Fleet Administration Roma, Gennaio 2015
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SU Automotive Solutions Fleet Administration Roma, Gennaio 2015
SU Automotive Solutions
Sommario
1. Il Gruppo DEKRA
2. L’attività di Fleet Administration
3. I servizi offerti
3.1 Servizi “pre - flotta”
3.2 Amministrazione Parco Auto
3.3 Servizi “on top”
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SU Automotive Solutions
Sommario
1. Il Gruppo DEKRA
2. L’attività di Fleet Administration
3. I servizi offerti
3.1 Servizi “pre - flotta”
3.2 Amministrazione Parco Auto
3.3 Servizi “on top”
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DEKRA Italia
Il Gruppo DEKRA
Esperienza per il Futuro
1925 1970 1996 2005 2009 2012
Fondata a Presente nelle Nuova Creazione del Ingresso nel Espansione nell’ambito
Berlino officine organizzazione business mercato della della Consulenza per la
come dalla fine degli e focus ispezioni certificazione sicurezza dei processi e
associazione anni ‘70 strategico industriali di prodotto organizzativa
registrata
N
Sviluppo della
Ingresso nel presenza
Sviluppo di una mercato Il fatturato internazionale su
Riconosciuta rete di centri Avanzamento dell’energia e supera tutti i cinque
come revisione nella dell’espansione nell’industria di 2 miliardi di continenti ed in
organizzazione per Germania dell’Est internazionale processo EURO oltre 50 Paesi
il controllo dei
veicoli
1960 1990 1998 2007 2011 2013
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DEKRA Italia
Il Gruppo DEKRA
Oggi
Sicurezza come missione da Statuto
sin dal 1925
Nella top 5 mondiale per servizi di testing
e certificazione delle imprese
Portfolio servizi orientato verso i settori automotive,
industrial e personnel
Impegno sociale a lungo termine per migliorare la
sicurezza del traffico
Servire i nostri clienti su tutti i continenti
e in oltre 50 Paesi
Riconosciuti da oltre 32,600 dipendenti nel mondo
come datore di lavoro affidabile e attraente
Partner affidabile per la Società, per i clienti e per i
dipendenti
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DEKRA Italia
Il Gruppo DEKRA
Portafoglio servizi
AUTOMOTIVE SERVICES INDUSTRIAL SERVICES PERSONNEL SERVICES
Rete centri Revisioni Prove su materiali e ispezioni Training & Education
Perizie Meccaniche Prove su prodotti e certificazione Human Resources
Automotive Solutions Business Assurance Development & Services
Omologazioni & Testing Ispezioni Industrial e costruzioni
Claims Services Process Safety
Business Consulting
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DEKRA Italia
Il Gruppo DEKRA
In Italia
Sede a Cinisello Balsamo (MI), filiali a
Roma, Verona e Torino
12 linee di servizio nei settori Automotive,
Industrial e Personnel
Fatturato di 45Mil. di euro
550 persone sul territorio nazionale
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SU Automotive Solutions
Sommario
1. Il Gruppo DEKRA
2. L’attività di Fleet Administration
3. I servizi offerti
3.1 Servizi “pre - flotta”
3.2 Amministrazione Parco Auto
3.3 Servizi “on top”
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SU Automotive Solutions
2. L’attività di Fleet Administration
2.1 Le necessità delle realtà aziendali incontrate
Monitoraggio
costante della flotta
Tempi e costi di
gestione
Strumenti informatici
ad hoc
Amministrazione del Parco Auto
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SU Automotive Solutions
2. L’attività di Fleet Administration
2.2 Lo scopo e gli obiettivi di DEKRA
DEKRA Italia, dopo aver studiato il contesto aziendale generale e le esigenze specifiche del reparto di
competenza, supporta il Fleet Manager, sia dal punto di vista consulenziale che operativo, nell’amministrazione
della Flotta Aziendale, orientandolo verso le scelte migliori, in linea con le necessità e strategie aziendali.
