Approccio metodologico e Soluzioni in Project Management Consulting, Training & Coaching
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Approccio metodologico e
Soluzioni in Project Management
Consulting, Training & Coaching
1
Sommario
Premessa
Contesto del cambiamento organizzativo
Workflow per il Change Management
Esigenze di business
Opzioni di business
Stato degli asset: dati di ricerca
Soluzioni integrate Asset 1: Training sui metodi di Project Management
Soluzioni integrate Asset 2: Introduzione e standardizzazione a livello organizzativo di un
metodo di Project Management
Soluzioni integrate Asset 3: Sperimentazione del metodo di Project Management
Soluzioni integrate Asset 4: Affiancamento nell’implementazione del metodo
Soluzioni integrate Asset 5: Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance
progettuali e di business
Una road map per il successo
2
Premessa
Contesto globale, crisi economica, perdita di competitività delle imprese e conseguente
riduzione della redditività sollecitano frequenti cambiamenti organizzativi.
I cambiamenti organizzativi, per loro natura, perturbano gli equilibri del cosiddetto “business
as usual”: è necessario approcciare agli scenari di cambiamento organizzativo attraverso uno
specifico modello di governance, conosciuto come “change management”.
Oggetto di interesse progressivamente crescente, il change management offre un vasto
repertorio di modelli, metodi e strumenti capaci di:
identificare le leve del cambiamento organizzativo
definire un piano di gestione della trasformazione in base a processi di analisi
strategica
gestire, monitorare e valutare l’efficacia, l’efficienza e il ritorno dell’investimento dei
singoli progetti e programmi in cui si articola il piano di change management.
3
Contesto del cambiamento organizzativo
Un efficace approccio al Change Management presuppone
un’integrazione tattica con le best management practices
orientate alla governance di progetti, programmi e portfoli, al
fine di rendere applicabile e permanente il processo di
trasformazione.
la relazione sussistente tra le discipline del
Project/Program/Porfolio Management – leve di
implementazione del cambiamento – e quella del Change
Management – cornice entro la quale i progetti e i programmi
assumono significato – è rappresentabile nel seguente
diagramma:
Source: Cameron E., Green M., Making Sense of
Change Management, 2012, Figure II.1, page 257
4
Workflow per il Change Management – 1/3
Lo schema del processo può essere tradotto nei seguenti passaggi:
1. Il cambiamento organizzativo può essere innescato da istanze
esogene o endogene all’organizzazione.
2. In base all’analisi di:
fattori organizzativi interni – “capacity” – capacità di
investimento, infrastrutture, dotazioni tecnologiche,
dimensionamento dell’organico
fattori organizzativi interni – “capabilities” – profili,
competenze, knowledge base aziendale
contesto macro e micro economico, sociale e culturale in cui si
colloca e opera l’organizzazione
la Direzione Aziendale ridefinisce la mission sulla base dei propri
valori e della vision strategica
5
Workflow per il Change Management – 2/3
3. Il ridisegno della mission organizzativa si traduce in un “change
management plan”:
pianificazione di uno o più progetti di cambiamento, programmi o
portfolio.
