Conservazione a norma dei documenti informatici e dei messaggi PEC: come preservare i dati nel tempo e renderli validi in giudizio ...
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LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Conservazione a norma dei documenti informatici e dei messaggi PEC: come preservare i dati nel tempo e renderli validi in giudizio a cura di Robert Braga, commercialista in Novara Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 1
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE E tu? Che professionista sei? Il programma: • Esame normativa di riferimento della conservazione a norma dei documenti informatici (novità dal 1 gennaio 2022); • Esame normativa di riferimento sulla formazione e gestione della PEC • Casi pratici di conservazione della PEC e dei documenti informatici • Risposte ai quesiti Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 2
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE E tu? Che professionista sei? Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 3
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE la conservazione a norma … in arrivo le nuove linee guida 5 Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE le nuove linee guida SCOPO: 1) incorporare in un’unica linea guida le regole tecniche e le circolari in materia, per ottenere un’unica normativa di riferimento 2) aggiornare le attuali regole tecniche previste dall’art 71 del CAD 3) regolano la formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento informatico ENTRATA IN VIGORE - 01 gennaio 2022 SISTEMA DI CONSERVAZIONE Si tratta di implementare un archivio digitale che sIa rispettoso dello standard ISO 14721:2012 (OAIS) integrato con la norma UNI 11386, (Standard SInCRO - Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali) che sia interoperabile. In sostanza viene individuato uno schema XML, una struttura dati, ampiamente condivisa da adottare per supportare l’interoperabilità tra i sistemi in caso di migrazione da un sistema di conservazione a un altro. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE le nuove linee guida in sostituzione di: • DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” (ad eccezione dell’art. 13 che rimane in vigore fino alla emanazione delle Linee guida di cui all’art. 29 del CAD) • DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico” (ad eccezione art. 2 comma 1, art. 6, art. 9, art. 18 commi 1 e 5, art. 19, art. 20, art. 21) • DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” • Circolare AgID n. 60 del 23 gennaio 2013 in materia di “Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le Pubbliche Amministrazioni” è abrogata e sostituita dall’allegato 6 Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE le nuove linee guida Ciclo di vita del documento informatico Il ciclo di vita di un documento informatico può essere suddiviso in tre fasi principali: Formazione Gestione Conservazione “Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte”. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE le nuove linee guida La struttura Allegati Formazione dei documenti 1. Glossario dei termini e degli acronimi informatici 2. Formati di file e riversamento 3. Certificazione di processo Gestione dei documenti informatici 4. Standard e specifiche tecniche 5. Metadati Conservazione dei documenti 6. Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati, che informatici sostituisce la circolare 60/2013 dell’AgID Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC NUOVE DEFINIZIONI il CAD e il documento informatico ART. 1 p) documento informatico: il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; p-bis) documento analogico: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; Il fascicolo informatico è un’aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento. le nuove linee guida Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 10
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Le caratteristiche del documento informatico ❑ identificato in modo univoco e persistente ❑ immodificabile (nessuna alterazione in fase di accesso, gestione e conservazione) ❑ associato permanentemente ai metadati Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 11
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Le caratteristiche del sistema di conservazione Mediante il sistema di conservazione vanno garantite: ❑ Integrità - Caratteristica di un documento informatico o di un'aggregazione documentale in virtù della quale risulta che essi non hanno subito nel tempo e nello spazio alcuna alterazione non autorizzata. La caratteristica dell'integrità, insieme a quella della completezza, concorre a determinare la caratteristica dell'autenticità ❑ Autenticità - Caratteristica in virtù della quale un oggetto deve considerarsi come corrispondente a ciò che era nel momento originario della sua produzione. Pertanto un oggetto è autentico se nel contempo è integro e completo, non avendo subito nel corso del tempo o dello spazio alcuna modifica non autorizzata. L'autenticità è valutata sulla base di precise evidenze Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 12
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Le caratteristiche del sistema di conservazione Mediante il sistema di conservazione vanno garantite anche: ❑Staticità – assenza di elementi dinamici quali macroistruzioni ❑Reperibilità – Caratteristica per la quale il documento è ricercabile in base a determinati parametri (metadati) ❑Leggibilità – Caratteristica di un documento informatico che garantisce la qualità di poter essere decodificato e interpretato da un'applicazione informatica ❑Affidabilità – esprime il livello di fiducia che l'utente ripone nel sistema di conservazione, mentre con riferimento al documento informatico esprime la credibilità e l’accuratezza della rappresentazione di atti e fatti in esso contenuti. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 13
