I SISTEMI DI REPORTING: PRINCIPI E CRITERI DI FUNZIONAMENTO

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I sistemi di reporting: principi e criteri di funzionamento

                    I SISTEMI DI REPORTING: PRINCIPI E CRITERI DI
                    FUNZIONAMENTO
                    Giovanni Serpelloni 1), Elisabetta Simeoni 2)
                    1. Dipartimento delle Dipendenze - Azienda ULSS 20 Verona
                    2. UPM (Unità di Project Management) - Dipartimento delle Dipendenze - Azienda ULSS 20 Verona

INTRODUZIONE
       I sistemi di reporting intra-aziendali rivestono una importanza strategica nel mantenere il
sistema organizzativo in piena efficienza e permettere la diffusione delle informazioni ai vari
livelli interessati. Il sistema di reporting fa parte dei sistemi di programmazione e controllo
essendo il “cuore” di tali sistemi. Il controllo infatti non può esplicarsi senza un passaggio
tempestivo di informazioni sulle attività correnti e la programmazione non può essere fatta se
non si è in possesso di informazioni e dati relativi alle attività, alle risorse impiegate e ai risultati
ottenuti precedentemente.
       I sistemi possono essere più o meno complessi e performanti in base alle necessità e alle
risorse disponibili, ma il concetto principale da condividere è che non se ne può fare a meno.
Anche a livello microorganizzativo, l’attività di reporting è fondamentale ed irrinunciabile.
Nessun team sarà in grado di operare a lungo se gli operatori non hanno informazioni a
feedback delle loro attività. I sistemi di reporting non devono però essere considerati una noiosa
attività per documentare ai propri superiori le attività svolte, magari dopo mesi che sono
terminate, ma con moderni ed efficienti sistemi devono essere in grado di far comprendere “just
in time” se le attività programmate stanno rispettando le attese e se gli obiettivi prefissati
vengono raggiunti. Tutto questo come è facilmente comprensibile rientra in una logica
budgetaria di cui per l’appunto i sistemi di reporting fanno parte. In altre parole i sistemi di
reporting traggono la loro validità ed utilità dalla preesistenza di un sistema di budget che fissi
obiettivi verificabili, che esplichi un controllo costante delle attività e delle risorse consumate e
ne “riferisca” rapidamente a chi può mettere in atto opportuni correttivi (se necessario).
       Il processo di programmazione e controllo è un processo circolare e continuo dove il
controllo (III fase – reporting) è il “cuore” del ciclo di Antony perché lì si attiva il processo
decisionale.

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Fig. 1: Il ciclio di Anthony e il reporting

         PIANIFICAZIONE
                                                    FORMULAZIONE                INFO esterne

           STRATEGICA                                 del BUDGET
            AZIENDALE
             (3-5 anni)
                                                      Revisione
                                                      del budget

                     PROGRAMMAZIONE
                                                                                                       INFO esterne
                         (breve periodo 1 aa)                            Svolgimento delle
                                                                            ATTIVITA’ E
                                                  Revisione
                                                  dei programmi            MISURAZIONE
                    INFO esterne
                                      Definire:                                      Costi
                                       Priorità                                      Attività
                                     Obiettivi                     Azioni            Risultati
                                                                   correttive
                                     aziendali

                                                         FEEDBACK
                   Modificazioni
                   delle strategie                   REPORTING E
                                                     VALUTAZIONE
                                                                                 INFO esterne

DEFINIZIONE: IL SISTEMA DI REPORTING (S.R.)
     Il sistema di reporting è una “Attività di comunicazione” finalizzata alla produzione di
informazioni “just in time” tramite la raccolta e l’elaborazione di dati, a supporto del processo di
budgeting e del decision making.

Fig. 2: Dal dato all’informazione

                  CUP                         LAB                    REP                         Destinatari

                  dati                            dati                dati

                           DATA BASE (data ware
                                 house)

                   info                           info                 info

    Nell’attività di reporting è necessario tenere in considerazione che i destinatari (riceventi)
sono portatori di: CONTROLLO           DI GESTIONE
                       aspettative, necessità                        Emittente responsabilità
                                               informative, proprie semantiche,

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I sistemi di reporting: principi e criteri di funzionamento

specifiche, pregiudizi e credenze. Tutto questo deve essere tenuto in considerazione al fine di
confezionare informazioni che siano poi recepite in modo giusto e per le necessità emergenti.

