PROGETTO CE51 INTERREG CENTRAL EUROPE 2014-2020 "TOGETHER" - Provincia ...
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PROGETTO CE51 INTERREG CENTRAL EUROPE
2014-2020 “TOGETHER”
Servizio di Assistenza Tecnico-Gestionale e
Finanziaria
Capitolato Speciale d’Appalto
CUP: B49G16000390002
CIG: Z981A83482
SCHEDA TECNICA
BANDO : SERVIZI DI SUPPORTO ALLE ATTIVITA’
DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
Servizio: CPV 79411000-8 – Servizi generali di
consulenza gestionale
1
Sommario
Premessa Generale ......................................................................................................... 4
Descrizione delle attività richieste .................................................................................... 6
La questione del Demand Side Management (DSM) ........................................................... 7
Il back ground del Living Lab e l’approccio del progetto TOGETHER ...................................... 8
Descrizione e tempistiche dell’oggetto dell’affidamento.................................................... 10
Gestione Amministrativa e Finanziaria del Progetto ....................................................... 10
Progress report and Final Report ........................................................................... 10
Setting up financial management system .............................................................. 11
Assistenza e Monitoraggio dello stato di avanzamento del Progetto.............................. 13
Steering Committee & daily management ............................................................. 13
Valutazione del Progetto .................................................................................................. 16
Evaluation plan methodology ................................................................................. 16
Evaluation reports and compulsory mid term review report ................................. 17
Modalità di esecuzione del servizio ................................................................................ 18
Consegna degli elaborati ............................................................................................... 19
Sede operativa e soggetto istituzionale di riferimento ...................................................... 19
Obblighi dei contraenti.................................................................................................. 19
Pagamenti ............................................................................................................... 21
Gestione Amministrativa e Finanziaria del Progetto .............................................. 21
Assistenza e Monitoraggio dello stato di avanzamento del Progetto .................... 21
Valutazione del Progetto ........................................................................................ 22
Obblighi relativi alla tracciabilita' dei flussi finanziari ................................................... 23
Cauzione definitiva ................................................................................................... 23
2 Inadempienze e penalita' .......................................................................................... 23
Diffida ad adempiere ................................................................................................ 24
Risoluzione del contratto ........................................................................................... 25
Scorrimento graduatoria di gara ................................................................................ 25
Periodo di prova ....................................................................................................... 25
Cessione di Contratto ................................................................................................ 26
Controversie ............................................................................................................ 26
Per ogni controversia relativa al presente appalto è competente in via esclusiva il Foro di
Treviso. ............................................................................................................................... 26
Disposizioni finali...................................................................................................... 26
3 Premessa Generale
La Provincia di Treviso intende sviluppare alcune attività per promuovere la riduzione del consumo di
energia negli edifici di proprietà e competenza. Tali attività verranno inoltre estese ad alcuni edifici di
proprietà o competenza di 10 Comuni appartenenti al proprio territorio, nonché agli edifici del
partenariato straniero coinvolto nel progetto europeo secondo le modalità di seguito illustrate.
L'obbiettivo è motivare le Pubbliche Amministrazioni nell’adozione di strategie gestionali innovative
nel settore dell’efficienza energetica, non solo attraverso il miglioramento delle componenti
tecnologiche ma anche agendo sui comportamenti degli utenti: un elemento cruciale e centrale nella
definizione delle strategie per la riduzione dei consumi ed il miglioramento dell’efficienza energetica.
Le azioni cardine per avviare questo processo sono:
o fornire ai tecnici e ai funzionari le conoscenze interdisciplinari necessarie per fronteggiare
in modo innovativo le sfide poste dalla necessità di migliorare le prestazioni energetiche
degli edifici, in un contest caratterizzato da scarsità delle risorse necessarie per realizzare
interventi tecnologici e infrastrutturali, e promuovere attività di formazione per
migliorare le competenze in house del personale delle amministrazioni;
o fornire supporto e strumenti operativi per introdurre l’efficienza energetica su un
campione di edifici pilota attraverso il miglioramento dei comportamenti degli utenti,
ritenuto fondamentale per l’ottenimento degli obiettivi previsti in termini di riduzione dei
consumi;
o codificare i risultati del progetto in un pacchetto di misure da proporre su larga scala, in
modo da poterle utilizzare anche a livello nazionale ed europeo nell’ambito di piani,
anche di più ampia portata, per la riduzione dei consumi energetici negli edifici pubblici.
La Provincia di Treviso ha candidato ed ottenuto il finanziamento all’interno del I° bando del
Programma Europeo Interreg CENTRAL EUROPE 2014-2020 con il progetto “TOGETHER – TOWARDS A
GOALS OF EFFICIENCY THOUGH ENERGY REDUCTION” (di seguito indicato per brevità con l’acronimo
ufficiale “TOGETHER”), che intende sostenere le Pubbliche Amministrazioni nella programmazione e
pianificazione di interventi di efficientamento energetico di edifici pubblici e infrastrutture di tipo
integrato che valorizzino tanto le componenti tecnologiche e finanziarie ma anche comportamentali
degli utenti in relazione al tema.
Si allega l’estratto del formulario del progetto approvato dal Comitato di pilotaggio (che verrà messo
a disposizione nella seconda fase della seguente procedura), in lingua inglese. La rete di
cooperazione territoriale transnazionale del progetto è così composta:
Provincia di Treviso, in qualità di capofila - ITALIA
Agenzia per l’Energia della Vysocina EAV – REPUBBLICA CECA
Agenzia Slovacca per l’Innovazione e l’Energia SIEA - SLOVACCHIA
Università di Maribor - SLOVENIA
Città di Zagabria - CROAZIA
Associazione di Comuni Polacchi “Energie Cités” - PNEC - POLONIA
Agenzia di sviluppo Regione Sud - Transdanubiana - STRDA - Ungheria
Municipalità del 12° distretto della città di Budapest - Ungheria
La cooperazione tra i partner di progetto ha i seguenti obiettivi:
- supportare la diffusione di azioni tecnologiche per l’efficienza energetica già sperimentate,
integrandole con azioni di “gestione della domanda”, per rendere gli utenti consapevoli del corretto
utilizzo energetico degli edifici;
- sostenere, all’interno del dibattito politico, la necessità crescente di migliorare l’efficienza energetica
di edifici e infrastrutture pubbliche, dotando gli Enti Locali di:
4 chiare strategie e protocolli operativi che li possano supportare nella progressiva adozione di
modelli gestionali più complessi per la gestione degli edifici, in modo da ottenere ogni
possibile beneficio in termini di risparmio energetico e un corretto utilizzo e risparmio di
risorse pubbliche;
capacità di formulare obiettivi concreti di riduzione dei consumi energetici per ciascun
edificio, allargando in questo modo l’ambito di applicazione delle previsioni dell’art. 5 della
Direttiva 2012/27 a tutti gli edifici pubblici, anziché ai soli edifici delle Amministrazioni
centrali;
- supportare il miglioramento delle conoscenze, promuovendo attività di formazione per rafforzare le
competenze interne e ridurre in questo modo la necessità di ricorrere a consulenti esterni;
- mettere a sistema le buone pratiche per una più ampia disseminazione delle politiche di cui sia stata
dimostrata l’efficienza;
- rimuovere le barriere, spesso dovute alla complessità del quadro normativo, che possono ostacolare
l’utilizzo di Contratti di Prestazione Energetica e di altre misure di efficienza energetica che
consentano di incrementare la disponibilità di risorse per investimenti nell’ambito dell’energia.
