Piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza 2021-2023 Allegato 1.3. Schede Processi F - Supporto attività legale Mappatura ...
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Piano triennale di prevenzione della corruzione
e della trasparenza 2021-2023
Allegato 1.3.
Schede Processi F – Supporto attività legale
Mappatura - Valutazione – Misure di prevenzioneF1 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI CARTACEI IN INGRESSO”
CODICE AREA AREA DI UFFICIO MACRO PROCESSO INPUT OUTPUT RIFERIMENTO DESTINATARIO
PROCESSO ISTITUZIONALE RISCHIO PROCESSO NORMATIVO
GENERALE (VINCOLI)
O
ULTERIORE
SUPPORTO H. AFFARI V ARCHIVIO GESTIONE ACQUISIZIONE, INGRESSO DI ACQUISIZIONE DEL DIRITTO AVVOCATO
F1 ALL’ATTIVITA’ LEGALI E E IMPIANTI
DOCUMENTI PROTOCOLLO, DOCUMENTI/ATTI DOCUMENTO/ATTO PROCESSUALE; INCARICATO
PROFESSIONALE CONTENZIOSO O VALUTAZIONE CARTACEI1 DA ALL’AFFARE LEGALE TERMINI E
STRUTTURA LEGALI E SERVIZIO NUOVO O PRECEDENTE SCADENZE
ANALOGA SMISTAMENTO POSTALE,
DOCUMENTI CORRIERE, FAX,
LEGALI CONSEGNA A
CARTACEI IN MANO,
INGRESSO CONSEGNA DA
AVVOCATO O
PROCURATORE,
UFFICIALE
GIUDIZIARIO
SCHEDA N. 1 – IDENTIFICAZIONE DEL RISCHIO CORRUZIONE
Il rischio del processo si può presentare nelle fasi di acquisizione e protocollazione di atti che comportano l’avvio di un giudizio o di una nuova fase, qualora il
disbrigo delle incombenze non si svolga nei termini necessari per la costituzione in giudizio o per la presentazione di memorie o altri atti imposti dalla procedura,
causando decadenza ed impossibilità di procedere nell’attività di difesa, o quando i documenti siano manomessi, alterati, occultati o distrutti.
FASI DEL PROCESSO RESPONSABILITA’ PER RISCHIO / EVENTO SCHEMA EVENTI RISCHIOSI
SINGOLA FASE MODALITA’ DI AMBITO FATTORI ABILITANTI:
COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO CONDIZIONI INDIVIDUALI,
(COME) (DOVE) ORGANIZZATIVE, SOCIALI E
AMBIENTALI
INGRESSO DEL UFFICIO VIGILANZA / OCCULTAMENTO / SOTTRAZIONE O INTERNO O MANCANZA DI CONTROLLI O
DOCUMENTO/ATTO SERVIZIO PORTINERIA / DISTRUZIONE / ALTERAZIONE MANOMISSIONE TOTALE O ESTERNALIZZATO CONTROLLI INSUFFICIENTI
TRAMITE CONSEGNA A UFFICIO POSTA DEL DOCUMENTO/ATTO PARZIALE DI PLICO
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
MANO O SERVIZIO POSTALE CONSEGNATO
INTERNA
O UFFICIALE GIUDIZIARIO DIVULGAZIONE DI
INFORMAZIONI RISERVATE2 RIPRODUZIONE A SCOPO INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
PERSONALE CULTURA DELLA LEGALITA’
PER AVVANTAGGIARE
CONTROPARTI O SOGGETTI PRESENZA DI CONFLITTO
TERZI DI INTERESSI
IL CONTESTO ESTERNO NON
SEMBRA POTER DETERMINARE UN
SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
RISCHIO
ANNOTAZIONE, UNITA’ ORGANICA OCCULTAMENTO / SOTTRAZIONE O INTERNO O MANCANZA DI CONTROLLI O
SBUSTAMENTO, UFFICIO V DISTRUZIONE / ALTERAZIONE MANOMISSIONE TOTALE O ESTERNALIZZATO CONTROLLI INSUFFICIENTI
PROTOCOLLO E SCANSIONE O STRUTTURA ANALOGA DEL DOCUMENTO/ATTO PARZIALE DI PLICO
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
O DITTA ESTERNA PROTOCOLLO TARDIVO CONSEGNATO
INTERNA
DIVULGAZIONE DI PROTOCOLLO NON ESEGUITO O
INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
ESEGUITO TARDIVAMENTE CON
INFORMAZIONI RISERVATE2 CULTURA DELLA LEGALITA’
EFFETTI DECADENZIALI
PER AVVANTAGGIARE MANOMISSIONE DEL PRESENZA DI CONFLITTO
CONTROPARTI O SOGGETTI DOCUMENTO/ATTO IN FASE DI DI INTERESSI
TERZI SCANSIONE IL CONTESTO ESTERNO NON
SEMBRA POTER DETERMINARE UN
RIPRODUZIONE A SCOPO
SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
PERSONALE
RISCHIO
VALUTAZIONE URGENZA DEL UNITA’ ORGANICA DOCUMENTI URGENTI E OCCULTAMENTO, ANCHE INTERNO MANCANZA DI CONTROLLI O
DOCUMENTO/ATTO IN UFFICIO V PROSSIMI ALLA SCADENZA TEMPORANEO, DEL CONTROLLI INSUFFICIENTI
RAPPORTO AGLI O STRUTTURA ANALOGA NON TRATTATI CON DOCUMENTO CARTACEO
INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
ADEMPIMENTI PROCESSUALI PRIORITA’ E IN TEMPO UTILE URGENTE
CULTURA DELLA LEGALITA’
DA SVOLGERE ENTRO LA
MANCATO REPERIMENTO RIPRODUZIONE A SCOPO
SCADENZA ESERCIZIO PROLUNGATO ED
DEL PRECEDENTE CON PERSONALE
ESCLUSIVO DELLA RESPONSABILITÀ
VALUTAZIONE DEL DUPLICAZIONE DI IMPIANTO
INDICAZIONE DI TERMINE DI UN PROCESSO DA PARTE DI
DOCUMENTO SE NUOVO O
IMPIANTO TARDIVO SCORRETTO CON CONSEGUENTI POCHI O DI UN UNICO SOGGETTO
PRECEDENTE E
EFFETTI DECADENZIALI
INTEGRAZIONE AD AFFARE DOCUMENTO NUOVO O MONOPOLIO DELLE COMPETENZE
LEGALE O NUOVO IMPIANTO PRECEDENTE NON MANCATA O INCOMPLETA
(CLASSIFICAZIONE TIPO INADEGUATEZZA O ASSENZA DI
TRASMESSO ALL’AVVOCATO ESECUZIONE DI RICERCA A
AFFARE E MATERIA COMPETENZE DEL PERSONALE
INCARICATO PER IMPEDIRE SISTEMA DEL PRECEDENTE
APPOSIZIONE SCADENZA) ADDETTO AI PROCESSI
LO SVOLGIMENTO
CON ASSEGNAZIONE AD IMPIANTO NON ESEGUITO O
DELL’ATTIVITA’ DIFENSIVA PRESENZA DI CONFLITTO
AVVOCATO INCARICATO ESEGUITO TARDIVAMENTE
DI INTERESSI
DIVULGAZIONE DI RISPETTO AL TERMINE
INFORMAZIONI RISERVATE2 PROCESSUALE IL CONTESTO ESTERNO NON
SEMBRA POTER DETERMINARE UN
PER AVVANTAGGIARE
MANCATA REGISTRAZIONE A SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
CONTROPARTI O SOGGETTI
SISTEMA DELL’ASSEGNAZIONE RISCHIO
TERZI
ALL’AVVOCATO INCARICATO
1
Nel 2020, dei documenti istituzionali pervenuti su base nazionale il 98, 31% è digitale o digitalizzato; a Roma è digitale o digitalizzato il 96,75%.
2
Informazioni coperte dal segreto professionale o comunque inerenti a dati personali.
1F1 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI CARTACEI IN INGRESSO”
SCHEDA N. 2 – ANALISI E VALUTAZIONE DEL RISCHIO
VALUTAZIONE DEL RISCHIO
PROCESSO F1 VALORE DEL
RISCHIO CLASSE DI
(valori da 1 a 3 per ciascun parametro) (valori da 1 a 4 per ciascun parametro)
Documenti cartacei in ingresso RISCHIO
PROBABILITA’ CHE L’EVENTO IMPATTO DERIVANTE DAL (Probabilità
RISCHIO / EVENTO
SI VERIFICHI VERIFICARSI DELL’EVENTO x impatto)
Grado di discrezionalità 2
Impatto economico 4
Occultamento/distruzione/alterazione del Complessità del processo 2
documento/atto
Divulgazione di informazioni riservate per
avvantaggiare controparti o soggetti terzi Trasparenza/tracciabilità del
processo decisionale
2
Protocollo tardivo per avvantaggiare controparti o
soggetti terzi Impatto organizzativo 3
Documenti urgenti e prossimi alla scadenza non Valore economico e rilevanza
3 7,22 ALTO
trattati con priorità e in tempo utile esterna
Mancato reperimento del precedente con
duplicazione di impianto
Impianto tardivo Efficacia dei controlli esistenti 3
Documento nuovo o precedente non trasmesso Impatto reputazionale 3
all'Avvocato incaricato per impedire lo
svolgimento dell'attività difensiva Precedenti eventi corruttivi 1
Media valore probabilità 2,17 Media valore impatto 3,33
2F1 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI CARTACEI IN INGRESSO”
SCHEDA N. 3 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE GENERALI E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
INTERNE? (SI/NO –
REALIZZABILE CON
IMPLEMENTAZION
GENERALI MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
REALIZZAZIONE
FASI E TEMPI DI
ALL’ EFFICACIA?
