MANUALE DI GESTIONE ATTIVITA' FINANZIATE DA FON.COOP

 
FONDO PARITETICO INTERPROFESSIONALE NAZIONALE PER LA
  FORMAZIONE CONTINUA NELLE IMPRESE COOPERATIVE

                  MANUALE DI GESTIONE
                 ATTIVITA’ FINANZIATE DA
                        FON.COOP

Fon.coop – Manuale di gestione attività finanziate – 1 giugno 2004   Pagina 1 di 24
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                  MANUALE DI GESTIONE
                 ATTIVITA’ FINANZIATE DA
                        FON.COOP
                Riferito esclusivamente ai piani formativi aziendali concordati
                              Avviso 1 Fon.coop del 1 giugno 2004

Premessa

Il presente Manuale di gestione delle attività formative finanziate da Fon.coop ha lo scopo di
fornire ai soggetti titolari di finanziamenti, siano essi imprese aderenti a Fon.coop o Enti e so-
cietà senza scopo di lucro di formazione incaricati da imprese aderenti, indicazioni operative
per la gestione economica, finanziaria e rendicontuale dei piani formativi aziendali con-
cordati.

Destinatari del presente Manuale sono pertanto i soggetti proponenti e gestori delle attività fi-
nanziate nonché i Revisori Autonomi incaricati dagli stessi soggetti gestori di certificare il
rendiconto finale del piano formativo da inviare con la richiesta di saldo al Fondo.

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1. Tipologia dei soggetti presentatori
Sono soggetti presentatori e attuatori dei piani formativi aziendali concordati:

! imprese aderenti a Fon.coop esclusivamente per propri soci lavoratori e lavoratori ;
! da consorzi d’imprese per propri lavoratori e soci lavoratori e lavoratori delle associate;
! ATI o ATS di più imprese anche da costituire dopo l’eventuale approvazione del finan-
  ziamento;
! organismi di formazione indicati dall’impresa aderente a Fon.coop.

Le imprese che richiedono sia direttamente il finanziamento sia attraverso un ente di forma-
zione accreditato a cui hanno dato specifico incarico debbono aderire a Fon.coop alla data
di inizio del periodo di presentazione dei piani ovvero nel caso del primo Avviso al 30 giugno
2004. Pertanto ai fini della dimostrazione delle adesioni le imprese hanno tempo per farlo con
la dichiarazione del DM10 del mese di giugno 2004 con le modalità previste dalla circolare
INPS n. 71 del 2 aprile 2003 (allegata al presente manuale).

Gli organismi di formazione attuatori debbono essere accreditati presso la Regione territo-
rialmente competente per le attività previste dal piano. Gli organismi di formazione non ac-
creditati presso la Regione di competenza debbono essere accreditati presso il Fondo secondo
le modalità previste nel Regolamento di accreditamento delle strutture formative presso
Fon.coop.

Nell’ambito di quanto previsto è opportuno specificare quanto segue.

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A. Soggetti partner

E’ ammessa la possibilità che i soggetti presentatori e attuatori possano indicare nel formula-
rio di presentazione dei piani, per la realizzazione di specifiche attività progettuali specialisti-
che (ovvero per la cui realizzazione il soggetto presentatore ritiene di non possedere le
competenze necessarie) un soggetto partner. E’ fatto obbligo al soggetto proponente di
specificare nel formulario di presentazione sia le parti di attività che realizzerà il soggetto
partner sia l’importo economico delle predette attività.

In nessun caso il soggetto partner può essere incaricato di:
!     attività di direzione, coordinamento ed amministrazione dell'intervento formativo o pro-
      gettuale nel suo complesso;
!     attività che contribuiscono ad aumentare il costo di esecuzione dell'operazione, senza
      alcun valore aggiunto proporzionato;
!     accordi stipulati con intermediari o consulenti in cui il pagamento è espresso in percen-
      tuale del costo totale dell'operazione, a meno che tale pagamento sia giustificato dal be-
      neficiario finale con riferimento all'effettivo valore dei servizi prestati.
Possono essere considerati soggetti partner:
! Università, Facoltà Universitarie e loro Istituti;
! Istituzioni a carattere scientifico iscritti all’Albo del Ministero dell’Istruzione,
     dell’Università e della Ricerca;
! Società di consulenza che dispongano di metodologie per il cui utilizzo abbiano regi-
     strato un brevetto.

In ogni caso l’ammontare dell’attività affidata al soggetto partner non può eccedere il 50%
del costo complessivo del piano formativo.
La previsione dell’impiego del soggetto partner esclude la facoltà di utilizzare la delega come
appresso regolamentata.
Il rapporto tra il soggetto partner e il presentatore non è configurabile come delega a terzi ed è
assimilabile ad un mandato senza rappresentanza. Il soggetto presentatore e attuatore rimane
comunque unico interlocutore responsabile nei confronti del Fondo.
In quanto partecipanti diretti all'attività partner, consociati o associati operano nei confronti
del soggetto presentatore a costi reali senza possibilità di ricarichi e sono assoggettati alla
rendicontazione delle spese da loro effettuate.
Il partner presenterà fattura o nota di debito intestata al soggetto presentatore e attuatore del
piano e quindi titolare del contributo relativamente alle attività espletate ed ai corrispettivi
economici di propria competenza.