TOGETHER tiene in considerazione la raccomandazione della Commissione Europea che prevede di
dare priorità ai contratti di prestazione (EPC) per gli investimenti in efficienza energetica e di
contrastare le barriere non-economiche e non-tecnologiche, incluse le barriere attitudinali e
comportamentali, in quanto il potenziale risparmio ottenibile con le misure rivolte ai comportamenti
delle persone è stimato tra il 5 e il 20%.
Il progetto si compone di pacchetti di lavoro distinti in WP tecnici (WT), di gestione (WM) e di
comunicazione (WC) declinati in attività e azioni specifiche. A ogni pacchetto di lavoro viene
assegnato un budget specifico declinato in prodotti deliverable.
I pacchetti di lavoro del progetto TOGETHER sono i seguenti:
o Thematic T1 : Capacity building for an enabling environment
o Thematic T2 Elaboration and Integration of tools for Energy Efficiency in public buildings
o Thematic T3 Implementation of Pilot
o Thematic T4 Political buy-in to a Strategy for Energy Efficiency in Public Buildings
o WM: management
o WC: communication
o P: preparation
Oltre ai pacchetti sopraccitati di cui si trova ampia descrizione del formulario allegato (che verrà
messo a disposizione nella II fase della seguente procedura), sono previsti dei pacchetti di lavoro
specifici collegati agli Investment superiori all’importo di 15.000 euro, in modo particolare collegati
all’acquisto e posa di sistemi di feedback diretto dei consumi (i.e. sistemi di smart metering).
Il Progetto TOGETHER, che durerà dal 01 giugno 2016 al 31 maggio 2019 salvo proroghe, prevede un
budget di € 2.330.175,75 con un contributo FESR di € 1.958.559,62 così suddivisi:
Provincia di Treviso € 441.795,00
Agenzia per l’Energia della Vysocina EAV € 182.537,50
Agenzia Slovacca per l’Innovazione e l’Energia € 259.365,75
SIEA
Università di Maribor € 325.000,00
Città di Zagabria € 267.145,00
Associazione di Comuni Polacchi “Energie Cités” - € 347.610,00
PNEC
Agenzia di sviluppo Regione Sud - € 272.017,50
Transdanubiana - STRDA
5Municipalità del 12° distretto della città di € 234.705,00
Budapest
Descrizione delle attività richieste
La Provincia di Treviso è Lead Partner del progetto e, in quanto tale, deve garantire nei confronti
delle Autorità del Programma la corretta implementazione dell’azione progettuale comprensiva anche
della corretta gestione dell’intero budget di progetto, controllando e monitorando costantemente
l’intervento dei singoli partner, garantendo e verificando il rispetto dei termini del contratto di
partenariato e del contratto di sovvenzione.
La Provincia di Treviso è responsabile nello specifico del pacchetto di lavoro “WM – Management” e
del pacchetto di lavoro “WC –Communication”.
Inoltre la Provincia di Treviso deve:
accertare il corretto svolgimento delle attività tecniche previste nel piano di lavoro e offrire ai
Partner, “WP leader” di specifici pacchetti, l’adeguato supporto tecnico e gestionale, a garanzia
della corretta esecuzione delle attività e rispetto delle scadenze indicate in modo dettagliato nel
formulario di progetto.
garantire l’esecuzione ed implementazione delle specifiche attività assegnatele di rilievo tecnico,
provvedendo anche all’acquisizione di forniture, servizi e/o lavori necessari all’attuazione delle
stesse e pertanto alla corretta allocazione, gestione contabile amministrativa e rendicontazione
del budget ad essa assegnato, nel rispetto della normativa vigente in materia di appalti pubblici.
Con particolare focus sul pacchetto di lavoro WM si specifica quanto segue:
la struttura gestionale del progetto ricalca quanto suggerito dall’IMPLEMENTATION MANUAL e
dalla documentazione ufficiale per la candidatura del progetto nell’ambito della I^ call del
Programma; in particolare si prevede la costituzione di un gruppo di lavoro dedicato all’interno di
ogni struttura partner, composto da un project manager, un responsabile finanziario e della
comunicazione.
La Provincia di Treviso in quanto Leader del progetto nominerà un Coordinatore di progetto che
sovraintenda l’intera azione progettuale, un Manager finanziario ed Manager della Comunicazione,
nominati all’interno dell’Ente stesso, che comporranno il Management Team (MT), coadiuvato da
altre figure professionali esistenti all’interno della Provincia di Treviso (i.e. personale amministrativo,
di segreteria, personale tecnico, etc.) e da una Ditta esterna – nello specifico da individuare con il
presente bando – a garanzia di una supervisione completa, continua e strutturata dell’andamento
dell’azione progettuale, sia dal punto di vista finanziario che tecnico.
Ogni partner di progetto costituirà al proprio interno un analogo team di lavoro “Project Office”
guidato a sua volta da un Project Manager, un responsabile finanziario e della comunicazione.
Nel quadro dei singoli pacchetti di lavoro verranno costituiti dei Thematic Workpackage Working
Group (TWWG) coordinati dai Leader dei singoli pacchetti di lavoro (WT1- PNEC; WT2 – University of
Maribor; WPT3 – EAV; WT4 - STRDA) responsabili della sovraintendenza e dell'implementazione delle
attività tecniche del progetto. I gruppi tematici si comporranno di almeno un referente tecnico per
ogni città partner (la stessa persona può essere referente per più pacchetti di lavoro) e si
relazioneranno a distanza, ritrovandosi semestralmente in occasione degli incontri dello Steering
Committee (SC). Infatti al fine di ottimizzare i costi ed i tempi di spostamento, verranno organizzati
con frequenza semestrale sia gli incontri dello Steering Committee che dei gruppi di lavoro tematico.
