CODICE ETICO AZIENDALE/ COMPANY CODE OF PRACTICE 2012 - Rivolto a tutte le società del gruppo/Addressed to all group companies - Linea Group ...
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[2012] CODICE ETICO AZIENDALE/ COMPANY CODE OF PRACTICE Rivolto a tutte le società del gruppo/Addressed to all group companies
CODICE ETICO AZIENDALE Premessa/Preamble TRE Solar Srl ha ritenuto opportuno e TRE Solar Srl have deemed it appropriate and necessario adottare un Codice Etico che necessary to adopt a Company Code of espliciti i valori cui tutti gli Amministratori, Practice clearly establishing the values to Dipendenti e Collaboratori a vario titolo, della which all Administrators, Employees and Società stessa e delle Società controllate, Collaborators, of the Company as well of the devono adeguare i propri comportamenti, controlled Companies, have to conform their condividendo assetti, ruoli e regole e behaviours, sharing responsibilities, roles and assumendo la personale responsabilità verso rules, and taking personal responsibility for l’interno e verso l’esterno dell’Azienda per le incidental violations, even if they do not imply loro eventuali violazioni, anche se da esse non the firm’s responsibility towards a third party. consegue alcuna responsabilità verso terzi. La conoscenza e l’osservanza del Codice The knowledge and observance of the Code Etico da parte di tutti coloro che prestano of Practice by all those who work for TRE Solar attività lavorativa a favore di TRE Solar e delle and for the Companies of Gruppo TRE Solar società del Gruppo TRE Solar sono condizioni are primary conditions for the establishing and primarie per l’instaurazione e la conduzione the running of work relationships. del rapporto di lavoro. Furthermore, the Code is available to all Inoltre il Codice è messo a disposizione di tutti parties with which the Companies of Gruppo coloro con i quali le Società del Gruppo TRE TRE Solar have business relationships, both in Solar intrattengono rapporti d’affari, sia in Italy and abroad. Italia che all’estero. Attraverso l’adozione di questo Codice il By adopting these principles, the Group Gruppo ha inteso definire un insieme di regole: decided to define a set of rules concerning: Di comportamento nei rapporti verso Behaviour in relationships with Customers, Clienti, Fornitori, Colleghi, Concorrenti, Suppliers, Colleagues, Competitors, Collettività e Ambiente, cui le Società del Community and Environment, to which the Gruppo rendono coerente la propria Group Companies adjust their internal and attività interna ed esterna, esigendone al external activities, and demand their contempo il rispetto da parte di tutti gli interfaces to respect them; interlocutori identificati; Organisation and management of the Di organizzazione e gestione delle Società Group Companies, with the aim of del Gruppo, finalizzate alla realizzazione di creating an effective control system for un efficace sistema di controllo delle their activities, in order to insure the attività tale da assicurare la prevenzione prevention of legal offences foreseen by della commissione dei reati previsti dal Legislative Decree No. 231/01 concerning Dlgs. n. 231/01 in materia di responsabilità administrative liability of corporations. amministrativa delle persone giuridiche. © TRE Solar Srl Pag. 1
COMPANY CODE OF PRACTICE Sommario/Contents 1 AMBITO DI APPLICAZIONE E DESTINATARI/SCOPE AND ADDRESSEES........................... 6 2 I VALORI DI RIFERIMENTO E I PRINCIPI GENERALI/ REFERENCE VALUES AND GENERAL PRINCIPLES ................................................................................................................................. 7 2.1 Valori di riferimento/Reference values ............................................................................. 7 2.2 Doveri e responsabilità del Consiglio di Amministrazione/ Duties and responsibilities of the Board of Directors ..................................................................................... 10 2.3 Doveri e responsabilità del Management/Duties and responsibilities of the Management .......................................................................................................................................... 11 2.4 Doveri e responsabilità di quanti collaborano con il Gruppo TRE Solar/ Duties and responsibilities of people working with Gruppo TRE Solar ............................................ 12 2.5 Strumenti e procedure per l’attuazione di quanto previsto nel Codice Etico/ Tools and procedures for the implementation of the contents of the Code of Practice .. 13 2.6 Diffusione e aggiornamento del Codice Etico/ Diffusion and updating of the Code of Practice..................................................................................................................................... 14 2.7 Organismi di Vigilanza e Controllo e sorveglianza sull’applicazione del Codice Etico/ Surveillance and Control Bodies and overviewing on application of the Code of Practice .................................................................................................................................................... 14 3 CRITERI DI CONDOTTA NELLA GESTIONE DEGLI AFFARI/ CONDUCT CRITERIA IN BUSINESS MANAGEMENT ........................................................................................................................ 17 3.1 Conformità alla normativa vigente/Compliance to regulations in force ............. 17 3.2 Conflitti d’interesse/Conflicts of interest ....................................................................... 17 3.3 Accortezza nelle transazioni commerciali/Accuracy in business management18 3.4 Contributi e sponsorizzazioni/Contributions and sponsorships............................ 18 3.5 Riservatezza delle informazioni/Data privacy ............................................................ 18 3.6 Divieto di operazioni finalizzate al riciclaggio di denaro/ Prohibition of operations aimed to money laundering ........................................................................................ 19 3.7 Tutela della proprietà industriale e intellettuale/ Protection of industrial property and copyright ...................................................................................................................... 19 3.8 Contrasto alla criminalità organizzata/Opposition to racketeering ..................... 20 4 I RAPPORTI CON I CLIENTI/RELATIONSHIPS WITH CUSTOMERS .................................... 21 4.1 Conduzione dei rapporti con i Clienti/Handling of relationships with Customers ....................................................................................................................................................... 21 4.2 Formulazione delle offerte/Bids preparation .............................................................. 22 4.3 Gestione dei conflitti d’interesse/Handling of conflicts of interest ....................... 22 4.4 Trattamenti di favore nei confronti dei Clienti/Favour treatments towards Customers ............................................................................................................................................... 23 4.5 Gestione degli Intermediari/Handling of Brokers ...................................................... 23 4.6 Collaborazioni con altre organizzazioni/Collaborations with other organisations ........................................................................................................................................ 24 © TRE Solar Srl Pag. 2