Ottenere il massimo valore dal Parco Auto gestito,
puntando ad un risultato operativo efficace ed
efficiente per il Cliente → COST SAVING
Fleet
Administration
by
DEKRA Rendere la gestione del Parco Auto più snella,
controllata e maggiormente adeguata alle proprie
esigenze → TAILOR MADE SERVICE
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2. L’attività di Fleet Administration
2.3 I risultati del Fleet Administration by DEKRA
Totale
variabilizzazione
dei costi
Ottimizzazione Assistenza e
delle procedure relazione proattiva
amministrative e con gli utilizzatori,
operative le sedi periferiche
Fleet ed i fornitori
Administration
by
DEKRA
Ottimizzazione,
Automazione del monitoraggio e
processo controllo dei costi
di gestioneSU Automotive Solutions
2. L’attività di Fleet Administration
2.4 Personale implant/shared implant/outplant
Benefici
→ Securizzazione dei processi ad opera di personale specializzato
→ Riduzione/variabilizzazione dei costi del personale in base alla flotta media mensile
→ Continuità nello svolgimento delle attività, senza interruzione per ferie, permessi o malattie
→ Verifica rispondenza dell’operatività dei processi rispetto alle procedure aziendali
→ Investimento in personale DEKRA a fronte di risparmio di costi di gestione della flotta (Payback)SU Automotive Solutions 2. L’attività di Fleet Administration 2.5 I principali Clienti Page 13 © 2014 DEKRA 12/02/2015
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Sommario
1. Il Gruppo DEKRA
2. L’attività di Fleet Administration
3. I servizi offerti
3.1 Servizi “pre - flotta”
3.2 Amministrazione Parco Auto
3.3 Servizi “on top”
Page 14 © 2014 DEKRA 12/02/2015SU Automotive Solutions
3. I servizi offerti
DEKRA Italia eroga una serie di servizi raggruppabili in tre “macro – attività”:
Servizi • Assessment del Parco Auto
“pre - flotta” • Attività consulenziale e rapporti con fornitori
• Monitoraggio Flotta
• Controllo amministrativo
• Driver Helpdesk Service
Amministrazione • Controllo percorrenze chilometriche
Parco Auto • Gestione sinistri e furti
• Gestione carte carburante
• Gestione short term, sostitutive e trasporti
Servizi • Gestione Multe
“on top” • Company Car Sharing
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Sommario
1. Il Gruppo DEKRA
2. L’attività di Fleet Administration
3. I servizi offerti
3.1 Servizi “pre - flotta”
3.2 Amministrazione Parco Auto
3.3 Servizi “on top”
Page 16 © 2014 DEKRA 12/02/2015SU Automotive Solutions 3. I servizi offerti 3.1 Servizi “pre - flotta” → Assessment del Parco Auto OBIETTIVO “Fotografare” la situazione attuale della flotta aziendale del Cliente, verificandone la metodologia di gestione, in modo da proporre miglioramenti dal punto di vista economico e qualitativo COME 1. Studio della struttura aziendale, dei processi interni e delle procedure che caratterizzano il Fleet dpt 2. Analisi dei processi critici e privi di valore aggiunto 3. Individuazione delle aree di miglioramento e degli interventi per l’ottimizzazione delle performance RISULTATO Individuazione e sviluppo di “leve strategiche” atte alla gestione efficace ed efficiente di una Flotta Aziendale Esempi: Toshiba Page 17 © 2014 DEKRA 12/02/2015
SU Automotive Solutions 3. I servizi offerti 3.1 Servizi “pre - flotta” → Attività consulenziale e rapporti con fornitori OBIETTIVO Fornire un servizio di “consulenza” e supporto al Cliente per la definizione della Car Policy e per l’organizzazione della gara d’appalto COME 1. Studio delle esigenze del cliente (di carattere economico, sociale, organizzativo) 2. Interazione “diretta” di DEKRA Italia con noleggiatori, costruttori, società petrolifere 3. Identificazione di specifiche e peculiarità per la definizione di una gara d’appalto “ad hoc” RISULTATO Sfruttamento delle migliori offerte proposte dai noleggiatori, guadagno significativo su “volume rebates” riconosciuti dai costruttori, vantaggi conseguenti ad un rapporto “diretto” con le società petrolifere Esempi: Takeda Page 18 © 2014 DEKRA 12/02/2015
