Progetto di riorganizzazione funzionale della struttura tecnica e amministrativa dell'Università degli Studi di Trieste Uffici di Staff ...

 
Università degli Studi di Trieste

                  Progetto
    di riorganizzazione funzionale della
     struttura tecnica e amministrativa
    dell’Università degli Studi di Trieste
                    (prima fase)

Uffici di Staff dell’Amministrazione centrale

               A cura della Direzione amministrativa

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“La burocrazia ha dato splendidi risultati ovunque doveva dimostrare
                                               il suo senso del dovere,
                                                      la sua oggettività
            e la sua capacità di dominio dei problemi organizzativi.”

                                   Max Weber, Parlamento e governo

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Il presente documento è denominato “Progetto di riorganizzazione funzionale della struttura
tecnica e amministrativa dell’Università degli Studi di Trieste”.

Si compone di tre Capi:
• Capo I Gli indirizzi strategici
• Capo II I criteri generali di organizzazione, la tipologia delle unità organizzative e il
    sistema delle responsabilità
• Capo III Il percorso di riorganizzazione - prima fase: Uffici di staff dell’Amministrazione
    centrale.

Le finalità del presente documento sono:
a) focalizzare gli indirizzi strategici dell’Ateneo che, ai sensi del D.Lgs. n. 165/2001 e successive
    modificazioni e integrazioni, costituiscono la genesi dell’azione amministrativo-gestionale;
b) presentare le ragioni del percorso di riorganizzazione funzionale della struttura tecnica e
    amministrativa, pianificato in fasi sequenziali;
c) condividere i criteri generali di organizzazione, la tipologia delle unità organizzative e il
    sistema delle responsabilità.

Quali fattori organizzativi, in questa prima fase, non sono stati oggetto di analisi?
- i processi di lavoro;
- il fabbisogno di personale, con riguardo alla dotazione organica, correlata a missioni e
   obiettivi e declinata in quantità/qualità, permanenza/temporaneità (Programmazione triennale –
   vedi: art. 51, comma 4, legge 27.12.1997, n. 449; art. 1, comma 105, legge 30.12.2004, n. 311;
   art. 1 ter, legge 31.3.2005, n. 43), nonché all’aggiornamento professionale;
- il sistema di valutazione dei risultati/prestazioni e di valorizzazione delle competenze
   professionali (PEO-PEV);
- la pesatura delle posizioni organizzative e delle funzioni specialistiche.

In sintesi, se un’organizzazione è un aggregato di persone, risorse materiali/immateriali, regole
e prassi, deliberatamente connesse e coordinate entro confini “identificabili”, per il
raggiungimento di obiettivi predefiniti, l’impegno della Direzione amministrativa, nel corso del
corrente anno, sarà quello di pianificare e realizzare un percorso condiviso di graduale revisione
organizzativa che garantisca l’innalzamento della qualità dei servizi amministrativi e tecnici
erogati agli studenti, alla comunità di riferimento e a supporto della didattica e della ricerca.
Gli obiettivi perseguiti, pertanto, sono:
a) motivare le persone (comunicare per condividere per conseguire);
b) ottimizzare l’utilizzo delle risorse;
c) ridefinire i confini delle responsabilità funzionali e, al tempo stesso, renderli facilmente
    attraversabili dai processi di lavoro;
d) coniugare la trasparenza dei processi di lavoro con “legalità”, la tempestività e la
    semplificazione con “opportunità” e senso del “pubblico interesse”.

Si precisa, infine, che il progetto presentato ha tesaurizzato quanto fin qui realizzato in Ateneo,
sotto il profilo metodologico e organizzativo, in particolare, si è inteso utilizzare, aggiornandolo, il
progetto funzionigramma, nell’intento di “dichiarare” univocamente alla nostra utenza
interna ed esterna l’organizzazione dei servizi.

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                                            Capo I
                                    Gli indirizzi strategici

Le fonti esaminate, in particolare, sono:
• il Programma elettorale
    (predisposto dal prof. Peroni in occasione della candidatura a Rettore per il triennio 2006-
    2009);
• il Discorso d’insediamento
    (pronunciato dal Rettore prof. Peroni per l’inaugurazione dell’A.A. 2006-2007).

Nata nell’ormai lontano 1924, l’Università di Trieste è inserita in un sistema di istituzioni di ricerca
e di alta formazione che fanno del distretto triestino una delle aree a più alta densità di personale di
ricerca in Europa. Il contesto di riferimento enfatizza la vocazione storica dell’Ateneo, vale a dire
la capacità di promuovere e gestire una significativa rete di relazioni internazionali. Non vi è
dubbio che le relazioni transfrontaliere e internazionali, in particolare, in area centro-europea e
mediterranea, costituiscono sfera elettiva di spiccata specificità dell’Ateneo triestino.
In un’area geopolitica come quella di nostra pertinenza, al centro di potenzialità di sviluppo cruciali
per il suo futuro, in connessione con la progressiva integrazione europea dei paesi dell’area centro
europea e balcanica, l’Ateneo può svolgere un ruolo privilegiato nella costruzione progressiva di
quello “spazio universitario europeo” che l’Unione europea si è data come obiettivo da
raggiungere entro il 2010.

A fronte di ciò, i rapporti tra Ateneo e città sono ben lontani dai livelli di simbiosi presenti in altri
distretti universitari. L’Università può offrirsi quale opportunità di rilancio qualificato della città
e del territorio, a partire dalle politiche di residenzialità studentesca e scientifica, ponendo le basi
per il proprio recupero: progetto di “inurbamento” universitario.
Trieste può diventare nei prossimi anni un polo residenziale universitario di rilievo nazionale e
internazionale. Ne trarrebbe beneficio la città stessa che, anche per le singolari potenzialità attrattive
dal punto di vista ambientale, storico e culturale, verrebbe a richiamare energie giovani, capaci di
restituire, oltre all’immediato indotto, concrete prospettive di rilancio per il futuro.

1. La ricerca scientifica e i Dipartimenti
Atteso che la ricerca scientifica è il perno dell’istituzione universitaria, premessa essenziale per
un’offerta formativa di qualità, e i dipartimenti sono il tessuto connettivo dell’Ateneo, l’osmosi
tra ricerca e didattica costituisce tratto identitario, perso il quale di università non avrebbe
neppure più senso parlare. La sintesi tra i due fini istituzionali anzidetti è la migliore garanzia per
quell’elevato fabbisogno di innovazione che l’odierna economia della conoscenza esige, altresì,
per la formazione di un ceto dirigente all’altezza delle trasformazioni in atto.

