Come passare a un workspace digitale - 5 modi per potenziare i dipendenti e mantenere i dati al sicuro - Citrix
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Guida
Come passare a un
workspace digitale
5 modi per potenziare
i dipendenti e mantenere
i dati al sicuro
Citrix.itIndice
Il modo in cui possiamo lavorare, così come le nostre
preferenze a questo riguardo, sta cambiando rapidamente. 3
Condivisione di file: il primo passo nel workspace digitale 3
Andate oltre la condivisione di file per trasformare
l’intera azienda in modo digitale 4
5 step per passare a un workspace digitale 5
Potenziate i vostri dipendenti mobile con
Citrix ShareFile e Workspace 6
Citrix.it | Guida | Come passare a un workspace digitale 2Il modo in cui possiamo lavorare, così come
le nostre preferenze a questo riguardo,
sta cambiando rapidamente.
Il 18,1%
Fino a qualche anno fa, i dipendenti trascorrevano gran parte del loro tempo in ufficio,
seduti a una scrivania, con applicazioni e dati collegati a server in locale. Le tecnologie
digitali moderne offrono ai dipendenti una maggiore flessibilità su come e dove lavorare.
Attualmente, il 40% delle organizzazioni ha dipendenti che lavorano da casa a tempo pieno.
dei file caricati su servizi di Le ricerche mostrano che questo numero crescerà fino a raggiungere il 56% entro due anni.
collaborazione e condivisione di Al contempo, il 46% delle organizzazioni consente ai dipendenti di lavorare part-time da
file basati su cloud contengono casa. Entro due anni, questa percentuale salirà al 77%.1
dati sensibili.
La flessibilità dell’ambiente di lavoro riveste oggi un’importanza tale da influire sulla vostra
- Skyhigh Networks4 capacità di attrarre e trattenere i talenti migliori. Secondo una ricerca condotta da Gallup,2
il 37% dei dipendenti cambierebbe lavoro per avere maggiore flessibilità in termini di sede di
lavoro, almeno per parte del tempo.
Le aziende stanno reagendo a questi cambiamenti autorizzando i propri dipendenti a
lavorare da qualsiasi dispositivo e posizione. Ma promuovere la flessibilità della moderna
forza lavoro comporta alcune sfide.
Ad esempio, molte aziende adottano un approccio bring-your-own-device (BYOD), ma senza
disporre di un piano per proteggere i propri dati. Quindi, quando i dipendenti si presentano con
una varietà di dispositivi, le aziende adottano un approccio ad hoc per gestire ciascuno di
essi. Spesso si trovano ad acquistare soluzioni specifiche per risolvere singoli problemi, come
uno strumento per la gestione dei dispositivi mobile e diverse applicazioni per la content
collaboration.
L’84%
Ma più applicazioni si adottano, più diventa difficile gestire l’ambiente. Ad esempio, i
dipendenti utilizzano i loro strumenti preferiti per lavorare in collaborazione ai file senza
chiedere il permesso all’IT. La ricerca ha scoperto che nel 98% dei casi, le applicazioni di
un’azienda non sono autorizzate.3 Pertanto, i team IT spesso non dispongono di insight sulle
dei responsabili IT concorda sul applicazioni utilizzate dai dipendenti e su dove questi archiviano i dati aziendali.
fatto che l’eccessiva complessità
rende l’organizzazione vulnerabile
alle minacce alla sicurezza. Condivisione di file: il primo passo nel workspace digitale
- Citrix5 Archiviare i file in modo sicuro non è più sufficiente. Dovete poter lavorare su tali file in
tempo reale, in collaborazione con i vostri colleghi, clienti e partner.
Il workspace digitale deve spingersi oltre la condivisione di file per includere una content
collaboration platform incentrata sulla sicurezza, sui flussi di lavoro, sulla mobility e sulla
produttività degli utenti. Inoltre, deve fornire al reparto IT la sicurezza e il controllo dei dati
di cui ha bisogno, offrendo al contempo la mobility agli utenti.
La sincronizzazione e la condivisione sicura dei file sono il primo passo che molte aziende
intraprendono per affrontare queste sfide.
In passato, la condivisione di file consisteva nel salvare i documenti su una chiavetta USB e
consegnarla a qualcuno. Vi potrebbe anche essere capitato di inviare dei file non crittografati
tramite server FTP o come allegati di posta elettronica. Questi metodi non solo sono insicuri,
ma spesso sono inefficaci, specie se è necessario trasferire file di grandi dimensioni.
Fortunatamente, i tempi sono cambiati.
Citrix.it | Guida | Come passare a un workspace digitale 3
Tornare all’indiceLe soluzioni di content collaboration vi permettono di conseguire questi vantaggi:
• Collaborare più facilmente. I dipendenti possono condividere rapidamente e facilmente
i file collocandoli in una posizione centrale alla quale tutti gli utenti autorizzati possono
accedere. Ciò consente ai dipendenti di visualizzare i file indipendentemente da dove
sono stati archiviati in origine (ad esempio, su dischi rigidi individuali o sullo storage di un
cloud personale).