TIPO DI COMUNICAZIONE
     Le comunicazioni possono essere di vario tipo: orali, scritte, in forma scritta discorsiva
(poco immediata ma più orientante e fedele alle interpretazioni del reportista), in forma tabellare
(asettica, richiede l’interpretazione del lettore), in forma grafica (immediata, meno specifica e
dettagliata).

FINALITÀ DEL REPORTING
      Le finalità del report possono essere di tipo generale e specifico.
      Le generali sono:
       - diffondere conoscenze all’interno dell’azienda;
       - stimolare l’attenzione;
       - far capire situazioni e fenomeni;
       - produrre interventi.

      Mentre le specifiche sono:
       - di conoscenza: fornire conoscenze strutturate e di tipo generale sul contesto
         aziendale in cui si opera, anche non in relazione con l’ambito di responsabilità. Fornire
         inoltre conoscenze generale comuni a tutti i responsabili dei diversi settori attraverso
         report non standardizzati.
       - di controllo: finalizzate a prendere decisioni spesso per problemi specifici, fornire
         report centrati sulle variabili su cui i dirigenti sono responsabilizzati. Fornire inoltre
         conoscenze specifiche all’ambito di azione e responsabilità attraverso report
         standardizzati.
       - decisionali: fornire informazioni in relazione diretta con le decisioni da prendere.

TIPOLOGIA DEI REPORT
      I report possono quindi essere classificati in: di conoscenza, di controllo e decisionali.
      I primi in particolare possono essere di vario tipo:
        - di routine (strutturati, periodici, standard);
        - di approfondimento (a richiesta) più analitici;
        - non strutturati, ad hoc, per problemi specifici.

      Essi possono essere distribuiti in forma congiunta o in forma disgiunta. La decisione di
fornire i report nelle varie forme dipende dalle esigenze informative e dalle strategie aziendali.
La diffusione di informazioni utili comporta anche che si definisca il livello di volume informativo
che si vuole diffondere, valutando anche che un volume molto alto di informazioni può generare
disorientamento soprattutto nei processi decisionali.

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QUALITY MANAGEMENT nelle Dipendenze

Fig. 3: Classi e Report

                                CLASSI                  REPORT

                                1. Di CONOSCENZA        1. CONGIUNTI
                                2. Di CONTROLLO
                                3. DECISIONALI          2. DISGIUNTI

Fig. 4: Dal dato all’informazione

                          ATTIVITA’

                                                                 * INFORMAZIONE =
                            dati                                 Dato + elementi cognitivi

                       Sist. di
                     REPORTING                    just in time

                    INFORMAZIONI*
                        UTILI

                                                PER
                      ATTORI                                     IL PROCESSO
                    DESTINATARI                                  DECISIONALE

REPORTING: SPECIFICITÀ DELLE INFORMAZIONI
      Le informazioni da inviare devono avere un grado di dettaglio idoneo a far comprendere la
situazione delle variabili da governare (cogliere problemi) creando la possibilità di prendere
decisioni e mettere in atto azioni correttive (intervenire praticamente).
      Le informazioni inoltre devono essere in grado di far valutare i risultati delle attività
(controllare gli effetti) e devono essere tarate sul livello gerarchico (reale potere decisionale)
con il giusto grado di dettaglio e di aggregazione.
      I vari operatori con i vari ruoli e livelli gerarchici infatti hanno bisogno di informazioni
diversificate soprattutto nel grado di dettaglio ed aggregazione e nella specificità dei contenuti.

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I sistemi di reporting: principi e criteri di funzionamento

Più aumenta il livello gerarchico e più aumenta il grado di aggregazione delle informazioni e più
diminuisce il grado di dettaglio necessario.
      Le informazioni necessarie infatti per la direzione strategica, sono più di tipo gestionale,
amministrativo e contabile con alto grado di aggregazione, mentre per le U.O. di tipo clinico le
informazioni devono essere più dettagliate e maggiormente orientate alle attività cliniche e ai
risultati ottenuti sia in termini di output che di utilizzo particolareggiato delle risorse. Nel
confezionare i report sarà quindi necessario trovare il giusto bilanciamento.

