POST PANDEMIC WORKPLACE - Reimagining the Future of Workplace 20 Novembre, 2020 di Raffaella Parlangeli - Fortebis
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POST PANDEMIC WORKPLACE Reimagining the Future of Workplace 20 Novembre, 2020 di Raffaella Parlangeli
POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
Edith Forte, Fortebis Workplace Workshop, 2020
Overview
La pandemia ha costretto l’adozione di nuovi modi Le organizzazioni devono reinventare il proprio lavoro
di lavorare e modelli per continuare ad assicurare la e il ruolo degli uffici nella creazione di spazi di lavoro
produttività. Molti datori di lavoro e manager hanno che trasmettano senso di appartenenza, comunità in
assunto la responsabilità di far tornare le persone sicurezza, piacevolezza per i dipendenti, allenamento ai
a collaborare negli uffici, facendo uno slalom tra cambiamenti.
incertezze normative, rischi necessari da assumere,
capacità di cogliere nuove sfide e ispirare i team. In tutti i settori, i leader utilizzeranno gli insegnamenti
dei test di Smart Working su larga scala per reinventare
Molte aziende in tutto il mondo hanno colto l’occasione, il modo in cui viene svolto il lavoro e il ruolo che devono
agendo rapidamente per salvaguardare i dipendenti e svolgere gli uffici in modo creativo e audace, declinando
migrare verso un nuovo modo di lavorare che anche i la parola chiave della FLESSIBILITA’ a tutti i livelli.
piani di continuità aziendale più estremi non avevano
previsto. La trasformazione è in atto.
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POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
1 Focalizzare le nuove esigenze attraverso l’ascolto
La sfida che qui si presenta e che Fortebis ha colto a 360 Attraverso il dialogo siamo partiti, quindi, da una attenta
gradi, parte dalla formulazione di una riprogrammazione analisi delle peculiarità dell’azienda, sia in termini di
gli spazi uffici del futuro post Covid. spazio fisico (nuovo budget di spazio, nuovi standard
In questa ottica, con i nostri Clienti, abbiamo aperto territoriali nel rispetto del distanziamento sociale, layout
tavoli di lavoro e conversazioni multidisciplinari in ogni flessibili e multitasking), sia di processi organizzativi e
settore per affrontare gli argomenti più urgenti e attuali, flussi, nell’ottica di implementare strategie personalizzate:
e che fornissero le esigenze per costruire ed immaginare
il futuro dello spazio lavoro.
ascolto del personale per affiancare il re-design dello spazio al design delle relazioni
affrontare le tematiche più rilevanti, dalla priorità del benessere e della salute
dell’azienda e del personale alla ricerca di sistemi e nuove tecnologie per il lavoro agile
dal supporto alla comunicazione ed al management per l’analisi e la pianificazione degli
spazi lavoro
L’ascolto rappresenta contemporaneamente uno strumento di protezione mirato alla
tutela del benessere del personale ed, al tempo stesso, un valore economico, in ottica di
mantenimento della produttività e della qualità aziendale.
HOW DO I COMMUNICATE OUR PHYSICAL SPACE IS OUR
HEALTH & WHAT’S THE IMPACT ON
AND MANAGE NECESSARY CULTURE’S TOWN SQUARE,
WELLNESS IS A COMMON AREAS, VERTICAL
CHANGE IN THE MAIN STREET AND COMMUNITY
PRIORITY. TRANSPORTATION, VISITOR ACCESS,
WORKPLACE? CENTER.
AND DELIVERIES?
HOW DO WE PREPARE VIRTUAL IS NOT REAL; RECORDER HOME IS HOW CAN I ANALYZE AND
BUILDINGS TO WELCOME IS NOT LIVE. NOT AN RE-PLAN MY EXISTING
TENANTS BACK TO WORK? WE REALLY NEED LIVE OFFICE. OFFICE LAYOUT?
EXPERIENCES.
Ogni azienda è unica in se stessa e necessita di un approccio
“taylor made” singolare ed unico, per una progettazione sartoriale
“cucita su misura”
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POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
2 Scenari Flessibili per rispondere ai Cambiamenti
SOCIAL
OSM MODEL OCCUPANCY
INTERACTION LAYOUT
PROJECTIONS ORGANIZATIONAL SCENARIUM
LEVEL
Slow and constant
FOR FUNCTIONS AND FLEXIBLE
Increase of cases,
not necessarily FREE, PROCESSES ROTATING SPACES
OPEN
connected to the INFORMAL ORGANIZED AND AND
increase of sick OPEN CO-WORKING
people.