Alle oggettive criticità indotte dalla progressiva contrazione dei trasferimenti pubblici al sistema
universitario, che hanno largamente inciso sull’autonomia delle politiche universitarie, a dispetto
del dettato costituzionale, occorre reagire, individuando obiettivi prioritari, quali:
• arrestare il declino delle strutture bibliotecarie e di laboratorio;
• ripristinare adeguati finanziamenti di Ateneo per i progetti di ricerca;
• sviluppare la capacità di “catturare” risorse finanziarie esterne, anche mediante
    l’acquisizione di specifiche competenze professionali per l’individuazione, l’utilizzo e la
    rendicontazione;

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•   investire nella formazione specialistica di giovani ricercatori (dottorati di ricerca, scuole di
    dottorato, borse post-dottorato e assegni di ricerca);
•   stimolare la rete dei rapporti con istituzioni di ricerca e di alta formazione, tanto sul territorio
    regionale, quanto su scala internazionale;
•   fornire adeguato supporto ai processi di trasferimento delle conoscenze al territorio.

Per facilitare il conseguimento dei suddetti obiettivi occorre:

•   razionalizzare la gestione amministrativa, semplificando le procedure e accentuando
    l’autonomia dei Dipartimenti;
•   ripristinare logiche di programmazione di bilancio, consentendo ai Dipartimenti di conoscere,
    per tempo, i trasferimenti di cui potranno disporre;
•   sviluppare la capacità di “catturare” e rendicontare risorse finanziarie esterne, anche mediante
    l’acquisizione di specifiche competenze professionali;
•   ridare efficienza ai servizi di Ateneo (a partire da quelli informatici), contenendo forme di
    spreco;
•   approntare modelli standard di regolamentazione contrattuale o convenzionale.

2. L’offerta formativa e le Facoltà
Quali responsabili dell’offerta formativa, le Facoltà costituiscono il terreno di immediato
impatto della popolazione studentesca con la realtà universitaria, pertanto, risulta strategico,
anche alla luce della forte competizione tra Atenei, passare da logiche puramente quantitative
dell’offerta formativa a una razionalizzazione della medesima, fondata sulla qualità della
didattica.

L’assetto della didattica sarà al centro, nei prossimi mesi, di un intenso lavoro di ristrutturazione,
all’esito del definitivo varo dei provvedimenti ministeriali istitutivi delle nuove classi di laurea.
Come noto, le linee direttive ministeriali sono orientate a indurre una drastica razionalizzazione
del numero dei corsi di studio e, in generale, un contenimento dell’offerta formativa entro più
stringenti soglie di proporzione tra l’organico docente e l’offerta stessa. Anche il nostro Ateneo
dovrà, pertanto, ridisegnare la sua offerta formativa; l’occasione sarà propizia per una verifica
complessiva dell’esperienza del modello cosiddetto 3+2.
In questa prospettiva, occorrerà avviare, nelle sedi collegiali previste dallo Statuto, un’opera di
programmazione della docenza che scongiuri, in un’ottica di sistema, sterili moltiplicazioni, a
favore, invece, di pratiche di coordinazione tra Facoltà e corsi di studio, nella consapevolezza
che un’offerta didattica enfatica crea, alla lunga, disaffezione da parte degli studenti, calo di
iscrizioni e deterioramento dell’immagine dell’Ateneo.

Ancora, l’ampliamento di iniziative di offerta formativa inter-ateneo, in uno spirito di leale
collaborazione, contribuirebbe al comune obiettivo dell’incremento qualitativo della formazione
universitaria, con evidenti ricadute positive sui livelli di sviluppo e di qualità della vita della nostra
comunità regionale. A tale proposito, la questione dei rapporti con il vicino Ateneo di Udine deve
uscire dalle secche di una sterile competizione per numeri a condizioni di reciprocità. Le
relazioni tra le due sedi possono risolversi in sinergie utili, tanto sul piano dell’offerta formativa,
quanto della ricerca scientifica, come dimostrano alcune isolate, ma importanti, sperimentazioni di
collaborazione in essere.

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Del resto, l’esigenza di una razionalizzazione delle risorse, che ne moderi l’attuale dispersione per
“duplicazione” o moltiplicazione delle sedi universitarie, è avvertita anche a livello europeo e fa
prevedere una progressiva incentivazione pubblica verso forme di aggregazione “in rete” tra
istituzioni di ricerca e di alta formazione territorialmente contigue, enti regionali e imprese.

L’attrattività di sede è, in misura rilevante, determinata dal livello di qualità ed efficienza dei
servizi offerti agli studenti, servizi “quotidiani” in cui si sostanzia, concretamente, il diritto allo
studio. Tra questi, particolare rilevanza rivestono quelli di accoglienza.
Il ruolo degli studenti non può comportarne la riduttiva assimilazione a contribuenti/utenti, ma
richiede che essi siano coinvolti come attori di progettualità e di soluzioni.
E’, pertanto, necessario:

•   riqualificare tutti i servizi di sportello, anche on line;
•   migliorare il coordinamento tra servizi di “segreteria studenti” e centri-servizi di Facoltà,
    anche superando problematiche connesse all’utilizzo di Esse3;
•   incrementare l’attività di orientamento/informazione nei distretti scolastici regionali,
    extraregionali e nelle aree oltre confine;
•   praticare “sconti” sulle tasse d’iscrizione per matricole dotate di curriculum d’eccellenza;
•   introdurre la “carta servizi d’Ateneo”, quale veicolo integrato di azioni e tutele che
    investono i trasporti, l’abitazione, il commercio, l’offerta culturale;
•   stimolare le politiche di residenzialità, mediante un più efficace coordinamento con
    soggetti istituzionali come l’Erdisu;
•   potenziare gli scambi internazionali, migliorando la qualità dell’accoglienza degli studenti
    stranieri;
•   favorire l’associazionismo studentesco e le relative attività culturali.

Ulteriori politiche della didattica/formazione si prestano a tradursi in autonomi canali di
finanziamento, mediante:

•   offerta di didattica avanzata e professionale a istituzioni, realtà professionali e aziende del
    territorio.