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B. Associazione temporanea d’imprese (ATI) o Associazione temporanea di scopo(ATS)

E’ ammessa la presentazione di un piano formativo aziendale da parte di una costituenda ATI
o ATS con la sottoscrizione dell’impegno a costituire formalmente presso un notaio
l’Associazione entro 30 giorni dalla comunicazione da parte del Fondo dell’ammissione al fi-
nanziamento del piano presentato e con la preventiva indicazione, già in fase di presentazione,
del soggetto mandatario dell’ATI o ATS.
Il rapporto tra i soggetti aderenti all'Associazione non è configurabile come delega a terzi.
I singoli componenti l'Associazione Temporanea operano a costi reali senza possibilità di ri-
carichi e sono assoggettati alla rendicontazione delle spese da loro effettuate.
Gli stessi componenti dell’Associazione sono tenuti a presentare, sia pure per il tramite del
mandatario (ATI o ATS), fattura o nota di debito intestata al Fondo, relativamente alle attività
ed alle connesse quote economiche di rispettiva competenza.

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C. Soggetti terzi cui vengono delegate singole attività

Nell'attribuzione di incarichi a soggetti terzi (non intendendosi per tali le persone fisiche), gli Enti e
società senza scopo di lucro presentatori e attuatori dovranno rispettare la relativa normativa nazionale
e comunitaria.
Di norma la delega a terzi della gestione delle attività progettuali è vietata.
L’autorizzazione alla deroga a tale divieto potrà essere esplicitamente richiesta nel progetto di Piano
formativo aziendale, nel quale la delega dovrà essere illustrata in modo analitico al fine di poterne va-
lutare l'ammissibilità.
Per la richiesta di delega i soggetti proponenti dovranno attenersi ai seguenti criteri:
!     deve essere prevista per apporti integrativi specialistici di cui gli enti presentatori non possono
      disporre in maniera diretta;

!     per interventi formativi rivolti al personale dipendente, di cui siano titolari imprese non dotate di
      centro di formazione interna;

!     l’importo della delega deve essere specificato nella richiesta di finanziamento e non deve supe-
      rare il 30% del valore del costo del piano formativo.

Per l'individuazione del terzo delegato, dovranno, inoltre, essere acquisiti dal presentatore almeno tre
preventivi di spesa per la scelta del più conveniente.
Il terzo delegato dovrà possedere i requisiti e le competenze richieste dall'intervento, da documentare
al momento della richiesta dell'autorizzazione e non potrà, a sua volta, delegare ad altri soggetti l'ese-
cuzione, anche di parte, dell'attività. Responsabile a tutti gli effetti dell'intervento progettuale risulterà,
in ogni caso, il soggetto convenzionato con il Fondo anche per le attività delegate.
Non si considera delega l'affidamento della realizzazione delle attività da parte di una associazione o
consorzio agli associati o consorziati a ATI o ATS, ovvero da parte di una impresa ad altra impresa
facente parte dello stesso gruppo societario.
In nessun caso la delega può riguardare:
!     attività di direzione, coordinamento ed amministrazione dell'intervento formativo o progettuale
      nel suo complesso;

!     attività che contribuiscono ad aumentare il costo di esecuzione dell'operazione, senza alcun va-
      lore aggiunto proporzionato;

!     accordi stipulati con intermediari o consulenti in cui il pagamento è espresso in percentuale del
      costo totale dell'operazione, a meno che tale pagamento sia giustificato dal beneficiario finale
      con riferimento all'effettivo valore dei servizi prestati.
I contratti stipulati tra ente presentatore e soggetto delegato dovranno essere particolarmente dettagliati
nell'oggetto, nei contenuti, nelle modalità di esecuzione delle prestazioni ed articolati per voci di costo.
Inoltre, dovrà essere inclusa una clausola con la quale i delegati si impegnano, all'evenienza, a fornire
agli organi di revisione e controllo sia del Fondo che del Ministero del Lavoro, tutte le informazioni
necessarie relative alle attività oggetto della delega.

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2. Tipologia di azioni finanziabili

Nell’ambito dei piani formativi aziendali sono finanziabili tutte le attività che il soggetto pro-
ponente ritiene utili e necessarie al fine di raggiungere gli obiettivi didattici e di apprendimen-
to del piano stesso.
A puro titolo di esempio si indicano:
 ! attività di ricerca quale ad esempio quella relativa al rilievo di fabbisogni formativi;
 ! attività di orientamento;
 ! bilanci di competenze;
 ! corsi di formazione tradizionali;
 ! corsi di formazione Fad on line e off line;
 ! formazione individuale
 ! attività di assistenza-consulenza individualizzata;
 ! formazione on the job;
 ! progettazione e produzione di materiali didattici;
 ! test e prove secondo standard pubblici o privati per la eventuale certificazione delle
      competenze acquisite;
 ! attività di monitoraggio in itinere;
 ! attività di valutazione in itinere e finale.

Sarà cura del soggetto presentatore giustificare nell’economia del piano la tipologia di azioni
previste e indicare di volta in volta risultati attesi, prodotti specifici dell’azione proposta, con-
sequenzialità dell’azione nello svolgimento del piano concordato, e modalità di verifica e con-
trollo. Nel capitolo sulla tipologia di costi ammissibili saranno date alcune indicazioni in me-
rito.