Si evidenzia che, in quanto coordinatore del progetto, la Provincia di Treviso è responsabile dell’intera
azione progettuale secondo quanto indicato nel così detto principio del Lead Partner in base a quanto
disciplinato dall’art 13 del regolamento UE 1299/2013.
6 La questione del Demand Side Management (DSM)
Secondo quanto spiegato in Wikipedia il termine Demand Side Management (DSM) questo termine
venne coniato nel periodo successivo alle crisi energetiche del 1973 e del 1979, quando i governi di
molti Paesi imposero la messa in atto di programmi per la gestione della domanda di energia vista la
contrazione dell'offerta di petrolio ed il suo innalzamento vertiginoso del prezzo.
Secondo altre fonti, sembra che il termine DSM sia stato introdotto da Clark W. Gellings, un
ricercatore americano, in un articolo nel IEE Spectrum nel 1981. Negli anni seguenti Gellings continuò
a rendere popolare il termine in una vasta serie di articoli e volumi, stabilendo una forte connessione
tra DSM e il processo di pianificazione energetica. In una recente pubblicazione, Gellings si rifà al DSM
abbracciando cinque elementi critici della pianificazione energetica:
1. DSM influenza l’uso del cliente;
2. DSM individua obiettivi prescelti;
3. DSM viene valutato rispetto ad alternative non- DSM;
4. DSM identifica come i clienti rispondono/si comportano;
5. il valore del DSM è influenzato dalla distribuzione di carico (load shape).
L'obbiettivo del DSM è la modificazione della domanda di energia attraverso non solo interventi
tecnologici ma anche incentivi finanziari e soprattutto cambiamenti comportamentali, attraverso
l’educazione al risparmio energetico ed incoraggiando il consumatore ad utilizzare meno energia
durante le ore di punta, o di incentivarne l'uso nei periodi non di punta, come la notte o i fine
settimana.
Due nuove categorie di DSM sono state recentemente introdotte e trovano applicazione nel mercato
delle misure per il rendimento energetico: il Demand Side Management analitico e quello
comportamentale.
Il primo, e cioè il DSM analitico, si focalizza sulle azioni prese dalle persone per modificare l’uso
dell’energia come conseguenza all'analisi di dati e al monitoraggio fornito da attrezzature; il secondo,
quello comportamentale, si riferisce ai cambiamenti del comportamento energetico individuale dei
diretti consumatori. Entrambe le categorie richiedono un solido supporto di strumenti metrici.
Dal 1993 l'International Energy Agency (IEA) lavora per sviluppare e promuovere il Demand Side
Management Technology Collaboration Program (DSM TCP) e il loro operato è visibile al sito
http://www.ieadsm.org/ avendo creato nel tempo “una scatola degli attrezzi” con strumenti, risorse
ed informazioni per governi, compagnie energetiche ed consumatori al fine di aiutarli ad incorporare
le misure DSM nei loro progetti e nelle loro attività e politiche energetiche; e buona parte delle
considerazioni riportate in questo paragrafo sono tratte dai materiali pubblicati nel DSM TCP.
Come riportato da IEA, il concetto di DSM e il piano strategico di efficienza energetica che ne deriva,
non sono difficili ma solamente complicati. L’aspetto tecnologico dell’efficienza energetica è alquanto
inequivocabile e spesso già ricoperto da tecnologie e conoscenze esistenti ma, è tutta un’altra
questione, rendere il DSM comprensibile/appetibile ai soggetti e quindi far sì che siano interessati
all'acquisto, all'installazione, all'uso e alla corretta manutenzione.
L’esperienza dimostra che, sebbene il potenziale di riduzione dell'uso di risorse fisiche ed economiche
sia ovvio e alto, questo non accade da solo perché:
gli attori coinvolti sono diversi e la loro interazione reciproca è complessa;
alcuni attori perdono persino denaro quando viene applicata l’efficienza energetica;
non si tratta solo di una questione di combinazione delle migliori tecnologie ma ancora di più
una questione di comportamento delle parti e degli individui coinvolti;
il compimento del sistema energetico ha un grande impatto sull’ambiente e sebbene
l’impatto delle azioni individuali sia piccolo, la somma di esse può avere una grande rilevanza;
7 le opportunità di migliorare l’efficienza energetica deve essere sfruttata in un modo
sistematico e questo richiede competenze di management , appunto di Demand Side
Management.
L'equazione proposta da IEA per il Demand Side Management è:
Risultato = Potenziale x Accettazione
dove il potenziale di per sé non è la regola. Il problema è avere sufficiente accettazione delle misure
di efficienza energetica tra i consumatori dell’energia. Ogni grande numero moltiplicato per zero
rimarrà zero!
Se il livello di accettazione, comprensione e diffusione del DSM sono state troppo basse e non
coinvolgono i soggetti o users, allora il management non potrà rilasciare/esprimere il pieno
potenziale.
DSM significa lavorare su entrambe le questioni al fine di ottenere un pieno risultato con un
dispiegamento su larga scala dell’efficienza energetica.
La diversa propensione dei soggetti o users ad interagire con l'edificio in termini di tecnologia, utilizzo
degli spazi e comportamenti per migliorare l'uso dell'energia, è ben rappresentata nell'immagine qui
sopra, già utilizzata dalla Provincia di Treviso nel 2010 quando stava progettando un nuovo Energy
Performance Contract per i propri edifici (scolastici ed istituzionali) basato sull’idea non
semplicemente di migliorare/implementare la tecnologia ma stimolare l'interazione e i cambiamenti
comportamentali. Il termine DSM non fu introdotto nel contesto del nuovo EPC ma il concetto di DSM
era ben presente nelle regole di contratto e nella gestione, e l'esperienza ha avuto grande successo
come dimostrano i dati di risparmio energetico raggiunti negli edifici della Provincia di Treviso in
questi ultimi anni.
Il back ground del Living Lab e l’approccio del progetto TOGETHER
Il progetto TOGETHER riprende le logiche del Living Lab, cioè del laboratorio di sperimentazione
sostenibile in cui gli utenti e i produttori possono co-creare innovazione. I Living Labs sono stati
concepiti dalla Commissione europea come Public-Private-People Partnership (PPPP) per un processo
di innovazione guidato dall'utente. Il Living Lab si avvale di quattro attività principali:
8 Co-Creazione: co-design tra utenti e produttori;
Esplorazione: scoprendo abitudini, comportamenti e opportunità di mercati emergenti;
Sperimentazione: implementare scenari dal vivo all'interno delle comunità di utenti;
Valutazione: la valutazione di prodotti e servizi in base a criteri socio-economici.