LE COMPETENZE
E) RAGIONEVOLI
SUI FATTORI MONITORAGGIO
COMPETENZE
INDICARE LE
ABILITANTI
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Codici di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 Aggiornamento del SI SI Vedi
comportamento definizione e Codice di Allegato
promozione comportamento 3
dell’etica e di dell’amministrazione
standard di
comportamento
Tutela del misure di 25% SI Monitoraggio Attivazione della SI SI Vedi
whistleblower segnalazione e annuale in procedura informatica Allegato
protezione occasione della PAWhistleblowing 3
relazione del
RPCT
Formazione misure di 25% La == Formazione su nuovo SI SI Da La realizzazione
generale sui definizione e formazione Codice di valutare richiede
temi dell'etica e promozione generale è comportamento e l’individuazione di
della legalità dell’etica e di stata sull’istituto del soluzioni tecniche
standard di eseguita nel whistleblowing per la registrazione e
comportamento 2015 e deve la diffusione in
essere modalità e-learning
ripetuta del modulo
formativo
Formazione misure di 25% SI, ma su Monitoraggio Definizione e SI SI Da La realizzazione
specifica per lo formazione iniziativa annuale in realizzazione di un valutare richiede
svolgimento delle singole occasione della programma formativo l’individuazione di
dell’attività sedi relazione del specifico per il personale soluzioni tecniche
RPCT e della addetto ai processi per la registrazione e
performance dell’area di gestione dei la diffusione in
documenti legali modalità e-learning
del modulo
formativo
Obbligo di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 ==
astensione disciplina del
Procedimenti di conflitto di
autorizzazioni interessi
allo svolgimento
di incarichi
extra-
istituzionali
Rotazione del misure di 25% Occasionalm Rilevazione Rotazione secondo le SI SI Vedi
personale rotazione ente su periodica previsioni del PTPCT in Allegato
addetto alle iniziativa finalizzata al coerenza con il graduale 3
aree a rischio delle singole PTPCT inserimento di nuovo
corruzione sedi personale
3F1 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI CARTACEI IN INGRESSO”
SCHEDA N. 4 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE SPECIFICHE E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
REALIZZABILE CON LE
IMPLEMENTAZIONE)
SPECIFICHE MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
INTERNE? (SI/NO –
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
ALL’ EFFICACIA?
SUI FATTORI MONITORAGGIO
RAGIONEVOLI
COMPETENZE
COMPETENZE
ABILITANTI
INDICARE LE
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Registrazioni misure di 25% SI Allo stato non I documenti cartacei in
manuali controllo sono previsti ingresso dovrebbero
documenti monitoraggi essere subito
cartacei in contrassegnati o
ingresso riconosciuti tramite
sistemi informatici I documenti cartacei
50% SI Piano della Il sistema dovrebbe sono in progressiva
Scansione performance riscontrare l’avvenuto diminuzione e non è
NO NO ==
dei protocollo dei ragionevole un
documenti documenti in investimento in
cartacei precedenza questo ambito
contrassegnati o
riconosciuti tramite
misure di
sistemi informatici ed
controllo
evidenziare eventuali
Informatizzazio
anomalie
ne dei processi misure di
50% SI Piano della ==
semplificazione di
Protocollo performance
processi/procedi
informatico
menti
50% SI Reportistica Evoluzione dei sistemi di SI (coerente NO Entro il La misura è prevista
Sistemi di periodica interna riconoscimento e di con gli 2021 nel progetto di
controllo gestione dei documenti investiment digitalizzazione dei
sulle code di secondo processi i in corso) processi in corso di
lavoro predefiniti realizzazione da
(Intelligenza artificiale) parte di un RTI
Consultazione misure di 25% SI Piano della Estensione delle SI SI Continua
degli affari trasparenza e di performance amministrazioni tiva
legali di propria controllo ammesse alla
competenza sull’attività da consultazione
nella banca dati parte dell’utenza
dell’Avvocatura
dello Stato da
parte delle
amministrazioni
patrocinate
attraverso il
portale
“Extranet”
4F2 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI DIGITALI IN INGRESSO”
CODICE AREA AREA DI UFFICIO MACRO PROCESSO INPUT OUTPUT RIFERIMENTO DESTINATARIO
PROCESSO ISTITUZIONALE RISCHIO PROCESSO NORMATIVO
GENERALE (VINCOLI)
O
ULTERIORE
SUPPORTO H. AFFARI V ARCHIVIO GESTIONE ACQUISIZIONE, INGRESSO DI ACQUISIZIONE DEL DIRITTO AVVOCATO
F2 ALL’ATTIVITA’ LEGALI E E IMPIANTI DOCUMENTI PROTOCOLLO, DOCUMENTI DOCUMENTO/ATTO PROCESSUALE; INCARICATO
PROFESSIONALE CONTENZIOSO O VALUTAZIONE DIGITALI DA ALL’AFFARE LEGALE TERMINI E
STRUTTURA LEGALI E PEC, POSTA NUOVO O PRECEDENTE SCADENZE
ANALOGA SMISTAMENTO ELETTRONICA,
PEC COOPERAZIONE
ISTITUZIONALI APPLICATIVA
IN INGRESSO TRA SISTEMI
INFORMATIVI
SCHEDA N. 1 – IDENTIFICAZIONE DEL RISCHIO CORRUZIONE
Il rischio del processo si può presentare nelle fasi di acquisizione e protocollazione di atti che comportano l’avvio di un giudizio o di una nuova fase, qualora il
disbrigo delle incombenze non si svolga nei termini necessari per la costituzione in giudizio o per la presentazione di memorie o altri atti imposti dalla procedura,
causando decadenza ed impossibilità di procedere nell’attività di difesa, o quando i documenti siano manomessi, alterati, occultati o distrutti.
FASI DEL PROCESSO RESPONSABILITA’ PER RISCHIO / EVENTO SCHEMA EVENTI RISCHIOSI
SINGOLA FASE MODALITA’ DI AMBITO FATTORI ABILITANTI:
COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO CONDIZIONI INDIVIDUALI,
(COME) (DOVE) ORGANIZZATIVE, SOCIALI E
AMBIENTALI
PROTOCOLLO AUTOMATICO UNITA’ ORGANICA ELIMINAZIONE DOLOSA DI CANCELLAZIONE DI MESSAGGI INTERNO MANCANZA DI CONTROLLI O
O MANUALE CON UFFICIO V MESSAGGI PRIMA O DOPO IL PROTOCOLLO CONTROLLI INSUFFICIENTI
ELIMINAZIONE DI O STRUTTURA ANALOGA
PROTOCOLLO NON ESEGUITO O SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
EVENTUALE SPAM PROTOCOLLO TARDIVO
ESEGUITO TARDIVAMENTE CON INTERNA
PER AVVANTAGGIARE
EFFETTI DECADENZIALI
CONTROPARTI O SOGGETTI INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
TERZI CULTURA DELLA LEGALITA’
PRESENZA DI CONFLITTO
DI INTERESSI
IL CONTESTO ESTERNO NON
SEMBRA POTER DETERMINARE UN
SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
RISCHIO
REPERIMENTO DOCUMENTO UNITA’ ORGANICA DOCUMENTI URGENTI E OMESSO CONTROLLO SULLE INTERNO MANCANZA DI CONTROLLI O
DALLE CODE DI LAVORO UFFICIO V PROSSIMI ALLA SCADENZA CODE DI LAVORO CONTROLLI INSUFFICIENTI
O STRUTTURA ANALOGA NON TRATTATI CON
VALUTAZIONE URGENZA DEL INDICAZIONE DI TERMINE ESERCIZIO PROLUNGATO ED
PRIORITA’ E IN TEMPO UTILE
DOCUMENTO IN RAPPORTO SCORRETTO CON CONSEGUENTI ESCLUSIVO DELLA RESPONSABILITÀ
AGLI ADEMPIMENTI MANCATO REPERIMENTO EFFETTI DECADENZIALI DI UN PROCESSO DA PARTE DI
PROCESSUALI DA SVOLGERE DEL PRECEDENTE CON POCHI O DI UN UNICO SOGGETTO
MANCATA O INCOMPLETA
ENTRO LA SCADENZA DUPLICAZIONE DI IMPIANTO
ESECUZIONE DI RICERCA A MONOPOLIO DELLE COMPETENZE
VALUTAZIONE DEL IMPIANTO TARDIVO SISTEMA DEL PRECEDENTE
INADEGUATEZZA O ASSENZA DI
DOCUMENTO SE NUOVO O
DIVULGAZIONE DI IMPIANTO NON ESEGUITO O COMPETENZE DEL PERSONALE
PRECEDENTE E
INFORMAZIONI RISERVATE1 ESEGUITO TARDIVAMENTE ADDETTO AI PROCESSI
INTEGRAZIONE AD AFFARE
RISPETTO AL TERMINE
LEGALE O NUOVO IMPIANTO DOCUMENTO NUOVO O PRESENZA DI CONFLITTO DI
PROCESSUALE
(CLASSIFICAZIONE TIPO PRECEDENTE NON INTERESSI
AFFARE E MATERIA TRASMESSO ALL’AVVOCATO RIPRODUZIONE A SCOPO
APPOSIZIONE SCADENZA) INCARICATO PER IMPEDIRE PERSONALE
CON ASSEGNAZIONE AD LO SVOLGIMENTO IL CONTESTO ESTERNO NON
AVVOCATO INCARICATO MANCATA REGISTRAZIONE
DELL’ATTIVITA’ DIFENSIVA SEMBRA POTER DETERMINARE UN
ASSEGNAZIONE AVVOCATO
SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
INVIO DEL FASCICOLO PER AVVANTAGGIARE INCARICATO
RISCHIO
IMPIANTATO ALL’AVVOCATO CONTROPARTI O SOGGETTI
MANCATA STAMPA
INCARICATO (NOTIFICA TERZI
DOCUMENTO DA INTEGRARE IN
DELLA CREAZIONE AFFARE ESISTENTE AI FINI
DELL’AFFARE LEGALE RIASSUNZIONE
TRAMITE CONSOLLE)