CODICE ETICO AZIENDALE 5 I RAPPORTI CON I FORNITORI/RELATIONSHIPS WITH VENDORS .................................. 25 5.1 Principi per la selezione e la qualifica dei Fornitori/ Principles for Vendors selection and appraisal ...................................................................................................................... 25 5.2 Gestione dei rapporti con i Fornitori/Handling of relationships with Vendors 26 5.3 Fornitori provenienti da paesi a rischio/Vendors from countries at risk ........... 28 5.4 Tutela ambientale/Environmental safeguard .............................................................. 29 6 RAPPORTI CON I COLLABORATORI/RELATIONSHIPS WITH COLLABORATORS ......... 30 6.1 Rispetto della personalità individuale/ Respect for individual personality ...... 30 6.2 Selezione delle Risorse Umane/Recruiting of Human Resources .......................... 31 6.3 Gestione e sviluppo delle Risorse Umane/Handling and development of human resources ................................................................................................................................................. 32 6.4 Collaborazione con i colleghi e lealtà all’Azienda/ Cooperation with colleagues and loyalty to the Company............................................................................................................... 33 6.5 Sicurezza sul lavoro/Safety at work ................................................................................. 35 6.6 Tutela della privacy/Data-privacy protection .............................................................. 36 6.7 Dipendenza da sostanze stupefacenti e da alcool/Drugs and Alcohol addiction conditions ............................................................................................................................................... 37 6.8 Sistema sanzionatorio/Sanctions System ...................................................................... 37 7 I RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E LE AUTORITA’ GARANTI E DI VIGILANZA/ RELATIONSHIPS WITH PUBLIC ADMINISTRATION AND WARRANTY AND SURVEILLANCE AUTHORITIES ............................................................................................................... 39 8 RAPPORTI CON ALTRI INTERLOCUTORI/RELATIONSHIPS WITH OTHER STAKEHOLDERS ......................................................................................................................................... 43 8.1 Soci, Collegio Sindacale, Società di revisione contabile/ Partners, Board of statutory auditors, Business auditing societies.......................................................................... 43 8.2 Concorrenti/Competitors..................................................................................................... 43 9 ELARGIZIONE O ACCETTAZIONE DI DONI O ALTRE UTILITÀ/ DONATION AND ACCEPTANCE OF GIFTS AND OTHER UTILITIES ............................................................................... 46 10 GESTIONE AMMINISTRATIVA E CONTABILE/ ADMINISTRATION AND ACCOUNTING MANAGEMENT............................................................................................................................................ 47 11 LA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA/ INTERNAL AND EXTERNAL COMMUNICATION ..................................................................................................................................... 48 11.1 Comunicazione verso l’esterno/Communication towards external ...................... 48 11.2 Comunicazione interna/Internal communication ...................................................... 49 © TRE Solar Srl Pag. 3
COMPANY CODE OF PRACTICE PRESENTAZIONE/PRESENTATION Questo Codice Etico esprime valori di This Code of Practice expresses values and riferimento e impegni assunti da tutte le commitments undertaken by all Companies Società che fanno capo a TRE Solar related to TRE Solar (directly or indirectly (controllate direttamente e indirettamente, controlled, named Gruppo TRE Solar) and by dette nel loro complesso anche Gruppo TRE all those who collaborate with the Companies Solar) e da tutti coloro che collaborano con (Administrators, Employees and Collaborators) queste Società (Amministratori, Dipendenti e in their activities. Collaboratori) nella conduzione delle attività It is everybody’s primary responsibility to aziendali. observe the principles and policies of the E’ responsabilità primaria di tutti osservare i Code in running business and handling principi e le politiche del Codice nella Relationships, to help spread it and be a conduzione degli affari e nella gestione delle concrete example of it. relazioni, promuoverne la divulgazione ed No corporate activity or operation can take esserne esempio di concreta applicazione. place in violation of the principles of the Code, Nessuna attività o operazione aziendale può and no indication from the company senior essere condotta in violazione dei principi del management or external bodies entering into Codice e nessuna indicazione della dirigenza contact with our Group (Customers, Suppliers, o di soggetti esterni che entrino in contatto Institutions,…) may lead to behaviours that con le Società del Gruppo (Clienti, Fornitori, violate the reference legislation or control Istituzioni,…) può tradursi in condotte che procedures defined in order to guarantee the violino la legislazione di riferimento o le correctness and the transparency of the procedure di controllo definite per garantire la company’s actions. correttezza e la trasparenza. Equally, the control instruments and Parimenti le procedure e gli strumenti di procedures defined by the Board of Directors controllo definiti dalla Direzione non possono can’t be interpreted as bureaucratic essere interpretati come intralci burocratici atti encumbrances to justify the failed or a giustificare la mancata o inefficace ineffective implementation of licit operations in attuazione di operazioni lecite in attuazione the company’s interest. They are mechanisms dell’interesse aziendale; essi sono meccanismi to protect the resources and the integrity of di tutela del patrimonio e dell’integrità del Gruppo TRE Solar, and as such have to be Gruppo TRE Solar e come tali devono essere respected by all. vissuti da tutti. Within the internal control system, the Nell’ambito del sistema di controllo interno il Company Code of Practice is established as Codice Etico costituisce presupposto e premise and reference -prior to the evaluation riferimento –previa