3. Un’amministrazione ammodernata, fondata sul capitale umano
Lo stato attuale dell’amministrazione mostra asimmetrie nella qualità dei servizi e nella
distribuzione delle competenze professionali ed è riconducibile a tempi e responsabilità
molteplici.
Occorre superare la radicata mentalità fondata sul binomio “amministrazione centrale/strutture
periferiche”, al contrario, è necessario adottare soluzioni organizzative capaci di fare sistema. E
sviluppare un diffuso “spirito di servizio” alla comunità.
Si tratta di affrontare più incisivamente ritardi e nodi antichi dell’organizzazione amministrativa,
operando una ricognizione dell’esistente, quale necessaria premessa di un’opera di
razionalizzazione complessiva. La consapevolezza delle rigidità normative e della modestia
delle risorse disponibili non giustifica la rinuncia a perseguire prioritariamente i seguenti obiettivi:

•   razionalizzazione e riassetto degli uffici - organigramma;
•   ridefinizione degli ambiti di competenze;
•   redazione di piani di fabbisogno;
•   correlazione tra valutazione e incentivazione retributiva.

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In questo quadro un ruolo strategico compete al personale tecnico-amministrativo, nei confronti
del quale occorre riaprire i canali del dialogo, coinvolgendone il contributo di esperienza
professionale e incentivando le occasioni di efficace formazione e riqualificazione.
Occorre, inoltre, introdurre pratiche formali di valutazione dei risultati, accantonando ogni prassi
improntata ad automatismi per anzianità:

•   si inscrivano progressivamente in una logica ispirata a principi di merito: incentivi,
    progressioni e riconoscimenti;
•   si introduca un modello di gestione delle risorse umane ispirato alla metodologia per
    competenze: dal reclutamento alla mobilità, dalle progressioni di carriera alla formazione
    (dove competenza sta per sintesi tra saperi acquisiti con lo studio e l’esperienza lavorativa e
    capacità individuale, intesa come attitudine a comportamenti organizzativi efficaci sul piano
    dei risultati attesi).

In fin dei conti, le riforme capaci di produrre i cambiamenti attesi sono quelle che, sulla base di
formulazioni tecnicamente rigorose, sanno tradursi in fenomeno culturale.

4. Il governo dell’Ateneo
Il governo dell’Ateneo proposto dovrebbe coniugare capacità di sintesi con il metodo della
collegialità, favorendo, in tale modo, maggiore trasparenza e pubblicità.

A tale proposito andrebbe considerata l’opportunità di:

•   prevedere occasioni di approfondimento preliminare, con l’apporto degli uffici
    responsabili delle pratiche destinate a successive deliberazioni;
•   individuare formule di confronto tra gli organi collegiali, mediante convocazione di
    periodiche conferenze di Ateneo su temi di interesse comune.

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                                      Capo II
         I criteri generali di organizzazione, la tipologia delle unità
                organizzative e il sistema delle responsabilità
I La situazione di partenza
II Criteri generali di organizzazione
III La nuova organizzazione della struttura tecnico-amministrativa

I. La situazione di partenza
Il modello organizzativo della struttura tecnico-amministrativa dell’Università degli Studi di Trieste
è stato oggetto, nel corso degli ultimi anni, in particolare, a far data dal 1992, di analisi e interventi
di riorganizzazione finalizzati ad adeguare il predetto modello ai cambiamenti normativi,
culturali, economici e tecnologici via via intervenuti.
In correlazione alle finalità istituzionali dell’università, ricerca e didattica, nonché di servizio
allo sviluppo del territorio, i suddetti interventi di riorganizzazione hanno perseguito
prioritariamente le seguenti finalità:
 rendere congruenti le attività tecnico-amministrative e di servizio alle finalità istituzionali
  dell’Università e agli indirizzi strategici degli organi;
 innalzare la qualità dei servizi amministrativi e tecnici alla didattica, alla ricerca e alla
  comunità di riferimento;
 aggregare le attività in ambiti funzionali omogenei;
 migliorare l’informazione, la comunicazione interfunzionale e istituzionale.

Nonostante un tangibile e diffuso orientamento al raggiungimento del risultato e gli interventi
compiuti, risultano ancora evidenti le criticità, di seguito indicate. Le medesime enfatizzano il
costo oneroso, rilevabile non solo sotto il profilo economico, che la struttura tecnico-
amministrativa e complessivamente l’Università è chiamata a sostenere, a fronte di una non sempre
latente “insoddisfazione” dell’utenza esterna e anche interna.

Criticità rilevate:
 parcellizzazione delle attività di lavoro e dei procedimenti;
 parcellizzazione degli ambiti di responsabilità gestionali e operativi;
 tempi e costi delle attività di coordinamento;
 assenza di un sistema informativo integrato;
 debolezza del sistema vigente di organizzazione del lavoro per obiettivi e del correlato
   sistema di valutazione dei risultati e delle prestazioni;
 assenza di un sistema premiante con valenza di leva motivazionale;
 assenza di sistemi di rilevazione e misurazione della qualità dei servizi.

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II. Criteri generali di organizzazione
Il presente documento, nel rispetto delle norme e dei principi statutari e regolamentari
dell’Università, della vigente legislazione in materia di organizzazione, valutazione e controllo delle
amministrazioni pubbliche, nonché, di un corretto sistema di relazioni sindacali, intende presentare i
criteri generali su cui è incardinato il progetto di riorganizzazione funzionale della struttura
tecnico e amministrativa proposto, pianificato in fasi sequenziali.

Premesso che la struttura tecnico-amministrativa ha carattere strumentale al conseguimento
delle finalità istituzionali dell’Università, nel rispetto del “pubblico interesse” e alla luce degli
indirizzi strategici definiti dagli organi di governo, essa deve garantire le seguenti finalità:

•   rendere congruenti attività tecnico-amministrative e di servizio a indirizzi strategici e
    finalità istituzionali;
•   ampliare le aree funzionali, riducendo la parcellizzazione dei processi di lavoro e degli
    ambiti di responsabilità;
•   “dichiarare” univocamente l’organizzazione dei servizi:
    chi fa che cosa, in quali tempi e per quale ragione;
•   coniugare riconoscimenti economici e professionali con esigenze organizzative;
•   coniugare innalzamento della qualità dei servizi con ottimale utilizzo delle risorse,
    “legalità” con “opportunità”;
•   migliorare l’informazione, la comunicazione interfunzionale e istituzionale e
    l’accessibilità.

