LA DIGITALIZZAZIONE DELL'ATTIVITÀ DEGLI ORGANI COLLEGIALI NEGLI ENTI LOCALI
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LA DIGITALIZZAZIONE DELL’ATTIVITÀ DEGLI ORGANI
COLLEGIALI NEGLI ENTI LOCALI
di Fabio, Martino Battista, Segretario Generale della Provincia di Frosinone
di Carla Bue, Segretario Generale dell’Unione Montana Alta Langa (Cn)
di Maurizio Sasso, Segretario Comunale del Comune di Roccasecca (Fr)
La situazione di emergenza sanitaria, il bisogno di mitigare il rischio di contagio e, al tempo
stesso, la necessità di garantire la continuità dell’azione amministrativa e politica hanno indotto
gli Enti Locali ad una netta accelerazione al percorso di transizione verso il digitale.
La rivoluzione silenziosa, innescata dall’art.73 del D.L. n. 18/2020, sarà ricordata, infatti, per la
forte spinta propulsiva nell’accrescimento tecnologico della Pubblica Amministrazione.
È necessario avere il coraggio di semplificare l’azione amministrativa, mantenendo i principi di
garanzia nei confronti dei cittadini, istituendo procedure che possano pienamente sfruttare le
nuove tecnologie, tanto da rendere l’agire amministrativo più agile e snello.
The emergency health situation, the need to mitigate the risk of contagion and, at the same time,
the need to ensure continuity of administrative and political action have led Local Authorities to
sharply accelerate the transition to digital.
The silent revolution, triggered by article 73 of the Legislative Decree n. 18/2020, will be remem-
bered, in fact, for the strong thrust in the technological growth of the Public Administration.
It is necessary to have the courage to simplify administrative action while maintaining the princi-
ples of guarantee for citizens, establishing procedures that can fully exploit new technologies so
as to make administrative action more agile and streamlined.
Sommario: 1. Introduzione. 2. L’emergenza sanitaria da Covid-19 e la rivoluzione tecnologica
negli Enti Locali. 3. La digitalizzazione dell’attività degli Organi collegiali. 3.1 La convocazione
e lo svolgimento delle sedute in videoconferenza. 4. Gli strumenti digitali per lo svolgimento delle
sedute. 4.1 Trasparenza e tracciabilità. 4.2 La pubblicità delle sedute. 4.2.1 La pubblicità delle
sedute e la protezione dei dati personali. 4.3. Problemi tecnici legati alla connessione. 5. Conclu-
sioni - La digitalizzazione come cambio di paradigma tecnologico e svolta culturale. Bibliogra-
fia.
1. Introduzione. In particolare, le misure adottate si sono
L’emergenza sanitaria indotta dalla pan- inserite nel contesto di un tema noto, qual è la
demia da COVID-19, senza precedenti per digitalizzazione della Pubblica Amministra-
imprevedibilità degli esiti, per gravità, durata zione: obiettivo trasversale e strumentale
e dimensioni, ha aperto scenari inimmagina- all’incremento dell’efficacia e dell’efficienza
bili per tutta la Pubblica Amministrazione e, dell’azione amministrativa.
per quanto di nostro interesse, per gli Enti Nella realtà, tuttavia, non tutti gli Enti Lo-
Locali. Infatti, quest’ultimi hanno dovuto cali avevano mai affrontato la vera sfida di
fronteggiare situazioni nuove ed impreviste riorganizzare, in via digitale, processi ed atti-
continuando a garantire, comunque, la regola- vità concernenti gli Organi collegiali. Non
rità dell’azione amministrativa e l’ottimale deve sorprenderci, quindi, che, al fine di af-
funzionamento degli organi collegiali, doven- frontare la complessità e le criticità di tale si-
do anche di mitigare il rischio di contagio. tuazione emergenziale e di ridurre il rischio di
Gazzetta Amministrativa -1- 3-4/2020contagio, l’art.73 del D.L. n. 18/2020, con- La pandemia da Covid-192 ha messo in ri-
vertito, con modificazioni, nella L. n. lievo la necessità di dare un’accelerazione al-
27/20201, abbia introdotto una disciplina tran- la conversione digitale della Pubblica Ammi-
sitoria, per poter assicurare, anche agli Enti nistrazione, considerando anche che il CAD è
non dotati di apposito Regolamento, entrato in vigore nel 2005.
l’ottimale svolgimento delle relative sedute Avrebbe dovuto costituire un argomento
degli Organi collegiali, mediante la possibili- già noto, soprattutto, dopo che l’Unione Eu-
tà di utilizzare strumenti telematici, con una ropea aveva definito, tra i punti chiave della
totale dematerializzazione della seduta e pre- Strategia “Europa 2020”, “l’Agenda europea
scindendo dalla presenza fisica dei compo- del Digitale”, la quale prevede non solo che i
nenti che risultano collegati da luoghi diversi. dati delle Pubbliche Amministrazioni debba-
Viene attribuito, così, valore legale ad un no essere liberamente accessibili da parte dei
evento che si svolge in un “non luogo”, con- cittadini attraverso un’interoperabilità delle
temperando la tutela di diversi interessi, sia banche dati delle singole amministrazioni, ma
pubblici che privati, ed ottenendo, di fatto, anche che tali dati dovranno essere archiviati
una netta accelerazione al percorso di transi- ed elaborati in terminali virtuali.
zione verso il digitale. Sicché non resta che prendere atto che la
Le dinamiche di svolgimento delle sedute digitalizzazione sia già da tempo un obiettivo
in videoconferenza sono, in sostanza, le stes- trasversale in seno alle politiche di sviluppo
se previste per quelle in presenza, con talune dell’Unione Europea e dell’Italia in quanto
differenze legate alla gestione in digitale. teso a garantire una maggiore efficacia ed ef-
Di seguito, verranno analizzate le compo- ficienza dell’azione amministrativa nei con-
nenti del processo di formazione della volon- fronti di cittadini ed operatori economici.3
tà degli Organi collegiali degli Enti locali in
videoconferenza, soffermandosi su alcuni 2
Il Consiglio dei Ministri, il 31 gennaio 2020, ha di-
aspetti che, nella spasmodica necessità di dare chiarato lo stato di emergenza sul territorio nazionale a
attuazione alla citata disposizione, hanno causa dell’epidemia da Covid-19. L’Organizzazione
creato “un pandemonio applicativo in mezzo Mondiale della Sanità, il 30 gennaio 2020, aveva di-
chiarato l’epidemia un’emergenza di “rilevanza inter-
alla pandemia”. nazionale”. L’11 marzo 2020, l’OMS ha dichiarato lo
Emergeranno, aspetti che dovrebbero esse- stato di “pandemia”. Nell’intento di arginare il diffon-
re regolamentati, dato che tale modalità digi- dersi del contagio, il Governo della Repubblica ha
tale sarà senz’altro utilizzata, perlomeno co- prima varato il D.L. 23 febbraio 2020 n. 6, poi nume-
rosi decreti attuativi. Oltre alle necessarie prescrizioni
me alternativa, anche in periodi non emer- restrittive delle libertà personali il cui scopo è limitare
genziali in quanto utile a migliorare i presup- il contatto tra persone fisiche, il DPCM 8 marzo 2020
posti di partecipazione e a semplificare le at- ha previsto che “siano adottate, in tutti i casi possibili,
tività decisionali degli Enti Locali. nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamen-
Per far sì che tutto ciò trovi applicazione to da remoto con particolare riferimento a strutture sa-
nitarie e sociosanitarie, servizi di pubblica utilità e
concreta, appare necessario, altresì, che le coordinamento attivati nell’ambito dell’emergenza
strutture si dotino di adeguati strumenti orga- Covid-19, comunque garantendo il rispetto della di-
nizzativi, informatici e metodologici. stanza di sicurezza interpersonale di un metro […] ed
evitando assembramenti” (art. 1, comma 1, lett. q) del
DPCM 8 marzo 2020).