Short circuit
SPACES PARTIALLY OPEN
between schools
and families due to ORGANIZED WITH AREAS
the reopening of PARTICIPATED WITH COMMONS WITH
ORGANIZED,
schools and DIFFERENT
AND WITH AREAS AND MEET-
greater use of public CONTROLLED
LIABILITY ING, FOR CONTROL E
transport that could
cause a further PERIODICAL RE- TRACEABILITY
increase in cases. TURNS
Increase of cases so
that on territory will PRESIDIUM HIGH DEN-
no longer be possible REDUCED OR ZERO AGILE WORK, SITY SPACE WITH CLOSED
make diagnosis and
SMART WORKING FIXED DISTANCES RIGID
tracking appropriate,
increase of
hospitalizations.
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Reimagining the Future of Workplace
3 Step By Step - I Tre passaggi Fondamentali
Paolo Saccavini, Korn Ferry International, Fortebis Workplace Workshop, 2020
# 1. Benessere e Salute, Taking Care
Dall’inizio della pandemia ad oggi abbiamo attraversato Per questo motivo, accanto agli aspetti “sanitari” e
ed affrontato con prontezza diverse fasi. di igiene facilmente adottabili attraverso misure e
La prima azione immediata ha puntato sul primo tecniche (sanificazione ambienti, dispenser igienizzanti,
paradigma fondamento del cambiamento, Taking Care, dispositivi di protezione individuale, segnaletica
prendersi cura. orizzontale e verticale, schermi divisori, distanziamento
Il punto cruciale per un nuovo programma di rilancio degli sociale), una nuova Organizzazione (formazione, ascolto,
uffici post-coronavirus consiste nel mettere al centro di semplificazioni, procedure per turnazione presenze), le
tutti i processi decisionali delle aziende, l’individuo ed il norme comportamentali per il personale ed un flusso
rispetto dell’ambiente in cui vive. informativo adeguato saranno gli strumenti vincenti
Questi aspetti, se assunti immediatamente come valori per trasmettere il concetto di “cura” del lavoratore
strategici, supporteranno a lungo termine il profitto. nell’accezione più ampia del termine di benessere e
salute, e quelli più tutelanti del datore di lavoro che,
Oggi le aziende, come funamboli, si sono poste dopo aver operato una analisi oggettiva e realistica
l’obiettivo in tutto il mondo di sostenere l’equilibrio tra della propria Organizzazione, si troverà immerso in una
continuità aziendale e sicurezza dei lavoratori. vera Gestione del Cambiamento.
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POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
# 2. Cambiamento
“A fronte dell’esperienza forzata in Smart working dalle ricerche
effettuate su un ampio target di lavoratori (per età e responsabilità
lavorative) è emerso che i lavoratori desiderino tornare in ufficio, ma si
aspettano cambiamenti.
La parola chiave per l’ufficio di domani è CAMBIAMENTO
“Standard territoriali minimi, open space e scrivanie Il nuovo ruolo del luogo di lavoro sarà quello di
condivise rappresentano paradigmi non più accettabili. costruzione del gruppo, di rafforzamento della cultura,
Il ruolo del posto di lavoro dopo la pandemia si sposterà identità e relazioni reciproche, di condivisione dello
verso un luogo in cui le persone vogliono incontrarsi, scopo e della missione aziendale per ristabilire la fiducia
socializzare e lavorare l’una con l’altra. e una nuova fidelizzazione”.
FOCUS ON HEALTH LEADING THE CHANGE THE REIMAGINED WORKPLACE
SCREENING ENHANCED
NEW SPACE
AND MONITORING WORKPLACE
TYPOLOGIES
PROTOCOLS EXPERIENCE
SPACE
CLEANING
STANDARDS AND TOUCHLESS
AND HYGIENE
GUIDELINES
BUILDING
PHYSICAL HEALTH
INFRASTRUCTURE AND
DISTANCING AND WELLNESS
SYSTEMS
# 3. Lo Spazio Lavoro del Futuro
L’Ufficio diventerà il nuovo luogo di sperimentazione dei La progettazione delle aree di lavoro fisiche dovrà
Team Building, il cui scopo principale sarà la formazione supportare questa alternanza e con nuovi tipi di spazio che collegandosi tra loro
location amena, dal design naturale e allegro, per la supportino il lavoro di gruppo e costruiscano lo spirito di
vista e per l’animo. squadra.