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE DOCUMENTO CARTACEO VS DOCUMENTO INFORMATICO Per visualizzarlo NON è richiesta alcuna elaborazione informatica dal campo dei valori continui a quello dei valori discreti DIGITALE ANALOGICO (evidenza informatica) 14 Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE Il documento informatico (cap. 2.1 Linee Guida) Formazione del documento informatico 1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: a) creazione tramite l'utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui all'allegato 2; copia informatica: stessi dati ma diversa b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o rappresentazione su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico (LA SCANSIONE), acquisizione della copia informatica di un documento analogico; rappresentazione informatica: stessa visualizzazione in pdf della carta c) registrazione informatica "delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente"; web form, ddt elettronici, Ordini elettronici… LOG di sistema d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Business Intelligence Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 15
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE Il documento informatico (cap. 2.1 Linee Guida) Formazione del documento informatico IMMODIFICABILITA’ E INTEGRITA’ sono garantire: Condizioni Tipologia documento informatico apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un A,B,C,D sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee A,B misure di sicurezza in accordo con quanto riportato al § 3.9; PEC - il trasferimento a soggetti terzi attraverso un servizio di posta A elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal regolamento (UE) 23 luglio 2014 n. 910 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (regolamento eIDAS), valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale; versamento ad un sistema di conservazione A,B registrazione nei log di sistema dell’esito dell’operazione di formazione del C,D documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della C,D stessa nel sistema di conservazione Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 16
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC I certificati di firma hanno validità triennale (rinnovabile non per sempre) Eventuali documenti i informatici sottoscritti con firma digitale diventano privi di valore se agli stessi non è apposta una marca temporale prima della scadenza del certificato di firma. Le linee guida prevedono che al cd «pacchetto di archiviazione» sia apposta una marca temporale a chiusura del processo di conservazione Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC MARCA TEMPORALE E’ un servizio erogato da ENTI CERTIFICATORI, sotto la sorveglianza di AgID. Le marche temporali vengono acquistate a lotti ed utilizzate tramite connessione Internet, con cui l’Ente certificatore che ha emesso la marca appone la firma sul documento. Con la firma viene apposta la data e l’ora in cui si effettua la marcatura, opponibili ai terzi in quanto effettuate da un Ente a ciò autorizzato. La opponibilità ai terzi della data e dell’ora di formazione del documento informatico (articolo 20, comma 1bis, C.A.D.) La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle linee guida. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 18
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Il documento informatico (cap. 2.1 Linee Guida) Formazione del documento informatico Cap.2.2 — copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico e' prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui e' tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia. Per certificazione di processo vds allegato 3 LG REQUISITI • identica forma • attestazione notaio* • identico contenuto • liberamente valutabile in giudizio (rapporto è la scansione di verifica) – art 20 c.1bis del CAD (*) art 22 c.3 del CAD Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 19
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC il CAD e il documento informatico art 20 - c.1-bis Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi e' apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, e' formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida. REQUISITI • sicurezza • integrità • immodificabilità firma • riconducibilità elettronica Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 20
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC il CAD e il documento informatico art 2702 CC - Efficacia della scrittura privata La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 21
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Il documento informatico (cap. 2.1 Linee Guida) Formazione del documento informatico Cap.2.3 — duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici A) Un duplicato informatico ha lo stesso valore giuridico del documento informatico da cui è tratto se è ottenuto mediante la memorizzazione della medesima evidenza informatica, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi; ad esempio, effettuando una copia da un PC ad una pen-drive di un documento nel medesimo formato. COPIA-INCOLLA B) La copia di un documento informatico è un documento il cui contenuto è il medesimo dell’originale ma con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto, come quando si trasforma un documento con estensione “.doc” in un documento “.pdf” SALVA CON NOME C) L’estratto di un documento informatico è una parte del documento con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto. Tali documenti hanno lo stesso valore probatorio dell’originale da cui hanno origine se la stessa conformità non viene espressamente disconosciuta. La VALIDITA’ del documento (di cui alle lettere) B e C è assicurata mediante: 1) Raffronto dei documenti 2) Certificazione di processo (all.3 LG) Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 22