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3. I servizi offerti
3.1 Servizi “pre - flotta” → Attività consulenziale e rapporti con fornitori
Focus sulla SICUREZZA STRADALE: DEKRA è impegnata, a livello nazionale ed internazionale, in attività che
mirano allo sviluppo dei principi di affidabilità delle auto, prudenza e consapevolezza alla guida e sicurezza
stradale:
• DEKRA 4S [Scuola Superiore Sicurezza Stradale] presso l’Autodromo di Imola
o Sono proposti corsi di Guida Sicura, Guida Sportiva, Neve e Ghiaccio,
Fuoristrada, Eco Drive
• DEKRA parte attiva degli incontri con il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti
o Partecipazione ai tavoli di lavoro per la sperimentazione dei Corsi di Guida Sicura Avanzata (CGSA)
• DEKRA firmataria della Carta Europea per la sicurezza stradale
o Promozione di azioni e iniziative sulla sicurezza stradale destinate alla società civile
contribuendo alla creazione di misure preventive e soluzioni
• Rapporto Affidabilità DEKRA 2014: www.dekrareportusato.it
o Analisi sulle difettosità dei veicoli usati, classificandoli a seconda dei segmenti di mercato e delle
fasce di chilometraggio percorso
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Sommario
1. Il Gruppo DEKRA
2. L’attività di Fleet Administration
3. I servizi offerti
3.1 Servizi “pre - flotta”
3.2 Amministrazione Parco Auto
3.3 Servizi “on top”
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3. I servizi offerti
3.2 Amministrazione Parco Auto → Monitoraggio Flotta
Attraverso un controllo costante e dettagliato della flotta, è possibile trarre una serie di vantaggi a beneficio del
Cliente:
• Manutenzione flotta: contatto diretto con l’officina/carrozzeria per l’effettuazione degli interventi di natura
ordinaria e straordinaria
Benefici
→ mobilità sicura
→ allungare il “ciclo di vita” di una vettura (soprattutto per le auto di proprietà)
→ sollevare i dipendenti dal contatto con i centri per la “presa d’appuntamento”
• Monitoraggio percorrenze chilometriche: analisi dei Km effettuati dai dipendenti (tracciatura tramite e-mail,
carta carburante, strumenti informatici)
Benefici
→ congruenza degli effettivi km percorsi rispetto alle fatture emesse dalle società petrolifere
→ addebiti ai dipendenti per uso privato della vettura
→ “riparametrazioni” economicamente convenienti
→ “riassegnazione” auto
• Analisi composizione flotta
Benefici
→ definire una “car list” in linea con le attività svolte dai dipendenti
→ scegliere un tipo di alimentazione delle vetture coerente con i tragitti percorsi
→ selezionare vetture il cui costo, per l’azienda, sia bilanciato col fringe benefit del dipendente
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3. I servizi offerti
3.2 Amministrazione Parco Auto → Controllo amministrativo
L’operato di DEKRA Italia non è orientato alla “gestione” della Flotta, che rimane prerogativa strategica del Fleet
Manager, ma alla sua “amministrazione”, assecondando i meccanismi interni e le necessità aziendali:
• Controllo fornitori e relative fatturazioni
Benefici
→ verifica automatizzata delle fatture emesse
→ securizzazione del processo di pagamento
→ contatto diretto con i fornitori in caso di incongruenze
→ verifica rispondenza degli accordi contrattuali
• Creazione e monitoraggio ordini: tracciatura su sistema informatico di un ordine di vetture (dalla richiesta al
noleggiatore alla ricezione del veicolo, fino alla riconsegna/riscatto)
Benefici
→ contatto diretto col NLT per la richiesta di vetture
→ controllo costante dello “stato di avanzamento” ordine
→ verifica corrispondenza vettura vs ordine
→ procedura di riconsegna ovvero attivazione procedure di acquisto del veicolo
• Reporting
Benefici
→ visibilità completa sulla gestione della Flotta (tailor-made sulle esigenze del Cliente)