La Provincia di Treviso ha applicato il concetto Living Lab con la Green Schools Competition, cioè la
competizione/sfida tra gli Istituti Superiori del territorio provinciale, giunta oramai alla 4° edizione,
con l'obiettivo di promuovere tra gli studenti, insegnanti e personale scolastico, conoscenze e
comportamenti virtuosi legati alle fonti energetiche rinnovabili, all'uso razionale dell'energia e alla
mobilità. Il progetto Green Schoolss è stato premiato nel 2014 quale Living Lab a livello internazionale
entrando a far parte delle rete europea ENOLL (European Network of Living Labs) che raggruppa le
più significative esperienze di Living Labs a livello europeo e mondiale. Maggiori informazioni sono
reperibili ai siti http://www.100scuole.it/ e http://www.greenschoolss.eu/
IL Living Lab Green Schools nasce dal percorso di rinnovamento intrapreso dall’Amministrazione
provincial di Treviso nella gestione del patrimonio edilizio scolastico degli Istituti Secondari, costituito
da 41 Istituti scolastici con circa 100 edifici con l'obiettivo di acquisire una profonda conoscenza degli
edifici e di coinvolgere l'utenza alla gestione e responsabilizzazione nell'uso del bene comune e della
condivisione degli spazi. Il LL Green Schoolss della Provincia di Treviso si pone l’obiettivo di
modificare i comportamenti degli utenti, per favorire il risparmio energetico. Per perseguire questo
obiettivo Green Schoolss utilizza la gestione dell’edificio scolastico come modello nel quale
l’utente/studente/insegnante può attivamente partecipare grazie agli strumenti informatici utilizzati
per le attività di gestione, accessibili attraverso un portale web (www.100scuole.it).
La dinamica del Living Lab Green Schools può essere rappresentata come segue:
Dall’interazione tra i soggetti coinvolti nel nostro Living Lab ha determinato:
dal punto di vista tecnologico, dei miglioramenti di carattere infrastrutturali
dal punto di vista economico, dei vantaggi di risparmio derivanti dal contratto EPC
dal punto di vista sociale, la costituzione presso gli istituti scolastici di un Energy team, grazie
all’azione degli “Energy Officer”, docenti selezionati dalla Provincia presso ciascuno dei 6
distretti scolastici in cui è suddiviso il territorio, con il compito di far conoscere in tutte le
scuole l’iniziativa intrapresa dal punto di vista umano, il coinvolgimento degli student,
insegnanti e staff scolastico nel partecipare all’azione di riduzione del consumo di energia
diretta ed indiretta
Fa risparmiare energia in modo concreto e misurabile. Ad oggi siamo arrivati a risultati nella riduzione
dei consumi di energia termica (riscaldamento invernale) del complesso degli edifici scolastici vicina al
30%, grazie alla combinazione di comportamenti umani e tecnologici;
Stimola gli user - studenti ad impegnarsi anche attraverso delle competizioni (gamification) a
diventare dei veicoli per trasferire l’innovazione comportamentale presso i propri compagni (peer to
peer approach) e presso l’ambiente esterno alla scuola nella rete amicale e familiare (effetto spill over
del cambiamento comportamentale).
Si rivolge prevalentemente a studenti e pertanto svolge una funzione educativa sulle tematiche del
risparmio energetico e della sostenibilità che produrrà effetti anche nel future
ha semplificato e unificato il linguaggio tra le component del Living Lab (owner, partners and users)
nel rappresentare il concetto di risparmio energetico anche attraverso strumenti di smart metering,
visualisation and sharing cui gli users possono accedere e verificare all’istante il consumo energetico
della propria scuola
9Inoltre, la Provincia è da sempre impegnata con Scuole ed Amministrazioni locali in azioni rivolte al
rispetto dell'ambiente ed all'uso parsimonioso delle risorse, specie se di natura non rinnovabile,
promuovendo comportamenti corretti nei luoghi scolastici con riflesso anche in ambito familiare,
poiché le buone pratiche possono essere esportate da alunni ed insegnanti nella loro vita quotidiana.
A tal fine, nelle ultime due edizioni della Green Schoolss Competition una particolare sezione è stata
dedicata al coinvolgimento delle scuole dell'obbligo (primarie e secondarie di I°) con il supporto e la
collaborazione degli Istituti Superiori nell'affrontare i temi energetici e dello sviluppo sostenibile,
attraverso un approccio di insegnamento “peer to peer” inteso come un'opportunità di confronto e di
scambio di idee e di esperienze tra scuole, studenti e personale scolastico oltre che offrire ai più
giovani esperienze didattiche condivise che ritroveranno nel loro ciclo di studi acquisendo
competenze e “stili di vita” sostenibili e responsabili.
I concetti del Living Lab e di Demand Side Management sono obbiettivi primari, definibile anche
“ideevirus” da diffondere nel progetto TOGETHER, sia a livello transnazionale e cioè rivolto ai partner
di progetto stranieri quanto a livello locale, riferito cioè alla sperimentazione delle azioni pilota tra
Provincia di Treviso e i 10 Comuni associati.
Descrizione e tempistiche dell’oggetto dell’affidamento
Realizzazione per conto dell’Amministrazione Provinciale di Treviso delle attività dettagliate
nell’oggetto e nei tempi sotto indicati, definiti tenendo conto dei dettagli già presenti nel formulario
di progetto e del piano finanziario.
Le aree oggetto di affidamento concernono:
1. gestione amministrativa e finanziaria del progetto
2. monitoraggio tecnico e assistenza dello stato di avanzamento del progetto
3. valutazione del progetto
e si dettagliano come di seguito riportate con l’indicazione degli importi rispettivamente assegnati.
Gestione Amministrativa e Finanziaria del Progetto
Progress report and Final Report
Azione/deliverable di riferimento
10DM 2.2
Budget line specification
External expert in charge of supporting the LP for the preparation of 6 FLC reports in English.
Tempi di consegna/realizzazione
Monitoraggio e rendicontazione costante, con scadenza semestrale in funzione della
presentazione delle rendicontazioni di avanzamento, compresa la predisposizione e
organizzazione delle sei rendicontazioni previste dal progetto.
