EVENTI DIGITALI: SETTE BEST PRACTICE PER IL SUCCESSO
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Innovazione
EVENTI DIGITALI:
SETTE BEST PRACTICE
PER IL SUCCESSO
I
Eventmb, una delle risorse L MONDO DEGLI EVENTI
è ufficialmente entrato in
Le regole di un evento di successo,
tuttavia, non cambiano quando di-
online più autorevoli una nuova era. Nulla sarà più venta digitale: dobbiamo avere
e aggiornate sull’industria come prima, persino quando
torneremo a incontrarci di perso-
chiari i nostri obiettivi, lavorare
ancora di più sui contenuti, cono-
degli eventi, ha reso na. Il futuro, infatti, sarà verosimil- scere il nostro pubblico e farlo sen-
pubblico un report con mente ibrido e la componente digi-
tale avrà un ruolo da protagonista.
tire parte attiva durante i lavori,
emozionarlo, offrire l’opportunità
linee guida e consigli Si risparmierà tempo (ci vogliono di conoscere nuove persone e, in
per l’organizzazione pochi secondi per entrare in un vir-
tual meeting, quando in una gran-
definitiva, fare business.
Il panel di esperti chiamati a rac-
di eventi digitali, dopo de sala congressi si impiegavano colta da Eventmb ha stilato una
aver chiamato a raccolta fino a 30 minuti), l’audience sarà
più numerosa e i costi ridimensio-
serie di best practice per gli even-
ti digitali in un report: “The vir-
un panel di 20 esperti nati, con l’ingresso, però, di nuove tual event tech playbook”. Qui di
internazionali per il Virtual voci: perché dietro a uno schermo
vogliamo persone interessate e
seguito una sintesi con gli spunti
più interessanti (l’intero docu-
Event Tech Day, lo scorso coinvolte. Le dimensioni medie di mento può essere scaricato dal sito
ottobre. Il report offre un evento erano di 500 persone, ora eventmanagerblog.com).
1. Budget e profitti
si parla di 5mila. Eventi con
insight e stimoli per tutti 40-70mila partecipanti saranno più
i manager del settore facilmente gestibili online. E i viag-
gi d’affari? In molti casi verranno
Se il budget è altamente variabile,
con un risparmio di costi innega-
sostituiti da questi nuovi format. bile, il 71% degli organizzatori di
Chi obietta che Zoom non potrà eventi interpellati durante un re-
mai prendere il posto di una fiera cente sondaggio prevede di recu-
Davide Mura o di conferenze internazionali do- perare il 25%, o meno, delle perdi-
vrebbe soffermarsi sulle proposte te attraverso gli eventi digitali.
dei diversi player, secondo cui, as- Il 15% si aspetta di recuperare il
sicurano, quasi tutto potrà essere 25-50% e solo una piccola mino-
svolto da remoto. ranza (il 2%) prevede di guada-
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gnare il 100% del reddito previsto cipale. Un evento può essere free vi crescere. Se l’organizzatore di
per il 2020 utilizzando questi for- se, ad esempio, è parte di una base eventi era abituato a partire da
mat. Non è possibile ricostruire un di abbonamenti, se è concepito co- biglietti da 1.000 dollari, ora deve
settore con il 2%, quindi bisogna me lean generation (un’azione di fare un passo indietro. Chi partiva
evidentemente guardare oltre. marketing per generare nuovi da 50 dollari può essere più in li-
L’industry valeva da mezzo a un clienti) o se qualcuno lo sponsoriz- nea. Il prezzo ideale? Dovrebbe
trilione di dollari. La cifra si è no- za. È possibile garantirsi entrate essere tra questi due estremi.
tevolmente ridotta. Per ora nessu- anche dagli espositori. Ci sono diversi modi per “muove-
no monetizza i virtual events. Un Occorrono poi prezzi differenziati re soldi” all’interno di un evento
grande evento poteva far incassa- per i partecipanti: una tariffa di digitale: dalle donazioni alle
re fino a 10 milioni di dollari. Lo base che permette praticamente a sponsorizzazioni. Anche in que-
stesso, online, se va bene, può ge- chiunque di prendere parte all’e- sto caso è possibile prevedere con-
nerarne uno o due, il che significa vento, per poi aggiungere un po’ tributi su più livelli. Il modello a
che di per sé il settore degli eventi di più per il secondo livello, e an- cui ispirarsi potrebbe essere il
digitali non è sostenibile finanzia- cora oltre per il terzo livello (ma- crowdfunding.
