CONGRESSO DI STATO - Segreteria Interni
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CONGRESSO DI STATO
Seduta del: 18 FEBBRAIO 2020/1719 d.F.R. Delibera n.16
Pratica n.1.3.1 - 055/2020/XXX
Oggetto: Autorizzazione schede telefoniche, linee guida sull’utilizzo dei
social media da parte delle Segreterie di Stato e mandato
all’Avvocatura dello Stato
IL CONGRESSO DI STATO
sentiti i riferimenti del Segretario di Stato per gli Affari Esteri, per la
Cooperazione Economica Internazionale e le Telecomunicazioni, del Segretario di
Stato per gli Affari Interni, la Funzione Pubblica, gli Affari Istituzionali e i Rapporti
con le Giunte di Castello e del Segretario di Stato per la Sanità e la Sicurezza Sociale,
la Previdenza e gli Affari Sociali, gli Affari Politici, le Pari Opportunità e
l’Innovazione Tecnologica;
vista l’esigenza di evitare utilizzi personali ed impropri dei profili multimediali
istituzionali;
tenuto conto delle raccomandazioni e delle linee guida adottate dagli
organismi internazionali per contrastare le fake news;
nelle more della protezione delle libertà dei media, in conformità con la
C.E.D.U.;
considerato che i canali di comunicazione telematica condivisa (c.d. “social
media”) assumono un importante significato per la comprensione della società civile
e quale strumento per consultare un ampio ventaglio d’informazioni così come per
diffondere notizie a cittadini e imprese;
precisato che l’utilizzo istituzionale di social media quale strumento di lavoro
non sostituisce i siti istituzionali delle singole Segreterie di Stato;
stante l’applicabilità anche ai Segretari di Stato dei principi contenuti nella
Legge 5 settembre 2011 n.141 - Codice di Condotta per gli Agenti Pubblici;
visti la Legge 5 dicembre 2011 n. 190 “Protezione ed utilizzo dello stemma
ufficiale della Repubblica di San Marino e di altri stemmi, segni ed emblemi
pubblici”, il Regolamento 6 agosto 2012 n. 3 “Regolamento per la disciplina dell'uso
dello stemma ufficiale da parte di organi dello Stato, Uffici ed Enti Pubblici” e la
Circolare n. 1/2012 della Segreteria di Stato per gli Affari Interni e relativi allegati;
visti gli articoli 2 e 4 della Legge Costituzionale 15 dicembre 2005 n. 183
“Legge Costituzionale sul Congresso di Stato” e l’articolo 16 della Legge Qualificata
15 dicembre 2005 n. 184 “Legge Qualificata sul Congresso di Stato”;
adotta
le seguenti linee guida relative all’utilizzo di social media da parte delle Segreterie di
Stato:
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Seduta del 18 febbraio 2020/1719 d.F.R. Delibera n.16
Pratica n.1.3.1 - 055/2020/XXX
USO DEI PROFILI UFFICIALI
1) la creazione di profili ufficiali delle Segreterie di Stato sui c.d. “Social Media” è
autorizzata dal Congresso di Stato. Ogni profilo ufficiale deve prevedere uno o
più amministratori, incaricati della creazione materiale del profilo, della redazione
e pubblicazione dei contenuti, che operino nel rispetto di eventuali istruzioni per
la gestione delle utenze ufficiali elaborate di concerto dalla Direzione Generale
della Funzione Pubblica (DGFP) e dall’UO Informatica, Tecnologia, Dati e
Statistica (UITDS) ed alla luce delle linee guida generali per la comunicazione
esterna del Congresso di Stato e delle Segreterie di Stato;
2) ogni profilo ufficiale su social media va aggiornato con ragionevole frequenza ed
un adeguato numero di comunicazioni;
3) occorre sempre massima attenzione nell’articolazione delle considerazioni di
natura politica, valutando attentamente possibili sensibilità politiche, culturali,
etniche e religiose, e nel rispetto delle disposizioni di cui all’articolo 3 della Legge