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POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
4 Smart Working e Cambiamenti Organizzativi
Rapporto organizzazione / tempo Rapporto organizzazione / produttività
In uno schema ideale possiamo prefigurare un setting Nasce un nuovo paradigma sul concetto di “controllo”.
organizzativo legato al tempo in percentuale speso tra I gestori sono tenuti a migliorare e sviluppare nuove
ufficio e casa. abilità assegnando compiti precisi e misurando risultati
Le principali aziende si stanno orientando per una con nuovi parametri non vincolanti in termini quantitativi,
prevalenza di presenza in ufficio, bilanciata tra il 70 ed ma fondati sul raggiungimento dei traguardi e di livelli
80% del tempo lavoro e Smart working ad alto turnover qualitativi.
tra 30 ed il 20%. Quindi anche la logica del “tenere sotto controllo visivo”
I turni ideali potranno essere organizzati per giorni di il proprio team cambierà e darà agli spazi un aspetto più
presenza settimanale in ufficio, e non di presenza mensile, fluido, un’immagine più leggera e più stimolante per la
questo tipo di turnazione promuove l’interazione sociale. creatività.
“Lo spazio in cui viviamo è ciò che dà significato
alla nostra esperienza collettiva e continuiamo a scoprire che ha
un enorme impatto sul nostro lavoro ”.
1. Focus 3. Learn
Productive Capital Intellectual Capital
2. Socialize 4. Collaborate
Social Capital Innovative Capital
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POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
Rapporto organizzazione / spazio Deve essere un luogo in cui il design possa stimolare
“Il progetto degli spazi lavoro del futuro passa da comportamenti sani e le persone possano sentire che il
un modello capovolto costruito su persone capaci di loro lavoro e il loro benessere personale siano apprezzati.
guardare alla produttività attraverso l’osservatorio sulla Questo luogo può includere sale private per focus,
crescita delle competenze, la motivazione e il benessere huddle o telefonate; aree semiprivate per singoli o piccoli
della cura dei lavoratori ”. gruppi; aree di lavagna o di brainstorming; e impostazioni
individuali.
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POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
Ufficio / Brand.
I nuovi uffici avranno un’immagine dove il personale da riequilibrare il livello di produttività verso i valori
potrà trovare nuovamente il senso di appartenenza al “corretti” e non “stressati” dalle condizioni del lavoro a
Corporate e generare una condizione di benessere tale domicilio.
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POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
5 The Future Workplace
“Il nuovo spazio lavoro deve rafforzare la cultura e lo scopo delle
organizzazioni in modo viscerale, occorre recuperare la partecipazione
alla vision, la fidelizzazione e il rapporto dipendente-Azienda che si
sono sfrangiati durante il lockdown”
Le nuove tipologie di utilizzo dell’ufficio saranno messe in Lo spazio FLEXIBLE (ex RESTAURANT in celeste e aree in
relazione con l’intensità della presenza in ufficio: giallo), con spazi ad alta rotazione e fruibile da tutti, nei
quali si concentra il grosso dell’attività di sanificazione e
Lo spazio CORE (ex PEOPLE), con aree a bassa rotazione igienizzazione.
di personale, presente sempre o quasi in ufficio con
percorsi più fitti, ad alta densità di presidio e con distanze Il nucleo/HUB dovrà essere adattato per rispettare
già fissate. le distanze o, nel migliore dei casi, il suo utilizzo potrà
seguire nuove procedure di ingresso e occupazione.
Lo spazio BUFFER (ex ANCILLARY e in verde), per gli
incontri informali, le riunioni, le video-riunioni e le aree
break.
10POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
La trasformazione interessa tutte le aree uffici, l’accesso, la lobby
e aree di accoglienza, la circolazione e aree connettive, i nuclei di
collegamento, le aree uffici e ancillari, le aree relax, le sale per meeting
e conferenze, le mense e gli spazi esterni, assunti con la pandemia a
ruolo strategico.