→ verifica immediata di eventuali anomalie
→ suggerimenti per eventuali punti di miglioramento
→ trasmissione informazioni ad altri reparti aziendali (es. payroll per variazioni del fringe benefit e/o
addebito contributo aggiuntivo per cambio fascia auto, trattenute per contravvenzioni o danni da incuria)
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3. I servizi offerti
3.2 Amministrazione Parco Auto → Driver Helpdesk Service
Compito di DEKRA Italia è sollevare il Driver/Dipendente da ogni incombenza legata all’uso della vettura assegnata:
• Driver Helpdesk Service: assistenza per ogni problematica e chiarimento
Benefici
→ Supporto dedicato per una relazione diretta con gli utilizzatori
→ Info Point: centro di informazione relativo all’uso della vettura
→ Assistenza al dipendente con continuità e tempestività
→ Vehicle Care: interazione con i fornitori per la cura dei veicoli
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3. I servizi offerti
3.2 Amministrazione Parco Auto → Controllo percorrenze chilometriche
La verifica dei Km percorsi da un dipendente è un valido strumento che consente al Cliente di godere di una
serie di vantaggi:
• Controllo percorrenze chilometriche: monitorare e analizzare il chilometraggio effettuato da una vettura
attraverso l’uso di strumenti informatici, email o carte carburante
Benefici
→ Corretta assegnazione di una categoria di vetture in base alle reali attività del dipendente
→ Analisi emissione CO2
→ Monitoraggio consumi e relativa impronta ecologica, in ottica di “green footprint” e “corporate social
responsibility”
→ Congruenza degli effettivi Km percorsi rispetto alle fatture emesse dalle società petrolifere
→ Addebiti ai dipendenti per uso privato della vettura
→ Analisi per eventuali riparametrazioni/esubero KM
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3. I servizi offerti
3.2 Amministrazione Parco Auto → Gestione sinistri e furti
Durante il “ciclo di vita” delle vetture, viene data assistenza alla Società Cliente, e più nello specifico al
dipendente, nella gestione di un sinistro (con o senza controparte, attivo o passivo), in caso di furto o incendio,
dando tutte le istruzioni del caso sulle procedure da seguire;
Benefici
→ Supporto al dipendente in caso di richiesta info sulle procedure da seguire
→ Contatto diretto con la società assicuratrice per la risoluzione delle problematiche
→ Raccolta e archiviazione documentazione
→ Trasmissione informazioni al payroll per addebiti dovuti a danni da incuria
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3. I servizi offerti
3.2 Amministrazione Parco Auto → Gestione carte carburante
Nella gestione delle carte carburante rientrano una serie di servizi che vanno dalla distribuzione delle tessera,
alla loro tracciatura su sistema informatico, fino all’analisi delle fatture emesse dalle società petrolifere
Benefici
→ Distribuzione organizzata e securizzata delle carte carburante e codici PIN
→ Archiviazione informatica delle carte distribuite
→ Analisi rispondenza fatture emesse rispetto ai Km percorsi
→ Contatti diretti con le società petrolifere per eventuali incongruenze
→ Contestuale monitoraggio carte e analisi percorrenze KM per eventuali
riparametrazioni auto
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3. I servizi offerti
3.2 Amministrazione Parco Auto → Gestione short term, sostitutive e trasporti
Consiste in tutte quelle attività che consentono al Cliente di usufruire di una “vettura di cortesia”, in caso di
necessità durante il periodo di noleggio
Benefici
→ Identificazione della vettura più vicina e in “pronta consegna” (gestione “ultimo miglio”)
→ Ritiro e consegna personalizzato per Senior Management/Board (servizio di “valeting”)
→ Monitoraggio spese legate all’uso di auto sostitutive rispetto ai parametri contrattuali col NLT