La normativa si è ulteriormente evoluta disciplinando
2. L’emergenza sanitaria da Codiv-19 la preferenza verso modalità di riunione a distanza, an-
e la rivoluzione tecnologica degli Enti Lo- ziché in presenza, salvo comprovate ragioni.
3
cali. Come è noto, la legge 11 agosto 2014 n. 114, di con-
versione del decreto legge 24 giugno 2014, n. 90, re-
cante misure urgenti per la semplificazione e la traspa-
renza amministrativa e per l’efficienza degli uffici giu-
1
“Misure di potenziamento del Sistema Sanitario Na- diziari, ha introdotto, all’art. 24 comma 3-bis,
zionale e di sostegno economico per famiglie, lavora- l’obbligo per gli Enti Locali di approvare un Piano di
tori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica Informatizzazione delle procedure, che permetta a cit-
da COVID-19. Proroga dei termini per l’adozione dei tadini e imprese la compilazione e presentazione on-
decreti legislativi”. line, mediante procedure guidate, di istanze, dichiara-
Gazzetta Amministrativa -2- 3-4/2020La Pubblica Amministrazione, nella realtà, pubblico, o delle Giunte, e, comunque, al fine
non ha mai affrontato la sfida di riorganizzare di osservare le disposizioni normative che li-
processi ed attività, riferiti agli Organi colle- mitano gli spostamenti sui territori, per tutto
giali. il periodo emergenziale5. Mediante tale nor-
Non stupisce, perciò, che la maggior parte ma, pertanto, i Consigli e le Giunte dei Co-
degli Enti non si sia mai dotata di una disci- muni, delle Province e delle Città metropoli-
plina regolamentare per lo svolgimento tane possono svolgersi in videoconferenza,
dell’attività degli Organi collegiali in modali- teleconferenza o altra modalità telematica al
tà remota tanto da rendere necessario, in un fine di consentire a tutti gli Amministratori di
periodo di grave crisi emergenziale, espletare il proprio mandato.
l’intervento del Legislatore. La situazione di emergenza sanitaria, il bi-
Difatti, il citato art. 734 del D.L. n. 18/2020 sogno di mitigare il rischio di contagio e, al
e successive modifiche ed integrazioni, intro- tempo stesso, la necessità di garantire la con-
duce una disciplina, avente natura del tutto tinuità dell’azione amministrativa e politica
transitoria, per lo svolgimento delle sedute hanno imposto, pertanto, agli Enti Locali una
degli Organi collegiali delle autonomie locali, netta accelerazione al percorso di transizione
sebbene non dotate di apposito Regolamento, verso il digitale.
affinché potessero affrontare con immedia- Al fine di non pregiudicare l’efficacia e la
tezza l’emergenza evitando gli assembramen- tempestività dell’azione amministrativa degli
ti in occasione delle sedute del Consiglio Enti Locali, la norma in esame ha previsto la
Comunale (o Provinciale), di norma aperte al possibilità di svolgimento a distanza delle se-
dute degli Organi collegiali mediante colle-
gamento da sedi (anche differenti tra loro e
zioni e segnalazioni, con una completa informatizza-
zione del relativo procedimento.
non istituzionali) da dove è possibile, comun-
La previsione di un’attività di pianificazione sembrava que, riunirsi per deliberare.
avere finalmente introdotto la digitalizzazione quale Vengono così contemperati diversi interes-
elemento strategico ed organizzativo, ma, nella realtà, si, pubblici (regolare funzionamento delle at-
tale disposizione è stata vissuta dalle Amministrazioni tività istituzionali) e privati (tutela della salu-
come uno dei tanti adempimenti e non come reale revi-
sione organizzativa. te), individuati tramite specifici provvedimen-
4
L’art.73 del D.L. n. 18/2020, al comma 1, prevede: ti.6
“Al fine di contrastare e contenere la diffusione del
virus COVID-19 e fino alla data di cessazione dello 5
“e fino alla data di cessazione dello stato di emer-
stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei mini- genza deliberato dal Consiglio dei Ministri il 31 gen-
stri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle naio 2020”.
6
province e delle città metropolitane e le giunte comu- Ovvero:
nali, che non abbiano regolamentato modalità di svol- - il rispetto delle disposizioni per la limitazione de-
gimento delle sedute in videoconferenza, possono riu- gli spostamenti di cui al D.P.C.M. 11 marzo 2020,
nirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di sebbene la partecipazione alle sedute di un Organo col-
trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal pre- legiale possa ben rientrare nelle cause di “necessità”
sidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, pur- che consentono, in ogni caso, lo spostamento fisico
ché siano individuati sistemi che consentano di identi- delle persone;
ficare con certezza i partecipanti, sia assicurata la re- - il rispetto delle misure di sicurezza, relativamente
golarità dello svolgimento delle sedute e vengano ga- alla distanza di sicurezza interpersonale di almeno un
rantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo metro, misura sanitaria a cui tutte le persone presenti
97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, non- sul territorio nazionale debbono attenersi;
ché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, se- - l’osservanza di quanto previsto dalla direttiva n.
condo le modalità individuate da ciascun ente”. 2/2020 del Ministro per la Pubblica Amministrazione
Al comma 2: “Per lo stesso tempo previsto dal comma (“Indicazioni in materia di contenimento e gestione
1, i presidenti degli organi collegiali degli enti pubbli- dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 nelle
ci nazionali, anche articolati su base territoriale, non- pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma
ché degli enti e degli organismi del sistema camerale, 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165”) ove,
possono disporre lo svolgimento delle sedute dei pre- al punto 4 (Eventi aggregativi), si prevede che: “Fermo
detti organi in videoconferenza, anche ove tale modali- restando quanto previsto dai provvedimenti adottati in
tà non sia prevista negli atti regolamentari interni, ga- attuazione del decreto-legge n. 6 del 2020, le ammini-
rantendo comunque la certezza nell’identificazione dei strazioni, nell’ambito delle attività indifferibili, svol-
partecipanti e la sicurezza delle comunicazioni” gono ogni forma di riunione con modalità telematiche
Gazzetta Amministrativa -3- 3-4/2020In particolare, al fine di evitare che nale o Provinciale e dei dipendenti presso la
l’impossibilità della presenza congiunta del sede istituzionale possa pregiudicare
Sindaco, degli Assessori, dei Consiglieri co- l’efficacia e la tempestività dell’azione am-
munali (o provinciali), del Segretario Comu- ministrativa del Comune, la norma in esame
ha previsto la possibilità di svolgimento “a
o tali da assicurare, nei casi residuali, un adeguato distanza” delle sedute degli Organi collegiali
distanziamento come misura precauzionale, al fine di (Giunte e Consigli) mediante collegamento
evitare lo spostamento delle persone fisiche e comun- dalle sedi (anche differenti tra loro e anche
que forme di assembramento”. non istituzionali) in cui si trovano gli Ammi-
D’altro canto, occorre dare attuazione alle previsioni
volte a garantire il regolare svolgimento delle sedute
nistratori, il Segretario dell’Ente ed eventuali
degli Organi al fine di consentire a tutti gli Ammini- dipendenti.
