Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching

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Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Approccio metodologico e
Soluzioni in Project Management
 Consulting, Training & Coaching

                                   1
Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Sommario
 Premessa
 Contesto del cambiamento organizzativo
 Workflow per il Change Management
 Esigenze di business
 Opzioni di business
 Stato degli asset: dati di ricerca
 Soluzioni integrate Asset 1: Training sui metodi di Project Management
 Soluzioni integrate Asset 2: Introduzione e standardizzazione a livello organizzativo di un
 metodo di Project Management
 Soluzioni integrate Asset 3: Sperimentazione del metodo di Project Management
 Soluzioni integrate Asset 4: Affiancamento nell’implementazione del metodo
 Soluzioni integrate Asset 5: Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance
 progettuali e di business
 Una road map per il successo
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Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Premessa
 Contesto globale, crisi economica, perdita di competitività delle imprese e conseguente
   riduzione della redditività sollecitano frequenti cambiamenti organizzativi.

 I cambiamenti organizzativi, per loro natura, perturbano gli equilibri del cosiddetto “business
   as usual”: è necessario approcciare agli scenari di cambiamento organizzativo attraverso uno
   specifico modello di governance, conosciuto come “change management”.

 Oggetto di interesse progressivamente crescente, il change management offre un vasto
   repertorio di modelli, metodi e strumenti capaci di:

        identificare le leve del cambiamento organizzativo

        definire un piano di gestione della trasformazione in base a processi di analisi
          strategica

        gestire, monitorare e valutare l’efficacia, l’efficienza e il ritorno dell’investimento dei
          singoli progetti e programmi in cui si articola il piano di change management.

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Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Contesto del cambiamento organizzativo
 Un efficace approccio al Change Management presuppone
   un’integrazione tattica con le best management practices
   orientate alla governance di progetti, programmi e portfoli, al
   fine di rendere applicabile e permanente il processo di
   trasformazione.

 la     relazione   sussistente   tra   le    discipline    del
   Project/Program/Porfolio     Management     –      leve    di
   implementazione del cambiamento – e quella del Change
   Management – cornice entro la quale i progetti e i programmi
   assumono significato – è rappresentabile nel seguente
   diagramma:

                              Source: Cameron E., Green M., Making Sense of
                              Change Management, 2012, Figure II.1, page 257

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Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Workflow per il Change Management – 1/3
Lo schema del processo può essere tradotto nei seguenti passaggi:
1.   Il cambiamento organizzativo può essere innescato da istanze
     esogene o endogene all’organizzazione.

2.   In base all’analisi di:

        fattori organizzativi interni – “capacity” –        capacità di
            investimento,  infrastrutture,     dotazioni   tecnologiche,
            dimensionamento dell’organico

            fattori organizzativi interni – “capabilities” – profili,
            competenze, knowledge base aziendale

        contesto macro e micro economico, sociale e culturale in cui si
            colloca e opera l’organizzazione

     la Direzione Aziendale ridefinisce la mission sulla base dei propri
     valori e della vision strategica

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Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Workflow per il Change Management – 2/3
3.   Il ridisegno della mission organizzativa si traduce in un “change
     management plan”:
        pianificazione di uno o più progetti di cambiamento, programmi o
           portfolio.

4.   Questo passaggio del processo chiarisce la relazione tra le best
     management practices di gestione di progetti/programmi e la governance
     del cambiamento:
          i progetti, programmi e portfoli definiscono le modalità con le quali si
           implementa il cambiamento organizzativo (come, quando e chi);
          i risultati dei progetti/programmi determinano il tipo di cambiamento
           avviato, impattando almeno sempre su uno degli asset strategici
           aziendali: struttura organizzativa, approccio al mercato/servizio, processi
           e tecnologie;
          al termine dei progetti/programmi, è nuovamente il modello di Change
           Management a supportare e sostenere nel tempo l’introduzione
           operativa nel “business as usual” degli output progettuali/programmatici

