Interviene: Paolo Grotto - CEO di Arket Spa Modera: Chiara Lupi - Direttrice editoriale di ESTE - www.este.it
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Interviene: Paolo Grotto – CEO di Arket Spa
Modera: Chiara Lupi - Direttrice editoriale di ESTE
www.arket.it www.este.it
• Chi è Arket
• Digital Transformation e Digital Workplace
• Il nostro approccio: la Document Intelligence
• Strumenti per il Digital Workplace
Sommario • Casi concreti: alcuni esempi e spunti
• Focus: Gestire le attività commerciali in mobilità
• Focus: Manutenzione efficiente: tutto a portata
di mano
• Focus: Gestione smart delle Non conformità
Interagire
Titolo presentazione
con informazioni
– Datae–processi
Luogo/evento
da qualsiasi luogo e device: come dare una spinta alla produttività aziendale – 10/05/2022 www.arket.it
Chi è
• Partner che affianca le imprese con consulenza personalizzata e ad alto livello per la
digitalizzazione dei processi aziendali da più di 20 anni.
• Soluzioni per la gestione ed automazione di documenti, processi e dati, pensate per snellire
e rendere efficienti i flussi di lavoro quotidiani delle aziende.
• Software proprietari flessibili e semplici da integrare, facili da utilizzare, potenti nelle
funzionalità.
• Metodologia di approccio al progetto basata su un modello iterativo, incrementale ed
interattivo.
• Ci rivolgiamo con successo a realtà aziendali attente all’innovazione ed appartenenti
a settori diversificati: dalla GDO alla metalmeccanica, dalle acciaierie e fonderie al settore
tessile e moda, ed in generale ad aziende produttive, commerciali e di servizi.
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Titolo presentazione
con informazioni
– Data e– processi
Luogo/evento
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Digital Transformation per la competitività delle imprese
Trasformazione Digitale = tema sempre più strategico per le imprese.
Delle 16 componenti del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), quella dedicata a «Digitalizzazione, innovazione e competitività
nel sistema produttivo» rappresenta la fetta più corposa dei progetti di investimento previsti (23,89 miliardi di euro).
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Automazionecondelle
informazioni
attività dell’ufficio
e processi –da30/09/2020
qualsiasi luogo
– ONLiNE
e device:
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Creare un Digital Workplace
Le tecnologie digitali che oggi abbiamo a disposizione stanno rivoluzionando il modo di lavorare delle persone e
l’organizzazione delle aziende.
Si parla sempre più di Digital Workplace, un ambiente di lavoro coinvolgente ed intuitivo in cui, grazie al supporto delle
nuove tecnologie (ad es. piattaforme software, portali web, app), è possibile in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e
da ogni device:
Interagire in modo semplice, intuitivo e sicuro con le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.
Distribuire e scambiare informazioni in modo rapido, controllato ed efficiente, sia internamente all’azienda che con l’esterno (clienti,
fornitori, partner), accrescendo la collaborazione.
Reperire o creare in maniera istantanea la documentazione necessaria.
Intervenire in modo tempestivo in processi e flussi di lavoro.
Garantire massima sicurezza (anche in ottica GDPR) nel gestire documenti, informazioni e processi.
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Verso il cambiamento
Secondo Gartner, il Digital Workplace offre alle organizzazioni l'opportunità di aumentare la produttività utilizzando
strumenti digitali: è necessario però rivedere e ridefinire i processi di lavoro attuali per sfruttare appieno i vantaggi
dell’investimento in tecnologie, avviare nuovi modi di lavorare e far si che il cambiamento si propaghi in modo rapido
ed efficace.
Gartner sottolinea poi che Trasformazione Digitale e Digital Workplace richiedono ai dipendenti la capacità e volontà di
impegnarsi pienamente e attivamente nel percorso di digitalizzazione dell'organizzazione.
Le persone sono quindi sempre al centro.