valutazione dei rischi-reato of crime risks connected to the activities connessi alle attività svolte e mediante rinvio a carried out, and by means of reference to procedure e meccanismi di formazione e procedures and mechanisms of making and attuazione delle decisioni aziendali– sia del implementing company decisions- both for the modello di organizzazione, gestione e organisation, management and control controllo, sia del sistema sanzionatorio adottati model, and for the system of sanctions dall’Azienda secondo quanto previsto dagli adopted by the Company according to artt. 6 e 7 del Dlgs. 8 giugno 2011, n. 231 e sulla articles 6 and 7 of Legislative Decree No. 231 base delle linee guida emanate da of 2001 and based on the guidelines of Confindustria ai sensi dell’art. 6, comma 3, del Confindustria following art. 6 paragraph 3 of decreto citato (così come approvate dal the above mentioned decree (as approved Ministero della Giustizia). by the Ministry of Justice). Ogni comportamento contrario alla lettera e Any behaviour contrary to the letter and the allo spirito del Codice sarà sanzionato nel spirit of the Code will be punished in rispetto delle procedure definite dalla conformity to the same Principles and legislazione vigente e dal contratto collettivo respecting the disciplinary procedures defined di riferimento. by existing legislation and Collective Contract. Per quanto riguarda in particolare i reati In particular, for what concerns legal offences © TRE Solar Srl Pag. 4
CODICE ETICO AZIENDALE previsti dagli art. 25 e seguenti del Dlgs. n. referred to by art 25 and following of legislative 231/2001 sono istituiti Organismi di Vigilanza, decree No 231/01, a Surveillance Body is dotati di un proprio regolamento di established with its own set of rules which is funzionamento, che sono responsabili di charged with checking the functioning and verificare il funzionamento e l’efficacia del the effectiveness of the organisation and Modello di organizzazione e gestione adottato management Model adopted by the dalle Società del gruppo per la prevenzione di Companies of the group to prevent the above tali reati. mentioned crimes. La Direzione del Gruppo TRE Solar è garante Gruppo TRE Solar Senior Management della diffusione, applicazione e guarantees the diffusion, the application and aggiornamento del Codice Etico, anche in the updating of the Code of Practice, taking funzione dell’evoluzione delle leggi di into account the evolution of the laws and riferimento e della sensibilità civile, e si public sensitivity, and acts in order to enforce adopera per stimolare in tutti i Collaboratori la in their collaborators the awareness of its consapevolezza della sua importanza. La importance. The Senior Management will Direzione pertanto vigilerà con attenzione therefore look out carefully for the observance sull’osservanza del Codice e si farà carico di of the Code, and will take care to inform all its informare tutti gli interlocutori, in funzione dei interlocutors, according to the roles and ruoli e delle responsabilità, sulla sua esistenza e responsibilities, about its existence and sui suoi contenuti. contents. Stefano Mion (Presidente TRE Solar Srl) Mezzano-Ravenna (ITALY), 13 dicembre 2012 © TRE Solar Srl Pag. 5
COMPANY CODE OF PRACTICE 1 AMBITO DI APPLICAZIONE E DESTINATARI/SCOPE AND ADDRESSEES Il Codice Etico del Gruppo TRE Solar (composto The Code of Practice of Gruppo TRE Solar da TRE Solar Srl e dalle società da questa (made by TRE Solar Srl and all companies controllate, direttamente o indirettamente) è controlled, directly or indirectly, by the same) is un documento che raccoglie e diffonde i a document which collects and spreads the principi etico-valoriali e comportamentali in cui ethic-value and behavioural principles which il Gruppo TRE Solar si rispecchia in quanto sintesi Gruppo TRE Solar recognise as driving values di un patrimonio, consolidato nel tempo, di because they are the synthesis of a heritage, valori individuali e societari, definendo consolidated along times, of individual and conseguentemente la disciplina generale cui corporate values, defining as well the general sono soggetti tutti i Destinatari –come di seguito discipline all Addressees –as hereinafter individuati- del medesimo. identified- are subjected to. Il Codice Etico integra la Mission di ciascuna The Code of Practice integrates the Mission of Società del Gruppo TRE Solar e persegue altresì each Company of Gruppo TRE Solar and even l’azione di prevenzione e contrasto della pursues the aim of preventing and opposing the commissione, anche indiretta, dei reati- execution, even indirectly, of supposed-crimes presupposto come definiti dalla normativa as defined by the Italian Regulations (Dlgs. italiana (Dlgs. 231/2001 in materia di 231/2001 regarding administrative liability of responsabilità amministrativa delle persone companies) and international treatises and giuridiche) e dalle convenzioni e trattati conventions. internazionali. Each Company of Gruppo TRE Solar recognise Ciascuna Società del Gruppo TRE Solar in the principles exposed and in the behavioural riconosce ai principi enunciati e alle regole di rules within the Code of Practice a positive comportamento dettate dal Codice Etico un ethic value; furthermore they consider the valore etico positivo; inoltre considera implementation of what is expressed in this l’applicazione di quanto espresso nel presente document fundamental and ruling to the documento fondamentale e disciplinante al purpose of transparency and compliance of all fine della trasparenza e legalità di tutte le activities related to each Company for every attività connesse a qualsiasi titolo a ciascuna reason. Società. The principles, the conduct and behavioural I principi e le regole di condotta e di rules expressed in this Code are mandatory for comportamento enunciati dal presente Codice Social Organs and their members (Directors and sono vincolanti per gli Organi Sociali e per i loro Statutory Auditors), for Employees (persons at componenti (Amministratori e Sindaci), per i payroll, including officers), for Collaborators Dipendenti (persone legate da un rapporto di (such as project collaborators, internship people lavoro subordinato, compresi i dirigenti), per i and temporary workers; in this expression even Collaboratori (quali i collaboratori a progetto, Employees can be included), for external gli stagisti e i lavoratori interinali/somministrati; in Advisors, Vendors, Customers, questa espressione possono essere inclusi Agents/Representatives, Contractors and other anche i Dipendenti), per i Consulenti esterni, partners, that is to say the operators acting Fornitori, Clienti, Agenti/Procacciatori d’affari, according to specific appointment for each Appaltatori e altri partner a vario titolo, ovvero Company of Gruppo TRE Solar following a per i soggetti che agiscono in nome e/o per contract or a mandate, hereinafter named conto di ciascuna Società del Gruppo TRE Solar “Addressees”. sulla base di un mandato o di un altro rapporto The Addressees of the rules of this Code are contrattuale, di seguito, collettivamente, i prescribed to adhere to the measures here “Destinatari”. mentioned and to adequate theirs behaviours I Destinatari delle norme del Codice sono tenuti and theirs actions to the principles established. ad osservare le prescrizioni in esso contenute e ad adeguare i propri comportamenti e le proprie azioni ai principi espressi. © TRE Solar Srl Pag. 6