Controllo costante, assistenza e disponibilità giornaliera per l’ottimale attività preparatoria della
presentazione dei rendicontazioni semestrali e della corretta gestione finanziaria del budget della
Provincia di Treviso
Attività attese da parte dell’affidatario
rendicontazione semestrale delle spese sostenute dalla Provincia di Treviso
predisposizione dei documenti di supporto alle rendicontazioni e di monitoraggio degli impegni
assunti dalla Provincia di Treviso, compresa la precompilazione dei timesheet del personale
interno ponendo attenzione non solo al “peso” delle attività condotte ma anche ai fogli di
presenza del personale i.e. timbrature;
redazione dei rapporti tecnici e finanziari da sottoporre al controllo di I°livello in accordo con la
documentazione prevista dal sistema di gestione elettronico del programma CENTRAL EUROPE e
con il sistema di certificazione nazionale;
creazione di appositi archivi documentali ed informatici (sintetizzati costantemente nella Pista di
Controllo) compresa la scansione di tutti i documenti da organizzare in cartelle informatiche;
partecipazione alle operazioni di controllo in loco di I° livello ed eventuali controlli di II° livello
operati dagli organismi preposti;
compilazione della pista di controllo prevista obbligatoriamente dal programma Interreg CENTRAL
EUROPE 2014-2020;
segnalazione di quesiti/domande da sottoporre alle autorità preposte in caso di
dubbi/problematiche collegate all’eleggibilità/ammissibilità delle spese;
assistenza nell’elaborazione dei capitolati di gara relativi all’acquisizione di servizi, forniture e
lavori afferenti al budget della Provincia di Treviso e eventuale traduzione in lingua inglese, nel
caso si optasse per la ricerca di profili di rilievo internazionale e/o per riflessioni sul così detto
“grado di sufficiente comunicazione”.
Assistenza nella formulazione degli accordi (di comodato d’uso/altro formula) con i 10 comuni
coinvolti nel progetto in qualità di APs per la gestione dell’acquisto degli smart meters che
verranno installati negli edifici pilota;
Modalità Operative
La Ditta dovrà garantire la presenza almeno 1 volta alla settimana di un referente del gruppo di
lavoro, presso la struttura della Provincia di Treviso, salvo decisioni e cambiamenti concordati con la
Provincia di Treviso, a garanzia di un ottimale coordinamento con il gruppo di lavoro interno, che si
comporrà di figure professionali tecniche ed amministrative sia del Settore Edilizia che dell'Unità
Operativa Relazioni Internazionali. Si precisa che il gruppo di lavoro preposto dovrà garantire il lavoro
anche a distanza con impegno giornaliero e che ogni comunicazione da inoltrare alle Autorità del
programma dovrà essere preventivamente concordata nei termini e inviate a nome e per conto
dell’Amministrazione Provinciale.
Setting up financial management system
Azione/deliverable di riferimento
DM 4.1
Budget line specification
1
1External financial expert in charge of: daily management and expenses monitoring based on an
internal monitoring system at project level; - drafting of the financial parts of FLC; drafting of the
project progress reports.
Tempi di consegna/realizzazione
Consegna del financial management kit e linee guida semplificate entro 15 giorni dalla firma del
contratto (riferito al periodo di prova, vedasi sotto);
Controllo costante, azione di filtering, richieste di chiarimento ai partner, e gestione economico
finanziaria costante con consegna di una relazione semestrale sulle attività e strumenti
realizzati/consegnati e soluzioni identificate per superare problemi/impasse;
Controllo costante, assistenza e disponibilità giornaliera per l’ottimale attività preparatoria della
presentazione dei report finanziari e della corretta gestione finanziaria.
Preparazione semestrale dei 6 report finanziari e del report finale inclusa la predisposizione dei
report finanziari previsti dal programma CENTRAL EUROPE;
Monitoraggio costante dello stato di predisposizione dei “PPs report”, verifica e controllo del
rispetto delle scadenze concordate e previste dai rispettivi National Controller sulla base di
quanto richiamato nell’Implementation Manual “depending on national systems, the submission
of the expenditure may also make use of the partners’ report available in the eMS. The financial
part of the partners’ report contains the “list of expenditure” i.e. a table to be filled in by the
beneficiaries and listing all cost items submitted to the national controllers for verification”;
Supporto nel monitoraggio e gestione del budget di progetto assegnato alla Provincia di Treviso e
armonizzazione con il sistema di contabilità interna.
Attività attese da parte dell’affidatario
creazione del Financial Management Kit (D.M.4.2) e di strumenti informatici di registrazione dei
cambiamenti apportati al budget generale e a livello di singolo partner. Il kit deve comprendere
dei template informatici intuitivi e corredati da note di spiegazione alla loro compilazione, che i
partner dovranno compilare mensilmente o a seconda delle scadenze, che la Ditta proporrà per
garantire l’aggiornamento dello stato di avanzamento degli impegni di spesa, della spesa del
budget complessivo di progetto e delle attività di progetto. Al fine di evitare la redazione da parte
dei partner di diversi template per le diverse finalità, il kit dovrà rispecchiare e essere allineato
con la struttura del sistema EMS del programma CENTRAL EUROPE. Il kit deve comprendere
quindi pacchetto di strumenti informatici funzionali al controllo e monitoraggio da parte del LP
delle attività, tempi, costi, risorse e fattori esterni di rischio;
linee guida semplificate alla rendicontazione delle spese da fornire ai partner . Le linee guida
devono contenere anche delle esemplificazioni pratiche alla rendicontazione (ad esempio la
modalità di definizione del calcolo del costo orario del personale rendicontato, il calcolo dei costi
di ammortamento delle attrezzature e suggerimenti pratici per la preparazione di una
rendicontazione completa) e delle check-list semplificate;
calendario comune delle rendicontazioni, affinché tutti i partner presentino entro termini
omogenei i rispettivi rendiconti alle autorità di controllo di I° livello (i.e. in base al sistema istituto
in ciascun Stato membro), sulla base necessariamente di quanto previsto nel Contratto di Sussidio
e del Contratto di Partenariato;
elaborazione nelle modalità previste dal programma di eventuali richieste di modifiche sia minori
che maggiori rispetto le regole previste nel programma di finanziamento e ampiamente
dettagliate nell’Implementation Manual;
12 azione di quality check e filtering delle spese presentate dai partner, per verificarne la loro
corrispondenza rispetto le attività del progetto e dichiarate nel report tecnico con eventuali
richieste di chiarimento, prima della presentazione dei report finanziari;
help desk/assistenza ai partner in caso di dubbi e problematiche collegate alla eleggibilità e
ammissibilità delle spese. La ditta dovrà registrare tutte le richieste di assistenza e le risposte ad
esse fornite. In funzione di una migliore comunicazione interna e di un’ottimizzazione degli sforzi,
la ditta dovrà redigere ed aggiornare un FAQ LIST ad uso interno da inviare aggiornata ai Partner;
verifica e controllo delle scadenze funzionali alla rendicontazione dei costi, e alla presentazione
della documentazione, funzionale alla presentazione dei rapporti di avanzamento;
raccolta, elaborazione, monitoraggio e verifica delle richieste di riallocazione del budget (e.g. da
una voce di spesa all’altra, da un WP all’altro, da un partner all’altro etc) ed altre tipologie di
modifiche (i.e. minori o maggiori);
predisposizione e compilazione della modulistica per le richieste di variazione del budget (sia
minori che maggiori), secondo i termini della flessibilità disciplinati dall’Implementation Manual,
da sottoporre alle autorità del programma entro i termini imposti dal programma e nelle
modalità previste;
analisi e verifica degli aspetti di ammissibilità e sostenibilità delle variazioni di progetto, sia
relativo alle attività, tempi e costi e predisposizione per conto del Lead Partner e del partenariato
delle eventuali richieste di variazione;
predisposizione e compilazione dei progress report/final report e della modulistica relativa alle
richieste di pagamento da inviare all’Autorità di Gestione del programma, attraverso il sistema
elettronico di gestione dei progetti approvati (i.e. EMs), comprensiva delle spese certificate dalla
Provincia di Treviso e da tutti i partner di progetto, inviando il materiale entro i termini temporali
previsti nel contratto di sovvenzione e/o in altro documento di riferimento;
predisposizione della documentazione per la presentazione della Mid Term Review e/o di follow
up rispetto alle decisioni raggiunte con i partner e con il JS, compresa l’eventuale revisione del
formulario di progetto secondo quanto già previsto nell’Implementation Manual.