Fig. 5: Specificità delle informazioni

                    Livello
                    gerarchico

                    Es.
                    Direzione

                   Es.
                   Livello
                   operativo
                                  basso                           Grado di dettaglio      alto
                                                                  Grado di aggregazione

Fig. 6: Dal dato all’informazione

                          Informazioni %>
                            GESTIONALI
                                                              DIREZIONE STRATEGICA
                          AMMINISTRATIVE
                             CONTABILI

                                                BILANCIAMENTO

                           Informazioni %>
                               CLINICHE
                                                                  U.O. CLINICA
                           (Prestazioni, Esiti)
                   PROFILI PAT. AFFRONTATE

                                                                                                 349
QUALITY MANAGEMENT nelle Dipendenze

TIPOLOGIA     PREVALENTE DELLE INFORMAZIONI E LIVELLINel confezionare i report va
anche tenuto in considerazione che il dato diventa informazione quando vi è una aggiunta di
elementi cognitivi, cioè è in grado di soddisfare le esigenze informative del destinatario, e di
elementi di utilità.
    Questi elementi riguardano la tempestività, l’attendibilità e la rilevanza. La figura
successiva definisce questi concetti.

Fig. 7: Dal dato all’informazione

                                         + Elementi cognitivi
                    Dato                  + Elementi di utilità       Informazione

      Soddisfacente: le esigenze informative del destinatario               Elementi
                                                                            cognitivi

      Tempestiva:, con tempi utili per poter cogliere variazioni e
                                                                            Elementi
          poter attuare azioni correttive
                                                                            di utilità
      Attendibile: in grado di dare informazioni valide sulle
          “pendenze” dei fenomeni
      Rilevante: per l’attività decisionale (sintetica e selettiva)

       La tempestività è la caratteristica da tenere più in considerazione. Poter intervenire sui
fenomeni prima che questi diventino immodificabili, è sicuramente una cosa da perseguire. Per
tale motivo le attività di feedback dei report devono essere più rapide possibile. Un ottimo
rapporto fornito alla fine di una attività e che non permetta l’intervento correttivo, perde la sua
utilità e quindi la sua principale ragione di essere.
       Vale quindi la pena di distinguere i “progress report” dai “final report” che sono delle prese
d’atto finalizzati soprattutto ad una valutazione statica che non attiva interventi correttivi sulle
attività.

CRITERI PER LA COSTRUZIONE DI UN SISTEMA DI REPORTING COLLEGATO AL BUDGETI
criteri principali per la costruzione di un sistema di reporting sono molti ed in particolare:
        1. rilevanza;
        2. controllabilità;
        3. concisione/selettività;
        4. gerarchizzazione;
        5. frequenza/tempestività;
        6. attendibilità;
        7. comprensibilità;
        8. confrontabilità,

350
I sistemi di reporting: principi e criteri di funzionamento

Fig. 8: Progress & Final report

                      Attività                                 Dato                               informazione

                                                            FEEDBACK
                                                                                            In progress       Final

                • Tempestiva: con tempi utili per poter cogliere variazioni
                     e poter attuare azioni correttive

                    ATTIVITA’

                                            Report           Report         Report        Report
                                          in progress      in progress    in progress   in progress
                                                                                                               Final
                                                                                                               report

                                                                FEEDBACK
                                                               OPERATIVO

     Ne esistono anche altre, quali ad esempio: Orientamento, Bilanciamento, Leggibilità e
Flessibilità.
     La tabella successiva riporta in sintesi i criteri principali e le specifiche di essi.

Tab.1: Criteri per il reporting

            CRITERI                                 SPECIFICHE

       1    Rilevanza                               In grado di cogliere variabili importanti per il destinatario.

                                                    Delle variabili di riferimento su cui si esegue l’informazione (da parte
       2    Controllabilità                         del destinatario dell’informazione): possibilità da parte del
                                                    destinatario di incidere realmente con correttivi.

                                                    Rapporto tra         informazioni   determinanti      e    informazioni   non
       3    Concisione/selettività:
                                                    indispensabili.

                                                    Dettaglio e grado di aggregazione dei dati in base al livello
       4    Gerarchizzazione
                                                    gerarchico (decisionale) e l’uso futuro del destinatario.

                                                    Adatta a permettere l’attivazione di azioni correttive valide ed in
       5    Frequenza/tempestività                  tempo utile, coerente con i tempi di variazione del fenomeno e la
                                                    fattibilità del report.

                                                    Delle informazioni: fortemente dipendente dall’affidabilità delle fonti
       6    Attendibilità
                                                    dei dati, accuratezza e motivazione del “data enter”.

