (Cost Accounting
Standards)
• Summary
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013
Il Controllo dei Costi e la Valutazione dei Programmi sono diventati l’argomento principale per
decidere la sorte di Nazioni, Conglomerati Industriali, Multinazionali, Aziende e anche Piccole
Imprese.
I parametri economici e finanziari che fino a qualche anno fa regolamentavano le valutazioni sulla
redditività di un programma non sono più sufficienti a garantire i giusti input per decretarne il
successo o la chiusura.
Sempre più spesso le decisioni, e quindi il destino di un’Impresa, sono in mano a Organismi
esterni che seguono regole di valutazione a volte sconosciute a coloro che subiranno le
conseguenze.
Nazioni e Sistemi che più hanno subito gli eventi di questi ultimi anni hanno avviato una
radicale, profonda e rapida rivisitazione dei propri metodi di controllo e valutazione.
Il più grande “generatore” di contratti per le Aziende, il Governo gli Stati Uniti, constatata
l’inefficacia dei tradizionali sistemi di “Cost Control and Program Evaluation” ha intrapreso lo
sviluppo di nuovi evoluti metodi e ne ha imposto l’applicazione ai propri Fornitori con l’obiettivo
di tutelare le proprie Aziende da gestioni “inadeguate”. L’obbligo dell’applicazione puntuale dei
nuovi metodi e procedure è stato garantito tramite l’emissioni di nuove leggi ed incentivato dal
mancato accesso a “gare”, dal rischio della cancellazione di contratti stipulati o da trattenute sui
pagamenti di beni e servizi a volte già consegnati ed erogati.
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013
Così come accaduto negli anni 50 e 60 del secolo scorso, dopo la Seconda Guerra mondiale, il
compito di introdurre le nuove regole per “correggere”, “rimodellare” e “far evolvere” i sistemi
industriali è stato affidato agli immensi contratti del “Department of Defense” (DoD), quello che
noi comunemente chiamiamo “Pentagono”.
Il programma scelto come principale iniettore nei Sistemi Industriali delle nuove “rules” è il più
grande, impegnativo, lungo, importante e costoso della storia dell’industria americana: il velivolo
da combattimento F-35.
Le nuove regole di controllo servono ad insegnare alle industrie a “proteggersi” meglio dalle
evoluzioni dei mercati e dai tagli di “budget” e contemporaneamente servono a “tutelare” gli
investimenti e gli sforzi che il Governo Americano sta facendo per rafforzare il tessuto industriale
del Paese
Per raggiungere questi obiettivi il Governo degli Stati Uniti ha attinto alle sue migliori risorse e
selezionato alcune delle risorse dei suoi alleati.
Gruppi come il CAPE, il PARCA e l’IDA, che raccolgono le migliori menti degli Stati Uniti, sono stati
chiamati ad affrontare questa sfida.
1.CAPE: Cost Assessment and Program Evaluation
2.PARCA: Performance Assessments and Root Cause Analyses
3.IDA: Institute for Defense Analyses
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013
La necessità di dover fornire una appropriata risposta alle richieste del Governo Americano ha
spinto tutte le industrie che sono interessate a collaborare con gli USA ad avviare una rapida
analisi delle nuove procedure ed a trovare il modo più adatto per poter ottenere gli opportuni
“Certificate” e “Validation”.
La ricerca delle opportune risposte da parte delle Industrie è stata incentivata dalla ferma
volontà del Governo USA di non voler più riconoscere i costi che non rispondevano alle nuove
“rules” creando evidenti apprensioni sui margini previsti per contratti oggetto di verifica.
L’applicazione delle nuove metodologie di “Cost Control and Program Evaluation” tutela le
nostre Aziende ed i nostri Programmi, ci permette di prendere decisioni difficili con la
consapevolezza di avere o meno le giuste informazioni e ci insegna ad elaborare i “billion” di
dati che i nostri sistemi aziendali gestiscono.
Proprio i sistemi di controllo aziendale, gli ERP, gli EVMS, con la loro espansione ed evoluzione
hanno evidenziato problematiche inimmaginabili anni fa.
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013
La ricerca continua della “cattura” di ogni singolo dato che “viaggia” nelle nostre Aziende ha
portato alla inevitabile creazione di enormi flussi strutturati di informazioni che sono sempre
più difficili da sintetizzare in modo organizzato e coerente. “Popolare” la “Contract Work
Breakdown Structure” con i costi sostenuti si rivela inesorabilmente un’ impresa al di là delle
possibilità di gran parte delle Industrie.