CODICE ETICO AZIENDALE 2 I VALORI DI RIFERIMENTO E I PRINCIPI GENERALI/ REFERENCE VALUES AND GENERAL PRINCIPLES 2.1 VALORI DI RIFERIMENTO/REFERENCE VALUES Tutte le attività delle Società del Gruppo TRE All the activities performed by the Gruppo TRE Solar devono essere svolte con onestà, Solar Companies must be carried out with integrità, correttezza e buona fede, honesty, integrity, probity and good faith, in nell’osservanza della legge, in un quadro di compliance with the law in force, in a frame of concorrenza leale e nel rispetto degli interessi fair competition and respecting the legitimate legittimi di Clienti, Dipendenti, Azionisti, Partner interests of Customers, Employees, Shareholders, commerciali e finanziari e delle Collettività in cui Commercial Partners and the Communities in le Società sono inserite. which the Firm is present. Tutti coloro che collaborano con le Società del All those who collaborate with the Gruppo TRE Gruppo TRE Solar, a qualsiasi titolo e senza Solar Companies, in any case and without eccezioni, sono impegnati a osservare e a fare exceptions are committed in observing and osservare i Valori di riferimento dell’Azienda. helping to observe the values to which the Company refers. IL VALORE DELL’AZIENDA THE COMPANY’S VALUE Rendere concreti ritorni economici che Producing tangible economical yields able to soddisfino le attese e alimentino la crescita del satisfy expectations and generate a growth in valore dell’Azienda suscitando anche la fiducia value in the Company creating reliance within da parte di tutti portatori d’interesse. all the stakeholders. Ognuno di noi ha la responsabilità di contribuire Each one of us has the responsibility of all’eccellenza competitiva e quindi a trasferire contributing to the competitive excellence and a chi verrà dopo, azionisti e collaboratori, therefore to transfer to those who will come un’Azienda di maggior valore. after, shareholders and collaborators, a greater value Company. LA SODDISFAZIONE DEL CLIENTE THE CUSTOMER SATISFACTION Fornire Servizi e Prodotti del massimo livello Supplying products and services having a high qualitativo possibile, che soddisfino con qualitative standard, which continuously satisfy continuità i requisiti e superino le attese del all demands and exceeding the customer’s Cliente. expectations. Rinforzare la padronanza completa del nostro Strengthening a complete knowledge of our Business consolidando i rapporti di specific business by means of collaborative collaborazione con i nostri Clienti. relationships with our customers. Garantire puntualità, disponibilità ed efficace Warrantying timeliness, availability and an collaborazione nei rapporti con i Clienti. effective cooperation in relationships with the Questo è il dovere principale che abbiamo nei Customer. confronti di chi acquista un prodotto o un This is the obligation we have towards who servizio, qualsiasi esso sia, realizzato da purchases a product or a service, whichever it un’Azienda del Gruppo TRE Solar. is, realized by a Company of the Gruppo TRE LA CRESCITA DELLA PERSONA Solar. Considerare e gestire la Persona come lo THE GROWTH OF THE PERSON strumento fondamentale per conseguire Considering and managing the Person as the l’eccellenza del Business e la soddisfazione del fundamental instrument to gain business Cliente. excellence and customer satisfaction. Tutelare, fare crescere e valorizzare le Persone To protect, to make them to grow and to assign che lavorano nel Gruppo è responsabilità di value to all Persons working within our tutti coloro che ricoprono posizioni di guida e organisation is a duty for all who have coordinamento; ogni Responsabile di area responsibility and coordination roles; every risponde alla Proprietà delle performance dei Officer is responsible towards the Shareholders collaboratori assegnati e della loro crescita for the performances of the assigned professionale. collaborators and for their professional growth. © TRE Solar Srl Pag. 7
COMPANY CODE OF PRACTICE Il Gruppo TRE Solar rispetta i diritti fondamentali delle persone con le quali si trova, a qualunque Gruppo TRE Solar respect the fundamental titolo, a interagire tutelandone l’integrità fisica e rights of all persons with which have to liaise, morale e garantendo pari opportunità. whichever the reason, protecting the physical Il Gruppo TRE Solar rifiuta ogni forma di and moral integrity and warranting equal discriminazione basata su età, sesso, opportunities. orientamento sessuale, stato di salute, razza, Gruppo TRE Solar rejects all cases of nazionalità, estrazione culturale, opinioni discrimination based on age, gender, sexual politiche e credenze religiose. inclination, health, race, nationality, cultural Il Gruppo TRE Solar garantisce in particolare ai heritage, political opinions and religion. Dipendenti e ai Collaboratori ambienti di lavoro Gruppo TRE Solar particularly warranty to sicuri e salubri e condizioni di lavoro rispettose employees and collaborators safe and healthful della dignità individuale. working environments and working conditions LA SOSTENIBILITÀ DEL BUSINESS E LA SALVAGUARDIA respecting the human dignity. DELL’AMBIENTE Garantire che la produzione sia svolta THE BUSINESS SUSTAINABILITY AND THE ENVIRONMENT mediante modalità di lavoro improntate alla SAFEGUARD garanzia della salute e della sicurezza dei To warrant that all production activities are lavoratori nonché alla protezione dell’ambiente performed trough work methods respecting è un presupposto per tutte le attività. Health and Safety of the workers as well as Questo assicura non solo il soddisfacimento Environment protection is a pre-requisite for our delle attese di tutti i portatori d’interesse, ma activities. anche la continuità nel tempo dell’operatività This ensures not only the satisfaction of all delle Aziende. requirements by stakeholders, but even the Lo sviluppo sostenibile, l’utilizzo responsabile continuity along time of the businesses. delle risorse naturali, l’assoluta conformità alle The sustainable development, using responsibly normative in materia d’impatti ambientali e la the natural resources, the absolute formazione e l’informazione dei collaboratori conformance to the regulations concerning the sugli aspetti ambientali sono i principi base della environmental impacts and the training and politica ambientale perseguita dal Gruppo TRE information of all collaborators on Solar. environmental issues are the base principles of Il Gruppo TRE Solar programma le proprie the Environmental Policy of Gruppo TRE Solar. attività ricercando