1 Informazioni coperte dal segreto professionale o comunque inerenti a dati personali.
5F2 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI DIGITALI IN INGRESSO”
SCHEDA N. 2 – ANALISI E VALUTAZIONE DEL RISCHIO
VALUTAZIONE DEL RISCHIO
PROCESSO F2 VALORE DEL
RISCHIO CLASSE DI
(valori da 1 a 3 per ciascun parametro) (valori da 1 a 4 per ciascun parametro)
Documenti digitali in ingresso RISCHIO
PROBABILITA’ CHE L’EVENTO IMPATTO DERIVANTE DAL (Probabilità
RISCHIO / EVENTO
SI VERIFICHI VERIFICARSI DELL’EVENTO x impatto)
Grado di discrezionalità 2
Impatto economico 4
Complessità del processo 3
Eliminazione dolosa di messaggi
Protocollo tardivo
Trasparenza/tracciabilità del
Documenti urgenti e prossimi alla scadenza non 1
processo decisionale
trattati con priorità e in tempo utile
Impatto organizzativo 3
Mancato reperimento del precedente con
Valore economico e rilevanza
duplicazione di impianto 3 6,67 ALTO
esterna
Impianto tardivo
Divulgazione di informazioni riservate
Documento nuovo o precedente non trasmesso Efficacia dei controlli esistenti 2
all'Avvocato incaricato per impedire lo
svolgimento dell'attività difensiva Impatto reputazionale 3
Precedenti eventi corruttivi 1
Media valore probabilità 2,00 Media valore impatto 3,33
6F2 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI DIGITALI IN INGRESSO”
SCHEDA N. 3 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE GENERALI E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
INTERNE? (SI/NO –
IMPLEMENTAZION
REALIZZABILE CON
GENERALI MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
E) RAGIONEVOLI
ALL’ EFFICACIA?
LE COMPETENZE
SUI FATTORI MONITORAGGIO
COMPETENZE
INDICARE LE
ABILITANTI
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Codici di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 Aggiornamento del SI SI Vedi
comportamento definizione e Codice di Allegato
promozione comportamento 3
dell’etica e di dell’amministrazione
standard di
comportamento
Tutela del misure di 25% SI Monitoraggio Attivazione della SI SI Vedi
whistleblower segnalazione e annuale in procedura informatica Allegato
protezione occasione della PAWhistleblowing 3
relazione del
RPCT
Formazione misure di 25% La == Formazione su nuovo SI SI Da La realizzazione
generale sui definizione e formazione Codice di valutare richiede
temi dell'etica e promozione generale è comportamento e l’individuazione di
della legalità dell’etica e di stata sull’istituto del soluzioni tecniche
standard di eseguita nel whistleblowing per la registrazione e
comportamento 2015 e deve la diffusione in
essere modalità e-learning
ripetuta del modulo
formativo
Formazione misure di 25% SI, ma su Monitoraggio Definizione e SI SI Da La realizzazione
specifica per lo formazione iniziativa annuale in realizzazione di un valutare richiede
svolgimento delle singole occasione della programma formativo l’individuazione di
dell’attività sedi relazione del specifico per il personale soluzioni tecniche
RPCT e della addetto ai processi per la registrazione e
performance dell’area di gestione dei la diffusione in
documenti legali modalità e-learning
del modulo
formativo
Obbligo di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 ==
astensione disciplina del
Procedimenti di conflitto di
autorizzazioni interessi
allo svolgimento
di incarichi
extra-
istituzionali
Rotazione del misure di 25% Occasionalm Rilevazione Rotazione secondo le SI SI Vedi
personale rotazione ente su periodica previsioni del PTPCT in Allegato
addetto alle iniziativa finalizzata al coerenza con il graduale 3
aree a rischio delle singole PTPCT inserimento di nuovo
corruzione sedi personale
7F2 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI DIGITALI IN INGRESSO”
SCHEDA N. 4 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE SPECIFICHE E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
RAGIONEVOLI RISPETTO ALL’ EFFICACIA?
SPECIFICHE MISURA GRADO IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
REALIZZABILE CON LE COMPETENZE
FASI E TEMPI DI REALIZZAZIONE
DI MONITORAGGIO
INCIDERE
INTERNE? (SI/NO – INDICARE LE
COSTI (DI IMPLEMENTAZIONE)
SUI
FATTORI
COMPETENZE RICHIESTE)
ABILITAN
TI
(0%,
25%,
50%,
75%,
100%)
100% Protocollo Piano della
dei performance
documenti
digitali
pervenuti
via PEC,
posta
elettronica e
cooperazion Evoluzione dei sistemi di SI (coerente NO Entro il La misura è prevista
e applicativa riconoscimento e di con gli 2021 nel progetto di
misure di controllo gestione dei documenti investiment digitalizzazione dei
Conservazio A campione secondo processi i in corso) processi in corso di
Informatizzazio
misure di ne di predefiniti realizzazione da
ne dei processi
semplificazione di metadati sui (Intelligenza artificiale) parte di un RTI
processi/procedimen sistemi di
ti trasmissione
con
possibilità di
risalire
all’azione
dolosa
Sistemi di Reportistica
controllo periodica interna
sulle code di
lavoro
Consultazione misure di trasparenza 25% SI Piano della Estensione delle SI SI Continua
degli affari legali e di controllo performance amministrazioni tiva
di propria sull’attività da parte ammesse alla
competenza dell’utenza consultazione
nella banca dati
dell’Avvocatura
dello Stato da
parte delle
amministrazioni
patrocinate
attraverso il
portale
“Extranet”
8F3 - SCHEDA DI PROCESSO “RICHIESTA DI RAPPORTO”
CODICE AREA AREA DI UFFICIO MACRO PROCESSO INPUT OUTPUT RIFERIMENTO DESTINATARIO
PROCESSO ISTITUZIONALE RISCHIO PROCESSO NORMATIVO
GENERALE (VINCOLI)
O
ULTERIORE
SUPPORTO G. AFFARI V ARCHIVIO GESTIONE PRODUZIONE ED INVIO INGRESSO DI INVIO TRAMITE PEC DIRITTO AMMINISTRAZIONE
F3 ALL’ATTIVITA’ LEGALI E E IMPIANTI DOCUMENTI DELLA RICHIESTA DI ATTI DI DELLA RICHIESTA DI PROCESSUALE; PATROCINATA
PROFESSIONALE CONTENZIOSO O RAPPORTO CITAZIONE, RAPPORTO TERMINI E
STRUTTURA LEGALI ALL’AMMINISTRAZIONE RICORSI, ALL’AMMINISTRAZIONE SCADENZE
ANALOGA PATROCINATA, A PROVVEDIMENTI INTERESSATA
SEGUITO DI NOTIFICA DECISORI INVIO DEL FASCICOLO
DI ATTO DI CITAZIONE NOTIFICATI DA ALL’AVVOCATO
O DI ALTRO CONTROPARTE INCARICATO
PROVVEDIMENTO CHE
RICHIEDE LO
SVOLGIMENTO DI
UN’ISTRUTTORIA PER
LA DIFESA
SCHEDA N. 1 – IDENTIFICAZIONE DEL RISCHIO CORRUZIONE
Il rischio del processo si può presentare nelle fasi di acquisizione e protocollazione di atti che comportano l’avvio di un giudizio o di una nuova fase, qualora il
disbrigo delle incombenze non si svolga nei termini necessari per la costituzione in giudizio o per la presentazione di memorie o altri atti imposti dalla procedura,
causando decadenza ed impossibilità di procedere nell’attività di difesa, o quando i documenti siano manomessi, alterati, occultati o distrutti.