• Migliorare la mobility dei dipendenti. La sincronizzazione e la condivisione di file basate
su cloud consentono ai dipendenti di collaborare utilizzando qualsiasi dispositivo. Questo
garantisce la produttività dei dipendenti ovunque si trovino: in ufficio, a casa o in viaggio.
Cos’è un workspace digitale?
• Aumentare la sicurezza. Le moderne soluzioni di condivisione dei file migliorano la
Un workspace digitale supporta la mobility dei dipendenti proteggendo al contempo i vostri dati. Ad esempio, sono dotate
produttività aziendale offrendo ai di funzionalità di gestione dei diritti di informazione e di accesso basato sui ruoli che
dipendenti un accesso sicuro e flessibile consentono di specificare esattamente chi può visualizzare, stampare e modificare i
alle applicazioni, ai contenuti e ai dati documenti. Inoltre, crittografano i vostri dati per mantenerli al sicuro mentre vengono
necessari per lavorare da qualsiasi trasferiti tra dispositivi diversi.
dispositivo e posizione.
• Migliorare l’esperienza dei dipendenti. Secondo un recente studio,5 il 58% dei dipendenti
ha dichiarato che apprezzerebbe ricevere in dotazione dalla propria azienda strumenti mobile
migliori. Optate per una soluzione di sincronizzazione e condivisione dei file che si integri
con gli strumenti che i vostri dipendenti già utilizzano, in quanto ciò eliminerà la curva di
apprendimento e li renderà più soddisfatti.
• Automatizzare i flussi di lavoro. Alcuni strumenti di sincronizzazione e condivisione dei
file possono automatizzare i flussi di lavoro di feedback e approvazione dei documenti,
in modo che i dipendenti trascorrano meno tempo a cercare risposte dalle persone. Ad
esempio, è possibile automatizzare le procedure di approvazione di documenti o di firma di
contratti.
• Migliorare le efficienze IT. Quando i dipendenti desiderano un feedback su un documento,
non devono richiederlo tramite e-mail a più persone, creando una lunga catena di e-mail
e più copie del file, che occupano molto spazio sui server. Invece, possono pubblicare un
singolo file in una posizione centrale e ridurre al minimo il carico sulle risorse.
Andate oltre la condivisione di file per trasformare l’intera
azienda in modo digitale
Una volta conseguiti i vantaggi della sincronizzazione e della condivisione sicura dei file,
probabilmente troverete altri modi per passare a un workspace digitale. Con un workspace
digitale sicuro, potete:
• Proteggere il vostro business digitale. Un workspace digitale include un set completo di
funzionalità di sicurezza per proteggere applicazioni, dati e dispositivi.
• Offrire ai dipendenti un accesso affidabile ad applicazioni, dati e contenuti da
qualsiasi dispositivo. Gli utenti hanno accesso a qualsiasi applicazione (ad es. applicazioni
native mobile, SaaS, Web e native Windows) tramite un app store unificato.
• Offrire al reparto IT un maggiore controllo sui dati aziendali. Potete scegliere dove
archiviare i dati.
Ad esempio, potete custodirli dietro un firewall, nel vostro cloud privato o in un cloud
pubblico. Potete anche accedere a una singola console per applicare policy di sicurezza
uniformi a una varietà di piattaforme e dispositivi.
• Semplificare l’amministrazione del workspace. Il reparto IT può gestire i dispositivi
mobile, i desktop e laptop tradizionali, e l’IoT attraverso una singola piattaforma.
• Porre le basi per il successo futuro della vostra azienda. Secondo IDC,6 le aziende
che passano al workspace “generalmente hanno più successo in iniziative come la
distribuzione della mobility e saranno pronte per la prossima generazione di tecnologie per
il workplace, come la realtà aumentata, l’Internet of Things (IoT) e l’intelligenza artificiale”.
Citrix.it | Guida | Come passare a un workspace digitale 4
Tornare all’indice5 step per passare al workspace digitale
Ecco cinque passaggi che vi aiuteranno a conseguire i vostri obiettivi di collaborazione,
sicurezza e business:
1. Comprendete le esigenze in termini di produttività e collaborazione dei dipendenti.
I vostri attuali strumenti e applicazioni per la produttività non sono all’altezza? Ecco cinque
domande che vi aiuteranno a comprendere le sfide del vostro workspace digitale:
• I dipendenti possono utilizzare soltanto le applicazioni native o siete in grado di
Il workspace digitale include distribuire qualsiasi applicazione a qualsiasi utente?
le seguenti tecnologie7: • I lavoratori mobile possono facilmente modificare, sincronizzare, condividere e
1. Applicazioni aziendali e di produttività accedere a file sui vari dispositivi e applicazioni?
2. Gestione di dispositivi ed endpoint • Il vostro workspace è definito dal modo in cui lavorano i vostri dipendenti o, al
management contrario, dai dispositivi che utilizzano?
3. Strumenti e piattaforme di collaborazione • Utilizzate soluzioni diverse per gestire le applicazioni, il networking e la mobility?