Modalità Operative
La Ditta dovrà suggerire e proporre gli eventuali spostamenti di budget da riferire alle autorità di
riferimento sia in termini di riallocazione del budget, da una categoria di spesa all’altra, sia tra un
pacchetto di lavoro all’altro che in termini di eventuale riallocazione delle spese tra un partner e
l’altro. Ogni proposta avanzata dalla Ditta dovrà essere motivata con riferimento allo stato di
avanzamento della spesa e alla sostenibilità economica dell’intero budget.
La ditta dovrà provvedere al necessario supporto per fornire alle autorità del programma tutte le
necessarie spiegazioni/integrazioni richieste durante la fase di approvazione dei 6 progress report
(tecnici e finanziari) e final report rispondendo in modo puntuale ai così detti “clarification round”.
Vista la rilevanza della gestione finanziaria del progetto, si richiede un impegno costante da parte
delle Ditta la quale dovrà fornire un presidio giornaliero e predisporre degli strumenti di raccolta di
previsione semestrale dell’andamento della spesa.
Assistenza e Monitoraggio dello stato di avanzamento del Progetto
Steering Committee & daily management
Azione/deliverable di riferimento
DM 3.1
Budget line specification:
1
3External expert in charge of daily project management including the participation at SC meetings
(daily fee, travel reimbursement): supporting in the preparation of presentations,
documents&proceedings. Delivered in English.
Tempi di consegna/realizzazione
Consegna dell’Implementation Plan e entro 25 giorni dalla firma del Contratto.
Controllo costante, azione verifica della qualità, filtraggio monitoraggio tematico, supporto
tecnico costante inclusa la partecipazione agli incontri tecnici internazionali dello SC previsti nelle
diverse sedi estere, secondo il piano degli incontri approvato nel formulario di progetto, per un
massimo di 6 incontri in sedi estere.
Attività attese da parte dell’affidatario
elaborazione dell’Implementation Plan (D.M.1.2) e sua revisione/aggiornamento in caso di
necessità, con la funzione di fornire ai partner del progetto il quadro di sintesi delle attività da
realizzare e la loro correlazione/intersezione con altre attività/deliverable di progetto;
revisione/aggiornamento del piano di lavoro di dettaglio per ogni singolo partner progettuale,
all’avvio di ogni annualità di progetto;
coordinamento, assistenza e raccolta dei contributi dei partner (i.e. descrizioni, contributi,
informazioni, materiali di supporto);
azione di controllo di qualità e filtraggio delle informazioni e documentazione (i.e. sistema di
controllo della qualità riportato nell’Implementation Manual) fornite dai partner in funzione della
compilazione dei report semestrali nel sistema elettronico Ems;
preparazione della preview dei progress report semestrali in base alle informazioni ricevute dai
partner e segnalazione ai partner delle informazioni necessarie mancanti e punti da
rafforzare/migliorare, al fine di garantire una qualità alta dei progress report e ridurre le richieste
di chiarimento da parte del JS;
monitoraggio tematico e presidio tecnico dello stato di avanzamento del piano di lavoro rispetto
alle scadenze previste nel formulario di progetto e/o indicate dalle Autorità del programma;
contatti/proposta di contattare i Leader dei singoli pacchetti di lavoro per monitorare lo stato di
avanzamento delle attività e raccogliere eventuali segnalazioni/ritardi su cui intervenire;
assistenza ai settori dell’Ente coinvolti nel progetto nella programmazione delle singole attività,
proposta di soluzioni nel caso impedimenti ed imprevisti di varia natura che influiscano sulla
corretta attuazione e sviluppo delle attività;
redazione di un report semestrale (e se necessario anche relativo a un periodo più breve) che
evidenzi al partenariato problematiche, scostamenti e condizioni che possano risultare di rischio
per l’azione progettuale in termini di attività e di stato di avanzamento della spesa, da presentare
(con PPT/Prezi etc) in occasione degli Steering Commitee (SC);
partecipazione agli SC e TWWG previsti nelle diverse sedi internazionali (si intende che le spese di
vitto, viaggio ed alloggio sono a carico della Ditta; si precisa che la pianificazione delle sedi e
periodi di realizzazione degli incontri dello SC sono già indicati nel formulario di progetto, fatta
salva la possibilità di eventuali modifiche che si rendessero necessarie);
organizzazione e partecipazione agli incontri virtuali che precedono la realizzazione degli SC e agli
incontri tecnici (TWWG), funzionali alla definizione dell’ordine del giorno e dei collegamenti tra i
diversi pacchetti di lavoro;
controllo e assistenza ai Partner che ospitano gli incontri dello SC e ai gruppi di lavoro tematici;
predisposizione del verbale dei diversi SC in lingua inglese; supporto nella redazione dei verbali
relativi alle risultanze degli incontri tematici (TWWG) realizzati successivamente allo SC;
14 controllo sullo stato di avanzamento delle attività a carico della Provincia di Treviso con
segnalazione delle criticità e scostamenti, rispetto al piano di lavoro di dettaglio, che potrebbero
influire non solo sul corretto raggiungimento degli obiettivi di progetto ma sul corretto stato di
avanzamento dell’intero progetto;
Verbalizzazione degli incontri dello SC e dei gruppi tematici compreso il supporto all’attività di
moderazione dei lavori e di sintesi rispetto le decisioni prese. Si precisa che il I incontro dello SC e
dei gruppi di lavoro tematici si terranno a Zagabria dal 25 al 26 ottobre 2016. Qualora per quel
periodo l’affidamento non sarà perfezionato, l’affidatario sarà esentato dal parteciparvi.