Nel rispetto dei seguenti criteri generali di organizzazione:

•   distinzione tra attività di indirizzo, controllo e azione amministrativo-gestionale;
•   imparzialità, regolarità ed economicità dell’azione amministrativa;
•   centralità dell’utenza e facilità di accesso ai servizi, anche informatici e telematici;
•   comunicazione e pubblicizzazione delle attività e dei servizi, rilevazione del grado di
    soddisfazione dell’utenza;
•   informatizzazione delle attività e dei processi di lavoro e integrazione dei sistemi
    informativi;
•   coerenza tra esigenze organizzative e grado di autonomia/responsabilità caratterizzanti le
    funzioni dirigenziali e le diverse categorie professionali;
•   semplificazione degli ambiti di responsabilità e flessibilità gestionale;
•   programmazione delle attività e valutazione dei risultati/prestazioni;
•   valorizzazione e sviluppo delle professionalità, secondo principi di merito;
•   formazione continua;
•   adeguatezza degli ambienti di lavoro e studio e azioni coerenti in materia di prevenzione,
    protezione e sicurezza;
•   sistema delle relazioni sindacali improntato a principi di correttezza e orientato alla
    prevenzione dei conflitti;
•   pari opportunità.

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Elementi caratterizzanti le unità organizzative in cui si articola la nuova struttura tecnico-
amministrativa:

•   finalità;
•   obiettivi;
•   attività e servizi erogati (funzioni);
•   risorse gestite;
•   relazioni interne ed esterne;
•   relazioni con gli organi di governo dell’Università.

Tipologia delle unità organizzative dell’Amministrazione centrale:

•   Area funzionale – unità organizzativa di primo livello
•   Sezione - unità organizzativa di secondo livello
•   Ripartizione - unità organizzativa di terzo livello
•   Uffici di staff.

III. La nuova organizzazione della struttura tecnico-amministrativa
III.1 Unità organizzativa di primo livello: Area
L’Area funzionale è l’unità organizzativa che riporta direttamente al Direttore amministrativo.

Compete al Responsabile, di concerto con il Direttore amministrativo, assunta le deliberazioni
del Consiglio di amministrazione, per quanto di propria competenza, ai sensi dell’art. 5,
comma 2 del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165/2001 e successive modificazioni e integrazioni
definirne l’organizzazione in Sezioni.

In particolare:
• é l’unità dedicata a fornire servizi trasversali tecnici e/o amministrativi per la gestione
    dell’Università, raggruppando ambiti rilevanti di attività e funzioni tendenzialmente
    omogenee e interdipendenti;
• ha la responsabilità primaria, in correlazione alle proprie finalità e agli obiettivi gestionali
    individuati, di garantire, attraverso l’ottimale utilizzo delle risorse assegnate, il
    raggiungimento delle finalità istituzionali dell’Università e degli indirizzi strategici definiti
    dagli organi.

- Compatibilmente con le risorse finanziarie disponibili e nel rispetto della regolazione vigente in
  materia, il ruolo di responsabilità di questa unità organizzativa è conferito a personale di
  qualifica dirigenziale.
- Ai sensi dell’art. 17, comma 1-bis del D.Lgs. n. 165/2001 e successive modificazioni e
  integrazioni, alcune delle competenze comprese nelle funzioni dei dirigenti potranno essere
  delegate a personale di categoria EP responsabile di Sezione.
- Ai sensi dell’art. 10, comma 1 del D.Lgs. n. 39/1993 e successive modificazioni e integrazioni, il
  ruolo di responsabilità dei sistemi informativi automatizzati è conferito a personale di qualifica
  dirigenziale, nel rispetto della regolazione vigente.

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III.2 Unità organizzativa di secondo livello: Sezione
La Sezione è il sottoinsieme organizzativo all’interno dell’unità organizzativa di primo livello a cui
afferisce.

Compete al Responsabile, di concerto con il responsabile dell’unità organizzativa di primo
livello di afferenza e/o il Direttore amministrativo, definirne l’organizzazione in Ripartizioni.

In particolare:
• è l’unità dedicata a fornire supporto diretto, correlato e/o complementare alle attività
    didattiche, di ricerca e di servizio dell’Università;
• ha la responsabilità primaria, in correlazione alle proprie finalità, di garantire, attraverso
    l’ottimale utilizzo delle risorse assegnate, il raggiungimento degli obiettivi gestionali
    individuati.

Elementi caratterizzanti sono:
• insieme di attività1 interdipendenti;
• gestione di servizi e funzioni di elevata complessità;
• rilevanza qualitativa e quantitativa delle risorse gestite (umane, finanziarie e/o strumentali
   e/o tecnologiche);
• relazioni interfunzionali significative e con l’ambiente esterno;
• funzione di coordinamento e controllo necessaria per la tipologia e la numerosità dei
   servizi, delle attività e delle risorse gestite.

Il ruolo di responsabilità di questa unità organizzativa è conferito di norma a personale di
categoria EP, nel rispetto della regolazione vigente.

III.3 Unità organizzativa di terzo livello: Ripartizione
La Ripartizione è il sottoinsieme organizzativo all’interno della Sezione.

Compete al Responsabile, di concerto con il responsabile di Sezione, definirne
l’organizzazione, anche in ulteriori unità organizzative sott’ordinate (servizi), qualora ciò
corrisponda a esigenze gestionali e operative.

In particolare:
può articolarsi, a sua volta, in ulteriori unità organizzative sottordinate, qualora ciò
corrisponda a esigenze gestionali e operative;
• ha la responsabilità primaria, in correlazione alle proprie finalità, di garantire il
    raggiungimento degli obiettivi operativi individuati, attraverso l’ottimale utilizzo delle
    risorse assegnate.
Elementi caratterizzanti sono:
• sottoinsieme definito di attività specifiche, caratterizzate da elevata interdipendenza;
• gestione di servizi specifici;
• relazioni prevalentemente interne alla struttura di afferenza;

1
 Per attività si intende un insieme di azioni organiche funzionali al raggiungimento di risultati
specifici e attesi.

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•       funzione di responsabilità diretta e di coordinamento, correlata alla tipologia dei servizi e
        delle attività e all’entità delle risorse gestite.