In tal caso, in che modo queste soluzioni influiscono sull’affidabilità e sui costi della
4. Analytics predittivi e prescrittivi
vostra azienda?
• Vi limitate allo sviluppo di applicazioni mobile tradizionali, il che comporta costi
più elevati e tempi di consegna più lunghi?
2. Identificate le vostre attuali lacune di sicurezza.
Se non avete uno stretto controllo sui dispositivi mobile della vostra azienda, i vostri
rischi aumentano. Ecco tre domande che vi aiuteranno a identificare le lacune nella
vostra sicurezza:
• Potete applicare controlli di sicurezza omogenei su piattaforme diverse?
• La vostra crittografia dei dati dipende dal dispositivo che ospita i vostri dati?
• Adottate un approccio basato su silos per proteggere i dispositivi mobile, gli endpoint
e le reti della vostra azienda, causando potenziali lacune e costi più elevati?
Dopo avere chiarito le vostre lacune di sicurezza, potete progettare una strategia che
protegga i vostri dati, indipendentemente da come o dove i dipendenti accedono a essi.
3. Riprogettate i vostri processi in funzione di un workspace mobile e digitale.
Supportare la mobility dei dipendenti non significa soltanto offrire loro dei dispositivi
mobile o lasciarli lavorare da casa un giorno alla settimana. Dovrete ripensare i vostri
processi aziendali principali. Oxford Economics7 raccomanda alle aziende di “pensare in
modo strategico al modo in cui le nuove tecnologie e il lavoro digitale influenzeranno le
procedure in varie aree di business e di apportare modifiche di conseguenza”.
Secondo Oxford Economics, ciò può implicare:
• Ottenere il supporto da HR (Risorse umane) per svolgere il lavoro da posizioni esterne
• Aggiornare i processi di approvvigionamento per endpoint e altre tecnologie
• Modificare le policy aziendali per adottare una cultura digitale flessibile
Citrix.it | Guida | Come passare a un workspace digitale 5
Tornare all’indice4. Concentratevi sull’esperienza utente.
I dipendenti desiderano collaborare su dispositivi e reti in modo semplice. Se i vostri dati
sono archiviati in uno o più posti, potervi accedere da un’unica posizione è fondamentale
per un’esperienza utente fluida. Ecco alcuni altri modi in cui potete fornire ai dipendenti
Desiderate che i dipendenti un’ottima esperienza mobile:
mobile siano più produttivi, • Utilizzate il single sign-on (SSO), così i dipendenti non devono accedere
mantenendo al sicuro separatamente a ogni applicazione. Ciò consentirà loro di risparmiare molto tempo,
i vostri dati? soprattutto se necessitano di più applicazioni per completare un singolo processo.
Il 96%
• Garantite un accesso affidabile a file e applicazioni, indipendentemente da dove lavorano
i dipendenti.
• Consentite ai dipendenti di visualizzare e creare flussi di lavoro per i documenti. In
questo modo, potranno vedere lo stato di ogni documento, ad esempio la persona
successiva che deve approvarlo.
dei clienti afferma che Citrix
5. Privilegiate gli obiettivi facili.
rende la propria organizzazione
più produttiva. Costruire un workspace digitale non è una questione “tutto o niente”. Potete iniziare con
un’area della vostra azienda, come la sincronizzazione e la condivisione sicura dei file.
Dopo un’esperienza positiva in quest’area, potete passare a una più ampia strategia per
il workspace digitale. Questo permetterà di dotare tutti i vostri dispositivi, contenuti e
applicazioni di un livello protettivo di sicurezza.
Potenziate i vostri dipendenti con Citrix ShareFile e Workspace
Citrix ShareFile, insieme a Citrix Workspace, contribuisce a rendere il workspace digitale
una splendida realtà.
Workspace fornisce dei veri servizi di livello enterprise per i dati su tutti i dispositivi mobile
personali e aziendali, fornendo al reparto IT un controllo completo sui dati. Quando utilizzate
ShareFile con Workspace, potete accedere ai file, sincronizzarli e condividerli in modo sicuro
e da qualunque dispositivo. L’accesso offline mantiene sempre alto il livello di produttività,
Fonti:
anche quando gli utenti sono in movimento.
1
Dimension Data, The Digital
Workplace Report, 2017
2
Gallup, State of the American
Workplace, 2017
3
Cisco, Cloud consumption data, 2016
4
Skyhigh Networks, 18.1% of all files
uploaded to the cloud contain
sensitive data, 2017
Maggiori informazioni su citrix.it/workspace
5
Citrix, 5 signs you’re ready for the
workspace revolution, 2018
6
IDC, Envisioning the Digital
Workspace, 2018
7
Oxford Economics, Building the
Digital Workplace
Vendite
Nord America | 800 441 3453
In tutto il mondo | +1 919 745 6111
Sedi
Sede centrale | 851 Cypress Creek Road, Fort Lauderdale, FL 33309, Stati Uniti
Silicon Valley | 4988 Great America Parkway, Santa Clara, CA 95054, Stati Uniti
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