Un'altra novità non prevista dalle Aziende, ma voluta del Governo USA, è stata la necessità della
“riduzione della distanza” tra il Top Management e la “realizzazione” delle analisi più sensibili
da sottoporre allo stesso Governo USA.
In altri termini le nuove procedure inducono la creazione di profili che possedendo una
conoscenza profonda dell’Industria e delle regole di Business traducano le proprie competenze
in un elemento che possa fondersi con i dati messi a disposizione dei vari ERP e con le nuove
procedure.
In questo modo si possono realizzare sintesi che permettono una rapida e completa analisi del
Business e quindi della solidità o meno dell’Azienda o di un Contratto specifico. Il “Pentagono”
anche in questo caso con il supporto del CAPE e dell’IDA ha creato i moduli di sintesi chiamati
“1921”, “1921-1”, “1921-2”, “1921-3” e “1921-4”.
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Avere le stesse capacità e conoscenze di un “Prime Contractor Top Level” è un vitale per
qualunque Paese, Sistema Industriale o Azienda.
Il nostro Paese, con le sue risorse ed i suoi “campioni nazionali”, ha saputo dimostrare le
proprie capacità ed il proprio valore arrivando ad essere tra i 60 selezionati dal Governo
Americano che hanno la possibilità di esprimere le proprie opinioni e consigli direttamente all’
“Office of the Secretary of Defense”, senza passare per “intermediari americani” in merito a
questi argomenti.
Le capacità del nostro Paese non sono passate inosservate all’ Institute for Defense Analyses
(IDA). L’Istituto, che nasce come distaccamento dell’MIT, raccoglie le migliori menti degli Stati
Uniti per supportare la “White House”, l’”United States Government” , l’”Office of the
Secretary of Defense” e le “National Security Agency”.
Per la prima volta un “non americano” è stato ammesso come membro permanente del “Cost
Control and Program Evaluation Focus Group” al pari livello dei grandi fornitori strategici per
DoD.
Nel “Cost Control and Program Evaluation Focus Group” vengono discusse, condivise ed
eventualmente modificate le leggi e le regole che si trasformeranno in clausole contrattuali.
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Conservare i privilegi descritti in precedenza non sarà facile, per le “regole
USA” ogni risultato raggiunto non è definitivo, almeno una volta all’anno si
deve dimostrare di meritare ancora il ruolo ottenuto tramite procedure di
“validation”; nel caso non si riuscisse a garantire lo stesso livello
precedentemente dimostrato non si avrebbe più il diritto a rivestire il ruolo
precedentemente assegnato.
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013L’organizzazione del Governo e del Department of Defence USA per
valutare le Aziende, i Programmi ed i Contratti
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Governo USA – Valutazione Aziende , Programmi e Contratti
Government
Accountability Office
GAO
Source : Office of Secretary of Defense – Office of the Director of Administration and Management
Source : DoD
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013U.S Government Control and Audit Directorate and Agencies:
- Cost Assessment and Program Evaluation (CAPE)
- Defense Contract Management Agency (DCMA)
- Defense Contract Audit Agency (DCAA)
CAPE
Cost Assessment and Program Evaluation (CAPE) provides independent analytic advice to the Secretary of Defense on all
aspects of the Defense program, including alternative weapon systems and force structures, the development and
evaluation of defense program alternatives, and the cost-effectiveness of defense systems. CAPE is an intellectually
independent advisor to the Secretary of Defense and President of the United States.
CAPE avoids making public statements regarding the defense program and, in particular, defending or justifying that
program. This allows CAPE to take positions in private that it could not easily take in public, to play the role of devil's
advocate, to propose and analyze alternatives to both military service and administration positions
DCMA
The Defense Contract Management Agency (DCMA) is the Department of Defense (DoD) component that works directly
with Defense suppliers to help ensure that DoD, Federal, and allied government supplies and services are delivered on
time, at projected cost, and meet all performance requirements. DCMA directly contributes to the military readiness of
the United States and its allies, and helps preserve the nation's freedom.
DCAA
The Defense Contract Audit Agency (DCAA): under the authority, direction, and control of the Under Secretary of Defense
(Comptroller), (USD(C))/Chief Financial Officer (CFO), Department of Defense.
The DCAA, while serving the public interest as its primary customer, shall perform all necessary contract audits for the
Department of Defense and provide accounting and financial advisory services regarding contracts and subcontracts to all
DoD Components responsible for procurement and contract administration. These services are provided in connection with
negotiation, administration, and settlement of contracts and subcontracts to ensure taxpayer dollars are spent on fair and
reasonable contract prices. The DCAA shall provide contract audit services to other Federal agencies as appropriate.