4. Questo passaggio del processo chiarisce la relazione tra le best
management practices di gestione di progetti/programmi e la governance
del cambiamento:
i progetti, programmi e portfoli definiscono le modalità con le quali si
implementa il cambiamento organizzativo (come, quando e chi);
i risultati dei progetti/programmi determinano il tipo di cambiamento
avviato, impattando almeno sempre su uno degli asset strategici
aziendali: struttura organizzativa, approccio al mercato/servizio, processi
e tecnologie;
al termine dei progetti/programmi, è nuovamente il modello di Change
Management a supportare e sostenere nel tempo l’introduzione
operativa nel “business as usual” degli output progettuali/programmatici
6
Workflow per il Change Management – 3/3
5. L’approccio “Plan, Do, Check, Act”, alla base della governance di progetti e programmi,
favorisce il successo dei progetti: è necessario, ma non sufficiente a sostenere nel tempo il
cambiamento introdotto
6. L’ulteriore passaggio richiede interventi sugli aspetti “soft” dell’organizzazione:
o metafore culturali e narrazioni condivise
o riti aziendali e valori
o clima interno
o motivazioni individuali
7. Operare su queste dimensioni richiede:
“Raccordo/Armonizzazione”: capacità del management di rispecchiare la cultura
organizzativa dominante, assicurando che tutti gli aspetti del change vengano
riallineati ai valori organizzativi;
“Apprendimento individuale, di team e organizzativo”: mentoring, circuiti di
feedback, riconoscimento e ascolto di vissuti e ansie individuali, monitoraggio degli
“umori” dei collaboratori costituiscono gli strumenti chiave che abilitano le capacità
di adattamento al cambiamento;
“Mentalità/Atteggiamento culturale organizzativo”: il processo di cambiamento
opera in una determinata e spesso inconsapevole mentalità, cultura prevalente; è
necessario comprenderla per identificare distrattori e leve di resistenza al change e
far crescere le leadership. Il “mindset” aziendale implica la consapevolezza di quanto
ragionamenti e decisioni di business siano influenzate dal modo in cui il
management interpreta l’organizzazione stessa. 7
Esigenze di business – 1/2
Recenti e autorevoli ricerche – tra cui quella del PMI®* –
riportano il tasso medio di fallimento dei progetti avviati dalle
organizzazioni
Una gestione efficace, efficiente e metodologicamente definita
dei progetti/programmi produce un delta competitivo strategico
tra le organizzazioni di successo “High Performers” e quelle in
perdita “Low Performers”
*Source: ©2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession™, March 2013 8
Esigenze di business – 2/2
La relazione strategica tra realizzabilità, fattibilità e sostenibilità
nel tempo di interventi di cambiamento organizzativo e
successo di progetti e programmi richiede l’adozione metodi
integrati di Project Management
Gli standard internazionali di Project & Risk Management sono
infatti in grado di ridurre i rischi cui ogni progetto, per sua natura,
è esposto:
tasso di innovazione
fattibilità tecnica
bilanciamento degli interessi tra i diversi stakeholder
(stakeholder management & involvement)
integrazione di competenze interfunzionali
vincoli temporali di esecuzione e consegna
vincoli di budget
9
Opzioni di business – 1/2
Condurre i progetti sulla base di metodi integrati di gestione
Project Management consente infatti di raggiungere i seguenti
obiettivi strategici
Raggiungimento del
Governance al progetto
risultato entro i vincoli di
(protezione del suo
ambito, budget e
valore)
tempistiche
Gestione e controllo di
Incremento della
varianti, modifiche e
produttività delle risorse
criticità insorgenti la fase
coinvolte
di delivery
Source: ©2013 Project Management Institute, Inc.
Pulse of the Profession™, March 2013
10Opzioni di business – 2/2
Applicare efficacemente metodi integrati di gestione Project Management richiede i seguenti asset:
Competenze certificabili in Project
ASSET 1 Introduzione a livello organizzativo e
Management di quanti sono ASSET 2
standardizzazione di un metodo di
direttamente coinvolti nella gestione
Project Management, tarato su
dei progetti: Team Manager / Project
contesto, obiettivi, capacity aziendali
Leader / Project Manager
Sperimentazione su progetto Affiancamento continuo dei
ASSET 3 pilota del metodo di Project responsabili di progetto ASSET 4
Management, adottato e nell’implementazione del metodo
personalizzato a livello di Project Management sul singolo
organizzativo progetto
Monitoraggio e miglioramento ASSET 5
continuo delle performance
progettuali e di business
11Asset organizzativi: dati di ricerca 1/2
ASSET 1 ASSET 2 ASSET 4
Competenze certificabili in Project Introduzione e standardizzazione a Affiancamento continuo dei responsabili
Management di quanti sono direttamente livello organizzativo di un metodo di di progetto nell’implementazione del
coinvolti nella gestione dei progetti: Team Project Management, tarato su contesto, metodo di Project Management sul
Manager / Project Leader /Project Manager obiettivi, capacity aziendali singolo progetto
Source: ©2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession™, March 2013 12Asset organizzativi: dati di ricerca 2/2
ASSET 3 ASSET 5
Sperimentazione pilota su un progetto del Monitoraggio e miglioramento continuo
metodo di Project Management, adottato e delle performance progettuali e di
personalizzato a livello organizzativo business
Source: ©2013 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession™, March 2013 13Soluzioni integrate per il business
Il modello di servizi integrato offerto da Future People opera sui diversi asset organizzativi, attraverso
un approccio di carattere modulare e progressivo
Obiettivi
Soluzioni
Soluzioni
Soluzioni
14Soluzioni integrate: Asset 1
Competenze certificabili in Project Management di quanti sono direttamente
coinvolti nella gestione dei progetti: Team Manager / Project Leader / Project
Manager.