un equilibrio tra iniziative Gruppo TRE Solar plan their own activities economiche ed esigenze di protezione always researching a balance between the dell’ambiente, non solo nel rispetto della business initiatives and the needs for normativa vigente, ma anche in considerazione environment protection, not only paying dei diritti delle generazioni future. attention to current regulations, but even Il Gruppo TRE Solar s’impegna affinché i looking to the rights of future generations progetti, i processi, le metodologie e i materiali Gruppo TRE Solar are committed in making sure tengano conto dello sviluppo della ricerca that projects, methods and materials endorse scientifica e delle migliori esperienze in materia the scientific research outputs and the best ambientale, al fine del rispetto dell’equilibrio experiences in environment protection, aiming territoriale, della prevenzione at respecting the territory balance, the dell’inquinamento, della tutela dell’ambiente e prevention of pollution, the safeguard of the del paesaggio. environment and of the landscape. LA COMPLIANCE LEGISLATIVA Operare nell’assoluto rispetto di tutte le leggi e THE LEGAL COMPLIANCE le norme applicabili in materia di reati societari, To operate complying with all applicable legislazione del lavoro, protezione ambientale, regulations about firm crimes, work protection, rispetto dei diritti umani, frodi e riciclaggio… è environment protection, human rights respect, un preciso impegno della Proprietà cui tutti frauds and money-laundering… is a precise coloro che collaborano con il Gruppo, a commitment by the Shareholders and all © TRE Solar Srl Pag. 8
CODICE ETICO AZIENDALE qualsiasi titolo, sono chiamati a non venire mai Collaborators of Group must conform their meno nel rispetto di quanto previsto dal Codice behaviours to the topics and arguments Etico. established within this Company Code of IL VALORE DEI COMPORTAMENTI Practice. Rispetto dei principi d’integrità e trasparenza THE VALUE OF BEHAVIOURS nello svolgimento delle attività aziendali, Respect of the principles of integrity and condotte con lealtà e senso di responsabilità, transparency in executing business activities, correttezza e buona fede. carried out with loyalty and responsibility, E’ questo il preciso impegno del Gruppo TRE correctness and good faith. Solar, costantemente volto a garantire This is the exact commitment of Gruppo TRE correttezza, completezza, accuratezza, Solar, always devoted to warranty correctness, uniformità e tempestività nella gestione e completeness, accuracy, uniformity and comunicazione delle informazioni aziendali, timeliness in handling and communicating evitando pertanto comportamenti ingannevoli company information, so avoiding misleading da cui si possa trarre indebito vantaggio, in un behaviours from with unfair advantages can be quadro di concorrenza leale e nel rispetto degli obtained, within a framework of loyal interessi di Clienti, Dipendenti, Azionisti, Partner concurrency and respecting the interests of commerciali e finanziari e della Collettività. Customers, Employees, Shareholders, I componenti gli Organi Sociali, i Dipendenti e i commercial and financial Partners and Collaboratori sono impegnati a svolgere Communities. diligentemente le proprie prestazioni The members of the Company Bodies, the professionali, operando nell’interesse di Employees and the Collaborators are always ciascuna società del gruppo e perseguendo committed to carefully execute their own obiettivi di efficacia ed efficienza, con la piena activities, operating in the interest of each consapevolezza, comunque, che l’etica company of the group and pursuing objectives rappresenta un interesse di primario rilievo per il of effectiveness and efficiency, fully aware that, Gruppo TRE Solar e che pertanto non saranno anyway, ethics represent a primary interest of tollerati comportamenti che, pur apparendo Gruppo TRE Solar and so no behaviours will be astrattamente tesi a favorire il gruppo e/o una tolerated that, even seeming aimed to delle società del gruppo, risultino in contrasto potentially favour the group and/or a company con le normative vigenti o con il Codice Etico. of the group, are contrary to current regulations Ciascuna società del gruppo s’impegna a or to the Code of Practice. trattare come riservata qualsiasi informazione Each company of the group is committed in ottenuta nello svolgimento dell’attività handling as reserved any information obtained nell’ambito dell’organizzazione, garantendo il while developing the activities within the pieno e puntuale rispetto delle misure di organisation, warranting the full and timely sicurezza e di protezione dei dati inseriti nei compliance with the security and data propri sistemi informativi e archivi. protection measures applied for the informative systems and archives. In nessun caso la convinzione di agire a vantaggio delle Società del Gruppo TRE Solar Thinking to operate in an advantageous way for può giustificare l’adozione di comportamenti in the Companies of Gruppo TRE Solar never contrasto con questi Valori. justifies the adoption of conducts against our Values. © TRE Solar Srl Pag. 9
COMPANY CODE OF PRACTICE 2.2 DOVERI E RESPONSABILITÀ DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE/ DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE BOARD OF DIRECTORS Il Consiglio di Amministrazione delle Società del Company goals are established by the Board of Gruppo TRE Solar, nel fissare gli obiettivi Directors, inspired by the principles of the Code d’impresa, s’ispira ai principi del Codice Etico. of Practice. Il Consiglio di Amministrazione assicura: The Board of Directors make sure that: La massima diffusione del Codice presso i The Code has widespread distribution to Collaboratori e presso i Partner; Collaborators and Partners; L’approfondimento e l’aggiornamento del The Code is regularly updated in conformity Codice al fine di mantenerlo with the evolution of laws and common costantemente in linea con l’evoluzione sense; delle normative di riferimento e della Every possible tool/instrument of knowledge sensibilità sociale; and clarification concerning the La disponibilità di ogni possibile strumento interpretation and the implementation of conoscitivo e di chiarimento circa the Code is readily available; l’interpretazione e l’attuazione di quanto An enquiry is conducted in case of reported previsto dal Codice; violations of the norms of the Code; Lo svolgimento di verifiche in ordine a ogni Facts are evaluated, and in case of notizia di violazione delle norme del Codice; ascertained violation, adequate measures La valutazione dei fatti e la conseguente are taken towards the perpetrators; attuazione, in caso di accertata violazione, There will be no reprisals towards people di adeguate misure sanzionatorie; who have given information on possible Che nessuno possa subire ritorsioni di Code violations. qualunque genere per aver fornito notizie di possibili violazioni del Codice o delle norme di riferimento. Il