1. 2. 3. 4.
Check-in
WORKPLACE ENTRANCES: WORKPLACE LOBBY: WORKPLACE CIRCULATION: WORKPLACE CIRCULATION:
VISITOR + EMPLOYEE QUEUING + CHECK-IN PATH FIRE STAIRS
• differenziare gli ingressi tra • centralizzare check-in e • circolazione a senso unico • utilizzare le scale
visitatori e dipendenti>> monitoraggio , evitare di incontrarsi nella antincendio per evitare gli
entrances + screening • grafica a pavimento per direzione opposta ascensori
• Designare una safe zone richiamare la distanza fisica • percorsi supportati da • incrementare la
per i dipendeti dopo check-in da mantenere grafica direzionale comunicazione e le insegne di
accesso
5. 6. 7. 8.
WORKPLACE OPEN PLAN: WORKPLACE OFFICES + WORKPLACE WORKPLACE
DE-DENSIFICATION CONFERENCE ROOMS COLLABORATIVE + FOOD OUTDOOR AREAS
SPACES
• mantenere il distanziamen- • porte che rimangano aperte • Limitare i posti a sedere che • Configurare gli spazi aperti-
to fisico tra le postazioni • Occupare limitatamente gli richiederebbero alle persone per supportare le linee guida
individuali spazi di fronteggiarsi direttamente per la distanza fisica
• limitare l’uso di postazioni • promuovere la partecipazi- • Designare linee guida per • Limitare i posti a sedere che
vis a vis one a meeting virtuali sia in le distanze fisiche nelle aree richiederebbero alle persone
ufficio che a casa dispensa / cucina / servizi di affrontarsi direttamente
11POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
Aree “Focus” (ali dell’edificio o piani alti) >> Aree personali, ma con necessità di scambio e / o
Sale direzionali / apicali con stanze singole e area meeting frequenti collegamenti online >> interazione
informale >> Il focus necessita di più presenza per ruolo inter-organizzativa.
e decisioni strategiche, ma rappresentando un minor
numero di soggetti nella piramide organizzativa risultano Aree di “interesse” >> aree che per attività e informazioni
meno affollati (necessità di minore frequenza e di trattate necessitano di spazi riservati e maggiore presenza
misure di sanificazione) in ufficio >> Risorse Umane e LegalI
Aree “Collaborative, socializer, learning”
(spazi centrali) >> aree dedicate ai rientri dello smart
working ad alta turnazione, incontri e formazione >> con
autonomia operativa.
Il posto di lavoro fisico rimarrà importante, così come la costruzione
di nuove comunità, rafforzando la cultura aziendale e le relazioni con i
colleghi in modo innovativo
12POST PANDEMIC WORKPLACE
Reimagining the Future of Workplace
aree
aree aree di
focus collaborative interesse
REIMAGINED THE FUTURE
OFFICE BUILDINGS AND WORKPLACE OFFICE BUILDINGS AND WORKPLACE
Assessment Implementation
Portfolio Alignement Transition Readiness Physical Space
Signage and Wayfinding
Planning and Planning Improvements
Scenario Planning and Organizational and Work
Experience Strategy Workplace Design
Decision Modeling Process Assessment
Guideline Rollout
Experience Assessment Digital Experience Brand Design
Planning
Sensors and Operations
Connected Space
Dashboard
La consulenza professionale che accompagna il Se l’Azienda ha più sedi nel mondo, le decisioni possono
programma di ridefinizione degli ambienti di lavoro e variare tra HeadQuarters strategici e sedi periferiche ed
traguarda il cambiamento aziendale, parte da attività operative.
di valutazione e linee guida sulla gestione dello spazio
di lavoro, strumenti tecnologici e software di supporto
sino alla specifica implementazione, attraverso la Il percorso d’immagine potrà essere unico e riconoscibile
pianificazione a breve e lungo termine e l’attuazione a livello globale, ed i layout personalizzati per rispettare
pratica. regolamenti e procedure a livello locale.
13FORTEBIS fortebis.com/research-insight Raffaella Parlangeli Senior Project Manager r.parlangeli@fortebis.com Crediti: Gensler, Webinar “Back to the Office: Return Strategies for the Workplace and Office Buildings”, by Andy Cohen and Diane Hoskins Gensler, “Back-to-the-Office-Preview_200515”
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