Controllo di gestione aziende sanitarie: con SAP è tutto più semplice - Technis Blu

Controllo di gestione aziende sanitarie: con SAP è tutto più semplice

Le aziende sanitarie (ospedali e ambulatori pubblici e privati) si compongono di un elevato numero di attività
ed esigenze specifiche, che hanno come focus la salute del paziente: aggiornamento costante dei dati nelle
anagrafiche, distribuzione dei farmaci, tempi di attesa brevi sia nella prenotazione degli esami, sia nella
risposta ad essi, personale competente ed empatico. A questi aspetti si aggiungono lo studio delle spese e
la ricerca costante del perfetto connubio tra efficacia (fornire un servizio di qualità al paziente) ed efficienza
(ottimizzazione dei tempi e del numero di operatori interni). È per questo che sempre più spesso, nell’ottica
di un controllo di gestione delle aziende sanitarie, queste richiedono gestionali realizzati su misura, come
SAP. Technis Blu si è contraddistinto in questo senso per aver collaborato con uno dei principali istituti
ospedalieri d’Italia, implementando una soluzione ad hoc per le esigenze manifestate. Vediamo com’è
andata.

Il cliente
A contattare direttamente Technis Blu è stato l’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù di Roma, che rappresenta
il più grande Policlinico e Centro di ricerca pediatrico in Europa. Non solo. stiamo parlando del primo vero
ospedale pediatrico italiano, sorto nel 1869 per volere dei duchi Salviati e successivamente donato alla Santa
Sede.

L’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù vede operativi attualmente circa 3.300 professionisti ed è il maggior
punto di riferimento per la salute di bambini e ragazzi provenienti da tutta Italia e dai Paesi stranieri. Proprio
per la vasta gamma di servizi che offre ai propri pazienti, l’assistenza sanitaria si articola su 4 poli di ricovero
e di cura.

Solo per citare qualche numero riguardo la grandezza dell’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù di Roma, si
sottolineano annualmente:

    •   28.000 ricoveri;
    •   29.000 interventi chirurgici;
    •   43.000 giornate di Day Hospital;
    •   84.000 accessi al Pronto Soccorso;
    •   Quasi 2 milioni di prestazioni ambulatoriali.

Numeri che fanno riflettere notevolmente sulla complessità di un apparato di queste dimensioni, facendo
comprendere l’importanza del controllo di gestione nelle aziende sanitarie.

L’esigenza

L’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù ha espresso fin da subito l’esigenza di reingegnerizzare il proprio
sistema informativo, integrandolo anche con una soluzione più strutturata. L’obiettivo ultimo, infatti, era
quello di poter gestire tutte le informazioni necessarie ad ottimizzare la qualità e la rapidità dei servizi offerti
direttamente da un unico terminale: contabilità, gestione del magazzino farmaceutico, coordinazione nella
turnistica, controllo di gestione delle commesse di ricerca e molto altro.

L’intero processo doveva, ovviamente, conformarsi con le diverse esigenze manifestate dal singolo paziente.
Obiettivi ed ambizioni che sono state soddisfatte appieno da Technis Blu, che ha implementato per
l’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù una soluzione SAP su misura.

Le fasi iniziali del progetto
Il progetto proposto da Technis Blu e avvalorato dal management dell’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù si
è articolato in più step. Rispetto alle tradizionali soluzioni realizzate dall’azienda romana, l’analista funzionale
SAP che si è dedicato a questa iniziativa ha focalizzato la propria attenzione su:

    •   I processi dell’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù (e non sulle singole aree), in un’ottica di maggior
        integrazione;

•   L’utilizzo fin dalle fasi iniziali di una soluzione pre-configurata, che contenesse al suo interno le
        principali risposte alle necessità manifestate dall’azienda sanitaria, riducendo drasticamente i tempi
        realizzativi per il progetto finale.

Entrambi questi aspetti si sono rivelati particolarmente utili non solo a livello organizzativo dell’intero
progetto. Infatti, hanno permesso agli utenti (ossia gli operatori della struttura) di entrare in contatto fin da
subito con il nuovo sistema, senza attendere l’implementazione finale. Ciò si è tradotto, ovviamente, in una
velocizzazione dei tempi di formazione del personale.

L’implementazione finale di SAP
Come già spiegato, Technis Blu si è avvalsa di un modello pre-configurato SAP, definito Agile Accounting. Si
tratta di un sistema che include una soluzione integrata idonea alla copertura dei singoli processi ospedalieri,
ossia esattamente ciò che richiedeva l’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù. Agile Accounting si presenta come
una struttura caratterizzata da:

    •   Flessibilità;
    •   Scalabilità.