2. Engagement,
riamente se concepito con le stesse sterclass, feature secondarie ecc.).
logiche tradizionali. L’obiettivo Si può dunque partire da 75 dolla-
dovrebbe allora essere quello di ri per un evento di un giorno, sa- target e audience
cambiare il modello di business. lire fino a 500 e triplicare la cifra. L’attenzione di un partecipante a
Non ci si può più concentrare sul- Ci possono essere biglietti per un evento, anche digitale, crolla
le entrate legate alla vendita dei gruppi, con tariffe per interi team. dopo 20 minuti. Allo stesso tempo,
biglietti. L’evento può anche esse- Questo permette di attirare più oggi siamo tutti più produttivi.
re gratuito. Gli aspetti da conside- persone. Un biglietto “aziendale” Non ci fermeremo più a chiacchie-
rare sono tre: il primo è che tutto può valere 1.800 dollari: basta che rare prima, durante e dopo l’even-
dipende dalla nostra attività prin- se ne vendano 10 per vedere i rica- to. Se abbiamo 70.000 persone su
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una piattaforma, come possiamo È utile consentire l’anonimato ai non era a proprio agio con la tec-
fare in modo che si sentano coin- partecipanti: interverranno più nologia per gli eventi digitali. Le
volte all’interno del nostro am- volentieri. I sondaggi sono poi un applicazioni mobile del settore so-
biente? Dovremmo attivare chat, ottimo modo per far sentire le per- no state inizialmente create per gli
sondaggi e Q&A. Consideriamo sone come se fossero parte della eventi fisici, ma ora sempre più si
poi che un pubblico può essere conversazione: occorre poter rea- adattano a quelli online.
internazionale, con diversi fusi gire alla sessione in corso come si La piattaforma ideale per un even-
orari. Possiamo valutare pro- reagirebbe a un post di Facebook. to digitale deve fare in modo che
grammi differenziati per il pubbli- Chiamiamo chi ci sta seguendo tutti i contenuti possano vivere on
co online, che è composto da esse- con il loro nome. All’ultimo evento demand. Le persone devono po-
ri umani, non dimentichiamocelo, di Tony Robbins si sono tenute im- tervi accedere in qualsiasi momen-
e per il pubblico presente in sala. pegnate virtualmente 30mila per- to tramite registrazione e cliccare
sone per quattro giorni di fila. Lo sull’agenda in modo molto intuiti-
spazio fisico è stato reinventato nel vo per entrare e uscire dalle pre-
digitale. Robbins era circondato a sentazioni.
I partecipanti a un evento, 360 gradi, in modo che potesse ve- Uno dei motivi per cui gli organiz-
anche digitale, devono dere e sentire i partecipanti. Sono zatori di eventi si sono affrettati a
essere visti come state create connessioni emotive e utilizzare Zoom è per la sua chat,
influencer e ambasciatori proposte esperienze per grandi ta- per i sondaggi e i Q&A. Sfortuna-
del nostro brand voli di lavoro. tamente, molti sistemi di strea-
in grado di alimentare Gli organizzatori dovrebbero esse- ming non hanno queste feature,
micro tribù con contenuti re in grado di personalizzare i per- ma è importante assicurarsi che ci
correlati al settore corsi per ogni tipo di partecipante siano. I partecipanti dovrebbero
– virtuale e di persona – a partire trovarsi tutti nello stesso ambiente
dalla registrazione. È fondamenta- di chat, che è un enorme passo
le sapere bene chi ci sta ascoltando avanti per fondere l’ambiente di-
I partecipanti a un evento, anche e vedendo: se si tratta di informa- gitale e fisico in un’esperienza
digitale, devono essere visti come tici, potrebbero apprezzare una ibrida.