Presidente di ciascuna Società del Gruppo The Chairman of each Company of Gruppo TRE TRE Solar svolge funzioni di “Garante del Codice Solar acts as “Warrantor of the Code of Etico” avendo la responsabilità di assicurare Practice”, making sure that all aspects che tutti gli aspetti legati alla divulgazione e connected to the diffusion and implementation applicazione del Codice stesso siano of the Code are effectively carried out. efficacemente attuati. In particular, the Chairman has the duty to: Nello specifico il Presidente ha il compito di: Esprimere la propria valutazione in ordine Express his evaluation concerning the alla diffusione, all’aggiornamento e diffusion, updating and implementation of all’applicazione del Codice e fornire the Code and to give instructions on the indicazioni in merito; matter; Esaminare le relazioni sull’attuazione del Examine the annual report on the Modello organizzativo per la responsabilità implementation of the organisational Model amministrativa proponendo al Consiglio di for administrative responsibility, proposing to Amministrazione le iniziative ritenute the Board of Directors proper initiatives to opportune, anche al fine di evitare il avoid the repetition of ascertained ripetersi di violazioni accertate; violations; Esprimere pareri vincolanti in merito alla Express binding opinions concerning the revisione delle più rilevanti politiche e revision of the most important policies and procedure, allo scopo di garantirne la procedures, to guarantee their consistency coerenza con il Codice Etico; with the Code of Practice; Garantire che sia effettuata la revisione Guarantee that the Code of Practice periodica del Codice Etico; Principles is periodically revised; Prendere decisioni in materia di violazioni di Take decisions for what concerns significant © TRE Solar Srl Pag. 10
CODICE ETICO AZIENDALE rilevanza del Codice segnalate dalle Code violations, signalled by appointed funzioni preposte; bodies; Intervenire, su segnalazione del Intervene, after having received word from Collaboratore, nei casi di notizie di possibili the Collaborator, in cases of possible Code violazioni del Codice ritenute non violations not adequately faced, or of debitamente affrontate o di ritorsioni subite reprisals undergone by the Collaborator for dal Collaboratore medesimo a seguito della having reported the violation; segnalazione di notizie; Evaluate and approve communication and Valutare e approvare i piani di ethical training plans. comunicazione e formazione etica. 2.3 DOVERI E RESPONSABILITÀ DEL MANAGEMENT/DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE MANAGEMENT Il Management delle Società del Gruppo TRE It is primarily the duty of the Management of Solar ha il compito di dare concretezza ai valori Gruppo TRE Solar Companies to give concrete e ai principi contenuti nel Codice, facendosi meaning to the values and principles in Code, carico delle responsabilità verso l’interno e taking charge of internal and external verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la responsibilities and increasing confidence, coesione e lo spirito di gruppo. cohesion and team spirit. Il Management del Gruppo TRE Solar è tenuto a The Management of Gruppo TRE Solar is conoscere i contenuti del Codice e a tenerli required to know the contents of the Code and nella dovuta considerazione nel proporre e to duly observe them when proposing and realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti realizing projects, actions and investments utili ad accrescere nel lungo periodo il valore useful to increase in the long run the value of dell’impresa, il rendimento per gli azionisti, il the firm, the earnings for shareholders, the long benessere dei Collaboratori e della Collettività. term well-being of the Partners and the Ogni Responsabile di Unità/Servizio ha l’obbligo community. di: Each Unit/Function Responsible has to: Rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri Set an example of correct behaviour for collaboratori; his/her collaborators; Indirizzare i collaboratori all’osservanza del Encourage the collaborators to observe the Codice e sollecitare gli stessi a sollevare Code and invite them to raise issues and problemi e questioni in merito alle norme; problems concerning the rules; Operare affinché i collaboratori Operate so that collaborators understand comprendano che il rispetto delle norme that respect of the Code is an essential part del Codice costituisce parte essenziale della of the quality of the work performance; qualità della prestazione di lavoro; Carefully select for what competes to Selezionare accuratamente i Collaboratori him/her the collaborators to avoid per impedire che vengano affidati incarichi appointing people who cannot be relied a persone che non diano pieno upon to follow the Code; affidamento sul proprio impegno a Promptly inform his/her superior or the osservare le norme del Codice; Company leadership on his/her surveys and Riferire tempestivamente al proprio information received by co-workers superiore, o al Vertice aziendale, su proprie concerning possible violations of the Code; rilevazioni nonché su notizie fornite da Adopt prompt corrective measures, within collaboratori circa possibili casi di violazione his power and responsibilities, in case of delle norme; reported Code violations; Adottare misure correttive immediate, Forbid any reprisal against those who have nell’ambito delle proprie competenze e reported the violations. responsabilità, in caso di segnalazioni di violazione del Codice; © TRE Solar Srl Pag. 11
COMPANY CODE OF PRACTICE Impedire qualunque tipo di ritorsione a danno di coloro che hanno riportato le segnalazioni. 2.4 DOVERI E RESPONSABILITÀ DI QUANTI COLLABORANO CON IL GRUPPO TRE SOLAR/ DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF PEOPLE WORKING WITH GRUPPO TRE SOLAR I Collaboratori delle Società del Gruppo TRE All Gruppo TRE Solar collaborators have to Solar, oltre al dovuto rispetto della legge e delle respect current laws, and must also adapt their normative vigenti, sono tenuti ad adeguare le actions and behaviours to the principles, goals proprie azioni e i propri comportamenti ai and commitments indicated in the Code. principi, agli obiettivi e agli impegni previsti dal All actions, operations and negotiations, and in Codice. general all behaviours by the Collaborators of Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni the Firms related to Gruppo TRE Solar at work compiute e, in genere, i comportamenti posti in are inspired by maximum correctness essere dai Collaboratori delle Società del concerning the way they are run, by Gruppo TRE Solar nello svolgimento dell’attività completeness and transparency of information, lavorativa sono ispirati alla massima correttezza by legitimacy for what concerns the formal and dal punto di vista della gestione, alla substantial aspects, and by clarity and truth in completezza e trasparenza delle informazioni, feedback according to current law and internal alla legittimità sotto