Fonte: 5 Digital Workplace Myths That Impede Workforce Digital Dexterity By Joe Mariano, Tori Paulman, and 3 more - https://www.gartner.com/document/4012946
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Per chi il Digital Workplace è una svolta
Tutta l’azienda può beneficiare del Digital Workplace, traendone grandi vantaggi, ad esempio:
Figure che effettuano spesso trasferte, ad es. commerciali, agenti, manutentori, tecnici, i quali hanno la necessità di recarsi da
clienti o presso impianti/sedi distribuiti sul territorio
Chi lavora in contesti quali la produzione, la logistica o la qualità, in cui è fondamentale poter consultare, raccogliere ed
organizzare informazioni e documentazione in modo smart
Il reparto HR può sfruttare le nuove tecnologie per interagire in modo più semplice ed efficace con i dipendenti, in modo
bidirezionale, anche in contesti in cui la forza lavoro è distribuita in punti vendita o sedi diverse
Con l’introduzione dello smartworking il lavoro diventa sempre più flessibile ed ibrido per tutti, anche per coloro che
tipicamente operavano solamente dalla propria postazione in ufficio: per poter garantire la miglior operatività è quindi
indispensabile avere accesso a documenti, informazioni e processi ovunque e in qualsiasi momento.
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Alcune soluzioni per
Strumenti per il Digital Workplace lavorare in modo smart
ovunque
Il nostro approccio: la “Document Intelligence”
Permette di Permette l'accesso a
I documenti vengono È totalmente integrata
organizzare e gestire i documenti e processi
gestiti digitalmente con le applicazioni di
processi, interagendo da più punti (anche da
durante tutto il ciclo di Business già presenti
anche con i business fuori sede): desktop,
vita in azienda
partner web, app
Fornisce strumenti di analisi e
Gestisce eventi Si adatta all’organizzazione
misurazione delle performance
Permette di automatizzare i processi Coinvolge qualsiasi tipo di documento aziendale
Interagire
La DocumentconIntelligence
informazioniper
e processi
sistemi IBM
da qualsiasi
i – AS/400
luogo
– 15/09/2020
e device: come
– ONLiNE
dare DAYS
una spinta
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Gestione di documenti e processi con Document Intelligence
www.globedms.it
Globe è una piattaforma completa per la gestione intelligente di
processi, informazioni e documenti: supera il concetto tradizionale di
documentale, considerato solamente un contenitore di documenti ed
attribuisce primaria importanza ai processi e alle informazioni.
Permette di organizzare e gestire i processi, coinvolgendo anche attori
esterni all’azienda (ad esempio clienti e fornitori) o da fuori sede,
ricercare e trovare facilmente il documento giusto al momento giusto
ed analizzare informazioni.
Questa soluzione di Document Intelligence è in grado
di adattarsi all'organizzazione ed integrarsi con le applicazioni di
business già presenti in azienda, rendendo più snelli e controllati i
processi.
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La DocumentconIntelligence
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e processi
sistemi IBM
da qualsiasi
i – AS/400
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www.arket.itParola d’ordine: accessibilità
Client desktop, Client Web, App
www.globedms.it www.arket.itInteragire con
informazioni e processi
Casi concreti da qualsiasi luogo e
deviceAlcuni esempi e spunti
Scansione di documenti Creazione di Creazione di
tramite fotocamera: l’App documentazione documentazione
Globe crea un PDF, le foto fotografica di fotografica dei colli in
vengono raddrizzate ed prodotti/macchinari arrivo/uscita e scansione
ottimizzate, con la possibilità tramite APP, con dei barcode tramite APP
di riordinare le pagine e possibilità di inserire per collegamento con le
modificarle tramite note, disegnare, informazioni presenti in
l’editor integrato
cerchiare ecc. Globe e a gestionale.
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2020dare una spinta alla produttività aziendale – 10/05/2022 www.arket.it
www.arket.itAlcuni esempi e spunti
Portale/app
Inserimento trasferte dipendenti che
Timbratura dipendenti
da APP, web o desktop permette di consultare
da remoto con
con generazione il proprio fascicolo
geolocalizzazione
automatica note dipendente, inserire
tramite APP
spese. ferie, ricevere
comunicazioni.
Creazione di rapportini Portale
tramite APP da parte dei clienti/fornitori Creazione e
dipendenti con possibilità
tramite cui possono caricamento di
di farlo firmare al cliente
al termine dell’attività
inserire e ricevere rapportini tramite
(direttamente su richieste, portale web da parte
smartphone/tablet o con documentazione o dei fornitori di servizi
firma tramite link) informazioni.