                                                                                                                                    351
QUALITY MANAGEMENT nelle Dipendenze

                                      Bassa ridondanza, densità e leggibilità dei dati, bassa presenza di
      7    Comprensibilità
                                      variabili inutilizzate nel processo di decisioni.

                                      Presenza di un parametro di confronto (visualizzazione degli
      8    Confrontabilità
                                      scostamenti) in termini: spaziali temporali e standard.

      9    Orientamento               Individuare variabili da privilegiare sulla base dei bisogni informativi.

                                      Delle variabili di riferimento su cui si esegue l’informazione (da parte
      10   Controllabilità            del destinatario dell’informazione): possibilità da parte del
                                      destinatario di incidere realmente con correttivi.

                                      Tra tempestività e precisione della fornitura dell’informazione:
      11   Bilanciamento
                                      concentrare l’attenzione più sui trend che sul dato puntuale.

      12   Leggibilità                Con forma discorsiva, tabellare e grafica.

                                      Poter variare i profili di report in base alle esigenze informative
      13   Flessibilità
                                      estemporanee.

Fig. 9: Confrontabilità

                Spaziali          Æ t=K, U.O.a VS U.O.b

                                 A                          B

                Temporali         Æ U.O. al t1 VS t2

                                 A        t1                    t2

                Da standard       Æ U.O. VS STD (es. budget)

                                 A           Atteso
                                           predefinito
                                                            Osservato

352
I sistemi di reporting: principi e criteri di funzionamento

Fig. 10: Esempio di uno schema per un report annuale delle attività di un Dipartimento delle
Dipendenze in 10 punti.

       1.   Introduzione e premesse
            1.1.    Considerazioni sul fenomeno
            1.2.    Le strategie generali e i riferimenti di base
            1.3.    I bisogni e le priorità
            1.4.    Considerazioni sintetiche alle tabelle
            1.5.    Le dipendenze affrontate e le dipendenze da affrontare
            1.6.    La necessità di introdurre un orientamento scientifico
            1.7.    Gli obiettivi generali 2000 e grado di raggiungimento
       2.   Bacino di utenza (i bisogni)
       3.   Organizzazione e risorse
            3.1.    Organizzazione del Dipartimento delle Dipendenze
                   3.1.1. componenti del nucleo ristretto
                   3.1.2. unità organizzative del Dipartimento
                   3.1.3. struttura di coordinamento
                   3.1.4. dipartimento allargato (nucleo di consenso)
                   3.1.5. unità ed organizzazioni convenzionate (elenco e caratteristiche)
            3.2.    Dotazioni organiche
            3.3.    Dislocazione delle strutture
       4.   Carico di utenza:
            4.1.    Tossicodipendenti:
                   4.1.1. presso i Ser.T
                   4.1.2. in comunità terapeutica:
                        4.1.2.1. in comunità convenzionate
                        4.1.2.2. in comunità diurna pubblica
                   4.1.3. in carcere (unità funzionale td – UFTD)
            4.2.    Alcoldipendenti:
                   4.2.1. presso i Ser.T
                   4.2.2. in comunità terapeutica
       5.   Prestazioni:
            5.1.    Scheda budget 2000 (risultati attesi)
            5.2.    Risultati osservati al 31.12.2000
            5.3.    Analisi per singolo Ser.T
            5.4.    Analisi degli indici di performance
       6.   Attività di progetto:
            6.1.    Progetti a carico di finanziamenti Regionali
            6.2.    Progetti e attività a carico di finanziamenti Aziendali
       7.   Costi:
            7.1.    Ser.T
            7.2.    Alcologia
            7.3.    Ufficio di coordinamento
            7.4.    Comunità terapeutiche
       8.   Incarichi e progetti speciali (Regionali, Ministeriali, Europei)
       9.   Diario delle principali Attività
            9.1.    Progetti a valenza Regionale
            9.2.    Progetti Ministeriali
            9.3.    Progetti Europei
            9.4.    Descrizione sintetica
            9.5.    Riepilogo degli incontri di Dipartimento (punti discussi)

                                                                                             353
QUALITY MANAGEMENT nelle Dipendenze

           10. Commenti dei responsabili sulle proprie attività e sulle problematiche riscontrate
                                       10.1. Ser.T 1
                                       10.2. Ser.T 2
                                       10.3. Ser.T 3
                                       10.4. Servizio di Alcologia
                                       10.5. Comunità A
                                       10.6. Comunità B
                                       10.7. Comunità C
                                       10.8. Comunità D