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3. Tipologia di progetti ammessi
Sono ammessi all’Avviso n. 1 Fon.coop del 1 giugno 2004 le seguenti tipologie di progetti:
!     Piano aziendale standard
!     Piano pluriaziendale standard
!     Piano aziendale innovativo
!     Piano pluriaziendale innovativo.

I piani pluriaziendali standard e innovativi ricorrono quando da più imprese beneficiarie direttamente
o per il tramite di Enti o società senza scopo di lucro di formazione accreditati provengano i parteci-
panti che seguono le medesime attività progettuali e formative.

L’avviso n. 1 Fon.coop 1 giugno 2004 stabilisce il contributo massimo concedibile per i progetti stan-
dard e innovativi graduandoli per dimensione dell’impresa beneficiaria; richiamiamo qui le griglie di
riferimento:

Piani aziendali standard

         Impresa richiedente                              contributo massimo del Fondo
      impresa sino a 49 dipendenti                                 € 12.750,00
     impresa da 50 a 249 dipendenti                                € 34.000,00
   impresa con o oltre 250 dipendenti                              € 68.000,00

I piani formativi aziendali standard debbono rispettare il parametro di costo massimo per ora
partecipante di € 17 (dal calcolo è escluso il costo dei lavoratori in formazione).

Piani aziendali innovativi

         Impresa richiedente                              contributo massimo del Fondo
      impresa sino a 49 dipendenti                                 € 17.500,00
     impresa da 50 a 249 dipendenti                                € 40.000,00
   impresa con o oltre 250 dipendenti                              € 80.000,00

I piani formativi aziendali innovativi debbono rispettare il parametro di costo massimo per ora
partecipante di € 20 (dal calcolo è escluso il costo dei lavoratori in formazione).

Si fa presente che:
!      il riferimento al massimale del costo orario si applica esclusivamente alle attività formative sia
       d’aula che nella varie modalità FAD e non si applica per le attività non formative per le quali,
       data la loro vasta natura appare improbabile definire costi massimi a priori. Tuttavia si avverte
       che nelle griglie di selezione/valutazione dei piani è sempre presente il criterio: “Adeguatezza
       del preventivo di spesa rispetto al numero dei partecipanti e agli obiettivi previsti” e quindi
       il Gruppo Tecnico di Assistenza e Valutazione censurerà costi spropositati, non adeguatamente
       giustificati, non corrispondenti a standard medi di mercato;
! nel caso di piani pluriaziendali sia standard che innovativi si fa riferimento per stabilire il mas-
       simo di contributo concedibile alla somma dei dipendenti delle imprese in formazione; ovvero
       nel caso di tre imprese di 30, 40 e 49 dipendenti non si farà riferimento alla classe dimensionale
       sino a 49 dipendenti ma a quella fra 50 e 249 dipendenti (essendo la somma dei dipendenti delle
       tre imprese partecipanti 119).

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4. Tipologia di spese ammissibili

Le “Linee guida sui costi ammissibili in applicazione della Circolare n. 36 del 18.11.2003”
rese note dal Ministero del Lavoro il 15 gennaio 2003 così prescrivono:

“Tutti i costi ammissibili devono essere documentati e suddivisi per voci, nel rispetto dei cri-
teri di pertinenza, congruità e coerenza. In linea generale, per essere ammissibile, un costo
deve quindi essere: pertinente ed imputabile ad azioni contemplate dalla normativa di riferi-
mento; corrispondere a pagamenti effettivamente sostenuti; temporalmente riferito al periodo
di vigenza del finanziamento; comprovato da fatture quietanzate o da documenti contabili a-
venti forza probatoria equivalente; conforme alla normativa nazionale e di riferimento; con-
tenuto nei limiti stabiliti (per natura e/o importo) negli atti amministrativi di affidamento in
gestione o di finanziamento adottati. Un costo deve inoltre aver dato luogo ad adeguate regi-
strazioni contabili, cioè conformi alle disposizioni di legge, ai principi contabili nonché alle
specifiche prescrizioni impartite in materia.”

Per analizzare le spese ammissibili si riproduce, nella pagina seguente, la scheda di preventi-
vo prevista dal Formulario, e si commenterà brevemente ogni singola voce.

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 Proposta dipreventivo a valere sull'Avviso                                      Finanziam ento            2004
 Ente presentatore e attuatore                                        sede di                       Codice
                                                                                                            Aziendali
   Titolo del
                                                                                Tipologia Piano            Individuali
     piano
                                                                                                          Pluriaziendali

   A               C O STI D IR ETTI E IN D IR ETTI D I PR O G ETTO
         1         Preparazione
                 1 Ideazione e progettazione
                 2 Pubblicità e prom ozione
                 3 Selezione -O rientam ento
                 4 Elaborazione M ateriale -F.A.D .
                 5 Ricerche
                 6 Form azione form atori
                                                                                              -
             2     Realizzazione
                 1 D ocenza
                 2 Sostegno all'utenza svantaggiata
                 3 Tutoraggio
                 4 M ateriale didattico
                 5 N oleggi(aule e m ateriali)/c.c.interm edi
                 6 Com m issionid'esam e
                 7 V oucherform ativiindividuali
                 8 Altro (dettagliare analiticam ente in progetto)
                                                                                              -
             3     D irezione -D iffusione -Certificazione
                 1 Personale Interno
                 2 ServiziEsterni
                 3 M aterialidicancelleria
                 4 Spese diviaggio
                 5 N oleggi(aule e m ateriali)
                                                                                              -
             4     Spese partecipanti
                 1 IN A IL e assiscurazioniallievi
                 2 Residenzialità e trasportipartecipanti
                 3 Costo dellavoro
                                                                                              -
                                                  Totale area A                               -                 %
   B               C O STI D I FU N ZIO N A M EN TO
             1     Personale Interno (D ir.ne -A m m .zione -Segr.)
             3     G estione Sedi
             4     Altricostidigestione
                                                 Totale A rea B                               -                 %
                   Totale Progetto (A + B)                                                    -