Supportiamo l’acquisizione di competenze individuali in Change Management,
Project Management e abilità manageriali “soft” attraverso processi di Training:
Change Management
PMI-PMP®
Change
Management Project
Pensiero creativo e processi
Management *PRINCE2® is a registered
Business Plan: ideazione e
implementazione decisionali PRINCE2®* trademark of AXELOS
Limited.
Stili, ruoli e competenze nel Team Working: costruire,
IPMA
Leading Change guidare, valutare
Time Management e ISIPM-Base
processi di delega
Agile Project
Management
Comunicazione
interpersonale e Public speaking & Business
organizzativa writing
Relationship Risk Management
Management
Gestione dei conflitti:
Stakeholder Engagement
assertività e negoziazione
15Soluzioni integrate: Asset 2
Introduzione e standardizzazione a livello organizzativo di un metodo di Project Management,
tarato su contesto, obiettivi, capacity aziendali
Sviluppiamo metodi personalizzati di gestione progetti, riutilizzabili in altri contesti: partendo dal
seguente framework tipo, l’intervento di Consulenza Direzionale può prevedere:
Aree di intervento Obiettivo Standardizzazione metodo Project Management
Qualità Obiettivi: Supporto alla strategia di gestione qualità
Assicura la soddisfazione del Cliente, favorendo Supporto al controllo qualità di prodotto di progetto e dei processi di
l’accettazione del prodotto di progetto Project Management
Garantisce il rispetto degli SLA contrattuali, limitando azioni
correttive ex post controllo
Ottimizza la produttività delle risorse umane, riducendo le
rilavorazioni dei tasks.
Configurazione Obiettivi: Supporto alla strategia di configurazione
Sviluppo del Configuration Management System per l’archiviazione,
Garantisce il reperimento tempestivo e aggiornato della
conservazione e back up della documentazione di progetto.
documentazione specialistica e di gestione
Assicura il controllo sulle varianti, modifiche e criticità
insorgenti durante l’esecuzione dei lavori
Ottimizza il tempo di gestione del top management,
attraverso la formalizzazione delle responsabilità da
invocare per l’assunzione di decisioni relative alle modifiche
progettuali.
Rischi Obiettivi: Analisi e valutazione dei rischi
Minimizzare le minacce sugli obiettivi di progetto Supporto all’individuazione di strategie di risposta
Massimizzare le opportunità sugli obiettivi di progetto. Monitoraggio stato dei rischi e contromisure intraprese.
Comunicazione Obiettivi: Supporto alla strategia di comunicazione
Garantisce l’appropriatezza e la tempestività informativa di Supporto per la reportistica direzionale di stato avanzamento del
progetto progetto.
Assicura il monitoraggio continuo sul progetto, in virtù di
formalizzati flussi di comunicazione.
Integrazione Obiettivi: Supporto alla definizione del piano per definire:
Assicura il sistema chiave di comunicazione e controllo per il schedulazione di dettaglio del progetto
progetto variabili di performance progettuali da tenere sotto controllo
Garantisce il supporto strategico al raggiungimento degli meccanismi di monitoraggio di progetto.
obiettivi di progetto. Supporto in analisi e interpretazione dati di stato avanzamento
progetto, per implementare azioni correttive atte a portare la
specifica fase in linea al Piano di Progetto.