FASI DEL PROCESSO RESPONSABILITA’ PER RISCHIO / EVENTO SCHEMA EVENTI RISCHIOSI
(le fasi potrebbero non SINGOLA FASE MODALITA’ DI AMBITO FATTORI ABILITANTI:
essere in sequenza o COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO CONDIZIONI INDIVIDUALI,
essere contestuali) (COME) (DOVE) ORGANIZZATIVE, SOCIALI E
AMBIENTALI
ESAME DEL DOCUMENTO UNITA’ ORGANICA MANCATA ACQUISIZIONE O INDICAZIONE DI TERMINE INTERNO MANCANZA DI CONTROLLI O
(atto di citazione, ricorso, UFFICIO V ACQUISIZIONE TARDIVA DA SCORRETTO CON CONSEGUENTI CONTROLLI INSUFFICIENTI
provvedimento decisorio) O STRUTTURA ANALOGA PARTE DELL’AVVOCATO EFFETTI DECADENZIALI
ESERCIZIO PROLUNGATO ED
INCARICATO DEL RAPPORTO
IMPIANTO NON ESEGUITO O ESCLUSIVO DELLA RESPONSABILITÀ
INDIVIDUAZIONE DELLA PER LA DIFESA PROVENIENTE
ESEGUITO TARDIVAMENTE DI UN PROCESSO DA PARTE DI
AMMINISTRAZIONE DALL’AMMINISTRAZIONE
RISPETTO AL TERMINE POCHI O DI UN UNICO SOGGETTO
INTERESSATA E RELATIVI INTERESSATA
PROCESSUALE
RECAPITI MONOPOLIO DELLE COMPETENZE
SCADENZA DI TERMINI PER INVIO DELLA RICHIESTA DI
CLASSIFICAZIONE TIPO LO SVOLGIMENTO DI INADEGUATEZZA O ASSENZA DI
RAPPORTO AD INDIRIZZO PEC
AFFARE E MATERIA ATTIVITA’ PROCESSUALI COMPETENZE DEL PERSONALE
ERRATO O INESISTENTE
APPOSIZIONE SCADENZA ADDETTO AI PROCESSI
DIVULGAZIONE DI MANCATO RISCONTRO DI PRESENZA DI CONFLITTO
IMPIANTO E PRODUZIONE DI INFORMAZIONI RISERVATE1 EVENTUALI ERRORI NELLA DI INTERESSI
RICHIESTA DI RAPPORTO TRASMISSIONE
PER AVVANTAGGIARE IL CONTESTO ESTERNO NON
SPEDIZIONE VIA POSTA
CONTROPARTI O SOGGETTI SEMBRA POTER DETERMINARE UN
CERTIFICATA MANCATA REGISTRAZIONE
TERZI SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
ASSEGNAZIONE AVVOCATO
INSERIMENTO INCARICATO RISCHIO
ASSEGNAZIONE
RIPRODUZIONE A SCOPO
INVIO DEL FASCICOLO PERSONALE
IMPIANTATO ALL’AVVOCATO
INCARICATO (NOTIFICA
DELLA CREAZIONE
DELL’AFFARE LEGALE
TRAMITE CONSOLLE)
1 Informazioni coperte dal segreto professionale o comunque inerenti a dati personali.
9F3 - SCHEDA DI PROCESSO “RICHIESTA DI RAPPORTO”
SCHEDA N. 2 – ANALISI E VALUTAZIONE DEL RISCHIO
VALUTAZIONE DEL RISCHIO
PROCESSO F3 VALORE DEL
RISCHIO CLASSE DI
(valori da 1 a 3 per ciascun parametro) (valori da 1 a 4 per ciascun parametro)
Richiesta di rapporto RISCHIO
PROBABILITA’ CHE L’EVENTO IMPATTO DERIVANTE DAL (Probabilità
RISCHIO / EVENTO
SI VERIFICHI VERIFICARSI DELL’EVENTO x impatto)
Grado di discrezionalità 2
Impatto economico 1
Complessità del processo 3
Trasparenza/tracciabilità del
Mancata acquisizione o acquisizione tardiva da processo decisionale
1
parte dell'Avvocato incaricato del rapporto per la Impatto organizzativo 3
difesa proveniente dall'amministrazione
Valore economico e rilevanza
interessata
esterna
3 4,00 MEDIO
Scadenza di termini per lo svolgimento di attività
processuali
Divulgazione di informazioni riservate
Efficacia dei controlli esistenti 2
Impatto reputazionale 2
Precedenti eventi corruttivi 1
Media valore probabilità 2,00 Media valore impatto 2,00
10F3 - SCHEDA DI PROCESSO “RICHIESTA DI RAPPORTO”
SCHEDA N. 3 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE GENERALI E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
INTERNE? (SI/NO –
IMPLEMENTAZION
REALIZZABILE CON
GENERALI MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
E) RAGIONEVOLI
ALL’ EFFICACIA?
LE COMPETENZE
SUI FATTORI MONITORAGGIO
COMPETENZE
INDICARE LE
ABILITANTI
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Codici di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 Aggiornamento del SI SI Vedi
comportamento definizione e Codice di Allegato
promozione comportamento 3
dell’etica e di dell’amministrazione
standard di
comportamento
Tutela del misure di 25% SI Monitoraggio Attivazione della SI SI Vedi
whistleblower segnalazione e annuale in procedura informatica Allegato
protezione occasione della PAWhistleblowing 3
relazione del
RPCT
Formazione misure di 25% La == Formazione su nuovo SI SI Da La realizzazione
generale sui definizione e formazione Codice di valutare richiede
temi dell'etica e promozione generale è comportamento e l’individuazione di
della legalità dell’etica e di stata sull’istituto del soluzioni tecniche
standard di eseguita nel whistleblowing per la registrazione e
comportamento 2015 e deve la diffusione in
essere modalità e-learning
ripetuta del modulo
formativo
Formazione misure di 25% SI, ma su Monitoraggio Definizione e SI SI Da La realizzazione
specifica per lo formazione iniziativa annuale in realizzazione di un valutare richiede
svolgimento delle singole occasione della programma formativo l’individuazione di
dell’attività sedi relazione del specifico per il personale soluzioni tecniche
RPCT e della addetto ai processi per la registrazione e
performance dell’area di gestione dei la diffusione in
documenti legali modalità e-learning
del modulo
formativo
Obbligo di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 ==
astensione disciplina del
Procedimenti di conflitto di
autorizzazioni interessi
allo svolgimento
di incarichi
extra-
istituzionali
Rotazione del misure di 25% Occasionalm Rilevazione Rotazione secondo le SI SI Vedi
personale rotazione ente su periodica previsioni del PTPCT in Allegato
addetto alle iniziativa finalizzata al coerenza con il graduale 3
aree a rischio delle singole PTPCT inserimento di nuovo
corruzione sedi personale
11F3 - SCHEDA DI PROCESSO “RICHIESTA DI RAPPORTO”
SCHEDA N. 4 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE SPECIFICHE E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
REALIZZABILE CON LE
IMPLEMENTAZIONE)
SPECIFICHE MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
INTERNE? (SI/NO –
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
ALL’ EFFICACIA?