                   Finanziam ento R ichiesto                                                                    %
                   C ofinanziam ento previsto                                                                   %
                   N r.Im prese coinvolte
   Codice          N r.utentiin form azione
  Attribuito       N r.ore form azione individuali
                   N r.ore com plessive
                   Costo ora per allievo
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La logica di costruzione del modello di preventivazione / gestione / rendicontazione, rispec-
chia le fasi in cui si articola il processo formativo, ovvero:

A   1   Preparazione
A   2   Realizzazione
A   3   Direzione piano - Diffusione - Certificazione
A   4   Spese legate ai partecipanti

B       Attività amministrative e di gestione connesse

Appartengono all’area A tutti i costi direttamente imputabili, con criteri oggettivamente misu-
rabili, all’azione formativa finanziata; viceversa rientrano nell’Area B la quota parte di costi
indiretti di funzionamento.
Alla voce A1 fanno riferimento tutti i costi sostenuti prima dell’avvio delle attività compresi
quelli sostenuti prima della definitiva approvazione, sempre ché gli stessi siano documentati e
comprovati. Tale voce quindi potrà comprendere
         - Ideazione e progettazione
         - Pubblicità e promozione
         - Selezione e/o orientamento
         - Elaborazione materiale didattico
         - Formazione formatori
         - Produzione di materiale per la formazione a distanza e altri costi relativi
         - Attività di ricerche
Nella voce A2 rientrano tutti i costi dall’avvio delle attività inerenti espressamente alla realiz-
zazione delle attività e sino all’eventuale esame finale. Tale voce quindi potrà comprendere
         - Docenze
         - Codocenza
         - Sostegno all’utenza svantaggiata
         - Tutoraggio
         - Materiale didattico fornito agli utenti (comprovato anche da attestazione di conse-
             gna)
         - INAIL
         - Affitto aule esterne
         - Noleggio o ammortamento materiali per la didattica
         - Eventuale Commissione d’esame

Nella voce A3 andranno inseriti tutti i costi di direzione / coordinamento del piano sin dalla
fase di avvio nonché i costi, interni o esterni, sostenuti nelle fasi immediatamente successive
alla conclusione dell’attività formativa e concernenti la chiusura delle attività didattico meto-
dologiche, le attività di diffusione dei risultati e se previste le certificazioni delle competenze.
Tale voce quindi potrà comprendere
        - Personale (interno o esterno)
        - Materiale di cancelleria
        - Servizi esterni
        - Spese di viaggio (solo preventivamente definite – connesse con le attività finanzia-
           te – documentate – sostenute – autorizzate)
        - Noleggi

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La voce A 4 è riservata esclusivamente al rimborso delle spese sostenute dai partecipanti alle
attività formative (spese di vitto e alloggio entro i limiti previsti dai contratti collettivi di rife-
rimento e da eventuali integrazioni). Anche tali spese dovranno essere predeterminate in fase
di progettazione.

Appartengono all’area B tutti i costi indiretti di funzionamento, sostenuti nel periodo di vi-
genza dell’azione finanziata.
       - Personale interno
           o Direzione
           o Amministrazione
           o Segreteria
       - Gestione sedi
           o Ammortamento
           o Locazione
           o Leasing
           o Manutenzione immobili
           o Spese condominiali e pulizie
           o Illuminazione, forza motrice, condizionamento e riscaldamento
       - Altri costi di gestione
           o Materiale di consumo
           o Assicurazioni
           o Postali, telefoniche e collegamenti telematici
           o IVA e IRAP realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario finale in
               relazione ai costi connessi all’attività finanziata, nella misura in cui la stessa
               non è imputata direttamente al costo
           o Costo relativo alle verifiche e certificazioni rendicontuali (Certificatore auto-
               nomo).

Ciò detto in linea di massima, e riservandoci di entrare nel dettaglio più avanti, si richiamano
qui alcune regole generali cui i soggetti presentatori dovranno scrupolosamente attenersi:
! il preventivo di spesa deve prevedere almeno il 70% dei costi nella classe A; è pos-
      sibile, in corso d’opera, richiedere deroghe al preventivo approvato fermo restan-
      do il vincolo di impegnare almeno il 70% del preventivo nella classe di costi A;
! è a carico del soggetto presentatore specificare nel formulario di presentazione le
      modalità di copertura del cofinanziamento offerto che non deve essere inferiore al
      regime d’aiuto scelto dal soggetto beneficiario del finanziamento (ossia
      dall’impresa o dalle imprese);
! è ammesso senza alcuna comunicazione al Fondo uno scostamento del 30% massi-
      mo fra le singole voci di spesa all’interno della classe A e all’interno della classe B;
! non si prevede una procedura automatica di riparametrazione del preventivo in
      caso di numero di allievi minore del previsto o di ore di formazione inferiori al
      previsto; sarà però cura del Revisore autonomo decurtare proporzionalmente al
      numero degli allievi residui e al numero delle ore effettivamente realizzate le voci
      di costo che hanno diretta attinenza con questi parametri (esempio: nel caso di
      numero di allievi inferiore non il costo della docenza d’aula ma sicuramente il co-
      sto del materiale didattico; mentre nel caso di ore di formazione inferiori anche il
      costo della docenza).