Il ruolo di responsabilità di questa unità organizzativa è conferito di norma a personale di
categoria D, nel rispetto della regolazione vigente.

III.4 Ufficio di staff
L’Ufficio di staff è l’unità organizzativa dedicata a fornire servizi di consulenza, supporto
professionale e assistenza operativa agli organi di governo, valutazione, controllo e garanzia
dell’Università, alla Direzione amministrativa, nonché a tutte le strutture dell’Ateneo.

Compete al Responsabile, di concerto con il Direttore amministrativo, definirne
l’organizzazione, anche in ulteriori unità organizzative sott’ordinate (servizi di staff), qualora
ciò corrisponda a esigenze gestionali e operative.

In particolare:
• ha la responsabilità primaria, in correlazione alle proprie finalità, di assicurare il
    coordinamento e l’integrazione delle attività connesse ai processi di indirizzo, gestione,
    controllo e valutazione;
• in questa unità possono riscontrarsi due tipologie di relazioni: funzionale, con gli organi di
    governo, valutazione, controllo e garanzia; gerarchica con il Direttore amministrativo.2
Può articolarsi in ulteriori unità organizzative sott’ordinate (servizi), qualora ciò corrisponda a
esigenze gestionali e operative.

Il ruolo di responsabilità di questa unità organizzativa, in considerazione del grado di autonomia
e di responsabilità richiesto, è conferito a personale di categoria EP ovvero D, nel rispetto della
regolazione vigente.

    2
      Relazione funzionale: è la relazione caratterizzante il rapporto tra organi accademici e struttura tecnico-
amministrativa. In particolare, rappresenta il vincolo che lega chi deve assicurare la realizzazione delle linee di
indirizzo con chi le definisce, nel rispetto della relazione gerarchica.

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III.5 Funzioni professionali
Nell’ambito della struttura tecnico-amministrativa possono essere individuate specifiche funzioni
professionali, strumentalmente correlate in maniera diretta e/o complementare alle finalità
istituzionali dell’Università e agli indirizzi strategici definiti dagli organi di governo.
Le funzioni professionali possono richiedere, in riferimento alla categoria EP, l’iscrizione a ordini
professionali, comunque, richiedono conoscenze tecnico-professionali caratterizzate da non
fungibilità e significativo grado di specializzazione e innovazione.

L’incarico di funzioni professionali, in considerazione del grado di autonomia e di responsabilità
richiesto, è conferito a personale di categoria EP ovvero D, nel rispetto della regolazione vigente.

III.6 Gruppo di progetto
Il progetto è un insieme di attività integrate e complesse, volto ad approntare soluzioni a
problemi ad alto contenuto di innovazione o gestire processi di trasformazione e
cambiamento, in un arco di tempo predeterminato.
Richiede la mobilitazione temporanea di risorse e di responsabilità dedicate, ancorché non in
via esclusiva.
Per la realizzazione di un progetto il Direttore amministrativo può costituire una forma
organizzativa temporanea dedicata: il gruppo di progetto, che prevede l’impiego e
l’integrazione di personale che continua a riportare al responsabile diretto, per quanto riguarda le
attività e gli obiettivi del proprio ambito organizzativo, e riferisce al responsabile di progetto, per
quanto riguarda le fasi e le modalità di realizzazione del progetto medesimo.

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                                 Capo III
               Il percorso di riorganizzazione - prima fase

             Uffici di Staff dell’Amministrazione centrale

• Affari generali e documentali
   Funzioni e sottofunzioni

1. Centri e consorzi interuniversitari
   a. Istruzione atti per costituzione e/o adesione
   b. Istruzione atti per nomina dei rappresentanti di Ateneo
   c. Monitoraggio del funzionamento
   d. Istruzione atti per recesso e/o disattivazione
2. Elezioni
   a. Gestione procedure elettorali
   b. Supporto organizzativo alle elezioni delle rappresentanze sindacali
3. Statuto e regolamenti di Ateneo
   a. Istruzione iter procedurale per modifiche e nuove proposte di regolamento
   b. Istruzione iter procedurale per modifiche statutarie
4. Attività assistenziale personale medico e tecnico amministrativo
   a. Gestione dei rapporti dei docenti con le Aziende sanitarie relativamente all’attività
      assistenziale
   b. Istruzione atti per stipula di protocolli di intesa tra l’Ateneo e la Regione FVG e di
      accordi attuativi tra l’Ateneo e le Aziende del Servizio Sanitario Nazionale
   c. Monitoraggio dei protocolli di intesa e degli accordi attuativi
5. Convenzioni
   a. Istruzione atti per stipula
   b. Monitoraggio del funzionamento
6. Organizzazione dell’Ateneo
   a. Gestione dell’afferenza scientifica di docenti e ricercatori ai dipartimenti
   b. Formalizzazione e aggiornamento delle funzioni correlate al personale docente
   c. Istruzione atti per nomina delle cariche istituzionali di Ateneo

7. Archivio di deposito di Ateneo
   a. Selezione dei documenti appartenenti all’archivio di deposito
   b. Servizi archivistici: recupero, riordino, inventariazione e scarto dei documenti
8. Archivio storico di Ateneo
   a. Assistenza alla consultazione dei documenti
   b. Servizi archivistici: recupero, riordino, inventariazione e scarto dei documenti
9. Procedimento amministrativo, diritto di accesso e protocollo informatico
   a. Analisi e divulgazione della normativa in materia
   b. Consulenza

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10. Trattamento dei dati personali
    a. Analisi e divulgazione della normativa in materia
    b. Consulenza
    c. Collaborazione alla redazione e aggiornamento del Documento programmatico sulla
       sicurezza
    d. Notifiche e comunicazioni al Garante per la protezione dei dati personali
11. Protocollo informatico
    a. Progettazione, implementazione e gestione del sistema
    b. Protocollazione e assegnazione dei documenti agli uffici
    c. Repertorio generale decreti, determinazioni e circolari di Ateneo

• Comunicazione e organizzazione eventi
   Funzioni e sotto funzioni

1. Comunicazione esterna
   a. Collaborazione alla progettazione e alla realizzazione di strumenti di comunicazione
      istituzionale a stampa, audiovisivi e multimediali
   b. Supporto alla progettazione e alla realizzazione di attività pubblicitarie istituzionali
   c. Rendicontazione annuale all’Autorità per le garanzie nella comunicazione
2. Comunicazione di Ateneo
   a. Supporto alla definizione delle linee guida per l’immagine coordinata di Ateneo
   b. Supporto alla redazione del piano di comunicazione annuale
   c. Monitoraggio del piano di comunicazione annuale
3. Eventi istituzionali
   a. Patrocini, sponsorizzazioni e fundrising
   b. Supporto tecnico e logistico alle manifestazioni
   c. Promozione attività culturali
   d. Supporto alla realizzazione di altri eventi di Ateneo

