EUROPEAN RESEARCH COUNCIL LE PILLOLE DELL'ECCELLENZA - LA GESTIONE DEI PROGETTI EUROPEAN RESEARCH COUNCIL (ERC) NEI CASI DI AMENDMENT PER COVID-19

EUROPEAN RESEARCH COUNCIL
LE PILLOLE DELL’ECCELLENZA

3. LA GESTIONE DEI PROGETTI EUROPEAN RESEARCH COUNCIL (ERC)
   NEI CASI DI AMENDMENT PER COVID-19

                                                APREpubblicazioni

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In copertina foto di “Aron Visuals” from Unsplash.

APRE ha il piacere di informarvi che è stato redatto il quarto volume della collana intitolata “European
Research Council - le pillole dell’eccellenza” con focus e argomento: “La gestione dei progetti European
Research Council (ERC) nei casi di amendment causati da COVID-19”

Versione: novembre 2020

I contenuti sono rilasciati nei termini della licenza Creative Commons (CC BY-NC-SA 4.0)
In caso di estrazione e utilizzo di parti della pubblicazione citare la fonte come segue: “Le pillole dell’ec-
cellenza – La gestione deI progettI European Research Council (ERC) nei casi di amendment per CO-
VID-19 ”, a cura di Marco Ferraro, Angelo D’Agostino e Serena Borgna, 2020, APRE.

    Sommario

    Obiettivo della guida..................................3

    2 Cos’è un “amendment”?..................................3

    3 Amendment e covid-19..................................5

    Dove trovare informazioni utili..................................7

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Obiettivo della guida
In questi ultimi mesi, sono state numerose le richieste di informazioni e supporto legate alla gestione
dei progetti ERC per risolvere diverse problematiche causate dal COVID-19. Per questo motivo, come
Punti di Contatto Nazionale per il programma H2020 - ERC, abbiamo ritenuto necessario fornire
delle indicazioni di partenza su come affrontare questa fase di incertezza, su come avviene, sia da
parte del ricercatore, degli enti beneficiari che dell’agenzia Esecutiva dell’erc (ERCEA), la gestione del
progetto European Research Council (ERC) nei casi di amendment per COVID. Il documento si articola
in due sezioni centrali, una dedicata all’amendment, per capire di cosa si tratta e quando può essere
solitamente richiesto, la seconda dedicata a quando può essere richiesto un amendment per motivi
legati al COVID-19: come si comporta l’erc in questi casi? Viene data flessibilità? Ci sono dei casi
eccezionali nei quali può essere utilizzato questo strumento? Ci sono alcuni costi ammissibili o meno?

2 Cos’è un “amendment”?
L’amendment, definito nell’articolo n. 55 del Grant Agreement ERC1, è un atto giuridico che modifica gli
impegni inizialmente accettati dalle parti che hanno firmato il grant agreement, creando nuovi diritti
ed obblighi tra le parti firmatarie e/o terze parti. Le disposizioni soggette a amendment diventano
parte integrante del Grant Agreement. Tutte le altre disposizioni restano invariate e con pieno effetto.

2.1 limiti di un “amendment”

Gli amendment hanno dei limiti, non possono riguardare aspetti che avrebbero avuto un impatto sulla
decisione di finanziare il progetto. Esempi:

 −− Criteri di eleggibilità (es. aspetti etici)

 −− Parità di trattamento dei ricercatori (es. PI non ospitato dalla “host institution”)

 −− Modifiche dell’azione e/o budget che avrebbero potuto influenzare la valutazione

 −− Modifiche non conformi con le disposizioni del “Grant Agreement” o con i regolamenti del Program-
     ma Quadro.

2.2 quando richiedere un “amendment”

Quando sono previsti cambiamenti che coinvolgono:

 −− Il beneficiario e le “linked third parties”

1 https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/erc/h2020-mga-erc-mono_en.pdf

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−− La “host institution”

 −− Il progetto e la sua realizzazione

 −− Aspetti finanziari del “grant”

Soffermiamoci un attimo sulle modifiche degli aspetti finanziari del “grant”. Il principio generale da
parte dell’ERCEA è di massima flessibilità nella gestione del budget, fintanto che il progetto viene
implementato come da Annex 1 del “Description of Action (DoA)”:

 Trasferimento o nuova distribuzione del budget                 “Amendment” richiesto?