Analizziamo un po’ più nel dettaglio le singole voci di spese segnalando alcune specificità.

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  FORMAZIONE CONTINUA NELLE IMPRESE COOPERATIVE

Si rammenta che è molto gradito l’uso del foglio “ Specifiche al preventivo” che segue nel
formulario la Scheda di preventivo per segnalare il metodo di preventivazione di ogni singola
voce di spesa e i costi unitari che possono essere indicati per giornata lavorativa o per ora la-
vorativa.

Si rammenta inoltre che tutti i costi possono essere sostenuti con personale interno o da con-
sulenti esterni (persone fisiche) e che la cosa va segnalata nelle “ Specifiche al preventivo”.
I costi che possono essere affidati a soggetti partner o a soggetti delegati, quindi con specifica
esclusione di quelli che non possono essere affidati né a soggetti partner né a soggetti delegati
(come prima ricordato pag.3 e 5), vanno segnalati e attribuiti ai soggetti partner o ai soggetti
delegati nel foglio “ Specifiche al preventivo”.

Come prima ricordato la voce A1 deve contenere tutti i costi sostenuti prima dell’avvio delle
attività.
Tale voce quindi potrà comprendere
         - Ideazione e progettazione
         - Pubblicità e promozione
         - Selezione e/o orientamento
         - Elaborazione materiale didattico
         - Formazione formatori
         - Produzione di materiale per la formazione a distanza e altri costi relativi
         - Attività di ricerche

I costi di ideazione e progettazione possono anche essere antecedenti alla presentazione del
formulario di richiesta quando il piano presentato sia particolarmente dettagliato e quindi pos-
sa già essere considerato operativo. Al contrario se l’attività di progettazione richiede un ap-
profondimento dopo l’eventuale approvazione del finanziamento tali costi possono essere sia
antecedenti che successivi la presentazione.

Nella voce pubblicità e promozione vanno inseriti i costi per l’individuazione dei
partecipanti e in particolare quei costi che il soggetto presentatore sopporta per
l’accorpamento di più imprese nei progetti pluriaziendali.

Per le attività di ricerca il soggetto presentatore è tenuto a spiegare nel dettaglio nel formu-
lario di presentazione gli obiettivi, le metodologie, i risultati attesi e la funzionalità
dell’attività di ricerca nell’ambito del piano formativo presentato. Inoltre nel foglio “ Specifi-
che al preventivo” proporrà un preventivo analitico della ricerca avendo cura che i costi pro-
posti siano congrui.

Come prima ricordato nella voce A2 rientrano tutti i costi dall’avvio delle attività inerenti e-
spressamente alla realizzazione delle attività e sino all’eventuale esame finale. Tale voce
quindi potrà comprendere
       - Docenze
       - Codocenza
       - Sostegno all’utenza svantaggiata
       - Tutoraggio
       - Materiale didattico fornito agli utenti (comprovato anche da attestazione di conse-
           gna)

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        -    INAIL
        -    Affitto aule esterne
        -    Noleggio o ammortamento di materiali per la didattica
        -    Eventuale Commissione d’esame per certificazione competenze

Nella voce docenza e codocenza vanno incluse eventuali spese di viaggi e soggiorni del per-
sonale docente esterno per le spese effettivamente sostenute e documentate.

La voce INAIL assicurazione per infortuni sul lavoro è obbligatoria per attività formative
che si svolgono fuori dall’impresa di cui i partecipanti sono dipendenti. Nel caso invece le au-
le didattiche siano nella stessa impresa tale assicurazione non è da stipulare poiché i lavoratori
dipendenti sono già assicurati.

Come prima ricordato nella voce A3 andranno inseriti tutti i costi di direzione / coordinamen-
to del piano sin dalla fase di avvio nonché i costi, interni o esterni, sostenuti nelle fasi imme-
diatamente successive alla conclusione dell’attività formativa e concernenti la chiusura delle
attività didattico metodologiche, le attività di diffusione dei risultati e se previste le certifica-
zioni delle competenze. Tale voce quindi potrà comprendere
         - Personale (interno o esterno)
         - Materiale di cancelleria
         - Servizi esterni
         - Spese di viaggio (solo preventivamente definite – connesse con le attività finanzia-
            te – documentate – sostenute – autorizzate)
         - Noleggi

Come prima ricordato la voce A 4 è riservata esclusivamente al rimborso delle spese sostenu-
te dai partecipanti alle attività formative (spese di vitto e alloggio entro i limiti previsti dai
contratti collettivi di riferimento e da eventuali integrazioni). Anche tali spese dovranno esse-
re predeterminate in fase di progettazione.