• Legale e del contenzioso
   Funzioni e sotto funzioni

1. Gare d’appalto
   a. Redazione di atti di gara concernenti lavori, forniture e servizi
2. Contratti di interesse generale dell’Ateneo
   a. Stesura contratti per lavori, forniture e servizi
   b. Gestione contratti di locazione e di assicurazione
3. Atti di liberalità, fondazioni e premi di studio
   a. Accettazione di atti di liberalità
   b. Istruzione atti per costituzione, modificazione ed estinzione fondazioni
   c. Gestione premi di studio e di laurea

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4. Ufficiale Rogante
   a. Servizio di supporto all’Ufficiale Rogante
   b. Atti di transazione e componimento bonario
5. Recupero crediti
   d. Insinuazione nel fallimento
   e. Rapporti con l’Avvocatura dello Stato
   f. Solleciti a morosi
6. Contenzioso
   a. Gestione del contenzioso di Ateneo (settori del personale, del patrimonio, della
      didattica e degli affari tecnici ed edilizi)
   b. Difesa diretta dell’Università in primo grado
   c. Rapporti con l’Avvocatura dello Stato
   d. Verifica e autorizzazione della liquidazione delle spese di Avvocatura
   e. Consulenza alle strutture di Ateneo in relazione alla predisposizione di atti e
      convenzioni di interesse specifico

• Organi accademici collegiali
   Funzioni e sotto funzioni

1. Funzionamento degli organi di governo dell’Ateneo (S.A. e C.d.A.)
   a. Organizzazione delle sedute
   b. Redazione dei verbali
   c. Divulgazione e monitoraggio delle decisioni assunte dagli organi
   d. Segreteria degli organi di governo dell’Ateneo
2. Funzionamento degli organi collegiali
   a. Organizzazione delle sedute
   b. Redazione dei verbali
   c. Divulgazione e monitoraggio delle decisioni assunte dagli organi
   d. Gestione relazioni con i rappresentanti del Consiglio degli studenti e con le
      Associazioni studentesche
   e. Segreteria del Consiglio delle strutture scientifiche
   f. Segreteria del Consiglio degli studenti
   g. Segreteria organi di garanzia e controllo (Revisori, Garante)
   h. Segreteria Comitato per lo sport
   i. Segreteria Comitato Etico di Ateneo
   j. Segreteria Comitato Mobbing
   k. Segreteria Comitato Pari Opportunità
   l. Raccolta e archiviazione verbali organi collegiali di Facoltà e Dipartimenti e
      divulgazione delle decisioni assunte
3. Servizi ai diversamente abili
   a. Attività di informazione e sensibilizzazione (guide, web)
   b. Partecipazione a progetti dedicati
   c. Accoglienza e assistenza agli studenti nell’espletamento delle pratiche
      amministrative
   d. Progettazione, erogazione e coordinamento di servizi di supporto (tutorato,
      accompagnamento)

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   e. Consulenza per l’inserimento e l’integrazione del personale con disabilità
   f. Acquisto e gestione di beni/ausili e servizi dedicati

• Prevenzione e protezione
   Funzioni e sotto funzioni

1. Prevenzione e profilassi
   a. Valutazione dei rischi lavorativi nelle strutture
   b. Consulenze sui diversi rischi
   c. Collaborazione alla valutazione dei progetti in merito alla sicurezza
   d. Collaborazione alla valutazione dei carichi di incendio
   e. Valutazione accessibilità alle strutture
   f. Collaborazione alla verifica rispetto delle norme di prevenzione e protezione
   g. Stesura regolamenti e procedure
   h. Redazione dei piani di emergenza
   i. Gestione della sorveglianza sanitaria
   j. Realizzazione campagna informativa
   k. Somministrazione questionari in materia di sicurezza
   l. Sopralluoghi nelle unità operative
   m. Sopralluoghi e consulenza all’amministrazione in caso di incidente
2. Formazione
   a. Progettazione ed erogazione corsi di formazione specifica

• Programmazione e controllo di gestione
   Funzioni e sotto funzioni

1. Programmazione
   a. Monitoraggio del posizionamento nel sistema universitario ed eventuali analisi
      comparative
   b. Supporto al processo di pianificazione strategica
   c. Supporto alla traduzione dei piani strategici in piani operativi pluriennali e annuali
   d. Supporto alla definizione di criteri per l’allocazione interna delle risorse
2. Controllo e valutazione delle prestazioni e dei risultati
   a. Sviluppo di un sistema di indicatori per il monitoraggio e la valutazione
      dell’andamento della gestione
   b. Gestione del sistema di valutazione del personale dirigente e tecnico amministrativo
      e correlato sistema di organizzazione per obiettivi
   c. Monitoraggio e valutazione del grado di raggiungimento dei risultati attesi ai vari
      livelli
   d. Analisi di efficienza: evidenza delle risorse consumate e della capacità di
      autofinanziamento delle strutture, in rapporto ai risultati ottenuti e agli output
      prodotti
   e. Sviluppo e produzione di reportistica sull’andamento delle performance e sui
      risultati ottenuti
3. Bilancio sociale
   a. Struttura di riferimento per il bilancio sociale di Ateneo

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• Segreterie di Rettorato e Direzione amministrativa
   Funzioni e sotto funzioni

1. Segreteria del Rettore
2. Segreteria del Direttore amministrativo

• Ufficio studi per la valutazione
   Funzioni e sotto funzioni

1. Supporto al Nucleo di valutazione
   a. Attività di segreteria
   b. Gestione documentale
   c. Supporto attività valutativa
   d. Elaborazione dati e produzione indicatori di valutazione
   e. Produzione di report
2. Valutazione della didattica
   a. Acquisizione opinioni studenti e inserimento dati
   b. Elaborazione dati e produzione indicatori di valutazione
   c. Produzione di report
3. Valutazione dell’offerta formativa
   a. Verifica requisiti di docenza e strutture dei corsi di studio da attivare
   b. Produzione di report
4. Valutazione dei dottorati di ricerca, delle scuole di dottorato e dei master
   a. Acquisizione delle proposte di istituzione/rinnovo dottorati di ricerca, scuole di
      dottorato, corsi di master
   b. Elaborazione dati e produzione indicatori di valutazione
   c. Produzione di report
5. Funzione statistica
   a. Elaborazioni statistiche
   b. Validazione e rilascio dati
   c. Coordinamento della rete informativa di Ateneo
6. Gestione per la qualità
   a. Analisi di customer satisfaction
   b. Analisi dei processi