stratori di espletare il proprio mandato e, pertanto, ar- Il complesso normativo individua, così, al-
monizzare la disciplina transitoria derivante dal com- cuni requisiti basilari da utilizzare per i pro-
binato disposto delle seguenti disposizioni: cessi deliberativi collegiali da tenersi a di-
- Art.38, co. 2, D.Lgs. n. 267/2000 (“Il funzionamento
dei consigli, nel quadro dei principi stabiliti dallo sta- stanza.
tuto, è disciplinato dal regolamento, approvato a mag- A tal fine, la piena legittimità delle delibe-
gioranza assoluta, che prevede, in particolare, le mo- razioni dipende dagli strumenti e dalle meto-
dalità per la convocazione e per la presentazione e la dologie che permettano di rispettare i seguen-
discussione delle proposte. Il regolamento indica al-
ti principi fondamentali:
tresì il numero dei consiglieri necessario per la validi-
tà delle sedute, prevedendo che in ogni caso debba es- - la trasparenza;
servi la presenza di almeno un terzo dei consiglieri as- - la tracciabilità;
segnati per legge all’ente, senza computare a tale fine - l’identificazione dei partecipanti;
il sindaco e il presidente della provincia” comma 7 - la sicurezza;
che dispone “Le sedute del consiglio e delle commis-
sioni sono pubbliche salvi i casi previsti dal regola-
- la protezione dei dati personali;
mento “- Regolamento per il funzionamento del Con- - l’accessibilità.
siglio: soprattutto con riferimento alla durata degli in- Una volta individuati i sistemi che consen-
terventi, verbalizzazione, dichiarazioni di voto, etc. tano di identificare con certezza i partecipan-
- Il comma 2 dell’art. 38 «Consigli comunali e provin- ti, occorre, altresì, assicurare la regolarità del-
ciali» del D.lgs. n. 267/2000 stabilisce che «Il funzio-
namento dei consigli, nel quadro dei principi stabiliti lo svolgimento delle sedute garantendo al Se-
dallo statuto, è disciplinato dal regolamento, approva- gretario l’esercizio delle funzioni di cui
to a maggioranza assoluta, che prevede, in particola- all’art.97 del D.Lgs. n. 267/2000. È fonda-
re, le modalità per la convocazione e per la presenta- mentale, inoltre, che sia data adeguata pub-
zione e la discussione delle proposte. Il regolamento
indica altresì il numero dei consiglieri necessario per
blicità alle sedute, ove previsto, secondo le
la validità delle sedute, prevedendo che in ogni caso modalità individuate da ciascun Ente Locale e
debba esservi la presenza di almeno un terzo dei con- senza nuovi o maggiori oneri a carico della
siglieri assegnati per legge all’ente, senza computare a finanza pubblica, ma con le risorse umane,
tale fine il sindaco e il presidente della provincia». finanziarie e strumentali disponibili, a legi-
Mentre il comma 3, del citato art. 38 del T.U.EE.LL.,
precisa che “I consigli sono dotati di autonomia fun- slazione vigente, sui propri bilanci.
zionale e organizzativa. Con norme regolamentari i Sia gli Organi collegiali quanto il Segreta-
comuni e le province fissano le modalità per fornire ai rio dell’Ente, devono essere posti nella condi-
consigli servizi, attrezzature e risorse finanziarie”. zione di poter partecipare tanto alla discus-
I due commi nella loro descrizione portano ad alcune
sione quanto alla votazione degli argomenti
considerazioni sotto il profilo della legittimità delle
norme sul funzionamento degli Organi: iscritti all’ordine del giorno. Affinché ciò si
- serve una norma regolamentare per definire le moda- verifichi, è necessaria la trasformazione dei
lità delle sedute, sicché gli eventuali provvedimenti di tradizionali processi deliberativi mediante
Giunta o atti sindacali d’urgenza adottati risultano ille- l’utilizzo di strumenti telematici che permet-
gittimi;
- di converso, i Regolamenti del Consiglio che disci-
tano di prescindere dalla presenza fisica dei
plinano le modalità di seduta in videoconferenza sono singoli componenti in un unico luogo, con la
legittimi (cioè quelli già adottati); garanzia che gli stessi possano godere delle
- la strumentazione per realizzare la funzionalità del relative prerogative.
Consiglio possono attingere a risorse finanziarie
dell’Ente.)
Gazzetta Amministrativa -4- 3-4/2020Al fine di esaminare l’impatto della digita- ma con l’indicazione espressa del ricorso alla
lizzazione sull’attività degli Organi collegiali modalità telematica e l’inserimento,
nel suo complesso, si rende opportuno esami- all’interno dell’avviso e nella convocazione,
nare alcune componenti del processo di for- del link e degli ulteriori elementi utili per il
mazione della volontà dell’Organo in video- collegamento, al fine sia di assicurare la pub-
conferenza. blicità della seduta e consentire così ai citta-
dini, il libero acceso alla piattaforma, sia di
3. La digitalizzazione dell’attività degli garantire la partecipazione dei componenti
Organi collegiali. dell’Organo collegiale.
3.1 Lo svolgimento delle sedute in vi- Occorre che sia disciplinato anche il depo-
deoconferenza. sito delle proposte di deliberazione, le moda-
La modalità di svolgimento delle sedute lità di espressione dei pareri da parte dei Re-
degli Organi collegiali in videoconferenza po- sponsabili dei Servizi e di eventuali altri sog-
trebbe essere utile, perlomeno come alternati- getti, affinché i componenti dell’Organo col-
va, anche in periodi non emergenziali, attra- legiale abbiano piena contezza della proposta
verso l’adozione di una norma regolamentare per la corretta formazione della loro volontà.8
che preveda, in via permanente, tale possibili-
tà e che tenga conto anche dei principi gene- pubblico, ma questo non le rende “segrete, consente di
coinvolgere, quantomeno a livello generale, nella co-
rali stabiliti dal citato D.L. n. 18/2020, an-
municazione delle stesse unicamente i componenti e
dando a disciplinare lo svolgimento delle se- chi deve assistervi.
dute degli Organi, l’attuazione dei diritti e Il Sindaco, nella sua qualità di Presidente della Giunta,
delle prerogative degli Amministratori avuto potrà utilizzare le modalità ritenute più idonee per la
riguardo al rispetto dei principi di pubblicità e convocazione degli Assessori, mettendo a loro disposi-
zione le proposte da iscrivere all’ordine del giorno cor-
trasparenza delle medesime. redate dai rispettivi documenti.