Ciò la rende perfettamente integrabile con qualsiasi tipo di business. Se queste sono i suoi valori aggiunti, è
anche vero che questa soluzione si basa su una tecnologia in-memory, altro elemento fondamentale
dell’intero sistema: in pratica, ogni reparto può inserire i propri dati all’interno di un sistema centrale che
mostra fin da subito le modifiche apportate, in un’ottica di aggiornamento costante dei dati tra le varie aree
aziendali. Si tratta di un aspetto da non sottovalutare, soprattutto per quanto riguarda quelle aziende
sanitarie suddivise in differenti aree mediche e in differenti poli: proprio il caso dell’Ospedale Pediatrico
Bambino Gesù di Roma.

Le operazioni pre e post implementazione

Technis Blu comprende quanto possa rivelarsi complesso, per il personale interno alla struttura sanitaria,
cambiare da un giorno all’altro il gestionale con cui ci si interfaccia e, di conseguenza, anche le proprie

abitudini. È per questo che, all’interno del progetto realizzato per l’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù,
grande rilevanza hanno assunto anche i diversi interventi messi in atto pre e post “go live”. In particolare:

    •   Prima dell’implementazione del gestionale sono state organizzate sessioni formative degli utenti, in
        base alla loro area di appartenenza e, quindi, alle relative funzioni ed attività;
    •   A chiusura dell’implementazione sono stati formati anche i key user riguardo le diverse funzioni di
        SAP;
    •   Contestualmente, sono stati integrati, affinati ed ottimizzati i processi operativi implementati;
    •   Sempre nel post “go live” sono stati strutturati veri e propri “training on the job”, con
        l’affiancamento di consulenti su reparti, magazzini ed uffici amministrativi.

Proprio grazie ad un progetto che non comprendeva la mera implementazione del gestionale, ma anche la
formazione del personale per un utilizzo corretto ed ottimale dello stesso, è stato possibile entrare in stretto
contatto con la quotidianità dell’ospedale. Ciò ha permesso di migliorare l’attività interna, integrando anche
sistemi di automatismo e personalizzazione per le specifiche esigenze non solo dell’ospedale in generale,
ma anche di ogni area.

I risultati
Grazie ad una soluzione ad hoc per il controllo di gestione dell’azienda sanitaria, l’Ospedale Pediatrico
Bambino Gesù ha potuto beneficiare di una maggior efficacia e di un maggior ordine nelle singole attività:
per esempio, è stata perfezionata la gestione dei dati relativa ad ogni area dell’ospedale dal contatto con i
fornitori, preventivi, ordini ed il ciclo di produzione. Con la modalità di analisi dei dati “on the fly”, è possibile
oggi impiegare meno tempo per lo studio degli stessi e rispondere in maniera tempestiva alle dinamiche del
mercato grazie ad una panoramica completa dell’ospedale costantemente aggiornata in tempo reale.

Il vero punto di forza del progetto SAP è stato rappresentato dalla normalizzazione dei processi e
dall’integrazione degli stessi su una piattaforma che ha dato omogeneità nella gestione dei dati. In questo
senso, l’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù è riuscito ad arrivare ad un change mangement fondamentale,
affiancando al cambiamento tecnologico una rivisitazione dei processi aziendali e migliorando
ulteriormente la qualità dei servizi offerti. Ossia ciò che rende questo ospedale il principale centro europeo
per la cura e la salute di bambini e ragazzi.

Conclusione
L’ottima collaborazione con l’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù di Roma ha portato Technis Blu a
comprendere ulteriormente l’importanza di un sistema valido, efficace e personalizzabile di controllo di
gestione per le aziende sanitarie. Talvolta, infatti, il servizio offerto da queste è approssimativo e incompleto,
a causa soprattutto dell’elevato numero di attività ed attenzioni a cui è necessario far fronte al loro interno.
È per questo che dotarsi di un gestionale SAP realizzato su misura può rappresentare un ottimo punto di
appoggio per consentire al paziente finale di ottenere in tempi brevi tutte le risposte che cerca e di sentirsi
pienamente al sicuro quando si mette nelle mani di un ospedale o di un ambulatorio.

Come può SAP aiutarti a rendere più agevoli le attività della tua struttura sanitaria? Parla con gli analisti
funzionali di Technis Blu ed implementa una soluzione SAP all’interno della tua azienda per offrire sempre il
massimo ai tuoi pazienti.