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE Il documento informatico (cap. 2.1 Linee Guida) Formazione del documento informatico Al documento informatico immodificabile devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati, così come definiti nell’allegato 5 delle LG. E’ possibile definirne di ulteriori. i nuovi Formati sono (per il momento*) 124 suddivisi in 15 categorie “2. I formati descritti sono stati scelti tra quelli che possono maggiormente garantire il principio dell’interoperabilità tra i sistemi di gestione documentale e conservazione e in base alla normativa vigente riguardante specifiche tipologie di documenti.” (*) verranno periodicamente aggiornati Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati 23
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC ? Ma allora devo proprio conservare la PEC Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Ai sensi del DPR 68/2005 la PEC equivale a una raccomandata con ricevuta di ritorno Nel PCT si aggiungono le ricevute: - esito controlli automatici - accettazione deposito della cancelleria (immagine scaricata da guida pec di aruba.it) Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Perché la Conservazione a norma della PEC è obbligatoria Per mantenere il valore legale delle PEC nel tempo e per risultare in linea con le disposizioni normative vigenti è necessario conservare digitalmente a norma le PEC inviate e ricevute Quali sono i riferimenti normativi ART 2214 Codice Civile – Libri obbligatori e altre scritture contabili L'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Perché la Conservazione a norma della PEC è obbligatoria Quali sono i riferimenti normativi ART 2220 Codice Civile – Conservazione delle scritture contabili Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Perché la Conservazione a norma della PEC è obbligatoria Quali sono i riferimenti normativi ART 22 DPR 600/73 c.2-3 - Tenuta e conservazione delle scritture contabili 2. Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del presente decreto, di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie, salvo il disposto dall'art. 2457 del detto codice. Gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge. L'autorità adita in sede contenziosa può limitare l'obbligo di conservazione alle scritture rilevanti per la risoluzione della controversia in corso. 3. Fino allo stesso termine di cui al precedente comma devono essere conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Perché la Conservazione a norma della PEC è obbligatoria Quali sono i riferimenti normativi ART 43 del CAD (DLGS 82/2005) - Conservazione ed esibizione dei documenti 1. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida …. 3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle Linee guida Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Perché la Conservazione a norma della PEC è obbligatoria Quali sono i riferimenti normativi ART 20 c.3 DM 44/2011 - Requisiti della casella di PEC del soggetto abilitato esterno 3. Il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Perché la Conservazione a norma della PEC è obbligatoria Quali sono i riferimenti normativi LA CONSERVAZIONE CARTACEA DI LUNGO PERIODO DELLA PEC E’ CARTA STRACCIA MALE Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Perché la Conservazione a norma della PEC è obbligatoria Quali sono i riferimenti normativi DPR 11.2.2005 n. 68 (G.U. 28.4.2005 n. 97) Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 1. Le ricevute rilasciate dai gestori di posta elettronica certificata sono sottoscritte dai medesimi mediante una firma elettronica avanzata ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera dd), del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, generata automaticamente dal sistema di posta elettronica e basata su chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente di rendere manifesta la provenienza, assicurare l’integrità e l’autenticità delle ricevute stesse secondo le modalità previste dalle regole tecniche di cui all’articolo 17. 2. La busta di trasporto è sottoscritta con una firma elettronica di cui al comma 1 che garantisce la provenienza, l’integrità e l’autenticità del messaggio di posta elettronica certificata secondo le modalità previste dalle regole tecniche di cui all’articolo 17. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Perché la Conservazione a norma della PEC è obbligatoria Quali sono i riferimenti normativi DPR 11.2.2005 n. 68 (G.U. 28.4.2005 n. 97) Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 1. I gestori di posta elettronica certificata trasmettono il messaggio di posta elettronica certificata dal mittente al destinatario integro in tutte le sue parti includendolo nella busta di trasporto. 2. Durante le fasi di trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata, i gestori mantengono traccia delle operazioni svolte su un apposito log dei messaggi. I dati contenuti nel suddetto registro sono conservati dal gestore di posta elettronica certificata per trenta mesi. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA COMPLIANCE PER LO STUDIO PROFESSIONALE DIGITALE Grazie alla conservazione a norma della PEC: 1. è garantita la caratteristica di autenticità del messaggio PEC, anche oltre il termine di scadenza del certificato. 2. I dati sono opponibili ai terzi in fase di contenzioso Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Perché la Conservazione a norma della PEC è obbligatoria Quali sono i riferimenti normativi ART 20 c.4 DM 44/2011 - Requisiti della casella di PEC del soggetto abilitato esterno 4. La casella di posta elettronica certificata deve disporre di uno spazio disco minimo definito nelle specifiche tecniche di cui all'articolo 34. Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC Lo spazio archivio Cosa faccio? 1. Elimino i vecchi messaggi di PEC altrimenti non ricevo più i messaggi e le notifiche dal Tribunale 2. Aumento lo spazio archivio PEC (ma quanto mi costa?) Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
LA CONSERVAZIONE A NORMA DELLA PEC grazie per l’attenzione Dott. Robert Braga Dottore Commercialista in Novara braga@swing.it tel 0321 770547 it.linkedin.com/in/macrobertbraga Dott. Robert Braga - tutti i diritti riservati
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