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Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Workflow per il Change Management – 3/3
5.   L’approccio “Plan, Do, Check, Act”, alla base della governance di progetti e programmi,
     favorisce il successo dei progetti: è necessario, ma non sufficiente a sostenere nel tempo il
     cambiamento introdotto
6.   L’ulteriore passaggio richiede interventi sugli aspetti “soft” dell’organizzazione:
       o metafore culturali e narrazioni condivise
       o riti aziendali e valori
       o clima interno
       o motivazioni individuali
7.   Operare su queste dimensioni richiede:
           “Raccordo/Armonizzazione”: capacità del management di rispecchiare la cultura
            organizzativa dominante, assicurando che tutti gli aspetti del change vengano
            riallineati ai valori organizzativi;
           “Apprendimento individuale, di team e organizzativo”: mentoring, circuiti di
            feedback, riconoscimento e ascolto di vissuti e ansie individuali, monitoraggio degli
            “umori” dei collaboratori costituiscono gli strumenti chiave che abilitano le capacità
            di adattamento al cambiamento;
           “Mentalità/Atteggiamento culturale organizzativo”: il processo di cambiamento
            opera in una determinata e spesso inconsapevole mentalità, cultura prevalente; è
            necessario comprenderla per identificare distrattori e leve di resistenza al change e
            far crescere le leadership. Il “mindset” aziendale implica la consapevolezza di quanto
            ragionamenti e decisioni di business siano influenzate dal modo in cui il
            management interpreta l’organizzazione stessa.                                           7
Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Esigenze di business – 1/2
 Recenti e autorevoli ricerche – tra cui quella del PMI®* –
 riportano il tasso medio di fallimento dei progetti avviati dalle
 organizzazioni

 Una gestione efficace, efficiente e metodologicamente definita
  dei progetti/programmi produce un delta competitivo strategico
  tra le organizzazioni di successo “High Performers” e quelle in
  perdita “Low Performers”

                *Source: ©2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession™, March 2013   8
Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Esigenze di business – 2/2
 La relazione strategica tra realizzabilità, fattibilità e sostenibilità
  nel tempo di interventi di cambiamento organizzativo e
  successo di progetti e programmi richiede l’adozione metodi
  integrati di Project Management

 Gli standard internazionali di Project & Risk Management sono
  infatti in grado di ridurre i rischi cui ogni progetto, per sua natura,
  è esposto:

       tasso di innovazione
       fattibilità tecnica
       bilanciamento degli interessi tra i diversi stakeholder
        (stakeholder management & involvement)
       integrazione di competenze interfunzionali
       vincoli temporali di esecuzione e consegna
       vincoli di budget

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Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
Opzioni di business – 1/2
Condurre i progetti sulla base di metodi integrati di gestione
Project Management consente infatti di raggiungere i seguenti
obiettivi strategici

                                     Raggiungimento del
  Governance al progetto
                                  risultato entro i vincoli di
   (protezione del suo
                                      ambito, budget e
         valore)
                                         tempistiche

    Gestione e controllo di
                                     Incremento della
      varianti, modifiche e
                                  produttività delle risorse
   criticità insorgenti la fase
                                         coinvolte
            di delivery

                                                                 Source: ©2013 Project Management Institute, Inc.
                                                                 Pulse of the Profession™, March 2013

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Opzioni di business – 2/2
Applicare efficacemente metodi integrati di gestione Project Management richiede i seguenti asset:

                     Competenze certificabili in Project
ASSET 1                                                         Introduzione a livello organizzativo e
                     Management di quanti sono                                                                 ASSET 2
                                                                standardizzazione di un metodo di
                     direttamente coinvolti nella gestione
                                                                Project Management, tarato su
                     dei progetti: Team Manager / Project
                                                                contesto, obiettivi, capacity aziendali
                     Leader / Project Manager