l’aspetto formale e procedures. sostanziale e alla chiarezza e verità nei riscontri secondo le norme vigenti e le procedure interne. A ogni Collaboratore viene chiesta la Each collaborator has to know the Code and conoscenza del Codice e delle norme di the referring laws that regulate the activities riferimento che regolano l’attività svolta he/she carries out in his/her function. nell’ambito della sua funzione. I Collaboratori delle Società del Gruppo TRE Gruppo TRE Solar Companies collaborators Solar hanno l’obbligo di: have the duty to: Astenersi da comportamenti contrari a tali Abstain from behaviours contrary to these norme; norms; Rivolgersi ai propri superiori in caso di Turn to their superiors in case they need necessità di chiarimenti sulle modalità di clarifications on how to apply said norms; applicazione delle stesse; Promptly inform their superiors of every Riferire tempestivamente ai Superiori piece of news, received directly or qualsiasi notizia in merito a possibili otherwise concerning possible violations or violazioni, nonché qualsiasi richiesta of any request they have received which ricevuta in contrasto con i principi del goes against the principles of the Code; Codice; Collaborate with the bodies who are Collaborare con le strutture deputate a appointed to verify possible violations. verificare le possibili violazioni. Se dopo la segnalazione della notizia di una If after having reported a possible violation, the possibile violazione il Collaboratore ritenesse collaborator believes that the issue hasn’t been che la questione non sia stata adeguatamente faced adequately, or that he/she has affrontata, o di aver subito ritorsioni, potrà undergone reprisals, he/she may turn to the rivolgersi al Vertice aziendale. Company Senior Management. Il Collaboratore non potrà condurre indagini The collaborator cannot conduct personal personali o riportare le notizie ad altri se non ai enquiries or relate the news to others, except propri superiori, all’Organismo di Vigilanza o al his/her superiors, the Surveillance Body or the Vertice aziendale. Company Senior Management. Con riferimento alla notizia di avvenuta, tentata With reference to news of attempted, occurred o richiesta violazione delle norme contenute nel or requested violation of the Code regulations © TRE Solar Srl Pag. 12
CODICE ETICO AZIENDALE Codice Etico e nelle procedure collegate, sarà and connected procedures, it will be the care cura dell’Azienda garantire che nessuno, in of the Firm to guarantee that nobody will ambito lavorativo, possa subire ritorsioni, illeciti undergo reprisals, illicit conditioning, discomfort condizionamenti, disagi e discriminazioni di and discriminations of any kind for having qualunque tipo per aver segnalato la reported the violation. violazione. Following the warning the Company will Peraltro a seguito della segnalazione l’Azienda promptly carry out controls and punitive farà tempestivamente seguire opportune measures. verifiche e adeguate misure sanzionatorie. 2.5 STRUMENTI E PROCEDURE PER L’ATTUAZIONE DI QUANTO PREVISTO NEL CODICE ETICO/ TOOLS AND PROCEDURES FOR THE IMPLEMENTATION OF THE CONTENTS OF THE CODE OF PRACTICE Le procedure aziendali sono predisposte allo Company procedures are arranged in order to scopo di definire e condividere, all’interno define and share within the Company the dell’Azienda, le responsabilità e le modalità per responsibilities and the ways to handle the la conduzione dei processi. Tali procedure different processes. These procedures, at their prendono sempre in considerazione, al issue and updating, always take into account momento della loro redazione o the principles and the rules defined in the Code aggiornamento, i principi e le regole definiti nel of Practice, they come into being following an Codice Etico, nascono a seguito di un’analisi di analysis of the context which highlights the risks contesto volta a evidenziare i rischi gravanti for the company, and have to be suitable for sull’Azienda e devono essere idonee a preventing prejudicial events and consequent prevenire eventi pregiudizievoli (ipotesi di reato) likely negative impacts (administrative or e conseguenti potenziali impatti negativi criminal penalties for the firm) (sanzioni penali o amministrative per l’Azienda). The correct implementation of procedures must La corretta attuazione delle procedure deve guarantee the possibility to identify the people garantire la possibilità di identificare i soggetti responsible for the operations and the aziendali responsabili delle operazioni, nonché regulation of critical passages in every la regolamentazione dei passaggi critici dello operation and transaction, in order to svolgimento di ogni operazione e transazione al guarantee that it’s possible to execute controls fine di garantire che sia possibile effettuare on legitimacy, authorisation, coherence, controlli su legittimità, autorizzazione, coerenza, congruity, correct registration. congruità, corretta registrazione. Every operation must therefore be supported by Ogni operazione dovrà quindi essere adequate, clear and complete documentation supportata da documentazione adeguata, which must be preserved in the acts, to allow in chiara e completa, da conservare agli atti, in every moment an inspection on the modo da consentire in ogni momento la motivations, characteristics and the precise verifica sulle motivazioni, le caratteristiche e la pinpointing of who, in the different phases, has precisa individuazione di chi nelle diverse fasi, authorised, done, registered and verified it. l’ha autorizzata, effettuata, registrata e Respect of the indications foreseen by the verificata. procedures with regard to formation, decision Il rispetto delle indicazioni previste dalle and registration flux of firm events and related procedure in merito al flusso di formazione, effects allow to spread and stimulate at every decisione e registrazione degli eventi aziendali level a “culture” of control, which contributes to e dei relativi effetti consente di diffondere e the improvement of the managerial efficiency stimolare a tutti i livelli la cultura del controllo, and is a support instrument for managerial che contribuisce al miglioramento action. dell’efficienza gestionale e costituisce uno strumento di supporto all’azione manageriale. © TRE Solar Srl Pag. 13