Qualora l’attività degli Organi collegiali si Con l’avvento della digitalizzazione, è divenuta ormai
svolga in videoconferenza, ad ogni compo- prassi consolidata la convocazione delle riunioni degli
nente, legittimato a prenderne parte, dovranno Organi Collegiali attraverso mezzi telematici (quali
essere fornite le istruzioni ed il supporto ne- PEC ed e-mail indicati dal Sindaco, dagli Assessori e
dai Consiglieri). In particolare, la convocazione con-
cessario per l’accreditamento e l’accesso al sente di rendere noti la data, l’orario e, soprattutto, gli
sistema utilizzato. argomenti che verranno trattati nelle sedute.
Le dinamiche di svolgimento dovrebbero La convocazione non ha valore di notifica-notizia ma è
essere le stesse previste per le sedute in pre- una mera consegna che, pertanto, non necessita obbli-
gatoriamente della notifica al domicilio/residenza del
senza, sia pur con le ovvie differenze derivan- Consigliere ma è sufficiente che la stessa venga inol-
ti dalla gestione in digitale. trata mediante strumenti telematici.
La convocazione delle Adunanze degli 8
La documentazione relativa agli argomenti posti
Organi collegiali, seguono le medesime mo- all’o.d.g. della seduta viene messa a disposizione dei
dalità utilizzate per le riunioni in presenza7, Amministratori nelle modalità previste dal Regolamen-
to del Consiglio dell’Ente.
In tale fase, vengono specialmente in rilievo i seguenti
7
La convocazione deve essere inviata, a cura del Sin- aspetti:
daco ovvero del Presidente del Consiglio Comunale o - per quanto attiene alla visione delle
Provinciale, a tutti i componenti dell’Organo secondo proposte, si rende opportuno istituire
le modalità previste dal Regolamento, con un’area riservata sul sito istituzionale
l’indicazione espressa del possibile ricorso alla modali- ove gli stessi possano prenderne vi-
tà telematica. sione e depositare eventuali emen-
A differenza delle modalità di convocazione del Con- damenti;
siglio, che trova dettagliate e precise previsioni per la - i pareri devono essere depositati con
relativa convocazione, la Giunta segue un procedimen- sottoscrizione effettuata mediante
to piuttosto agile. Questo dipende da alcuni fattori ab- firma digitale oppure con firma au-
bastanza evidenti: in primo luogo, la Giunta è un Or- tografa, per poi essere scannerizzati
gano di governo non fondato sul rapporto tra maggio- e resi disponibili su formato digitale;
ranza e minoranza e, pertanto, non necessita di garanti- - gli allegati, qualora non siano docu-
re adeguate tutele verso le minoranze; inoltre, la natura menti informatici, devono essere
riservata e non pubblica delle sedute dell’Organo, nel scansioni di originali cartacei con-
senso che esse non sono obbligatoriamente aperte al servati in atti;
Gazzetta Amministrativa -5- 3-4/2020Un elemento di assoluta novità è, Ai fini della validità della seduta, è neces-
senz’altro, la totale dematerializzazione dello sario che il collegamento audio-video garanti-
svolgimento della seduta, in quanto si attri- sca costantemente al Presidente e al Segreta-
buisce valore legale ad un evento che si svol- rio dell’Ente la possibilità di accertare
ge in un “non luogo”, in una sede virtuale, l’identità dei componenti che intervengono in
condivisa in presenza digitale da tutti i parte- audio e video, di regolare lo svolgimento del-
cipanti, i quali si collegano alla riunione da la discussione, di constatare e proclamare i
luoghi diversi ed anche senza la necessità che risultati della votazione, consentendo a tutti i
alcun componente sia presente presso la sede componenti di poter intervenire alla seduta,
dell’Amministrazione. Non è, altresì, richie- alla discussione, di presentare eventuali do-
sta la compresenza del Sindaco e del Segreta- cumenti ed esprimere il proprio voto, che av-
rio ed entrambi possono partecipare in video- verrà in modo palese, per appello nominale,
conferenza da luoghi diversi. mediante affermazione audio-vocale.
In via preliminare, si procede con la verifi- Dopo la verbalizzazione del voto, il Presi-
ca, mediante appello nominale, della sussi- dente dichiara l’esito.
stenza del numero legale dei partecipanti da Durante le sedute, i partecipanti potranno
parte del Segretario, il quale dovrà specifica- presentare documenti, tramite lettura in diret-
re, nel verbale, che la seduta si è svolta in vi- ta audio/video e deposito mediante successivo
deoconferenza indicando la piattaforma uti- invio degli stessi alla e-mail del protocollo e
lizzata dall’Ente. del Segretario dell’Ente.
Detto art. 73 del D.L. n. 18/2020, al com- Durante lo svolgimento della seduta, è fat-
ma 2, prevede che, nello svolgimento delle to obbligo a ciascun Consigliere di comunica-
sedute in videoconferenza, debba essere ga- re al Segretario sia la necessità di allontana-
rantita la certezza nell’identificazione dei par- mento temporaneo, sia l’uscita definitiva del-
tecipanti e la sicurezza delle comunicazioni. la seduta, in modo che sia costantemente veri-
L’identificazione avviene con la risposta ficabile il numero dei presenti ed aggiornata
all’appello nominale e la personale conoscen- la verbalizzazione. L’interruzione volontaria
za da parte del Presidente dell’Organo e del del collegamento o il momentaneo allonta-
Segretario, nello stesso modo in cui avviene namento dal raggio di ripresa della cam equi-
in presenza. Non si esclude che in futuro pos- vale ad abbandono dell’aula virtuale.
sa essere anche disciplinato il riconoscimento Per quanto attiene ai requisiti tecnici mi-
mediante l’analisi di dati biometrici attraverso nimi, necessari alla salvaguardia delle regole,
la webcam utilizzata per il collegamento. è evidentemente necessaria la disponibilità di
Il Segretario dell’Ente attesta la presenza strumenti telematici idonei a garantire:
dei componenti, mediante appello nominale, - che la seduta non sia pubblica (qualora
anche al momento del voto per coloro che so- ricorra tale necessità);
no collegati in via telematica, in funzione del- - l’identificazione degli intervenuti;
le competenze che ricopre, ex art.97, comma - la reciproca percezione audiovisiva tra
4, lettera a) del D.lgs. n. 267/2000. tutti i membri, che consenta ai componenti
La seduta, dopo l’appello nominale, il con- dell’Organo di partecipare al dibattito in tem-
trollo del collegamento simultaneo di tutti i po reale a due vie e, dunque, il collegamento
presenti e la verifica della sussistenza del simultaneo tra tutti i partecipanti su un piano
numero legale, è dichiarata valida dal Presi- di perfetta parità;
dente. - la visione degli atti della riunione;
- lo scambio di documenti;
- la visione dei documenti mostrati dal
- in ogni caso, le proposte di delibera-
zione e gli allegati potranno essere
Presidente e oggetto di votazione;
inviati, tramite mail, unitamente - la discussione, l’intervento e il diritto di
all’avviso di convocazione. voto in tempo reale degli argomenti affronta-
Il deposito di proposte ed emendamenti dovrà osserva- ti.
re, per quanto attiene ai tempi e ai contenuti, la disci-
plina prevista dall’apposito Regolamento.