Assessment performance di progetto sui processi di Project 16
Management, in conformità al metodo di gestione adottato.Soluzioni integrate: Asset 3
Sperimentazione pilota su progetto del metodo di Project Management, adottato e
personalizzato a livello organizzativo
A. Implementiamo il metodo di Project Management ricorrendo a un approccio
“process based”, che prevede un’iterazione
ciclica della sequenza di
B. Tra le soluzioni offerte, implementiamo il metodo di Project Management
ricorrendo al modello di gestione per fasi e deleghe decisionali, organizzato in
base alla timeline di progetto Fase/i di Fase di
Fase di
Pre-progetto Consegna
inizio Consegna successiva/e
finale
Direzione di un Progetto
Avvio
Gestione Gestione Chiusura
limiti fase limiti fase progetto
Inizio Controllo di fase Controllo di Fase
Gestione consegna Gestione consegna 17
prodotti prodottiSoluzioni integrate: Asset 4
Affiancamento continuo dei responsabili di progetto nell’implementazione del
metodo di Project Management sul singolo progetto
A. Implementiamo il metodo di Project Management su un progetto aziendale, che
favorisca
Training on the job per la implementazione, manutenzione,
calibratura in itinere della metodologia di Project Management
Coaching individuale verso il Project Manager in termini di
trasferimento delle conoscenze, delle prassi e delle tecniche di
Project Management
B. L’approccio al training on the job e al coaching è basato sul
modello di John Whitmore: GROW Obiettivi di miglioramento
nelle performance
Goal professionali di breve e
medio termine
Risultati raggiunti e le Cause, motivazioni,
ulteriori aree su cui resistenze ed energie
lavorare … riattivando Will Reality sottese al percorso di
GROW miglioramento
Action plans: modalità,
Options tempi e risultati oggettivabili 18Soluzioni integrate: Asset 5 – 1/4
Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business
A. Conduciamo un assessment iniziale organizzativo basato sul modello PRADO ,
che possiede i seguenti vantaggi:
pubblico dominio (www.maturityresearch.com)
flessibile e intuitivo
scalabile in ottica organizzativa
aperto all’integrazione con standard di riferimento o modelli (es. PMBOK
Guide® PMI, RBC IPMA, CMMI SEI)
orientato al management e facilmente inquadrabile come piano di
miglioramento
L’assessment si concentra sulle leve “hard” organizzative:
Struttura organizzativa Processi Tecnologie
19Soluzioni integrate: Asset 5 – 2/4
Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business
B. Conduciamo un assessment iniziale in forma di analisi del clima organizzativo,
basato sulle seguenti dimensioni “soft” dell’organizzazione:
Stile di Relazioni
leadership interpersonali
Sviluppo
Organizzazione professionale e
del lavoro formativo
Ambiente
Immagine fisico di lavoro
aziendale
AREE Retribuzione e
Comunicazione sistema
organizzativa premiante
20Soluzioni integrate: Asset 5 – 3/4
Monitoraggio e miglioramento continuo delle performance progettuali e di business
C. Valutiamo il grado di maturità organizzativo raggiunto su 5 livelli, in rapporto a 6
dimensioni
Dimensioni organizzative
Livello 5 - Ottimizzato
Competenza tecnica
Livello 4 - Gestito
Competenza comportamentale
Livello 3 -
Standardizzato Metodologia di PM
Livello 2 - Conosciuto Informatizzazione
Struttura organizzativa
Livello 1 - Iniziale
Allineamento strategico
Livelli di maturità
21Soluzioni integrate: Asset 5 – 4/4
D. In base ai risultati di perfomance e al livello di maturità raggiunto
dall’organizzazione, basato sulle seguenti dimensioni
1. Competenze tecniche
2. Competenze comportamentali (SOFT SKILL)
3. Leadership, commitment & engagement
4. Utilizzo della metodologia di Project Management sviluppata
5. Ingegnerizzazione dei processi di Project Management attraverso IT
Solution
6. Capacity della struttura organizzativa
7. Allineamento della struttura organizzativa alla strategia di business
identifichiamo un graduale percorso di miglioramento e crescita organizzativo.
22Una road map per il successo!
Il nostro modello di servizi integrato punta a rendere competitive le organizzazioni, supportando la road
map che abilita i fattori critici di successo:
Sviluppare Competenze Gestionali Pianificare, gestire e monitorare leve
Project Management “hard”
Program Management Strategie
Portfolio Management Processi
Governance Aziendale Procedure
Tecnologie
Definire, riconoscere, sollecitare Migliorare Abilità Comportamentali
leve “soft” Human Resource Management
Metafore e narrazioni condivise Relationship Management
Norme, riti e valori Learning design and development
Clima interno management
Motivazioni individuali
Stili e forme della comunicazione
23CONTATTI
FRANCESCA PETRELLI
OWNER
PMP® CERTIFIED
ISIPM-BASE® CERTIFIED
PRINCE2® REGISTERED PRACTITIONER
CHANGE MANAGEMENT® REGISTERED PRACTITIONER
LEAD TRAINER FUTURE PEOPLE PRINCE2® ATO
DOCENTE ACCREDITATO SENIOR ISIPM
Phone (+39) 06 78 09 682
Mobile (+39) 348.26.81.882
info@futurepeople.biz
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