                     Sperimentazione su progetto             Affiancamento continuo dei
ASSET 3              pilota del metodo di Project            responsabili di progetto                     ASSET 4
                     Management, adottato e                  nell’implementazione del metodo
                     personalizzato a livello                di Project Management sul singolo
                     organizzativo                           progetto

                     Monitoraggio e miglioramento                    ASSET 5
                     continuo delle performance
                     progettuali e di business

                                                                                                                    11
Asset organizzativi: dati di ricerca 1/2
                 ASSET 1                                              ASSET 2                                           ASSET 4

Competenze       certificabili in    Project      Introduzione e standardizzazione a                    Affiancamento continuo dei responsabili
Management di quanti sono direttamente            livello organizzativo di un metodo di                 di progetto nell’implementazione del
coinvolti nella gestione dei progetti: Team       Project Management, tarato su contesto,               metodo di Project Management sul
Manager / Project Leader /Project Manager         obiettivi, capacity aziendali                         singolo progetto

                                Source: ©2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession™, March 2013                 12
Asset organizzativi: dati di ricerca 2/2
                ASSET 3                                                         ASSET 5

Sperimentazione pilota su un progetto del                   Monitoraggio e miglioramento continuo
metodo di Project Management, adottato e                    delle performance progettuali e di
personalizzato a livello organizzativo                      business

                       Source: ©2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession™, March 2013   13
Soluzioni integrate per il business
 Il modello di servizi integrato offerto da Future People opera sui diversi asset organizzativi, attraverso
  un approccio di carattere modulare e progressivo

                                                                  Obiettivi

                                                                                         Soluzioni

 Soluzioni

                                                                                             Soluzioni

                                                                                                         14
Soluzioni integrate: Asset 1
Competenze certificabili in Project Management di quanti sono direttamente
coinvolti nella gestione dei progetti: Team Manager / Project Leader / Project
Manager.
Supportiamo l’acquisizione di competenze individuali in Change Management,
Project Management e abilità manageriali “soft” attraverso processi di Training:

                    Change Management
                                                                                                PMI-PMP®
  Change
Management                                                                           Project
                                                    Pensiero creativo e processi
                                                                                   Management                    *PRINCE2® is a registered
                     Business Plan: ideazione e
                         implementazione                    decisionali                         PRINCE2®*        trademark of AXELOS
                                                                                                                 Limited.

                    Stili, ruoli e competenze nel   Team Working: costruire,
                                                                                                  IPMA
                            Leading Change             guidare, valutare

                       Time Management e                                                        ISIPM-Base
                        processi di delega

                                                                                                 Agile Project
                                                                                                 Management
                           Comunicazione
                          interpersonale e          Public speaking & Business
                            organizzativa                     writing
Relationship                                                                                    Risk Management
Management
                       Gestione dei conflitti:
                                                    Stakeholder Engagement
                     assertività e negoziazione
                                                                                                                                  15
Soluzioni integrate: Asset 2
Introduzione e standardizzazione a livello organizzativo di un metodo di Project Management,
tarato su contesto, obiettivi, capacity aziendali
Sviluppiamo metodi personalizzati di gestione progetti, riutilizzabili in altri contesti: partendo dal
seguente framework tipo, l’intervento di Consulenza Direzionale può prevedere:
Aree di intervento                               Obiettivo                                           Standardizzazione metodo Project Management

     Qualità         Obiettivi:                                                            Supporto alla strategia di gestione qualità
                       Assicura la soddisfazione del Cliente, favorendo                   Supporto al controllo qualità di prodotto di progetto e dei processi di
                          l’accettazione del prodotto di progetto                          Project Management
                       Garantisce il rispetto degli SLA contrattuali, limitando azioni
                          correttive ex post controllo
                       Ottimizza la produttività delle risorse umane, riducendo le
                          rilavorazioni dei tasks.
  Configurazione     Obiettivi:                                                            Supporto alla strategia di configurazione
                                                                                           Sviluppo del Configuration Management System per l’archiviazione,
                       Garantisce il reperimento tempestivo e aggiornato della
                                                                                           conservazione e back up della documentazione di progetto.
                          documentazione specialistica e di gestione
                       Assicura il controllo sulle varianti, modifiche e criticità
                          insorgenti durante l’esecuzione dei lavori
                       Ottimizza il tempo di gestione del top management,
                          attraverso la formalizzazione delle responsabilità da
                          invocare per l’assunzione di decisioni relative alle modifiche
                          progettuali.
      Rischi         Obiettivi:                                                            Analisi e valutazione dei rischi
                       Minimizzare le minacce sugli obiettivi di progetto                 Supporto all’individuazione di strategie di risposta
                       Massimizzare le opportunità sugli obiettivi di progetto.           Monitoraggio stato dei rischi e contromisure intraprese.