Gazzetta Amministrativa -6- 3-4/2020In sintesi, vanno identificati i partecipanti Nelle ipotesi di votazione a scrutinio se-
ed adottate le misure atte a garantire la pub- greto, disciplinate dal Regolamento, potrà es-
blicità o la segretezza della seduta (rispetti- sere utilizzata una specifica piattaforma (ad
vamente nelle ipotesi in cui si riunisca il Con- esempio Eligo, piattaforma per il voto on line
siglio ovvero la Giunta). Riveste importanza certificata anche dal Garante per la protezione
la circostanza che, per tutta la durata delle se- dei dati personali) che consenta la partecipa-
dute, ci sia reciproca percezione audiovisiva zione solo ai soggetti legittimati attraverso
ed il collegamento simultaneo tra tutti i mem- l’attribuzione di credenziali e l’anonimato del
bri, in modo tale che gli stessi possano parte- voto singolo, con raccolta dei voti in modalità
cipare in tempo reale al dibattito. Durante lo aggregata.
svolgimento, sarà garantita, tramite condivi- E’ facoltà degli Amministratori, ed in par-
sione dello schermo del Presidente, la visione ticolare del capogruppo, di intervenire alle
degli atti nonché lo scambio e la consegna di sedute presentando la propria dichiarazione di
documenti ed emendamenti. voto in forma scritta, che verrà letta prima
In ogni momento, dovranno essere garanti- della votazione, al fine di evitare ogni possi-
ti la discussione e la possibilità di fare inter- bile errore di travisamento della propria vo-
venti o dichiarazioni di voto9; sarà cura del lontà.
Presidente “dar voce” a chi ne faccia richie- Per quanto concerne il Consiglio Comuna-
sta, nei tempi e modi stabiliti dal Regolamen- le o Provinciale, dietro esplicita dichiarazio-
to. ne, ogni Consigliere può richiedere che il
Al fine di avere la certezza del corretto proprio intervento, rispettoso dei principi di
collegamento, prima di ogni votazione, è op- inerenza, pertinenza e continenza11, sia verba-
portuno che il Presidente chieda ai presenti lizzato integralmente12; viceversa, ogni Con-
se, durante la discussione, ci siano state inter-
ruzioni del segnale. Prima di iniziare la di- 11
Cfr. Fabio, Martino Battista, L’ordinamento degli
scussione sul punto successivo, è consigliabi- Enti Locali in Sicilia, Caparrini - Ed. Grafiche E. Ga-
le, al fine di avere contezza della simultanea spari.
12
presenza, verificare, attraverso appello nomi- In via generale, si ricorda che il verbale, quale atto
giuridico annoverabile nella più ampia categoria degli
nale, la presenza in remoto degli iniziali par- atti certificativi, è un documento finalizzato alla de-
tecipanti. scrizione di atti e/o fatti rilevanti per il diritto, compiuti
Come di consueto, la modalità ordinaria di alla presenza di un soggetto verbalizzante, al fine di
espressione del voto è quella palese, per alza- garantire la certezza della descrizione degli accadimen-
ti constatati, documentandone l’esistenza (Consiglio di
ta di mano o per appello nominale, che appare Stato, sez. IV, sentenza del 18 luglio 2018, n. 4373).
preferibile10. Anche la giurisprudenza, intervenuta sull’argomento,
ha affermato che il verbale ha l’onere di attestare il
compimento dei fatti svoltisi al fine di verificare il cor-
9
Le dichiarazioni rese dai Consiglieri comunali nel retto iter di formazione della volontà collegiale e di
corso della discussione sono riportati in sintesi espri- permettere il controllo delle attività svolte, non avendo
mendo, con la massima chiarezza possibile, i concetti al riguardo alcuna rilevanza l’eventuale difetto di una
di ciascuno degli intervenuti. Qualora gli interessati minuziosa descrizione delle singole attività compiute o
intendessero chiedere l’inserimento dei propri inter- delle singole opinioni espresse (Consiglio di Stato, sez.
venti in forma integrale e completa, essi devono essere IV, sentenza del 25 luglio 2001, n. 4074. Nello stesso
già dotati del proprio testo scritto da consegnare al Se- senso, Consiglio di Stato, sez. VI, sentenza del 2 mar-
gretario dell’Ente, oppure chiedere che l’intervento sia zo 2001, n. 1189 e T.A.R. Lazio - Roma, sez. I, sen-
acquisito sotto dettatura. tenza del 12 marzo 2001, n. 1835. In questo senso, si
10
La dottrina che si è occupata del voto elettronico ha veda, anche il parere del Ministero dell’Interno del 20
da sempre focalizzato la sua attenzione sul voto elet- gennaio 2015).
tronico di tipo elettivo, tralasciando per lo più Pertanto, il verbale, non deve contenere la descrizione
l’esperienza del voto elettronico di tipo deliberativo, minuta di ogni singola modalità di svolgimento
pur essendo, invece, quest’ultimo quello che ha più dell’azione (finendo ciò per appesantire notevolmente
interazione, in concreto, con tutto l’assetto e il sistema la funzione verbalizzatrice senza una seria giustifica-
politico istituzionale; insomma, è quello che dà corpo e zione) ne’ tutta la discussione ne’ tutti gli atti o fatti
consente alla sovranità popolare, nel continuum rap- devono essere necessariamente documentati nel verba-
presentativo tra eletti ed elettori, di esprimersi poi, le, ma solo gli aspetti salienti e significativi che, se-
successivamente, nel momento elettivo. condo un criterio di ragionevole individuazione, assu-
Gazzetta Amministrativa -7- 3-4/2020sigliere ha la facoltà di consegnare una nota cati nonché la possibilità di organizza-
scritta contenente la propria dichiarazione. re specifiche riunioni;
Per quanto attiene alla sottoscrizione e - la condivisione di documenti, median-
conservazione del verbale, non rileva che lo te la comune visione dello schermo;
stesso derivi da seduta in presenza o video- - la registrazione della seduta;
conferenza, trovando piena applicazione la - la pubblicità della stessa.
disciplina in materia di gestione documentale. Altro aspetto rilevante, è la titolarità
dell’accesso alla piattaforma, che deve con-
4. Gli strumenti digitali per lo svolgi- sentire l’acquisizione di un account diretta-
mento delle sedute. mente da parte del Comune, in modo tale da
La scelta della piattaforma da utilizzare assicurare l’immediata identificazione del
deve ricadere su soluzioni che assicurino: soggetto che organizza la conference-seduta.
- affidabilità, funzionalità, garanzia di In pratica, viene creato un evento digitale sul-
tracciabilità; la piattaforma prescelta ed a tale evento ven-
- possibilità di acquistare una “utenza” gono inviati tutti coloro che legittimamente
che consenta l’utilizzo di spazi dedi- devono prendervi parte.
Il Presidente, soggetto deputato a presiede-
mono rilevanza proprio in relazione alle finalità cui re la seduta, dirige la seduta e potrà consenti-
l’attività di verbalizzazione è preposta essendo suffi-
re, parallelamente a quanto avviene in pre-
ciente una succinta, ma inequivoca indicazione degli
argomenti svolti dai consiglieri intervenuti nel dibattito senza, interventi, discussioni e condividere lo
e delle relative conclusioni, in particolare, quelli ne- schermo per esibire documenti, così come po-
cessari per consentire la verifica della correttezza delle trà “dare e togliere la parola” abilitando o di-
operazioni eseguite dall’Organo collegiale (Consiglio sabilitando l’audio del singolo partecipante.
di Stato, sez. VI, sentenza del 14 aprile 2008, n. 1575).