Come prima ricordato appartengono all’area B tutti i costi indiretti di funzionamento, soste-
nuti nel periodo di vigenza dell’azione finanziata.
        - Personale interno
            o Direzione
            o Amministrazione
            o Segreteria
        - Gestione sedi
            o Ammortamento
            o Locazione
            o Leasing
            o Manutenzione immobili
            o Spese condominiali e pulizie
            o Illuminazione, forza motrice, condizionamento e riscaldamento
        - Altri costi di gestione
            o Materiale di consumo
            o Assicurazioni
            o Postali, telefoniche e collegamenti telematici

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             o IVA e IRAP realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario finale in
               relazione ai costi connessi all’attività finanziata, nella misura in cui la stessa
               non è imputata direttamente al costo
             o Costo relativo alle verifiche e certificazioni rendicontali (Certificatore autono-
               mo).

Per l’ammortamento della sede di progetto, se di proprietà, va dichiarato il numero di metri
quadri riservati al piano finanziato, calcolato il costo annuo a metro quadro e moltiplicato per
il numero di metri quadri dichiarati.

Per le spese di illuminazione, forza motrice, condizionamento e riscaldamento, postali te-
lefoniche e collegamenti telematici non è ammesso il calcolo forfetario ma si dovrà utilizza-
re qualsiasi metodo di ripartizione per il calcolo pro rata idoneo a dimostrare in modo attendi-
bile e congruo il costo imputabile nel periodo di vigenza del piano commisurato al numero
degli utilizzatori o allo spazio impegnato.

Il costo del Certificatore autonomo risulta dall’incarico e dalla relativa fattura.

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5. Documentazione comprovante i costi
La documentazione comprovante i costi da conservare presso l’Ente titolare del finanziamento
si distingue in due diverse tipologie: quella gestionale e quella amministrativa-contabile.

Personale interno:
! lettera d’incarico al soggetto che svolge l’attività di piano che specifica l’incarico e il
     numero di ore o giornate presunte di impegno;
! curriculum del dipendente da cui si evincano le specifiche competenze utilizzate nel
     piano;
! per i dipendenti il rappresentante legale, a conclusione del lavoro, deve firmare una di-
     chiarazione da cui si evinca il numero totale delle ore o delle giornate in cui ogni dipen-
     dente è stato impegnato sul piano;
! buste paghe del dipendente e calcolo del costo del lavoro aziendale inclusi i ratei di tre-
     dicesima e quattordicesima (ove presente) e i ratei del TFR e gli oneri previdenziali a
     carico del datore di lavoro;
! i dipendenti che partecipano ai corsi di formazione dimostrano la loro partecipazione al-
     le attività formative firmando apposito registro presenza preventivamente vidimato da
     INAIL.

I soci di cooperative, i partner di società, i membri di consigli d’amministrazione di società,
possono essere utilizzati nel piano se titolari di un incarico specifico e determinato nel numero
di ore o giornate relativo al piano finanziato.

Personale esterno:
! lettera d’incarico al soggetto che svolge l’attività di piano che specifica l’incarico e il
     numero di ore o giornate presunte di impegno; tale lettera deve essere firmata per accet-
     tazione dal consulente;
! curriculum del consulente da cui si evincano le specifiche competenze utilizzate nel
     piano;
! il consulente a conclusione del lavoro deve firmare una dichiarazione da cui si evinca il
     numero totale delle ore o delle giornate in cui è stato impegnato sul piano;
! fattura o notula relativa alle prestazioni svolte nel piano.

Spese di viaggio, vitto e alloggio del personale interno e del personale esterno

Per il personale interno il rimborso va commisurato secondo quanto previsto dal contratto col-
lettivo di lavoro applicato; il viaggio e soggiorno deve essere preventivamente autorizzato e
devono conservarsi gli originali dei titoli di viaggio e di ogni altra documentazione inerente.

Per il personale esterno si riconoscono le spese effettivamente sostenute e documentate.
Il personale esterno includerà il costo dei rimborsi nelle proprie fatture o notule con copia del-
la documentazione originale.

Spese allievi
Per questa voce si riproduce quanto previsto dalle Linee guida sui costi ammissibili in appli-
cazione della Circolare n. 36 del 18.11.2003” rese note dal Ministero del Lavoro il 15 gen-
naio 2003:

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“Possono essere prese in considerazione soltanto le ore durante le quali i lavoratori hanno
effettivamente partecipato alla formazione, detratte le ore produttive o equivalenti.
In caso di viaggi o trasferte degli allievi, le spese di vitto ed alloggio sono riconosciute entro i
limiti previsti dal contratto collettivo di lavoro di riferimento e da eventuali integrazioni. Le
suddette spese di vitto ed alloggio dovranno, ovviamente, essere predeterminate all’interno
del preventivo finanziario del Piano Formativo.”

Cofinanziamento del piano
Il soggetto titolare del finanziamento deve indicare sia il cofinanziamento offerto conforme al
regime d’aiuti prescelto sia le modalità di copertura del cofinanziamento.

Il cofinanziamento può essere costituito da:
 ! costo del lavoro dei dipendenti partecipanti alle attività formative; si rammenta che nel
       caso del Regolamento CE 68/2001 l’articolo 4 lettera F) dispone:”costi di personale per
       i partecipanti al piano di formazione, fino ad un massimo pari al totale degli altri costi
       ammissibili di cui ai punti da a) ad e). Possono essere prese in considerazione soltanto
       le ore durante le quali i lavoratori hanno effettivamente partecipato alla formazione, de-
       tratte le ore produttive o equivalenti.” I costi di cui ai punti a) ed e) sono tutti gli altri
       costi compresi nella scheda preventivo; la presenza dei lavoratori alle attività formative
       va provata con la firma in apposito registro presenze da cui si evinca la data e l’ora di
       inizio e fine delle lezioni;
 ! ogni altro costo inerente il piano e che il soggetto titolare del finanziamento assume di-
       rettamente e non include quindi nel calcolo del contributo richiesto (solo ad esempio:
       costo materiale didattico; costo personale di direzione ecc.)