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www.arket.itAlcuni esempi e spunti
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www.arket.itGestire le attività commerciali in mobilità
Commerciali, agenti, ufficio vendite, possono gestire tutte le attività commerciali con un’unica piattaforma, scegliendo
se da desktop, mobile o web, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo:
Alimentazione automatica di Raggruppamento
CRM per la registrazione schede cliente con le Anagrafica con tutte le automatico in dossier di
e consultazione delle informazioni inserite nel informazioni di contatto, tutta la documentazione
attività svolte e di corso del tempo, per indirizzi, documenti, da cliente divisa per tipologia
informazioni strategiche un’overview immediata cui avviare direttamente (offerte, richieste
quando sono ancora della situazione, anche un Google Maps o assistenza/manutenzione,
«calde», in real time attimo prima di effettuare un telefonate tramite APP ordini, contratti, data view)
appuntamento per una consultazione rapida
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www.arket.itGestire le attività commerciali in mobilità
Data View e KPI per avere
Approvazione documenti sempre il pieno controllo
(ad es. fatture da inviare sulle performance di vendita
al cliente) in mobilità e sulla situazione di ogni
cliente
Inserimento di Registrazione dell’incasso di
informazioni su trasferte assegni/contanti da parte
da APP, web o desktop, degli agenti di vendita
con generazione tramite APP, con
automatica delle note acquisizione della foto
spesa dell’assegno
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www.arket.itGestire le attività commerciali in mobilità
Data View e KPI per avere
Approvazione documenti sempre il pieno controllo
(ad es. fatture da inviare sulle performance di vendita
al cliente) in mobilità e sulla situazione di ogni
cliente
Inserimento di Registrazione dell’incasso di
informazioni su trasferte assegni/contanti da parte
da APP, web o desktop, degli agenti di vendita
con generazione tramite APP, con
automatica delle note acquisizione della foto
spesa dell’assegno
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www.arket.itGestire le attività commerciali in mobilità
Invio delle offerte ai clienti
via e-mail autogenerata,
Ricezione, acquisizione e contenente un link tramite
smistamento automatici cui il cliente potrà visionare
di richieste d’offerta da l’offerta via web e scegliere
parte dei clienti tramite se accettarla e applicare una
portale dedicato o email firma elettronica o
richiedere modifiche.
Solleciti automatici
Autorizzazioni altamente
Condivisione in real time configurabili e flessibili,
tramite APP, desktop o garantendo la massima
web di documenti: via e- sicurezza ed il rispetto delle
mail, con altre app policy aziendali (differenziate
installate sul telefono, ad es. in base al tipo di
whatsapp utente - agenti, direttori
commerciali e back-office)
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Invio delle offerte ai clienti
via e-mail autogenerata,
Ricezione, acquisizione e contenente un link tramite
smistamento automatici cui il cliente potrà visionare
di richieste d’offerta da l’offerta via web e scegliere
parte dei clienti tramite se accettarla e applicare una
portale dedicato o email firma elettronica o
richiedere modifiche.
Solleciti automatici
Autorizzazioni altamente
Condivisione in real time configurabili e flessibili,
tramite APP, desktop o garantendo la massima
web di documenti: via e- sicurezza ed il rispetto delle
mail, con altre app policy aziendali (differenziate
installate sul telefono, ad es. in base al tipo di
whatsapp utente - agenti, direttori
commerciali e back-office)
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2020dare una spinta alla produttività aziendale – 10/05/2022 www.arket.it
www.arket.itManutenzione efficiente: tutto a portata di mano
• Apertura richiesta di manutenzione da portale
da parte del cliente con campi
autocompilati/dinamici (ad es. da menu potrà
scegliere solo i macchinari che ha acquistato)
• La richiesta viene smistata automaticamente ai
tecnici in base al cliente, macchina, tipo
manutenzione ecc.