influencer e ambasciatori del no- proposta con codici da decifrare. La diretta andrebbe sempre prefe-
stro brand in grado di alimentare Una delle nostre più grandi sfide rita alle registrazioni perché con-
micro tribù con contenuti correlati in questo momento è far sì che per- sente un migliore coinvolgimento.
al settore. Si può chiedere prima ai sone dal vivo possano interagire Si può parlare e condividere allo
partecipanti cosa desiderano e co- con i partecipanti online attraver- stesso tempo commenti e informa-
me. Alla fine, sollecitiamo sempre so un’unica piattaforma: il nostro zioni sui social. Il format “simuli-
un feedback. pubblico è sempre uno solo. ve” può essere una valida alterna-
3. Tecnologia,
Attenzione allo “Zoom burnout”: tiva: si trasmette una registrazione
le pause non vanno mai dimenti- in streaming, ma poi c’è qualcuno
cate e si possono suggerire app che piattaforme che dal vivo risponde alle chat.
permettono di prendere appunti e analytics Un aspetto interessante degli
vocali e catturare immagini per Dati recenti ci dicono che quasi il eventi digitali è la possibilità di
non stancarsi troppo. 60% degli organizzatori di eventi tenere traccia del comportamento
46 DIRIGENTE - DICEMBRE 2020di tutti i partecipanti: queste infor-
mazioni ci possono essere utili per
gli eventi futuri e per dare valore
a quello che facciamo. I dati sono
insomma il bene più prezioso per
fare marketing e costituiscono il
valore aggiunto del nostro evento
da promuovere per sponsorizza-
zioni.
4. Content
Negli eventi non fisici la frase
“content is king” deve diventare
un mantra per gli organizzatori. Il
Digitale o virtuale? il parere di Daniele Capogna,
modello di riferimento è Netflix e
executive manager e co-founder di Smart Eventi
le piattaforme di streaming, con «Durante questa pandemia il mondo degli eventi ha subito una rivoluzione totale. L’of-
un’offerta costantemente aggior- ferta di piattaforme per eventi digitali e virtuali è cresciuta in modo esponenziale.
nata e raccomandazioni sulla base Superati i primi mesi di difficoltà, dove abbiamo avuto notevoli problemi a far percepire
dei propri interessi. alle aziende il vero potenziale di questi strumenti, oggi possiamo dire che c’è una mag-
Per quanto riguarda i contenuti, è giore consapevolezza dei vantaggi.
Tuttavia, è necessario fare chiarezza tra “digitale” e “virtuale”. Per digitale noi in-
possibile fornire al nostro pubbli-
tendiamo la possibilità di collegarsi online con piattaforme di videoconferenza più o
co digitale materiali diversi ri-
meno personalizzabili, fino ad arrivare a piattaforme interamente customizzate dove
spetto a quelli per le persone pre-
realizzare ambienti anche 2D con collegamenti esterni a servizi di live streaming. A
senti fisicamente, come ad esem-
questo si può integrare una regia televisiva in uno studio di riprese, per rendere l’even-
pio un playbook. Potremmo an- to un vero e proprio show, con collegamenti e inviati, ad esempio, dagli store di una
che premiare le persone attraver- catena di negozi o dagli uffici dell’azienda.
so strategie di gamification per Per eventi virtuali, invece, intendiamo un’immersione completa del singolo parte-
aver scoperto più contenuti, che cipante in un ambiente 3D, che agisce sotto forma di avatar di libera personalizzazio-
gli organizzatori dovranno impo- ne in uno spazio virtuale immersivo creato ad hoc ogni volta. Tale spazio può essere
stare per mantenere l’attenzione organizzato per una fiera di settore o per un evento, ma la caratteristica è quella di vi-
di un pubblico online. La collabo- vere l’esperienza in prima persona senza muoversi dalla propria scrivania e senza
razione con i propri fornitori per- avere particolari competenze tecniche.