→ Gestione “flottino” (auto pool o di proprietà del NLT)
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Sommario
1. Il Gruppo DEKRA
2. L’attività di Fleet Administration
3. I servizi offerti
3.1 Servizi “pre - flotta”
3.2 Amministrazione Parco Auto
3.3 Servizi “on top”
Page 28 © 2014 DEKRA 12/02/2015SU Automotive Solutions 3. I servizi offerti 3.3 Servizi “on top” → Gestione multe OBIETTIVO Seguire il “ciclo di vita” delle sanzioni ricevute, sollevando il Cliente da ogni tipo di incombenza, dalla gestione della comunicazione in interno/esterno, al pagamento della multa ovvero ricorso all’Ente erogatore DESTINATARI Società con flotte di veicoli noleggiati e/o di proprietà, costruttori e noleggiatori BENEFICI → Definizione di un processo securizzato e personalizzato alle esigenze del Cliente → Interazione diretta con gli Enti Erogatori e NLT → Relazione con gli utilizzatori e gestione criticità (riduzione punti o ritiro patente) → Tracciatura informatizzata del processo, con annessa archiviazione della documentazione cartacea → Oblazione sanzione in nome e per conto del Cliente → Pagamento entro i termini previsti per usufruire delle riduzioni degli importi dovuti → Supporto legale in caso di opposizione di ricorso → Gestione del processo per Gruppi Societari con più sedi legali o ragioni sociali → Prevenzione emissione cartelle esattoriali Page 29 © 2014 DEKRA 12/02/2015
SU Automotive Solutions
3. I servizi offerti
3.3 Servizi “on top” → Gestione multe
Focus sul PROCESSO
Ricezione
multa
Verifica
Ricezione della utilizzatore
sanzione e verifica Informazione
dei dati in essa Verifica abbinamento
contenuti targa – utilizzatore
assegnatario
Tracciatura dati
Invio comunicazione e archiviazione
all’utilizzatore circa la
sanzione e gli step Tracciatura
da intraprendere informatizzata delle
attività svolte e
archiviazione della
documentazione
cartacea
Esempi: Nissan, Takeda, Amgen…
Page 30 © 2014 DEKRA 12/02/2015SU Automotive Solutions 3. I servizi offerti 3.3 Servizi “on top” → Company Car Sharing OBIETTIVO Gestione della prenotazione dei veicoli di pool in modo organizzato e informatizzato, garantendo a tutti i dipendenti, in maniera equa e per scopi lavorativi, l’uso delle vetture. RISULTATO Con una soluzione veloce ed economica, il Cliente avrà la possibilità di gestire in modo automatizzato e accurato il Parco Auto di pool, garantendosi un costante monitoraggio e completa visibilità immediata. Esempi: Rai Page 31 © 2014 DEKRA 12/02/2015
SU Automotive Solutions
3. I servizi offerti
3.3 Servizi “on top” → Company Car Sharing
PROCESSO
• Creazione login e psw per ogni dipendente
• Accesso al portale per la prenotazione
Prenotazione • Scelta della vettura più vicina e adatta alle proprie esigenze
• Ricezione di un PIN per il ritiro
• Presenza di Key Distributor nei parcheggi di stoccaggio
Ritiro veicolo • Inserimento del PIN ricevuto in fase di prenotazione
• Ritiro delle chiavi dalla cassettiera installata nel parco auto
• Riconsegna della vettura su parco
Riconsegna • Inserimento delle chiavi nella cassettiera e dei
KM della vettura al momento della restituzione
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3. I servizi offerti
3.3 Servizi “on top” → Company Car Sharing
BENEFICI
→ Monitoraggio costante delle auto in condivisione
→ Controllo dei costi di gestione delle vetture
→ Corretta “ripartizione d’uso” delle vetture in condivisione per scopi prettamente professionali
→ Creazione di reportistiche dettagliate
→ Analisi strutturate (es. mancati prelievi; ritardi nei ritiri/consegne; frequenza uso veicoli nei giorni festivi)
→ Monitoraggio dei consumi rispetto ai KM percorsi
→ Analisi percorrenze chilometriche
→ Corretto dimensionamento del parco auto a seconda delle reali esigenze del Cliente
→ Redistribuzione uniforme delle percorrenze chilometriche tra tutte le auto
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