• L’ufficio vendite riceve una notifica per la
creazione di un’offerta, che una volta pronta
verrà inviata automaticamente da Globe con
link per visualizzarla via web e
accettarla/rifiutarla
• Se il cliente accetta, il tecnico riceve una
notifica con l’ok a procedere e viene alimentato
il piano manutenzioni
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www.arket.itManutenzione efficiente: tutto a portata di mano
• Grazie all’APP il tecnico può fare foto, prendere appunti,
consultare la documentazione tecnica in real time
• Non appena termina l’intervento di manutenzione, il tecnico può
compilare il rapportino d’intervento tramite APP
• La firma del rapportino al cliente può essere richiesta su App al
termine della manutenzione o il rapportino può essere inviato
tramite email con un link per confermare l’accettazione
• Il tecnico consuntiva rapportini (inserimento dettagli su trasferta,
tempo ecc): i dati vengono inviati a gestionale per la fatturazione
e a partire dai dati inseriti sulla trasferta viene creata
automaticamente la nota spesa.
• Per le manutenzioni ricevute, si può configurare un portale per
fornitori di servizi in cui possano caricare i dati relativi
all’intervento eseguito, con riscontro automatico rapportini-ordini
a fine mese.
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2020dare una spinta alla produttività aziendale – 10/05/2022 www.arket.it
www.arket.itGestione smart delle Non conformità
• Inserimento informazioni relative alla
non conformità in un apposito form, da
client desktop, client web o APP: alcuni
campi si autocompilano in modo
dinamico, anche acquisendo informazioni
dall’ERP o altri applicativi (ad es. una
volta selezionato cliente e ordine di
riferimento, viene compilato
automaticamente codice commessa e n°
articolo)
• Creazione automatica di un documento
riepilogativo contenente tutte le
informazioni inserite (da modello Excel,
word o PDF autogenerato)
• Creazione di documentazione fotografica
relativa alla non conformità da APP con
possibilità di inserire note, appunti,
disegnare ecc da allegare al documento
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• Inserimento informazioni relative alla
non conformità in un apposito form, da
client desktop, client web o APP: alcuni
campi si autocompilano in modo
dinamico, anche acquisendo informazioni
dall’ERP o altri applicativi (ad es. una
volta selezionato cliente e ordine di
riferimento, viene compilato
automaticamente codice commessa e n°
articolo)
• Creazione automatica di un documento
riepilogativo contenente tutte le
informazioni inserite (da modello Excel,
word o PDF autogenerato)
• Creazione di documentazione fotografica
relativa alla non conformità da APP con
possibilità di inserire note, appunti,
disegnare ecc da allegare al documento
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www.arket.itGestione smart delle Non conformità
• Eventuale inserimento tramite apposita azione e form di una
richiesta di azione correttiva, con compilazione automatica di
alcuni dati già inseriti nella non conformità.
• Se la fonte della non conformità è attribuibile a fornitore, creo allo
stesso modo una segnalazione NC a fornitore: compilazione
automatica di alcuni dati a partire da non conformità, creazione
PDF autogenerato e invio automatico dei documenti a fornitore:
• tramite email contenente un link per visualizzare il
documento in una pagina di globe web su browser oppure
• Condivisione automatica nel portale fornitori con notifica
• Il fornitore potrà visualizzare il documento ed inserire la propria
azione correttiva immediata o una soluzione alternativa.
• Il documento torna quindi all’azienda, che provvederà ad inserire
i dati sull’efficacia della correzione.
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• Se l’azienda produce dei componenti che non rispettano gli standard di accettazione del cliente, allora può creare come
appena visto anche una richiesta di deroga prima di spedire la suddetta merce.
• Se invece la merce non conforme è già arrivata al cliente, il cliente può inoltrare una contestazione tramite portale
clienti e il fornitore può generare ed inviare, analogamente ai casi precedenti, una richiesta di concessione.
• Entrambe queste operazioni possono essere eseguite grazie ad un’apposita Azione configurata all’interno di Globe:
anche qui vi saranno dei campi autocompilati e degli altri che dovranno essere completati manualmente e come nelle
casistiche precedenti Globe creerà un PDF autogenerato.
• Si innesca così un Workflow che invia il documento al cliente, il quale (tramite portale o mail con link) può decidere
se accettare, chiedere di ri-lavorare/riparare o respingere la merce.
• Il documento così compilato dal cliente torna all’azienda ed il flusso si conclude.
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