SUI FATTORI MONITORAGGIO
RAGIONEVOLI
COMPETENZE
COMPETENZE
ABILITANTI
INDICARE LE
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Informatizzazio misure di 75% SI. Reportistica Evoluzione dei sistemi di SI (coerente NO Entro il La misura è prevista
ne dei processi controllo I sistemi periodica interna produzione, trasmissione con gli 2021 nel progetto di
consentono e gestione dei investiment digitalizzazione dei
misure di controlli documenti secondo i in corso) processi in corso di
semplificazione di sulle code di processi predefiniti realizzazione da
processi/procedi lavoro e parte di un RTI
menti producono
scadenzieri
Consultazione misure di 25% SI Piano della Estensione delle SI SI Continua
degli affari legali trasparenza e di performance amministrazioni tiva
di propria controllo ammesse alla
competenza sull’attività da consultazione
nella banca dati parte dell’utenza
dell’Avvocatura
dello Stato da
parte delle
amministrazioni
patrocinate
attraverso il
portale
“Extranet”
12F4 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI CARTACEI IN USCITA”
CODICE AREA AREA DI UFFICIO MACRO PROCESSO INPUT OUTPUT RIFERIMENTO DESTINATARIO
PROCESSO ISTITUZIONALE RISCHIO PROCESSO NORMATIVO
GENERALE (VINCOLI)
O
ULTERIORE
SUPPORTO G. AFFARI V ARCHIVIO GESTIONE PROTOCOLLO E RICEZIONE DAGLI CORRETTA SPEDIZIONE DIRITTO AMMINISTRAZIONI
F4 ALL’ATTIVITA’ LEGALI E E IMPIANTI DOCUMENTI SPEDIZIONE AVVOCATI2 O ATTRAVERSO IL MEZZO PROCESSUALE; PATROCINATE
PROFESSIONALE CONTENZIOSO O DOCUMENTI DALLE INDICATO DI LETTERE TERMINI E
STRUTTURA LEGALI LEGALI SEGRETERIE DI LEGALI ENTRO I SCADENZE ALTRE SEDI
ANALOGA CARTACEI1 IN LETTERE LEGALI TERMINI NECESSARI E DELL’AVVOCATURA
USCITA CARTACEE RESTITUZIONE DEL
FASCICOLO AL TITOLARE CONTROPARTI
SCHEDA N. 1 – IDENTIFICAZIONE DEL RISCHIO CORRUZIONE
FASI DEL PROCESSO RESPONSABILITA’ PER RISCHIO / EVENTO SCHEMA EVENTI RISCHIOSI
SINGOLA FASE MODALITA’ DI AMBITO FATTORI ABILITANTI:
COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO CONDIZIONI INDIVIDUALI,
(COME) (DOVE) ORGANIZZATIVE, SOCIALI E
AMBIENTALI
PROTOCOLLO CON UNITA’ ORGANICA MANCATA TRASMISSIONE PROTOCOLLO NON ESEGUITO O INTERNO MANCANZA DI CONTROLLI O
INDICAZIONE DELL’AFFARE UFFICIO V AD AMM.NI O ALTRE SEDI ESEGUITO TARDIVAMENTE CON CONTROLLI INSUFFICIENTI
LEGALE E DEL DESTINATARIO O STRUTTURA ANALOGA DELL’AVVOCATURA O A EFFETTI DECADENZIALI
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
CONTROPARTI DI
INTERNA
COMUNICAZIONI
SOTTRAZIONE O
IMPORTANTI PER L’ATTIVITA’ INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
MANOMISSIONE TOTALE O
PREPARAZIONE DELLA BUSTA DIFENSIVA CULTURA DELLA LEGALITA’
PARZIALE DEL DOCUMENTO
E IMBUSTAMENTO DELLA
NOTA E RELATIVI ALLEGATI OCCULTAMENTO / INADEGUATEZZA O ASSENZA DI
RIPRODUZIONE A SCOPO COMPETENZE DEL PERSONALE
DISTRUZIONE / ALTERAZIONE
PERSONALE ADDETTO AI PROCESSI
PRESA IN CARICO E UFFICIO POSTA DEL DOCUMENTO INTERNO
REGISTRAZIONE DEL ALTERAZIONE DEL MITTENTE IN PRESENZA DI CONFLITTO
DOCUMENTO IN USCITA PER DIVULGAZIONE DI FASE DI IMBUSTAMENTO O DI INTERESSI
RECAPITO A MANO O INVIO INFORMAZIONI RISERVATE3 SPEDIZIONE
POSTALE IL CONTESTO ESTERNO NON
FALSIFICAZIONE DI FIRME SEMBRA POTER DETERMINARE UN
O TRAMITE CORRIERE
SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
PER AVVANTAGGIARE RISCHIO
CONTROPARTI O SOGGETTI
TERZI
1
Nel 2020 i documenti istituzionali spediti cartacei e non scansionati né inseriti nel sistema informativo sono stati il 37,38% su base nazionale, il 97,90% a Roma.
2
Leggasi: Avvocati dello Stato, Procuratori dello Stato, Vice Avvocati Generali, Avvocati distrettuali.
3
Informazioni coperte dal segreto professionale o comunque inerenti a dati personali.
13F4 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI CARTACEI IN USCITA”
SCHEDA N. 2 – ANALISI E VALUTAZIONE DEL RISCHIO
VALUTAZIONE DEL RISCHIO
PROCESSO F4 VALORE DEL
RISCHIO CLASSE DI
(valori da 1 a 3 per ciascun parametro) (valori da 1 a 4 per ciascun parametro)
Documenti legali cartacei in uscita RISCHIO
PROBABILITA’ CHE L’EVENTO IMPATTO DERIVANTE DAL (Probabilità
RISCHIO / EVENTO
SI VERIFICHI VERIFICARSI DELL’EVENTO x impatto)
Grado di discrezionalità 2
Impatto economico 1
Complessità del processo 2
Trasparenza/tracciabilità del
Mancata trasmissione ad amm.ni o altre sedi processo decisionale
2
dell'Avvocatura o a controparti di comunicazioni Impatto organizzativo 3
importanti per l'attività difensiva
Valore economico e rilevanza
Occultamento/Alterazione/Distruzione del
esterna
2 3,33 MEDIO
documento
Divulgazione di informazioni riservate
Falsificazione di firme
Efficacia dei controlli esistenti 3
Impatto reputazionale 1
Precedenti eventi corruttivi 1
Media valore probabilità 2,00 Media valore impatto 1,67
14F4 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI CARTACEI IN USCITA”
SCHEDA N. 3 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE GENERALI E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
INTERNE? (SI/NO –
IMPLEMENTAZION
REALIZZABILE CON
GENERALI MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
E) RAGIONEVOLI
ALL’ EFFICACIA?
LE COMPETENZE
SUI FATTORI MONITORAGGIO
COMPETENZE
INDICARE LE
ABILITANTI
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Codici di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 Aggiornamento del SI SI Vedi
comportamento definizione e Codice di Allegato
promozione comportamento 3
dell’etica e di dell’amministrazione
standard di
comportamento
Tutela del misure di 25% SI Monitoraggio Attivazione della SI SI Vedi
whistleblower segnalazione e annuale in procedura informatica Allegato
protezione occasione della PAWhistleblowing 3
relazione del
RPCT
Formazione misure di 25% La == Formazione su nuovo SI SI Da La realizzazione
generale sui definizione e formazione Codice di valutare richiede
temi dell'etica e promozione generale è comportamento e l’individuazione di
della legalità dell’etica e di stata sull’istituto del soluzioni tecniche
standard di eseguita nel whistleblowing per la registrazione e
comportamento 2015 e deve la diffusione in
essere modalità e-learning
ripetuta del modulo
formativo
Formazione misure di 25% SI, ma su Monitoraggio Definizione e SI SI Da La realizzazione
specifica per lo formazione iniziativa annuale in realizzazione di un valutare richiede
svolgimento delle singole occasione della programma formativo l’individuazione di
dell’attività sedi relazione del specifico per il personale soluzioni tecniche
RPCT e della addetto ai processi per la registrazione e
performance dell’area di gestione dei la diffusione in
documenti legali modalità e-learning
del modulo
formativo
Obbligo di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 ==
astensione disciplina del
Procedimenti di conflitto di
autorizzazioni interessi
allo svolgimento
di incarichi
extra-
istituzionali
Rotazione del misure di 25% Occasionalm Rilevazione Rotazione secondo le SI SI Vedi
personale rotazione ente su periodica previsioni del PTPCT in Allegato
addetto alle iniziativa finalizzata al coerenza con il graduale 3
aree a rischio delle singole PTPCT inserimento di nuovo
corruzione sedi personale
15F4 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI CARTACEI IN USCITA”
SCHEDA N. 4 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE SPECIFICHE E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
REALIZZABILE CON LE
IMPLEMENTAZIONE)
SPECIFICHE MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
INTERNE? (SI/NO –
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
ALL’ EFFICACIA?