COMPANY CODE OF PRACTICE 2.6 DIFFUSIONE E AGGIORNAMENTO DEL CODICE ETICO/ DIFFUSION AND UPDATING OF THE CODE OF PRACTICE Il Gruppo TRE Solar s’impegna a favorire e Gruppo TRE Solar commit themselves to garantire adeguata conoscenza del Codice facilitate adequate knowledge of the Code of Etico divulgandolo nei confronti di tutti i Practice spreading it among all Addressees by Destinatari mediante apposite attività di means of specific information and informazione e comunicazione. communication actions. Ciascuna Società del Gruppo s’impegna inoltre Furthermore each Company of Gruppo TRE all’aggiornamento dei contenuti qualora Solar commit itself to update the contents in esigenze dettate dal variare del contesto, della case of needs arising from framework, normativa di riferimento, dell’ambiente o reference regulations, environment or company dell’organizzazione aziendale lo rendessero organisation variations request for this. opportuno e necessario. 2.7 ORGANISMI DI VIGILANZA E CONTROLLO E SORVEGLIANZA SULL’APPLICAZIONE DEL CODICE ETICO/ SURVEILLANCE AND CONTROL BODIES AND OVERVIEWING ON APPLICATION OF THE CODE OF PRACTICE Ciascuna Società del Gruppo TRE Solar Each Company of Gruppo TRE Solar identifies in individua nell’Organismo di Vigilanza nominato the Surveillance Body appointed as per Decree ai sensi del Dlgs. 231/2001, e in coerenza con 231/01, and according to the Organisation, quanto previsto nel Modello Organizzazione, management and control Pattern it is provided gestione e controllo di cui ciascuna Società si è with, the body in charge for monitoring the dotata, l’organo preposto al monitoraggio implementation of the Code of Practice. dell’applicazione del Codice Etico. Specifically, to ensure the implementation of all In particolare, al fine di assicurare l’attuazione planning and control mechanisms for di tutti i meccanismi di pianificazione e controllo preventing crimes, Gruppo TRE Solar awarded volti a prevenire la commissione di reati, il the Surveillance Bodies established at each Gruppo TRE Solar ha attribuito agli Organismi di Company and the Quality, Health, Safety and Vigilanza (OdV) istituiti presso ciascuna azienda Environment Dept. specific responsibilities. e al Servizio Quality, Health, Safety and Environment (QHSE) specifiche responsabilità. L’Organismo di Vigilanza (OdV) di ciascuna The Surveillance Body of each Company of Società del Gruppo TRE Solar: Gruppo TRE Solar: Pianifica, in accordo con il Servizio QHSE, Plans, in agreement with the QHSE Dept., attività di auditing sull’applicazione delle auditing activities concerning the procedure di controllo e informa le strutture application of control procedures and competenti sui risultati delle verifiche per informs the responsible structures on the l’assunzione delle misure opportune; results of inspections for adoption of proper Riceve, analizza e verifica le segnalazioni di measures; violazione del Codice Etico comunicando Receives, analyses and verifies the le necessarie modalità operative (fax, posta information on Code of Practice violations elettronica, ecc…) e garantendo la communicating the necessary operative riservatezza per i segnalatori di eventuali modes (fax, email, etc…) and assuring violazioni; privacy for reporters of possible violations; Predispone relazioni sullo stato di attuazione Prepares reports on the implementation del modello di organizzazione, gestione e status of the organisation, management controllo, indirizzate al Consiglio di and control pattern for the Board of Amministrazione, e propone le iniziative utili Directors, and proposes initiatives to further per la maggiore diffusione e per spread and update the Code; l’aggiornamento del Codice; Monitors the initiatives concerning the Monitora le iniziative relative alla knowledge and comprehension of the conoscenza e comprensione del Codice Code of Practice; Etico; Overviews on effective implementation of © TRE Solar Srl Pag. 14
CODICE ETICO AZIENDALE Vigila sull’effettiva applicazione del Codice, the Code, ascertaining the coherence verificando la coerenza tra i comportamenti between the real behaviours of the concretamente tenuti dai singoli e i principi, operators and the principles, indications le norme e gli standard generali di and general behaviour standards foreseen comportamento previsti dal documento; by the document; Suggerisce eventuali modifiche, Suggests eventual modifications, updating aggiornamenti e integrazioni per la revisione and integrations useful for the Code revision, del Codice, da sottoporre al Consiglio di to be undertaken to the Board of Directors; Amministrazione; Express proposals related to the eventual Formula proposte in ordine all’eventuale implementation of sanctions in case of clear adozione di provvedimenti sanzionatori nei breaches of the Code. casi di accertata violazione del Codice Etico. L’OdV di ciascuna Società del Gruppo TRE Solar The Surveillance Body of each Company opera secondo un regolamento interno e operates according to an internal set of rules riferisce direttamente al proprio Consiglio di and refers directly to the Board of Directors. Amministrazione. For any clarification related to the interpretation Per qualsiasi chiarimento relativo or application of this document the personnel all’interpretazione o all’applicazione del of Gruppo TRE Solar may refer to the presente documento, il personale delle Società Surveillance Body. del Gruppo TRE Solar potrà rivolgersi The violation or the suspect of violation of the all’Organismo di Vigilanza. Code of Practice shall be timely reported to the La violazione o il sospetto di violazione del Surveillance Body, in written, by using the email Codice Etico dovranno essere account defined for each company. tempestivamente segnalati all’Organismo di These reports shall be sufficiently precise and Vigilanza in forma scritta, utilizzando l’account detailed and related to a defined event or email definito per ogni azienda. area. The Surveillance Body warranties the Tali segnalazioni dovranno essere privacy of the authors of the reports aiming to sufficientemente precise e circostanziate e avoid each reprisal, discrimination or prejudice. riconducibili a un definito evento o area. The Surveillance Body shall evaluate the reports L’Organismo di Vigilanza garantisce la with discretion and responsibility, arranging for riservatezza agli autori delle segnalazioni al fine enquiry even hearing the author of the warning di evitare qualsiasi tipo di ritorsione, and/or the responsible of the alleged violation, discriminazione o penalizzazione. giving written reason of the eventual L’Organismo di Vigilanza valuterà le autonomous decision not to go on and segnalazioni ricevute con discrezione e informing in any case the Board of Directors responsabilità, provvedendo a indagare anche according to what is foreseen within the ascoltando l’autore della segnalazione e/o il Organisation, Management and Control responsabile della presunta violazione, Pattern. motivando per iscritto la ragione dell’eventuale autonoma decisione di non procedere e dandone comunque comunicazione al Consiglio di Amministrazione secondo quanto previsto dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo. Il Servizio QHSE di TRE Solar svolge la sua attività The QHSE Dept. in TRE Solar carries out its a favore di tutte le Società del Gruppo TRE Solar activities for all Companies of Gruppo TRE Solar e nello specifico si occupa di: and specifically is in charge of: Definisce e aggiorna le procedure per la Defining and updating the procedures for gestione delle violazioni che possano the violations that may amount to the firm © TRE Solar Srl Pag. 15
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