28 giugno 2008 n.97 riguardanti i mezzi di comunicazione di massa e le
divulgazioni discriminatorie;
4) le disposizioni sui diritti di proprietà intellettuale non possono essere violate;
5) non possono essere rivelate informazioni classificate o comunque destinate ad
una diffusione limitata;
6) deve essere evitata categoricamente qualsivoglia considerazione che possa essere
considerata lesiva dell’altrui riservatezza o tale da ledere diritti e interessi altrui;
7) eventuali errori devono essere rettificati, correggendo o eliminando
tempestivamente la comunicazione o anche scusandosi per l’accaduto;
8) la titolarità dei profili ufficiali è del Congresso di Stato e delle singole Segreterie di
Stato, che ne affidano la gestione al personale di volta in volta individuato. I
profili e i dati in essi contenuti non possono essere cancellati o trasferiti ad altri
utenti. In fase di avvicendamento fra membri dell’Esecutivo l’amministratore
della redazione materiale del profilo ufficiale ovvero lo stesso Segretario di Stato
uscente dovrà consegnare al successore le credenziali di accesso al profilo senza
alterarne o cancellarne i contenuti. Il perdurante utilizzo del profilo ufficiale e di
suoi contenuti e dati da parte di ex titolare o da parte di ex Segretario di Stato
cessati dalle rispettive posizioni e/o incarichi, verrà perseguito sulla base delle
vigenti norme;
9) l’UO Ufficio Segreteria Esecutiva del Congresso di Stato, con il supporto della
DGFP, predisporrà entro il 30 aprile 2020 un documento volto a descrivere la
policy da osservare dalle Segreterie di Stato nell’utilizzo dei social media. Il
documento verrà pubblicato sul sito della Segreteria di Stato per gli Affari Interni
e la Funzione Pubblica;
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Seduta del 18 febbraio 2020/1719 d.F.R. Delibera n.16
Pratica n.1.3.1 - 055/2020/XXX
ASPETTI DI SICUREZZA
I social media, nonostante la loro informalità e la loro vulnerabilità agli
attacchi informatici, sono una fonte di informazioni alla quale gli utenti
attribuiscono grande valore e credibilità. E’, quindi, necessario un controllo stretto e
costante sulle credenziali di accesso ai profili ufficiali. Si assumono, pertanto, le
seguenti indicazioni esemplificative per la corretta gestione delle credenziali di
accesso ai profili ufficiali:
a) la password di accesso al profilo deve essere o complessa (sufficiente numero di
caratteri, inserimento di lettere maiuscole e minuscole e numeri) o unica (non
utilizzata su altri account di altro genere) o cambiata regolarmente o conosciuta
dal solo titolare della redazione materiale del profilo o non correlata con lo stesso
titolare (data di nascita, nome dei figli, animale preferito etc…);
b) per la creazione del profilo della pagina ufficiale si dovrà utilizzare uno degli
account ufficiali delle Segreteria di Stato;
c) si dovrà accedere al profilo ufficiale per il tempo strettamente necessario alla
pubblicazione degli aggiornamenti e dovrà essere evitata la navigazione su altri
profili mentre si è connessi al profilo ufficiale, avendo anche cura di evitare
l’attivazione di link pubblicati da utenti (followers) come commenti o contributi;
USO DI PROFILI PERSONALI DA PARTE DEI SEGRETARI DI STATO
Ferme restando, ove applicabili, le indicazioni fornite al superiore paragrafo,
in caso di uso di profili personali da parte di Segretari di Stato, è sempre opportuno
specificare che i messaggi inviati riflettono opinioni personali e non il punto di vista
ufficiale della Segreteria di Stato.
Per la creazione del profilo personale si dovrà utilizzare un apposito account
di posta elettronica presso un fornitore commerciale (libero, gmail, hotmail etc…).