SUI FATTORI MONITORAGGIO
RAGIONEVOLI
COMPETENZE
COMPETENZE
ABILITANTI
INDICARE LE
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Registrazioni misure di 25% SI Allo stato non ==
manuali delle controllo sono previsti
operazioni di monitoraggi
consegna
tramite
camminatori di
documenti
cartacei in
uscita
Informatizzazio misure di 75% SI Piano della ==
ne dei processi controllo performance
Protocollo
misure di informatico
semplificazione
dei processi/ Scansione
procedimenti dei
documenti
cartacei
anche in
caso di invio
a mano o
postale
Consultazione misure di 25% SI Piano della Estensione delle SI SI Continua
degli affari legali trasparenza e di performance amministrazioni tiva
di propria controllo ammesse alla
competenza sull’attività da consultazione
nella banca dati parte dell’utenza
dell’Avvocatura
dello Stato da
parte delle
amministrazioni
patrocinate
attraverso il
portale
“Extranet”
16F5 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI DIGITALI IN USCITA”
CODICE AREA AREA DI UFFICIO MACRO PROCESSO INPUT OUTPUT RIFERIMENTO DESTINATARIO
PROCESSO ISTITUZIONALE RISCHIO PROCESSO NORMATIVO
GENERALE (VINCOLI)
O
ULTERIORE
SUPPORTO AFFARI LEGALI V ARCHIVIO GESTIONE PROTOCOLLO E RICEZIONE DAGLI CORRETTA SPEDIZIONE DIRITTO AMMINISTRAZIONI
F5 ALL’ATTIVITA’ E E IMPIANTI DOCUMENTI SPEDIZIONE AVVOCATI1 O VIA PEC O PROCESSUALE; PATROCINATE
PROFESSIONALE CONTENZIOSO O DOCUMENTI DALLE COOPERAZIONE TERMINI E
STRUTTURA LEGALI LEGALI SEGRETERIE DI APPLICATIVA DI LETTERE SCADENZE ALTRE SEDI
ANALOGA DIGITALI IN LETTERE LEGALI LEGALI ENTRO I DELL’AVVOCATURA
USCITA CARTACEE O TERMINI NECESSARI E
VIA PEC O DIGITALI RESTITUZIONE DEL CONTROPARTI
COOPERAZIONE FASCICOLO AL TITOLARE
APPLICATIVA
SCHEDA N. 1 – IDENTIFICAZIONE DEL RISCHIO CORRUZIONE
FASI DEL PROCESSO RESPONSABILITA’ PER RISCHIO / EVENTO SCHEMA EVENTI RISCHIOSI
SINGOLA FASE MODALITA’ DI AMBITO FATTORI ABILITANTI:
COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO CONDIZIONI INDIVIDUALI,
(COME) (DOVE) ORGANIZZATIVE, SOCIALI E
AMBIENTALI
ACQUISIZIONE DEL UNITA’ ORGANICA MANCATA TRASMISSIONE PROTOCOLLO NON ESEGUITO O INTERNO MANCANZA DI CONTROLLI O
DOCUMENTO DIGITALE DA UFFICIO V AD AMM.NI O ALTRE SEDI ESEGUITO TARDIVAMENTE CON CONTROLLI INSUFFICIENTI
PROTOCOLLARE (da posta O STRUTTURA ANALOGA DELL’AVVOCATURA O A EFFETTI DECADENZIALI
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
elettronica o sistemi di CONTROPARTI DI
INDIRIZZO DI DESTINAZIONE INTERNA
condivisione se documento COMUNICAZIONI
ERRATO
elettronico; da scansione se IMPORTANTI PER L’ATTIVITA’ INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
documento analogico) DIFENSIVA CULTURA DELLA LEGALITA’
MANCATA VERIFICA DELLE
RICEVUTE DI CONSEGNA O INADEGUATEZZA O ASSENZA DI
PROTOCOLLO CON ALTERAZIONE DEL
DELLE CODE DI INVIO COMPETENZE DEL PERSONALE
INDICAZIONE DELL’AFFARE DOCUMENTO
LEGALE E DEL DESTINATARIO ADDETTO AI PROCESSI
MANOMISSIONE TOTALE O
DIVULGAZIONE DI PRESENZA DI CONFLITTO
PARZIALE DEL DOCUMENTO
SPEDIZIONE TRAMITE INFORMAZIONI RISERVATE2 DI INTERESSI
SISTEMA GESTIONALE
RIPRODUZIONE A SCOPO IL CONTESTO ESTERNO NON
INTERNO FALSIFICAZIONE DI FIRME
PERSONALE SEMBRA POTER DETERMINARE UN
VERIFICA DELLE RICEVUTE PER AVVANTAGGIARE SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
CONTROPARTI O SOGGETTI RISCHIO
TERZI
1
Leggasi: Avvocati dello Stato, Procuratori dello Stato, Vice Avvocati Generali, Avvocati distrettuali.
2
Informazioni coperte dal segreto professionale o comunque inerenti a dati personali.
17F5 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI DIGITALI IN USCITA”
SCHEDA N. 2 – ANALISI E VALUTAZIONE DEL RISCHIO
VALUTAZIONE DEL RISCHIO
PROCESSO F5 VALORE DEL
RISCHIO CLASSE DI
(valori da 1 a 3 per ciascun parametro) (valori da 1 a 4 per ciascun parametro)
Documenti legali digitali in uscita RISCHIO
PROBABILITA’ CHE L’EVENTO IMPATTO DERIVANTE DAL (Probabilità
RISCHIO / EVENTO
SI VERIFICHI VERIFICARSI DELL’EVENTO x impatto)
Grado di discrezionalità 2
Impatto economico 1
Complessità del processo 2
Trasparenza/tracciabilità del
processo decisionale
1
Mancata trasmissione ad amm.ni o altre sedi
dell'Avvocatura o a controparti di comunicazioni Impatto organizzativo 3
importanti per l'attività difensiva Valore economico e rilevanza
Alterazione del documento esterna
2 2,50 BASSO
Divulgazione di informazioni riservate
Falsificazione di firme
Efficacia dei controlli esistenti 1
Impatto reputazionale 1
Precedenti eventi corruttivi 1
Media valore probabilità 1,50 Media valore impatto 1,67
18F5 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI DIGITALI IN USCITA”
SCHEDA N. 3 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE GENERALI E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
INTERNE? (SI/NO –
IMPLEMENTAZION
REALIZZABILE CON
GENERALI MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
E) RAGIONEVOLI
ALL’ EFFICACIA?
LE COMPETENZE
SUI FATTORI MONITORAGGIO
COMPETENZE
INDICARE LE
ABILITANTI
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Codici di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 Aggiornamento del SI SI Vedi
comportamento definizione e Codice di Allegato
promozione comportamento 3
dell’etica e di dell’amministrazione
standard di
comportamento
Tutela del misure di 25% SI Monitoraggio Attivazione della SI SI Vedi
whistleblower segnalazione e annuale in procedura informatica Allegato
protezione occasione della PAWhistleblowing 3
relazione del
RPCT
Formazione misure di 25% La == Formazione su nuovo SI SI Da La realizzazione
generale sui definizione e formazione Codice di valutare richiede
temi dell'etica e promozione generale è comportamento e l’individuazione di
della legalità dell’etica e di stata sull’istituto del soluzioni tecniche
standard di eseguita nel whistleblowing per la registrazione e
comportamento 2015 e deve la diffusione in
essere modalità e-learning
ripetuta del modulo
formativo
Formazione misure di 25% SI, ma su Monitoraggio Definizione e SI SI Da La realizzazione
specifica per lo formazione iniziativa annuale in realizzazione di un valutare richiede
svolgimento delle singole occasione della programma formativo l’individuazione di
dell’attività sedi relazione del specifico per il personale soluzioni tecniche
RPCT e della addetto ai processi per la registrazione e
performance dell’area di gestione dei la diffusione in
documenti legali modalità e-learning
del modulo
formativo
Obbligo di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 ==
astensione disciplina del
Procedimenti di conflitto di
autorizzazioni interessi
allo svolgimento
di incarichi
extra-
istituzionali
19F5 - SCHEDA DI PROCESSO “DOCUMENTI LEGALI DIGITALI IN USCITA”
SCHEDA N. 4 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE SPECIFICHE E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
REALIZZABILE CON LE
IMPLEMENTAZIONE)
SPECIFICHE MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
INTERNE? (SI/NO –
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
ALL’ EFFICACIA?
SUI FATTORI MONITORAGGIO
RAGIONEVOLI
COMPETENZE
COMPETENZE
ABILITANTI
INDICARE LE
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Informatizzazio misure di 100% Protocollo Piano della ==
ne dei processi controllo informatico performance
dei
misure di documenti
semplificazione di digitali in
processi/procedi uscita via
menti PEC e
cooperazion
e applicativa
A campione
Conservazio
ne di
metadati sui
sistemi di
trasmissione
con
possibilità di
risalire
all’azione
dolosa
Consultazione misure di 25% SI Piano della Estensione delle SI SI Continua
degli affari legali trasparenza e di performance amministrazioni tiva
di propria controllo ammesse alla
competenza sull’attività da consultazione
nella banca dati parte dell’utenza
dell’Avvocatura
dello Stato da
parte delle
amministrazioni
patrocinate
attraverso il
portale
“Extranet”
20F6 - SCHEDA DI PROCESSO “RIASSUNZIONE” (riproposizione del fascicolo dell’affare legale all’avvocato incaricato a
seguito di ingresso di nuova documentazione)
CODICE AREA AREA DI UFFICIO MACRO PROCESSO INPUT OUTPUT RIFERIMENTO DESTINATARIO
PROCESSO ISTITUZIONALE RISCHIO PROCESSO NORMATIVO
GENERALE (VINCOLI)
O
ULTERIORE
SUPPORTO AFFARI LEGALI E VI COLLABORAZIONE RIASSUNZIONE TRASMISSIONE DI ATTIVITA’ DIRITTO AMMINISTRAZIONE
F6 ALL’ATTIVITA’ CONTENZIOSO COLLABORAZIONE PROFESSIONALE (riproposizione del DOCUMENTI/ATTI PROFESSIONALE PROCESSUALE; PATROCINATA
PROFESSIONALE PROFESSIONALE E fascicolo CARTACEI, O DELL’AVVOCATO TERMINI E SCADENZE