• Ufficio stampa
   Funzioni e sotto funzioni

1. Informazione
   a. Relazioni con i media
   b. Redazione comunicati stampa
   c. Organizzazione conferenze stampa
   d. Rassegna stampa
   e. Aggiornamento News e Avvisi sul sito web di Ateneo
   f. Redazione newsletter istituzionale

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Nota

A complemento delle funzioni indicate, per ogni Ufficio di staff, vanno aggiunte quelle definite
come “funzioni comuni”, in quanto vengono svolte in ogni unità organizzativa:

•   Banche dati e archivi
    o Implementazione/aggiornamento
•   Flussi documentali
    o Smistamento posta in entrata
    o Redazione posta in uscita
    o Protocollazione
    o Fascicolazione
•   Personale
    o Gestione del personale
    o Pianificazione delle attività
    o Proposte di formazione
    o Istruzione ed aggiornamento
•   Privacy
    o Adempimenti normativi
•   Progetti d'Ateneo
    o Collaborazione
    o Gestione
•   Sicurezza
    o Verifica rispetto norme
•   Sito web
    o Implementazione/aggiornamento

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                                                                     Organi di
                                                                     governo
                                                                    dell’Ateneo

               DIDATTICA                                                                                  RICERCA

                  Centri Servizi di Facoltà,                            Centri di spesa           Segreterie di Dipartimento,
                      Laboratori, ecc.                                   autonomi (*)                  Laboratori, ecc.

                                                   Servizi amministrativi, tecnici e uffici di staff
                                                           dell’Amministrazione centrale

(*) n.b.
C.L.A. – Centro Linguistico di Ateneo
C.S.P.A. – Centro Coordinamento e Sviluppo Progetti e Apparecchiature
E.U.T – Edizioni Università di Trieste
S.B.A. – Sistema Bibliotecario di Ateneo
Polo Didattico e Culturale di Gorizia
Polo Didattico e Culturale di Pordenone

                                                                              20
Università degli Studi di Trieste

             Servizi amministrativi e tecnici dell’Amministrazione centrale

                                            Direzione
                                          amministrativa

                        Uffici di staff

 Area funzionale       Area funzionale    Area funzionale    Area funzionale          Area funzionale
Affari istituzionali   Risorse umane e    Gest. economico-   Servizi edilizi e       Servizi informatici
                       organizzazione       finanziaria          tecnici

                                             21
Università degli Studi di Trieste

                 Uffici di staff dell’Amministrazione Centrale

                                Direzione amministrativa

                                                       Programmazione e controllo
Affari generali e documentali
                                                              di gestione

     Comunicazione e                                       Segreterie di Rettorato e
   organizzazione eventi                                   Direzione amministrativa

  Legale e del contenzioso                            Ufficio studi per la valutazione

     Organi accademici                                          Ufficio stampa
        e collegiali

  Prevenzione e protezione

                                        22
Università degli Studi di Trieste

                   Uffici di staff dell’Amministrazione Centrale
                  Organi di governo, controllo e valutazione
                              (relazioni funzionali)

                                                  Programmazione e controllo
 Affari generali e documentali
                                                         di gestione

Comunicazione e organizzazione                          Segreterie di Rettorato e
           eventi                                      Direzione amministrativa

   Legale e del contenzioso                       Ufficio studi per la valutazione

      Organi accademici                                     Ufficio stampa
         e collegiali

   Prevenzione e protezione

                                    23
Università degli Studi di Trieste

Servizi amministrativi e tecnici dell’Amministrazione centrale (post)

                                Uffici di
                                 Staff

         Area funz.le
           Servizi                                  Area funz.le
         informatici                                    Affari
                                                    istituzionali

                              Direzione
                              amm.va

     Area funz.le
     Servizi edilizi                                  Area funz.le
       e tecnici                                    Risorse umane e
                             Area funz.le           organizzazione
                          Gestione economico-
                              finanziaria

                                    24
Università degli Studi di Trieste

Servizi amministrativi e tecnici dell’Amministrazione centrale (ante)

                                             Div. AA.         Sez. C.d.Gest.
                                            Tecn. e Edil.        e P.S.F.
                             Sez. Servizi                                      Sez. OO. AA.
                              generali

           Sez. Economato
                                                                                               Sez. Didattica

           Sez. AA.
           Patrim.li                                                                                  Sez. Ricerca e
                                                                                                       Rapp. Impr.
                                                    Direzione
           Sez. AA.                                 amm.va
          Finanziari
                                                                                                     Sez. Relaz.
                                                                                                       intern.

             Sez. Stip. e
              Fiscalità                                                                         Sez. Com.
                                                                                                 istituz.

                            Sez. AA. gen.                                         Sez. Pers.
                             e docum.li.      Sez. AA. Gen.      Sez. Pers.        Docente
                                              del Personale        T.A.