 Da un beneficiario ad un altro beneficiario                    NO

 Da una categoria di budget ad un’altra categoria               NO

 Tra tipologie di costi all’interno della categoria di budget
                                                                NO (novità)
 “Costi di personale”

 Aggiunta/rimozione di “task” nell’Annex I
                                                                SI
 Nuova distribuzione di “task” nell’Annex I

 Nuovi subcontratti, nuovi “in-kind contributions”, non
                                                                SI (fortemente consigliato)
 originariamente previsti nell’Annex I

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2.3 i passaggi di un “amendment” del “grant agreement”

Dopo quest’ultimo passaggio, l’ERCEA ha 45 giorni di tempo per valutare e validare la richiesta.
L’amendment può essere accettato o respinto. Eccezionalmente, la richiesta potrebbe essere soggetta
a richiesta di revisione, ciò porterebbe ad un’estensione dei 45 giorni. Se l’ERCEA non invia alcuna
comunicazione entro la scadenza, ciò equivale ad un rifiuto tacito.

3 Amendment e covid-19
Negli ultimi mesi, l’ERCEA ha ricevuto numerose richieste di amendment causate dall’impatto del
COVID-19 sui progetti in corso. L’ERCEA ha messo in atto una procedura semplificata di richiesta
dell’amendment:
progetti in fase di avvio:

 −− possibilità di richiedere estensione della durata in automatico di 6 mesi senza modifiche nel DOA
progetti in corso:

 −− La richiesta di estensione a causa del COVID può essere fatta in un qualsiasi momento, durante il
     progetto, preferibilmente dopo il “midterm report”.

 −− Questo tipo di richiesta di estensione può essere unita con altri tipi di estensione, per esempio per
     motivi scientifici o personali.

 −− L’ERCEA potrebbe far partire la richiesta se la “Host Institution” o il “Principal Investigator” hanno
     delle difficoltà.

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Massima flessibilità da parte dell’ERCEA, nel rispetto delle regole e possibilità offerte dal Model Grant
Agreement in Horizon 2020, tramite l’articolo 51 “Force Majeure”2.

3.1 Flessibilità in caso di ritardi dovuti al COVID-19

Su questo aspetto, possiamo rilevare le seguenti tipologie di ritardi e conseguenti azioni:

 RITARDI                         AZIONE

 Firma del grant agreement       Flessibilità nell’identificare una nuova data di inizio del progetto

 Realizzazione del progetto      Estensione della durata del progetto
 Report di progetto              Flessibilità sui 60 giorni disponibili per la presentazione del report.

 Pagamenti finali                eccezionalmente può essere aggiunto un nuovo “interim period” per
                                 arrivare ad un rimborso del 90%

La nuova data di inizio del progetto verrà concessa solo se si tratta di una data futura e
conseguentemente le attività non sono ancora cominciate. L’estensione può essere richiesta fino
ad un massimo di 6 mesi aggiuntivi, la procedura è semplificata, veloce e quasi automaticamente la
richiesta viene accettata. Per le richieste di estensione maggiori di 6 mesi, verrà valutato caso per
caso.

 Modifica proposta                                                         “Amendment” richiesto?

 Spostamento nel tempo di Task di progetto che richiedono la NO
 presenza fisica (esperimenti, lavoro in laboratorio, ecc..) con task da
 effettuare con lavoro da remoto (report, lavoro “da scrivania”, ecc…)

 Spostamenti di budget tra categorie di costi o tra beneficiari per NO
 far fronte ai problemi causati dal COVID-19, purché l’azione venga
 portata avanti come descritta nell’Annex I

 Cambio nelle ore produttive annuali per calcolare i costi di personale NO
 dall’Opzione 1 o 3 all’Opzione 2
 Richiesta di introdurre un “interim period” aggiuntivo                    SI
 Ritardi della data di inizio del progetto                                 SI
 Estensione della durata del progetto                                      SI

2 PAG.85 HTTPS://EC.EUROPA.EU/RESEARCH/PARTICIPANTS/DATA/REF/H2020/MGA/ERC/H2020-MGA-ERC-MONO_EN.PDF

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3.2 Ammissibilità dei costi: flessibilità a causa del COVID-19

 CATEGORIA        SOLUZIONE

 Travel           I costi di cancellazione dei voli, hotel, meeting room sono ammissibili

 Equipment        Usato esclusivamente per le attività del progetto: tutti i costi di ammortamento
                  sono ammissibili anche se l’equipment non è stato utilizzato.
                  Non usato esclusivamente per le attività del progetto: i periodi di inutilizzo non
                  sono ammissibili

 Personnel        Le ore di telelavoro sono ammissibili (anche se non è la pratica normale del
                  beneficiario)
                  Il Principal Investigator deve assicurare un’effettiva supervisione del suo team
                  anche durante il telelavoro

Dove trovare informazioni utili
Funding and tenders opportunities portal (link)

COVID-19 FAQs (link)

Contatto principale, il project officer del progetto ERC:
Nome.cognome@ec.europa.eu

Contatta i tuoi National Contact Point per ulteriori informazioni:
Marco Ferraro: ferraro@apre.it
Angelo D’Agostino: dagostino@apre.it
Serena Borgna: borgna@apre.it
erc@apre.it

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