Il verbale, in definitiva, non attiene al procedimento
Occorre considerare la necessità di rego-
deliberativo, che si esaurisce e si perfeziona con la lamentare lo svolgimento da remoto anche
proclamazione del risultato della votazione, ma assolve delle sedute delle Commissioni comunali, che
ad una funzione di mera certificazione dell’attività potranno avvalersi degli stessi strumenti tec-
dell’Organo deliberante” (T.A.R. Lazio, I Sez. con nologici.
sentenza 10 ottobre 1991, n. 1703).
Il verbale ha un suo contenuto indefettibile e necessa- Nelle riunioni degli Organi collegiali in
rio: l’indicazione dell’Organo; il luogo della riunione, videoconferenza, vi è la possibilità che altri
la data e ora di inizio e fine lavori, l’indicazione del soggetti, oltre a quelli istituzionali, possano
tipo di seduta (prima o seconda convocazione), la ses- parteciparvi: Collegio dei Revisori dei Conti,
sione (ordinaria, straordinaria, urgente), la verifica in
ordine all’avvenuto riscontro della regolarità del pro-
Responsabili dei Servizi, professionisti inca-
cedimento di convocazione dei componenti l’Organo, ricati, ecc. .13
l’indicazione dei componenti presenti e degli assenti,
l’appello e verifica del numero legale, l’indicazione di 4.1 Trasparenza e tracciabilità.
chi presiede i lavori, le dichiarazioni di voto rese, la Com’è noto, il citato art.73 del D.L. n.
modalità della votazione (palese, segreta, per appello
nominale, per alzata o seduta, per alzata di mano, per 18/2020 richiama, nello svolgimento delle
divisione nell’aula), l’esito della votazione degli
emendamenti oltre all’esito della votazione finale, di-
stinguendo tra voti a favore, contrari ed astenuti,
l’eventuale votazione per consentire l’immediata ese- 13
L’audizione del funzionario può avvenire anche sen-
guibilità, la decisione di approvare o respingere la pro- za che lo stesso prenda parte alla riunione di Giunta, in
posta iscritta all’ordine del giorno. Compito del Segre- quanto si può procedere a sospendere i lavori per poi
tario dell’Ente è, inoltre, quello di ricevere la volontà riprenderli dopo che il Sindaco e gli assessori abbiano
del Consiglio, non dei singoli consiglieri, dei quali, sentito il funzionario. Un corretto iter procedimentale
giuridicamente, rileva solo l’assenza o la presenza, la potrebbe essere quello secondo cui, anziché impigliarsi
dichiarazione di voto resa ed il voto espresso. in cavillosi tecnicismi, se l’Organo deliberante modifi-
Secondo numerose pronunce giurisprudenziali, non è ca la originaria proposta di deliberazione,
richiesta la redazione del verbale durante la seduta, es- nell’impossibilità di acquisire in tempo reale la con-
sendo sufficiente che avvenga in un tempo successivo ferma di un prescritto parere di regolarità tecnica sulla
e non sia protratta a tempo indefinito (Si veda, in parti- proposta di deliberazione così emendata, procede diret-
colare, Consiglio di Stato, sez. IV, 28 gennaio 1975, n. tamente al rinvio del provvedimento a successiva sedu-
60.). ta.
Gazzetta Amministrativa -8- 3-4/2020sedute in videoconferenza, pure il rispetto di nell’assetto normativo, condizione di legitti-
criteri di trasparenza e tracciabilità. mità.
Riguardo alla nozione di trasparenza, non Pur riconoscendo che le sedute consiliari
si può che far riferimento alla definizione of- sono “pubbliche”, in quanto aperte alla parte-
ferta dall’art. 1 del D.Lgs. n. 33/201314; man- cipazione dei cittadini, si è evidenziata la ne-
ca, viceversa, una precisa definizione giuridi- cessità che, laddove si ricorra all’utilizzo di
ca di tracciabilità. sistemi di registrazione o videoregistrazione,
Al fine di individuare il concetto di trac- ciò venga regolamentato, soprattutto in ragio-
ciabilità, elemento rilevante per lo svolgimen- ne del rischio che i temi oggetto del confronto
to delle sedute in remoto, occorre prendere le possano essere decontestualizzati.
mosse dalla definizione di tracciabilità in in- Si è portati, erroneamente, a credere che la
formatica, che è intesa come la disponibilità tracciabilità di una videoconferenza possa es-
di tutti i log di sistema, laddove il log è la re- sere garantita attraverso una videoregistrazio-
gistrazione sequenziale e cronologica delle ne integrale oppure tramite foto dello scher-
operazioni effettuate da un sistema informati- mo (c.d. screenshot), da firmare digitalmente
co, che consente di riferire dette operazioni al per poi essere conservate.
soggetto che si è “loggato”, utilizzando, di La registrazione della conferenza assolve,
fatto, la firma elettronica semplice. invece, ad altre finalità (tra le quali garantire
Tracciabile è, dunque, tutto ciò che lascia il supporto al Segretario nella stesura dei ver-
tracce delle operazioni avvenute e, pertanto, bali), ma non è, come da qualcuno ritenuto,
va intesa come verifica del processo; infatti, uno strumento di controllo e garanzia di
l’utilizzo degli applicativi di videoconferenza quanto accaduto nella seduta. Tale effetto
lascia inevitabili tracce delle attività eseguite. continua, difatti, ad essere assolto dal verbale,
La tracciabilità va individuata nella possibili- che, in quanto atto pubblico, fa prova fino a
tà che, una volta conclusa la seduta, gli utenti querela di falso.
abilitati possano conservarne memoria trami- Occorre avvisare i partecipanti circa
te “traccia” della medesima sulla piattaforma, l’illegittimità di registrare la seduta perso-
allo scopo di comprovarne, senza ombra di nalmente, cioè senza il consenso degli altri,
dubbio, il giorno, l’ora e la durata. ricordando loro che la diffusione della regi-
Nelle sedute collegiali in videoconferenza, strazione può avvenire solo sulla base del
dunque, la tracciabilità è assicurata principio di liceità di cui all’art. 5 del GDPR
dall’applicativo utilizzato, idoneo a lasciar (Reg. U.E. 2016/679), pena la violazione del
traccia informatica della data e dell’ora di ini- trattamento di dati personali.
zio e fine lavori, dei soggetti che hanno parte- Considerato che la registrazione non è ob-
cipato attraverso i propri strumenti informati- bligatoria15, qualora venisse effettuata, “il do-
ci e che si sono “loggati”. Come per la seduta cumento informatico che la contiene dovrà
in presenza, le ulteriori “notizie” vengono essere “versato in conservazione” per la sua
esplicitate nel verbale redatto dal Segretario. archiviazione legale. Diversamente, verrà
La tracciabilità deve essere distinta dalla conservato soltanto il documento informatico
registrazione della seduta, che ha sempre tro- relativo alla verbalizzazione della seduta.
vato la sua disciplina nei Regolamenti per il Alla base della rivoluzione digitale c’è il
funzionamento dell’Organo collegiale, e che, riconoscimento della preminenza del docu-
a differenza della prima, non costituisce, mento informatico: i documenti formati, ge-
stiti e conservati dalla Pubblica Amministra-
14
D.Lgs.33/2013, Art. 1 (Principio generale di traspa- zione sono, in primis, documenti informatici,
renza) recita: “La trasparenza è intesa come accessibi- intesi come rappresentazione informatica di
lità totale dei dati e documenti detenuti dalle pubbliche
amministrazioni, allo scopo di tutelare i diritti dei cit-
atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti e, so-
tadini, promuovere la partecipazione degli interessati lo ove non sia possibile, analogici.
all’attività amministrativa e favorire forme diffuse di
15
controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali Il fatto che le sedute avvengano in modalità in vi-
e sull’utilizzo delle risorse pubbliche” (comma così deoconferenza non implica che le stesse debbano esse-
modificato dall’art. 2, comma 1, d.lgs. n. 97 del 2016). re registrate.