COPIA O dell’affare legale DIGITALI STAMPATI, INCARICATO AUTORITA’
STRUTTURA all’avvocato DA UFFICIO V O ARCHIVIAZIONE DIGITALIZZAZIONE DI GIUDIZIARIA
ANALOGA incaricato ARCHIVIO E ALCUNI RITI (PCT;
a seguito di IMPIANTI O DA PAT) E NON ALTRI CONTROPARTI
ingresso di nuova UFFICIO VII (CASSAZIONE) CON
documentazione) ESTERNO E AGENDA RESIDUA O ARCHIVIAZIONE
O STRUTTURE TRATTAZIONE DI
ANALOGHE DOCUMENTAZIONE
CARTACEA
ACQUISIZIONE
DIRETTA DI
DOCUMENTAZIONE
DA PARTE DEL
COLLABORATORE
PROFESSIONALE
SCHEDA N. 1 – IDENTIFICAZIONE DEL RISCHIO CORRUZIONE
FASI DEL PROCESSO RESPONSABILITA’ PER RISCHIO / EVENTO SCHEMA EVENTI RISCHIOSI
SINGOLA FASE MODALITA’ DI AMBITO FATTORI ABILITANTI:
COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO CONDIZIONI INDIVIDUALI,
(COME) (DOVE) ORGANIZZATIVE, SOCIALI E
AMBIENTALI
TRASMISSIONE DEL UFFICIO V O UFFICIO VII O OCCULTAMENTO / SOTTRAZIONE O INTERNO MANCANZA DI CONTROLLI O
DOCUMENTO/ATTO AL STRUTTURA ANALOGA / DISTRUZIONE / ALTERAZIONE MANOMISSIONE TOTALE O CONTROLLI INSUFFICIENTI
COLLABORATORE SERVIZIO AUSILIARIO DEL DOCUMENTO/ATTO PARZIALE DEL
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
PROFESSIONALE DOCUMENTO/ATTO
INTERNA
DELL’AVVOCATO DIVULGAZIONE DI
INCARICATO O AL SUO INFORMAZIONI RISERVATE1 RIPRODUZIONE A SCOPO INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
SUPERIORE (PREPOSTO, PERSONALE CULTURA DELLA LEGALITA’
REFERENTE, ECC.) PER AVVANTAGGIARE
CONTROPARTI O SOGGETTI PRESENZA DI CONFLITTO
ACQUISIZIONE DI POSTA UNITA’ ORGANICA TERZI DI INTERESSI
DIRETTAMENTE DA CASELLE UFFICIO VI IL CONTESTO ESTERNO NON
GESTITE DALLA SEGRETERIA O STRUTTURA ANALOGA SEMBRA POTER DETERMINARE UN
SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
SCADENZIERE STAMPATO RISCHIO
DALLA SEGRETERIA
VERIFICA DEL UNITA’ ORGANICA OCCULTAMENTO / IL DOCUMENTO/ATTO NON È INTERNO O MANCANZA DI CONTROLLI O
DOCUMENTO/ATTO UFFICIO VI DISTRUZIONE / ALTERAZIONE SOTTOPOSTO ALL’AVVOCATO ESTERNALIZZATO CONTROLLI INSUFFICIENTI
O STRUTTURA ANALOGA DEL DOCUMENTO/ATTO INCARICATO O È MANOMESSO
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
COMPLETAMENTO DELLE O ALTERATO O INCOMPLETO
INTERNA
INFORMAZIONI CON SERVIZIO AUSILIARIO DIVULGAZIONE DI
STAMPA DI ULTERIORE UFFICIO ARCHIVIO ATTI O INFORMAZIONI RISERVATE1 RIPRODUZIONE A SCOPO INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
DOCUMENTAZIONE E DI AFFARI DEFINITI O PERSONALE CULTURA DELLA LEGALITA’
EVENTUALI ALLEGATI STRUTTURA ANALOGA MANCATO REPERIMENTO /
O DITTA ESTERNA PER MANOMISSIONE DEL IL FASCICOLO DELL’A.L. È INADEGUATEZZA O ASSENZA DI
REPERIMENTO DEL MOVIMENTAZIONE FASCICOLO DELL’A.L. OCCULTATO, DICHIARATO COMPETENZE DEL PERSONALE
FASCICOLO DELL’AFFARE CUSTODIA O PER INTROVABILE, O ALTERATO ADDETTO AI PROCESSI
LEGALE CONSERVAZIONE FASCICOLI PER IMPEDIRE/OSTACOLARE PRESENZA DI CONFLITTO
DA RIPROPORRE AFFARI LEGALI LO SVOLGIMENTO DI INTERESSI
ALL’AVVOCATO INCARICATO DELL’ATTIVITA’ DIFENSIVA
IL CONTESTO ESTERNO NON
PER AVVANTAGGIARE SEMBRA POTER DETERMINARE UN
CONTROPARTI O SOGGETTI SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
TERZI RISCHIO
ESECUZIONE DELL’ATTIVITA’ UNITA’ ORGANICA MANCATA ESECUZIONE OCCULTAMENTO DEL INTERNO O MANCANZA DI CONTROLLI O
INDICATA DALL’AVVOCATO UFFICIO VI DELL’ATTIVITA’ INDICATA FASCICOLO DELL’A.L. O INVIO ESTERNALIZZATO CONTROLLI INSUFFICIENTI
INCARICATO O STRUTTURA ANALOGA DALL’AVVOCATO AGLI ATTI SENZA PREVIA
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
INCARICATO ESECUZIONE DELL’ATTIVITA’
RICOLLOCAZIONE DEL INTERNA
SERVIZIO AUSILIARIO INDICATA DALL’AVVOCATO
FASCICOLO AL TERMINE MANCATA RESTITUZIONE
UFFICIO ARCHIVIO ATTI O INCARICATO INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
DELL’ATTIVITA’ FASCICOLO ALL’ORIGINARIA
AFFARI DEFINITI O CULTURA DELLA LEGALITA’
COLLOCAZIONE O MANCATO
STRUTTURA ANALOGA
AGGIORNAMENTO DELLA INADEGUATEZZA O ASSENZA DI
O DITTA ESTERNA PER
DOCUMENTAZIONE O COMPETENZE DEL PERSONALE
MOVIMENTAZIONE
DISPERSIONE DELLA ADDETTO AI PROCESSI
CUSTODIA E
DOCUMENTAZIONE
CONSERVAZIONE FASCICOLI PRESENZA DI CONFLITTO
PREESISTENTE
AFFARI LEGALI DI INTERESSI
IL CONTESTO ESTERNO NON
SEMBRA POTER DETERMINARE UN
SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
RISCHIO
1
Informazioni coperte dal segreto professionale o comunque inerenti a dati personali.
21F6 - SCHEDA DI PROCESSO “RIASSUNZIONE” (riproposizione del fascicolo dell’affare legale all’avvocato incaricato a
seguito di ingresso di nuova documentazione)
SCHEDA N. 2 – ANALISI E VALUTAZIONE DEL RISCHIO
VALUTAZIONE DEL RISCHIO
PROCESSO F6 VALORE DEL
RISCHIO CLASSE DI
(valori da 1 a 3 per ciascun parametro) (valori da 1 a 4 per ciascun parametro)
Riassunzione RISCHIO
PROBABILITA’ CHE L’EVENTO IMPATTO DERIVANTE DAL (Probabilità
RISCHIO / EVENTO
SI VERIFICHI VERIFICARSI DELL’EVENTO x impatto)
Grado di discrezionalità 2
Impatto economico 1
Complessità del processo 2
Occultamento/Alterazione/Distruzione del
documento/atto
Trasparenza/tracciabilità del
Divulgazione di informazioni riservate
processo decisionale
2
Mancato reperimento/Manomissione del fascicolo
per impedire/ostacolare lo svolgimento Impatto organizzativo 3
dell'attività difensiva Valore economico e rilevanza
Mancata esecuzione dell'attività indicata esterna
2 3,06 MEDIO
dall'Avvocato incaricato
Mancata restituzione fascicolo all'originaria
collocazione o mancato aggiornamento della Efficacia dei controlli esistenti 2
documentazione o dispersione della
documentazione preesistente Impatto reputazionale 1
Precedenti eventi corruttivi 1
Media valore probabilità 1,83 Media valore impatto 1,67
22F6 - SCHEDA DI PROCESSO “RIASSUNZIONE” (riproposizione del fascicolo dell’affare legale all’avvocato incaricato a
seguito di ingresso di nuova documentazione)
SCHEDA N. 3 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE GENERALI E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
INTERNE? (SI/NO –
IMPLEMENTAZION
REALIZZABILE CON
GENERALI MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
E) RAGIONEVOLI
ALL’ EFFICACIA?
LE COMPETENZE
SUI FATTORI MONITORAGGIO
COMPETENZE
INDICARE LE
ABILITANTI
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Codici di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 Aggiornamento del SI SI Vedi
comportamento definizione e Codice di Allegato
promozione comportamento 3
dell’etica e di dell’amministrazione
standard di
comportamento
Tutela del misure di 25% SI Monitoraggio Attivazione della SI SI Vedi
whistleblower segnalazione e annuale in procedura informatica Allegato
protezione occasione della PAWhistleblowing 3
relazione del
RPCT
Formazione misure di 25% La == Formazione su nuovo SI SI Da La realizzazione
generale sui definizione e formazione Codice di valutare richiede
temi dell'etica e promozione generale è comportamento e l’individuazione di
della legalità dell’etica e di stata sull’istituto del soluzioni tecniche
standard di eseguita nel whistleblowing per la registrazione e
comportamento 2015 e deve la diffusione in
essere modalità e-learning
ripetuta del modulo
formativo
Formazione misure di 25% SI, ma su Monitoraggio Definizione e SI SI Da La realizzazione
specifica per lo formazione iniziativa annuale in realizzazione di un valutare richiede
svolgimento delle singole occasione della programma formativo l’individuazione di
dell’attività sedi relazione del specifico per il personale soluzioni tecniche
RPCT e della addetto ai processi per la registrazione e
performance dell’area di gestione dei la diffusione in
documenti legali modalità e-learning
del modulo
formativo
Obbligo di misure di 25% SI Vedi Allegato 3 ==
astensione disciplina del
Procedimenti di conflitto di
autorizzazioni interessi
allo svolgimento
di incarichi
extra-
istituzionali
Rotazione del misure di 25% Occasionalm Rilevazione Rotazione secondo le SI SI Vedi
personale rotazione ente su periodica previsioni del PTPCT in Allegato
addetto alle iniziativa finalizzata al coerenza con il graduale 3
aree a rischio delle singole PTPCT inserimento di nuovo
corruzione sedi personale
23F6 - SCHEDA DI PROCESSO “RIASSUNZIONE” (riproposizione del fascicolo dell’affare legale all’avvocato incaricato a
seguito di ingresso di nuova documentazione)
SCHEDA N. 4 –INDIVIDUAZIONE E VALUTAZIONE DELLE MISURE SPECIFICHE E ULTERIORI (COSTI/BENEFICI E FATTIBILITÀ)
MISURE TIPOLOGIA DI IN GRADO MISURA GIÀ TEMPI E MISURA ULTERIORE/ MOTIVAZIONI
REALIZZABILE CON LE
IMPLEMENTAZIONE)
SPECIFICHE MISURA DI INCIDERE IN ATTO MODALITÀ DEL INTEGRATIVA
INTERNE? (SI/NO –
FASI E TEMPI DI
REALIZZAZIONE
ALL’ EFFICACIA?