                                                        25
Università degli Studi di Trieste

                   Le fasi del percorso di riorganizzazione funzionale 2007
                 fase                                                      attività                             tempistica
                                              •   analisi e revisione dell’organigramma e funzionigramma
                                              •   ridefinizione delle unità organizzative
              Prima fase                      •   definizione e assegnazione degli obiettivi 2007
        Uffici di staff                       •   valutazione del fabbisogno di personale, alla luce degli     marzo/aprile
dell’Amministrazione centrale(*)                  interventi organizzativi realizzati
                                              •   pianificazione delle attività formative di supporto agli
                                                  interventi organizzativi realizzati
(*) n.b.
- condivisione con il Rettore e il suo Staff;
- informazione alle OO.SS. e RSU, in data 6 febbraio e 8 marzo 2007;
- presentazione ai Capi Sezione e ai Capi Ripartizione, in data 26 marzo 2007;
- presentazione in seduta congiunta, S.A e C.d’A. 28, marzo 2007;
- approvazione del C.d’A. del Documento di riorganizzazione funzionale, in data 28 marzo 2007;
- presentazione alle OO.SS. e RSU, in presenza del Rettore, in data 2 aprile 2007.
 Pesatura delle posizioni organizzative e delle funzioni specialistiche, anche finalizzata a una nuova
                                      quantificazione delle indennità                                         aprile/maggio
       (sono stati costituiti due tavoli tecnici istruttori con personale di catt. EP e D con incarico)
                                              • analisi e revisione dell’organigramma e funzionigramma
            Seconda fase                      • ridefinizione delle unità organizzative
          Aree funzionali                     • definizione e assegnazione degli obiettivi 2007 ai
       (Sezioni-Ripartizioni)                   responsabili
                                                                                                              aprile/maggio
  dell’Amministrazione centrale               • valutazione del fabbisogno di personale alla luce degli
                                                interventi organizzativi realizzati
                                              • pianificazione delle attività formative di supporto agli
                                                interventi organizzativi realizzati

                                                                     26
Università degli Studi di Trieste

              fase                                           attività                                  tempistica
                                    • analisi e revisione dell’organigramma e funzionigramma
                                    • ridefinizione delle unità organizzative
                                    • definizione e assegnazione degli obiettivi 2007 ai
                                      responsabili
           Terza fase               • valutazione del fabbisogno di personale alla luce degli
   Strutture di servizio di           interventi organizzativi realizzati                                 giugno
Facoltà, Dipartimenti e Centri      • pianificazione delle attività formative di supporto agli
                                      interventi organizzativi realizzati
                                       (sono stati costituiti due tavoli tecnici istruttori con i
                                       Segretari amministrativi di Dipartimento e il personale di
                                       cat. D, di recente assegnato ai Centri servizi di Facoltà)

                                    • correlato a obiettivi assegnati ai responsabili delle unità
          Quarta fase                 organizzative definite
                                    • autovalutazione delle conoscenze e delle capacità ai
    Sistema di valutazione            responsabili delle unità organizzative definite                   settembre
dei risultati e delle prestazioni   • (si ipotizza la somministrazione di un questionario in
       (sperimentazione)              autovalutazione, ai fini dell’individuazione mirata di
                                      fabbisogni formativi)

                                                       27
Università degli Studi di Trieste

                Le tappe “storiche” del percorso di riorganizzazione
  organo
                 data                                                    oggetto
deliberante
                         Ristrutturazione degli Uffici amministrativi del Rettorato:
  C.d’A.      27/11/1992 - costituzione n. 2 Divisioni (Affari Generali ed Affari Economici), n. 7 Sezioni (partizioni di
                         secondo livello) e n. 18 Ripartizioni (contenitori di terzo livello)

                         Strutturazione Uffici del Rettorato - taratura 1996:
                         - riassetto funzioni dirigenziali. con l'istituzione di una terza Divisione (Affari Istituzionali);
              02/04/1996 - passaggio alla Sezione Affari patrimoniali e servizi delle competenze di natura amministrativa
  C.d’A.
              09/12/1996 afferenti alla Ripartizione Tecnica e adeguamento in Sezione della Ripartizione Tecnica;
                         - collocazione in posizione di staff, rispetto al Direttore amministrativo, delle Ripartizioni Organi
                         Accademici e Sistema informativo
  C.d’A.      18/12/1996 Incremento posti di dirigente in organico (da 3 a 5)
                         Strutturazione Uffici del Rettorato - taratura 1996 - 2:
  C.d’A.      18/12/1996 - suddivisione della Sezione Affari del personale in n. 3 Sezioni, articolate a loro volta in n. 2
                         Ripartizioni
                         Parziale riassetto organizzativo strutture di servizio Amministrazione centrale:
                         - istituzione Sezione Economato
  C.d’A.      25/05/1999 - aggregazione Sezione Ricerca e Relazioni Esterne ed Internazionali
                         - istituzione Ufficio di Staff del Nucleo di Valutazione

                           Riassetto Sezione Affari generali:
  C.d’A.      30/11/1999
                           - suddivisione in n. 2 Ripartizioni

                                                             28
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  organo                                                                 oggetto
                 data
deliberante
                         Riassetto strutture amministrative:
  C.d’A.      20/12/2000 - istituite la Sezione Organi Accademici, Ricerca, Fondo Sociale Europeo e la Sezione Relazioni
                         Esterne ed Internazionali nell'ambito della Divisione Affari Istituzionali
                         Riorganizzazione CSIA:
  C.d’A.      30/09/2003 - articolazione in n. 4 Settori

                         Costituzione nuova Divisione nell'ambito dell'Amministrazione:
  C.d’A.      24/01/2004 - costituzione della Divisione per gli Affari tecnici ed edilizi, alla quale afferiscono SPP, Sezione
                         Tecnica e Ripartizione Realizzazioni Edilizie (già afferente alla Divisione Affari Economici)

Decreto del
                       Istituzione dell'Ufficio di staff del Direttore amministrativo per gli affari del personale
   Dir.     30/06/2004
                       nell'ambito della Divisione Affari generali e del personale
 amm.vo
                       Riorganizzazione dell'Amministrazione centrale:
                       - approvazione delle linee guida
                       - costituiti, a supporto della Direzione amministrativa, l'Ufficio di Direzione e lo staff dei Segretari
  C.d’A.    27/07/2005 di dipartimento
                       - costituita la Sezione Comunicazione istituzionale e la Sezione Ricerca e rapporti con le imprese
                       - riorganizzata la Sezione Organi accademici

                         Riorganizzazione dell'amministrazione centrale:
                         - parziali modifiche alle linee guida
  C.d’A.      19/12/2005
                         - costituite la Sezione Controllo di gestione e progetti speciali di formazione e la Sezione Relazioni
                         internazionali

                                                             29
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  organo                                                                 oggetto
                 data
deliberante
                         Riorganizzazione dell'amministrazione centrale:
                         - parziali modifiche alle linee guida
                         - riorganizzata la Divisione Affari tecnici ed edilizi
  C.d’A.      29/03/2006
                         - costituita la Ripartizione Risorse edilizie nell'ambito della Sezione Economato
                         - a supporto della Divisione Affari generali e del personale, costituito il Servizio di Gestione del
                         contenzioso del personale

                                                             30
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