Source : DoD
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013I Costi ed i Ricavi
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013DoD USA Contracts Rules, Control and Elements
Request for Proposal Contract Start Contract End
Proposal Activity 01
Activity 02
Activity 03
Activity 04 Activity n
Departments of Army, Navy and Air Force –> REQUIREMENTS -> Governmental Program Offices
FAR (DFAR) 15 - Contracting and Negotiation
FAR (DFAR) 34 – Major System Acquisition
FAR (DFAR) 42 – Contract Administration and Audit Services
FAR (DFAR) 52 – Solicitation Provisions and Contract Clauses
DCAA (Defense Contract Audit Agency) and
DCMA (Defense Contract Management Agency)
CAPE (Cost Assessment and Program Evaluation)
Material and Services, Indirect Costs, Other Direct Costs – Direct /Indirect hours
Hourly Rates, G&A, MH e Royalties and Facilities Capital Cost of Money
Procedures , Policies and Information Technology
Earned Value Management System (EVMS)
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Un esempio di Costi e Ricavi 1/2
Advanced Tank Technologies Washington, DC
Proposal Submitted in Response to RFP DAAH01-07-R-0001
Element of Cost Amount Reference
Engineering Labor $452,151 Schedule 1
Manufacturing Labor 26,412 Schedule 1
Direct Labor Overhead @ 56.7% 271,345 Schedule 2
Material 113,175 Schedule 3 (next page)
Material Handling Overhead @ 5.0% 5,659 Schedule 4
Subtotal $868,742
G&A @ 8.0% 69,499 Schedule 5
Estimated Cost $938,241
Profit @ 10.0% 93,824*
Total Price $1,032,065
========
Source : DoD
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Un esempio di Costi e Ricavi 2/2
Advanced Tank Technologies Washington, DC
Proposal Submitted in Response to RFP DAAH01-07-R-0001 Schedule 3
Shock Absorber Bill of Material
Support Qty Unit Price Total Notes
(Note 3)
Sheet Metal 1,600 sq. meters $25.00 $40,000 (1)
Casings 750 pcs. 8.50 6,375 (2)
Plastic 7,500 pcs. 5.75 43,125 (1)
Springs 1,700 pcs. 4.00 6,800 (2)
Bolts 7,500 pcs. 2.25 16,875 (2)
Total Material $113,175
============
Note
1. I prezzi esposti sono supportati dalle quotazioni di diversi fornitori. Il prezzo proposto è quello più basso disponibile
(ACME Corporation quotazione del 21 Ott 2006). I dettaglio delle diverse offerte è disponibile nel file "DAAH01-07-R-
0001, Dettaglio Offerte Venditori; ulteriori informazioni sono immediatamente disponibili su richiesta.
2. I prezzi sono verificabili nel catalogo Springs R Us edizione 2006. Il catalogo è disponibile per eventuale verifica
contabile presso il nostro ufficio commerciale.
3. Le quantità proposte derivano dai disegni tecnici. I disegni sono nel file "DAAH01-07-R-0001, Engineering Drawing"
immediatamente disponibile su richiesta. Source : DoD
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Esempio di Margini in funzione delle attività
1. Per il lavoro sperimentale, di sviluppo, o di ricerca svolti nell'ambito
di un contratto cost - plus - fixed fee, il margine non deve superare
il 15 per cento del costo stimato del contratto, escluso lo stesso
margine.
2. Per le attività di architettura o di ingegneria svolte per lavori
pubblici o di utilità, il margine per la produzione e la consegna di
disegni, progetti o specifiche non deve superare il 6 per cento del
costo stimato di costruzione dell'opera pubblica o di utilità
, margine escluso.
3. Per altri contratti cost - plus - fixed fee, il margine non deve
superare il 10 per cento del costo stimato del contratto, escluso lo
stesso margine.
Source : DoD
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013I Contratti e la CWBS (Contractual Work Breakdown Structure)
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013La Work Breakdown Structure
La WBS è sempre costituita da due gruppi di elementi
La WBS può avere diversi livelli di profondità.
Se ci sono elementi ad alto valore, ad alto rischio
• Il Primo caratterizzante il prodotto oggetto della misurazione o da tenere “sotto controllo” per diverse
• Il Secondo comune e tutti i prodotti motivazioni si scende al di sotto il “terzo livello”
Anche gli “elementi comuni” possono avere
dei livelli più profondi nel caso sia necessario
controllare alcune attività “sensibili” come i
Training ed il Supporto al Prodotto.