  Comunicazione      Obiettivi:                                                            Supporto alla strategia di comunicazione
                       Garantisce l’appropriatezza e la tempestività informativa di       Supporto per la reportistica direzionale di stato avanzamento del
                          progetto                                                         progetto.
                       Assicura il monitoraggio continuo sul progetto, in virtù di
                          formalizzati flussi di comunicazione.
   Integrazione      Obiettivi:                                                            Supporto alla definizione del piano per definire:
                       Assicura il sistema chiave di comunicazione e controllo per il         schedulazione di dettaglio del progetto
                          progetto                                                             variabili di performance progettuali da tenere sotto controllo
                       Garantisce il supporto strategico al raggiungimento degli              meccanismi di monitoraggio di progetto.
                          obiettivi di progetto.                                           Supporto in analisi e interpretazione dati di stato avanzamento
                                                                                           progetto, per implementare azioni correttive atte a portare la
                                                                                           specifica fase in linea al Piano di Progetto.
                                                                                           Assessment performance di progetto sui processi di Project                16
                                                                                           Management, in conformità al metodo di gestione adottato.
Soluzioni integrate: Asset 3
Sperimentazione pilota su progetto del metodo di Project Management, adottato e
personalizzato a livello organizzativo
A.   Implementiamo il metodo di Project Management ricorrendo a un approccio
     “process based”, che prevede un’iterazione
     ciclica della sequenza di

B.   Tra le soluzioni offerte, implementiamo il metodo di Project Management
     ricorrendo al modello di gestione per fasi e deleghe decisionali, organizzato in
     base alla timeline di progetto                                            Fase/i di                     Fase di
                                                           Fase di
                                         Pre-progetto                                                       Consegna
                                                            inizio         Consegna successiva/e
                                                                                                              finale

                                                                        Direzione di un Progetto
                                           Avvio

                                                           Gestione                       Gestione              Chiusura
                                                          limiti fase                    limiti fase            progetto
                                                        Inizio             Controllo di fase           Controllo di Fase

                                                                          Gestione consegna            Gestione consegna   17
                                                                               prodotti                     prodotti
Soluzioni integrate: Asset 4
Affiancamento continuo dei responsabili di progetto nell’implementazione del
metodo di Project Management sul singolo progetto
A.   Implementiamo il metodo di Project Management su un progetto aziendale, che
     favorisca
                  Training on the job per la implementazione, manutenzione,
                  calibratura in itinere della metodologia di Project Management

                  Coaching individuale verso il Project Manager in termini di
                  trasferimento delle conoscenze, delle prassi e delle tecniche di
                  Project Management

B.   L’approccio al training on the job e al coaching è basato sul
     modello di John Whitmore: GROW                                                       Obiettivi di miglioramento
                                                                                          nelle performance
                                                                Goal                      professionali di breve e
                                                                                          medio termine

      Risultati raggiunti e le                                                                         Cause, motivazioni,
      ulteriori aree su cui                                                                            resistenze ed energie
      lavorare … riattivando                      Will                       Reality                   sottese al percorso di
      GROW                                                                                             miglioramento

                                                                                       Action plans: modalità,
                                                              Options                  tempi e risultati oggettivabili          18
Soluzioni integrate: Asset 5 – 1/4
Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business