Modalità Operative
La Ditta dovrà fornire adeguata assistenza/help desk ai partner di progetto nella comprensione del
piano di lavoro. L’assistenza si intende a distanza attraverso gli strumenti tecnico informatici esistenti.
Su necessità, sulla base di valutazioni di opportunità rilevate dal LP, la ditta aggiudicataria sarà
chiamata a interloquire, attraverso degli incontri on-line (virtuali), il Partner/i Partner di progetto
richiedenti assistenza nella decodificazione del piano di lavoro di dettaglio e di accompagnamento alle
azioni progettuali.
Vista la rilevanza di questa attività, il gruppo di lavoro preposto all’attuazione del progetto deve
ineluttabilmente includere un profilo di formazione tecnica e/o esperto in Energy Management che
sia in grado di agire non solo sul piano delle formalità e della gestione progettuale in termini
amministrativi, ma che sia in grado di agire anche quale trait-d’union tra gli aspetti formali e
tecnici. Sostanzialmente il gruppo di lavoro preposto non deve solo sapere gestire ma capire e
partecipare allo sviluppo dei contenuti e delle innovazioni del progetto, interagendo come guida e
facilitatore.
Il profilo tecnico incluso nel gruppo di lavoro deve pertanto garantire un supporto giornaliero in
presenza e a distanza al gruppo di lavoro interno dell’Amministrazione Provinciale, ragionando e
confrontandosi con quest’ultimo sulle indicazioni e coordinate da fornire ai partner rispetto le attività
tecniche e su che cosa concretamente la Provincia di Treviso deve realizzare. La logica è quella di
prevenire eventuali ritardi possono ripercuotersi negativamente sull’andamento dell’intero progetto
dal punto di vista tecnico e finanziario e di facilitare i flussi di lavoro tra i partner.
La Ditta dovrà garantire la presenza almeno 1 volta alla settimana del referente del gruppo di
lavoro con profilo tecnico anche a copertura delle attività indicate al punto 5.1 , presso la struttura
della Provincia di Treviso, salvo decisioni e cambiamenti concordati con la Provincia di Treviso, a
garanzia di un ottimale coordinamento con il gruppo di lavoro interno, che si comporrà di figure
professionali tecniche ed amministrative sia del Settore Edilizia che dell'Unità Operativa Relazioni
Internazionali.
Si precisa che in occasione della partecipazione agli incontri in presenza con i partner, è preferibile
che la Ditta partecipi attraverso il membro con profilo di formazione tecnica e/o esperto in Energy
Management (vedasi Capitolato Speciale d’Appalto) a garanzia della totale comprensione dei
temi/attività tecniche/deliverable/approcci oggetto di confronto tra i partner in occasione degli
incontri dei Thematic Workpackages Working Group Meeting che seguono l’incontro dello Steering
Commiteee.
Il profilo tecnico del gruppo di lavoro sarà chiamato a fornire delle soluzioni e interagire con i tecnici
dei partner e del LP nella definizione dei contenuti attesi dai deliverable tecnici di progetto e a
proporre delle modalità operative per la loro realizzazione.
1
5Valutazione del Progetto
Evaluation plan methodology
Azione/deliverable di riferimento:
DM 3.9
Budget line specification:
External expert in charge of assisting the LP& PPs in delivering the evaluation plan methodology for
the internal quality review and external evaluation. Travel costs included for participating at 1SC
meeting organised in Zagreb.
Tempi di consegna/realizzazione:
Entro 15 giorni dalla firma del contratto consegna della proposta di lavoro (riferito al periodo
di prova, vedasi sotto).
La proposta metodologica dovrà essere completata in vista dell’organizzazione del I SC che si
terrà a Zagabria il prossimo 25/26 ottobre 2016 (D.M.3.3) o in alternativa – vista la possibilità
che per quel tempo il contratto non sarà stato firmato – l’affidatario dovrà organizzare un
incontro virtuale (via skype/altra piattaforma) con i partner di progetto alla consegna della
proposta di lavoro che dovrà ovviamente essere approvata dalla Provincia di Treviso.
Attività attese da parte dell’affidatario
definizione di dettaglio della metodologia del piano di valutazione del progetto da utilizzare sia per la
componente 1) “interna” di tipo peer-review che per la componente di 2) valutazione esterna, così
come brevemente descritto nel formulario di progetto.
Modalità Operative
La Ditta dovrà elaborare questo deliverable tenendo ampiamente in considerazione i suggerimenti e le
indicazioni presenti nell’implementation Manual (i.e. pagina 12 e seguenti) del programma nonché
tenendo in considerazione le possibili metodologie di lavoro applicabili, di cui si trova riferimento nello
stesso.
In particolare il progetto TOGETHER ha individuato due tipologie di valutazione:
interna, basata sul lavoro di revisione di tipo peer-review sulla qualità degli
output/deliverable e gestione, compresa la somministrazione/rielaborazione di un
questionario di valutazione e gradimento degli incontri di progetto organizzati dai diversi
partner referenti.
esterna, sull’implementazione del progetto e conseguimenti ottenuti.
La prima tipologia vuole garantire che i partner tendano a garantire una crescente e costante qualità
impressa ai prodotti realizzati, puntando al valore della revisione critica e confronto. La ditta dovrà
pertanto individuare uno strumento snello e pratico da attuare, compresa l’elaborazione di griglie
strumenti versatili e duttili che permettano ai partner di condurre in modo trasparente la valutazione
di qualità, anche sulla gestione del progetto.
La seconda tipologia vuole garantire una valutazione indipendente sul raggiungimento progressivo dei
risultati raggiunti dal progetto.
La metodologia dovrà essere proposta in bozza in lingua inglese agli uffici competenti entro 15
giorni dalla firma del contratto di affidamento del servizio per poi essere perfezionata in vista del I
SC che si terrà a Zagabria il prossimo 25/26 ottobre 2016. In occasione di questo incontro, il
referente esperto della Ditta dovrà partecipare ai lavori e presentare ai partner il piano di lavoro per
la realizzazione delle attività di valutazione. Ai partner dovranno essere forniti in modo chiaro e
16diretto quale la metodologia scelta per la conduzione di questa attività sia sul versante della
valutazione “esterna” sia sul versante della valutazione di tipo “critical friend”. Lo strumento della
valutazione deve rappresentare uno strumento di sorveglianza e di garanzia di qualità dei prodotti. È
da escludersi pertanto un approccio di mera e semplice verifica del rispetto del crono programma.
Qualora per la data del I incontro dello SC e del TWWG non sarà perfezionato il Contratto e pertanto
non sarà possibile per la Ditta partecipare all’incontro, la Ditta dovrà provvedere a organizzare un
incontro virtuale con i partner di progetto al fine di presentare e illustrare la proposta di lavoro sia per
la componente 1. che 2. anticipando ai partner di progetto la presentazione e delle linee guida
operative.