Source : DoD
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013La WBS del Programma e del Contratto - “Prime Contractor”
e quella del “Sub Contractor”
Generalmente la WBS di “Programma” è diversa da quella del “Contratto”, ma le
differenze devono limitarsi solo al livello di dettaglio e non possono modificare le
“struttura di base”
La WBS del “Prime Contractor”, ovvero di colui che stipula il contratto con il Cliente finale, deve
essere correlata con quelle dei suoi “Sub Contractor”, ovvero di coloro che stipulano un contratto
con il “Prime Contractor” e non direttamente con il Cliente finale
Source : DoD
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013La WBS, la “Resource Data Table” (RDT) ed i “confronti”
Tutte le WBS, quella del Cliente (Program Office), quella del “Prime Contractor” e
quella dei “Sub Contractor” sono correlate tra di loro.
La “Resouce Data Table” traccia la correlazione tra le diverse WBS e le diverse
Organizzazioni
Una volta che la “mappa delle risorse” è stata tracciata vengono individuati i “punti
di controllo” ed i “Contractor” che saranno soggetti a verifica.
Source : DoD
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013FAR (Federal Acquisition Regulation) /
DFAR (Defense Federal Acquisition Regulation) and
CAS (Cost Accounting Standards)
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013FAR/DFAR
and CAS
Le acquisizioni dei Beni e Servizi da parte del Governo USA sono regolamentate dalle FAR
(Federal Acquisition Regulation).
La corretta applicazione delle FAR ai contratti del DoD US è definita delle DFAR (Defense Federal
Acquisition Regulation).
Esempi:
52.215-10 PRICE REDUCTION FOR DEFECTIVE CERTIFIED COST OR PRICING DATA
52.216-7 ALLOWABLE COST AND PAYMENT
52.230-2 COST ACCOUNTING STANDARDS
52.230-6 ADMINISTRATION OF COST ACCOUNTING STANDARDS
252.215-7002 COST ESTIMATING SYSTEMS REQUIREMENTS
Le “Cost Accounting Standards” (CAS) sono un gruppo di 19 regole promulgate dal United
States Government per definire i costi “riconoscibili” durante una negoziazione per acquisire
Beni e Servizi.
Le CAS differisco dalle FAR in quanto le FAR si applicano in pratica a tutti i Contratti ed a tutti i
Fornitori mentre le CAS si applicano solo ai principali Contratti.
Esempi:
401 Consistency in Estimating, Accumulating and Reporting Costs
402 Consistency in Allocating Costs Incurred for the Same Purpose
Source : Gov USA – DoD
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Summary
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Summary
Il Controllo dei Costi e la Valutazione dei Programmi sono diventati l’argomento
principale per decidere la sorte di Nazioni ed Aziende.
I parametri economici e finanziari tradizionali non sono più sufficienti a garantire la
corretta valutazione per decretare il successo o la chiusura di un Programma.
Nazioni e Sistemi che più hanno subito gli eventi di questi ultimi anni hanno avviato una
radicale, profonda e rapida rivisitazione dei propri metodi di controllo e valutazione.
Il Governo gli Stati Uniti ha intrapreso lo sviluppo di nuovi evoluti metodi e ne ha
imposto l’applicazione ai propri Fornitori con l’obiettivo di tutelare le proprie Aziende da
gestioni “inadeguate”.
Conoscere questi metodi decreterà nel prossimo futuro l’affermazione o il fallimento
per molte Aziende.
Oggi abbiamo cominciato a conoscere queste nuove tecniche.
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Come Finmeccanica ed Alenia Aermacchi interpretano il
ruolo di un “Campione Nazionale”
AleniaAermacchi - Società del Gruppo Finmeccanica è onorata della
possibilità che il Governo Italiano, il Ministero degli Esteri e
l’Ambasciata d’Italia a Washington le stanno dando.
Condividere e diffondere i risultati che stiamo ottenendo, le capacità in
nostro possesso e le conoscenze acquisite è un nostro dovere.
Il ruolo dei “Campioni Nazionali” è dimostrare che la fiducia in essi
riposta non deve essere mai rimpianta, i “Campioni” devono rendere
orgogliosi tutti quelli che credono in loro.
AleniaAermacchi e le Persone che lavorano in questo grande Gruppo
sono consci della loro responsabilità e degli obblighi che da essa
derivano. Sanno che non possono deludere la fiducia in essi riposta.
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Next Steps
Eventuali prossimi punti di approfondimento:
I Costi e l’EVMS (Earned Value Management System) – I Requisiti del Governo USA
I “modelli” di calcolo. Come generare modelli sempre nuovi e sempre conformi alle
continue variazioni dei requisiti e delle domande del Governo USA utilizzando le
banche dati aziendali
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***gr Alenia Aermacchi – Washington 4-5 Novembre 2013Puoi anche leggere