Tab. 2: Elenco di principali report da realizzare (output) e da ricevere (input) per il Dipartimento
delle Dipendenze e frequenza attesa per le attività di programmazione e controllo (interne ed
esterne)

                                                                                                          DESTINATARI            FREQUENZA
                                        N.    TIPO DI REPORT            CONTENUTI PRINCIPALI
                                                                                                           PRINCIPALI              MINIMA
                                                                     Elenco e volume delle prestazioni
                                             Prestazioni                                               Controllo di
                                        1                            erogate secondo le codifiche                              Mensile
                                             erogate                                                   gestione
                                                                     preconcordate
                                                                                                       Ministero della
                                                                     Scheda Ministero della Salute
                                        2    Utenti in carico                                          Salute e                Semestrale
                                                                     “SEM.01”
                                                                                                       Regione
      In OUTPUT (debito informativo)

                                                                                                       Ministero della
                                                                     Schede Ministero della Salute
                                        3    Utenti in carico                                          Salute e                Annuale
                                                                     “SER.xx”, “ANN.xx” e “ALC.xx”
                                                                                                       Regione
                                                                                                                               Real time
                                                                                                                               attraverso il
                                                                     Singole voci di costo secondo il   Controllo di
                                        4    Costi generati                                                                    sistema della
                                                                     profilo aziendale                  Gestione
                                                                                                                               contabilità
                                                                                                                               analitica
                                                                                                                               Semestrale
                                                                     Risultati (output e outcome        Direzione ASL e
                                        5    Report su progetti                                                                (progress)
                                                                     osservati) e costi                 finanziatori
                                                                                                                               Annuale (final)
                                                                 Considerazioni generali e
                                             Report di attività  analitiche delle attività svolte in
                                        6                                                               Direzione ASL          Annuale
                                             annuale             relazione ai bisogni e alla
                                                                 domanda (vedi prospetto)
                                             Utenti in carico a  Schede di rilevazione
                                        7    strutture socio-    “Andamento del fenomeno                Prefettura             Trimestrale
                                             riabilitative       droga”
                                                                 Indicazioni strategiche per
                                             Piano strategico    l’allineamento degli obiettivi e la    Direzione
                                        1                                                                                      Annuale (inizio)
                                             aziendale           programmazione generale degli          strategica
                                                                 interventi e delle politiche
      In INPUT (credito informativo)

                                                                 Obiettivi di attività e risorse        Direzione
                                        2    Budget annuale                                                                    Annuale (inizio)
                                                                 dedicate                               strategica
                                                                 Scostamenti rilevati dalle
                                             Scostamenti da
                                                                 prestazioni attese (budget) e          Ufficio controllo di
                                        3    budget (prestazioni                                                               Mensile
                                                                 quelle trasmesse all’ufficio           gestione
                                             – attività)
                                                                 controllo di gestione
                                             Scostamenti da
                                             costi previsti      Scostamenti rilevati dai costi
                                                                                                        Ufficio controllo di
                                        4    (personale,         attesi (budget) e quelli trasmessi                            Mensile
                                                                                                        gestione
                                             farmaci, beni e     all’ufficio controllo di gestione
                                             servizi ecc.)
                                             Resoconto attività
                                             e costi su utenti   Giorni di presenza dei singoli         Comunità
                                        5    inviati dal         utenti inviati, costi (fatture) da     Terapeutiche           Mensile
                                             Dipartimento alle   inoltrare per pagamento                convenzionate
                                             comunità t.

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I sistemi di reporting: principi e criteri di funzionamento

CONCLUSIONI
       I sistemi di reporting trovano la loro applicazione sia all’interno dell’azienda in generale che
anche nelle attività di progetto. Per questi aspetti si rimanda anche all’articolo sulla valutazione
ex-ante. In questo ambito si vuole sottolineare semplicemente l’importanza che questi sistemi
rivestono se soprattutto viene rispettato, al di là della qualità delle informazioni trasmesse,
anche il criterio della tempestività. Nessuna informazione è utile dopo che è passato il tempo
entro il quale, sulla base di tali informazioni, si potevano prendere decisioni per migliorare le
attività cliniche o amministrative.

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