SUI FATTORI MONITORAGGIO
RAGIONEVOLI
COMPETENZE
COMPETENZE
ABILITANTI
INDICARE LE
RICHIESTE)
RISPETTO
COSTI (DI
(0%, 25%,
50%, 75%,
100%)
Informatizzazio misure di 75% SI. == == == == Progressiva
ne dei processi controllo riduzione della
Notifica circolazione di
misure di dell’arrivo di documenti cartacei
semplificazione di nuovo anche nelle cause
processi/procedi documento che richiedono
menti all’avvocato ancora adempimenti
incaricato materiali
nella
“scrivania
digitale”,
consultabile
dall’avvocat
o e dal
personale di Allo stato non
collaborazio sono previsti
ne monitoraggi
Presenza di
un sistema
di
scadenzieri
per le
attività
professionali
che hanno
termini
Consultazione misure di 25% SI Piano della Estensione delle SI SI Continua
degli affari legali trasparenza e di performance amministrazioni tiva
di propria controllo ammesse alla
competenza sull’attività da consultazione
nella banca dati parte dell’utenza
dell’Avvocatura
dello Stato da
parte delle
amministrazioni
patrocinate
attraverso il
portale
“Extranet”
24F7 - SCHEDA DI PROCESSO “DATTILOSCRITTURA DOCUMENTI LEGALI”
CODICE AREA AREA DI UFFICIO MACRO PROCESSO INPUT OUTPUT RIFERIMENTO DESTINATARIO
PROCESSO ISTITUZIONALE RISCHIO PROCESSO NORMATIVO
GENERALE (VINCOLI)
O
ULTERIORE
SUPPORTO AFFARI LEGALI E VI COLLABORAZIONE DATTILOSCRITTURA ATTIVITA’ DOCUMENTO LEGALE DIRITTO AVVOCATO
F7 ALL’ATTIVITA’ CONTENZIOSO COLLABORAZIONE PROFESSIONALE DOCUMENTI RICHIESTA REDATTO SECONDO LE PROCESSUALE; INCARICATO
PROFESSIONALE PROFESSIONALE E LEGALI DALL’AVVOCATO INDICAZIONI TERMINI E SCADENZE
COPIA O INCARICATO DELL’AVVOCATO
STRUTTURA INCARICATO O
ANALOGA SECONDO LE
PROCEDURE IN USO
SCHEDA N. 1 – IDENTIFICAZIONE DEL RISCHIO CORRUZIONE
FASI DEL PROCESSO RESPONSABILITA’ PER RISCHIO / EVENTO SCHEMA EVENTI RISCHIOSI
SINGOLA FASE MODALITA’ DI AMBITO FATTORI ABILITANTI:
COMPORTAMENTO ORGANIZZATIVO CONDIZIONI INDIVIDUALI,
(COME) (DOVE) ORGANIZZATIVE, SOCIALI E
AMBIENTALI
TRASMISSIONE DA PARTE SERVIZIO AUSILIARIO SE DISPERSIONE O SOTTRAZIONE O RIPRODUZIONE INTERNO MANCANZA DI CONTROLLI O
DELL’AVVOCATO (O DELLA INVIO A MANO MANOMISSIONE DEL A SCOPO PERSONALE CONTROLLI INSUFFICIENTI
SEGRETERIA) DELLA MINUTA FASCICOLO DELL’AFFARE DI DOCUMENTI/ATTI
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
DEL DOCUMENTO/ATTO O UNITA’ ORGANICA LEGALE
INTERNA
DELLE ISTRUZIONI PER LA UFFICIO VI (COPIA) OCCULTAMENTO DEL
REDAZIONE DEL O STRUTTURA ANALOGA SE DIVULGAZIONE DI FASCICOLO INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
DOCUMENTO/ATTO1 AL INVIO A MEZZO POSTA INFORMAZIONI RISERVATE2 CULTURA DELLA LEGALITA’
COLLABORATORE ELETTRONICA
INCARICATO DELLA PER AVVANTAGGIARE PRESENZA DI CONFLITTO
DATTILOGRAFIA CONTROPARTI O SOGGETTI DI INTERESSI
TERZI IL CONTESTO ESTERNO NON
SEMBRA POTER DETERMINARE UN
SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
RISCHIO
VERIFICA DELL’URGENZA DEL UNITA’ ORGANICA MANCATA O RITARDATA NEGLIGENZA NELLA INTERNO O MANCANZA DI CONTROLLI O
DOCUMENTO/ATTO DA UFFICIO VI (COPIA) ESECUZIONE DELL’ATTIVITA’ VALUTAZIONE DELLE URGENZE ESTERNALIZZATO CONTROLLI INSUFFICIENTI
RIPRODURRE, REPERIMENTO O STRUTTURA ANALOGA INDICATA DALL’AVVOCATO
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
DEL MODELLO DA INCARICATO SOTTRAZIONE O RIPRODUZIONE
INTERNA
UTILIZZARE E DI EVENTUALI COPISTERIA ESTERNA A SCOPO PERSONALE
DIVULGAZIONE DI
INFORMAZIONI NECESSARIE DI DOCUMENTI/ATTI INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
INFORMAZIONI RISERVATE2
ALLA REDAZIONE CULTURA DELLA LEGALITA’
PER IMPEDIRE/OSTACOLARE INADEGUATEZZA O ASSENZA DI
EVENTUALE SMISTAMENTO
LO SVOLGIMENTO COMPETENZE DEL PERSONALE
A COPISTERIA ESTERNA DI
DELL’ATTIVITA’ DIFENSIVA ADDETTO AI PROCESSI
PARTE DELL’ATTIVITA’ DI
COPIA CON SEGNALAZIONE PRESENZA DI CONFLITTO
PER AVVANTAGGIARE
DEL TERMINE PER LA DI INTERESSI
CONTROPARTI O SOGGETTI
RESTITUZIONE DEL
TERZI IL CONTESTO ESTERNO NON
DATTILOSCRITTO PREVIA
ANNOTAZIONE DEI SEMBRA POTER DETERMINARE UN
RIFERIMENTI DEI SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
DOCUMENTI INVIATI RISCHIO
ESECUZIONE DELL’ATTIVITA’
DI DATTILOSCRITTURA E
MEMORIZZAZIONE DEL FILE3
ACQUISIZIONE DEGLI
ELABORATI DA PARTE DELLA
COPISTERIA, COLLAZIONE E
MEMORIZZAZIONE DEL FILE3
RESTITUZIONE DEL SERVIZIO AUSILIARIO SE DISPERSIONE O SOTTRAZIONE O RIPRODUZIONE INTERNO MANCANZA DI CONTROLLI O
FASCICOLO ALL’AVVOCATO INVIO A MANO MANOMISSIONE DEL A SCOPO PERSONALE CONTROLLI INSUFFICIENTI
INCARICATO CON IL FASCICOLO DELL’AFFARE DI DOCUMENTI/ATTI
SCARSA RESPONSABILIZZAZIONE
DOCUMENTO/ATTO UNITA’ ORGANICA LEGALE
INTERNA
STAMPATO O INVIO PER UFFICIO VI (COPIA)
POSTA ELETTRONICA O STRUTTURA ANALOGA SE DIVULGAZIONE DI OCCULTAMENTO DEL INADEGUATA DIFFUSIONE DELLA
INVIO A MEZZO POSTA INFORMAZIONI RISERVATE2 FASCICOLO CULTURA DELLA LEGALITA’
ELETTRONICA
PRESENZA DI CONFLITTO
DI INTERESSI
IL CONTESTO ESTERNO NON
SEMBRA POTER DETERMINARE UN
SIGNIFICATIVO AUMENTO DEL
RISCHIO
1
All’interno del fascicolo dell’affare legale o in apposita cartellina
2
Informazioni coperte dal segreto professionale o comunque inerenti a dati personali
3
Possibilità di utilizzo di cartelle condivise tra addetti e avvocati
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