L’uso di social media comporta una visibilità amplificata rispetto ad altri
canali di trasmissione e diffusione di notizie, si rivolge a un pubblico potenzialmente
illimitato e lascia tracce permanenti. Testi e immagini si prestano, pertanto, ad essere
fraintesi e strumentalizzati.
E’ opportuna, quindi, particolare cautela anche in considerazione dei rischi
alla sicurezza che possono derivare dalla diffusione attraverso social media di testi e
immagini.
E’ consigliabile una ragionevole azione di sensibilizzazione anche verso i
propri conviventi.
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I propri profili d’utenza non vanno comunque mai utilizzati per dichiarazioni
ufficiali o per la divulgazione di informazioni d’ufficio. A tale fine, dovrà essere fatto
riferimento esclusivamente ai siti istituzionali ed al profilo ufficiale.
IL CONGRESSO DI STATO
dispone
l’acquisto di n. 10 schede telefoniche (sim card) per l’utilizzo del traffico dati relativo
alla gestione dei profili social di ogni segreteria.
IL CONGRESSO DI STATO
visti gli articoli 26 e 29, comma 4, lettera b), della Legge 5 dicembre 2011
n. 188;
precisa che
- la funzione di comunicazione interna ed esterna della DGFP è riferita agli uffici
ed organi dell’Amministrazione, ad esclusione, quindi, delle Segreterie di Stato, e
fatta salva la facoltà per il Direttore della Funzione Pubblica di delegare tale
funzione, per quanto di rispettiva competenza, a Direttori di Aziende Autonome
di Stato ed Enti del Settore Pubblico Allargato;
- pertanto, ogni comunicazione esterna di uffici ed organi dell’Amministrazione
dovrà essere effettuata per il tramite del competente Servizio della DGFP ovvero
condivisa o preventivamente comunicata al suddetto Servizio sulla base delle
direttive assunte dalla Direzione Generale stessa.
Dà, inoltre, mandato
alla DGFP di adottare linee guida e documenti relativi alle policy osservate per la
creazione e gestione di profili ufficiali di uffici ed organi dell’Amministrazione.
Dà, infine, mandato
- all’Avvocatura dello Stato per promuovere ogni opportuna azione legale volta ad
interrompere condotte consistenti nell’improprio e potenzialmente fuorviante
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utilizzo di profili ufficiali nonché di condotte comportanti il rischio di ingenerare
nella comunità social confusione ed incertezza in ordine a contenuti pubblicati su
profili ufficiali di organi costituzionali ed istituzionali dello Stato e contenuti
riconducibili a profili personali;
- all’UO UITDS per porre in essere, a seguito di diffida, gli opportuni interventi di
natura tecnica tesi ad interrompere le condotte lesive di cui sopra;
- al Settore Telecomunicazioni - Dipartimento Economia di attivare n. 10 utenze di
radiomobile cellulare, mediante stipula del relativo contratto con i concessionari
di telecomunicazioni, di cui alla Legge 28 marzo 1988 n. 57;
autorizza
la spesa per l’attivazione e la fornitura di n. 10 schede telefoniche di radiomobile
cellulare (sim card) nonché per il relativo traffico voce/dati anno 2020 fino
all’importo massimo stimato di euro 2.400,00 (duemilaquattrocento/00), da
imputarsi sul cap. 1-4-2360 “Spese telefoniche” impegno n. 845 del corrente
esercizio finanziario.
La presente delibera è inviata alla Direzione della Finanza Pubblica – Servizio
Centrale di Controllo – ai fini della legittimazione.
Il Segretario di Stato
Estratto del processo verbale rilasciato ad uso: dell’Ecc.ma Reggenza, dei Signori
Segretari di Stato, delle Segreterie di Stato, della Direzione Generale della Funzione
Pubblica, del Dirigente dell’UO Ufficio Informatica, Tecnologia, Dati e Statistica,
dell’Avvocatura dello Stato, della Direzione della Finanza Pubblica, della Contabilità
di Stato, del Settore Telecomunicazioni – Dipartimento Economia
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