Gazzetta Amministrativa -9- 3-4/2020La validità e la rilevanza legale del docu- spingere con ancor più forza verso
mento sono fortemente legate l’estensione di applicativi già esistenti su tec-
all’applicazione delle linee guida dell’Agid nologia Distributed Ledger (DLT) per
che governano il processo e, pertanto, solo i l’identificazione su blockchain dei parteci-
documenti informatici formati, gestiti e con- panti ad un Organo collegiale17.
servati in conformità alle regole sono validi e
produttivi di effetti legali.
Affinché il bit (inteso come unità fonda- 4.2 La pubblicità delle sedute.
mentale di ogni informazione digitale) abbia Le Giunte operano, di consueto e con le
lo stesso valore legale della “parola scritta”, dovute eccezioni, “al chiuso”, cioè senza che
occorre che sia formato, gestito e conservato siano accessibili a soggetti estranei.
secondo tali regole, che costituiscono le I Consigli, invece, eccezion fatta per le
“istruzioni” per formare, gestire e conservare ipotesi in cui sia previsto diversamente, sono
con piena efficacia i documenti informatici e di norma “aperti al pubblico”, proprio allo
iniziare il processo di digitalizzazione nei scopo di consentire la più ampia conoscenza
Comuni e, più in generale, nelle Pubbliche delle decisioni assunte e del dibattito politico;
Amministrazioni. la pubblicità deve essere garantita anche alle
Una volta creato l’atto digitale, la succes- riunioni che avvengono in modalità digitale.
siva acquisizione delle caratteristiche di im- L’Ente deve individuare la modalità e gli
modificabilità ed integrità per la validità del strumenti telematici più idonei per assicurare
documento è determınata, alternativamente, la necessaria pubblicità, consentendo la par-
da una o più delle seguenti operazioni: tecipazione a chiunque vi abbia interesse.
a) la sottoscrizione con firma digitale, ov- In via preliminare, occorre tenere distinti
vero con firma elettronica qualificata; in tal due aspetti che, a prima vista, potrebbero ap-
caso, il documento, per acquisire il requisito parire simili ma, che, nella sostanza, differi-
dell’immodificabilità, deve essere privo di scono profondamente: pubblicità e diffusione.
macroistruzioni e codici eseguibili; La pubblicità è volta a consentire a chiun-
b) l’apposizione di una validazione tempo- que di assistere alla seduta durante il suo
rale (c.d. marca temporale); svolgimento, senza che sia richiesta legitti-
c) il trasferimento a soggetti terzi con po- mazione alcuna e senza poter prendere la pa-
sta elettronica certificata con prova di com- rola. In altri termini, occorre “lasciare aper-
pleta ricevuta; ta” la porta della seduta digitale. Situazione
d) la memorizzazione su sistemi di gestio- assolutamente diversa è quella del Consiglio
ne documentale che adottino idonee politiche cosiddetto “aperto”, nel quale è consentito al
di sicurezza; pubblico non solo di assistere ma anche di in-
e) il versamento ad un sistema di conser- tervenire. A tale proposito si rende necessa-
vazione; ria l’adozione di una disciplina specifica per
f) inoltre, in particolare per i documenti consentire e regolamentare gli interventi del
amministrativi, la registrazione in ulteriori pubblico nonché la protezione dei dati in casi
registri, repertori, albi, elenchi, archivi e rac- di registrazione e successiva diffusione.
colte di dati contenuti nel sistema di gestione La diffusione, diversamente, può prescin-
documentale.”16 dere dalla partecipazione “in tempo reale” e
Al documento divenuto immodificabile perdurare nel tempo, ben dopo che la seduta
deve essere associato l’insieme minimo dei si è svolta, andando ad impattare con la nor-
metadati previsto dall’art. 53 del CAD.
Le necessità rappresentate dagli artt.73 e
17
La blockchain (letteralmente “catena di blocchi”) è
una struttura dati condivisa e immutabile.
106 del D.L. n. 18/20 e la finalità di garantire Per tali caratteristiche, la blockchain è considerata per-
l’immutabilità delle deliberazioni potrebbero tanto un’alternativa in termini di sicurezza, affidabilità,
trasparenza e costi alle banche dati e ai registri gestiti
in maniera centralizzata da autorità riconosciute e re-
16
Cfr. Carla Bue, Il Comune digitale, Ed. Grafiche E. golamentate (pubbliche amministrazioni, banche, assi-
Gaspari, 2016. curazioni, intermediari di pagamento, ecc.).
Gazzetta Amministrativa -10- 3-4/2020mativa sulla protezione dei dati personali, re- Se, invece, l’Ente opta per la condivisione
lativi alla tutela dell’immagine (per i quali è in streaming, si verificherà la diffusione sulla
riconosciuto il diritto all’oblio) una volta che rete e, pertanto, il filmato, una volta diffuso,
il dato abbia assolto alla sua funzione. Natu- potrà essere utilizzato da chiunque senza la
ralmente la diffusione, in quanto ultronea ri- possibilità di controllo. Si renderà, pertanto,
spetto ai requisiti essenziali per la validità opportuno informare i Consiglieri e gli even-
della seduta, dovrà essere oggetto di specifica tuali partecipanti alle sedute circa
previsione regolamentare, che disponga anche l’inevitabile diffusione e “decontestualizza-
in merito a quanto necessario per la protezio- zione”, che dovrà richiedere l’adozione di
ne dell’immagine. maggiore responsabilità nella scelta del regi-
Da tale distinzione, emerge come sia op- stro linguistico e dei riferimenti a persone o
portuno utilizzare le seguenti modalità per ga- fatti.
rantire la pubblicità: La diffusione attraverso i social network20
1) rendere noto, all’interno del manifesto incontra, inoltre, alcuni problemi non trascu-
di convocazione del Consiglio, debitamente rabili:
pubblicato all’albo pretorio on-line, il link per 1) consente, in generale, di assistere solo
l’accesso alla piattaforma, completo di tutti a quei cittadini che abbiano un proprio ac-
gli ulteriori elementi per collegarsi in auto- count personale (situazione diversa si avrebbe
nomia e seguire la seduta in diretta.18 Anche qualora si utilizzasse un canale YouTube in
sotto quest’ultimo profilo risulta opportuno quanto non è richiesto alcun account per la
che sia l’Ente il titolare dell’account; visione dei filmati).