Locazione, leasing, ammortamento e manutenzione immobili, spese condominiali e puli-
zie
Per queste voci si riproduce quanto previsto dalle Linee guida sui costi ammissibili in appli-
cazione della Circolare n. 36 del 18.11.2003” rese note dal Ministero del Lavoro il 15 gen-
naio 2003:
“L’ammortamento degli immobili costituisce spesa ammissibile a condizione che gli stessi
non abbiano già usufruito di contributi pubblici; che il costo venga calcolato secondo le nor-
me contabili e fiscali pertinenti; che siano direttamente riferiti al periodo dell’attività proget-
tuale; che il bene sia inserito nel libro dei cespiti e che l’immobile impiegato per la formazio-
ne non faccia parte di strutture produttive utilizzate in via ordinaria dall’azienda.
I canoni potranno essere riconosciuti limitatamente al diretto utilizzo del bene in relazione
alle effettive necessità e comunque per la quota d’uso e di superficie effettivamente utilizzata.
Le spese di manutenzione ordinaria possono essere riconosciute nell’ambito delle categorie
di attività di cui alle lettere A2 e B.”
Locazione: la spesa per il bene assunto in locazione è ammissibile a condizione che risulti
comprovata la sua economicità rispetto ad altre forme contrattuali di utilizzazione del bene;
laddove consentito, sempre nel rispetto delle procedure e delle modalità previste dalla nor-
mativa nazionale e di recepimento della normativa comunitaria, dovranno essere comunque
richiesti almeno tre preventivi per la scelta delle condizioni più convenienti. Leasing: il lea-
sing è ammissibile a condizione che risulti comprovata la sua convenienza economica in rap-
porto ad altre forme contrattuali di utilizzo del bene (esempio: noleggio) o in rapporto
all’acquisizione in proprietà del bene stesso. A tale scopo il servizio, laddove consentito nel
rispetto della normativa nazionale e di recepimento della normativa comunitaria, il Soggetto
dovrà comunque preliminarmente acquisire almeno tre preventivi da parte di fornitori

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specializzati contenenti: la durata del contratto; il canone mensile dello stesso; il raffronto
con contratto di noleggio dello stesso bene per lo stesso periodo contrattuale; il raffronto con
il prezzo di acquisto a valore corrente di mercato del bene stesso. Sono esclusi gli oneri am-
ministrativi, bancari e fiscali legati al contratto di leasing.
Ammortamento: l’ammortamento dei beni mobili e delle attrezzature costituisce spesa ammis-
sibile a condizione che gli stessi non abbiano già usufruito di contributi pubblici; che il costo
venga calcolato secondo le norme contabili e fiscali pertinenti; che siano direttamente riferiti
al periodo dell’attività progettuale; che gli stessi siano inseriti nel libro dei cespiti e che i be-
ni e le attrezzature impiegati per la formazione non facciano parte di strutture produttive uti-
lizzate in via ordinaria dall’azienda.
Manutenzione: è ammissibile il costo della manutenzione ordinaria effettuata durante il pe-
riodo di svolgimento delle attività”.

Materiale didattico distribuito ai partecipanti

Va comprovato da fatture di acquisto o costi di riproduzione, e quindi distribuito ai parteci-
panti l’attività formativa. I partecipanti firmeranno in un apposito registro l’avvenuto ritiro del
materiale.

Iva e altre imposte e tasse
Si riporta quanto previsto dalle Linee guida sui costi ammissibili in applicazione della Circo-
lare n. 36 del 18.11.2003” rese note dal Ministero del Lavoro il 15 gennaio 2003:
“L’IVA può costituire una spesa ammissibile solo se è realmente e definitivamente sostenuta
dal beneficiario finale. Le altre imposte, tasse e oneri (in particolare le imposte dirette e i
contributi per la sicurezza sociale su stipendi e salari), che derivano dal finanziamento del
Fondo, per essere ritenute ammissibili devono essere effettivamente e definitivamente soste-
nuti dal beneficiario finale o dal singolo destinatario”.

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6. Procedure inizio attività e comunicazioni in itinere
Il soggetto titolare del finanziamento prima dell’inizio attività invierà al Fondo una comuni-
cazione di inizio attività consistente in una progettazione esecutiva, con un cronogramma da
cui si possa evincere l’inizio e la fine di ogni attività del piano e le date previste per lo svol-
gimento dell’attività formativa.
La progettazione esecutiva indicherà le persone impiegate in ogni attività e il tempo loro ri-
chiesto.
Prima dell’inizio delle attività formative il soggetto titolare del finanziamento invierà una
conferma delle date e i nomi e cognomi dei partecipanti, se del caso suddivisi per impresa be-
neficiaria.

Ogni cambiamento del programma esecutivo andrà tempestivamente segnalata al Fondo.

Si rammenta che per la realizzazione dei piani formativi concordati è previsto un tempo mas-
simo di 6 mesi dalla data di inizio attività, salvo richiesta motivata di proroga da inviare al
Fondo almeno 30 giorni prima della conclusione delle attività prevista.