mette di capire come presentarli e Parlando di fiere, l’ambiente 3D in cui si muove attivamente il partecipante, sia
condividerli. esso buyer, espositore o semplice visitatore, fa sì che venga riprodotta virtualmente
quella che è l’atmosfera dell’expo, con la relativa dotazione di spazi espositivi, aree relax
5. Intrattenimento dove intrattenere rapporti e fare networking tramite chat 1:1 o di gruppo, nonché di
sale conferenze o auditorium di grande capienza in cui ascoltare speech tenuti da rela-
Hollywood e il cinema in generale
tori di proprio interesse, come si farebbe dal vivo in un coinvolgimento totale e in prima
dovrebbero essere il modello a cui
persona. Stiamo realizzando questo per Geco Expo, la prima fiera virtuale italiana sulla
ispirarsi. Il cinema e gli show uti- sostenibilità, aperta anche a una platea internazionale, che si terrà dal 28 al 30 genna-
lizzano palchi, un’illuminazione io 2021».
impeccabile, effetti speciali, musi-
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giano i partecipanti a confrontarsi valori aziendali e di relazionarci
tra loro e ad avviare una conver- meglio gli uni con gli altri.
sazione su un argomento specifi- Le lavagne digitali possono dare
co. La segmentazione consente di una mano agli introversi (Mural,
definire micro tribù all’interno ad esempio, può essere uno stru-
delle piattaforme, esperienze per- mento da utilizzare come rompi-
sonalizzate e progettazione di ghiaccio e per attività specifiche).
punti di contatto autentici tra i Esistono poi parecchie piattafor-
gruppi di partecipanti. me che offrono spazi per le com-
È utile inserire un codice QR sullo munity e che consentono di creare
sfondo che rimanda al profilo forum e gruppi di discussione:
LinkedIn di ognuno. I partecipanti Chorus, Mighty Network, Circle.
possono anche essere segmentati Il community manager è il facilita-
automaticamente. tore per il confronto e le condivi-
I vip non dovrebbero essere distur- sioni.
7. Come si vendono
bati tutto il tempo, quindi è possi-
bile limitare l’accesso ai tipi di mes-
ca, energia, c’è una sceneggiatura saggi che le persone possono con- gli eventi virtuali?
che non lascia nulla al caso. Non dividere con loro. Se gli sponsor sono coinvolti in
guarderemmo mai un film in cui I consigli di matchmaking e connes- diretta, può essere utile informar-
una persona parla per due ore sen- sione oggi possono essere fatti li che 350 persone li stanno guar-
za azione, perché dunque dovrem- dall’intelligenza artificiale. Una dando. Mostrare un vasto pubbli-
mo sorbirci un evento digitale sta- caratteristica interessante è la capa- co aggiungerà valore per chi inve-
tico e senza interazione? La creati- cità di abbinare le persone ad ste nel nostro evento e garantirà la
vità si può sbizzarrire: da attività aziende, brand e prodotti. sua soddisfazione.
immediate come i selfie ai concorsi Anche i fornitori e gli sponsor pos- La strategia di marketing dovreb-
per bambini, dai tour virtuali in sono fare networking. Occorre ri- be guardare ai veri competitor
città alle esperienze online come pensare a quello che si offre negli online: Facebook, Instagram,
quelle proposte da Airbnb. L’in- stand virtuali attraverso una dimo- Google Ads e YouTube. Il punto
trattenimento, insomma, è impre- strazione dal vivo, demo preregi- è che questi canali sono già saturi
scindibile. Le persone vogliono strate o la possibilità di chattare. di pubblicità, quindi gli eventi
vivere esperienze, anche in un Post evento ci potrebbero essere digitali rappresentano una nuova
evento non fisico. Il tutto si deve momenti di contatto in cui i parte- opportunità per chi vuole fare co-
sposare con una videocamera in cipanti hanno la possibilità di com- municazione. Si può vendere una
alta risoluzione e a una qualità au- mentare i lavori svolti e dedicarsi sponsorizzazione di lead genera-
dio professionale. ad attività da remoto, tutti insieme tion o una crescita sui canali so-
6. Networking
o in gruppi. cial. Il Roi per gli sponsor è più
Lo storytelling ha un ruolo chiave. chiaro in un ambiente digitale,
e community Occorre raccontare storie, parte in- dove i dati, come dicevamo, sono
Le stanze di networking come le tegrante di ogni comunità. Le sto- tracciabili e rappresenteranno il
breakout room di Zoom incorag- rie permettono di comprendere i nostro punto di forza.
48 DIRIGENTE - DICEMBRE 2020Puoi anche leggere