Evaluation reports and compulsory mid term review report
Azione/deliverable di riferimento:
DM 3.10
Budget line specification:
External expert in charge of assisting the LP and PPs to prepare 4 evaluation reports to be delivered in
English and four-monthly external evaluation reports of the project implementation.
Tempi di consegna/realizzazione:
Per tutta la durata del progetto con consegna dei report su base semestrale e/o in funzione
della presentazione dei progress report e final report. Gli slot di realizzazione e consegna
delle relazioni sono previsti all’8/18/27/36 esimo mese.
Attività attese da parte dell’affidatario
preparazione di 4 rapporti di valutazione del progetto secondo la metodologia proposta. Ogni
relazione conterrà una sezione dedicata alla valutazione di tipo peer review e la componente di
valutazione esterna.
supporto nella preparazione della così detta “Mid term Review” e del materiale richiesto dal JS da
presentare in occasione dello suo svolgimento, comprese le attività di follow-up tra cui l’eventuale
revisione e presentazione del formulario di progetto emendato.
Predisposizione di questionari, anche somministrati on line, per condurre la valutazione degli
eventi organizzati dal partenariato a livello internazionale e dalla Provincia di Treviso a livello
locale.
Predisposizione di strumenti di valutazione (eg. griglie, questionari) per la conduzione della
valutazione di tipo 1 e 2 (come sopra descritte).
Messa a disposizione di piattaforme/strumenti per la gestione a remoto dei questionari,
intendendosi l’eventuale pagamento delle piattaforme incluso nei termini dell’affidamento.
Modalità Operative
I report di valutazione dovranno in particolare tenere in considerazione le risultanze del pacchetto di
lavoro dedicato alle azioni pilota. Nello specifico la ditta aggiudicataria dovrà sviluppare il deliverable
DT3.4.3 “evaluation report of pilot action” previsto nel formulario di progetto. Il report dovrà
analizzare le esperienze e le lezioni apprese dallo svolgimento delle azioni pilota e dovrà includere
delle raccomandazioni per la realizzazione delle azioni di follow- up delle pilots.
La Ditta, in accordo con il team interno di lavoro, dovrà identificare il flusso di lavoro ottimale per la
realizzazione della valutazione del progetto affinché il lavoro di valutazione fornisca ai partner e ai
loro rappresentanti, dei validi strumenti per migliorare il focus e la qualità del progetto.
La proposta metodologica dovrà evidentemente intersecare gli obiettivi generali del progetto e
rispecchiarne il valore transnazionale dello stesso.
1
7La parte Committente si riserva di approvare la proposta metodologica ed il relativo piano di
attuazione e di proporne dei cambiamenti fino al soddisfacimento finale che verrà preceduto da
comunicazione scritta di approvazione delle versioni finali.
Si specifica che la Ditta dovrà mettere a disposizione nel gruppo di lavoro un profilo esperto
indipendente (i.e. diverso dalle figure già coinvolte per le attività di gestione e monitoraggio) nella
valutazione dei progetti di matrice europea e con dimostrabile esperienza di conduzione di analoghi
incarichi, per lo svolgimento della componente 2) di quanto sopra riportato.
L’esperto in valutazione dovrà non solo interagire con il gruppo di lavoro interno dell’Amministrazione
provinciale ma lavorare in stretta collaborazione con il profilo tecnico selezionato dalla ditta stessa,
incaricato delle attività di monitoraggio e trai-d’union tra le attività gestionali amministrative e quelle
di rilevanza tecnica. I report di valutazione devono rappresentare uno strumento funzionale al
miglioramento dello stato di implementazione del progetto e del livello di raggiungimento dei risultati
previsti.
Si precisa che tutti i documenti di lavoro dovranno essere redatti in lingua inglese a eccezione dei
documenti espressamente richiesti in lingua italiana.
Modalità di esecuzione del servizio
L’affidatario del servizio dovrà integrarsi con la struttura dell’Amministrazione Provinciale di Treviso,
divenendo parte integrante del Management Team (MT), interagendo con la stessa e dimostrando di
condividere l’impostazione e gli obiettivi di progetto. È pertanto escluso qualsiasi approccio basato
su una mera fornitura di prodotti, elaborati separatamente, a seguito di un’iniziale briefing.
L’approccio richiesto alla Ditta aggiudicatrice prevede una continua consultazione tra committente e
prestatore di servizio e una completa integrazione tra i soggetti che materialmente gestiranno le
diverse prestazioni oggetto dell’affidamento. La Ditta dovrà garantire la presenza di un membro nel
gruppo di lavoro presso le strutture dell’Ente almeno una volta a settimana, fatta salva la necessità di
garantire anche una presenza maggiore in funzione di scadenze di rilievo.
In particolare è di estrema necessità per l’ottimale conduzione dell’affidamento che la Ditta
costituisca un gruppo di lavoro che a prescindere dal numero di soggetti in esso rappresentati, copra
le tre aree di intervento sopraccitate ovvero gestione amministrativa e finanziaria del progetto.
L’assoluto rispetto delle scadenze e gli adempimenti dettati dal progetto non devo in alcun modo
gravare nei confronti dell’ Unità Operativa Relazioni Internazionali pertanto l’affidatario non deve
assolutamente fare sponda sul lavoro dell’Ufficio Relazioni Internazionali o dare per scontato che le
competenze interne siano di compensazione e/o copertura di eventuali ritardi maturati
dall’affidatario.
Pertanto non verrà premiata la Ditta che offrirà un numero meramente corposo di persone addette al
progetto quanto la Ditta che garantirà la massima copertura delle tre aree di intervento, selezionando
in modo adeguato il personale non solo in base alle competenze gestionali di progetti europei quanto
in base alle competenze tecniche nel settore di riferimento. La Ditta dovrà apportare un certo grado
di innovazione rispetto le metodiche classiche di gestione dei progetti europei, determinando insieme
all’Amministrazione Provinciale di Treviso e alle altre aziende che verranno puntualmente individuate
per l’attuazione di aspetti tecnici del progetto compresa la comunicazione, un sistema di eccellenza e
di distinguo nella realtà dei progetti europei. Infatti si precisa che la Provincia di Treviso procederà
quanto prima all’esternalizzazione di ulteriori servizi/incarichi per la realizzazione di specifici pacchetti
di lavoro tematici, compresa la Comunicazione.
La Ditta incaricata dovrà garantire un certo grado di integrazione e coordinamento con i soggetti che
verranno individuati, diventando parte di un Team Misto di lavoro allargato che interagisce con 3
livelli:
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