2) ricorrere alla videoregistrazione e alla Permette, inoltre, di lasciare commenti, da
pubblicazione “in contemporanea” sul sito parte degli spettatori, trasformando la mera
istituzionale, ma non in “streaming”19, preve- possibilità di assistere nella concreta parteci-
dendo che, in caso di problemi tecnici che ne pazione, con la conseguenza di veder pubbli-
impediscano la trasmissione, il tracciato au- cati messaggi, anche polemici, con linguaggio
dio-video venga reso disponibile successiva- a volte inappropriato, e, finalizzati ad inaspri-
mente in modalità asincrona sul sito istituzio- re le situazioni.
nale. Del resto, la pubblicità della seduta non è
Inoltre, proprio in ragione della contempo- finalizzata alla partecipazione attiva del pub-
raneità della trasmissione, l’Ente può decide- blico, quanto, invece, alla conoscenza delle
re, a conclusione della seduta, di sospendere decisioni assunte e delle modalità in cui si ar-
la trasmissione e rimuovere la registrazione ticola il confronto dialettico e politico.
dal sito, proprio per evitare un’eventuale “de- Si potrebbe, addirittura, verificare
contestualizzazione” delle affermazioni rila- un’alterazione del libero processo di forma-
sciate durante la seduta. zione della volontà del Collegio, che potrebbe
Tali soluzioni permettono, innanzitutto, il essere influenzato da commenti espressi da
libero accesso ai cittadini, ma, soprattutto, soggetti terzi, influenti e/o portatori di propri
aggiungono il valore della formalità istituzio- interessi privati, distanti da quelli pubblici,
nale evitando, altresì, eventuali utilizzi inde- generando così un vero e proprio inquina-
biti o commenti inopportuni, e non richiedono mento della volontà dell’Organo.
alcuna condizione di accesso. 2) la diffusione delle registrazioni sui so-
cial network (così come la trasmissione in
streaming) può avere la conseguenza di fare
18
A tal proposito, si sottolinea che le piattaforme con- permanere all’infinito le registrazioni, con il
sentono accessi gratuiti indicando, ad esempio, il nu- risultato di decontestualizzare il confronto e
mero identificativo della riunione o comunque elemen-
ti di individuazione.
mantenere, senza limiti temporali, ogni trac-
19
Il termine streaming o flusso multimediale nel cam- cia della sedute.
po delle telecomunicazioni identifica un flusso di dati
audio/video trasmessi da una sorgente a una o più de-
20
stinazioni tramite una rete telematica. Questi dati ven- Facebook è uno dei più diffusi social network che
gono riprodotti man mano che arrivano a destinazione. più si presta alle trasmissioni di video anche in diretta.
Gazzetta Amministrativa -11- 3-4/2020Laddove si ritenga di assicurare la pubbli- anche il divieto dei “visitatori” di utilizzare
cità mediante la trasmissione della registra- eventuali loro riproduzioni della seduta per
zione dell’intera seduta, sia che la stessa av- finalità che non siano consentite o che com-
venga mediante i social network, sia sul pro- portino la violazione del trattamento di dati
prio sito istituzionale o in streaming, sarà suf- personali.
ficiente disciplinare tale possibilità in apposi- Pertanto, la P.A. non deve produrre alcuna
to Regolamento e informare preventivamente informativa. Eventuali violazioni del tratta-
i partecipanti, individuando il Responsabile mento, come l’indebita diffusione di dati al di
della conservazione del “documento” che, fuori del contesto, sono oggetto di tutela da
inevitabilmente, potrà essere oggetto di ac- parte dei singoli interessati nei confronti di
cesso nei casi in cui ciò sia consentito. chi si sia reso diretto responsabile della viola-
In tale ultima circostanza, i partecipanti sa- zione.
ranno responsabili di eventuali affermazioni Con l’utilizzo delle videoconferenze, ine-
inopportune. È chiaro il riferimento ad even- vitabilmente, si ha la diffusione delle imma-
tuali frasi ingiuriose, allusioni o dichiarazioni gini dei partecipanti, ma si tratta di questioni
offensive o diffamatorie che resterebbero im- che non richiedono l’utilizzo di informative
presse nelle registrazioni benché non riportate da parte dell’Ente, come molti hanno ritenuto.
nel verbale. La gestione delle riprese dovrà essere atten-
La seduta del Consiglio dell’Ente, che trat- tamente disciplinata nel citato Regolamento.
ti di questioni personali o di apprezzamenti su A tal riguardo, è necessario operare una
qualità personali, attitudini, meriti e demeriti sostanziale differenza relativamente alla scel-
di individui o questioni che rivestano il carat- ta della piattaforma informatica utilizzata:
tere di riservatezza e, pertanto, soggetti a tute- - è possibile ricorrere ad una piattafor-
la, potrà essere riservata ed accessibile esclu- ma che consenta al Comune di creare una
sivamente ai componenti del Consiglio e al propria utenza istituzionale, per poi fornire la
Segretario; durante la trattazione di tali argo- possibilità ai componenti dell’Organo di ac-
menti, si procederà alla sospensione della tra- cedere alla riunione tramite un “invito” (es.
smissione e/o della registrazione della seduta GoToMeeting, Zoom) nonché consentire alla
per tutta la durata della discussione relativa cittadinanza di assistere rendendo pubbliche
agli stessi. le modalità di collegamento;
- oppure, si può usare una piattaforma
4.2.1 La pubblicità delle sedute e la pro- che richieda un personale account degli am-
tezione dei dati personali. ministratori (es. Skype, WhatsApp, ecc), e ciò
In riferimento alle modalità di pubblicità e solo quando non sia necessaria la pubblicità
di registrazione delle sedute in videoconfe- della seduta in quanto può accedere solo chi è
renza, sopra riportate, l’Ente non è “titolare” invitato o videochiamato.
di alcun trattamento dei dati personali, così In quest’ultimo caso, eventuali obblighi ri-
come, d’altronde, non lo è quando le sedute guardo al trattamento dei dati attengono
sono aperte alla presenza fisica dei cittadini. esclusivamente al rapporto tra l’utente e
La Pubblica Amministrazione, piuttosto, si l’operatore che fornisce il servizio o la piatta-
configura come “utente” e, pertanto, non po- forma. È evidente, quindi, che l’Ente Locale
trà garantire la tutela di diritti dei singoli par- non ha alcun onere di tipo informativo, se non
tecipanti qualora i filmati venissero utilizzati (come qualsiasi utente) l’obbligo di astenersi
in modo inopportuno o diffusi sui social net- dalla divulgazione di eventuali filmati e, nel
work e sulla rete: dovrà, invece, pretendere il caso in cui vengano registrate le conversazio-
corretto trattamento dei dati da parte ni, di informare sull’uso, sulla responsabilità,
dell’operatore che fornisce il servizio o la sui tempi e sulle modalità di conservazione
piattaforma. delle stesse.
La trasmissione della registrazione, come Laddove, invece, l’Ente propenda per una
sopra detto, deve essere oggetto di una speci- piattaforma che richieda la stipula di un con-
fica disposizione regolamentare che stabilisca tratto di fornitura di un servizio, l’informativa
Gazzetta Amministrativa -12- 3-4/2020Puoi anche leggere