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7. Dati di monitoraggio in itinere
Il soggetto titolare del finanziamento è tenuto a fornire i dati di monitoraggio (fisico, econo-
mico e finanziario) in itinere ogni qual volta lo richieda o il Fondo o il Ministero del Lavoro.

La richiesta di dati di monitoraggio potrà avvenire o per via cartacea o con richiesta di colle-
gamento per via telematica al sito del Fondo o del Ministero del Lavoro.

Il mancato invio dei dati di monitoraggio può costituire, a insindacabile giudizio del Consiglio
di Amministrazione del Fondo, causa di sospensione del finanziamento accordato.

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8. Anticipi e pagamenti di stati di avanzamento lavori

In linea di massima il Fondo non concede anticipi per lo svolgimento delle attività finanziate.
Tuttavia i soggetti titolari del finanziamento che lo richiedessero potranno ottenerlo solo dopo
rilascio di fideiussione incondizionata e a prima chiamata di pari importo dell’anticipo richie-
sto a favore del Fondo.

Il costo della fideiussione a carico del soggetto titolare del finanziamento a fronte della con-
cessione di un anticipo può essere riconosciuto fra i costi ammissibili e va incluso nella voce
B della scheda di preventivo.

In alternativa i soggetti titolari del finanziamento possono in corso d’opera, ogni qual volta lo
ritengano opportuno e comunque una volta al mese, richiedere al Fondo il rimborso delle spe-
se sostenute. La somma dei pagamenti ottenuti in nessun caso potrà superare il 70% del finan-
ziamento accordato.

Essi dovranno inviare al Fondo, ovvero al soggetto specificatamente da esso indicato, una di-
chiarazione da cui si evince che hanno sostenute le spese di cui si richiede il rimborso, le spe-
se debbono essere suddivise per le voci di spesa della Scheda di Preventivo e dovrà essere al-
legata alla dichiarazione copia della documentazione contabile comprovante la spesa (fattura,
notula e quant’altro fiscalmente valido); la documentazione deve essere quietanzata dal forni-
tore o deve essere acclusa copia del bonifico bancario e di altro mezzo di pagamento. Il Fondo
non riconosce come mezzo di pagamento utile i pagamenti in contanti, con la sola esclusione
dei rimborsi spesa del personale dipendente.
Il Fondo, ovvero il soggetto specificatamente da esso indicato, controllata la dichiarazione del
soggetto titolare del finanziamento e la documentazione allegata provvederà tempestivamente
a rimborsare le spese sostenute dal soggetto titolare.

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9. Rendiconto finale e richiesta di saldo
Il Fondo richiede che la richiesta di saldo del contributo spettante sia costituita da una auto-
certificazione del legale rappresentante accompagnata da una certificazione rilasciata da
Revisore dei Conti indipendente volta a certificare le spese inerenti le attività finanziate
su un modello messo a punto dai servizi amministrativi del Fondo.

Dalla certificazione del Revisore dovrà evincersi per ogni singola voce di spesa quanto pre-
ventivato in origine e approvato dal Fondo, quanto rendicontato dal soggetto titolare e quanto
riconosciuto dal Revisore; gli eventuali scostamenti dovranno essere spiegati.

Come già detto il costo della certificazione del Revisore è riconosciuto nell’ambito dei costi
ammissibili.

Il Fondo provvederà a saldare il finanziamento riconosciuto, come differenza fra l’eventuale
anticipo o i pagamenti effettuati in corso d’opera e il contributo spettante come certificato dal
revisore, su ogni piano solo al ricevimento e accettazione della certificazione del revisore in-
dipendente. La certificazione del Revisore sarà sottoposta dai servizi amministrativi del Fon-
do a verifica di conformità.

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10. Controlli in itinere
I soggetti titolari del finanziamento all’atto dell’accettazione del finanziamento del Fondo si
obbligano ad accettare i controlli in itinere che possono essere disposti dal Fondo in qualsiasi
momento.

I controlli saranno eseguiti da personale incaricato del Fondo il quale nel rapporto ispettivo
segnalerà al Fondo eventuali difformità nell’esecuzione del programma o eventuali illeciti
procedurali o amministrativi e proporrà al Consiglio d’Amministrazione del Fondo eventuali
sanzioni a carico del soggetto titolare fino alla revoca del finanziamento. In questo caso il
Fondo procederà verso il soggetto titolare al recupero di eventuali somme indebitamente pa-
gate.

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11. Verifiche amministrative ex-post

I soggetti titolari del finanziamento all’atto dell’accettazione del finanziamento del Fondo si
obbligano ad accettare le verifiche amministrative ex-post che possono essere disposte dal
Fondo in qualsiasi momento.

Le verifiche saranno eseguite da personale incaricato del Fondo il quale nel rapporto ispettivo
segnalerà al Fondo eventuali difformità nell’esecuzione del programma o eventuali illeciti
procedurali o amministrativi e proporrà al Consiglio d’Amministrazione del Fondo eventuali
sanzioni a carico del soggetto titolare quale l’esclusione da futuri finanziamenti. In questo ca-
so il Fondo si riserva di adire le vie legali verso il soggetto titolare per recuperare le somme
indebitamente pagate al soggetto titolare e se del caso di segnalare il caso alla Autorità Giudi-
ziaria.

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