A.   Conduciamo un assessment iniziale organizzativo basato sul modello PRADO ,
     che possiede i seguenti vantaggi:
      pubblico dominio (www.maturityresearch.com)
      flessibile e intuitivo
      scalabile in ottica organizzativa
      aperto all’integrazione con standard di riferimento o modelli (es. PMBOK
       Guide® PMI, RBC IPMA, CMMI SEI)
      orientato al management e facilmente inquadrabile come piano di
       miglioramento

      L’assessment si concentra sulle leve “hard” organizzative:
      Struttura organizzativa                             Processi                  Tecnologie

                                                                                            19
Soluzioni integrate: Asset 5 – 2/4
Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business

B.   Conduciamo un assessment iniziale in forma di analisi del clima organizzativo,
     basato sulle seguenti dimensioni “soft” dell’organizzazione:

                                    Stile di            Relazioni
                                  leadership         interpersonali
                                                                         Sviluppo
                Organizzazione                                        professionale e
                  del lavoro                                            formativo

                                                                                 Ambiente
            Immagine                                                          fisico di lavoro
            aziendale

                                               AREE                           Retribuzione e
        Comunicazione                                                            sistema
         organizzativa                                                          premiante

                                                                                                 20
Soluzioni integrate: Asset 5 – 3/4
Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business

C.   Valutiamo il grado di maturità organizzativo raggiunto su 5 livelli, in rapporto a 6
     dimensioni

                                                                    Dimensioni organizzative
                                    Livello 5 - Ottimizzato
                                                                Competenza tecnica
                                Livello 4 - Gestito
                                                                Competenza comportamentale
                            Livello 3 -
                          Standardizzato                        Metodologia di PM

                Livello 2 - Conosciuto                          Informatizzazione

                                                                Struttura organizzativa
         Livello 1 - Iniziale
                                                                Allineamento strategico

                   Livelli di maturità

                                                                                               21
Soluzioni integrate: Asset 5 – 4/4
D.    In base ai risultati di perfomance e al livello di maturità raggiunto
      dall’organizzazione, basato sulle seguenti dimensioni

     1.     Competenze tecniche
     2.     Competenze comportamentali (SOFT SKILL)
     3.     Leadership, commitment & engagement
     4.     Utilizzo della metodologia di Project Management sviluppata
     5.     Ingegnerizzazione dei processi di Project Management attraverso IT
            Solution
     6.     Capacity della struttura organizzativa
     7.     Allineamento della struttura organizzativa alla strategia di business

          identifichiamo un graduale percorso di miglioramento e crescita organizzativo.

                                                                                           22
Una road map per il successo!

Il nostro modello di servizi integrato punta a rendere competitive le organizzazioni, supportando la road
map che abilita i fattori critici di successo:

Sviluppare Competenze Gestionali                                           Pianificare, gestire e monitorare leve
Project Management                                                         “hard”
Program Management                                                         Strategie
Portfolio Management                                                       Processi
Governance Aziendale                                                       Procedure
                                                                           Tecnologie

Definire, riconoscere, sollecitare                                         Migliorare Abilità Comportamentali
leve “soft”                                                                Human Resource Management
Metafore e narrazioni condivise                                            Relationship Management
Norme, riti e valori                                                       Learning design and development
Clima interno                                                              management
Motivazioni individuali
Stili e forme della comunicazione

                                                                                                             23
CONTATTI

           FRANCESCA PETRELLI
           OWNER
           PMP® CERTIFIED
           ISIPM-BASE® CERTIFIED
           PRINCE2® REGISTERED PRACTITIONER
           CHANGE MANAGEMENT® REGISTERED PRACTITIONER
           LEAD TRAINER FUTURE PEOPLE PRINCE2® ATO
           DOCENTE ACCREDITATO SENIOR ISIPM
           Phone (+39) 06 78 09 682
           Mobile (+39) 348.26.81.882
           info@futurepeople.biz
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